辦公室日常事務(wù)管理教材

1、4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011項(xiàng)目二項(xiàng)目二 辦公室日常事辦公室日常事務(wù)管理務(wù)管理 4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011 情景案例 案例案例1 1： 李強(qiáng)是宏利公司總經(jīng)理助理，管著公司大大小李強(qiáng)是宏利公司總經(jīng)理助理，管著公司大大小小十幾個(gè)公章小十幾個(gè)公章，平時(shí)就堆放在辦公室的抽屜里，因，平時(shí)就堆放在辦公室的抽屜里，因?yàn)檫@個(gè)企業(yè)的注冊(cè)公司有為這個(gè)企業(yè)的注冊(cè)公司有N N家，有的是業(yè)務(wù)需要形式家，有的是業(yè)務(wù)需要形式上注冊(cè)的，有的是性質(zhì)不一樣，實(shí)實(shí)在在的。一個(gè)上注冊(cè)的，有的是性質(zhì)不一樣，實(shí)實(shí)在在的。一個(gè)公司又分

2、業(yè)務(wù)專用章、合同專用章等，于是管理這公司又分業(yè)務(wù)專用章、合同專用章等，于是管理這堆公章也成了李強(qiáng)的責(zé)任。最開始的時(shí)候，李強(qiáng)對(duì)堆公章也成了李強(qiáng)的責(zé)任。最開始的時(shí)候，李強(qiáng)對(duì)管公章這樣的事情不怎么上心，覺得無(wú)所謂，但后管公章這樣的事情不怎么上心，覺得無(wú)所謂，但后來(lái)出了幾個(gè)差錯(cuò)，令李強(qiáng)小心起來(lái)。來(lái)出了幾個(gè)差錯(cuò)，令李強(qiáng)小心起來(lái)。 4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011 情景案例 那次是宏利公司收購(gòu)某家企業(yè)，談了很久了，后來(lái)進(jìn)入實(shí)那次是宏利公司收購(gòu)某家企業(yè)，談了很久了，后來(lái)進(jìn)入實(shí)質(zhì)性階段。某天，負(fù)責(zé)項(xiàng)目談判的經(jīng)理跑來(lái)找李強(qiáng)蓋章，那是質(zhì)性階段。某天，負(fù)責(zé)項(xiàng)目談判的經(jīng)

3、理跑來(lái)找李強(qiáng)蓋章，那是一份一份“補(bǔ)充協(xié)議補(bǔ)充協(xié)議”，李強(qiáng)每天接觸的蓋章文件實(shí)在太多了，也，李強(qiáng)每天接觸的蓋章文件實(shí)在太多了，也沒有怎么在意，雖然這份文件上沒有我方代表人簽字，這個(gè)經(jīng)沒有怎么在意，雖然這份文件上沒有我方代表人簽字，這個(gè)經(jīng)理解釋說(shuō)不用簽字，李強(qiáng)猶豫了片刻，還是蓋上去了。過(guò)了幾理解釋說(shuō)不用簽字，李強(qiáng)猶豫了片刻，還是蓋上去了。過(guò)了幾天，他和公司的律師一起又過(guò)來(lái)，拿著上次蓋章的文件，說(shuō)要天，他和公司的律師一起又過(guò)來(lái)，拿著上次蓋章的文件，說(shuō)要交給老總簽字，李強(qiáng)覺得奇怪，明明事先說(shuō)好不用簽字的，怎交給老總簽字，李強(qiáng)覺得奇怪，明明事先說(shuō)好不用簽字的，怎么又變了。于是李強(qiáng)還是把已經(jīng)加蓋公章的文件

4、送給老總。老么又變了。于是李強(qiáng)還是把已經(jīng)加蓋公章的文件送給老總。老總看了文件后把經(jīng)理叫去問(wèn)了情況，然后老總說(shuō)，這個(gè)我不簽總看了文件后把經(jīng)理叫去問(wèn)了情況，然后老總說(shuō)，這個(gè)我不簽，你們自行解決，你們自行解決事情到這里，李強(qiáng)還沒有警覺，任他們事情到這里，李強(qiáng)還沒有警覺，任他們2 2人人把文件帶走，也沒有要回那份文件。直到后來(lái)，李強(qiáng)才明白事把文件帶走，也沒有要回那份文件。直到后來(lái)，李強(qiáng)才明白事情的來(lái)龍去脈，也才知道自己糊里糊涂做了什么。很簡(jiǎn)單的真情的來(lái)龍去脈，也才知道自己糊里糊涂做了什么。很簡(jiǎn)單的真相：相： 4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011 情景案例 宏

5、利公司和他們收購(gòu)的企業(yè)談判條件，對(duì)方見索高價(jià)已宏利公司和他們收購(gòu)的企業(yè)談判條件，對(duì)方見索高價(jià)已經(jīng)不可能，就附加一些比較苛刻的收購(gòu)條款（為此宏利公司要經(jīng)不可能，就附加一些比較苛刻的收購(gòu)條款（為此宏利公司要多付款上百萬(wàn)元）項(xiàng)目經(jīng)理求勝心切，主張同意。文件蓋了章多付款上百萬(wàn)元）項(xiàng)目經(jīng)理求勝心切，主張同意。文件蓋了章就有法律效力，但財(cái)務(wù)部門不同意付款，認(rèn)為這次收購(gòu)不合理就有法律效力，但財(cái)務(wù)部門不同意付款，認(rèn)為這次收購(gòu)不合理，于是才有要老總補(bǔ)簽一事，于是才有要老總補(bǔ)簽一事。公司后來(lái)做了相應(yīng)的處罰，。公司后來(lái)做了相應(yīng)的處罰，李強(qiáng)挨了個(gè)不大不小的處分，損失了一個(gè)月的工資。李強(qiáng)挨了個(gè)不大不小的處分，損失了一個(gè)

6、月的工資。 禍不單行，這事沒多久，有一天，公司另外一個(gè)部門，禍不單行，這事沒多久，有一天，公司另外一個(gè)部門，要給大量的文件蓋章，就把公司公章借走了，李強(qiáng)忙著有事外要給大量的文件蓋章，就把公司公章借走了，李強(qiáng)忙著有事外出，也沒催他們還。就這樣過(guò)了好幾天，老板拿著文件來(lái)找李出，也沒催他們還。就這樣過(guò)了好幾天，老板拿著文件來(lái)找李強(qiáng)蓋章，李強(qiáng)手忙腳亂地找了半天，后來(lái)才想起來(lái)被借走了，強(qiáng)蓋章，李強(qiáng)手忙腳亂地找了半天，后來(lái)才想起來(lái)被借走了，搞得老板好幾天沒給李強(qiáng)好臉色。搞得老板好幾天沒給李強(qiáng)好臉色。 后來(lái)又有一次，辦公室被盜，辦公桌的鎖很容易就被打后來(lái)又有一次，辦公室被盜，辦公桌的鎖很容易就被打開了。值得

7、慶幸的是，只丟了幾百元的現(xiàn)金，公章一個(gè)沒少。開了。值得慶幸的是，只丟了幾百元的現(xiàn)金，公章一個(gè)沒少。但李強(qiáng)還是驚出了一身冷汗，想想就后怕。但李強(qiáng)還是驚出了一身冷汗，想想就后怕。 4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011項(xiàng)目任務(wù) 1 1、如果你是宏利公司的總經(jīng)理助理李強(qiáng)、如果你是宏利公司的總經(jīng)理助理李強(qiáng)，你將在辦公室印章的保管、使用等管理工作，你將在辦公室印章的保管、使用等管理工作中做哪些改進(jìn)？中做哪些改進(jìn)？4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011任務(wù)分析 經(jīng)過(guò)了這幾件事后，宏利公司的經(jīng)理助理李強(qiáng)在辦公室印章經(jīng)過(guò)了這幾

