浙江省地方標(biāo)準(zhǔn)

1、ICS 01.140.20A14DB33浙 江 省 地 方 標(biāo) 準(zhǔn)DB33/T4982004 行政處罰案件檔案整理規(guī)則Clean up regulation of archives for administration punishment case2004-11-04發(fā)布 2004-12-04實(shí)施浙江省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)察局 發(fā)布DB33/T4982004前 言為了規(guī)范制作、妥善保管和科學(xué)整理行政處罰案件檔案，保障和監(jiān)督行政主體有效實(shí)施行政管理，規(guī)范行政處罰案件辦理程序，提高辦案質(zhì)量和效率，并更好地為社會(huì)各方面提供利用服務(wù)，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)由浙江省檔案局提出并歸口管理。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：浙江省檔案

2、局。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：程淑芳、王群。DB33/T4982004行政處罰案件檔案整理規(guī)則1 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了行政處罰案件檔案的定義、歸檔文件的要求、檔案的整理、檔號(hào)編制、案卷格式、行政處罰案件檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫。本標(biāo)準(zhǔn)適用于在實(shí)施行政處罰案件中形成的檔案的整理。經(jīng)行政復(fù)議或行政訴訟的案件檔案整理可以參照本標(biāo)準(zhǔn)。2 規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。GB/T71562

3、003 文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼GB/T97051988 文書檔案案卷格式GB/T188942002 電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T12000 檔案工作基本術(shù)語DA/T1394 檔號(hào)編制規(guī)則DB33/T4982004DA/T181999 檔案著錄規(guī)則DA/T191999 中國檔案主題詞表DA/T242000 無酸檔案卷皮卷盒用紙及紙板中國檔案分類法檔案分類標(biāo)引規(guī)則3 術(shù)語和定義DA/T12000確立的以及下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1 行政處罰案件檔案行政處罰案件檔案是按照法定的程序、在辦理行政處罰案件過程中直接形成的、反映執(zhí)法活動(dòng)全過程的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式歷史記錄。3.2

4、 行政處罰案件檔案整理對行政處罰案件檔案進(jìn)行分類、排列、組卷、編目、裝訂，使之有序化的過程。3.3 電子目錄將檔案目錄依照一定的格式輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)，可以由計(jì)算機(jī)進(jìn)行讀取、管理、檢索的檔案目錄信息。4 歸檔文件的要求4.1 通則DB33/T49820044.1.1 真實(shí)、準(zhǔn)確，反映行政處罰活動(dòng)的客觀情況。4.1.2 齊全、完整，記錄行政處罰活動(dòng)的全面過程。4.1.3 適用簡易程序的行政處罰案件在歸檔時(shí)，必須具有符合行政處罰規(guī)定的處罰決定書。4.1.4 一般程序的行政處罰案件在歸檔時(shí)，必須具有現(xiàn)場檢查筆錄、立案審批表、調(diào)查筆錄、通知書、行政處罰告知書、行政處罰決定書、送達(dá)回證、結(jié)案報(bào)告、建議書、登記

5、保存（封存）（扣押）決定書、解除登記保存（封存）（扣押）決定書等。4.1.5 應(yīng)用聽證程序、移送案件或申請延長辦案時(shí)間的案件，除應(yīng)具有一般程序的必備文件材料外，還應(yīng)具有聽證通知、聽證筆錄、案件移送書或案件辦理報(bào)批書等文件材料。4.1.6 與具體案情直接有關(guān)的其他文件材料，也是必備文件。如“案件討論記錄”等。4.2 規(guī)范和材料字跡要求4.2.1 格式正確，紙質(zhì)文件材料須采用A4標(biāo)準(zhǔn)無酸紙制作。4.2.2 文件材料字跡必須清楚、整潔，符號(hào)正確，簽屬完備。載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。5 檔案的整理5.1 分類行政處罰案件檔案分為簡易程序行政處罰案件檔案、一般程序DB33/T4982004（包括聽

