論現代秘書人員的角色意識

1、論現代秘書人員的角色意識摘要隨著經濟社會及現代科技的迅猛發(fā)展， 秘書人員所面臨的挑戰(zhàn)越來越多。 面 臨新形勢，秘書如何才能更好地承擔起參與處理事務和為領導提供服務的職能， 真正起到秘書的作用？最重要的一個方面就是要具備正確的角色意識。 秘書人員 的角色意識決定秘書從業(yè)人員的的工作態(tài)度， 對秘書工作有重要意義。 隨著資歷 的不斷提高， 意識也會隨著相應變化， 要沖破傳統(tǒng)秘書的束縛， 轉換角色以更適 應工作的需要。 把握秘書的角色特征， 調整秘書的角色定位， 是秘書教育和培養(yǎng) 的一個重要內容。關鍵詞 ：秘書 角色意識 角色轉換 培養(yǎng)AbstractWith economic society and

2、 the rapid development of modern science and technology, the secretary personnel challenges facing more and more. Facing the new situation, how can we secretary better undertake involved in handling affairs and leadership provide service for the functions, plays the role of real secretary? The most

3、important aspect is to have the right role consciousness.The conscious of the role determine the secretary's working attitude ,very important.With the accumulation ofexperience and rising qualification,one's conscious change also.AS a sectary in modern society,haveto change one's role in

4、 order to adapt tothe job,and break through the bound of traditional sectary role.Grasping the role of the secretary of features and adjusting the role of secretary, is a important training content of the education and training of secretary.Key words : secretaryrole consciousness role change trainin

5、g1 引言秘書作為黨政機關、 社會團體、 企事業(yè)單位等各個部門中的一個特定群體， 他們的工作具有不同于其他群體工作的屬性。廣義的秘書定義是：位居領導人身邊或領導機構中樞，從事辦公室事務，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領導工作正常運轉， 直接為領導工作服務的助手”。秘書是一個單位的樞紐， 起著承上啟下、協(xié)調內外的作用，工作關聯(lián)度高、輻射面廣。 領導工作少不了秘書，而要做好一個秘書就必須順利完成領導交給的各項工作。所以，了解 秘書角色和角色意識，注重培養(yǎng)秘書的角色意識， 加深秘書對自己的認識， 對開發(fā)自身潛能， 促進領導活動，改善機關作風，提高辦公效率，都具有很強的現實意義和理論意義。2秘書工作和秘書角

6、色2.1秘書工作的屬性和工作特點2.1.1 工作內容（1） 輔助決策：在決策過程中，在知識（包括理論）、能力（包括技術）、經驗和精 力等方面給予決策主體全面的補償，以提高決策的科學性和時效性。（2）協(xié)調關系：秘書的協(xié)調是指秘書人員在自己的職權范圍內，自覺地調整各類組織、各項工作、各個人員之間的關系，促進各項活動趨向同步化和和諧化，以實現組織目標的行為過程。（3）處理信息：處理客觀存在的一切事物通過物質載體發(fā)出信號、消息、情報、數據、圖形、指令中所包含的一切有價值的內容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號中的內容（4 ）辦理事務：辦理一切同領導工作有關的日常具體工作。2.1.2工作特點（1

7、） 中介性：秘書部門的這種中介性特征一方面決定了秘書工作的”紐帶”和"橋梁” 的作用，另一方面也決定了秘書工作是非獨立性的輔助工作。（2）直接性：秘書工作的直接性體現在：在行政組織上，在崗位設置上，在工作程序上（3）全面性：是體現在職能輔助的全面性上和過程輔助的全面性上（4） 服務性：人們把秘書工作比喻為"上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，把秘書工作說成”沒大沒小，沒完沒了”。（5）被動性：要求秘書人員一定要不越權、不越職，秘書應在輔助性被動性的工作中發(fā)揮創(chuàng)造性和主動性（6）潛隱性：秘書工作的潛隱性表現在三個方面：活動名義的假借性；活動過程的幕后性；勞動成果的潛在性。2.2 秘