8、件事后，宏利公司的經(jīng)理助理李強(qiáng)在辦公室印章的保管、使用等管理工作中應(yīng)該要吸取教訓(xùn)，做一些改進(jìn)：的保管、使用等管理工作中應(yīng)該要吸取教訓(xùn)，做一些改進(jìn)： 如單位的公章應(yīng)該要放置在保險(xiǎn)柜里；如單位的公章應(yīng)該要放置在保險(xiǎn)柜里； 對(duì)于公司的合同章，李強(qiáng)應(yīng)堅(jiān)守一個(gè)原則：必須要有財(cái)務(wù)和對(duì)于公司的合同章，李強(qiáng)應(yīng)堅(jiān)守一個(gè)原則：必須要有財(cái)務(wù)和法律顧問(wèn)的親筆簽名，否則，無(wú)論如何也不給蓋章，蓋公司章法律顧問(wèn)的親筆簽名，否則，無(wú)論如何也不給蓋章，蓋公司章，一定要認(rèn)真審核內(nèi)容，不符合蓋章條件的，應(yīng)堅(jiān)持原則，無(wú)，一定要認(rèn)真審核內(nèi)容，不符合蓋章條件的，應(yīng)堅(jiān)持原則，無(wú)論如何也不能蓋章；論如何也不能蓋章； 如果單位領(lǐng)導(dǎo)不在，就應(yīng)讓

9、申請(qǐng)蓋章者當(dāng)著自己的面電話請(qǐng)如果單位領(lǐng)導(dǎo)不在，就應(yīng)讓申請(qǐng)蓋章者當(dāng)著自己的面電話請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)發(fā)指令同意后，才能蓋章。示領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)發(fā)指令同意后，才能蓋章。 如果確因工作需要，別的部門借公章，李強(qiáng)應(yīng)讓他們履行如果確因工作需要，別的部門借公章，李強(qiáng)應(yīng)讓他們履行嚴(yán)格的手續(xù)，并提醒他們按時(shí)歸還，穩(wěn)妥起見，還可以印發(fā)一嚴(yán)格的手續(xù)，并提醒他們按時(shí)歸還，穩(wěn)妥起見，還可以印發(fā)一些用印申請(qǐng)章，來(lái)提醒自己不要疏忽，申請(qǐng)單應(yīng)復(fù)印一份，留些用印申請(qǐng)章，來(lái)提醒自己不要疏忽，申請(qǐng)單應(yīng)復(fù)印一份，留作存檔。作存檔。 認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，是單位公章管理者必須具備的職業(yè)認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，是單位公章管理者必須具備的職業(yè)道德，李強(qiáng)在

10、以后的工作中，應(yīng)不斷強(qiáng)化這個(gè)職業(yè)素養(yǎng)，保證道德，李強(qiáng)在以后的工作中，應(yīng)不斷強(qiáng)化這個(gè)職業(yè)素養(yǎng)，保證印章的管理工作不出差錯(cuò)。印章的管理工作不出差錯(cuò)。 4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011相關(guān)知識(shí) 任務(wù)一：印章的使用和管理任務(wù)一：印章的使用和管理 （一）印章的概念（一）印章的概念 印章是印和章的合稱，指刻在固定質(zhì)料上的，代表機(jī)印章是印和章的合稱，指刻在固定質(zhì)料上的，代表機(jī)關(guān)、組織、單位和個(gè)人權(quán)力的圖章。關(guān)、組織、單位和個(gè)人權(quán)力的圖章。 （二）印章的種類（二）印章的種類 一般來(lái)說(shuō)，公務(wù)印章分為正式印章、專用印章、縮印一般來(lái)說(shuō)，公務(wù)印章分為正式印章、專用印章、

11、縮印、鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人手章、個(gè)人名章、校對(duì)章、戳記等。秘書、鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人手章、個(gè)人名章、校對(duì)章、戳記等。秘書部門掌管的印章主要有三種：一是單位印章（含鋼印）；部門掌管的印章主要有三種：一是單位印章（含鋼印）；二是上司二是上司“公用公用”的私章，三是秘書部門的公章。的私章，三是秘書部門的公章。4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011印章的管理和使用 名稱名稱釋義釋義適用范圍適用范圍公章公章是一個(gè)企業(yè)的正式印章，標(biāo)明企業(yè)法是一個(gè)企業(yè)的正式印章，標(biāo)明企業(yè)法定名稱，是企業(yè)的標(biāo)志和象征，具有定名稱，是企業(yè)的標(biāo)志和象征，具有法定的權(quán)威和效力法定的權(quán)威和效力 多用于正式文

12、件和介多用于正式文件和介紹信、證明信等紹信、證明信等專用專用章章是指企業(yè)為開展某一類專門性業(yè)務(wù)而是指企業(yè)為開展某一類專門性業(yè)務(wù)而使用的印章，這類印章在印文中除刊使用的印章，這類印章在印文中除刊有企業(yè)的法定名稱外，還應(yīng)刊有專門有企業(yè)的法定名稱外，還應(yīng)刊有專門的用途，如的用途，如“財(cái)務(wù)專用章財(cái)務(wù)專用章”、“合同合同專用章專用章”等等 這類印章不代表整個(gè)這類印章不代表整個(gè)企業(yè)，只代表企業(yè)下企業(yè)，只代表企業(yè)下屬某一專門部門的職屬某一專門部門的職權(quán)權(quán) 法法定代定代表人表人私章私章 又稱為手章或領(lǐng)導(dǎo)人簽名章。它是根又稱為手章或領(lǐng)導(dǎo)人簽名章。它是根據(jù)企業(yè)主要負(fù)責(zé)人用鋼筆或毛筆親自據(jù)企業(yè)主要負(fù)責(zé)人用鋼筆或毛筆

13、親自簽名制成的印章，其基本作用是以蓋簽名制成的印章，其基本作用是以蓋章代替手寫簽名。它代表法人，象征章代替手寫簽名。它代表法人，象征職權(quán)，因此具有權(quán)威性職權(quán)，因此具有權(quán)威性 銀行支票、財(cái)務(wù)預(yù)算銀行支票、財(cái)務(wù)預(yù)算或決算、簽訂合同或或決算、簽訂合同或協(xié)議等，除蓋公章和協(xié)議等，除蓋公章和專用章外，還須蓋法專用章外，還須蓋法定代表人私章才能生定代表人私章才能生效效 4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011名稱名稱釋義釋義適用范圍適用范圍套印套印章章是指按照正式印章的是指按照正式印章的原樣制版而成的印章原樣制版而成的印章 專門用于印制大批量文件，它專門用于印制大批

14、量文件，它與正式印章具有同等的法定效與正式印章具有同等的法定效力。力。 鋼印鋼印 不用印色，利用壓力不用印色，利用壓力凹凸成形凹凸成形 一般用于證明性公文或證件一般用于證明性公文或證件 戳記戳記 是為標(biāo)志特定信息而是為標(biāo)志特定信息而使用的印章使用的印章 如保密章、急件章、注銷章等如保密章、急件章、注銷章等 縮印縮印 是按照正常比例縮小是按照正常比例縮小用于印刷的專用公章用于印刷的專用公章。 只能用在小型票證上，如稅務(wù)只能用在小型票證上，如稅務(wù)發(fā)票及其他專用票等。不能作發(fā)票及其他專用票等。不能作為正式印章用于介紹信或出具為正式印章用于介紹信或出具證明等。證明等。 4251 10011 0010

