信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的有效運(yùn)用

1、信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的有效運(yùn)用    摘要：檔案管理是任何單位部門都無法缺少的工作之一，而對(duì)于學(xué)校來說，檔案管理工作對(duì)學(xué)校的發(fā)展也起到一定的影響，然而傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理方式已經(jīng)出現(xiàn)了太多的漏洞和不足。本文針對(duì)信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的有效運(yùn)用進(jìn)行分析。    關(guān)鍵詞：信息技術(shù) 學(xué)校檔案管理    有效運(yùn)用     一 學(xué)校檔案管理傳統(tǒng)方式的弊端在過去很多學(xué)校對(duì)于學(xué)校檔案工作都不予重視，只將學(xué)校學(xué)生的升學(xué)率等作為學(xué)校工作的重點(diǎn)。然而學(xué)

2、校檔案工作對(duì)于學(xué)校的發(fā)展來說是具有至關(guān)重要的作用，檔案可以有效的讓學(xué)校了解學(xué)校的師生人員狀況以及其思想狀態(tài)、成長(zhǎng)過程等，對(duì)于學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層做出決策具有一定的影響。但目前我國(guó)很多學(xué)校由于諸多因素影響都不愿意或者沒有能力改善學(xué)校檔案管理工作，由此造成了目前我國(guó)學(xué)校的檔案管理模式落后，并且存在著諸多的弊端：1.查找效率低，并且容易出錯(cuò)。因傳統(tǒng)的檔案管理模式都以實(shí)物卷宗為主，在查找時(shí)也都是依靠人力來進(jìn)行查找，但是在實(shí)際檔案管理中，由于卷宗的數(shù)量過于繁多，導(dǎo)致在實(shí)際查找工作的效率極低，并且由于是人工查找，所以在查找的時(shí)候極易出現(xiàn)差錯(cuò)，這就影響整個(gè)檔案管理工作的工作效率和質(zhì)量。2.保密性差。由于傳統(tǒng)學(xué)校檔案

3、管理工作都是由人工操作，并且檔案管理部門進(jìn)出人流大，接觸檔案的人員多并且復(fù)雜，所以在日常的工程中很容易出現(xiàn)很多的不便和威脅，這對(duì)于一些絕密級(jí)的檔案來說，保密性就無法保證。3.檔案的更新與保護(hù)困難。由于傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理工作的檔案都是以實(shí)物卷宗的形式進(jìn)行管理和保存，所以隨時(shí)時(shí)間的推移，檔案館的檔案卷宗會(huì)越積越多，隨著數(shù)量的增多，檔案管理工作就會(huì)出現(xiàn)諸多的不便，并且由于檔案卷宗都以紙類為主，隨著時(shí)間的推移就會(huì)出現(xiàn)腐爛、蟲啃等損害現(xiàn)象，對(duì)于檔案的更新、保護(hù)和利用起來了負(fù)面影響。二 信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理工作中的特點(diǎn)以上筆者對(duì)傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理工作的弊端進(jìn)行了簡(jiǎn)要的分析，面對(duì)這些弊端和缺點(diǎn)，學(xué)校應(yīng)結(jié)合先

4、進(jìn)信息技術(shù)，建立具有信息化、自動(dòng)化等特點(diǎn)的檔案管理體制。而信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理工作中具有以下的特點(diǎn)：1.信息技術(shù)在管理學(xué)校檔案時(shí)具有儲(chǔ)存量大、查閱方便、處理迅速等特點(diǎn)。信息技術(shù)利用文字處理軟件，使用表格、圖形等方式將檔案分門別類，并且建立一套規(guī)范的、合理的、科學(xué)的檔案系統(tǒng)。由此檔案管理人員或者需要查詢檔案的人員在查詢、修改、交流以及重復(fù)使用時(shí)都會(huì)變的更加簡(jiǎn)潔，并且效率較傳統(tǒng)方法大幅度的提高。2.管理人員素質(zhì)要求較高。由于信息技術(shù)是目前高科技技術(shù)的一種，所以就需要檔案管理人員必須具有一定的實(shí)際操作能力，并且由于檔案工作的重要性，檔案管理人員必須要具有高素質(zhì)、高品格才能勝任。所以反過來說，如果檔

5、案管理人員都是具有高素質(zhì)、高品格、高知識(shí)、高技術(shù)，那么在實(shí)際的檔案工作就會(huì)事半功倍，積極的推動(dòng)檔案工作的發(fā)展。3.增強(qiáng)保密性和檔案的保護(hù)性由于信息技術(shù)的使用是完全依靠電腦來進(jìn)行操作，并且大部分的檔案都是儲(chǔ)存到電腦系統(tǒng)中，所以不會(huì)出現(xiàn)復(fù)雜人流在查詢時(shí)而出現(xiàn)窺視機(jī)密檔案的情況。并在由于資料和檔案都是儲(chǔ)存在電腦中，所以不會(huì)出現(xiàn)檔案腐爛損壞的現(xiàn)象。4.信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理工作中的不足：（1）檔案記錄方式發(fā)生改變，由筆寫文字轉(zhuǎn)變成電腦機(jī)器識(shí)別的數(shù)碼和符號(hào)，并且載體也從紙張轉(zhuǎn)變?yōu)殡娔X或者其他載體。但隨著這種升級(jí)，相應(yīng)的破壞方式也隨之出現(xiàn)，例如病毒，電腦損壞等，都會(huì)造成檔案資料的丟失以及損壞；（2）目前針

