醫(yī)院會計信息化下財務檔案管理特點與策略

1、醫(yī)院會計信息化下財務檔案管理特點與策略1 醫(yī)院財務檔案管理概述與現(xiàn)狀1.1 醫(yī)院財務檔案管理財務檔案是企業(yè)經(jīng)濟支出的記錄與真實反映, 是單位重要檔案之一。醫(yī)院財務檔案和企業(yè)財務檔案有著相通之處, 通常包含會計憑證、會計賬簿、報表等相關(guān)內(nèi)容。其中, 會計憑證又包含自制原始憑證、初始憑證匯總表、記賬憑證、銀行存款等。會計賬簿指的是根據(jù)會計賬目設(shè)計的總分分類賬、不同類明細分類賬、先進日記賬、銀行存款日記賬等。會計報表包含損益表、財務狀態(tài)、資產(chǎn)負債表等。其余會計核算資料是經(jīng)濟業(yè)務防范, 與會計監(jiān)視、會計核心有著親密聯(lián)絡, 會計部門主要管理相關(guān)信息材料。會計電算化企業(yè)存貯在磁性介質(zhì)上的會計信息、程序文件

2、等應視同會計檔案共同控制。1.2 醫(yī)院會計檔案管理現(xiàn)狀現(xiàn)如今, 會計電算化已經(jīng)實現(xiàn)全面應用, 不過會計電算化也僅是把部門財務人才由龐大的會計核算解脫出來, 實現(xiàn)財務人員崗位科學分配。但是, 會計檔案管理工作任務更加繁重, 工作范圍越來越廣泛, 管理困難。第一, 會計檔案儲存時間。根據(jù)相關(guān)規(guī)定, 會計檔案重視度有著明顯差異, 儲存時間也有明顯差異, 通常在325年的永久儲存與定期儲存。第二, 會計檔案歸檔。醫(yī)院生成的會計檔案應安排專業(yè)人員進展整理歸檔、裝訂成冊。但是, 現(xiàn)階段大部分醫(yī)院會計檔案管理多為紙質(zhì)管理, 人力資源投入較大且占用空間較大。第三, 會計檔案銷毀。當檔案超過儲存時間后, 向醫(yī)院

3、管理部門申請, 登記造冊審核后才可銷毀。審批流程較為煩瑣, 假設(shè)無法及時銷毀將占用較大空間面積。第四, 會計檔案本錢節(jié)約。傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案需要依靠計算機打印, 浪費較多紙張與人力資源。加之, 相關(guān)運輸、倉儲、裝訂等環(huán)節(jié)消耗, 不符合可持續(xù)建立理念。2 醫(yī)院會計信息化后財務檔案特征醫(yī)院采取會計信息化后, 數(shù)據(jù)庫發(fā)揮了重要作用, 形成了大量依附計算機磁性介質(zhì)的數(shù)據(jù)和文件, 凸顯了財務檔案各個特征。紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法適應現(xiàn)代檔案管理, 實行信息化檔案儲存于計算機系統(tǒng)內(nèi), 依附于財務軟件才能發(fā)揮作用。信息化技術(shù)的財務檔案可以打印輸出, 由信息系統(tǒng)搜集數(shù)據(jù)資料, 應用便利。另外, 信息化系統(tǒng)檔案便于整

4、改、復制、傳輸, 內(nèi)外審核較為便捷。信息技術(shù)下財務檔案實現(xiàn)了數(shù)據(jù)搜集, 節(jié)約了更多時間, 進步工作質(zhì)量與效果, 便于檔案信息材料整合控制。2.1 檔案信息化節(jié)約較多空間會計檔案信息化后, 會計檔案被保存在計算機中, 原始憑證數(shù)量逐漸降低, 有效節(jié)約了大量空間。2.2 便于會計檔案查找會計檔案信息化后, 要想查找某些資料信息或統(tǒng)計分析, 即可借助電腦快速搜索, 到達了資源信息分享, 提升了財務管理質(zhì)量, 防止傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案容易損失或缺失。關(guān)于需要銷毀的檔案可以先刪除計算機內(nèi)資料, 便于財務人員制定會計檔案銷毀清冊, 節(jié)約較多人力資源及時間。3 會計信息化后財務檔案管理方法分析3.1 財務檔案整

