企業(yè)檔管理制度

1、(一)總則第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮檔在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)於文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實際情況，特制訂本制度。第二條 檔管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種檔、資料。第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類檔分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。(二)收文的管理第四條 公文的簽收1.凡來廠公啟檔(除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要檔除外)後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開

2、口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。2.對上級機要部門發(fā)來的檔，要進行信封、檔、文號、機要編號的"四對口"核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。第五條 公文的編號保管1.兩辦機要秘書對上級來文拆封後應(yīng)及時附上"檔處理傳閱單"，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟檔，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封後，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。2.本廠外出人員開會帶回的檔及資料應(yīng)及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)1.凡正式檔均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)檔內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱

3、辦，重要檔應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完，緊急檔要即閱即辦。2.一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的檔，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系後再分轉(zhuǎn)處理。3.為加速檔運轉(zhuǎn)，機要秘書應(yīng)在當天或第二天將檔送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。第七條 文件的傳閱與催辦。1.傳閱檔應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的檔不得向外泄露內(nèi)容。2.閱讀檔應(yīng)抓緊時間，當天閱完後應(yīng)在下班前將檔交機要

4、室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應(yīng)簽名以示負責。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見"兩辦應(yīng)責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走檔夾內(nèi)任何檔及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。4.檔閱完後，應(yīng)送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。5.兩辦機要秘書對檔負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學習有關(guān)文件，或由兩辦機要室

5、通知到機要室閱文。(三)發(fā)文的管理第八條 發(fā)文的規(guī)定1.全廠上報下發(fā)正式檔的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式檔。2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將檔底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群眾團體檔由黨委批轉(zhuǎn)。3.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的檔，須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。其馀檔均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)。第九條 發(fā)文的范圍：1.凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、

6、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。2.黨委、廠部下發(fā)檔主要用於：(1)公布全廠規(guī)章制度；(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級檔或根據(jù)上級檔精神制訂的工廠文件；(3)公布工廠體制機構(gòu)變動或干部任免事項；(4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；(6)其他有關(guān)全廠的重大事項；3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：(1)對上級機關(guān)呈報工作計畫、請示報告、處理決定；(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。4.在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工

7、作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準後，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部檔發(fā)布。5.凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用工作簡訊發(fā)會議紀要。6.各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)不用廠部名義發(fā)文。(四)發(fā)文程式與要求第十條 發(fā)文程式規(guī)定：1.各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請；2.黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬檔初稿；3.草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字

8、簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；4.文稿擬就後，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明檔標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；5.兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿；6.經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責)；7.對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚；8.需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付列印前送會簽部門會簽；9.文稿審核會簽後，按批準許可權(quán)的規(guī)定分別呈送黨委、

9、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準簽發(fā)；10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室列?。?1.檔列印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；12.檔打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的檔，機要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。(五)文件的借閱和清退第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般檔，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的檔須兩辦主任同意後方可借閱。第十二條 借閱檔應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔上勾劃等。第十三條 兩辦機要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠檔和上級要求

10、限期清退的檔，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)檔丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。第十四條 各部門應(yīng)指定一位責任心強的同志負責檔收交、保管、保密、催辦檢查工作。(六)檔的立卷與歸檔第十五條 檔的歸檔范圍：1.凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔：(1)上級機關(guān)來文，包括上級對工廠報告、申請的批復(fù)；(2)黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計畫統(tǒng)計、季度、年度報表等；(3)廠黨委會、廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；(4)廠黨代會、職代工、工會會員代

11、表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；(6)叁加上級召開的各種會議帶回的檔、資料及本廠在會上匯報表言材料等；(7)上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；(8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；(9)工廠日志和大事記；(10)工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責立卷歸檔。第十六條 立卷要求1.檔立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。2.立卷時，要求把檔的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔、材料的完整性。3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。4.