6、證程序）行政處罰案件檔案兩大類。5.2 組卷簡易程序行政處罰案件檔案每五十個(gè)案件的責(zé)令改正（更正）通知書、現(xiàn)場處罰決定書等組成一個(gè)案卷。一般程序（聽證程序）行政處罰案件檔案按“一案一卷”的原則組卷，同一案件文件材料數(shù)量過多時(shí)，可適當(dāng)調(diào)整成若干分卷。5.3 卷內(nèi)文件的排列卷內(nèi)文件材料按照文件材料的重要程度進(jìn)行排列。結(jié)論性的放在前面，印證性的材料放在后面。行政處罰案件檔案卷內(nèi)文件材料的一般排列順序是：1、行政處罰決定；2、上級(jí)部門交辦、其他部門移送、群眾舉報(bào)案件的材料；3、案件受理、立案審批表；4、現(xiàn)場檢查筆錄；5、登記保存（封存）（扣押）決定書；6、調(diào)查筆錄；7、案件討論記錄；8、通知存根；9、

7、行政處罰告知書；10、送達(dá)回證；11、解除登記保存（封存）（扣押）決定書；12、案件移送書；13、案件辦理報(bào)批書；14、聽證申請書，舉行聽證通知書及聽證筆錄；15、建議書；16、檢驗(yàn)（檢定）（鑒定）委托書；17、涉案物品清單；18、強(qiáng)制執(zhí)行申請書；19、涉案物品處理記錄、處理憑證；20、結(jié)案報(bào)告；21、其他應(yīng)歸檔的文件材料。5.4 卷內(nèi)文件頁號(hào)的編寫卷內(nèi)文件有圖文的頁面均應(yīng)編寫頁號(hào)。頁號(hào)編寫位置：單面書DB33/T4982004寫文件在右上角；雙面書寫文件，正面在右上角，背面在左上角。各分卷之間不連續(xù)編頁號(hào)。頁號(hào)以阿拉伯?dāng)?shù)字三位數(shù)編寫，如“032”。5.5 卷內(nèi)目錄的編制卷內(nèi)目錄包括以下內(nèi)容：

8、順序號(hào)：卷內(nèi)文件的排列序號(hào)。用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一份文件只標(biāo)注一個(gè)順序號(hào)。文號(hào)：文件編號(hào)。文件制發(fā)過程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人賦予文件的順序號(hào)。文件編號(hào)包括發(fā)文字號(hào)、科研試驗(yàn)報(bào)告流水號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類文件的統(tǒng)編號(hào)、圖號(hào)等。示例：“浙檔（2002）56號(hào)”責(zé)任者：對檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有制任的團(tuán)體或個(gè)人。責(zé)任者只有一個(gè)時(shí)，照原文填寫。責(zé)任者有多個(gè)時(shí)，第一順序選擇立檔單位責(zé)任者；立檔單位不是責(zé)任者時(shí)，選擇主要責(zé)任者填寫。責(zé)任者用全稱或規(guī)范化簡稱。示例：“浙江省國稅局”。題名：文件的標(biāo)題。文件沒有題名時(shí)，依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，并加“ ”號(hào)。示例：關(guān)于XX案件的協(xié)查函日期：文件形成

9、的日期。用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1-4位數(shù)表示年，第5-6位數(shù)表示月，第7-8位數(shù)表示日。示例：2003年2月8日填寫為“20030208”。DB33/T4982004頁號(hào)：每份文件首尾頁上標(biāo)注的頁號(hào)?！?25-029”。備注：留待對卷內(nèi)文件變化時(shí)作說明之用。卷內(nèi)目錄示例見附錄A。5.6 案卷封面編制封面填寫主要包括以下內(nèi)容：案全宗名稱：即立檔單位名稱，用全稱或規(guī)范化簡稱。檔案類別：行政處罰案件檔案。案件名稱：簡要寫明違法主體和違法行為。示例：“XX市XX電子有限公司銷售未經(jīng)型式批準(zhǔn)建立的進(jìn)口計(jì)量器具案”。處理結(jié)果：處罰決定中確認(rèn)的處罰內(nèi)容，或者復(fù)議決定確認(rèn)的處罰內(nèi)容或者訴訟確認(rèn)的處罰內(nèi)容。要