15、1010 1101 0001 0100 1011（三）印章的管理和使用-刻制與啟用的步驟正式行文通告公司正式行文通告公司全體員工或有關(guān)全體員工或有關(guān)客戶、機(jī)構(gòu)、部門客戶、機(jī)構(gòu)、部門 準(zhǔn)備刻章申請(qǐng)準(zhǔn)備刻章申請(qǐng)開業(yè)通知、印章開業(yè)通知、印章草圖等相關(guān)材料草圖等相關(guān)材料 到注冊(cè)所在地到注冊(cè)所在地公安局辦理手續(xù)公安局辦理手續(xù)到其指定或授到其指定或授權(quán)的刻字社刻制。權(quán)的刻字社刻制。將印模交原審批將印模交原審批的公安部門備案的公安部門備案4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011相關(guān)鏈接相關(guān)鏈接 印章小知識(shí)印章小知識(shí) 印章是印章是“印印”和和“章章”的合稱。的合稱?！坝?/p>

16、印”和和“章章”都是信物。在古代都是信物。在古代，帝，帝王所用的稱為王所用的稱為“璽璽”，官吏所用的才稱為，官吏所用的才稱為“印印”，而私人使用的則稱為，而私人使用的則稱為“私私印印”。而就目前來(lái)說(shuō)，各級(jí)各類國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位用的。而就目前來(lái)說(shuō)，各級(jí)各類國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位用的都都稱為稱為“印印”，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)人則用，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)人則用“章章”。涉外單位和。涉外單位和“三資三資”企業(yè)也一企業(yè)也一樣。所樣。所以從某種意義上來(lái)說(shuō)，以從某種意義上來(lái)說(shuō)，印章是權(quán)力的象征和職能的標(biāo)志。印章是權(quán)力的象征和職能的標(biāo)志。 我國(guó)機(jī)關(guān)單位的公章一律為正圓形，外資企業(yè)則有圓形和橢圓形或我國(guó)機(jī)關(guān)單位

17、的公章一律為正圓形，外資企業(yè)則有圓形和橢圓形或方方形之分。橢圓形或方形為國(guó)際公章。公章的印文按規(guī)定使用國(guó)務(wù)院公布形之分。橢圓形或方形為國(guó)際公章。公章的印文按規(guī)定使用國(guó)務(wù)院公布的的規(guī)范簡(jiǎn)化漢字，字形為宋體，自左向右環(huán)行排列。一般用全稱，如法定規(guī)范簡(jiǎn)化漢字，字形為宋體，自左向右環(huán)行排列。一般用全稱，如法定名名稱字?jǐn)?shù)太多，為印文清晰可見，也可用簡(jiǎn)稱。稱字?jǐn)?shù)太多，為印文清晰可見，也可用簡(jiǎn)稱。 4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011相關(guān)鏈接相關(guān)鏈接 國(guó)內(nèi)公章有三種圖案，縣以上政府機(jī)關(guān)、法院、檢察院國(guó)內(nèi)公章有三種圖案，縣以上政府機(jī)關(guān)、法院、檢察院駐外使館的公章的中

18、心部位刊有國(guó)微；黨的各級(jí)機(jī)關(guān)印章刊有駐外使館的公章的中心部位刊有國(guó)微；黨的各級(jí)機(jī)關(guān)印章刊有黨微；企事業(yè)單位公章則刊有五角星圖案。圓形公章的規(guī)格有黨微；企事業(yè)單位公章則刊有五角星圖案。圓形公章的規(guī)格有明確規(guī)定，國(guó)務(wù)院的公章，直徑為明確規(guī)定，國(guó)務(wù)院的公章，直徑為6 6厘米；省、部級(jí)政府機(jī)關(guān)厘米；省、部級(jí)政府機(jī)關(guān)的的公章，直徑為公章，直徑為5 5厘米；縣市一級(jí)政府機(jī)關(guān)的公章，直徑為厘米；縣市一級(jí)政府機(jī)關(guān)的公章，直徑為4 45 5厘厘米；其他企事業(yè)單位公章，直徑一律為米；其他企事業(yè)單位公章，直徑一律為4 42 2厘米。國(guó)家行政機(jī)厘米。國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的其他專用印章（包括經(jīng)濟(jì)合同章關(guān)和

19、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的其他專用印章（包括經(jīng)濟(jì)合同章、財(cái)務(wù)專用章等），在名稱、式樣上應(yīng)與單位正式印章有所區(qū)、財(cái)務(wù)專用章等），在名稱、式樣上應(yīng)與單位正式印章有所區(qū)別，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以刻制。別，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以刻制。 4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 10114251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 10114251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011（四）印章的使用（四）印章的使用 蓋用單位印章，必須由單位主要負(fù)責(zé)人審蓋用單位印章，必須由單位主要負(fù)責(zé)人審核簽名批準(zhǔn)。但為了方便工作，對(duì)

20、于一些一般性核簽名批準(zhǔn)。但為了方便工作，對(duì)于一些一般性事務(wù)的用印，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)也可授權(quán)部門負(fù)責(zé)人或事務(wù)的用印，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)也可授權(quán)部門負(fù)責(zé)人或印章管理人員審簽；印章管理人員審簽； 秘書用印前，必須認(rèn)真審核，明確了解用秘書用印前，必須認(rèn)真審核，明確了解用印的內(nèi)容和目的，確認(rèn)符合用印的手續(xù)后，在用印的內(nèi)容和目的，確認(rèn)符合用印的手續(xù)后，在用印登記簿上逐項(xiàng)登記，方可用印印登記簿上逐項(xiàng)登記，方可用印 。4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011用印登記表 編編號(hào)號(hào)用印用印時(shí)間時(shí)間用印用印部門部門 用印內(nèi)用印內(nèi)容容份份數(shù)數(shù)批準(zhǔn)批準(zhǔn)人人經(jīng)辦人經(jīng)辦人簽名簽名 備備 注注425

21、1 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011 對(duì)需留存的材料應(yīng)在加蓋印章前，留存一份對(duì)需留存的材料應(yīng)在加蓋印章前，留存一份，立卷歸檔；，立卷歸檔； 企業(yè)秘書在用印時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照上司要求，親企業(yè)秘書在用印時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照上司要求，親自把握和使用，絕不能委托他人代為用印，更自把握和使用，絕不能委托他人代為用印，更不能以印謀私，損害企業(yè)利益；不能以印謀私，損害企業(yè)利益； 用印時(shí)應(yīng)注意蓋印位置正確、端正、清晰，用印時(shí)應(yīng)注意蓋印位置正確、端正、清晰，一次成功。一次成功。4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011 印章蓋在文末落款處，應(yīng)上不壓正

22、文，下要印章蓋在文末落款處，應(yīng)上不壓正文，下要“騎年蓋月騎年蓋月”，帶有存根的公函、介紹信等用印，帶有存根的公函、介紹信等用印時(shí)，除在規(guī)定處用印外，還應(yīng)加蓋時(shí)，除在規(guī)定處用印外，還應(yīng)加蓋“騎縫章騎縫章”，即印章蓋在正本和存根連接處的騎縫線上，以備即印章蓋在正本和存根連接處的騎縫線上，以備查考。查考。 4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011印章的管理和使用（五）印章的管理（五）印章的管理 印章的保管工作一般由秘書擔(dān)任，按照保密要求，管印者印章的保管工作一般由秘書擔(dān)任，按照保密要求，管印者不得委托他人代取代用印章，印章應(yīng)放在專門的保險(xiǎn)柜內(nèi)，不得委托他人代取

