合同印章和合同文本管理規(guī)定

1、合同文本和合同印章管理規(guī)定第1章 合同文本管理 第一節(jié) 總那么1、建立和完善合同管理制度，是公司標(biāo)準(zhǔn)公司經(jīng)營行為，保護公司的合法權(quán)益，建立公司良好的經(jīng)營管理秩序的重要舉措，公司各級管理人員必須嚴(yán)格遵守本規(guī)定。2、為保證公司經(jīng)營活動的有序和有效，所有對外經(jīng)濟合同及相關(guān)文件必須按規(guī)定進行分級審批管理，辦理?合同審批表?。各級管理人員應(yīng)在其授權(quán)范圍內(nèi)開展對外談判、簽訂合同和審批合同，任何違反授權(quán)范圍的審批、簽發(fā)、簽訂的合同均是無效的，責(zé)任人應(yīng)承當(dāng)由此引起的經(jīng)濟和法律責(zé)任。3、公司各級管理部門，在對外簽訂經(jīng)濟合同時，應(yīng)遵循以下原那么：1遵守國家法律法規(guī)和行政法規(guī)；2貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑?/p>

2、那么；3不能超出公司的經(jīng)營范圍；4必須保障公司的合法權(quán)益；5不違背公司的各項規(guī)章制度和公司利益；6禁止重要合同未正式簽署即先行執(zhí)行；7材料、設(shè)備采購合同的簽訂，盡可能采用招標(biāo)方式，充分比照性價比后確定合作方簽訂合同。4、公司綜合辦負(fù)責(zé)對公司合同實現(xiàn)統(tǒng)一管理，指派專人負(fù)責(zé)合同簽訂和執(zhí)行過程的審核工作，以及合同履行的監(jiān)督檢查、歸檔，糾紛的處理等。5、公司法人是我公司簽訂各類合同的法定代表人，其他人員對外簽訂合同時必須經(jīng)公司法人的授權(quán)委托方可簽訂合同。6、合同專管人員配合各級部門必須對已簽訂合同的執(zhí)行進行連續(xù)的監(jiān)控。合同執(zhí)行過程中發(fā)生的變更、合同執(zhí)行情況評估等，均應(yīng)按公司合同管理規(guī)定要求進行操作。7

3、、公司的合同分為三大類，即：經(jīng)濟合同銷售合同、采購合同、技術(shù)合同、勞動合同。8、綜合辦是勞動合同的專管部門，技術(shù)中心是技術(shù)合同的歸口管理部門。經(jīng)濟合同按業(yè)務(wù)歸口由業(yè)務(wù)部門進行管理。第二節(jié) 合同辦理 1、合同起草：1凡發(fā)生金額在1萬元以上的業(yè)務(wù)事項應(yīng)事先簽訂合同，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)提供書面合同文本。2合同文本的格式應(yīng)一律參照使用公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)格式合同范本。合同內(nèi)容無范本的，由各部門自行編制，但應(yīng)確保合同內(nèi)容的完整、嚴(yán)密和有利，并將自行編制的合同文本報綜合辦備案。3合同的主要條款和內(nèi)容必須符合法律法規(guī)，當(dāng)事人各方的權(quán)利和義務(wù)必須明確，文字表述清楚準(zhǔn)確。2、合同談判：1合同談判應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)

4、組織。經(jīng)招標(biāo)確定合作方的合同談判，應(yīng)由原招標(biāo)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)。2所有經(jīng)濟合同的談判，原那么上至少有二名經(jīng)辦人員參與談判。3談判前參與談判人員必須做好準(zhǔn)備工作，對合同涉及內(nèi)容要作出充分了解，關(guān)鍵條款必須做到詳細(xì)調(diào)研分析規(guī)格、價格、質(zhì)量等，充分掌握證據(jù)，做到心中完全有數(shù)，寸土必爭。4參與人員事前相互做好溝通，統(tǒng)一思想，所有意見分歧必須在談判前得到解決。5談判前參與人員不能飲酒，保持頭腦清醒思維敏捷。6談判人員至少有一人應(yīng)具備一定的談判技巧和相關(guān)業(yè)務(wù)知識，原那么性強。7參與人員至少有一人要做好談判現(xiàn)場的筆錄或采用錄音，不能放過任何關(guān)鍵細(xì)節(jié)，以便不明確、不清晰的問題事后得到分析和總結(jié)。8不管對方表現(xiàn)如何，