6、對(duì)于電子檔案管理我國(guó)并沒有出臺(tái)明確的法律、法規(guī)的規(guī)定，所以一旦出現(xiàn)電子檔案館被攻擊、信息資料被偷取等事件，學(xué)校有時(shí)難以針對(duì)自身進(jìn)行維權(quán)。（3）由于電子文件不同于實(shí)物卷宗，電子文件出現(xiàn)修改、拷貝等現(xiàn)象時(shí)，并不會(huì)及時(shí)被發(fā)現(xiàn)，并且修改、拷貝等行為的極易進(jìn)行，由此對(duì)于檔案的真實(shí)性和完整性就無法保證，最終只能出現(xiàn)不同程度的錯(cuò)誤，影響學(xué)校的正常發(fā)展。三 信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中實(shí)現(xiàn)方法盡管目前信息技術(shù)在仍存在著諸多的弊端和漏洞，但是針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式，信息技術(shù)仍具有眾多的優(yōu)勢(shì)，所以國(guó)內(nèi)的學(xué)校要盡快建立信息技術(shù)化的檔案管理系統(tǒng)，以下筆者提出幾點(diǎn)不成熟的建議：1.不斷提高學(xué)校檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的水平。隨著

7、時(shí)代的不斷進(jìn)步，各種工作都逐漸的走向標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，對(duì)于學(xué)校檔案管理工作來說，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化更是工作的重點(diǎn)。所以首先學(xué)校必須要抓好這兩項(xiàng)，在實(shí)際工作中不斷的提高其程度，并且把握好兩者的關(guān)系，要做到相輔相成、相互促進(jìn)。2.做好學(xué)校檔案的數(shù)據(jù)建設(shè)。學(xué)校要充分的利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)學(xué)校的資料、檔案等進(jìn)行科學(xué)、合理的管理，并且通過合理和科學(xué)的管理讓使用變得更加便捷。3.從根本進(jìn)行改變。對(duì)于學(xué)校檔案管理的信息化改革，學(xué)校要做到全面投資，從基礎(chǔ)設(shè)施開始改變，改變檔案管理工作的環(huán)境，由此不斷的提高學(xué)校檔案工作的質(zhì)量。4.選拔高素質(zhì)人員。信息化學(xué)校檔案管理工作必須要求具有高素質(zhì)以及高知識(shí)的人才來?yè)?dān)任：首先對(duì)于檔

8、案管理人員來說，檔案管理工作管理的是眾多的人事檔案以及資料，所以要求檔案管理人員必須具備心思縝密的特點(diǎn)；其次對(duì)于一些機(jī)密的資料和卷宗來說，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)具有一定的人格修養(yǎng)以及高度的職業(yè)操守；最后對(duì)于信息化的學(xué)校檔案管理工作來說，檔案管理人員必須要熟悉信息技術(shù)的實(shí)際操作。除此以外，檔案人員還應(yīng)具備高素質(zhì)、高知識(shí)、高能力等綜合素質(zhì)，所以在選用檔案管理人員的時(shí)候，一定要多方面的進(jìn)行考察。5.加強(qiáng)學(xué)校信息化檔案管理的安全意識(shí)。信息技術(shù)在檔案管理中作中具有高效、快捷的特點(diǎn)，但是同時(shí)也帶來一些有關(guān)安全的漏洞和不足，例如在建立檔案信息化的過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案中的信息丟失或者泄密的情況；或者對(duì)于版本更新

9、不兼容、不可讀；儲(chǔ)存載體容易損壞等問題，都會(huì)給學(xué)校帶來無法估計(jì)的損失。所以在實(shí)際的管理中，學(xué)校一定要對(duì)可能發(fā)生的意外做好充分的準(zhǔn)備，要利用計(jì)算機(jī)的加密功能對(duì)不同級(jí)別的檔案資料進(jìn)行加密，以及對(duì)不同檔案設(shè)置使用權(quán)限的設(shè)置；對(duì)于檔案資料的利用與保密要做到一個(gè)合適的度，即要保證機(jī)密的安全也要方便于操作和使用。6.做到電子檔案的安全工作。電子檔案和實(shí)物檔案都會(huì)出現(xiàn)     損壞的現(xiàn)象，而信息化檔案的保存環(huán)境和方法都不同于實(shí)物檔案。電子檔案要做好防潮、防輻射、防病毒等工作，并且做好電子檔案的備份以及定期維護(hù)工作，并且正確處理電子檔案和實(shí)物檔案的關(guān)系。結(jié)語：科技是推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的主要?jiǎng)恿?，而學(xué)校也要充分的利用現(xiàn)代技術(shù)，除了學(xué)校檔案管理工作之外，對(duì)于其他方面的工作，也要充分意識(shí)到科技在其中的影響。所以身為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層要時(shí)刻接受新鮮思想，做出正確的決策，通過不斷的創(chuàng)新和研究將教育工作推上新的高峰。參考文獻(xiàn)：1劉方信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用J實(shí)驗(yàn)教學(xué)與儀器，20