時間管理方法

1、時間管理方法時間管理方法目錄時間的定義什么是時間管理時間管理理論時間管理方法6點(diǎn)優(yōu)先工作制帕累托原則麥肯錫30秒電梯理論辦公室美學(xué)莫法特休息法時間管理十一條金率 時間的定義時間的定義牛頓力學(xué)中的時間牛頓力學(xué)中的時間是作為度量物質(zhì)運(yùn)動變化過程流程的一種參照，通過我們所定義的標(biāo)準(zhǔn)的是作為度量物質(zhì)運(yùn)動變化過程流程的一種參照，通過我們所定義的標(biāo)準(zhǔn)的時間單位，去衡量物質(zhì)運(yùn)動變化本身的變化規(guī)律。時間單位，去衡量物質(zhì)運(yùn)動變化本身的變化規(guī)律。時間的目的時間的目的就是描述物質(zhì)運(yùn)動變化的參照，并提供一種事件運(yùn)動變化的標(biāo)準(zhǔn)流程的計就是描述物質(zhì)運(yùn)動變化的參照，并提供一種事件運(yùn)動變化的標(biāo)準(zhǔn)流程的計量模式，同時它又是事件

2、進(jìn)程描述的一個基本的物理量。量模式，同時它又是事件進(jìn)程描述的一個基本的物理量。 科學(xué)上的時間概念科學(xué)上的時間概念19561956年國際計量委員會將秒規(guī)定為年國際計量委員會將秒規(guī)定為19001900年年1 1月月0 0日日1212時正回歸年長度的時正回歸年長度的1/31556925.97471/31556925.9747。這種以地球公轉(zhuǎn)為基礎(chǔ)的時間標(biāo)準(zhǔn)稱為歷書秒。這種以地球公轉(zhuǎn)為基礎(chǔ)的時間標(biāo)準(zhǔn)稱為歷書秒。19671967年第十三屆國際計量大會又采用以原子內(nèi)部輻射頻率為基準(zhǔn)的時間計年第十三屆國際計量大會又采用以原子內(nèi)部輻射頻率為基準(zhǔn)的時間計量系統(tǒng)，成為原子時。量系統(tǒng)，成為原子時。按新規(guī)定，按新規(guī)定

3、，“秒是銫秒是銫-133-133原子基態(tài)的兩個超精細(xì)能級之間的躍遷所對應(yīng)輻原子基態(tài)的兩個超精細(xì)能級之間的躍遷所對應(yīng)輻射的射的9 9，192192，631631，770770個周期的持續(xù)時間個周期的持續(xù)時間”。日常的時間概念日常的時間概念年、月、日、時、分、秒年、月、日、時、分、秒地球自轉(zhuǎn)、公轉(zhuǎn)與月球公轉(zhuǎn)地球自轉(zhuǎn)、公轉(zhuǎn)與月球公轉(zhuǎn)太陽太陽地球地球地球公轉(zhuǎn)軌道地球公轉(zhuǎn)軌道月球月球時間時間恒久性恒久性時時 間間特特 性性客觀客觀公正性公正性時間時間的剛性的剛性不可不可逆轉(zhuǎn)性逆轉(zhuǎn)性時間時間一維性一維性時間的基本特性時間的基本特性 時間管理定義時間管理定義時間管理是人生成功的關(guān)鍵時間管理（Time Man

4、agement）就是用技巧、技術(shù)和工具幫助人們完成工作，實現(xiàn)目標(biāo)。時間管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的運(yùn)用時間。時間管理的目的除了要決定你該做些什么事情之外，另一個很重要的目的也是決定什么事情不應(yīng)該做。時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性。時間管理最重要的功能是透過事先的規(guī)劃，做為一種提醒與指引。時間的重要性短歌行曰：“人壽幾何？逝如朝霞。一寸光陰一寸金; 我把別人喝咖啡的時間用上了魯迅明日復(fù)明日，明日何其多，我生待明日，萬事成蹉跎！請問，如果每天都有86400元進(jìn)入你的銀行戶頭，而你必須當(dāng)天用光，你會如何運(yùn)用這筆錢？ 天下真有這樣的好事嗎？ 是的，你真的有這樣一個戶頭，那就是“時間