23、代用印章，印章應(yīng)放在專門的保險(xiǎn)柜內(nèi)，隨用、隨取、隨鎖。隨用、隨取、隨鎖。 做好印章保養(yǎng)工作，蓋印下面要襯墊一定彈性的硬橡膠或做好印章保養(yǎng)工作，蓋印下面要襯墊一定彈性的硬橡膠或厚紙等，防止印泥在堅(jiān)硬的物體上使用造成碰損，印章應(yīng)及厚紙等，防止印泥在堅(jiān)硬的物體上使用造成碰損，印章應(yīng)及時(shí)清洗，確保印跡清晰。時(shí)清洗，確保印跡清晰。 如果因工作需要，別的部門需借用單位公章，須嚴(yán)格履行如果因工作需要，別的部門需借用單位公章，須嚴(yán)格履行相關(guān)手續(xù)，可制作用印申請(qǐng)單。相關(guān)手續(xù)，可制作用印申請(qǐng)單。 4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011印章的管理和使用 用印申請(qǐng)單用印申請(qǐng)單

24、 文件標(biāo)題文件標(biāo)題 發(fā)往機(jī)關(guān)發(fā)往機(jī)關(guān)份數(shù)份數(shù)用印日期用印日期用印申請(qǐng)人（簽字用印申請(qǐng)人（簽字）批準(zhǔn)人（簽字批準(zhǔn)人（簽字）備注備注4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011（六）印章的停用（六）印章的停用 應(yīng)發(fā)出停用印章通知書，告知正式停用應(yīng)發(fā)出停用印章通知書，告知正式停用日期。并清查被停用印章，及時(shí)辦理停用印章日期。并清查被停用印章，及時(shí)辦理停用印章的登記、上交、清退、處理、銷毀等工作。的登記、上交、清退、處理、銷毀等工作。 單位公章可根據(jù)上級(jí)主管機(jī)關(guān)的意見上交、保單位公章可根據(jù)上級(jí)主管機(jī)關(guān)的意見上交、保存或銷毀；存或銷毀； 領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的簽名章、私章等可退還

25、給本人，可領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的簽名章、私章等可退還給本人，可辦理交接手續(xù)。辦理交接手續(xù)。 原有印章停用而使用新印章的，可隨信印章啟原有印章停用而使用新印章的，可隨信印章啟用文件一并發(fā)出通知，并附新、舊印章的印模用文件一并發(fā)出通知，并附新、舊印章的印模樣式和說(shuō)明文字。樣式和說(shuō)明文字。4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011 情景案例 案例案例2 2： 汪華是科慶公司經(jīng)理秘書，某日他高中時(shí)的一位老同學(xué)汪華是科慶公司經(jīng)理秘書，某日他高中時(shí)的一位老同學(xué)林某找到他，告訴汪華說(shuō)自己有一筆好買賣，但他是個(gè)人身林某找到他，告訴汪華說(shuō)自己有一筆好買賣，但他是個(gè)人身分，不如公司簽合同

26、方便，想借用科慶公司的名義，讓汪華分，不如公司簽合同方便，想借用科慶公司的名義，讓汪華給他出具一份科慶公司的業(yè)務(wù)介紹信，等合同簽完后就還給給他出具一份科慶公司的業(yè)務(wù)介紹信，等合同簽完后就還給科慶公司，并給汪華數(shù)目可觀的報(bào)酬。汪華應(yīng)允后，林某利科慶公司，并給汪華數(shù)目可觀的報(bào)酬。汪華應(yīng)允后，林某利用從科慶公司借用的業(yè)務(wù)介紹信，以科慶公司業(yè)務(wù)經(jīng)理的身用從科慶公司借用的業(yè)務(wù)介紹信，以科慶公司業(yè)務(wù)經(jīng)理的身份和科慶公司的名義與東信公司簽訂了一份鋼材購(gòu)銷合同，份和科慶公司的名義與東信公司簽訂了一份鋼材購(gòu)銷合同，騙取了東信公司價(jià)值一百萬(wàn)元的鋼材。林某將鋼材賣掉后，騙取了東信公司價(jià)值一百萬(wàn)元的鋼材。林某將鋼材賣

27、掉后，攜款潛逃。這一事件給科慶公司造成了信譽(yù)和財(cái)產(chǎn)上的損失攜款潛逃。這一事件給科慶公司造成了信譽(yù)和財(cái)產(chǎn)上的損失。 4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011項(xiàng)目任務(wù)1 1、汪華在辦公室介紹信的管理工作中要吸取什、汪華在辦公室介紹信的管理工作中要吸取什么樣的教訓(xùn)？么樣的教訓(xùn)？4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011任務(wù)分析 科慶公司經(jīng)理秘書汪華因一己之貪欲，私開公司科慶公司經(jīng)理秘書汪華因一己之貪欲，私開公司介紹信加蓋公章后交給林某使用，結(jié)果造成公司重大介紹信加蓋公章后交給林某使用，結(jié)果造成公司重大經(jīng)濟(jì)損失，汪華的教訓(xùn)是

28、深刻的。經(jīng)濟(jì)損失，汪華的教訓(xùn)是深刻的。 在一般情況下，介紹信由單位印章管理人員負(fù)責(zé)在一般情況下，介紹信由單位印章管理人員負(fù)責(zé)掌管。介紹信與用印緊密相連，只有加蓋印章的介紹掌管。介紹信與用印緊密相連，只有加蓋印章的介紹信才能起到憑證的作用，因此，介紹信的管理與印章信才能起到憑證的作用，因此，介紹信的管理與印章的管理同樣重要，來(lái)不得半點(diǎn)馬虎，否則，出了事故的管理同樣重要，來(lái)不得半點(diǎn)馬虎，否則，出了事故，當(dāng)事人要負(fù)責(zé)任。在介紹信的管理中，一定要堅(jiān)持，當(dāng)事人要負(fù)責(zé)任。在介紹信的管理中，一定要堅(jiān)持原則，不為利誘，不為情動(dòng)，按公司相關(guān)規(guī)定辦事。原則，不為利誘，不為情動(dòng)，按公司相關(guān)規(guī)定辦事。 4251 10

29、011 0010 1010 1101 0001 0100 1011任務(wù)二：介紹信的管理和使用 1 1、介紹信的概念、介紹信的概念 介紹信是介紹企業(yè)成員出外辦理有關(guān)公務(wù)并證介紹信是介紹企業(yè)成員出外辦理有關(guān)公務(wù)并證明其身份的一種書面憑證。它具有介紹和證明的雙明其身份的一種書面憑證。它具有介紹和證明的雙重作用。重作用。 2 2、介紹信的種類、介紹信的種類 從文面格式來(lái)看，介紹信有兩種：從文面格式來(lái)看，介紹信有兩種： 書信式書信式 是用一般公文用紙（或印有單位名稱的信箋）是用一般公文用紙（或印有單位名稱的信箋）書寫的介紹信書寫的介紹信 4251 10011 0010 1010 1101 0001 01

30、00 1011介紹信的管理和使用例文例文1 1 介紹信介紹信 公司：公司： 今介紹我公司今介紹我公司、兩位同志前往貴公司兩位同志前往貴公司洽談?dòng)嘘P(guān)洽談?dòng)嘘P(guān)產(chǎn)品銷售的具體事宜，請(qǐng)予接洽為盼。產(chǎn)品銷售的具體事宜，請(qǐng)予接洽為盼。 此致此致 敬禮敬禮 （印章）（印章） 年年月月日日（有效期（有效期天）天）4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011介紹信的管理和使用 印刷式印刷式 是單位正式介紹信，先設(shè)計(jì)好固定的格是單位正式介紹信，先設(shè)計(jì)好固定的格式，然后大批量印刷，使用時(shí)只需在相關(guān)條式，然后大批量印刷，使用時(shí)只需在相關(guān)條項(xiàng)內(nèi)填上相應(yīng)的內(nèi)容即可。印刷式介紹信一項(xiàng)內(nèi)填