8、書的社會角色2.2.1 領導的助手協(xié)助領導處理事務， 以及在領導的授意下處理事務； 為領導解決， 協(xié)助領導做重要的事； 讓領導從繁雜的事務中脫身，有更多時間開展領導活動和決策思考。2.2.2 領導的腦筋秘書是領導的咨詢人員和決策參謀。秘書的思維往往是領導思維的前導和補充。2.2.3 政策活動中的紐帶在上級與平級、 下級，在領導與員工的關系中，秘書是傳達文件和溝通的關鍵。秘書負 責溝通政務渠道，加強聯(lián)系，使上情下達，下情上傳，起到橋梁和紐帶的作用。2.2.4 決策中的監(jiān)督員在領導的決策、 決定頒布實施以后， 秘書具有負責檢查、 督辦、 催辦落實的義務和權利。2.2.5 領導的資料庫秘書具有搜集、

9、 掌握、儲存經濟、 行政、社會方面的信息， 及時向領導提供必要的信息， 管理單位的檔案和文書，保管與工作相關資料的責任。2.2.6 領導的隨員和具體事務的組織者秘書是領導的組織者， 在正式活動場合要做好領導的隨員， 在公關形態(tài)的表現中領導活 動和事務活動，比如：宴請、接待來訪、應酬等。2.2.7 領導的幫手秘書可以處理在單位領導與領導發(fā)生的有關部門活動。 為領導解決， 協(xié)助領導做重要的 事。讓領導從龐雜的事務中脫身，有更多時間開展領導活動和決策思考?？傊貢墓ぷ魈攸c決定其社會角色， 秘書在社會實踐活動中， 必然會由 其工作中產生對自身職業(yè)所處社會角色的思考與定位。 當秘書在工作中對自身行

10、為模式和規(guī)范有了確定的意識系統(tǒng)時， 就會把自身對職業(yè)的角色定位出明確的認 識。3 秘書工作中的角色定位與轉換3.1 影響角色定位的條件3.1.1 自然生理條件（ 1）年齡條件： 就秘書的角色特征和工作職責看， 秘書應該年輕化，秘書班子的年齡應 當低于同級領導班子的年齡。（2）性別條件： 在整個秘書隊伍中女性比男性人數更多， 但在不同的層次和性質的單位， 對秘書性別的要求又有所區(qū)別。（3）健康條件：秘書人員健康條件有三方面的基本要求：一是發(fā)育正常，五官端正。二是體魄強健，精力充沛。三是情緒穩(wěn)定，沉著冷靜。3.1.2 文化知識條件知識化與專業(yè)化， 是現代社會對公民素質的一個基本要求， 秘書角色作為

11、文職人員， 從 事的是精神生產， 這就要求秘書人員比其他社會角色的文化知識條件更高。 一般需要大學以 上學歷。如果學歷層次與知識水平、 知識結構的發(fā)展不平衡時，較高的知識水平、 知識結構 的比較高的學歷層次更重要，更能勝任秘書工作。3.2 角色錯位的原因分析3.2.1 “欽差大臣”自居即在開展協(xié)調和督辦工作時， 不深入實際調查研究、 不了解事情的原委、 進展及有關方 面的需求，而居高臨下發(fā)號施令，憑一個電話，一紙公文“派任務” ，“壓任務”這種只行使 權利不履行義務的做法，無疑會減弱親和力，在上級、同級、下級之間造成隔閡。這種現象 在政府部門尤其突出， 許多秘書人員跟著領導喝東家吃西家， 天天

12、忙得不亦樂乎！ 辦起事來 只知道偷工減料，根本不去調查了解情況，只是憑電話和公文辦事，還美其名曰： “電話辦 公高效率，省時又省事” 。3.2.2 代別人種田即為了促使某些部門完成工作任務， 從文件起草、 會議準備到內外聯(lián)系統(tǒng)包統(tǒng)攬。 這種 將義務泛化的結果是辦了許多不該辦、 辦不了、 辦不好的事。 不僅不利于其他部門工作水平 的提高，而且“荒了自家的地”該做的沒做。以辦文辦事來說秘書自己什么都一手包攬了， 不管是不是需要自己做辦文勢必從寫稿到領導同意后的定稿打印全都給辦了， 辦事呢無論大 小都自己親自如從傳達到辦具體的事都沒落下。3.2.3 上下不分家即領導事必躬親， 秘書人員以下代上發(fā)號施

