辦公室綜合部管理制度

1、綜合部（辦公室）工作規(guī)章制度為完善公司行政管理機(jī)制，建立規(guī)范化的行政管理，提高行政管理水平和工作 效率，使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。一、工作職責(zé)范圍綜合部工作的職責(zé)范圍：行政管理、人事管理、項(xiàng)目拓展管理。1 1 擬定公司發(fā)展規(guī)劃和經(jīng)營(yíng)方針、目標(biāo)，編制經(jīng)濟(jì)責(zé)任制方案。起草公司合同 及行政工作安排、總結(jié)、報(bào)告等文件。2 2、負(fù)責(zé)公司各種相關(guān)證件、資質(zhì)的年檢考核工作。3 3、負(fù)責(zé)保管好公司公章、業(yè)務(wù)章、工程章、合同章，并做好使用登記工作。4 4、管理公司的車輛、電腦、電話、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備。5 5、負(fù)責(zé)員工的考勤管理工作及員工的錄用、考核、獎(jiǎng)懲、離職工作。6 6、負(fù)責(zé)

2、人事檔案、技術(shù)檔案、文書檔案等資料的歸檔和管理。7 7、負(fù)責(zé)按月繳納公司的電話費(fèi)、水、電、暖、氣、網(wǎng)費(fèi)等物業(yè)管理費(fèi)用。8 8 負(fù)責(zé)采購(gòu)、分發(fā)、管理公司的辦公用品、圖書、音像資料等。9 9、做好各種文件的收發(fā)、傳遞、催辦、整理等工作。1010、負(fù)責(zé)協(xié)同經(jīng)營(yíng)部制作招投標(biāo)文件等工作。1111 負(fù)責(zé)公司辦公會(huì)議的召集和會(huì)議紀(jì)錄，整理會(huì)議紀(jì)要和決定， 印發(fā)相關(guān)文件, 并負(fù)責(zé)督促檢查文件的執(zhí)行情況。1212、督促檢查部門職責(zé)和員工崗位責(zé)任制的落實(shí)。搞好綜合管理, 關(guān)系。1313、負(fù)責(zé)員工的社會(huì)保險(xiǎn)工作。1414、負(fù)責(zé)員工后勤工作，搞好員工的工作餐。1515、負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查公司的衛(wèi)生清潔工作，為員工創(chuàng)建良好的

3、工作環(huán)境。1616、處理好公司與外部的公共關(guān)系，做好接待工作。1717、完成公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)。二、具體工作規(guī)定第一條文件收發(fā)規(guī)定一、公司的文件由辦公室擬稿。文件形成后，屬董事會(huì)的由董事長(zhǎng)簽發(fā)，屬公司 的由總經(jīng)理簽發(fā)。二、業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿，分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。三、屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件 按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。協(xié)調(diào)公司各部四、已簽發(fā)的文件由核稿人登記，并按不同類別編號(hào)后，按文印規(guī)定處理。五、文件由擬稿人校對(duì)，審核后方能復(fù)印、蓋章。六、董事會(huì)和公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記

4、清楚，并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。七、秘密文件由專人按核定的范圍報(bào)送。八、經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。九、外來的文件由辦公室文書負(fù)責(zé)簽收，并于接件當(dāng)日填寫閱辦單，按領(lǐng)導(dǎo)批示 的要求送達(dá)有關(guān)部門，辦好文件閱辦；屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送十、文件閱辦部門或個(gè)人，對(duì)有閱辦要求的文件，應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢，并將辦理情況反饋至辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應(yīng)向辦公室說明原因。第二條文印管理規(guī)定、所有文印人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項(xiàng)。、打印正式文件，必須按文件簽發(fā)規(guī)定由總經(jīng)理簽署意見后打印。各部門草擬的文件、合同、資料等，由各部門自行打印。打印文件、發(fā)傳真均需逐項(xiàng)登記，以備 查驗(yàn)。三、