31、上相應(yīng)的內(nèi)容即可。印刷式介紹信一般都由持出聯(lián)和存根兩部分組成。般都由持出聯(lián)和存根兩部分組成。 4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011介紹信的管理和使用No 公司介紹信（存根） 介字第號(hào) ： 茲介紹我公司 等 位同志前往你處聯(lián)系 事宜。 年月日(有效期天)No 公司 介紹信介紹信 ： 茲介紹我公司 等 位同志前往你處聯(lián)系 事宜，請(qǐng)予接洽。 此致敬禮 （印章） 年月日(有效期天)4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011介紹信的管理和使用 3 3、介紹信的使用、介紹信的使用 凡領(lǐng)用介紹信者須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，秘書不得擅自

32、開具凡領(lǐng)用介紹信者須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，秘書不得擅自開具發(fā)放；發(fā)放； 開具介紹信時(shí)應(yīng)由秘書自己填寫介紹信欄目?jī)?nèi)各項(xiàng)內(nèi)容開具介紹信時(shí)應(yīng)由秘書自己填寫介紹信欄目?jī)?nèi)各項(xiàng)內(nèi)容，要求真實(shí)、完整，存根內(nèi)容應(yīng)與持出聯(lián)內(nèi)容一致。書寫要，要求真實(shí)、完整，存根內(nèi)容應(yīng)與持出聯(lián)內(nèi)容一致。書寫要工整，不得涂改，如果必須修改，要加蓋更正章，或在修改工整，不得涂改，如果必須修改，要加蓋更正章，或在修改處加蓋公章；處加蓋公章； 介紹信上應(yīng)加蓋企業(yè)公章，分別在右下方日期欄和存根介紹信上應(yīng)加蓋企業(yè)公章，分別在右下方日期欄和存根線上（騎縫章）方為有效；線上（騎縫章）方為有效； 秘書不得將空白介紹信或單位信箋加蓋公章后交給領(lǐng)用秘書不得將

33、空白介紹信或單位信箋加蓋公章后交給領(lǐng)用人，不得委托他人或讓領(lǐng)用人自己填寫蓋章，否則，出了事人，不得委托他人或讓領(lǐng)用人自己填寫蓋章，否則，出了事故，秘書要負(fù)責(zé)任；故，秘書要負(fù)責(zé)任；4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011 介紹信的文字要簡(jiǎn)潔明確，使接洽單位介紹信的文字要簡(jiǎn)潔明確，使接洽單位一看便知派出人員前去的目的。不要含糊籠一看便知派出人員前去的目的。不要含糊籠統(tǒng)地僅僅寫上統(tǒng)地僅僅寫上“前去聯(lián)系工作前去聯(lián)系工作”、“商洽有商洽有關(guān)事項(xiàng)關(guān)事項(xiàng)”等等。等等。4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011介紹信的管理和使用 4

34、 4、介紹信的管理、介紹信的管理 介紹信一般和公章由同一人（秘書）保管并使用，與公介紹信一般和公章由同一人（秘書）保管并使用，與公章須同等重視，不得缺頁(yè)或丟失；章須同等重視，不得缺頁(yè)或丟失； 發(fā)放介紹信要進(jìn)行登記，領(lǐng)用人要履行簽字手續(xù)。印刷發(fā)放介紹信要進(jìn)行登記，領(lǐng)用人要履行簽字手續(xù)。印刷式介紹信可在存根上簽字，書信式介紹信在專用登記表上簽式介紹信可在存根上簽字，書信式介紹信在專用登記表上簽字；字； 介紹信開出后，如因故沒有使用，應(yīng)說(shuō)明原因，立即退介紹信開出后，如因故沒有使用，應(yīng)說(shuō)明原因，立即退回，并將其粘貼在原存根處?；兀⑵湔迟N在原存根處。 介紹信不得隨意放置，要妥善保管，防止丟失被盜。介

35、紹信不得隨意放置，要妥善保管，防止丟失被盜。 4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011介紹信的管理和使用 介紹信發(fā)放登記表介紹信發(fā)放登記表編編號(hào)號(hào)發(fā)放時(shí)發(fā)放時(shí)間間 用用途途前往單位前往單位 有效有效期限期限使用使用人人批準(zhǔn)批準(zhǔn)人人領(lǐng)取領(lǐng)取人人 備備注注4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 10115.5.辦公室印信管理注意事項(xiàng)辦公室印信管理注意事項(xiàng) 1 1、秘書在保管和使用印信時(shí)應(yīng)極其認(rèn)真負(fù)責(zé)，講、秘書在保管和使用印信時(shí)應(yīng)極其認(rèn)真負(fù)責(zé)，講原則，不循私情；原則，不循私情； 2 2、建立和規(guī)范印信管理制度，一切按規(guī)定辦事、建

36、立和規(guī)范印信管理制度，一切按規(guī)定辦事； 3 3、印信若遺失，應(yīng)立即通過(guò)新聞媒介公告作廢、印信若遺失，應(yīng)立即通過(guò)新聞媒介公告作廢，同時(shí)采取緊急補(bǔ)救措施，以避免造成任何損失。，同時(shí)采取緊急補(bǔ)救措施，以避免造成任何損失。4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011實(shí)踐訓(xùn)練 張秘書正在辦公室工作，人事部經(jīng)理進(jìn)來(lái)，張秘書正在辦公室工作，人事部經(jīng)理進(jìn)來(lái)，要求為一份文件蓋章。經(jīng)理剛走，銷售部業(yè)務(wù)員要求為一份文件蓋章。經(jīng)理剛走，銷售部業(yè)務(wù)員小劉進(jìn)來(lái)，要求為其出外聯(lián)系業(yè)務(wù)開具一份公司小劉進(jìn)來(lái)，要求為其出外聯(lián)系業(yè)務(wù)開具一份公司介紹信。介紹信。 實(shí)訓(xùn)說(shuō)明：實(shí)訓(xùn)說(shuō)明：（1 1）簡(jiǎn)述

37、為人事部經(jīng)理蓋章的流程及注意事項(xiàng)；）簡(jiǎn)述為人事部經(jīng)理蓋章的流程及注意事項(xiàng)；（2 2）為小劉開具一封介紹信）為小劉開具一封介紹信 4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011子項(xiàng)目五子項(xiàng)目五 辦公用品管理辦公用品管理【知識(shí)目標(biāo)知識(shí)目標(biāo)】 了解常見辦公用品的種類。了解常見辦公用品的種類。了解辦公用品采購(gòu)程序。了解辦公用品采購(gòu)程序。了解辦公用品管理的要求。了解辦公用品管理的要求。【能力目標(biāo)能力目標(biāo)】能夠有效管理辦公用品。能夠有效管理辦公用品。能夠正確填寫辦公用品申購(gòu)表、庫(kù)存控制卡。能夠正確填寫辦公用品申購(gòu)表、庫(kù)存控制卡。能夠正確填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表。能夠正確填寫

38、辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表。4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011任務(wù)一任務(wù)一 辦公用品購(gòu)置、保管辦公用品購(gòu)置、保管一、任務(wù)描述一、任務(wù)描述華榮公司上海銷售分公司剛剛成立，辦公室需華榮公司上海銷售分公司剛剛成立，辦公室需要一批新的辦公用品。行政辦經(jīng)理吳良榮將此次辦要一批新的辦公用品。行政辦經(jīng)理吳良榮將此次辦公用品的采購(gòu)和以后的保管工作交給了王亞。公用品的采購(gòu)和以后的保管工作交給了王亞。4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 10114251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011 二、任務(wù)分析二、

