企業(yè)質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核

1、 企業(yè)質(zhì)量管理體系部審核探析質(zhì)量管理部建玉2009-1-21企業(yè)質(zhì)量管理體系部審核探析當(dāng)前市場(chǎng)是一個(gè)充滿競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)，在競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的情況下，企業(yè)如何提高產(chǎn)品質(zhì)量，它的產(chǎn)品能否吸引顧客，能否得到顧客的認(rèn)同和滿意，能否為企業(yè)帶來(lái)更大的市場(chǎng)份額和經(jīng)濟(jì)收益，是企業(yè)盛衰成敗的關(guān)鍵所在。質(zhì)量管理體系可以幫助組織增強(qiáng)顧客滿意，增強(qiáng)顧客滿意可以改善企業(yè)在市場(chǎng)中的形象和地位，為企業(yè)帶來(lái)更大的市場(chǎng)占有率，即市場(chǎng)份額，促進(jìn)企業(yè)做大做強(qiáng)，使企業(yè)長(zhǎng)盛不衰。因此，轉(zhuǎn)換企業(yè)管理理念，通過(guò)為顧客創(chuàng)造價(jià)值的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)自身價(jià)值的增值，從而達(dá)到“雙贏”或“多贏”的局面已成為每個(gè)企業(yè)共同的目標(biāo)。積極按照國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建和認(rèn)證企業(yè)質(zhì)

2、量管理體系，已成為企業(yè)全面提升素質(zhì)的最有效途徑之一。質(zhì)量管理體系部審核，作為企業(yè)質(zhì)量管理體系一個(gè)重要性和關(guān)鍵性的組成部門(mén)，正日益引起企業(yè)，尤其是取得ISO9000系標(biāo)準(zhǔn)注冊(cè)資格企業(yè)的關(guān)注和重視。部審核是企業(yè)自我完善、確保質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的重要手段，它對(duì)于體系的不斷完善和發(fā)展，起著極為重要的作用。當(dāng)前，很多企業(yè)通過(guò)了ISO9000系質(zhì)量管理體系認(rèn)證，但有部分企業(yè)為了認(rèn)證而認(rèn)證，并沒(méi)有從質(zhì)量管理體系本身的目的進(jìn)行深層次考慮質(zhì)量管理體系給其帶來(lái)的無(wú)形的巨大資產(chǎn)。在企業(yè)部審核過(guò)程中，有的部門(mén)由于日常工作不到位，在審中怕審組檢查出自身存在的問(wèn)題，在審核中避實(shí)就虛，遮遮掩掩，不敢暴露部門(mén)存在的問(wèn)題，怕

3、查出不符合項(xiàng)，不愿意讓審組開(kāi)具不符合項(xiàng)，這種對(duì)質(zhì)量管理體系檢查過(guò)程的認(rèn)識(shí)，往往帶來(lái)了是本部門(mén)存在的問(wèn)題無(wú)法得以有效解決，甚至影響到自身的工作的持續(xù)改進(jìn)和提高，甚影響到本部門(mén)與其它部門(mén)之間的正常溝通與協(xié)作。從而影響到一個(gè)企業(yè)質(zhì)量管理體系不斷進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)與PDCA方法的有效運(yùn)行。2008年10月中旬至12月，我公司進(jìn)行了公司質(zhì)量管理體系第二次部審核，在本次審核，領(lǐng)導(dǎo)高度重視，公司精心挑選了一批懂管理、懂程序、懂生產(chǎn)流程的業(yè)務(wù)骨干組成為部審核組，并在部審核實(shí)施前進(jìn)行了培訓(xùn)，對(duì)相關(guān)文件與程序文件、質(zhì)量手冊(cè)進(jìn)行了系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，對(duì)公司第二次質(zhì)量管理體系部審核做了充分的準(zhǔn)備工作。本次部審核公司采用了滾動(dòng)式審核

4、，抽取了大量的樣本，覆蓋了體系要求的各個(gè)方面，對(duì)查出的不符合項(xiàng)對(duì)相關(guān)單位下達(dá)了專項(xiàng)整改計(jì)劃，并對(duì)不符合項(xiàng)逐項(xiàng)進(jìn)行驗(yàn)證，此次部審核收到了預(yù)期效果。為此，本人結(jié)合公司此次質(zhì)量管理體系部審核就如何做好質(zhì)量體系部審核作一些粗淺探析，以期對(duì)企業(yè)的貫標(biāo)工作有所幫助。一、管理層需對(duì)部質(zhì)量管理體系高度關(guān)注和重視貫徹國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)（簡(jiǎn)稱“貫標(biāo)”）能否成功，質(zhì)量管理體系能否持續(xù)有效運(yùn)行，領(lǐng)導(dǎo)的作用極為關(guān)鍵。質(zhì)量管理體系的部審核，涉與到體系的各職能部門(mén)和所有過(guò)程，只有企業(yè)的管理層從思想上重視，從人、財(cái)、物等方面予以大力的支持，充分調(diào)動(dòng)參與審工作的人員的參與熱情和積極性，審工作才能順利開(kāi)展，貫標(biāo)工作才能有所保證，企業(yè)認(rèn)證注