13、令。 這種權力的過度延伸將導致一方面的觸 角過長過密，使對方的機會減少，空間縮小。工作陷入被動局面，即不利于團結，也不利于 發(fā)展。 秘書經常代替老板行使職權， 往往會使秘書不能正確評價自己， 以為自己和領導一樣 握有同樣大的權力， 這是秘書成長道路上最可怕的陷阱。 也是秘書之所以不能正確定位自己 角色的原因。3.3 秘書角色的正確定位秘書人員如何角色定位呢？這要從秘書的工作的輔助性來看。 秘書地位的從屬性， 秘書 工作是伴隨著領導活動， 依照領導活動需求的發(fā)展變化而變化的。 先有領導的活動才有為領 導活動直接服務的秘書工作，離開了領導活動，就不存在獨立的秘書工作。在機關單位中， 居于主導地位的

14、是領導， 決策與管理是領導的基本職能。 秘書工作只能起輔助作用， 決策指 揮、統(tǒng)籌全局的是領導不是秘書。 所以作為一名秘書工作人員， 除了要明確秘書的工作性質 外，還要明確自己的職責，才能正確定位自己的角色。3.3.1 明確“對位”知道“該做什么”作為具體的操作者， 秘書要經常思考這樣一個問題， 如何保質保量地完成工作任務要解 決這個問題，一要做到“三勤” ：勤學、勤想、勤干。二要做到“三熟” ：政策規(guī)定熟知， 工作環(huán)境熟悉，業(yè)務技能熟練。三要做到“三清” ：清楚內外關系，清楚工作重點， 清楚領導意圖。 秘書不應滿足于做好領導交辦的事情， 而要在當好領導的參謀和助手方面發(fā) 揮主導性， 并努力掌

15、握做好秘書工作所必需的知識和技能，增強示范能力， 協(xié)調能力， 應變 能力，創(chuàng)造性思維能力， 主動適應不同種類， 不同性質的工作需要， 高質量地完成工作任務。3.3.2 提前“就位”知道“先做什么”在紛繁復雜的秘書工作當中，如果分不出輕重、主次、緩急、就會因小失大。所以秘書 在工作中不能眉毛胡子一把抓。以目前迫切需要和必須解決 的問題為急。 這樣就能理出工作主線， 有條不紊地做好各項工作； 不急于辦的事務可以緩辦， 為其他事情讓路。日常工作要按時完成，以減少“塞車”現象。3.3.3 靈活移位，知道“不做什么”秘書在履行督辦， 協(xié)調等職能時一定要明確督辦不等于發(fā)號施令， 協(xié)調不等于包辦代替。 科學

16、管理之父泰勒認為， 管理就是 “確切地知道你要別人去做什么， 并且讓他使用最好的方 法去完成”。所以，秘書在督辦和協(xié)調時恰當地轉換角色 , 以巧取勝。3.4 秘書角色的轉換3.4.1 變被動機械的服務為主動的智囊服務在傳統(tǒng)的秘書角色意識中 , 辦公室秘書各司其職、按時按質按量完成本職工作、不折不 扣地做好領導交辦的事情就是一個稱職的秘書。 然而 , 隨著社會主義市場經濟的逐步建立和 完善以及高校人事制度改革的不斷深人、 傳統(tǒng)的秘書的角色已不育目查應社會對高校培養(yǎng)人 才的管理模式的需求而受到極大的沖擊 , 使秘書這一特殊的職業(yè)從使命到職責者隆歷著深 刻的變革 , 使服務的形式和內容都發(fā)生了根本的

17、變化。如何變被動為主動呢？這需要三個方面的意識： 爭取了解全局性工作； 爭取了解和掌握 一個時期的中心工作 , 分清工作的輕重緩急 , 主動排除干擾中心工作的因素； 研究領導工作 的思路分析領導的意圖 , 并加以理解、 完善和落實。 有了這幾個方面的意識 , 在工作中才能 主動理解領導的思路 , 才有可能在工作中提出合理化的建議。 日常工作中 , 要善于將領導的立項 , 明確先做什么、 后做什么和怎決策內容、 實施方案和一個時期的中心工作進行分解、 樣做的措施等。 智囊型服務是指足智多謀地為教學科研服務。 傳統(tǒng)的角色意識只注重責任意 識淚側災意識和單一的服務意識 , 而智囊服務不僅僅是傳統(tǒng)角色