39、任務(wù)分析 選購(gòu)合理的辦公用品，做好辦公用品的管理選購(gòu)合理的辦公用品，做好辦公用品的管理工作，能提高工作效率，保證工作的順利完工作，能提高工作效率，保證工作的順利完成。辦公用品的購(gòu)置和保管包括如下步驟：成。辦公用品的購(gòu)置和保管包括如下步驟： （1 1）了解常見辦公用品的種類。）了解常見辦公用品的種類。 （2 2）遵循辦公用品購(gòu)置程序。）遵循辦公用品購(gòu)置程序。 （3 3）合理保管辦公用品。）合理保管辦公用品。 （4 4）有效控制庫(kù)存。）有效控制庫(kù)存。4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 10114251 10011 0010 1010 1101 0001 0100

40、 1011三、相關(guān)知識(shí)三、相關(guān)知識(shí)（一）常見辦公用品分類（一）常見辦公用品分類4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011（二）辦公用品采購(gòu)程序（二）辦公用品采購(gòu)程序4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 10114251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 10114251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011辦公用品訂購(gòu)單辦公用品訂購(gòu)單4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 10114251 10011 0010 1010 1101

41、 0001 0100 1011（三）辦公用品的保管（三）辦公用品的保管4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011辦公用品入庫(kù)清單辦公用品入庫(kù)清單4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 10114251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 10114251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 10114251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011實(shí)戰(zhàn)演練（接上頁(yè)）實(shí)戰(zhàn)演練（接上頁(yè)）4251 10011 0010 1010 1101 0001

42、0100 10114251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 10114251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011部門工作內(nèi)容分類品名規(guī) 格月 份合計(jì)備注123456789 10 11 124251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011 某公司辦公用品管理辦法某公司辦公用品管理辦法（一）范圍（一）范圍本標(biāo)準(zhǔn)所指辦公用品為員工日常辦公所用文具本標(biāo)準(zhǔn)所指辦公用品為員工日常辦公所用文具（以采購(gòu)部（以采購(gòu)部辦公用品價(jià)目表辦公用品價(jià)目表為準(zhǔn)）、辦公自動(dòng)為準(zhǔn)）、辦公自動(dòng)化所需用的耗材（含磁盤、色帶、墨盒等）以

43、及其化所需用的耗材（含磁盤、色帶、墨盒等）以及其他特殊物品（柜、臺(tái)、凳、特殊文具等）。他特殊物品（柜、臺(tái)、凳、特殊文具等）。4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011（二）職責(zé)（二）職責(zé) （1）秘書室負(fù)責(zé)辦公用品的歸口管理，每半）秘書室負(fù)責(zé)辦公用品的歸口管理，每半年核定一次辦公用品費(fèi)用定額，實(shí)施定額管理。年核定一次辦公用品費(fèi)用定額，實(shí)施定額管理。 （2）采購(gòu)部負(fù)責(zé)外購(gòu)辦公用品的采購(gòu)。）采購(gòu)部負(fù)責(zé)外購(gòu)辦公用品的采購(gòu)。 （3）股份公司設(shè)立文具倉(cāng)庫(kù)，負(fù)責(zé)辦公用品）股份公司設(shè)立文具倉(cāng)庫(kù)，負(fù)責(zé)辦公用品的入庫(kù)、保管、發(fā)放、建賬及部分特殊辦公用品的的入庫(kù)、保管、發(fā)放、建

44、賬及部分特殊辦公用品的制作、發(fā)放、建賬、保管。制作、發(fā)放、建賬、保管。 （4）人力資源部負(fù)責(zé)每半年核定一次各部門）人力資源部負(fù)責(zé)每半年核定一次各部門（廠）應(yīng)該領(lǐng)用辦公用品的管理人員和非管理人員（廠）應(yīng)該領(lǐng)用辦公用品的管理人員和非管理人員人數(shù)，報(bào)送秘書室和相關(guān)部門（廠）。人數(shù)，報(bào)送秘書室和相關(guān)部門（廠）。4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011（三）規(guī)定（三）規(guī)定 （1）辦公用品由部門（廠）統(tǒng)一領(lǐng)用，其費(fèi)）辦公用品由部門（廠）統(tǒng)一領(lǐng)用，其費(fèi)用按秘書室核定定額標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。部門（廠）管理人用按秘書室核定定額標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。部門（廠）管理人員每人每月員每人每月10元、非

45、管理人員每人每月元、非管理人員每人每月1元；其他元；其他特殊用品費(fèi)用另計(jì)（用于印制生產(chǎn)報(bào)表所用的紙張?zhí)厥庥闷焚M(fèi)用另計(jì)（用于印制生產(chǎn)報(bào)表所用的紙張，不列入辦公用品定額內(nèi)）。一次性領(lǐng)用總額超過(guò)，不列入辦公用品定額內(nèi)）。一次性領(lǐng)用總額超過(guò)800元或單價(jià)在元或單價(jià)在400元以上的，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。元以上的，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。（2）辦公用品費(fèi)用（其他特殊物品除外）可）辦公用品費(fèi)用（其他特殊物品除外）可月度間調(diào)劑使用，年底結(jié)算、考核。月度間調(diào)劑使用，年底結(jié)算、考核。 4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011（3）特殊物品需專題報(bào)告，經(jīng)股份公司主管領(lǐng)）特殊物品需專題報(bào)告

46、，經(jīng)股份公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可購(gòu)買，不受定額限制。導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可購(gòu)買，不受定額限制。 （4）打字室等公共使用的辦公用品應(yīng)單獨(dú)做計(jì)）打字室等公共使用的辦公用品應(yīng)單獨(dú)做計(jì)劃，由秘書室審核，紙張按各使用單位的實(shí)際印數(shù)劃，由秘書室審核，紙張按各使用單位的實(shí)際印數(shù)攤?cè)朐搯挝晦k公用品費(fèi)開支，報(bào)股份公司主管領(lǐng)導(dǎo)攤?cè)朐搯挝晦k公用品費(fèi)開支，報(bào)股份公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批。 （5）辦公自動(dòng)化設(shè)備所需用的備品備件和入固）辦公自動(dòng)化設(shè)備所需用的備品備件和入固定資產(chǎn)部分的用品，按設(shè)備工程部定資產(chǎn)部分的用品，按設(shè)備工程部非生產(chǎn)設(shè)備的非生產(chǎn)設(shè)備的管理管理等有關(guān)規(guī)定辦理。等有關(guān)規(guī)定辦理。 （四）程序（四）程序（1）辦公用品的

47、計(jì)劃審批。）辦公用品的計(jì)劃審批。采購(gòu)部負(fù)責(zé)填報(bào)采購(gòu)部負(fù)責(zé)填報(bào)辦公用品價(jià)目表辦公用品價(jià)目表，公布，公布現(xiàn)采購(gòu)的辦公用品價(jià)格，如有變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)發(fā)布?，F(xiàn)采購(gòu)的辦公用品價(jià)格，如有變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)發(fā)布。4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011辦公用品（其他特殊物品除外）領(lǐng)用計(jì)劃每辦公用品（其他特殊物品除外）領(lǐng)用計(jì)劃每季度制訂一次，各單位于每季度最后一月的季度制訂一次，各單位于每季度最后一月的20日日前，根據(jù)人力資源部核定的管理人員和非管理人員前，根據(jù)人力資源部核定的管理人員和非管理人員人數(shù)，按實(shí)際需要，本著節(jié)約原則，在定額范圍內(nèi)人數(shù)，按實(shí)際需要，本著節(jié)約原則，在定額范