5、我方工作人員必須做到嚴(yán)格遵守時間、地點等約定。第三節(jié) 合同審批及簽訂 1、合同經(jīng)辦人員必須按?合同審批表?與權(quán)限規(guī)定執(zhí)行，將草擬合同呈送相關(guān)授權(quán)人員審核簽署有關(guān)方面的意見。2、每一項合同的簽訂，必須按公司?合同審批表?，完成相應(yīng)的“簽字組合。3、合同評審人員負(fù)有合同審查責(zé)任，必須就其部門職能范圍對合同內(nèi)容進行審查，以保證合同主要條款及內(nèi)容的合法性、嚴(yán)密性、可行性。4、經(jīng)濟類合同，特別是有不能確定合法性或?qū)贤瑮l款存在疑問時，須邀請法律參謀予以審核。5、可對外簽訂經(jīng)濟合同資格的人員：公司法定代表人；公司法定代表人授權(quán)代理人授權(quán)委托書,在其授權(quán)范圍內(nèi)行使對外簽約權(quán)。 6、合同的審批權(quán)限：1經(jīng)濟合同

6、合同金額在5萬元以上由總經(jīng)理審批。2技術(shù)合同、勞動合同由總經(jīng)理審批。35萬元以下的經(jīng)濟合同及其他合同由業(yè)務(wù)歸口部門申報，由分管副總或經(jīng)理審批。4產(chǎn)品銷售合同金額在5萬元以下由營銷經(jīng)理審批。第四節(jié) 合同的履行 1、簽訂合同的部門負(fù)責(zé)人是負(fù)責(zé)合同履行的主要責(zé)任人。合同履行中出現(xiàn)分歧時，應(yīng)及時與對方協(xié)商處理，必要時應(yīng)邀請律師參與，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。2、綜合辦負(fù)責(zé)指派專人對合同進行管理，建立各類合同臺賬，跟蹤監(jiān)督各類合同執(zhí)行情況，各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)配合收集、整理和及時提交每項合同執(zhí)行的相關(guān)資料。3、各部門建立相關(guān)合同分管臺帳，盡力保障合同的履行。如實際履行或全面履行確實存在難以克服的困難，或履行合同后將

7、給公司造成經(jīng)濟損失而需要變更或解除合同時，經(jīng)辦人或經(jīng)辦部門應(yīng)立即在合同有效期限內(nèi)，與對方當(dāng)事人進行協(xié)商，并及時上報公司總經(jīng)理批示。合同的變更或解除手續(xù)應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定辦理。變更或解除合同必須采用書面形式，并重新辦理合同的審批手續(xù)。4、合同執(zhí)行過程中，以及完畢后，合同管理責(zé)任部門應(yīng)定期進行合同執(zhí)行情況評估，呈報分管副總或總經(jīng)理知道，并報公司綜合辦備案。第五節(jié) 合同檔案管理 1、合同簽訂后，財務(wù)部留存一份原件、綜合辦合同管理人員留存一份原件，經(jīng)辦部門留存一份原件或復(fù)印件，其他部門需要留存合同的，由綜合辦提供復(fù)印件經(jīng)批準(zhǔn)。對于材料設(shè)備合同，合同經(jīng)辦部門附分期付款方案，財務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)控階段付款方案的執(zhí)行，

8、嚴(yán)格掌控付款方案的執(zhí)行。2、合同檔案包括合同原件、合同審批記錄、合同簽收記錄、?合同執(zhí)行情況評估表?等，由綜合辦負(fù)責(zé)搜集、整理、歸檔。3、當(dāng)合同歸檔后出現(xiàn)補充或更改時，經(jīng)補充或更改后的合同仍作為有效的合同進行檔案管理。4、我公司提供的合同存檔文本一律標(biāo)準(zhǔn)格式，以其他公司合同文本簽訂的合同我公司依據(jù)分類及順序重新編號管理。5、綜合辦合同專管人員負(fù)責(zé)建立詳細(xì)的合同分類臺帳和有序的合同編號，便于追蹤和檢索。第六節(jié) 簽訂合同的程序 1、由合同歸口業(yè)務(wù)部門分管副總審批的?經(jīng)濟合同簽訂申請單?產(chǎn)品銷售合同除外。2、業(yè)務(wù)歸口部門組織召開評審會議，對合同進行評審，必要時邀請法律參謀。3、簽訂合同，履行合同審批