5、冊(cè)后才能繼續(xù)努力，實(shí)現(xiàn)體系持續(xù)有效的改進(jìn)。因此，管理層要把貫標(biāo)工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期戰(zhàn)略來(lái)抓，變傳統(tǒng)企業(yè)質(zhì)量管理“管結(jié)果”為“管過(guò)程、管因素、管結(jié)果”，將貫標(biāo)工作和企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)運(yùn)作有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，從而使企業(yè)的質(zhì)量管理從最初的“做”標(biāo)準(zhǔn)，到自覺(jué)地“用”標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而到“發(fā)展”標(biāo)準(zhǔn)的轉(zhuǎn)變。二、質(zhì)量管理體系部審核隊(duì)伍的精心培養(yǎng)和建設(shè)從某種意義上講，審核隊(duì)伍素質(zhì)的高低將直接左右著審核的效果，因此必須培訓(xùn)并建立一支素質(zhì)較高的審員隊(duì)伍，精心地抓審核隊(duì)伍的建設(shè)，從組織上為貫標(biāo)得以有效運(yùn)行提供基礎(chǔ)性保障。首先，聘任合適的審核人員。企業(yè)應(yīng)從各職能部門(mén)中選聘具有專業(yè)技術(shù)知識(shí)、富有管理經(jīng)驗(yàn)和具有強(qiáng)烈責(zé)任感，能夠公正表達(dá)、有

6、職業(yè)素養(yǎng)和良好道德行為的人員作為體系審核員。其次，對(duì)審核人員進(jìn)行必要的審核技能和審核技巧的培訓(xùn)，包括ISO9000系標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)。通過(guò)專業(yè)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)、審核人員之間的輪換以與適時(shí)的交流和研討等手段，使審核人員不僅能熟練掌握標(biāo)準(zhǔn)，正確理解并掌握企業(yè)的質(zhì)量手冊(cè)和程序文件，具有一定審核技巧，熟悉常用的數(shù)理統(tǒng)計(jì)工具和生產(chǎn)流程，更重要的是要能夠熟練地運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)，能夠熟練審核并指導(dǎo)質(zhì)量體系的實(shí)施。三、質(zhì)量管理體系部審核工作要嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)、富有成效審的目的是通過(guò)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題來(lái)推動(dòng)和實(shí)現(xiàn)質(zhì)量體系的持續(xù)改進(jìn)，因此，審核工作必須嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)，必須富有成效。企業(yè)質(zhì)量管理體系的部審核，可從以下方面進(jìn)行策劃： 1.重視審核前的準(zhǔn)備工作包括

7、成立審核組、編制并安排好審核計(jì)劃、收集并審閱相關(guān)的文件、準(zhǔn)備工作文件等容，其目的是使審核工作更具針對(duì)性，更具效率。每年年初，企業(yè)應(yīng)聘任具有合格資質(zhì)的審核人員組成審核組，委任審核組長(zhǎng)。對(duì)全年審核工作要進(jìn)行全面的策劃，對(duì)質(zhì)量體系審核的圍、活動(dòng)容和時(shí)間、審核人員的分組以與審核依據(jù)、審核方式等要作出具體安排，該計(jì)劃經(jīng)管理高層批準(zhǔn)后應(yīng)與時(shí)分送到體系所涉與的所有職能部門(mén)。同時(shí)，審核工作文件要齊全，確保全部文件、記錄審核組成員都能得到理解并有效應(yīng)用。審核組要根據(jù)計(jì)劃安排，按照編制要求提前編制檢查表，準(zhǔn)備現(xiàn)場(chǎng)審核記錄清單，為審核活動(dòng)順利開(kāi)展做好各項(xiàng)準(zhǔn)備。2.開(kāi)好三個(gè)“會(huì)議”三個(gè)會(huì)議主要是指首次會(huì)議、審核組會(huì)議