5、”。每天每一個人都會有新的86400秒進(jìn)帳。那么面對這樣一筆財富，你打算怎樣利用它們呢？ 時間的重要性 盛年不重來，一日難再晨，盛年不重來，一日難再晨， 及時當(dāng)勉勵，歲月不待人。及時當(dāng)勉勵，歲月不待人。 陶淵明陶淵明 凡是在事業(yè)上有所成就的人，無一不凡是在事業(yè)上有所成就的人，無一不是利用時間的能手。是利用時間的能手。華羅庚華羅庚 放棄時間的人，時間也會放棄他。放棄時間的人，時間也會放棄他。 莎士比亞莎士比亞時間管理理論時間管理理論時間管理理論也可分為四代。 第一代理論著重利用便條與備忘錄，在忙碌中調(diào)配時間與精力。 第二代強(qiáng)調(diào)日程表未來的重要 ，反映出時間管理已注意到規(guī)劃第三代是目前正流行、講求

6、優(yōu)先順序的觀念。也就是依據(jù)輕重緩急設(shè)定短、中、長期目標(biāo)，再逐日訂定實現(xiàn)目標(biāo)的計劃，將有限的時間、精力加以分配，爭取最高的效率。 第四代理論根本否定“時間管理”這個名詞，主張關(guān)鍵不在于時間管理，而在于個人管理。與其著重于時間與事務(wù)的安排，不如把重心放在維持產(chǎn)出與產(chǎn)能的平衡上。 時間管理存在的問題時間管理存在的問題做事缺乏計劃性做事缺乏計劃性做事分不清主次做事分不清主次不善于說不善于說“不不”無法恰當(dāng)處理外部的打擾無法恰當(dāng)處理外部的打擾 忙忙 盲盲 茫茫部分人員時間管理的三字特征：忙、盲、茫部分人員時間管理的三字特征：忙、盲、茫 時間管理存在的問題時間管理存在的問題時間的浪費(fèi)時間的浪費(fèi)電話干擾，陪

7、同煲粥電話干擾，陪同煲粥會而不議，議而不決會而不議，議而不決不速之客，禮節(jié)陪聊不速之客，禮節(jié)陪聊回復(fù)信件，斟字酌句回復(fù)信件，斟字酌句外部客觀的低效率，如：外部客觀的低效率，如：A A、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點(diǎn)等）、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點(diǎn)等） B B、餐飲服務(wù)、餐飲服務(wù) C C、社會化程度、社會化程度時間的浪費(fèi)時間的浪費(fèi)某項調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果（天）某項調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果（天）睡睡 眠眠 8.058.05小時小時用用 餐餐 1.311.31小時小時瑣瑣 事事 0.550.55小時小時工工 作作 7.347.34小時小時交交 際際 0.390.39小時小時 休休 息息 0.450.45小時小時

8、娛娛 樂樂 0.310.31小時小時上下班交通上下班交通 0.730.73小時小時讀書報雜志讀書報雜志 0.420.42小時小時處理家務(wù)事處理家務(wù)事 0.260.26小時小時興趣的工作興趣的工作 0.370.37小時小時音樂或電視音樂或電視 2.512.51小時小時 與朋友聊天與朋友聊天 1.111.11小時小時時間管理存在的問題時間管理存在的問題時間陷井時間陷井情不自禁情不自禁事必躬親事必躬親過分客套過分客套例行公事例行公事猶豫不決猶豫不決漫不經(jīng)心漫不經(jīng)心碌碌無為碌碌無為 國外學(xué)者對某跨國公司總部人員國外學(xué)者對某跨國公司總部人員的的跟蹤調(diào)查顯示：跟蹤調(diào)查顯示：管理人員平均每管理人員平均每8分

