蕪湖市信息化項目建設(shè)方案

1、蕪湖市信息化項目建設(shè)方案第一章 項目概述1、項目名稱蕪湖市檔案局檔案管理系統(tǒng)信息建設(shè)方案2、項目建設(shè)單位和負責人、項目責任人蕪湖市檔案局3、項目建設(shè)方案編制依據(jù)檔案館信息化建設(shè)與傳統(tǒng)檔案館管理模式相比, 實用性、 可操作 性更為明顯。因而,數(shù)字檔案館尤應重視理論與實踐的密切結(jié)合。重 大研究成果要有效運用于實際的工程建設(shè)項目上。 數(shù)字檔案館是檔案 館發(fā)展的世紀機遇,而且得到我國政策支持。目前,其發(fā)展的技術(shù)與 社會環(huán)境已經(jīng)基本具備。 正如一些學者認為我國對數(shù)字檔案館的實踐 已經(jīng)不是技術(shù)上的問題,而是一個“理念”和“理論”上問題。我們 應抓住機遇,加強對數(shù)字檔案館的研究,深入開展數(shù)字檔案館工作, 推

2、動其向深層次發(fā)展。4、項目概況蕪湖市檔案局(館是市委、市政府直屬正處級事業(yè)單位, 主管全市的檔案事業(yè), 對全市檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃、 宏觀管理, 并對全市機關(guān)、 團體、 企事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān) 督指導;負責接收、收集、整理、保管和提供利用全市分管范圍 內(nèi)的檔案及有關(guān)資料。數(shù)字化的信息資源, 它包括本館的電子信息資源以及外界的 各種信息資源。 數(shù)字檔案館的館藏建設(shè)除開發(fā)自己的現(xiàn)實館藏之外, 還要大力豐富 “ 虛擬館藏 ” , 即 “ 從別的信息機構(gòu)下載的檔 案信息 ” 。 亦即數(shù)字檔案館所擁有的完整的館藏含義應該是 “ 物 理實體館藏 +虛擬館藏 ” 。通過采用一套網(wǎng)絡版檔案管理軟

3、件, 對實現(xiàn)了全局檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡化應用, 從而使得本局可以打造真 正適合自己應用的檔案管理平臺。 建立以實現(xiàn)檔案、 文件信息的 增值,通過查詢提供高速、跨庫的多媒體信息存取服務,促進企 業(yè)各類信息高效、經(jīng)濟地傳遞、為本局發(fā)展服務。是一個可擴展的網(wǎng)絡應用系統(tǒng)。其功能涵蓋對檔案信息的采集、 處理、海量存儲、歸檔、組織、發(fā)布、利用、管理全過程。 建立數(shù)據(jù)交換平臺, 實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)中電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù) 信息的定期導入,檔案管理系統(tǒng)原有數(shù)據(jù)的一次性導入。5、主要結(jié)論和建議信息化建設(shè)的第一個成果就是館藏檔案的數(shù)字化,館藏檔案大部 分以數(shù)字形態(tài)存在, 以往適用于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的管理方式已經(jīng)不 適用于管

4、理數(shù)字化檔案了,必須改變工作方式,建設(shè)工作規(guī)范。以往 傳統(tǒng)的檔案利用流程,是利用者確認身份后,提交利用目的,然后由 檔案工作者查閱檔案目錄, 再進入庫房提取檔案原件, 交于利用者閱 覽。隨著信息化進程,這一過程將發(fā)生改變。信息化建設(shè)的成果使得 利用者不必到館, 在網(wǎng)上就可以直接查閱檔案目錄信息和部分檔案全 文信息,或者到館經(jīng)授權(quán)后, 自己在計算機上查閱相關(guān)檔案信息, 以往繁瑣的工作步驟消失。工作效率的提高和利用方式的便捷是令人欣喜的,但這種改變和 以后可能會遇到的困難都是檔案工作者從來沒有經(jīng)歷過的。 例如, 檔 案征集在網(wǎng)上完成, 或者以電子文件形式將檔案移交到檔案館。 但是 檔案信息格式、結(jié)