8、和末次會(huì)議。這三個(gè)會(huì)議對(duì)于審核組與受審部門(mén)之間的的溝通和交流，審核信息的與時(shí)反饋，以與對(duì)審核過(guò)程的控制都起著十分重要的作用。因此，審核組對(duì)每個(gè)會(huì)議的側(cè)重點(diǎn)、會(huì)議要通報(bào)的主要事項(xiàng)以與要討論的主要議題，要有清晰的了解，做好充分的準(zhǔn)備。首次會(huì)議和末次會(huì)議一般由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、審核組全體成員、各相關(guān)部門(mén)的負(fù)責(zé)人與有關(guān)人員參加。會(huì)議應(yīng)“簡(jiǎn)而短”，切中要害。首次會(huì)議主要是申明審核目的和圍，傳達(dá)審核計(jì)劃，強(qiáng)調(diào)審核原則，澄清有關(guān)問(wèn)題，落實(shí)相關(guān)安排。末次會(huì)議主要是答受審方給予的支持，通報(bào)審核結(jié)論，報(bào)告不符合項(xiàng)，重申審核原則，重點(diǎn)則是對(duì)不符合項(xiàng)提出糾正措施和要求。而審核組會(huì)議，是在現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)束后審核組召開(kāi)的部會(huì)議，必須

9、“詳而實(shí)”，具體且有容，其主要議題是對(duì)審核結(jié)果進(jìn)行歸納、分析，協(xié)調(diào)相關(guān)問(wèn)題，審核不符合項(xiàng)報(bào)告，評(píng)價(jià)質(zhì)量體系運(yùn)行的有效性和充分性，為末次會(huì)議做準(zhǔn)備。3.認(rèn)真抓好現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查是整個(gè)審核工作關(guān)鍵性環(huán)節(jié)和重要的接口，是整個(gè)審核工作最靈魂的部分?，F(xiàn)場(chǎng)審核獲取的客觀證據(jù)和相關(guān)信息，將是評(píng)價(jià)質(zhì)量體系運(yùn)行有效性和充分性的重要依據(jù)。在現(xiàn)場(chǎng)審核中，審核人員不僅要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求，更需要正確掌握并運(yùn)用好審核的技巧和策略?，F(xiàn)場(chǎng)審核主要圍繞兩方面展開(kāi)，一是收集客觀證據(jù)，二是對(duì)客觀證據(jù)進(jìn)行分析。因此，審核必須掌握好切入點(diǎn)，選擇好審核的路徑，運(yùn)用好審核方法，發(fā)揮好專業(yè)判斷。在審核路徑的選擇方面，審核人員

10、可根據(jù)檢查表的設(shè)計(jì)要求，企業(yè)自身生產(chǎn)工藝、經(jīng)營(yíng)/服務(wù)的特點(diǎn)，企業(yè)的組織架構(gòu)等實(shí)際情況，合理安排檢查路徑。在審核方法的選用上，一般采取抽樣調(diào)查，因此，審核應(yīng)盡可能抽取其有代表性的樣本，同時(shí)更應(yīng)取得受審部門(mén)的密切配合，以便使審核結(jié)論客觀公正?，F(xiàn)場(chǎng)調(diào)查一般包括“聽(tīng)、看、問(wèn)、查”四個(gè)環(huán)節(jié)?！奥?tīng)”主要是聽(tīng)受審部門(mén)有關(guān)人員的介紹：“看”主要是查閱受審核部門(mén)有關(guān)資料，其中包括制度、計(jì)劃、規(guī)、程序和原始記錄等：“問(wèn)”主要是在聽(tīng)取受審核部門(mén)人員介紹情況時(shí)提出問(wèn)題，問(wèn)清情況，掌握受審核部門(mén)的現(xiàn)狀：“查”主要是為立論有據(jù)，將聽(tīng)、看、問(wèn)收集到的情況和問(wèn)題，采取順藤摸瓜的方法，到現(xiàn)場(chǎng)查證核實(shí)，一查到底，由點(diǎn)與面了解全貌

11、，為得出客觀、全面、準(zhǔn)確審核結(jié)論找出證據(jù)。在現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查中，審核人員要面對(duì)較為復(fù)雜的人和事，會(huì)遭遇到各種意想不到的情況，審核人員要發(fā)揮自身所長(zhǎng)，充分運(yùn)用好專業(yè)的判斷，尤其是對(duì)不符合項(xiàng)的界定，除了深刻理解標(biāo)準(zhǔn)的要求外，還要掌握一些技巧，要貫徹“以事實(shí)為依據(jù)，以標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩”的判斷理念。4.要撰寫(xiě)好部質(zhì)量管理體系審核報(bào)告審核報(bào)告是整個(gè)審核工作的外在體現(xiàn)，是在對(duì)客觀證據(jù)與審核記錄進(jìn)行認(rèn)真統(tǒng)計(jì)、分析、歸納和評(píng)價(jià)基礎(chǔ)上形成的審核總結(jié)。審核組長(zhǎng)對(duì)審核報(bào)告的編制、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。審核報(bào)告既要簡(jiǎn)明扼要，又要提供足夠的信息，使看報(bào)告人能對(duì)審核有一個(gè)全面的了解。因此，撰寫(xiě)審核報(bào)告既要掌握足夠的客觀證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)，又