9、鐘被打擾一次；分鐘被打擾一次；業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理人員平均每周花在業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理人員平均每周花在會議上的時間不少于會議上的時間不少于10小時；小時；行政管理人員每周會議行政管理人員每周會議20小時。小時。心理學(xué)家指出：心理學(xué)家指出：恢復(fù)思路平均時間為分鐘恢復(fù)思路平均時間為分鐘時間管理存在的問題時間管理存在的問題 日本學(xué)者關(guān)于時間浪費(fèi)的調(diào)查日本學(xué)者關(guān)于時間浪費(fèi)的調(diào)查 “人們一般每人們一般每8 8 分鐘會收到分鐘會收到1 1 次打擾，每小時大約次打擾，每小時大約7 7次，次，即每天即每天50506060次。平均每次打擾大約是次。平均每次打擾大約是5 5分鐘，總共每天分鐘，總共每天大約大約4 4小時，也就

10、是小時，也就是50%50%。其中約。其中約3 3小時的打擾是沒有意義小時的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時或者極少有價值的。同時 人被打擾后重拾原來的思路至人被打擾后重拾原來的思路至少需要少需要3 3分鐘，每天就是分鐘，每天就是2.52.5小時。小時?！?根據(jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的根據(jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時間損失約為時間損失約為5.55.5小時，按小時，按8 8小時工作制算，這占了工作時小時工作制算，這占了工作時間的間的68.7%68.7%。 時間管理的方法時間管理的方法 時間管理的方法有很多，集各種時間管理的方法有很多，集各種 方法之大成的方

11、法之大成的5個個 6點(diǎn)優(yōu)先工作制點(diǎn)優(yōu)先工作制 帕累托原則帕累托原則 麥肯錫麥肯錫30秒電梯理論秒電梯理論 辦公室美學(xué)辦公室美學(xué) 莫法特休息法莫法特休息法6點(diǎn)優(yōu)先工作制點(diǎn)優(yōu)先工作制 效率大師艾維利提出： 方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分別從“1”到“6”標(biāo)出6件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標(biāo)號為“1”的事情，直到它被完成或被完全準(zhǔn)備好，然后再全力以赴地做標(biāo)號為“2”的事，依此類推。 艾維利認(rèn)為，一般情況下，如果一個人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。 帕累托原則帕累托原則19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的。其核心內(nèi)容是生活中80%的結(jié)果幾

12、乎源于20%的活動。根據(jù)這一原則，我們應(yīng)當(dāng)對要做的事情分清輕重緩急，進(jìn)行如下的排序： A 重要且緊迫 B緊迫但不重要 C重要但不緊迫 D既不緊迫也不重要重要但不緊急A 重要而且緊急D 不重要不緊急 緊急但不重要 A馬上執(zhí)行馬上執(zhí)行 B制定工作計劃制定工作計劃 C交下屬去做或請他人幫忙交下屬去做或請他人幫忙 D對他說不對他說不緊急不緊急重要Au危機(jī)u急迫的問題u有期限壓力的計劃Bu發(fā)掘新機(jī)會u規(guī)劃u改進(jìn)產(chǎn)能u建立伙伴關(guān)系u防患于未然不重要Cu不速之客的接待u某些信件、文件、電話的處理u某些會議的出席u某些必要而不重要的會議、活動Du一些可做可不做的雜事u一些不必要的應(yīng)酬u有趣的活動案例分析 一天

13、下午，一天下午，G醫(yī)院的客服部經(jīng)理李華正在參加醫(yī)院召開的年度發(fā)展戰(zhàn)醫(yī)院的客服部經(jīng)理李華正在參加醫(yī)院召開的年度發(fā)展戰(zhàn)略研討會，由于晚上要給他女朋友過生日，心理在盤算這件事。突然收略研討會，由于晚上要給他女朋友過生日，心理在盤算這件事。突然收到手機(jī)短信，兩個同學(xué)從外地出差來此，約李華晚上參加校友聚會。這到手機(jī)短信，兩個同學(xué)從外地出差來此，約李華晚上參加校友聚會。這時主持人宣布，由于這次會議時間緊，請全體與會人員會后要參加分組時主持人宣布，由于這次會議時間緊，請全體與會人員會后要參加分組討論。剛一散會，前廳主管跑進(jìn)會場，拉著李華就往外走，原來兩名導(dǎo)討論。剛一散會，前廳主管跑進(jìn)會場，拉著李華就往外走，