18、中的全心全意為人民服務 , 而是在此基礎上實現多元化、 高層次、 高技能的服務。 能協(xié)助領導對行政管理提出建設性的 意見 , 對辦公室秘書的工作提出創(chuàng)新性建議 , 這要求秘書具有豐富的工作經驗和廣博的學 識。要實現主動的智囊型服務首先要具備參謀意識。 隨著力學形式的多樣化和社會對人才的 需求的不斷變化 , 辦公室管理不斷出現新情況和新問題 , 辦公室秘書不再是辦文辦事的機 器和抄抄寫寫的打字員 , 而是面對復雜多變的情況做出正確的思考和判斷。 在辦公室的日常 管理中要有清晰的思路和正確的方法 , 要積極為教學科研管理出謀劃策、 為領導、 教師、 學 生、社會提供最佳的服務。包括積極、正確地進言

19、和建議 , 行之有效的參謀措施。 其次是要 樹立法規(guī)意識。 隨著高?？茖W技術的發(fā)展以及與社會聯(lián)合辦學的增多 , 秘書人員在處理政務 與參與管理中必須懂得一些相關法律知識 , 如專利法、 合同法、 著作權法等。 用法律意識指 導自己的管理工作和約束自己的社會行為。 第三 , 要具有一定的應變能力 , 應變能力體現著 一個人的敏捷和智慧 , 這里的應變是指在掌握原則的前提下 , 準確判斷事態(tài)的發(fā)展而采取 正確、 果斷的行為 , 處理突發(fā)事件的能力。 這是智囊服務的最高素質功、 公室秘書要善于培 養(yǎng)自己處理各種復雜關系和突如其來的情況 , 獨擋一面、化難為易、化險為夷的能力。3.4.2 變傳統(tǒng)的職能

20、者為擁有現代科學技術的管理者傳統(tǒng)的辦公室秘書角色意識中只強調辦事能力和文字表達等一般能力 , 隨著辦公管理 現代化的發(fā)展使辦公管理加快了現代化步伐 , 傳統(tǒng)的秘書職能已不能勝任現代秘書工作 , 不具備適應形勢的科學技術和管理能力很難有立足之地。所以 , 一要具有學習現代科學技術的意識、二要具有統(tǒng)籌管理的意識、三要具有組織協(xié)調的意識。首先要具有學習現代科學技術的意識 , 作為辦公室秘書不但要有從事秘書職業(yè)的專業(yè) 知識和社會知識 , 而且還要不斷學習現代管理技術 , 如常用的計算機軟件的安裝、 操作和使 用技巧。并有意識也運用于日常管理工作中 , 實現規(guī)范、自動管理。其次要具有統(tǒng)籌管理意識 , 在

21、紛繁的事務中 , 辦公室秘書要善于培養(yǎng)自己行于其內思 于其外的能力 , 也就是不能被事務牽著鼻子走。 在應付繁雜的事務工作的同時 , 更要統(tǒng)籌與 策劃工作的進度 , 使力訟室工作井然有序 , 忙而不亂。 在工作中樹立 “三早” 意識 , 一要早 思考, 凡事預則立 , 了解當前工作的重點是什么 , 如何配合 , 構思成熟二要早請示 , 請示 領導 , 把犧紅二作的大方向 , 明確工作思路三要早行動 , 首當其沖 , 率先投人到工作中 , 與合作的同事共同商量，把可能出現的問題及如何解決并提出來，通過民主的可時決定開展工作的步驟。再次,要具有組織協(xié)調的意識。辦公室秘書身處各種關系的熱點和輻射中心