5、構(gòu)的不一致、不兼容、無法轉(zhuǎn)換,給檔案工作帶來 麻煩。諸如此類, 在實際工作中經(jīng)常會出現(xiàn)的問題,要求必須盡快制 定新時期工作規(guī)范和標準, 這些規(guī)范和標準不但要制約檔案館, 而且 還要對檔案形成階段的文件發(fā)生作用。未來的信息化社會是規(guī)范化、 標準化的世界,不符合規(guī)范和標準寸步難行,檔案工作也是一樣。 第二章 項目建設(shè)單位概況1、項目建設(shè)單位和機構(gòu)職能蕪湖市檔案局(館是市委、市政府直屬正處級事業(yè)單位,主管 全市的檔案事業(yè),對全市檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃、宏觀管理,并對全 市機關(guān)、團體、 企事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督指導;負 責接收、收集、 整理、保管和提供利用全市分管范圍內(nèi)的檔案及有關(guān) 資料,

6、 行使檔案行政管理和保管利用兩個職能。 內(nèi)設(shè)辦公室、 指導科、 法宣科、管理科、編研科五個職能科室,公務員編制 20人,之中信息 化專職人員 1人,兼職 1人。蕪湖市檔案館始建于 1960年 6月, 1980年 10月成立蕪湖市檔案局, 局(館實行合署辦公至今。 1988年檔案館搬遷至市委大院內(nèi)。館庫 建筑面積為 3300平方米, 其中庫房面積為 2200平方米, 現(xiàn)有館藏檔案 84499卷,館藏資料 36091冊,內(nèi)容涉及各個歷史時期政治、軍事、經(jīng) 濟、歷史、文化、科技、宗教等方面。檔案載體形式除紙質(zhì)檔案外,還有錄音檔案、錄像檔案、照片檔案等。 2002年,設(shè)立了現(xiàn)行文件資 料服務中心,為人

7、民群眾查閱利用提供服務。2、項目實施機構(gòu)與職責項目實施機構(gòu)由蕪湖市檔案局自行組織實施, 主要職責為:制定 項目計劃, 組織相關(guān)采購, 項目建設(shè)期間溝通協(xié)調(diào), 項目完成后驗收, 最終系統(tǒng)的日常維護等。第三章 項目建設(shè)的必要性1、項目提出的背景和依據(jù)蕪湖市檔案局(館是市委、市政府直屬正處級事業(yè)單位,主管 全市的檔案事業(yè),對全市檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃、宏觀管理,并對全 市機關(guān)、團體、 企事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督指導;負 責接收、收集、 整理、保管和提供利用全市分管范圍內(nèi)的檔案及有關(guān) 資料,行使檔案行政管理和保管利用兩個職能。自 2002年使用津科 JI-110檔案管理系統(tǒng)后, 對局機關(guān)內(nèi)部

8、檔案 資料目錄信息進行入庫, 建立了目錄數(shù)據(jù)庫, 使得對文件檔案的查詢 準確、快捷,提高了工作效率。由于軟件可以自動生成并打印文檔的 目錄、封皮、備考表等一系列報表,從而極大地減輕了檔案管理人員 的工作負擔,提高了工作效率。但隨著計算機信息技術(shù)的不斷推進, 檔案管理部門對檔案工作的要求逐步提高, 檔案信息化建設(shè)目前已作 為各單位日常辦公的重要組成部分, 相對于以前的手工式檔案管理手 段已經(jīng)不能適應當代的檔案管理工作需要。如今檔案現(xiàn)代化管理的從多角度可感受到其中的熱切:檔案部門 的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不斷完善; 檔案部門的工作人員現(xiàn)代化管理意識不斷 增強; 檔案部門的資源建設(shè)工作不斷深化; 檔案部門同電

