2014年某某公司印信管理(共3頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上公司印信管理辦法（試行）第一章 總則第一條 為進(jìn)一步規(guī)范我公司印章的管理以及委托書、授權(quán)書、介紹信等 的辦理，根據(jù)三十所相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我公司實(shí)際情況，特制定本辦法。 第二條 本辦法適用于全公司文件、便函、合同、協(xié)議書、證明、證件、 證書、報(bào)表、獎(jiǎng)狀等各類文書的用印以及委托書、授權(quán)書、介紹信等的統(tǒng)一辦理。 第三條 綜合管理部是印章刻制、使用監(jiān)督和銷毀的歸口管理部門，是公 司級(jí)委托書、授權(quán)書、介紹信等的歸口辦理部門。 第四條 各子公司、中心、事業(yè)部的自有印章，需設(shè)專門管理部門及人員， 適用公司管理方式，由綜合管理部不定期進(jìn)行監(jiān)督檢查。 第二章 印章管理 第五條 印章的刻制

2、、保管、使用和銷毀，必須嚴(yán)格審批，并登記備案， 按規(guī)定辦理。 第六條 印章刻制 （一） 自本文發(fā)布之日起，不允許下屬子公司、中心、事業(yè)部未經(jīng)批準(zhǔn) 私自刻印任何級(jí)別及形式的公章； （二） 公司一級(jí)印章由綜合管理部統(tǒng)一管控，公司印章?lián)p壞時(shí)，由綜合 管理部填寫印章刻制審批表（附件1），經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合管理部安排刻制。 （三） 公司二級(jí)印章由各子公司、中心、事業(yè)部自行保管，在印章?lián)p壞 時(shí)，由印章管理部門填寫印章刻制審批表（附件1），經(jīng)綜合管理部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由印章管理部門安排刻制。 第七條 印章保管 印章保管實(shí)行“誰保管，誰負(fù)責(zé)”。 （一）我公司印章分為一級(jí)和二級(jí)印章。一級(jí)印章指以“XXX

3、XXXX公司”打頭的印章；二級(jí)印章指公司下屬子公司、中心、事業(yè)部使用的印章。一級(jí)印章由綜合管理部保管，二級(jí)印章由下屬子公司、中心、事業(yè)部設(shè)置專門部門或人員保管。 （二）管理印章由所在部門責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)指定專人（鑒印員）負(fù)責(zé)，并須確保只有自己能控制該印章，否則由此產(chǎn)生的責(zé)任由保管人承擔(dān)。 （三）鑒印員不得私自自用、外借、丟失印章，未經(jīng)批準(zhǔn)不得將印章交接給他人，否則由此產(chǎn)生的責(zé)任由保管人承擔(dān)。 （四）二級(jí)印章的管理責(zé)任由子公司、中心、事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，設(shè)置或變更鑒印員需到綜合管理部備案，填寫印章管理變更登記表（附件2）。 第八條 印章使用 （一）印章使用總原則 1、呈報(bào)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門的材料原則上統(tǒng)一

4、采用公司一級(jí)印章； 2、呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)的材料原則上不用印，由子公司、中心、事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)簽名落款即可； 3、非要求必須使用電子印章投標(biāo)的特殊項(xiàng)目，在不能確保電子印章不被復(fù)制的情況下，對(duì)外不允許使用電子印章； 4、二級(jí)印章和一級(jí)印章在對(duì)外使用時(shí)都必須嚴(yán)格審批，慎重使用。 （二）直接用印情況 1、公司制發(fā)的紅頭文件，領(lǐng)導(dǎo)已簽發(fā)的，可直接用印。 2、公司領(lǐng)導(dǎo)意見在用印材料上簽名的，可直接加蓋一級(jí)或二級(jí)印章；子公司/中心/事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)已審批或簽字的，可直接加蓋二級(jí)印章。用印時(shí)需在用印登記表（附件4）做好登記。 3、已經(jīng)完成合同審批流程或其他簽批手續(xù)的材料，可直接用印。 （三）印章使用審批 印章使用審批，實(shí)行“

5、誰審批，誰負(fù)責(zé)”。 1、除直接用印情況外的其他材料用印，由經(jīng)辦人填寫用印審批表（附件5），一級(jí)印章由公司領(lǐng)導(dǎo)審批或授權(quán)審批，二級(jí)印章由子公司/中心/事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)審批。 2、除使用發(fā)票專用章和財(cái)務(wù)專用章的財(cái)務(wù)例行、常態(tài)化材料外，其他需使用印章的材料都必須填寫用印審批表由業(yè)務(wù)所在子公司/中心/事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)審批。 3、原則上單位印章不用于職工個(gè)人私事，確因需要，經(jīng)辦人填寫用印審批表，二級(jí)印章經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可用印；一級(jí)印章必須由所在子公司/中心/事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后方可用印。 4、公司一級(jí)印章，涉及一般性用印都須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理；重大事項(xiàng)、合同、協(xié)議等必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批后辦理。 涉及一般用印主要