10、求分項(xiàng)寫明行政處罰的方式。示例：“1、責(zé)令補(bǔ)辦型式批準(zhǔn)手續(xù)；2、罰款XXX元?！本韮?nèi)文件起止時(shí)間：卷內(nèi)文件形成的起止日期。示例：“自2002年4月10日至2002年5月16日止”保管期限：根據(jù)檔案保管期限表劃定的保管期限。示例1：“永久”示例2：“長期”示例3：“短期”卷內(nèi)文件數(shù)量：本案件共有的案卷數(shù)量及各卷內(nèi)的文件份數(shù)和頁數(shù)。DB33/T4982004示例：“本案共15卷，本卷為第8卷13件167頁”歸檔號(hào)：行政處罰案件檔案的歸檔順序號(hào)。5.7 卷內(nèi)備考表的編制卷內(nèi)備考表內(nèi)容包括：本卷情況說明：說明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量，缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，組卷情況。立卷人

11、：由責(zé)任立卷者簽署。檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽署。立卷時(shí)間：完成案卷立卷的日期。5.8 案卷的排列按照行政處罰決定書字號(hào)或結(jié)案時(shí)間順序排列。5.9 案卷目錄的編制案卷目錄包括序號(hào)、檔號(hào)、案件名稱、起止日期、頁數(shù)、保管期限、備注等項(xiàng)目。案卷目錄示例見附錄C。6 檔號(hào)編制按DA/T13-1994規(guī)定編制。由全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)（或類別號(hào)）、案卷號(hào)、件、頁（張）號(hào)組成。檔號(hào)采用以下兩種結(jié)構(gòu)中的一種：全宗號(hào)-案卷目錄號(hào)-案卷號(hào)-件、頁（張）號(hào)示例：“J035-005-016-025”全宗號(hào)-類別號(hào)-案卷號(hào)-件、頁（張）號(hào)DB33/T4982004示例：“J036-13-021-126”全宗號(hào)：檔案館（室

12、）給定每一個(gè)全宗的代碼。全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一全宗的進(jìn)館順序號(hào)。示例：“J036”案卷目錄號(hào)：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。以三位阿位伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。類別號(hào)：館（室）藏檔案類別的代碼。是由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。不同級(jí)位之間可用間隔符“”分開。不產(chǎn)生誤解時(shí)，可省略間隔符。類別號(hào)一般不應(yīng)超過三級(jí)。示例：“J063-SA3-048”中的“SA3”。案卷號(hào)：案卷排列的順序號(hào)。案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。若設(shè)分卷的案卷，則在案卷號(hào)后用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，并加“（）”。示例：“J063-016-123（1）”案卷封面示例見附錄B。

13、硬封面卷脊填寫全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)（類別號(hào)）、年度、案卷號(hào)。7 案卷格式7.1 通則案卷格式按GB/T9705-1988規(guī)定。案卷封面采用硬封面和軟封面兩種形式。采用軟封面的，逐卷裝訂后，裝入檔案盒。DB33/T4982004封面用材按照DA/T24-2000執(zhí)行。7.2 硬封面的規(guī)格封面尺寸規(guī)格采用300mm220mm（長寬）。封底尺寸同封面尺寸。卷脊可根據(jù)需要分別設(shè)10、15、20mm三種厚度。封面和封底翻口處要另有25mm的折疊保護(hù)紙舌，卷脊左右兩側(cè)各留20mm寬的裝訂紙舌。7.3 軟封面的規(guī)格軟封面的規(guī)格為封底封面尺寸相同。封面內(nèi)頁可打印或印制案卷卷內(nèi)目錄，封底內(nèi)頁可印制案卷備考表。7.

14、4 案卷裝訂案卷裝訂采用三孔一線的裝訂方式，并由立卷人在裝訂線結(jié)扎處貼封條后加蓋騎縫章，以示負(fù)責(zé)。8 行政處罰案件檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫行政處罰案件檔案應(yīng)建立案卷級(jí)電子目錄數(shù)據(jù)庫。8.1 行政處罰案件檔案案卷級(jí)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)行政處罰案件檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)一覽表見表1。DB33/T4982004表1行政處罰案件檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)字段名稱字段名字段類型長度字段值必須著錄項(xiàng)目全宗號(hào)QZHC4目錄號(hào)或類別號(hào)MLH或LBHC8案卷號(hào)AJHC6案件名稱(題名)AJMCC50責(zé)任者ZRZC20文件起始時(shí)間WQSC10文件終止時(shí)間WZSC10卷內(nèi)文件份數(shù)WJFSN2保管期限BGQXC4永久、長期、