22、，是單位的窗口，這就需要秘書具備應有的公關能力 ，包括學識、技巧、閱歷、經驗及相關禮儀。秘書 工作處于上下左右的中心位置 ，協(xié)調各種關系尤為重要，協(xié)調的原則是明確工作目標和意 義、消除誤會和隔閡、調動一切積極因素開展工作。343 挖掘職能優(yōu)勢，建立管理信息平臺，實現資源共享在傳統(tǒng)的秘書角色中，為了完成上級部門下達的任務 ，隨時都要統(tǒng)計城十算、填寫各種 教學科研報表。任務完成后又未能很好地規(guī)范管理這些資料。傳統(tǒng)秘書角色思路狹窄、信息閉塞。從而制約了秘書能力的發(fā)展。 隨著知識經濟全球化、 一體化和信息化的發(fā)展以及網絡 技術的普及和深入，社會對畢業(yè)生需求的不斷變化。為了實現資源共享加強交流，辦公室秘

23、 書應充分發(fā)揮職能優(yōu)勢，合理、規(guī)范地收集好各種信息。首先要具有收集信息的意識，面對信息的海洋，選擇實用的有價值的信息，包括與所 做工作有關的政策、法規(guī)、與本單位職工息息相關的信息。按辦公室秘書的分工不同而組建不同的信息，使信息內容專業(yè)化、規(guī)范化、科學化。然后把這些信息匯人局域網并定期維護 ， 供領導、員工共享，讓網絡信息縮短時空的距離實現教學利研的縱橫交流。其次，要充分利用共享資源為自己的秘書工作服務。共同享有資源能給自己的工作和學習帶來極大的方便，大大提高工作效率和工作質量。如何共享、利用還需要秘書人員敏捷的 捕捉能力和感悟能力，這需要秘書人員以積極的心態(tài)培養(yǎng)自己、發(fā)現、接受、利用新信息并轉

24、化為己有的能力，從而擴大自己的視野、 提高自己的能力，使力、公室管理上臺階、上檔 次。4秘書角色意識的培養(yǎng)一名優(yōu)秀的秘書人員，不僅應具備良好的業(yè)務素質，擁有熟練的操作技巧， 正確的角色意識更是有助于秘書在工作中獲得“事半功倍”的效果。因為秘書每 天要處理的事情很多，要接觸的人也很多，只有端正了態(tài)度，擺正了位置，有扎 實的專業(yè)基本功，才不至于犯“角色錯位”的錯誤，才能在紛繁復雜的人和事中 做到忙而不亂、從容應對，才能更好地為領導提供及時、準確、高效的服務。角 色意識的培養(yǎng)可以從如下幾方面入手：4.1角色的主動適應培養(yǎng)所謂主動適應， 是指秘書人員以積極的心態(tài)自覺地適應社會變革對秘書角色提出的新要

25、求，并成為社會變革的推動力量。4.1.1 具有超前意識超前意識也就是遠見卓識。具有超前意識的秘書人員，能敏銳地透視歷史和預見未來， 在充分了解、 尊重社會現實狀況的同時又能超越現實的局限， 預測未來的發(fā)展趨勢， 并從各 個方面做好準備主動適應社會發(fā)展的歷史趨勢。古人講， 凡事預則立， 不預則廢， 沒有超前 意識就不能根據事務的現實狀況預測其發(fā)展趨勢， 也不能及時正確地因勢利導， 創(chuàng)造性地開 展工作，積極主動地為領導、為群眾服務好。 在這個意義上說，超前意識是秘書角色主動適 應社會變革的必備條件之一。4.1.2 不斷自我更新自我更新，是生命存在和發(fā)展的前提。自我更新包括概念更新和知識更新。(1)

26、 概念更新是秘書人員主動適應社會變革的關鍵。 過去，人們普遍存在這樣一種看法，所謂秘書工作，無非就是“看看報紙寫寫稿，領導 前后跑一跑”這既是社會對秘書工作的刻板印象， 也是秘書人員的一種自我意識。 今天，這 種觀念與全球化時代和市場經濟下的秘書工作很不適應。 秘書工作要適應新形勢， 必須更新 觀念、 轉變思想。具體應樹立以下觀念： 一是綜合效益觀念。 追求最佳經濟效益是市場經濟 的出發(fā)點。 市場經濟的效益觀念必將對各行各業(yè)產生廣泛地影響， 包括秘書行業(yè)。 從效益觀 念出發(fā)， 我們的秘書人員和秘書工作， 既要有堅定正確的政治方向， 還要有鮮明突出的經濟 意識；既要主動關心和參與經濟建設工作，

