臺賬及庫存管理制度

1、臺賬及庫存管理制度第一章 總則第 1 條 為規(guī)范公司的存貨購銷存業(yè)務(wù)，防范因存貨管理不規(guī)范給公司帶 來經(jīng)營風險及其經(jīng)濟損失，確保公司資產(chǎn)的安全與有效，特制定本制度。第 2 條 本制度適用于涉及公司存貨采購、存貨驗收、存貨確認、存貨保 管、存貨發(fā)出、存貨賬目、存貨盤點等業(yè)務(wù)的相關(guān)事項。第 3 條 本制度中的存貨是指公司為滿足日常經(jīng)營活動需要，外購持有以 備出售的商品以及提供勞務(wù)過程中需耗用的材料、物料等。第二章 存貨的采購第 4 條 相關(guān)部門根據(jù)部門工作的需求向行政人事部提出存貨采購計劃。1. 相關(guān)部門對于預算內(nèi)存貨采購項目，應當嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請 購手續(xù)。2. 相關(guān)部門對于超預算和預算

2、外存貨采購項目，應由具備相應審批權(quán)限的 人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。1）采購金額大于【】元，由 審批。2） 采購金額在【】元（含）【】元（含），由審批。3） 采購金額小于【】元，由 審批。第 5 條 行政部根據(jù)存貨采購計劃， 歸類匯總平衡現(xiàn)有庫存存貨后填寫 “存 貨請購單”。第 6 條 采購專員應根據(jù)“存貨請購單”所列示的內(nèi)容，編制一式多聯(lián)、 預先編號的“存貨訂購單” 提交采購經(jīng)理審批， 采購經(jīng)理審批后上報總經(jīng)理審批。第 7 條 采購專員根據(jù)審批后的“存貨訂購單”向供應商詢價、比價，選 擇供應商，提交行政人事部審核后再由總經(jīng)理審批。第 8 條 行政人事部經(jīng)理在總經(jīng)理授權(quán)下，與供應商簽訂采購合

3、同。第 9 條 采購專員根據(jù)已簽訂的采購合同補充完善訂單中的相關(guān)內(nèi)容。其 正聯(lián)留存，副聯(lián)送交公司財務(wù)部備查。第三章 存貨的驗收入庫及確認第 10 條 采購專員負責貨物跟催，接到貨物后，按照采購訂單上的內(nèi)容逐 一進行核對， 單據(jù)與貨物是否一致， 交貨期與訂單交貨期是否一致， 貨物數(shù)量是 否準確。第 11 條 行政人事部根據(jù)合同的約定以及貨物的實際特點， 進行質(zhì)量檢驗， 行政人事部出具“質(zhì)量檢驗單” 。第 12 條 采購專員在清點核對貨物時出現(xiàn)問題以及貨物存在質(zhì)量問題的， 采購專員應根據(jù)合同規(guī)定及貨物的實際情況提出具體的解決方案， 提交行政人事 部經(jīng)理和總經(jīng)理審批。第 13 條 采購專員與供應商就

4、具體問題協(xié)商后，進行退換貨處理。第 14 條 驗收合格的貨物，由行政人事部編制一式多聯(lián)的“入庫單”辦理 入庫手續(xù)。第 15 條 行政人事部根據(jù)相關(guān)采購合同、 “存貨訂購單”核對“入庫單” 、 供應商發(fā)票等單證的正確性，確定無誤后編制“付款憑單”送交財務(wù)部。第 16 條 財務(wù)部審核“付款憑單” 、“入庫單”、供應商發(fā)票等單證無誤后， 編制記賬憑證，確認記錄存貨及相關(guān)負債等。第四章 存貨的保管第 17 條 行政人事部對存貨進行驗收入庫，根據(jù)存貨的屬性、尺寸等的不 同安排存放場所。第 18 條 行政人事部對入庫的存貨建立存貨明細臺賬， 詳細登記存貨類別、 編號、名稱、規(guī)格型號、計量單位、數(shù)量等內(nèi)容，

5、并定期與財務(wù)部就存貨品種、 數(shù)量、金額等進行核對。第 19 條 行政人事部要做好在庫存貨的保管工作，每日巡查和定期抽檢在 庫存貨的狀況。第 20 條 對代管、暫存的存貨，應單獨存放和記錄，避免與本公司存貨混 淆。第 21 條 對于進入倉庫的人員應辦理進出登記手續(xù)，未經(jīng)授權(quán)人員不得接 觸存貨。第五章 存貨的發(fā)出第 22 條 相關(guān)部門根據(jù)已經(jīng)審批簽訂的合同中的相關(guān)條款，編制發(fā)貨通知 單送交行政人事部。第 23 條 行政人事部核實相關(guān)部門部簽發(fā)的發(fā)貨通知單， 根據(jù)規(guī)定的品種、 數(shù)量、時間等要求備貨，并據(jù)此編制一式多聯(lián)的“出庫單” ，一聯(lián)行政人事部留 存，一聯(lián)送交財務(wù)部作為依據(jù)。第 24 條 財務(wù)部對

6、提交的各項單據(jù)進行審核，審核無誤后允許發(fā)貨。第 25 條 行政人事部調(diào)整賬卡，核銷存貨，并進行復核，復核無誤后，進 行發(fā)貨。第六章 存貨的賬目管理第 29 條 存貨賬目的范圍包括入庫單、出庫單、存貨臺賬等。第 30 條 所有出入庫物資，均需按品種登記入庫單和出庫單，并將收、發(fā) 數(shù)量登記后結(jié)出余額，隨時與實存數(shù)量進行核對，并做到賬實相符。如有不符， 應查明原因，及時糾正處理。第 31 條 行政人事部對入庫存貨建立存貨臺帳， 詳細登記存貨類別、 編號 名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、計量單位等內(nèi)容，并定期與財務(wù)部就存貨品種、數(shù)量、 金額等進行核對。第 32 條 存貨臺賬記錄應有合法依據(jù)，憑證必須完整無缺，記

7、賬時應遵守 以下記賬規(guī)則。1入庫單記“收入”，出庫單記“發(fā)出”，相關(guān)資料作為其附件，分別順序 編號，作為記賬索引號，按月裝訂成冊，以便日后查詢。2賬頁不準撕毀，遇有改錯，可以劃紅線加蓋私章訂正。賬面記錄，嚴禁 挖、補、刮、擦和使用涂改液。3賬面記錄采用永續(xù)盤存制，每次發(fā)生增減變動，及時計算結(jié)存余額。 4啟用賬簿，應在賬簿封面載明企業(yè)名稱、年度，在啟用頁內(nèi)載明賬簿名 稱、啟用日期，由記賬人員簽名或蓋章，并加蓋公章。5調(diào)換記賬人員時，應注明交接日期，并由移交人、交接人簽名或蓋章。第 33 條 存貨臺賬是記錄實物的收入、發(fā)出、結(jié)存情況的重要賬冊，必須按品種、規(guī)格登記，妥善保管，年終裝訂成冊，至少保存五年第 34 條 存貨臺賬不得隨意修改，如確需修改存貨臺賬，應當經(jīng)有效授權(quán) 批準方可進行。第 35 條 行政人事人員應每日及時登記臺賬，并每月定期同財務(wù)部會計核 對出、入庫單和明細賬、臺賬，確保賬實相符、賬賬相符。附:存貨請購單時間物品名稱數(shù)量領(lǐng)用部門領(lǐng)用人備