9、子政務等政 府信息化建設(shè)的同步和協(xié)調(diào)不斷加強。盡管在上述諸多方面, 檔案現(xiàn)代化事業(yè)都得到了飛速的發(fā)展, 但 在檔案信息標準化格式制定和在檔案應用系統(tǒng)的基本功能界定兩個 方面存在比較大的滯后。任何一個應用系統(tǒng), 必須要有兩個方面的突出特征。 即其所管理 的數(shù)據(jù)特征和其應用系統(tǒng)的功能特征。在現(xiàn)階段, 網(wǎng)絡化等因素都已經(jīng)非常成熟的條件下, 檔案信息的 管理應突出其“歷史特征” ,能最大限度的展現(xiàn)其中的歷史內(nèi)涵。 同時, 檔案信息的展現(xiàn)必須通過檔案信息管理系統(tǒng)的功能得以實 現(xiàn)。這些功能應能依照檔案信息自身的聯(lián)系規(guī)律,進行多角度,多層 面的信息分類、 提煉加工, 將檔案信息中所蘊涵的歷史內(nèi)容和事物發(fā) 展

10、規(guī)律進行展現(xiàn),以提供給利用者進行參考、學習和決策。在繼承和發(fā)揚原有局機關(guān)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)點和特色的基礎(chǔ)之 上,我們決定采用先進的開發(fā)技術(shù),以提高系統(tǒng)的擴展性。同時增加 了系統(tǒng)靈活設(shè)臵的功能, 使系統(tǒng)的靈活性從信息種類的定義擴展到可 視化的界面定義和多級的實體分類定義, 從而使得本局可以打造真正 適合自己應用的檔案管理平臺。建立以實現(xiàn)檔案、 文件信息的增值,通過查詢提供高速、跨庫的 多媒體信息存取服務,促進企業(yè)各類信息高效、經(jīng)濟地傳遞、為本局 發(fā)展服務。是一個可擴展的網(wǎng)絡應用系統(tǒng)。其功能涵蓋對檔案信息的采集、 處理、海量存儲、歸檔、組織、發(fā)布、利用、管理全過程。建立數(shù)據(jù)交換平臺, 實現(xiàn)辦公自動化

11、系統(tǒng)中電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù) 信息的定期導入,檔案管理系統(tǒng)原有數(shù)據(jù)的一次性導入。2、現(xiàn)有信息系統(tǒng)裝備和信息化應用狀況蕪湖市檔案局 1998年使用津科檔案管理軟件單機版,用于檔案 資料管理。 2002年軟件升級為津科 JI-110檔案管理網(wǎng)絡版,實現(xiàn)局 機關(guān)檔案管理部門對檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡化, 同時通過該軟件對局機關(guān) 內(nèi)部檔案資料目錄信息進行入庫,目前建立了過百萬條的目錄數(shù)據(jù) 庫,使得對文件檔案的查詢準確、快捷,提高了工作效率。3、信息系統(tǒng)裝備和應用目前存在的主要問題和差距目前我局使用的津科 JI-110檔案, 為 02年建設(shè)的, 建設(shè)年代較 早,功能單一、操作復雜、效率低下;只能管理目錄信息,不支持

12、檔 案全文管理; 只能通過 C/S客戶端進行訪問, 檔案分級管理功能薄弱, 檔案資源共享難以實現(xiàn)。另外我局現(xiàn)在正使用數(shù)字化加工平臺對館藏檔案進行全文數(shù)字 化加工, 先急需建設(shè)新的檔案管理系統(tǒng), 與數(shù)字化加工平臺進行銜接, 保障數(shù)字化后的電子檔案能夠順利進入檔案系統(tǒng)進行管理和利用。4、項目建設(shè)的意義和必要性隨著時間的推移, 檔案數(shù)量和種類越來越多,保存、使用檔案花 費的人力、物力、財力也在不斷增加。檔案數(shù)量大、種類多,保存、 檢索困難,工作效率低,服務無法滿足廣大人民群眾的需求。隨著檔案的增多以及對檔案部門服務水平要求的提高, 目前管理方式存在一 些困難:(一保存困難紙質(zhì)檔案的保存, 對檔案庫房