27、又要注意經濟和社會的和諧發(fā)展。 二是競合觀念。 引入競爭合作機制，進行公平競爭，是全球化經濟發(fā)展的重要動力。當今時代， “越來越多 的人會發(fā)現他們能夠找到越來越多的合作對象和競爭對手， 人們將會在越來越多的工作崗位 上競爭和合作， 竟會與世界各地越來越多人互相競爭和合作。 在全球化時代和市場經濟下的 秘書工作必須引入競合機制。 通過競爭與合作， 激發(fā)廣大秘書人員的積極性、 主動性和創(chuàng)造 性。充分實現自我價值和社會價值。 三是開放觀念， 市場經濟下的秘書工作必須從封閉轉向 開放，由面向機關轉向面向社會和大眾，面向廣闊的經濟建設工作和社會發(fā)展。(2) 知識更新也是觀念更新的一個重要方面。現代社會，

28、 各種新知識、 新學說不斷涌現，知識更新的周期越來越短， 知識老化的速度 越來越來快。 特別是在全球化時代， 知識更新是知識者普遍面臨的重要課題。 知識更新是秘 書人員主動適應當前這場偉大社會變革的需要， 也是成為一個合格的現代型秘書人才的必備 條件。4.2 適應社會變革對職業(yè)秘書角色定位的新要求的培養(yǎng)4.2.1 迷人的人格魅力 這是職業(yè)秘書從業(yè)的前提和基礎條件。所謂人品，就是人的品質和道德修養(yǎng)。俗話說， 做事先學會做人， 而在職場上所強調的“做人”的關鍵環(huán)節(jié)是職業(yè)道德。 秘書職業(yè)道德顯得 尤其重要， 秘書是公司領導服務的辦公室人員，關鍵要要以公司為榮， 為公司效力，要為公 司盡力，就所謂秘書

29、人員“盡仁、盡義、盡禮、盡智、盡信”。有了這個態(tài)度，就決定秘書 在本職崗位上將會是兢兢業(yè)業(yè)， 任勞任怨。 享有國際聲譽的方法學家、 思維學家吳甘霖先生 在一次北大總裁班上作了一項調查， 請公司老總說出自己所喜歡的員工和最不受歡迎的員標 準是什么。 結果五類員工列入最受歡迎的員工， 分別是：第一類， 自動自發(fā)的員工； 第二類， 找辦法提升業(yè)績的員工；第三類，從不抱怨的員工；第四類，執(zhí)行力很強的員工；第五類， 能提建設性意見的員工。而最不受歡迎的員工也有 5 種，分別是：第一種，找借口的員工； 第二種，損公肥私的員工；第三種，斤斤計較的員工；第四種，華而不實的員工；第五種， 受不得委屈的員工。 而

30、最受歡迎的員工的標準， 也恰在恰恰道出了現代企業(yè)公司所需要秘書 人員“盡仁、盡義、盡禮、盡智、盡信”的職業(yè)道德。4.2.2 出色的辦事能力 職業(yè)秘書要著力訓練五個方面的能力，即創(chuàng)新能力、執(zhí)行能力、溝通能力、商業(yè)能力， 并且能夠做到四力合一，形成合力。（ 1） 創(chuàng)新能力 現代中國十分重視創(chuàng)新能力的培養(yǎng)和推廣， 不斷提出“創(chuàng)新中國”和“創(chuàng)新是動力”等 概念。 而秘書作為企業(yè)、 公司重要的一分子， 培養(yǎng)創(chuàng)新能力顯的尤其重要， 職業(yè)秘書的創(chuàng)新 能力就是要求熟悉公司情況后， 敢于突破傳統(tǒng)思維能力， 突破條條框框， 提出富有創(chuàng)意的思 路。只要平時多動腦筋，就會有思考的習慣；有思考，就會有點子，有點子，就會