12、要透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)，通過(guò)局部看全局，要用典型的事實(shí)、數(shù)據(jù)說(shuō)話，要聚焦組織領(lǐng)導(dǎo)和顧客關(guān)心的問(wèn)題。不符合項(xiàng)糾正和預(yù)防措施，既要體現(xiàn)可操作、可控制、可評(píng)價(jià)，不能就事論事，又要體現(xiàn)預(yù)防、系統(tǒng)、發(fā)展，貫徹持續(xù)改進(jìn)的思想。通過(guò)對(duì)不符合項(xiàng)進(jìn)行列表分類統(tǒng)計(jì)，找出各部門(mén)在部審核過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題的集中點(diǎn)與趨式，對(duì)于出現(xiàn)問(wèn)題較集中的條款要納入部審核報(bào)告中，以利于今后的改進(jìn)。審核結(jié)論應(yīng)與末次會(huì)議上結(jié)論一致。審核報(bào)告在報(bào)有關(guān)管理高層審查同意后，盡快送達(dá)受審方。四、審核組可按審核計(jì)劃的時(shí)間安排進(jìn)行審核，審核實(shí)施流程圖如下：與受審核負(fù)責(zé)人確認(rèn)審核發(fā)現(xiàn)首次會(huì)議會(huì)見(jiàn)受審核區(qū)域的有關(guān)人員審核QMS有關(guān)過(guò)程和活動(dòng)的實(shí)施情況并記錄有關(guān)審

13、核證據(jù)是是否有其它過(guò)程和活動(dòng)需補(bǔ)充審查末次會(huì)議審核組會(huì)議五、加強(qiáng)部審核的后續(xù)跟蹤跟蹤（驗(yàn)證）是審核活動(dòng)的一部分，是審核的后續(xù)活動(dòng)，是對(duì)受審核方采取糾正措施進(jìn)行評(píng)審，驗(yàn)證糾正措施的有效性，并應(yīng)對(duì)驗(yàn)證懷況進(jìn)行記錄。通過(guò)對(duì)糾正措施的跟蹤，使受審核方對(duì)已出現(xiàn)的不合格進(jìn)行原因分析和總結(jié)，防止顧客和質(zhì)量管理體系運(yùn)行受到其后遺癥的影響。同時(shí)監(jiān)控受審核方對(duì)現(xiàn)有的不合格采取措施防止其滋生和蔓延或進(jìn)一步擴(kuò)大，造成更大的后果，督促受審核方認(rèn)真分析原因，防止不合格再次發(fā)生，促使改進(jìn)質(zhì)量管理體系，為未來(lái)質(zhì)量管理體系的運(yùn)行創(chuàng)造良好的條件。糾正措施跟蹤是質(zhì)量管理體系審核的重要階段，其原則是：（1）審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)，必須

14、由受審核方切實(shí)采取糾正措施，并進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證，經(jīng)驗(yàn)證合格后整個(gè)審核活動(dòng)才能結(jié)束。（2）根據(jù)不符合項(xiàng)的性質(zhì)或嚴(yán)重程度，可采取不同的糾正措施跟蹤驗(yàn)證方式，例如：現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證（適用于嚴(yán)重不符合項(xiàng)或必須到現(xiàn)場(chǎng)的情況），提交糾正措施實(shí)施記錄（適用于一般不符合項(xiàng)），提交糾正措施的實(shí)施方案（適用于周期較長(zhǎng)的糾正措施）。糾正措施跟蹤報(bào)告可采用如下格式：糾正措施跟蹤報(bào)告受檢查部門(mén)檢查時(shí)間檢查人提交日期檢查情況綜述附錄（不符合報(bào)告）備注××× 日期：××年××月××日××× 日期：××年××月××日改進(jìn)是永無(wú)止境的。企業(yè)的質(zhì)量管理體系也是一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)的過(guò)程，只有通過(guò)不斷的完善和改進(jìn)，才能推動(dòng)企業(yè)業(yè)務(wù)