關(guān)于費(fèi)用報(bào)銷的作業(yè)指導(dǎo)書

1、關(guān)于費(fèi)用報(bào)銷的指導(dǎo)作業(yè)書一、目的為了使報(bào)銷單據(jù)填寫標(biāo)準(zhǔn)、美觀，為了加大報(bào)銷流程的執(zhí)行力度，更好的效勞各職能部門和工程部，同時(shí)為了躲避不必要的法律風(fēng)險(xiǎn)。二、適用范圍本通知適用于分公司所有部門及所轄工程部。三、 報(bào)銷要求1、借款要求。原那么上工程部只有采購(gòu)員才可以借款，特殊情況非采購(gòu)員需要借款如工程經(jīng)理借開辦費(fèi)等，得提前請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，并按公司規(guī)定走完所有審批流程方可請(qǐng)款。2、已有備用金借款的部門和個(gè)人，不得再進(jìn)行單筆業(yè)務(wù)借款。3、除定額有標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用外，其他費(fèi)用必須提前OA申請(qǐng)如：辦公用品、固定資產(chǎn)等。4、所有費(fèi)用要求在發(fā)生一個(gè)月內(nèi)及時(shí)報(bào)銷，過(guò)期不予報(bào)銷。5、為了加快報(bào)銷流程和降低財(cái)務(wù)提現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，要求所有

2、人員都要辦理銀行卡，并上報(bào)財(cái)務(wù)部，由出納在規(guī)定報(bào)銷時(shí)間段網(wǎng)銀轉(zhuǎn)帳。四、單據(jù)填寫要求1、往來(lái)款項(xiàng)填寫付款申請(qǐng)單，不需填寫報(bào)銷單如：押金、退還已收押金；其他費(fèi)用報(bào)銷填寫報(bào)銷單。2、填寫報(bào)銷單要求字跡清楚，干凈整潔，不得涂改。3、單據(jù)內(nèi)容要求填寫完整：1報(bào)銷單時(shí)間：填寫報(bào)銷單的時(shí)間。2業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生時(shí)間：報(bào)銷業(yè)務(wù)發(fā)生的實(shí)際時(shí)間或者時(shí)段如2021年4月5日起租的半年房租填寫：2021.4.5-2021.10.5日；2021年5月 費(fèi)填寫：2021年5月。3內(nèi)容：要求填寫清楚。4金額：需書寫標(biāo)準(zhǔn)。如：(小寫：￥1004.56) 大寫： 萬(wàn)壹仟零佰零拾肆元伍角陸分5附件張數(shù)：要求與實(shí)際粘貼張數(shù)相符，按實(shí)際數(shù)

3、填寫。6施工合同號(hào)：各工程部必須填寫，以便本錢歸集，分公司各部門不填。7報(bào)銷部門工程：分公司報(bào)銷填部門，工程部報(bào)銷填工程名稱。8報(bào)銷人及簽收：必須用正楷書寫。9報(bào)銷內(nèi)容不得出現(xiàn)補(bǔ)助、補(bǔ)貼等字樣如：汽車補(bǔ)助、 補(bǔ)助等。10備注：一般不填。4、各審批人簽字：除簽名外，還須填寫簽字日期及“同意或“不同意的字眼。五、附件粘貼要求1、單據(jù)粘貼要求整潔美觀。2、單據(jù)附件粘貼需左上角對(duì)齊，假設(shè)附件較多粘貼在左上角較厚，可將單據(jù)平鋪粘貼在粘貼紙上，假設(shè)附件單據(jù)紙張大于報(bào)銷單尺寸，請(qǐng)折疊，折疊不可超過(guò)報(bào)銷單大小。注：折疊時(shí)要以左下角對(duì)折，以不遮住左上角裝訂線為原那么，以便日后憑證查閱。3、附件要求粘貼齊全，遵循