6、是指：銀行業(yè)務(wù)相關(guān)材料；稅務(wù)業(yè)務(wù)相關(guān)材料；各類資質(zhì)申報(bào)及年檢材料；項(xiàng)目申報(bào)材料；招投標(biāo)文件；購(gòu)銷合同材料（除委托授權(quán)事宜由法定代表人親簽）；專利申報(bào)材料；人事考核、勞動(dòng)合同材料等。 （四）用印規(guī)定 1、外文函件用印必須附部門領(lǐng)導(dǎo)簽名的譯文； 2、經(jīng)辦人不允許鑒印員審核用印件內(nèi)容時(shí)，鑒印員可拒絕用??；如印件內(nèi)容確實(shí)不宜鑒印員知曉，可由印章管理部門領(lǐng)導(dǎo)親自用印。 3、用印文本要求：出現(xiàn)用印內(nèi)容有誤，或文理不通，打印字跡不清、書寫潦草、有涂改、有錯(cuò)別字、可能產(chǎn)生歧義的表達(dá)等情況時(shí)不予用?。宦淇罹嗾哪┬械淖畲缶嚯x為40mm（空兩行），留出空白超過規(guī)定距離過多的不予用?。挥糜〉捻撁鏇]有正文只有落款的不

7、予用?。挥≌旅Q必須與用印件的落款一致（代章需注明）。 4、嚴(yán)禁在空白的證明信、便函、請(qǐng)柬、協(xié)議書、合同、報(bào)表、證書、獎(jiǎng)狀、證明等公務(wù)文書上用印。 5、原則上印章不借出使用。確因工作需要，使用部門需填寫用印審批單，在使用欄內(nèi)說明借出理由，經(jīng)相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后到印章管理部門辦理印章借出使用登記表（附件6）手續(xù)，用后及時(shí)歸還。借出期間保管人須做好印章的管理，確保印章安全，否則由此產(chǎn)生的責(zé)任由保管人承擔(dān)。第九條 印章銷毀 （一）綜合管理部負(fù)責(zé)公司一級(jí)印章的更換及銷毀，二級(jí)印章的銷毀及更換由印章管理部門負(fù)責(zé)，銷毀前須提前向綜合管理部辦理手續(xù)，不得私自銷毀印章。 （二）銷毀前由綜合管理部對(duì)將銷毀印章進(jìn)行

8、登記、拓印，并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核，公司領(lǐng)導(dǎo)審批。 （三）二級(jí)印章銷毀后，印章管理部門需將銷毀回執(zhí)復(fù)印件交綜合管理部歸檔。第三章 委托書、授權(quán)書辦理 第十條 原則上全公司使用統(tǒng)一格式的委托書、授權(quán)書（附件7、8）。由業(yè) 務(wù)部門經(jīng)辦人填寫好正文打印紙件后，交綜合管理部在正本上編號(hào)、加蓋公章。正本交還經(jīng)辦人，存根聯(lián)留綜合管理部存檔。二級(jí)授權(quán)參照?qǐng)?zhí)行。 第十一條 需要公司總經(jīng)理簽名落款的委托書、授權(quán)書，需交總經(jīng)理親自審 簽。若總經(jīng)理在外不能親簽，可由業(yè)務(wù)部門請(qǐng)示總經(jīng)理同意后可先行辦理，待總經(jīng)理返回后再存根聯(lián)補(bǔ)簽名。業(yè)務(wù)部門未得到總經(jīng)理同意要求辦理，產(chǎn)生的一切后果由業(yè)務(wù)部門承擔(dān)。 第十二條 確因工作需要，部

9、分業(yè)務(wù)管理部門可使用特殊格式要求的委托書、 授權(quán)書。由該部門自行制作正本和存根聯(lián)，辦理程序同第十條、第十一條。 第十三條 嚴(yán)禁在空白的委托書或授權(quán)書上用印。 第四章 介紹信辦理 第十四條 因公需要開具介紹信，由當(dāng)事人填寫開具介紹信審批表（附件 9），經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和綜合管理部審批后，在綜合管理部開具介紹信（附件10）。二級(jí)部門參照本條執(zhí)行。 第十五條 職工因私需要開具介紹信，須經(jīng)其所在部門領(lǐng)導(dǎo)在介紹信存根聯(lián) 簽名同意后方可辦理。 第十六條 嚴(yán)禁開具空白介紹信。 第五章 監(jiān)督檢查 第十七條 綜合管理部對(duì)各子公司/中心/事業(yè)部印章使用管理情況采取季度抽查的方式，在印章保管、使用審批、登記等方面進(jìn)行規(guī)范性檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題給予相應(yīng)處罰。 第十八條 檢查中如發(fā)現(xiàn)未經(jīng)審批擅自用印、因使用或保管不當(dāng)導(dǎo)致印章?lián)p 壞甚至丟失等情況，將對(duì)具體經(jīng)辦人、部門鑒印員、部門責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)給予全公司通報(bào)批評(píng)和200元-1000元的罰款。如上述情況給本單位造成損失的，除應(yīng)當(dāng)賠償損失外，構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。 第十九條 對(duì)偽造印章、使用偽造印章或未經(jīng)批準(zhǔn)私自刻制印章者，一經(jīng)發(fā) 現(xiàn)嚴(yán)肅處理并處以5000元罰款，情節(jié)嚴(yán)重，構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。 第二十條 鑒印員私下自用、外借、未經(jīng)批準(zhǔn)