48、圍內(nèi)制定本單位制定本單位辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃一式三份，經(jīng)部一式三份，經(jīng)部門（廠）領(lǐng)導(dǎo)審核簽名后，交秘書室；超過(guò)上述標(biāo)門（廠）領(lǐng)導(dǎo)審核簽名后，交秘書室；超過(guò)上述標(biāo)準(zhǔn)的，需經(jīng)過(guò)股份公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核，并報(bào)送總經(jīng)準(zhǔn)的，需經(jīng)過(guò)股份公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核，并報(bào)送總經(jīng)理批準(zhǔn)。理批準(zhǔn)。 4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011秘書室對(duì)各單位上報(bào)的秘書室對(duì)各單位上報(bào)的辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃進(jìn)行審核（核定是否超定額，品種是否適宜），進(jìn)行審核（核定是否超定額，品種是否適宜），并將審核的各單位并將審核的各單位辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃匯總成匯總成辦公用品計(jì)

49、劃費(fèi)用匯總表辦公用品計(jì)劃費(fèi)用匯總表，一式兩份（包括公共，一式兩份（包括公共使用的辦公用品計(jì)劃），附一份各單位使用的辦公用品計(jì)劃），附一份各單位辦公用品辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃領(lǐng)用計(jì)劃報(bào)股份公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。報(bào)股份公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 秘書室將經(jīng)批準(zhǔn)的秘書室將經(jīng)批準(zhǔn)的辦公用品計(jì)劃費(fèi)用匯總辦公用品計(jì)劃費(fèi)用匯總表表、各單位、各單位辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃一式一份，交一式一份，交文具倉(cāng)庫(kù)；一份文具倉(cāng)庫(kù)；一份辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃退回各部門退回各部門（廠）作領(lǐng)用文具的依據(jù)；另一份（廠）作領(lǐng)用文具的依據(jù)；另一份辦公用品計(jì)劃辦公用品計(jì)劃費(fèi)用匯總表費(fèi)用匯總表及一份及一份辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃

50、由秘書由秘書室留存。室留存。 4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011文具倉(cāng)庫(kù)根據(jù)股份公司各單位文具倉(cāng)庫(kù)根據(jù)股份公司各單位辦公用品領(lǐng)用辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃計(jì)劃，核對(duì)庫(kù)存，匯總并整理成，核對(duì)庫(kù)存，匯總并整理成股份公司辦公用股份公司辦公用品采購(gòu)計(jì)劃品采購(gòu)計(jì)劃一式兩份，經(jīng)文具倉(cāng)庫(kù)的主管領(lǐng)導(dǎo)審核一式兩份，經(jīng)文具倉(cāng)庫(kù)的主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽名后，交一份給采購(gòu)部采購(gòu)，文具倉(cāng)庫(kù)留存一份簽名后，交一份給采購(gòu)部采購(gòu)，文具倉(cāng)庫(kù)留存一份（2）辦公用品采購(gòu)、儲(chǔ)存、發(fā)放、核算考核。）辦公用品采購(gòu)、儲(chǔ)存、發(fā)放、核算考核。采購(gòu)部根據(jù)文具倉(cāng)庫(kù)制定的采購(gòu)部根據(jù)文具倉(cāng)庫(kù)制定的股份公司辦公用股份公司辦公

51、用品采購(gòu)計(jì)劃品采購(gòu)計(jì)劃實(shí)施采購(gòu)，并及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。實(shí)施采購(gòu)，并及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。 采購(gòu)部應(yīng)將辦公用品采購(gòu)的供方詳細(xì)列出，分別報(bào)采購(gòu)部應(yīng)將辦公用品采購(gòu)的供方詳細(xì)列出，分別報(bào)公司和文具倉(cāng)庫(kù)，如有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)更改。公司和文具倉(cāng)庫(kù)，如有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)更改。文具倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)辦公用品的驗(yàn)收、發(fā)放、保管，文具倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)辦公用品的驗(yàn)收、發(fā)放、保管，并按財(cái)務(wù)部的有關(guān)規(guī)定建立臺(tái)賬。并按財(cái)務(wù)部的有關(guān)規(guī)定建立臺(tái)賬。 4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011每季度第一個(gè)月的每季度第一個(gè)月的8日后，各單位憑公司領(lǐng)日后，各單位憑公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的導(dǎo)審批后的辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃、領(lǐng)料單

52、，到文、領(lǐng)料單，到文具倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取申領(lǐng)的辦公用品。庫(kù)管員對(duì)具倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取申領(lǐng)的辦公用品。庫(kù)管員對(duì)辦公用品辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃領(lǐng)用計(jì)劃和領(lǐng)料單審核后發(fā)放，并登入各單位領(lǐng)和領(lǐng)料單審核后發(fā)放，并登入各單位領(lǐng)料臺(tái)賬。料臺(tái)賬。文具倉(cāng)庫(kù)每年、季度分別統(tǒng)計(jì)各單位實(shí)際領(lǐng)文具倉(cāng)庫(kù)每年、季度分別統(tǒng)計(jì)各單位實(shí)際領(lǐng)用文具的數(shù)量、費(fèi)用總額，列表報(bào)秘書室，供考核用文具的數(shù)量、費(fèi)用總額，列表報(bào)秘書室，供考核用。用。秘書室每年對(duì)各單位文具費(fèi)用進(jìn)行考核，對(duì)秘書室每年對(duì)各單位文具費(fèi)用進(jìn)行考核，對(duì)超標(biāo)單位進(jìn)行減發(fā)。超標(biāo)單位進(jìn)行減發(fā)。 4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011（五）其他（五）其他（1）文具

53、倉(cāng)庫(kù)應(yīng)每月盤點(diǎn)，盤虧盤盈應(yīng)查找）文具倉(cāng)庫(kù)應(yīng)每月盤點(diǎn)，盤虧盤盈應(yīng)查找原因，并向主管領(lǐng)導(dǎo)和秘書室匯報(bào)。原因，并向主管領(lǐng)導(dǎo)和秘書室匯報(bào)。 （2）秘書室對(duì)辦公用品的定額、采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)）秘書室對(duì)辦公用品的定額、采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、領(lǐng)用進(jìn)行全方位監(jiān)督管理，對(duì)文具倉(cāng)庫(kù)辦公用品、領(lǐng)用進(jìn)行全方位監(jiān)督管理，對(duì)文具倉(cāng)庫(kù)辦公用品進(jìn)行監(jiān)督抽查，對(duì)辦公用品使用情況進(jìn)行月度通報(bào)進(jìn)行監(jiān)督抽查，對(duì)辦公用品使用情況進(jìn)行月度通報(bào)。4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011子項(xiàng)目七子項(xiàng)目七 零用現(xiàn)金與商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷零用現(xiàn)金與商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷【知識(shí)目標(biāo)知識(shí)目標(biāo)】 了解零用現(xiàn)金的用途、范圍。了解零用現(xiàn)金的用途、范圍

54、。了解商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷的程序。了解商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷的程序?！灸芰δ繕?biāo)能力目標(biāo)】能夠有效管理零用現(xiàn)金。能夠有效管理零用現(xiàn)金。能夠履行恰當(dāng)?shù)纳虅?wù)報(bào)銷手續(xù)。能夠履行恰當(dāng)?shù)纳虅?wù)報(bào)銷手續(xù)。能夠填寫能夠填寫“零用現(xiàn)金憑單零用現(xiàn)金憑單”和和“出差報(bào)銷單出差報(bào)銷單”。4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011 某公司零用金管理細(xì)則某公司零用金管理細(xì)則 (一一)零用金設(shè)置零用金設(shè)置 （1）公司本部由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)各單位之零星支付。）公司本部由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)各單位之零星支付。（2）工地總務(wù)組負(fù)責(zé)設(shè)置零用金管理人員，盡可能由原）工地總務(wù)組負(fù)責(zé)設(shè)置零用金管理人員，盡可能由原有辦理總務(wù)人員兼辦，必