4、重要附件在前，次要附件在后的原那么。4、憑證粘貼紙由分公司統(tǒng)一購(gòu)置并發(fā)放，不得用廢紙或裁剪的白紙做粘貼附件。5、押金報(bào)銷單：用押金收據(jù)復(fù)印件做附件，并在復(fù)印件上寫明原件在*手保管，以便分清責(zé)任歸屬及更快辦理退還押金手續(xù)。六、發(fā)票的要求1、所有業(yè)務(wù)必須提供真實(shí)有效票據(jù)，發(fā)票抬頭需開具公司全稱深圳廣田裝飾集團(tuán)股份，抬頭為個(gè)人、空白、簡(jiǎn)寫、漏字的視為無(wú)效發(fā)票，所有發(fā)票需加蓋發(fā)票專用章。2、定額發(fā)票公交車發(fā)票、 費(fèi)發(fā)票等、定額類機(jī)打發(fā)票出租車發(fā)票、機(jī)票等、無(wú)法打印公司抬頭的票據(jù)，可作為有效發(fā)票報(bào)銷。3、事業(yè)性收據(jù)、稅票、銀行回單公戶等可作為有效附件。4、工程上發(fā)生確實(shí)實(shí)無(wú)法取得發(fā)票的業(yè)務(wù)，需提前請(qǐng)示公

5、司領(lǐng)導(dǎo)及知會(huì)財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部指導(dǎo)具體業(yè)務(wù)操作方法。七、具體報(bào)銷業(yè)務(wù)及相關(guān)附件1、辦公用品附件：正規(guī)發(fā)票；供給商送貨清單或收據(jù)我方經(jīng)辦人需簽字確認(rèn)；審批后的OA文件 。2、固定資產(chǎn)低值易耗品附件：正規(guī)發(fā)票；固定資產(chǎn)明細(xì)；審批后的OA文件；固定資產(chǎn)入庫(kù)單或領(lǐng)用單附：各工程或分公司行政人員需及時(shí)做好固定資產(chǎn)/低值易耗品登記，財(cái)務(wù)部會(huì)不定時(shí)下工程抽查。3、車補(bǔ)、話補(bǔ)、餐補(bǔ)附件：正規(guī)發(fā)票說(shuō)明：A、不得在報(bào)銷單上出現(xiàn)“補(bǔ)助、補(bǔ)貼字樣，車補(bǔ)統(tǒng)一填寫：車輛費(fèi)用；話補(bǔ)統(tǒng)一填寫： 費(fèi)；餐補(bǔ)統(tǒng)一填寫：會(huì)務(wù)餐費(fèi)。 B、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)以總部下發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)或分公司下發(fā)的薪酬動(dòng)態(tài)表執(zhí)行。4、業(yè)務(wù)招待費(fèi)填寫時(shí)直接寫：業(yè)務(wù)費(fèi)1餐飲及招待

6、費(fèi)附件：正規(guī)發(fā)票；刷卡記錄/消費(fèi)清單說(shuō)明：所有業(yè)務(wù)費(fèi)需提前向領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意之前方可辦理并及時(shí)報(bào)銷。報(bào)銷時(shí)必須用便簽條注明業(yè)務(wù)發(fā)生的事由、人員，不得直接在報(bào)銷單的“備注欄上填寫事由及人員。2禮品附件：正規(guī)發(fā)票；刷卡記錄說(shuō)明：需提前請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，待領(lǐng)導(dǎo)同意之后才能辦理，報(bào)銷時(shí)必須用便簽條注明業(yè)務(wù)發(fā)生的事由、人員，不得直接在報(bào)銷單的“備注欄上填寫事由及人員。3業(yè)務(wù)費(fèi)定義：業(yè)務(wù)費(fèi)指接待公司以外對(duì)公司業(yè)務(wù)有幫助的甲方、政府官員及其他。5、工作餐填寫時(shí)直接寫：工作餐 附件：正規(guī)發(fā)票；刷卡記錄/消費(fèi)清單工作餐定義：工作餐指接待公司內(nèi)部員工所發(fā)生的費(fèi)用如：集團(tuán)或分分司領(lǐng)導(dǎo)下工程部所產(chǎn)生的費(fèi)用等。6、交通費(fèi)