14、原來兩名導(dǎo)醫(yī)發(fā)生糾紛，正在吵架，其他人制止不了，因此來找李經(jīng)理。醫(yī)發(fā)生糾紛，正在吵架，其他人制止不了，因此來找李經(jīng)理。 假如你是李華，此時此刻你該怎么辦？假如你是李華，此時此刻你該怎么辦？ 麥肯錫麥肯錫30秒電梯理論秒電梯理論 麥肯錫公司曾經(jīng)得到過一次沉痛的教訓(xùn)：公司為一家大客戶做咨詢。結(jié)束的時候，項目負(fù)責(zé)人在電梯間里遇見了對方的董事長，該董事長問項目負(fù)責(zé)人：“你說一下現(xiàn)在的結(jié)果？”由于項目負(fù)責(zé)人沒有準(zhǔn)備，即使有準(zhǔn)備，也無法在電梯從30層到1層的30秒鐘內(nèi)把結(jié)果說清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要客戶。從此肯錫認(rèn)為，一般情況下人們記得住一二三，記不住四五六，麥肯錫要求員工:凡事要在最短的時間內(nèi)把

15、結(jié)果表達(dá)清楚,凡事要?dú)w納在3條以內(nèi)。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒鐘電梯理論”。 辦公室美學(xué)辦公室美學(xué)秩序是一種美。均勻、對稱、平衡和整齊的事物能給人一種美感。簡潔就是速度，條理就是效率。簡潔和條理也是一種美，是一種辦公室的美學(xué)、工作的美學(xué)。 我們應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成如下良好習(xí)慣： 物以類聚，東西用畢物歸原處； 不亂放東西； 把整理好的東西編上號，貼上標(biāo)簽，做好登記； 好記性不如爛筆頭,要勤于記錄； 處理文件的3個環(huán)節(jié)：第一，迅速回復(fù)。第二，迅速歸檔。第三，及時銷毀。沒用的文件要及時處理掉，以免繼續(xù)浪費(fèi)空間和時間。 莫法特休息法莫法特休息法 圣經(jīng)新約的翻譯者詹姆斯.莫法特的書房里有3張桌：第一張擺著他

16、正在翻譯的圣經(jīng)譯稿；第二張擺的是他的一篇論文的原稿；第三張擺的是他正在寫的一篇偵探小說。 莫法特的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌，繼續(xù)工作。 人的腦力和體力如果每隔一段時間就變換不同的工作內(nèi)容，就會產(chǎn)生新的優(yōu)勢興奮灶，而原來的興奮灶則得到抑制，這樣人的腦力和體力就可以得到有效的調(diào)劑和放松。 案例：華為的時間管理案例：華為的時間管理SMARTSMART原則原則讓目標(biāo)達(dá)到讓目標(biāo)達(dá)到SMARTSMART標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn) S S-Specific -Specific 具體，不能籠統(tǒng)；具體，不能籠統(tǒng)；M M-Measurable -Measurable 可度量。可度量。 A A- -Attainable

17、Attainable 可實現(xiàn)，指付出努力的情況下可以實現(xiàn)，避免過高或過低的目標(biāo)?？蓪崿F(xiàn)，指付出努力的情況下可以實現(xiàn)，避免過高或過低的目標(biāo)。 R R-Realistic -Realistic 現(xiàn)實性，現(xiàn)實性，指目標(biāo)是實實在在的。指目標(biāo)是實實在在的。T T-Time bound -Time bound 時限，完成目標(biāo)的期限。時限，完成目標(biāo)的期限。四象限原則四象限原則關(guān)注重要且緊迫的第二象限關(guān)注重要且緊迫的第二象限 韻律原則韻律原則保持自己的韻律并與他人協(xié)調(diào)。保持自己的韻律并與他人協(xié)調(diào)。包括兩個方面的內(nèi)容：包括兩個方面的內(nèi)容：一是保持自己的韻律，具體方一是保持自己的韻律，具體方法如：對于無意義的打擾