9、程序。4、公司綜合辦合同管理人員審查所簽合同及簽字程序。5、財務(wù)部對付款等事宜進行確認(rèn)。6、財務(wù)部合同印章掌管人確認(rèn)以上流程無誤后蓋章生效。第七節(jié) 審查內(nèi)容 1、是否有?經(jīng)濟合同簽訂申請單?，填寫內(nèi)容是否按規(guī)定完全、正確。2、審查合同對方的資質(zhì)是否到達要求，硬件是否齊全。3、審查合同的評審記錄數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、價格、付款方式、交貨方式、違約責(zé)任等。4、審查合同條款是否完整合理，是否符合?合同法?有關(guān)規(guī)定。5、審查簽字審批程序是否符合合同管理規(guī)定。第八節(jié) 責(zé)任追究：1、除銷售合同外，金額在1萬元以上的經(jīng)濟往來必須簽訂書面合同，否那么財務(wù)不予付款，責(zé)任由當(dāng)事人自負(fù)。2、在各類合同的簽訂、審核、備案

10、、存檔、履行的過程中，由于工作失職、玩忽職守、弄虛作假、營私舞弊、期滿詐騙的，責(zé)任者要交納50元至200元的鼓勵基金，情節(jié)嚴(yán)重及造成經(jīng)濟損失的，根據(jù)實際情況由責(zé)任者要交納200元至1000元的鼓勵基金，并可進行辭退處理及追究法律責(zé)任。第二章 印章管理 公司印章主要指以下印章：公司章、部門章、合同章、財務(wù)章、法人章、現(xiàn)金收訖章。公司章、合同章由綜合辦專人保管；財務(wù)章、法人章、現(xiàn)金收訖章由財務(wù)部專人保管；部門用章由部門專人保管。第一節(jié) 公司行政章使用范圍及權(quán)限 1、財務(wù)章、法人章、現(xiàn)金收訖章、董事長、總經(jīng)理印鑒須由財務(wù)專人保管。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得任意委托他人代行職權(quán)。2、印章必須放在保密柜或帶鎖的

11、抽屜內(nèi)，使用時必須辦理登記手續(xù)。3、公司內(nèi)發(fā)出的一切正式公文，需發(fā)文部門校對公文材料無誤前方能用印。4、公司對外的文件或出具證明需蓋企業(yè)印章時，須確認(rèn)有綜合辦審核，總經(jīng)理審批前方能用印。5、嚴(yán)禁在空白介紹信上用印，如確因工作需要，須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。6、公司印章原那么上不予攜帶外出，嚴(yán)防喪失。確因工作原因需攜帶外出時，須由使用部門填寫?用印申請單?，交部門負(fù)責(zé)人簽字同意，在綜合辦辦理借用手續(xù)后，方可攜帶出公司。非財務(wù)人員攜帶公章須由綜合辦人員陪同。第二節(jié) 公司合同章使用范圍及權(quán)限 合同章是企業(yè)對外簽訂合同時使用的代表公司履行義務(wù)。1、合同章的使用必須在合同審批流程結(jié)束后，確認(rèn)流程無誤方可用印。2、合同章嚴(yán)禁攜帶外出使用，簽訂合同盡可能在公司履行蓋章行為。3、簽訂合同盡可能在我公司辦理最后一道手續(xù)審批程序，特殊情況需要攜帶帶有印簽的合同到對方辦理手續(xù)時，領(lǐng)取人需要簽字確認(rèn)加蓋印簽份數(shù)、返回時間，并將已經(jīng)通過的合同審批表暫存于合同管理員處，待手續(xù)全部辦理完畢存檔。4、外出攜帶帶有印簽的合同內(nèi)容僅限于對方最后簽字蓋章內(nèi)容，其他條款一律注明，不能有空白，否那么合同印章管理人員有權(quán)拒絕蓋章。第三節(jié) 財務(wù)章 財務(wù)章為財務(wù)部現(xiàn)金流轉(zhuǎn)及銀行往來專用章，僅限于票據(jù)和報表使用，嚴(yán)禁他用或者在空白