55、要時(shí)再行研討設(shè)置專人辦理。有辦理總務(wù)人員兼辦，必要時(shí)再行研討設(shè)置專人辦理。(二二)零用金金額零用金金額零用金金額暫定工地每月經(jīng)常保持五萬(wàn)元，將來(lái)視實(shí)際零用金金額暫定工地每月經(jīng)常保持五萬(wàn)元，將來(lái)視實(shí)際狀況再行減增。狀況再行減增。4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011(三三)零用金借支程序零用金借支程序（1）各單位零星費(fèi)用開支，如需預(yù)備現(xiàn)金，應(yīng)填具零）各單位零星費(fèi)用開支，如需預(yù)備現(xiàn)金，應(yīng)填具零用金借用金借(還還)款通知單，交零用金管理人員，憑單支給現(xiàn)金?？钔ㄖ獑?，交零用金管理人員，憑單支給現(xiàn)金。（2）暫支零用金，不得超過(guò)）暫支零用金，不得超過(guò)1 000元，

56、特別事故應(yīng)由企元，特別事故應(yīng)由企業(yè)部經(jīng)理核準(zhǔn)。業(yè)部經(jīng)理核準(zhǔn)。（3）借支零用金，經(jīng)手人應(yīng)予一星期內(nèi)取得正式發(fā)票）借支零用金，經(jīng)手人應(yīng)予一星期內(nèi)取得正式發(fā)票或收據(jù)加蓋經(jīng)手人與主管之費(fèi)用章后，交零用金管理人沖轉(zhuǎn)或收據(jù)加蓋經(jīng)手人與主管之費(fèi)用章后，交零用金管理人沖轉(zhuǎn)借支，如超過(guò)一星期尚未辦理沖轉(zhuǎn)手續(xù)，得將該款轉(zhuǎn)入經(jīng)手借支，如超過(guò)一星期尚未辦理沖轉(zhuǎn)手續(xù)，得將該款轉(zhuǎn)入經(jīng)手人私人借支戶，并于當(dāng)月發(fā)薪時(shí)一次扣還。人私人借支戶，并于當(dāng)月發(fā)薪時(shí)一次扣還。4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011(四四)零用金保管及作業(yè)程序零用金保管及作業(yè)程序（1）零用金之收支應(yīng)設(shè)立零用金賬戶，

57、并編制收支）零用金之收支應(yīng)設(shè)立零用金賬戶，并編制收支日?qǐng)?bào)送呈經(jīng)理核閱。日?qǐng)?bào)送呈經(jīng)理核閱。（2）零用金管理員每星期應(yīng)將收到的發(fā)票或收據(jù)結(jié)）零用金管理員每星期應(yīng)將收到的發(fā)票或收據(jù)結(jié)報(bào)一次，編制零用金支出傳票送交財(cái)務(wù)部。報(bào)一次，編制零用金支出傳票送交財(cái)務(wù)部。（3）財(cái)務(wù)部收到零用金支出傳票后，應(yīng)于當(dāng)天即行）財(cái)務(wù)部收到零用金支出傳票后，應(yīng)于當(dāng)天即行付款，以保持零用金總額持平與周轉(zhuǎn)。付款，以保持零用金總額持平與周轉(zhuǎn)。（4）財(cái)務(wù)部在收到零用金支付傳票，補(bǔ)足零用金后）財(cái)務(wù)部在收到零用金支付傳票，補(bǔ)足零用金后，如發(fā)現(xiàn)所附單據(jù)有疑問(wèn)，可直接通知各部經(jīng)手人辦理補(bǔ)，如發(fā)現(xiàn)所附單據(jù)有疑問(wèn)，可直接通知各部經(jīng)手人辦理補(bǔ)正手

58、續(xù)。正手續(xù)。（5）零用金賬戶應(yīng)逐月清結(jié)。）零用金賬戶應(yīng)逐月清結(jié)。（6）零用金應(yīng)由保管人出具保管收據(jù)，存財(cái)務(wù)部備）零用金應(yīng)由保管人出具保管收據(jù)，存財(cái)務(wù)部備查，如有短少由保管人員負(fù)責(zé)賠償。查，如有短少由保管人員負(fù)責(zé)賠償。4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011任務(wù)一任務(wù)一 零用現(xiàn)金管理零用現(xiàn)金管理一、任務(wù)描述一、任務(wù)描述秘書朱玲負(fù)責(zé)華榮公司上海分公司辦公室零用秘書朱玲負(fù)責(zé)華榮公司上海分公司辦公室零用現(xiàn)金的管理，但辦公零用現(xiàn)金的管理經(jīng)常出錯(cuò)，受現(xiàn)金的管理，但辦公零用現(xiàn)金的管理經(jīng)常出錯(cuò)，受到上司批評(píng)。吳總要總公司秘書尹曉雯給朱玲好好到上司批評(píng)。吳總要總公司秘書尹

59、曉雯給朱玲好好講講該如何管理零用現(xiàn)金。講講該如何管理零用現(xiàn)金。 二、任務(wù)分析二、任務(wù)分析辦公室應(yīng)有一筆零用現(xiàn)金，用于臨時(shí)小數(shù)目開辦公室應(yīng)有一筆零用現(xiàn)金，用于臨時(shí)小數(shù)目開支。零用現(xiàn)金的管理包括以下兩個(gè)方面的內(nèi)容：支。零用現(xiàn)金的管理包括以下兩個(gè)方面的內(nèi)容：（1）設(shè)立零用現(xiàn)金。）設(shè)立零用現(xiàn)金。（2）管理零用現(xiàn)金。）管理零用現(xiàn)金。4251 10011 0010 1010 1101 0001 0100 1011三、相關(guān)知識(shí)三、相關(guān)知識(shí)（一）零用現(xiàn)金的（一）零用現(xiàn)金的設(shè)立設(shè)立辦公零用現(xiàn)金又叫備用金，是組織在辦公室中設(shè)辦公零用現(xiàn)金又叫備用金，是組織在辦公室中設(shè)立的，用于臨時(shí)小數(shù)目開支的現(xiàn)金，如支付本市交通立

60、的，用于臨時(shí)小數(shù)目開支的現(xiàn)金，如支付本市交通費(fèi)、郵資、接待用茶點(diǎn)費(fèi)、停車費(fèi)和添置少量小件辦費(fèi)、郵資、接待用茶點(diǎn)費(fèi)、停車費(fèi)和添置少量小件辦公用品等。公用品等。辦公零用現(xiàn)金通常在上司和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦公零用現(xiàn)金通常在上司和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由秘書保管和支出由秘書保管和支出。零用現(xiàn)金支出要在零用現(xiàn)金賬簿上登記清楚，還零用現(xiàn)金支出要在零用現(xiàn)金賬簿上登記清楚，還要有收款人的簽字。收據(jù)要保存在零用現(xiàn)金存放處，要有收款人的簽字。收據(jù)要保存在零用現(xiàn)金存放處，現(xiàn)金的總額加上收據(jù)的總額應(yīng)當(dāng)總是與最初的款項(xiàng)相現(xiàn)金的總額加上收據(jù)的總額應(yīng)當(dāng)總是與最初的款項(xiàng)相當(dāng)。賬單（發(fā)票）可以附在零用現(xiàn)金收據(jù)后。當(dāng)。賬單（發(fā)票）可