13、提出了很高的要求,如溫度、濕度 要求高,防火燒、防水浸、防蟲蛀、防鼠咬、防霉變措施也要得當, 否則保管時很易損壞,如紙張變黃、變粘、變脆,除非具有國、省級 檔案館的保存條件。由于日常業(yè)務處得需要,檔案的不斷的被檢索、 翻閱,不可避免地造成檔案的磨損、破壞。因此,紙質(zhì)檔案要保存十 年以上或永久保存,將是非常困難的事情。(二管理成本高采用傳統(tǒng)的處理方式, 面對大量積存的紙張文檔, 庫房紙滿為患, 隨著檔案數(shù)量的增加, 需要不斷增加庫房的面積, 維持庫房保存條件, 增加管理人員數(shù)量,導致與文檔保存、管理相關(guān)的勞動成本、倉儲成 本在不斷的增加,而且這種情況會越來越嚴重。(三存檔、查詢費時費力傳統(tǒng)手工方

14、式 , 大量的紙張文件 , 存檔、 查詢費時費力, 工作效率 難以提高, 勞動強度大。 即使采用良好的歸檔方法, 大量文檔的錄入、 查閱也非常困難。同時,工作難度和已有檔案數(shù)量是成正比的,這就 意味著,檔案存檔、查詢工作將會變得越來越困難。(四檔案不能網(wǎng)絡共享,利用不便。目前的檔案目錄管理系統(tǒng)功能簡單,不具有公開檔案網(wǎng)絡發(fā)布功 能,不便于廣大人民群眾對檔案的利用 。第四章 需求分析1、與部門職能相關(guān)的社會問題和目標分析隨著蕪湖社會經(jīng)濟發(fā)展,社會對檔案資源的利用需求逐漸增加,蕪湖市檔案局館藏檔案的數(shù)量也日益龐大, 這就要求我們采用信息化 的手段對檔案進行管理、對群眾進行服務。一方面如下放知青檔案

15、、 招工進廠檔案等關(guān)乎群眾利益的民生檔案利用率很高, 而該類檔案由 于年代久遠,限于當時物質(zhì)條件,檔案紙質(zhì)很差,經(jīng)常的原件查詢利 用,既不方便, 也對檔案原件保護帶來很大困難。另一方面目前檔案 局館藏檔案數(shù)量已經(jīng)達到 15萬余卷,如此數(shù)量龐大的檔案,日常管 理工作量很大。有鑒于以上情況,我局打算實現(xiàn)以下目標:1、實現(xiàn)對現(xiàn)有館藏 檔案的簡便靈活的管理; 2、方便快捷的向群眾提供可公開檔案的利 用。2、業(yè)務功能、業(yè)務流程和業(yè)務量分析主要業(yè)務功能:1、檔案目錄錄入查詢管理; 2、電子化檔案全文 的管理; 3、開放檔案的公布公開。3、信息量分析與預測信息量主要包括:1、目前館藏檔案 170余萬條目錄信

16、息; 2、館 藏檔案全文數(shù)字化加工后的數(shù)字化檔案,已目前館藏 15萬卷檔案資 料, 以平均每卷 50頁, 每頁高清數(shù)字化圖片 5M 計, 總量將達到 35T , 但由于檔案數(shù)字化加工是一個長期的工作,數(shù)據(jù)的增加將有個過程, 根據(jù)數(shù)字化加工進度計劃,預計 2012年將達到 20萬頁,約 1T 的數(shù) 據(jù)量,未來兩到三年每年數(shù)據(jù)增長量將在 3到 4T 。4、系統(tǒng)功能和性能需求分析網(wǎng)絡版檔案管理軟件需要具備以下幾部分功能:A. 軟件使用 JAVA 語言等擴展性較好的基礎(chǔ)平臺開發(fā);支持 SQL 、 Orecle 大型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫;B. 需要支持多全宗管理;C. 文件資料登記、催辦、文件處理單管理;檔案目