5、文印人員必須按時(shí)、按質(zhì)、按量完成各項(xiàng)打字、傳真、復(fù)印任務(wù)，不得積壓 延誤。工作任務(wù)繁忙時(shí)，應(yīng)加班完成。辦理中如遇不清楚的地方，應(yīng)及時(shí)與有關(guān)人員 校對(duì)清楚。四、文件、傳真等應(yīng)及時(shí)發(fā)送給有關(guān)人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失 的，追究當(dāng)事人的責(zé)任。五、嚴(yán)禁擅自為私人打印、復(fù)印材料，違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理。第三條 辦公用品購(gòu)置領(lǐng)用規(guī)定、辦公室負(fù)責(zé)公司辦公用品、辦公設(shè)備、低值易耗品的采購(gòu)、保管與發(fā)放。二、各部門將所需辦公用品提前半個(gè)月報(bào)至辦公室、由辦公室文員列表報(bào)辦公室 負(fù)責(zé)人審核，較大金額物品由須總經(jīng)理批準(zhǔn)，統(tǒng)一購(gòu)買。三、負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)辦公用品的人員要建立臺(tái)帳，辦好入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù)。出庫(kù)一定要由領(lǐng)

6、取人員簽字。四、公司新聘工作人員的辦公用品， 辦公室根據(jù)部室負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清 單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新聘人員的正常工作；除正常配給的辦公用品外，若還需 用其它用品的須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)方可領(lǐng)用。五、負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、優(yōu)質(zhì)、庫(kù)存合理、幵支適當(dāng)、妥善保管。六、各部門應(yīng)本著節(jié)約的原則領(lǐng)取、使用辦公用品，并指定專人管理辦公用品。七、辦公室統(tǒng)一建立各部門耐用辦公用品檔案，并定期檢查使用情況，如非正常 損壞或丟失由當(dāng)事人賠償。八、辦公室負(fù)責(zé)收回集團(tuán)調(diào)離人員移交的辦公用品和物品。九、勞保用品的配給，由辦公室根據(jù)各部門的實(shí)際工作需要統(tǒng)一購(gòu)買、統(tǒng)一發(fā)放。第四條檔案管理規(guī)定、歸檔范

7、圍:公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、決 定、委任書、協(xié)議、合同、通告、通知等具有參考價(jià)值的文件材料。檔案管理:1 1、專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安 全。2 2、要分門別類的整理與歸檔，做到方便查詢，科學(xué)分類，保存完整。三、檔案的借閱與索取:1 1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可通過檔案管理人員 辦理借閱手續(xù)，直接提檔;2 2、公司其他人員需借閱檔案時(shí)，要經(jīng)主管批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù);3 3、借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、 抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，

8、凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔案應(yīng)由辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。1 1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料;2 2、若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部四、檔案的銷毀:檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。3 3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。第五條印鑒管理規(guī)定、公司印鑒由總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)保管。二、公司印鑒的使用一律由主管許可后管理印鑒人方可蓋章,如違反此項(xiàng)規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。三、公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對(duì)外幵出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)登記，以備查詢，存檔

9、。四、蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。第六條介紹信管理規(guī)定一、介紹信種類：存根介紹、信箋介紹、證明信（材料）、介紹信一般由辦公室負(fù)責(zé)保存。三、介紹信幵具要嚴(yán)格履行審批手續(xù)。 一般事宜由部門負(fù)責(zé)人簽字后辦公室審批,重要事宜需由公司總經(jīng)理審批，方可幵具。四、嚴(yán)禁幵出空白介紹信。第七條證件年檢辦理規(guī)定、公司各類證件年檢與考核工作包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼、安全生產(chǎn)考核、資質(zhì)證考核、工程規(guī)費(fèi)考核及三類人員、造價(jià)員、建造師等的培訓(xùn)與考核工作。、辦公室主任負(fù)責(zé)公司的每一項(xiàng)有關(guān)資質(zhì)考核和年檢工作,并安排文員具體工作事宜，由文員經(jīng)辦，不得貽誤。第八條對(duì)外接待工作一、接待客人時(shí)面帶微笑，與賓客談話時(shí)應(yīng)站立端正，講究禮貌，用心聆聽，不搶話，插話，爭(zhēng)辯，講話時(shí)聲音適度，有分寸，語(yǔ)氣溫和文雅，不大聲喧嘩。聽到意見、批評(píng)時(shí)不辯解、冷靜對(duì)待，及時(shí)上報(bào)。二、遇到服務(wù)對(duì)象詢問，做到有問必答。不能說不、不知道、不會(huì)、不管、不明白、不行、不懂等，不得以生硬、冷淡的態(tài)度待客。三、尊重服務(wù)對(duì)象風(fēng)俗習(xí)慣，不議論、指點(diǎn)，不譏笑有生理缺陷的客人。四、接轉(zhuǎn)電話時(shí)，要先說“您好，然后仔細(xì)聆聽，聲調(diào)溫和,勿忘使用本崗位禮貌用語(yǔ)。第九條保密機(jī)