公文處理注意事項

1、公文處理注意事項一、發(fā)文管理應(yīng)注意的事項：（一）擬稿1. 公文擬稿要注意用 A4 紙， WORD 頁面設(shè)置為上 3.7、下 3.5厘米，左 2.8 厘米，右 2.6 厘米。2. 公文標(biāo)題用小標(biāo)宋二號字（不需要加粗）。公文正文用仿宋體三號字。如果文中有標(biāo)題需要強調(diào)，不能用仿宋加粗，而應(yīng)該用黑體三號字。段落行距為固定值30 磅。3. 電子公文不需要落款， 成文時間必須要用中文格式。 例如：“二四年十月十二日 ”。4. 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確，引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，發(fā)文字號在文件的標(biāo)題后用圓括號注明。 例如：“紹興市國家稅務(wù)局關(guān)于 2004 年 工作開展情況的通報（紹市國稅辦 20

2、04444 號） ”。5. 草擬公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)， 第一層為 “一、”、第二層為“（一）”，第三層為 “1 .，”第四層為 “（1）”。公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后空一行再空兩格、成文時間之前注明附件順序和名稱。并把附件放在附件欄中。例如： “ 附件： 1. 2. 3. ”成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)、聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。ered_036215e5-6fba-4c24-bfab-177e5819e768$公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公

3、文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)。上報的公文，標(biāo)題中不標(biāo)發(fā)文機關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。9.轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的公文，如其標(biāo)題過長，可以自擬事由摘要轉(zhuǎn)發(fā)，但不能以上級機關(guān)公文的發(fā)文號代替。10.主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱?！罢埵?”應(yīng)當(dāng)一文一事； 一般只寫一個主送機關(guān)， 如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時抄送下級機關(guān)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，“請示 ”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人?！皥蟾?”與“請示 ”應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格分開，“報告 ”中不得夾帶請示事項。抄送多個單位， 中間用逗號隔開， 結(jié)尾用句號。 例如：“抄送： ，

4、?！保ǘ徟?.簽批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和審批意見。2.公文送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)由擬稿人所屬部門領(lǐng)導(dǎo)初審簽名后，送辦公室審核。 其中涉稅規(guī)范性文件經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審后一律先送市局法規(guī)處復(fù)審，再送辦公室審核。 辦公室核稿時發(fā)現(xiàn)未經(jīng)法規(guī)處復(fù)審的涉稅規(guī)范性文件應(yīng)及時退回擬稿部門。二、普通收文處理辦公室應(yīng)及時提出擬辦意見。辦公室收發(fā)人員在分送分管領(lǐng)導(dǎo)要求閱示的同時，應(yīng)同時分送其他局領(lǐng)導(dǎo)傳閱。 對局領(lǐng)導(dǎo)處理完畢的文件， 收發(fā)人員應(yīng)逐份查閱領(lǐng)導(dǎo)批示，并按領(lǐng)導(dǎo)批示辦理。承辦或牽頭承辦部門在收到文件后應(yīng)及時辦理，并在文件注辦欄內(nèi)明確處理意見或辦理結(jié)果， 同時簽名。 閱辦文件如有明確辦理時限的，按要

5、求辦理，如無明確規(guī)定的，在五個工作日內(nèi)辦理完畢并向分管局領(lǐng)導(dǎo)匯報。對內(nèi)容涉及面廣，問題較復(fù)雜，不能在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢的， 主辦單位應(yīng)當(dāng)向上級或者有關(guān)方面說明原因。 對需向分管局領(lǐng)導(dǎo)匯報后才能辦理的， 應(yīng)及時向分管局領(lǐng)導(dǎo)匯報。 其他傳閱文件一般在二個工作日內(nèi)閱畢， 可以不簽名。計算機公文處理中的流程及要點一、 收文處理收文登記、收文掃描后進(jìn)入公文處理系統(tǒng)。擬辦：由辦公室專人處理， 填寫擬辦意見轉(zhuǎn)交收發(fā)人員信箱。批辦：局領(lǐng)導(dǎo)閱批文件在個人信箱中處理， 在閱批并簽名后轉(zhuǎn)回辦公室。 辦公室收發(fā)人員根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)意見將文件分送有關(guān)部門。凡局領(lǐng)導(dǎo)有重要批示內(nèi)容的文件，文書人員應(yīng)及時抄送辦公室領(lǐng)導(dǎo)，以便加強督