5、理、備份醫(yī)院財務檔案定期更新備份, 每月把會計憑證的打印出紙質(zhì)檔案裝訂保存, 一年一次把各報表打印出紙質(zhì)檔案裝訂保存, 便于后續(xù)查找利用。備份的軟盤和檔案管理人員辦理存檔手續(xù), 備份軟盤做好儲存管理。同時貼上保護標簽, 包裝盒內(nèi), 保存在整潔、干凈、平安的環(huán)境下, 雙備份2套備份軟盤保存于不同地點儲存。3.2 完善計算機軟硬件設(shè)施計算機軟硬件建立關(guān)系著會計信息化技術(shù)與應用, 財務管理需要依靠軟硬件設(shè)施。軟硬件設(shè)施作為檔案信息資源應用與信息技術(shù)前提條件, 結(jié)合信息化技術(shù)建立信息網(wǎng)絡。另外, 引進財務系統(tǒng), 制定保密與授權(quán)方法, 防止財務檔案資料擅自變更。伴隨著業(yè)務范圍的擴大, 軟件開發(fā)人員應注意

6、系統(tǒng)維護晉級, 保證財務軟件利用持續(xù)性。只有這樣, 才能更好地提升財務數(shù)據(jù)存貯方式的相通性、有序性。3.3 完善財務檔案管理體制醫(yī)院財務檔案標準化應列入檔案管理工作整體, 編制檔案管理目的, 優(yōu)化分工, 完善財務檔案管理體制。例如:?財務檔案保管體制?單立卷歸檔體制?財務檔案查閱體制?, 做好檔案材料搜集、歸檔、儲存、使用, 財務檔案管理有法可依、進步管理效率。3.4 管理人員增強信息化技術(shù)程度管理人員信息化素質(zhì)、專業(yè)程度是實現(xiàn)財務檔案管理信息化的人力保障, 財務檔案管理信息化也是不斷優(yōu)化的過程, 一直依靠于檔案人員專業(yè)程度。因此, 建立一批高程度、高素養(yǎng)的檔案干部團隊尤為重要。對此, 醫(yī)院財

7、務部門對管理人員展開信息技術(shù)培訓, 進步計算機程度, 順應信息化技術(shù)需求, 增強信息技術(shù)與信息方法重要性認知、技能。另外, 醫(yī)院財務檔案人員也要主動參與各項活動、培訓, 提升業(yè)務程度與信息技術(shù)利用程度, 理解醫(yī)院財務檔案工作客觀規(guī)律, 從而更好地為醫(yī)院財務檔案管理信息提供技術(shù)支持。將醫(yī)院會計檔案根據(jù)標準要求上交至醫(yī)院管理單位, 確保財務檔案完好。采取鼓勵制度, 調(diào)動管理人員工作積極性, 對于表現(xiàn)好的、工作效率高的人員進展物質(zhì)精神獎勵、對于工作態(tài)度消極等員工進展適當懲罰。3.5 指導人員加強財務檔案管理關(guān)注醫(yī)院標準管理是財務檔案管理的前提條件, 是醫(yī)院標準控制管理的核心, 醫(yī)院指導人員加強財務檔

8、案管理、優(yōu)化管理體制, 保證財務檔案精準、高效地展開檔案管理。因為醫(yī)院財務檔案完好性、真實性關(guān)系著其經(jīng)營開展, 指導正確決策有著重要作用?，F(xiàn)實管理過程中建立各級指導層次、財務管理人員、財務檔案專管人員, 關(guān)注財務管理。此外, 安排檔案室, 安排專業(yè)人員進展財務檔案控制, 滿足財務檔案控制需求。3.6 注意會計信息化網(wǎng)絡平安管理重視內(nèi)部管理, 采取信息資料保密制度, 授權(quán)管理體制等。在密碼管理與登錄制度管理下進展財務信息讀取, 不同人員有著不同的權(quán)限。采取內(nèi)網(wǎng)和和互聯(lián)網(wǎng)隔離進展會計信息系統(tǒng)構(gòu)件, 防止計算機中毒或黑客攻擊, 確保會計信息化系統(tǒng)網(wǎng)絡平安性。4 結(jié)論醫(yī)院會計檔案工作具有綜合性、系統(tǒng)性

9、特點, 涉及內(nèi)容較多。因此, 會計檔案信息化是加強檔案管理工作的必然條件, 有利于進步財務管理效果、財務管理程度。會計檔案信息化后, 檔案管理也發(fā)揮了重要作用, 尤其在指導決策方面, 提供重要的信息保障。參考文獻1韋孟知.淺析醫(yī)院財務檔案管理面臨的困境及解決方法J.中國管理信息化, 2021 (8) .2黃柳玲.加強會計檔案管理充分發(fā)揮會計檔案作用J.中國國際財經(jīng) (中英文) , 2021 (15) .3邱琳.淺談醫(yī)院檔案在醫(yī)院管理中的價值和地位J.辦公室業(yè)務, 2021 (9) .4鄧勝華.大數(shù)據(jù)時代對醫(yī)院財務檔案管理開展的影響J.中國管理信息化, 2021 (4) .5岳衛(wèi)萍.如何加強醫(yī)院會計檔案的管理J.中國醫(yī)院統(tǒng)計,