對獨立學(xué)院教學(xué)秘書職業(yè)現(xiàn)狀的思考和建議

1、對獨立學(xué)院教學(xué)秘書職業(yè)現(xiàn)狀的思考和建議    摘要作為獨立學(xué)院教學(xué)管理工作的重要組成部分，教學(xué)秘書工作的重要性不容忽視，本文結(jié)合教學(xué)秘書的工作職責(zé)和崗位特點，分析了這支重要管理隊伍的職業(yè)現(xiàn)狀和隊伍建設(shè)過程中存在的問題，并提出建議。 關(guān)鍵詞獨立學(xué)院 教學(xué)秘書 職業(yè)現(xiàn)狀 建議 隨著國家對教育事業(yè)投入的逐步增大，高等教育發(fā)展也日漸多元化，獨立學(xué)院作為一支重要的社會辦學(xué)力量也廣受關(guān)注，而作為獨立學(xué)院一支重要的管理隊伍教學(xué)秘書隊伍的管理和建設(shè)也不容忽視。原教育部副部長、現(xiàn)中國高等教育學(xué)會會長周遠(yuǎn)清同志在第一次全國普通高校教學(xué)工作會議上講話中指出：“教學(xué)管理并不僅僅

2、是一般的行政管理，而是兼有學(xué)術(shù)管理和行政管理雙重職能的一門科學(xué)，是一門需要長期學(xué)習(xí)和實踐才能掌握的學(xué)問，沒有一支過硬的教學(xué)管理隊伍不可能有一流的教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量?！? 教學(xué)秘書作為基層教學(xué)管理人員，直接參與一線教學(xué)和管理工作，是教學(xué)管理工作的組織者、執(zhí)行者，各項教學(xué)任務(wù)的傳達(dá)、執(zhí)行、落實和歸整都要通過教學(xué)秘書來完成，在處理上下級別、左右層面和前后期工作上起著不可忽視的樞紐作用，而面對時效強(qiáng)、任務(wù)雜、責(zé)任大、節(jié)奏快的工作，教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀和隊伍建設(shè)并不樂觀，因而研究和解決教學(xué)秘書隊伍建設(shè)，改善工作現(xiàn)狀，對強(qiáng)化獨立學(xué)院教學(xué)管理有著不可估量的作用。 一、獨立學(xué)院教學(xué)秘書職業(yè)現(xiàn)狀 由于獨立學(xué)院是利

3、用非國家財政性經(jīng)費(fèi)舉辦的實施本科學(xué)歷教育的高等學(xué)校，與公辦大學(xué)的顯著區(qū)別決定了獨立學(xué)院教學(xué)管理人員在人員配置和機(jī)構(gòu)設(shè)置上更側(cè)重于精簡、高效和高能，進(jìn)而衍生出一系列諸如人員配置不足、工作量分配不均、職責(zé)不明確、工作壓力過大等問題。 1.工作頭緒繁雜、工作強(qiáng)度高，疲于應(yīng)付常規(guī)工作 教學(xué)秘書的工作對象包括各級領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生、輔導(dǎo)員和職員；面向各級職能部門和教務(wù)處、學(xué)工部、圖書館等多個部門，工作上的交叉是教學(xué)秘書工作頭緒繁雜的重要原因，也在一定意義上說明了教學(xué)秘書工作復(fù)雜性的特點。 教學(xué)秘書的工作幾乎涵蓋了教學(xué)過程的各個環(huán)節(jié)，從教學(xué)任務(wù)、教學(xué)資源、課程、教材、學(xué)籍、考試、考務(wù)、成績等的管理，到教師授

4、課、調(diào)補(bǔ)課、考核、工作量計算等，再到資料員、檔案員、資產(chǎn)管理員等兼職工作，都被視作是教學(xué)秘書的常規(guī)工作，當(dāng)然這還不包括許多無法量化和評價的隱性的、臨時性工作。當(dāng)前獨立院校無論是職能部門還是基層教學(xué)單位，在教學(xué)秘書的設(shè)立上明顯數(shù)量不足，繁瑣的工作、復(fù)雜的關(guān)系、高強(qiáng)度的工作壓力，已經(jīng)使教學(xué)秘書只能停留在疲于應(yīng)付常規(guī)工作上，無暇言及工作的創(chuàng)新和自身發(fā)展，更不用說提升專業(yè)知識水平和素養(yǎng)。 2.身兼多重職務(wù)，工作效率與工作質(zhì)量難以兼顧 目前，教學(xué)秘書身兼多職在獨立學(xué)院教學(xué)管理體系中并不少見，除了做好本職工作外還要額外完成其他的兼職工作。教學(xué)秘書的工作職責(zé)概括來說是協(xié)助部門和領(lǐng)導(dǎo)完成好教學(xué)任務(wù)，做好教學(xué)管