17、錄庫管理,報表 管理,自動立卷,卷內(nèi)文件調(diào)整,鑒定銷毀;檔案盒管理,自動 歸檔,歸檔文件管理,盒內(nèi)件號調(diào)整;D. 檔案借閱利用管理,借閱利用情況統(tǒng)計,自動生成報表管理;檔 案編研:參考資料、史料匯編;檔案年報最新模版以及年報自動 生成;檔案室人員、設(shè)備、溫濕度、用房信息、全宗信息、館藏 信息管理;E. 系統(tǒng)維護,數(shù)據(jù)維護,個性化頁面設(shè)臵,分級管理,組權(quán)限管理, 日志管理;F. 網(wǎng)上錄入檔案, 整理檔案; 網(wǎng)上檔案查詢、 借閱申請利用審批管理 ;G. 原件全文檢索 ; 專業(yè)級全文檢索;H. 編研專題網(wǎng)上審批; 專題查詢; 年報網(wǎng)上審批; (含以下增強功能:I. 檔案元數(shù)據(jù)接收與發(fā)布;具有安徽省檔

18、案局 XML 鑒定證書J. 數(shù)字水印;光盤發(fā)布;批量掛接工具;K. 庫房圖形化;L. 數(shù)據(jù)接口;同數(shù)字化加工平臺進行接口第五章 總體建設(shè)方案1、建設(shè)原則和策略通過將庫存檔案轉(zhuǎn)化成為電子檔案, 采用數(shù)字方式存儲、 處理檔 案信息內(nèi)容,應用計算機、 通訊和多媒體技術(shù),提供電子網(wǎng)絡檢索和 服務的檔案信息系統(tǒng)。 是一個電子化信息的倉儲, 能夠存儲大量各種 形式的信息,用戶可以通過網(wǎng)絡方便地訪問它,以獲得這些信息,并 且其信息存儲和用戶訪問不受地域限制。 它能把包括多媒體在內(nèi)的各 種信息的數(shù)字化、存儲管理、查詢和發(fā)布集成在一起,使這些信息得 以在網(wǎng)絡上傳播,從而最大限度地利用這些信息。采用數(shù)字化的信息系

19、統(tǒng), 它將分散于不同載體、 不同地理位臵的 信息資源以數(shù)字化方式貯存, 以網(wǎng)絡化方式互相連接, 從而提供及時 利用,實現(xiàn)資源共享。是 “ 利用電子網(wǎng)絡遠程獲取檔案文件信息的一 種方式。 ” 數(shù)字檔案館是采用現(xiàn)代高新技術(shù)所支持的數(shù)字檔案信息系 統(tǒng),是檔案信息組織模式,代表的是一種信息環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建, 是超大規(guī)模的、便于使用的、沒有時空限制的知識信息中心2、總體目標與分期目標建立網(wǎng)絡版檔案管理軟件, 同時與電子公文系統(tǒng), 數(shù)字化加工平 臺相接口,實現(xiàn)多系統(tǒng)互聯(lián),最終做到實現(xiàn)電子檔案管理,庫存檔案 數(shù)字化,實現(xiàn)重要檔案資料的異質(zhì)、異地備份。先期建立一套完善的網(wǎng)絡版檔案管理軟件, 將局機關(guān)原檔案系

20、統(tǒng) 中數(shù)據(jù)完整、無誤的導入到新系統(tǒng)中。第二步,將網(wǎng)絡版檔案管理軟件與現(xiàn)有的數(shù)字化加工平臺相對接, 使數(shù)字化加工后的電子檔案可批量進入檔案管理系統(tǒng)中, 通過文 字識別技術(shù),做到對電子檔案的全文檢索。第三步, 加大對庫存檔案的數(shù)字化加工工作, 對重要及年代較為 久遠的檔案先進行數(shù)字化,方便檢索、利用,同時盡量做到對原始檔 案的保護。第四步, 通過對電子檔案的異地備份, 采用異地災備服務器等方 式,實現(xiàn)對重要檔案資料的導地、異質(zhì)備份。3、總體建設(shè)任務與分期建設(shè)內(nèi)容總體建設(shè)任務是建立數(shù)字化檔案館, 通過計算機技術(shù)實現(xiàn)對檔案 的集中、信息化管理?？傮w建設(shè)難度大,可采取分期形式進行建設(shè), 首期以建立網(wǎng)絡、