6、查。注辦： 各部門具體承辦人員要根據(jù)文件辦理要求和局領(lǐng)導(dǎo)批示及時辦理。 辦理結(jié)束后應(yīng)在收文處理簽的 “注辦 ”欄中填寫辦理情況和結(jié)果，并簽名。 注辦時應(yīng)注意查看擬辦意見和局領(lǐng)導(dǎo)批示意見。 各部門負(fù)責(zé)人要經(jīng)常對本部門閱辦文件的辦理情況進(jìn)行檢查，確保文件及時正確辦理完畢。二、 發(fā)文處理擬稿： 各科室、單位擬稿人在擬稿時，必須先正確填寫 “文頭紙 ”欄下的各個項目，標(biāo)注主題詞可使用 “自動標(biāo)引 ”功能，并根據(jù)主題詞標(biāo)引的規(guī)定進(jìn)行調(diào)整。進(jìn)入 “正文、附件 ”欄后，先編輯正文，再編輯附件，與本文件相關(guān)的參考文件，應(yīng)在 “外收文登記簿 ”中選擇，建立關(guān)聯(lián)，以便審核、簽批參閱。正文和附件的編輯原則上應(yīng)由擬稿

7、人輸入，擬稿人經(jīng)檢查確認(rèn)起草完畢后，將文件發(fā)送本部門負(fù)責(zé)人初審。擬稿人起草的文件凡可以公開的，應(yīng)設(shè)定為共享文件，以便其它工作人員查詢。審稿：部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)“初審 ”。初審公文，應(yīng)通過“編輯 ”功能進(jìn)入計算機文稿，認(rèn)真審閱，并產(chǎn)生初審版本后在 “領(lǐng)導(dǎo)審批 ”欄明確簽署意見，審批意見的詳細(xì)內(nèi)容寫入 “審批內(nèi)容 ”欄。審批后，審批人應(yīng)在 “簽名 ”欄用密碼簽名，按 “確認(rèn) ”鍵退出。 需其它部門會簽的文件， 應(yīng)在會簽欄中選擇會簽部門， 在送辦公室核稿前發(fā)送給有關(guān)部門。 會簽部門在會簽時應(yīng)通過 “編輯 ”功能審閱計算機文稿， 產(chǎn)生會簽版本后在文件稿頭紙上用密碼簽名， 并發(fā)回擬稿部門。 擬稿部門在確認(rèn)會簽完畢無誤后， 將文件按規(guī)定發(fā)送辦公室審核。 如需外單位會簽的文件應(yīng)由主辦部門負(fù)責(zé)。 外單位會簽完畢后， 主辦部門應(yīng)先將外單位會簽文稿送局領(lǐng)導(dǎo)審閱確認(rèn)，然后將外單位會簽意見輸入計算機文稿， 按規(guī)定程序送辦公室審核后報局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 送外單位會簽的紙質(zhì)文稿應(yīng)送辦公室歸檔。核稿：公文經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審后， 應(yīng)根據(jù)文件的類型分別發(fā)送法規(guī)部門復(fù)審或辦公室秘書初核。 凡涉稅規(guī)范性文件應(yīng)先送法規(guī)部門復(fù)審，其余文件直接送辦公室核稿。法規(guī)部門復(fù)審后，應(yīng)發(fā)回主辦部門。辦公室秘書初核后，根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)分工發(fā)送簽發(fā)。重要文稿由辦公室負(fù)責(zé)人復(fù)核后再發(fā)送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 辦公室核稿后，必須產(chǎn)生相應(yīng)的會簽版本、 初核