5、理工作，保障教學(xué)工作的正常運(yùn)行。然而由于獨立學(xué)院“精、簡、效、能”的運(yùn)營機(jī)制和教學(xué)秘書的工作特點，一般教學(xué)秘書還會兼任檔案管理員、資料室管理員、資產(chǎn)管理員、網(wǎng)絡(luò)信息員等多種職務(wù)，工作時效性強(qiáng)和時間上的疊加，讓教學(xué)秘書常常應(yīng)接不暇，只能分工作的輕重緩急來完成規(guī)定時間內(nèi)必須完成的工作任務(wù)，這樣就不可避免的出現(xiàn)了工作效率和工作質(zhì)量難以兼顧的矛盾。 3.教學(xué)秘書職業(yè)地位不受重視，發(fā)展空間小 受傳統(tǒng)管理理念和模式影響，長期以來教學(xué)秘書常被簡單看作是教學(xué)事務(wù)的“零雜工”和工作指令的“跑腿員”，工作沒有技術(shù)含量，甚至這樣的崗位都無法提升到管理臺面上來，加之目前教育主管部門在高校評估指標(biāo)體系中著重考量教師教學(xué)

6、和科研水平，教學(xué)秘書所涉及的管理工作從上至下無一例外的被忽視，職業(yè)地位甚至不及教輔人員，筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)教學(xué)秘書普遍對個人發(fā)展前景感覺模糊，認(rèn)為沒有可提升的發(fā)展空間，職業(yè)地位低、無政策依靠、有責(zé)無權(quán)、高風(fēng)險低收入等問題已經(jīng)成為教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展的瓶頸。 4.心理壓力大，精神高度緊張，情緒煩躁 通過長期實踐和觀察不難看出，與其他管理工作相比，教學(xué)管理工作更突出時效性、精確性、周期性和連續(xù)性，大量的教學(xué)事務(wù)要在短時間內(nèi)，保質(zhì)保量，無差錯的完成，使教學(xué)秘書無論在心理上還是精神上都承受著巨大的壓力，一旦某一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，不但可能造成嚴(yán)重的教學(xué)事故，還會被通報、批評，甚至是誡勉、辭聘，所以在別人看來是一件微

7、不足道的工作，教學(xué)秘書卻不得不反復(fù)檢查、核實，確保萬無一失，長期處于高度工作壓力下，情緒勢必會煩躁，嚴(yán)重的甚至導(dǎo)致心理疾病。 獨立學(xué)院的學(xué)生個性強(qiáng)且自立能力相對較差，遇到一點小事都要找教學(xué)秘書來解決；職能部門與職能部門、職能部門與基層教學(xué)單位間缺乏溝通和協(xié)作，往往一項簡單的工作，教學(xué)秘書卻要花費(fèi)大量的時間和精力，克服重重困難，反反復(fù)復(fù)幾次才能完成；制度的不完善和職責(zé)不明確，常常把原本不屬于教學(xué)秘書本職上的工作推由教學(xué)秘書來完成，等等諸如此類問題，在高強(qiáng)度的工作壓力下，帶給教學(xué)秘書的是更多額外的工作負(fù)擔(dān)。 二、教學(xué)秘書職業(yè)困境原因分析 1.對教學(xué)秘書管理崗位的認(rèn)識和重視程度不夠 教學(xué)秘書往往扮演

8、的是幕后英雄的角色，工作苦累不為人知，職業(yè)聲望不高常常讓師生產(chǎn)生偏見，甚至不為領(lǐng)導(dǎo)層和管理層理解和認(rèn)可。目前獨立學(xué)院教師有教師職稱序列、輔導(dǎo)員有教輔職稱序列、實驗員有實驗序列，唯獨身在教學(xué)一線，掌握著大量一線教學(xué)數(shù)據(jù)和經(jīng)驗的教學(xué)秘書沒有職稱序列；另一方面教育部門和校方在政策上也沒有考慮到教學(xué)秘書崗位的特殊性，致使教學(xué)秘書一無政策依靠，二無制度保障，對前途發(fā)展產(chǎn)生懷疑和焦慮的同時，也沒有了工作積極性，久而久之形成惡性循環(huán)，不利于教學(xué)管理水平的整體提高，我們再次呼吁社會和辦學(xué)方能在崗位尊重程度和職業(yè)聲望方面建立必要的政策和制度保障體系。 2.多頭管理、權(quán)責(zé)分化 教學(xué)秘書在獨立學(xué)院的結(jié)構(gòu)設(shè)置中常處于