7、填寫時(shí)直接寫：市內(nèi)交通費(fèi)附件：車票；外勤記錄明細(xì)表說(shuō)明：A、交通費(fèi)每月累計(jì)起來(lái)一次性報(bào)銷。B、需在車票反面注明起止地點(diǎn)。車票日期時(shí)間要與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。C、在外勤記錄明細(xì)表上明確：工程部門、外勤時(shí)間、事由、地點(diǎn)、使用交通工具及金額。D、外勤記錄明細(xì)表由工程經(jīng)理或主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。E、交通費(fèi)定義：交通費(fèi)為經(jīng)辦人所在工程或分公司所屬市區(qū)發(fā)生的交通費(fèi)用注意與差旅費(fèi)定義的區(qū)分。7、差旅費(fèi)填寫時(shí)直接寫：差旅費(fèi)附件：車票或機(jī)票、出差地交通車票；出差申請(qǐng)單；住宿、餐飲發(fā)說(shuō)明：A、出差前填寫出差申請(qǐng)單，并注明使用交通工具、出差地點(diǎn)，按照公司下發(fā)的差旅管理制度中的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷各類費(fèi)用； B、差旅費(fèi)定義：差旅費(fèi)為經(jīng)辦人

8、跨市因公差所發(fā)生的費(fèi)用注意與市內(nèi)交通費(fèi)定義的區(qū)分； C、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：以汽車票或火車票標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷有車補(bǔ)也參照此標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。8、郵遞費(fèi)填寫時(shí)直接寫：郵遞費(fèi)附件：正規(guī)發(fā)票；郵遞單說(shuō)明：A、個(gè)人郵遞行為不得報(bào)銷。B、公司內(nèi)部郵遞時(shí)付款方式盡量選擇“遞方付。 C、給供給商或其他外部單位盡量選擇“收方付。 D、供給商給公司快遞資料時(shí)盡量讓供給商付費(fèi)。9、租賃費(fèi)填寫時(shí)直接寫：租賃費(fèi)附件：正規(guī)發(fā)票；收據(jù)；合同；身份證明文件說(shuō)明：A、收款方為個(gè)人的在身份證復(fù)印件上寫收條。 B、收款方為單位的要求開具收據(jù)，后附銀行信息確認(rèn)函及授權(quán)委托書。 C、合同要提前交財(cái)務(wù)部備案。10、水電費(fèi)附件：正規(guī)發(fā)票或收據(jù)。說(shuō)明：A、水電費(fèi)應(yīng)

9、按宿舍住房、辦公室名稱、按月報(bào)銷。B、水電費(fèi)應(yīng)注明起止度數(shù)。C、水電費(fèi)抬頭開公司全稱。 D、合同要提前交財(cái)務(wù)部備案。11、材料轉(zhuǎn)運(yùn)費(fèi)填寫時(shí)直接寫：材料轉(zhuǎn)運(yùn)費(fèi)附件：正規(guī)發(fā)票；收據(jù)；有工程倉(cāng)管員、工程經(jīng)理簽字確認(rèn)的轉(zhuǎn)運(yùn)清單。 12、其他費(fèi)用附件：正規(guī)發(fā)票；費(fèi)用明細(xì)；申請(qǐng)或合同。八、分公司每周收單時(shí)間：各工程/部門每周一之前統(tǒng)一匯總交一次單據(jù)，由跟單人員統(tǒng)一走審批流程，周一下班前未收到的單據(jù)轉(zhuǎn)下周再走審批流程。財(cái)務(wù)部報(bào)銷時(shí)間：統(tǒng)一報(bào)銷時(shí)間為周二和周四兩天。九、所有填寫及附件不符合公司要求和標(biāo)準(zhǔn)的單據(jù)，財(cái)務(wù)部不予以審核；由此造成簽單流程及其它后果，報(bào)銷人自行負(fù)責(zé)。十、簽字流程未完成的單據(jù)財(cái)務(wù)部不予以付款。簽字流程請(qǐng)自行跟蹤，財(cái)務(wù)部不負(fù)責(zé)流程跟蹤單據(jù)流程跟蹤由行政部專人負(fù)責(zé)。十一、各工程或各部門每次交單請(qǐng)前自行做好