31、有業(yè)績。 一個國家需要創(chuàng)新，一個人更需要創(chuàng)新意識，多思考，多研究，多想象，充分發(fā)揮自身的潛 能。美國的一位資深企業(yè)管理研究者說過， 企業(yè)員工的創(chuàng)新意識就跟員工要準時上下班一樣 重要， 作為員工的一種職業(yè)習慣，企業(yè)才有生機勃勃的生機和巨大的潛力。因此， 培養(yǎng)職業(yè)秘書的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，是現代中國秘書訓練的重要課程。（ 2） 執(zhí)行能力 組織、協(xié)調、協(xié)作，構成執(zhí)行能力的關鍵要點。職業(yè)秘書如何沒有很強的組織、協(xié)調、 協(xié)作能力， 作為他們的上司，將會累死職場。 職業(yè)秘書的執(zhí)行能力主要表現在，公司或領導 的指明發(fā)展方向后， 能夠牽頭制定出完成這個項目具體實施方案。 上司注重的目標管理、 業(yè) 績管理和結果

32、導向， 不太注重項目執(zhí)行的過程。例如，比較規(guī)范和上規(guī)模的公司， 每年都會 召開年度會議， 提出公司的年度目標計劃。這個時候，職業(yè)秘書作為上司的左右手，就要協(xié) 助上司做好目標任務執(zhí)行過程中的監(jiān)控， 并隨時掌握目標任務完成情況， 以供上司實時調整 決策部署。在監(jiān)控過程中，職業(yè)秘書需要進行大量組織、協(xié)調、協(xié)作工作，與客戶的協(xié)調， 與部門的協(xié)作，形成一支善于戰(zhàn)斗的團隊，才能夠順利公司或領導指出的目標任務。因此， 訓練是職業(yè)秘書的執(zhí)行力是最棘手課程， 職業(yè)秘書需要經過長期的訓練和升華， 才能達到很 強執(zhí)行力的境界。（ 3） 溝通能力做生意就是做朋友， 做朋友關鍵是在溝通，秘書溝通的主要有電話、網絡、 面

33、對面交談 等溝通方式。 作為現代型的企業(yè)公司， 大量的溝通工作是與客戶的溝通， 而且大量的工作是 由職業(yè)秘書完成的， 職業(yè)秘書溝通不專業(yè)，客戶就無法信任你；職業(yè)秘書溝通不熱情， 客戶 只會冷落你； 職業(yè)秘書溝通時不擇機， 客戶只會煩著你； 我一直認為， 在商言商， 在職言職， 秘書要努力去掉口頭禪， 去年不良的習慣的言語， 千萬不要婆婆媽媽， 喋喋不休。 職業(yè)秘書 人員電話溝通。 看是很簡單的動作， 規(guī)范起來就比較難了，接電話的職業(yè)用語，很大程度上 體現了一個公司的整體形象， 因此， 很多的企業(yè)公司要求指定一個前臺文員接聽電話，職場規(guī)范電話接聽模式是“自報家門”， 這就猶如航空港的播音員小姐，

34、 無論是誰在播音， 我們 聽見幾乎完全是同一個人在講話， 企業(yè)公司的秘書人員能夠做到這一點， 那么效果會出奇的 好，因此， 我們始終要保持接電話時的職業(yè)語調與規(guī)范用語， 這是秘書的首要基本功。 再如， 電話在兩聲與三聲之間接聽， 也是職業(yè)秘書非常專業(yè)的電話接聽技巧。 職業(yè)秘書面對面溝通， 就比電話溝通艱難的多， 因為面對面溝通需要的是形象和語言配合， 面對面溝通給人的第一 印象更重要是形象， 其次才是語言技巧， 包括口腔語言、 肢體語言等。 面對面溝通是個最為 復雜的溝通過程，需要反復地實踐演練，才能得心就手。（ 4） 商業(yè)能力公司業(yè)務是公司發(fā)展壯大的基礎， 沒有業(yè)務， 公司就沒有效益可言， 公司也就沒有發(fā)展 可言。因此，職業(yè)秘書要具備很強商業(yè)運作能力，能夠為公司出業(yè)績，出效益。職業(yè)要提高 商業(yè)運作能力， 一定要遵循“一個原則”； 做好“三類事情”； 做到“五個是否”。 遵循“一 個原則”就是商業(yè)游戲規(guī)則。 要記住自己是秘書身份， 更注