18、電話要學(xué)會禮貌地掛斷，要多用打擾性不強(qiáng)的溝通方式（如法如：對于無意義的打擾電話要學(xué)會禮貌地掛斷，要多用打擾性不強(qiáng)的溝通方式（如e-maile-mail），要適當(dāng)?shù)模m當(dāng)?shù)呐c上司溝通減少來自上司的打擾等；二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法如：不要唐突拜訪對方，了與上司溝通減少來自上司的打擾等；二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法如：不要唐突拜訪對方，了解對方的行為習(xí)慣等。解對方的行為習(xí)慣等。 流程優(yōu)化精簡原則流程優(yōu)化精簡原則分析流程，減少多余環(huán)節(jié)分析流程，減少多余環(huán)節(jié) 明確開明確開 會目的會目的 作好會作好會 前準(zhǔn)備前準(zhǔn)備準(zhǔn)時出準(zhǔn)時出席會議席會議嚴(yán)明會嚴(yán)明會場紀(jì)律場紀(jì)律 會后紀(jì)會后紀(jì) 要跟

19、蹤要跟蹤會上有會上有議有決議有決會議時間管會議時間管理理ABCDFE會議的時間管理會議的時間管理 時間管理十一條金律時間管理十一條金律金律一金律一:要和你的價值觀相吻合要和你的價值觀相吻合 你一定要確立個人的價值觀，假如價值觀不明確，你就很難知道什么對你最重要，當(dāng)你價值觀不明確，時間分配一定不好。時間管理的重點(diǎn)不在于管理時間，而在于如何分配時間。你永遠(yuǎn)沒有時間做每件事，但你永遠(yuǎn)有時間做對你來說最重要的事。 金律二金律二:設(shè)立明確的目標(biāo)設(shè)立明確的目標(biāo)成功等于目標(biāo)，時間管理的目的是讓你在最短時間內(nèi)實現(xiàn)更多你想要實現(xiàn)的目標(biāo);你必須把今年度4到10個目標(biāo)寫出來，找出一個核心目標(biāo)，并依次排列重要性，然后

20、依照你的目標(biāo)設(shè)定一些詳細(xì)的計劃，你的關(guān)鍵就是依照計劃進(jìn)行。 金律三金律三:改變你的想法改變你的想法美國心理學(xué)之父威廉.詹姆士對時間行為學(xué)的研究發(fā)現(xiàn)這樣兩種對待時間的態(tài)度:“這件工作必須完成，但它實在討厭，所以我能拖便盡量拖”和“這不是件令人愉快的工作，但它必須完成，所以我得馬上動手，好讓自己能早些擺脫它”。當(dāng)你有了動機(jī)，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整個習(xí)慣，只需強(qiáng)迫自己現(xiàn)在就去做你所拖延的某件事情。然后，從明早開始，每天都從你的time list中選出最不想做的事情先做。金律四金律四:遵循遵循20比比80定律定律生活中肯定會有一些突發(fā)困擾和迫不及待要解決的問題，如果你發(fā)現(xiàn)自己

21、天天都在處理這些事情，那表示你的時間管理并不理想。成功者花最多時間在做最重要，而不是最緊急的事情上，然而一般人都是做緊急但不重要的事。 金律五金律五:安排安排“不被干擾不被干擾”時間時間每天至少要有半小時到一小時的“不被干擾”時間。假如你能有一個小時完全不受任何人干擾，把自己關(guān)在自己的空間里面思考或者工作，這一個小時可以抵過你一天單位時間的工作量，甚至有時候這一小時比你3天工作的效率還要好。 金律六金律六:嚴(yán)格規(guī)定完成期限嚴(yán)格規(guī)定完成期限 巴金森在其所著的巴金森法則(Parkinsons Law)中，寫下這段話:“你有多少時間完成工作,工作就會自動變成需要那么多時間?！比绻阌幸徽斓臅r間可以做某項工作，你就會花一天的時間去做它。而如果你只有一小時的時間可以做這項工作，你就會更迅速有效地在一小時內(nèi)做完它。 金律七金律七:做好時間日志做好時間日志你花了多少時間在做哪些事情，把它詳細(xì)地記錄下來，早上出門(包括洗漱、換衣、早餐等)花了多