21、硬件設(shè)備等為主體。在配備有相應的硬性條件后, 通過軟件系統(tǒng)來加強管理。4、總體設(shè)計方案總體建設(shè)方案為:依托內(nèi)部網(wǎng)絡,建立“一個規(guī)范” ,搭設(shè)“五 個服務平臺” ,提供“多類應用系統(tǒng)” 。一個規(guī)范是指檔案信息管理系 統(tǒng)基本信息結(jié)構(gòu)體系規(guī)范, 實現(xiàn)不同區(qū)域信息資源共享; 五個服務平 臺包括業(yè)務邏輯平臺、 用戶信息類型自定義平臺、 操作權(quán)限控制平臺、 信息權(quán)限控制平臺、數(shù)據(jù)交換平臺;多個系統(tǒng)包括文件資料管理、檔 案信息管理、歸檔文件管理、借閱利用管理、館室概況管理、年報信 息管理、系統(tǒng)信息維護、檔案編研、信息批量掛接、辦公系統(tǒng)接口、系統(tǒng)升級工具等。第六章 本期項目建設(shè)方案1、建設(shè)目標、規(guī)模與內(nèi)容采用

22、一套網(wǎng)絡版檔案管理系統(tǒng),對檔案局(館內(nèi)部的 綜合檔案進行管理,同時軟件為多全宗管理模式,可對下屬 各全宗單位收集的檔案資料進行分全宗管理。同數(shù)字化加工 平臺過行接口,數(shù)字化加工平臺中完成電子化的檔案數(shù)據(jù)可 直接進入檔案系統(tǒng),實現(xiàn)電子檔案管理,通過檔案管理系統(tǒng) 中數(shù)據(jù)發(fā)布功能,做到對可公開信息利用工作。2、標準規(guī)范建設(shè)內(nèi)容它是通過網(wǎng)絡技術(shù)和特定軟件,將時空上分散的檔案 館、室連結(jié)一體,使之成為一個有機系統(tǒng) ” ; “ 就是建立在 現(xiàn)代信息技術(shù)的全面應用基礎(chǔ)上,以數(shù)字化方式存在的開放 式檔案館 ”3、信息資源規(guī)劃和數(shù)據(jù)庫建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)通過現(xiàn)有系統(tǒng)遷移,檔案從數(shù)據(jù)加工系統(tǒng)導入, 并逐步實現(xiàn)自動同步

23、。4、應用支撐平臺和應用系統(tǒng)建設(shè)擬采用公開招標方式采購系統(tǒng)。5、數(shù)據(jù)處理和存儲系統(tǒng)建設(shè)同上。6、終端系統(tǒng)建設(shè)利用現(xiàn)有信息終端。7、網(wǎng)絡系統(tǒng)建設(shè)利用東區(qū)檔案大樓現(xiàn)有網(wǎng)絡。8、主要軟硬件選型原則和詳細軟硬件配置清單 后附。第七章 項目招標方案1、招標范圍全部公開招標。2、招標方式公開招標 /競爭性談判 /單一來源采購。3、招標組織形式委托政府采購代理處組織。第八章 項目組織機構(gòu)和人員培訓1、領(lǐng)導和管理機構(gòu)蕪湖市檔案局。2、項目實施機構(gòu)蕪湖市檔案局。3、運行維護機構(gòu)蕪湖市檔案局。4、技術(shù)力量和人員配置現(xiàn)有專職信息化技術(shù)人員 1名,兼職 1名。5、人員培訓計劃在采購合同生效之日后,一周內(nèi)完成軟件安裝、調(diào)試工作,第二 周開始對原檔案管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)進行整合, 預計花費一周時間, 第三 同組織機關(guān)各部門對檔案軟件進行操作培訓, 同時與數(shù)字化加工平臺 提供商協(xié)商合作開發(fā)數(shù)據(jù)接口,預計兩周內(nèi)可完成。培訓部分分為集中培訓與點對點培訓兩種方式,集中培訓管理 員組織人員參加, 同時其它部門旁聽形式對檔案軟件應用等各日?？?件進行培訓,預計安排時間為一天;后進行點對點培訓,由檔案軟件 提供商安排技術(shù)人員對管理科人員進行手把手培訓。第九章 項目實施進度1、項目建設(shè)期201