大學(xué)后勤管理處文件資料收集管理辦法

1、管理規(guī)范示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-309編號(hào)：_大學(xué)后勤管理處文件資料收集管理辦法審核：_時(shí)間：_單位：_大學(xué)后勤管理處文件資料收集管理辦法用戶指南：該管理規(guī)范資料適用于管理中，為使規(guī)則公開化，讓所有人保持集體的協(xié)調(diào)，維護(hù)集體的利益，從而充分發(fā)揮團(tuán)體的力量，實(shí)現(xiàn)管理有法可依，內(nèi)部運(yùn)行有規(guī)則保障?？赏ㄟ^修改使用，也可以直接沿用本模板進(jìn)行快速編輯。檔案管理制度大學(xué)后勤管理處文件資料收集管理辦法為加強(qiáng)后勤管理處文件資料收集的完整性， 確保所收集歸檔的文件資料具有參考價(jià)值，特制定本管理辦法。一、文件資料的收集1、后勤管理處各中心制定的規(guī)章制度、工

2、作計(jì)劃和工作總結(jié)、添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料等由各中心辦公室收集，上繳。2、后勤管理處各類規(guī)章制度、辦法、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級(jí)來文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)收集歸檔。3、后勤管理處人事、工資資料由人力資源部負(fù)責(zé)收集4、各類對(duì)外合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由結(jié)算中心負(fù)責(zé)收集歸檔。副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔由網(wǎng)絡(luò)部實(shí)行電腦化管理。5、修繕工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國(guó)土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由工程與節(jié)能中心負(fù)責(zé)收集歸檔。二、文件資料的歸檔時(shí)間每年1月底，后勤管理處各中心向后勤管理處辦

3、公室移交上一年度文書檔案并履行清交手續(xù)。三、文件資料必須符合下列要求：1、需要?dú)w檔的文件材料，必須齊全完整;出現(xiàn)遺缺不全的文件資料，要采取不同措施，積極收集齊全;2、依據(jù)文件資料來源、時(shí)間、題目、內(nèi)容進(jìn)行分類、整理、立卷;按規(guī)定的字母順序分成若干層次和類別。四、文件資料分類除按大類外，同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來分。1、大類分為：制度/規(guī)定：S;文件：F;資料：D;檔案：A;合同：B。2、部門按拼音縮寫標(biāo)示：后勤管理處黨政辦公室：HB;人力資源部：RL;結(jié)算中心：JZ;飲食服務(wù)中心：YS;學(xué)生公寓服務(wù)中心：GY;交通服務(wù)中心：JT;物業(yè)管理中心：WY;校園管理中心：XY;國(guó)際交流中心：GJ

4、;幼兒園：YE。后勤黨總支：ZZ;后勤分工會(huì)：GH;3、保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。4、密級(jí)：絕密：AS;機(jī)密：CS;秘密：PS;無：OP五、編碼原則：1、編碼共為十二位數(shù)，(文件資料大類)(部門前兩位拼音縮寫)(是否保密)(密級(jí)程度)(年份)(流水號(hào))。六、歸檔流程1、各中心工作人員對(duì)本部門需要上交的文件資料進(jìn)行編碼。2、每年1月底前，將編碼后的文件資料上交到后勤管理處辦公室。3、辦公室檔案管理人員將復(fù)核文件資料，分類、分組放置在卷宗內(nèi)。六、案卷排列要求：1、立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。2、整理案卷，使之厚度適宜，

5、控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊;材料過寬應(yīng)折疊整齊;字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件;以每一案卷端正書寫標(biāo)題。3、對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄(卡片)，按一定次序排列和存放。4、每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料;對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。本管理辦法自頒布之日起執(zhí)行。篇2：假日酒店檔案管理制度假日酒店檔案管理制度1、對(duì)已得到徹底落實(shí)的酒店文件或資料，按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類后建檔保管;2、每類文件存檔都要編制歸檔所采用分類的具體排序方法，以方便文件查找;3、所有檔案借閱行為，必須嚴(yán)格履行審批、登記手續(xù)，并在規(guī)定限期內(nèi)歸還存檔;4、每年清理檔案一次

6、，撤除超過保管期限應(yīng)銷毀的文件，重新整理文件存檔索引;5、建立詳細(xì)、規(guī)范的檔案保管總目錄，以方便日常檔案存檔管理及文件調(diào)檔;6、對(duì)長(zhǎng)期存放或借閱而造成破損的存檔文件要及時(shí)修復(fù)、補(bǔ)救、確保檔案完整;7、部門或相關(guān)人員摘要或復(fù)印普通檔案文件，必須經(jīng)辦辦公室主任批準(zhǔn)后復(fù)印;8、外單位摘抄或復(fù)印普通檔案文件，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后復(fù)印;9、秘密級(jí)以上文件不得摘抄或復(fù)印;10、按照文檔管理年限銷毀超過保管期限的文件，具體銷毀辦法按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。篇3：鈣制品公司檔案管理制度鈣制品公司檔案管理制度公司文件及檔案資料，由綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)管理。公司檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類，檔案文件必須設(shè)專柜存放保管，存放必須分類編號(hào)，清楚編寫文件目錄，以便查閱。檔案資料屬于保密文件，未經(jīng)綜合事務(wù)部主任許可任何人不得隨便借閱。根據(jù)檔案性質(zhì)，確定保管期限。每年年終進(jìn)行一次清理登記，凡經(jīng)鑒定需銷毀者，文秘編制銷毀清單。執(zhí)行文件控制程序的有關(guān)規(guī)定。凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件，必須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。借閱檔案須認(rèn)真辦理借閱登記手續(xù)，保證按時(shí)歸檔。凡借閱重要密件，必須經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借閱;所借閱的檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn)不得摘抄或復(fù)印。檔案管理人員要定時(shí)檢