9、多重“被領(lǐng)導(dǎo)”的尷尬地位。首先從部門職能劃分來說，基層教學(xué)單位的教學(xué)秘書從行政體制上屬于二級學(xué)院管轄，而在業(yè)務(wù)上又受教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)，一方面需要考慮到部門領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的工作指令，另一方面還要兼顧教務(wù)處的工作任務(wù)，由于溝通和交流不到位，很多時候教學(xué)秘書常被置身于兩難的尷尬境地。其次從所在部門內(nèi)部來說，由于教學(xué)秘書面向的群體較廣，不但要考慮主管領(lǐng)導(dǎo)的工作指令，還受到教研室主任、教師、辦公室主任等人員的影響。 教學(xué)秘書處于行政與教學(xué)的樞紐位置，最了解教學(xué)過程中存在的問題。因而對于教學(xué)秘書，應(yīng)按工作時期、工作階段和充當(dāng)角色的不同應(yīng)當(dāng)賦予相應(yīng)的職權(quán)，如在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)和教研室完成宏觀政策修訂時應(yīng)賦予一定的建議權(quán)，處理突

10、發(fā)和偶發(fā)事件時應(yīng)當(dāng)有決策權(quán)，對教師、輔導(dǎo)員甚至領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行績效評價時有考核權(quán)等等，而在實際工作中，教學(xué)秘書只承擔(dān)著相應(yīng)的責(zé)任，不具有該有的權(quán)利。責(zé)、權(quán)分化只能讓教學(xué)秘書的工作更被動，只有責(zé)、權(quán)真正意義上的統(tǒng)一，才會避免一旦工作出現(xiàn)紕漏，首先問責(zé)的是教學(xué)秘書的情況發(fā)生。 3.考核偏頗，抑制工作的積極性和主動性 教學(xué)秘書崗位特點決定了其能及時、真實、準(zhǔn)確的掌握和了解一線教學(xué)、管理過程中存在的問題，在相關(guān)績效評價中更具有發(fā)言權(quán)，應(yīng)成為其他群體的評價主體。但在實際工作中，由于其崗位的特殊性及身兼多職的原因，他們與教務(wù)處、院系領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生，甚至院系書記、輔導(dǎo)員都有著千絲萬縷的聯(lián)系，他們往往成為其他群體的

11、評價對象，只要某個環(huán)節(jié)發(fā)生失誤，就會影響他們的整體考核結(jié)果，也必然會給他們增加思想負(fù)擔(dān)，甚至影響工作的積極性與主動性。因而學(xué)校在考核教學(xué)秘書時，應(yīng)適當(dāng)考慮該崗位特殊的工作性質(zhì)。 4.人力資源高效利用與辦學(xué)成本節(jié)約之間的矛盾 獨立學(xué)院是利用非國家財政性經(jīng)費(fèi)舉辦的實施本科學(xué)歷教育的高等學(xué)校。因為大多數(shù)獨立學(xué)院沒有國家的財政支持，僅僅依靠學(xué)生的學(xué)費(fèi)進(jìn)行辦學(xué)，辦學(xué)經(jīng)費(fèi)不充分。獨立學(xué)院只能從各個方面節(jié)約開支，包括人力資源方面。獨立學(xué)院希望聘用較少的人員，實現(xiàn)較大的收益，因而教學(xué)秘書只能身兼多職、高效工作。 5.過于強(qiáng)調(diào)服務(wù)職能，忽略了教學(xué)秘書專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)和隊伍專業(yè)化建設(shè) 管理能促進(jìn)教學(xué)水平提高，教學(xué)又反

12、過來影響管理水平，兩者相互促進(jìn)，協(xié)調(diào)發(fā)展，缺一不可。教學(xué)秘書本職就是服務(wù)師生、服務(wù)教學(xué)、服務(wù)管理，可以說是服務(wù)理念的踐行者。然而服務(wù)理念是指導(dǎo)思想或者說精神狀態(tài)，而非主體工作，一旦兩者的位置顛倒，產(chǎn)生的后果是不可估計的。相比之下，真正意義上建立一支專業(yè)的教學(xué)管理團(tuán)隊，提升團(tuán)隊成員的專業(yè)水平，才能更好踐行服務(wù)理念。因此打造一支專業(yè)化的教學(xué)秘書管理團(tuán)隊，不但能從根本上提升教學(xué)管理水平，而且在獨立學(xué)院的整體發(fā)展中也有著不可替代的積極作用，強(qiáng)調(diào)服務(wù)理念的同時，更要注重教學(xué)秘書專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)和隊伍專業(yè)化建設(shè)。 三、擺脫教學(xué)秘書職業(yè)困境的建議 1.要充分認(rèn)識教學(xué)秘書工作的重要性 認(rèn)識教學(xué)秘書工作的重要性，

