采購(gòu)部訂單采購(gòu)管理方法

1、采購(gòu)部訂單采購(gòu)管理方法第1條 目的為規(guī)范采購(gòu)日常訂單的處理過(guò)程，對(duì)日常訂單進(jìn)行及時(shí)有效的處理，特制定本辦法。第2條 適用范圍本辦法適用于采購(gòu)日常訂單處理的全過(guò)程。第3條 管理職責(zé)1.總經(jīng)理/董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)大宗物資及特殊物資的訂單審批，并監(jiān)督采購(gòu)部完成訂單的全程管理工作。2.采購(gòu)部負(fù)責(zé)按照已通過(guò)審核的請(qǐng)購(gòu)單開立訂購(gòu)單，并按要求全程跟蹤管理訂單。3.請(qǐng)購(gòu)部門按要求填寫請(qǐng)購(gòu)單，積極配合采購(gòu)部對(duì)日常訂單的管理工作。第4條 接受并審核請(qǐng)購(gòu)單1.需求部門依據(jù)公司教學(xué)計(jì)劃和具體情況，以書面的形式提出采購(gòu)要求。2.請(qǐng)購(gòu)單要詳細(xì)記錄所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需要日期等相關(guān)內(nèi)容并做出預(yù)算。3.采購(gòu)部需及時(shí)接收各需求

2、部門開出的請(qǐng)購(gòu)單并進(jìn)行審核。4.一般請(qǐng)購(gòu)單由采購(gòu)經(jīng)理根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單內(nèi)容、公司采購(gòu)相關(guān)規(guī)定和供應(yīng)商情況來(lái)審核，通過(guò)后反饋給申請(qǐng)部門，并及時(shí)組織開具訂購(gòu)單。5.大宗物資或特殊物資的請(qǐng)購(gòu)單，采購(gòu)經(jīng)理審核完畢后要上交總經(jīng)理/董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可開立訂購(gòu)單。第5條 開立訂單1.采購(gòu)部要根據(jù)已審核通過(guò)的請(qǐng)購(gòu)單及時(shí)開具訂購(gòu)單。2.采購(gòu)部要及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系協(xié)調(diào)簽單的相關(guān)事宜，采購(gòu)部應(yīng)注意維護(hù)公司利益，在允許的價(jià)格內(nèi)，確保交期、質(zhì)量等方面滿足公司要求。第6條 訂單內(nèi)容規(guī)范采購(gòu)訂單應(yīng)至少包括以下6項(xiàng)內(nèi)容。1.交貨方式：交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、新品交貨附帶備用零件等規(guī)定。2.驗(yàn)收方式：檢驗(yàn)設(shè)備、檢驗(yàn)費(fèi)用、不合格品的退換

3、、提前或延遲交貨的處理等規(guī)定。3.罰則：延遲交貨或品質(zhì)不符的扣款、違反合約的處理、取消合約等規(guī)定。 4.品質(zhì)保證：包修和包換期限、無(wú)償或有償換修等規(guī)定。5.履約保證：不能按期履行合同需支付違約金等的規(guī)定。6.仲裁或訴訟：買賣雙方紛爭(zhēng)、仲裁的地點(diǎn)或訴訟的法院等規(guī)定。第7條 訂單編制規(guī)范訂單編制人員在編制采購(gòu)訂單時(shí)，應(yīng)完整填寫以下5聯(lián)。1.供應(yīng)商聯(lián)(第一聯(lián))，作為供應(yīng)商交貨時(shí)的憑證。2.回執(zhí)聯(lián)(第二聯(lián))，由供應(yīng)商簽字確認(rèn)后寄回公司。3.物資聯(lián)(第三聯(lián))，作為公司控制存量和驗(yàn)收的參考。4.請(qǐng)款聯(lián)(第四聯(lián))，作為結(jié)算采購(gòu)貨款的依據(jù)。5.承辦聯(lián)(第五聯(lián))，由采購(gòu)部自存。 第8條 采購(gòu)訂單執(zhí)行1.公司與供應(yīng)商簽訂訂單后，采購(gòu)部要隨時(shí)關(guān)注并緊密跟蹤訂單執(zhí)行情況，保持同供應(yīng)商的溝通，確保訂單能順利執(zhí)行。2.加工型供應(yīng)商要進(jìn)行備料、加工、組裝、調(diào)試等過(guò)程，存貨型供應(yīng)商只需從庫(kù)房中調(diào)集相關(guān)產(chǎn)品并進(jìn)行適當(dāng)處理即可送至公司。因此采購(gòu)部需密切關(guān)注加工型供應(yīng)商的.備貨進(jìn)程，確保其能按時(shí)交貨。第9條 訂單保管1.為了方便訂單查找與使用，采購(gòu)部應(yīng)對(duì)訂單進(jìn)行分類歸檔、有序保存。2.采購(gòu)部應(yīng)將采購(gòu)訂單的原件按編號(hào)順序保管;復(fù)印件與相關(guān)采購(gòu)申請(qǐng)和往來(lái)信件一起，按供應(yīng)商名字的字