公司采購合同管理制度

1、公司采購合同管理制度1. 公司采購合同的內(nèi)容公司采購合同的條款構(gòu)成了采購合同的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)在力求具體明確便于執(zhí)行避免不必要糾紛的前提下具備以下主要條款：(1) 商品的品種、規(guī)格和數(shù)量商品的品種應(yīng)具體避免使用綜合品名;商品的規(guī)格應(yīng)具體規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數(shù)量多少應(yīng)按國家統(tǒng)一的計(jì)量單位標(biāo)出必要時(shí)可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細(xì)表(2) 商品的質(zhì)量和包裝合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)注明是國家或部頒標(biāo)準(zhǔn)無國家和部頒標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應(yīng)規(guī)定出一定的比例并注明其標(biāo)準(zhǔn);對實(shí)行保換、保修、保退辦法的商品應(yīng)寫明具體條款;對商品包裝的辦法使用的包裝材料包裝式樣、規(guī)格、體

2、積、重量、標(biāo)志及包裝物的處理等均應(yīng)有詳細(xì)規(guī)定(3) 商品的價(jià)格和結(jié)算方式合同中對商品的價(jià)格要作具體的規(guī)定規(guī)定作價(jià)的辦法和變價(jià)處理等以及規(guī)定對副品、次品的扣價(jià)辦法;規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序(4) 交貨期限、地點(diǎn)和發(fā)送方式交(提)貨期限(日期)要按照有關(guān)規(guī)定并考慮雙方的實(shí)際情況、商品特點(diǎn)和交通運(yùn)輸條件等確定同時(shí)應(yīng)明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運(yùn)還是自提(5) 商品驗(yàn)收辦法合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗(yàn)收和在質(zhì)量上驗(yàn)收商品的辦法、期限和地點(diǎn)(6) 違約責(zé)任簽約一方不履行合同必將影響另一方經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的進(jìn)行因此違約方應(yīng)負(fù)物質(zhì)責(zé)任賠償對方遭受的損失在簽訂合同時(shí)應(yīng)明確規(guī)定供應(yīng)者有以下三種情況時(shí)應(yīng)付違約金或賠償金：不按

3、合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品；不按合同中規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨;逾期發(fā)送商品購買者有逾期結(jié)算貨款或提貨臨時(shí)更改到貨地點(diǎn)等應(yīng)付違約金或賠償金(7) 合同的變更和解除條件合同中應(yīng)規(guī)定在什么情況下可變更或解除合同什么情況下不可變更或解除合同通過什么手續(xù)來變更或解除合同等此外采購合同應(yīng)視實(shí)際情況增加若干具體的補(bǔ)充規(guī)定使簽訂的合同更切實(shí)際行之有效2. 采購合同的簽訂(1) 簽訂采購合同的原則合同的當(dāng)事人必須具備法人資格這里所指的法人是有一定的組織機(jī)構(gòu)和獨(dú)立支配財(cái)產(chǎn)能夠獨(dú)立從事商品流通活動(dòng)或其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)享有權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)依照法定程序成立的企業(yè)合同必須合法也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策

4、簽訂合同其內(nèi)容和手續(xù)應(yīng)符合有關(guān)合同管理的具體條例和實(shí)施細(xì)則的規(guī)定簽訂合同必須堅(jiān)持平等互利、充分協(xié)商的原則簽訂合同必須堅(jiān)持等價(jià)、有償?shù)脑瓌t當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)以自己的名義簽訂經(jīng)濟(jì)合同委托別人代簽必須要有委托證明采購合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式(2) 簽訂采購合同的程序簽訂合同的程序是指合同當(dāng)事人對合同的內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商取得一致意見并簽署書面協(xié)議的過程一般有以下五個(gè)步驟：訂約提議訂約提議是指當(dāng)事人一方向?qū)Ψ教岢龅挠喠⒑贤囊蠡蚪ㄗh也稱要約訂約提議應(yīng)提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答復(fù)的期限等以供對方考慮是否訂立合同提議人在答復(fù)期限內(nèi)不得拒絕承諾即提議人在答復(fù)期限內(nèi)受自己提議的約束接受提議接受提議是指提議被對

5、方接受雙方對合同的主要內(nèi)容表示同意經(jīng)過雙方簽署書面契約合同即可成立也叫承諾承諾不能附帶任何條件如果附帶其他條件應(yīng)認(rèn)為是拒絕要約而提出新的要約新的要約提出后原要約人變成接受新的要約的人而原承諾人成了新的要約人實(shí)踐中簽訂合同的雙方當(dāng)事人就合同的內(nèi)容反復(fù)協(xié)商的過程就是要約新的要約一再要約直到承諾的過程填寫合同文本履行簽約手續(xù)報(bào)請簽證機(jī)關(guān)簽證或報(bào)請公證機(jī)關(guān)公證有的經(jīng)濟(jì)合同法律規(guī)定還應(yīng)獲得主管部門的批準(zhǔn)或工商行政管理部門的簽證對沒有法律規(guī)定必須簽證的合同雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證3. 公司采購合同的管理采購合同的管理應(yīng)當(dāng)做好以下幾方面的工作：(1) 加強(qiáng)對公司采購合同簽訂的管理加強(qiáng)對采購合同簽訂的管

6、理一是要對簽訂合同的準(zhǔn)備工作加強(qiáng)管理在簽訂合同之前應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研究市場需要和貨源情況掌握企業(yè)的經(jīng)營情況、庫存情況和合同對方單位的情況依據(jù)企業(yè)的購銷任務(wù)收集各方面的信息為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)另一方面是要對簽訂合同過程加強(qiáng)管理在簽訂合同時(shí)要按照有關(guān)的合同法規(guī)規(guī)定的要求嚴(yán)格審查使簽訂的合同合理合法(2) 建立合同管理機(jī)構(gòu)和管理制度以保證合同的履行企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T建立合同登記、匯報(bào)檢查制度以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題采取措施處理違約提出索賠解決糾紛保證合同的履行同時(shí)可以加強(qiáng)與合同對方的聯(lián)系密切雙方的協(xié)作以利于合同的實(shí)現(xiàn)(3) 處理好合同糾紛當(dāng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)合同發(fā)生糾紛時(shí)雙方當(dāng)事人可協(xié)商解決協(xié)商不成時(shí)企業(yè)可以向國家工商行政