13、不只是一句口號，是要我們的領(lǐng)導(dǎo)層和管理層在充分認(rèn)識教學(xué)秘書專業(yè)隊伍建設(shè)的重要性的基礎(chǔ)上，根據(jù)獨立學(xué)院的實際發(fā)展特點，切實制定出適合教學(xué)秘書發(fā)展的政策，改變教學(xué)秘書崗位是無技術(shù)含量崗位的想法。一方面切實做好人員的選聘、培養(yǎng)、晉升工作，提高教學(xué)秘書的薪資待遇和職業(yè)聲望，拓其發(fā)展出路，給其發(fā)展空間，真正意義上提升教學(xué)秘書的工作熱情；另一方面賦予教學(xué)秘書崗位一定的管理權(quán)限，制定適合教學(xué)秘書發(fā)展的職稱序列，建立一套公平、公正、科學(xué)、合理的績效評價機(jī)制，在對教學(xué)秘書崗位進(jìn)行有效監(jiān)控基礎(chǔ)上，激發(fā)每個管理成員的積極性和工作熱情，從根本上保證教學(xué)管理水平的整體提高。 2.明確權(quán)責(zé)、規(guī)范管理 在要求教學(xué)秘書完成一

14、定工作、承擔(dān)一定責(zé)任的同時，應(yīng)該賦予相應(yīng)的職權(quán)，讓他們有權(quán)調(diào)動相關(guān)的人力、財力、物力資源。在制定相應(yīng)的教學(xué)管理制度時，也應(yīng)給予一定的建議權(quán)，使教學(xué)管理制度更加符合實際。只有在責(zé)任與權(quán)利對等時，才能促進(jìn)其主動工作、高效工作，也只有讓教學(xué)秘書真正參與到教學(xué)和管理中，走到教學(xué)管理團(tuán)隊中去，才算真正意義上形成了一支有機(jī)的、完整的管理團(tuán)隊。 3.采用積極的、更加人性化的考核措施 在對教學(xué)秘書進(jìn)行考核時，一方面要考慮到該崗位的特殊性，他們面對的群體廣、接觸的事情多，考核時不能以偏概全，要綜合、全面地考量他們的業(yè)績；另一方面，要采用積極的評價措施，考核的目的不在于發(fā)生失誤時，如何懲治，而在于如何促進(jìn)教學(xué)秘書

15、更積極地工作。 4.為教學(xué)秘書分擔(dān)職責(zé)，充分調(diào)動所有職員的積極性 獨立學(xué)院的辦學(xué)經(jīng)費(fèi)緊張，不愿在人力資源方面開支較大，造成了教學(xué)秘書必須承擔(dān)更多的工作。獨立學(xué)院的教學(xué)秘書不同于公辦院校的教學(xué)秘書。獨立學(xué)院的其他員工的工作職責(zé)與工作態(tài)度也不應(yīng)效仿公辦院校。獨立學(xué)院的基層領(lǐng)導(dǎo)，如教學(xué)副主任、教研室主任、辦公室主任也必須承擔(dān)一定的工作，甚至是具體操作性的工作，而不是只行使自己的管理職能。既然獨立學(xué)院的職員較少，就應(yīng)該更多地參照工作量來制定工作職責(zé)，而不能僅僅考慮工作的性質(zhì)，這樣才能充分調(diào)動各方面的積極性，分擔(dān)教學(xué)秘書的工作量。 5.提升教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展空間，建設(shè)專業(yè)化的教學(xué)秘書隊伍 樹立教學(xué)管理專業(yè)化的理念，擁有專業(yè)化的教學(xué)管理隊伍，必須擺脫“事務(wù)型”、“經(jīng)驗型”的老觀念，使教學(xué)秘書走向?qū)I(yè)化。首先，給予教學(xué)秘書更多的學(xué)習(xí)機(jī)會。讓他們學(xué)習(xí)教育學(xué)、心理學(xué)等方面的知識，同時結(jié)合自己的工作經(jīng)驗，才能更好地把握教學(xué)規(guī)律，使工作更加科學(xué)、合理；讓他們學(xué)習(xí)計算機(jī)方面的知識，促使工作更加高效、便捷。其次，在職稱評定、職級晉升方面給予一定的制度傾斜，帶著希望、帶著目標(biāo)去工作，才能更有積極性、主動性。最后，在學(xué)校教學(xué)管理制度的制定中，充分參考他們的意見，了解制度在