15、短期數(shù)據(jù)庫級(jí)別SJKJBC11、2、3載體類型ZTLXC4紙質(zhì)、圖像、影像、聲音選擇著錄項(xiàng)目密級(jí)MJC4分類號(hào)FLHC10主題詞或關(guān)鍵詞ZTC或GJCC20載體規(guī)格ZTGGC載體數(shù)量ZTSLC附注FZC全文標(biāo)識(shí)QWBSC8.2 行政處罰案件檔案案卷級(jí)目錄著錄格式和要求8.2.1 目錄著錄項(xiàng)目目錄著錄按DA/T18-1999規(guī)定執(zhí)行。著錄項(xiàng)目中全宗號(hào)、目錄號(hào)和類別號(hào)、案卷號(hào)、案件名稱、責(zé)任者、文件起始時(shí)間、文件終止時(shí)間、卷內(nèi)文件份數(shù)、保管期限、數(shù)據(jù)庫級(jí)別、載體類型為必須著錄項(xiàng)目，密級(jí)、分類號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞、載體規(guī)格、載體數(shù)量、DB33/T4982004附注、全文標(biāo)識(shí)等其他著錄項(xiàng)目為選擇著錄項(xiàng)目

16、。8.2.2 責(zé)任者同5.5。案卷的責(zé)任者指實(shí)施行政處罰的機(jī)關(guān)或組織的全稱規(guī)范化簡稱。8.2.3 數(shù)據(jù)庫級(jí)別指計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)圍繞某一案卷建立數(shù)據(jù)庫的情況。一般分為“1”、“2”、“3”三級(jí)，其中“1”代表只有案卷級(jí)條目；“2“代表既有案卷?xiàng)l目，又有文件級(jí)條目；“3”代表案卷級(jí)條目、文件級(jí)條目、文件全文內(nèi)容都有。8.2.4 載體類型檔案的載體類型分為紙質(zhì)檔案、圖像檔案、影像檔案和聲音檔案等。8.2.5 密級(jí)密級(jí)是檔案保密程度的等級(jí)。以卷內(nèi)文件密級(jí)最高的文件作為案卷的密級(jí)，按GB/T7156-2003規(guī)定。名稱與代碼見表2。密級(jí)著錄時(shí)，著錄漢字代碼。公開級(jí)、國內(nèi)級(jí)可不著錄。表2文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼名 稱

17、漢字代碼公開級(jí)公開國內(nèi)級(jí)國內(nèi)內(nèi)部級(jí)內(nèi)部秘密級(jí)秘密機(jī)密級(jí)機(jī)密絕密級(jí)絕密DB33/T49820048.2.6 分類號(hào)按照中國檔案分類法和檔案分類標(biāo)引規(guī)則的有關(guān)規(guī)定著錄。案卷內(nèi)容有多少主題就標(biāo)引多少個(gè)分類號(hào)。多個(gè)分類號(hào)之間用“；”間隔。8.2.7 主題詞和關(guān)鍵詞主題詞是在標(biāo)引和檢索中用以表達(dá)檔案主題內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。關(guān)鍵詞是在標(biāo)引和檢索中取自文件題名或正文用以表達(dá)檔案主題并具有檢索意義的詞或詞組。各詞之間用“；”間隔。主題詞按DA/T19-1999規(guī)定及專業(yè)、本單位的規(guī)范化詞表進(jìn)行標(biāo)引。8.2.8 載體規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)的格式檔案，如“16K，A4”紙的文件不著錄，其他特殊類型的檔案應(yīng)著錄。規(guī)格指檔案載體的尺寸及型號(hào)。示例1：105148；示例2：3/4英寸。8.2.9 載體數(shù)量特殊載體檔案著錄，其他檔案不著錄。數(shù)量用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，單位用檔案物質(zhì)形態(tài)的統(tǒng)計(jì)單位，如“卷”、“冊”、“張”、“片”、“盒”、“米”等。8.2.10 附注附注著錄檔案中需要解釋和補(bǔ)充的事項(xiàng)。DB33/T49820048.2.11 全文標(biāo)識(shí)著錄訪問全文的路徑。案卷正文有電子文件形式的著錄，無電子文件形式的不著錄。9 歸