X工程公司檔案管理辦法

1、LOGOX工程公司檔案管理辦法XX工程有限公司檔案管理方法第一章總則第一條為了規(guī)范和嚴(yán)格公司檔案管理，依據(jù)國家檔案法有關(guān)規(guī)定結(jié)合公司的具體狀況，制定本規(guī)章制度。第二條檔案工作的宗旨：收集齊全、準(zhǔn)時(shí)歸檔、完好保存，便利利用。第三條檔案管理的基本原則及要求：一、歸檔原則1集中保管：公司各檔案材料由辦公室集中保管。2主動(dòng)上交和積極催收相結(jié)合：各部門主動(dòng)上交和辦公室主動(dòng)催收相結(jié)合。3具體登記：各部門將原文或其他各種介質(zhì)的預(yù)歸材料整理完好，4標(biāo)5著清晰，6以便分類歸檔。二、交接原則員工離職或請假超過15個(gè)工作日，當(dāng)事人必需主動(dòng)將經(jīng)辦的檔案材料向接辦人員交接清晰，不得擅自帶走或銷毀。檔案材料有損壞或缺失的

2、，依據(jù)檔案材料的重要性，每損壞或缺失一份，在考核結(jié)果中對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任處理；檔案材料交接單是員工辦理離職或請假時(shí)必需具備的文件，沒有合法的檔案材料交接單，公司不予辦理相關(guān)手續(xù)。（檔案交接單見附表六）第四條檔案管理的組織機(jī)構(gòu)及責(zé)任劃分檔案管理實(shí)行集中管理。辦公室集中統(tǒng)一管理，各部門負(fù)責(zé)部門檔案工作，維護(hù)檔案的完整與安全。一、辦公室辦公室全面負(fù)責(zé)公司檔案的收集、歸檔和借閱。其主要職責(zé)包括：收集、整理、立卷和歸檔公司的檔案材料。檔案材料的保管和銷毀；檔案材料的借閱、催還；指導(dǎo)部門檔案管理人員的工作；領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作。二、部門檔案管理人員各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作。部門檔案

3、管理人員在辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門檔案材料的具體管理工作。其主要職責(zé)見附件一、部門檔案管理人員職責(zé)。第五條檔案管理分類對檔案的管理，依據(jù)載體分為紙質(zhì)檔案、聲像檔案。第二章紙質(zhì)檔案管理第六條紙質(zhì)檔案的內(nèi)容紙質(zhì)檔案指一切以紙質(zhì)形式存在的檔案資料，對應(yīng)于聲像檔案資料。第七條檔案的收集檔案的收集依據(jù)以下兩種狀況執(zhí)行：1、需要經(jīng)辦公室流轉(zhuǎn)的文件資料收集，正式文件一經(jīng)產(chǎn)生，在流出辦公室之前，先交辦公室歸檔（具體見“發(fā)文管理方法”和“收文管理方法”）。2、公司各部門在工作中形成后，不需要行文，不經(jīng)辦公室流轉(zhuǎn)文件、檔案（如工程圖紙、技術(shù)資料等）的收集，采到以下方法收集：事先登記A.部門在每年制定工作計(jì)劃

4、時(shí)均要同B.時(shí)注明各項(xiàng)任務(wù)要產(chǎn)生的檔案目錄清單，C.并不D.得出現(xiàn)明顯漏報(bào)，E.在制定完工作計(jì)劃3天內(nèi)必需報(bào)送辦公室，F(xiàn).辦公室秘書依據(jù)部門上報(bào)的狀況，G.結(jié)合以往工程或工作狀況和歷史經(jīng)驗(yàn)，H.編制當(dāng)年各部門應(yīng)當(dāng)上交的檔案材料目錄并確定上交時(shí)間，I.下發(fā)各部門執(zhí)行；J.公司各項(xiàng)目部在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收結(jié)束后2個(gè)月之內(nèi)上交檔案材料；K.對于公司部門會(huì)議文件，L.各部門在召開會(huì)議前須到辦公室申請會(huì)議室借用登記，M.辦公室依據(jù)登記向相關(guān)部門催收會(huì)議文件。辦公室秘書依據(jù)會(huì)議登記表向各部門催收文件；事后查收辦公室秘書依據(jù)各部門上報(bào)的檔案目錄清單和既定時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)向相關(guān)部門催收檔案；各部門須嚴(yán)格按規(guī)定主動(dòng)、準(zhǔn)時(shí)向

5、辦公室上交檔案材料；對不按要求準(zhǔn)時(shí)提交資料或提交資料不齊全的，除要求限時(shí)補(bǔ)齊外，依據(jù)資料重要性，在考核結(jié)果中對相關(guān)部門經(jīng)理進(jìn)行責(zé)任處理；對于辦公室秘書催收不力或工作疏忽造成文件漏收的，在考核結(jié)果中對辦公室秘書進(jìn)行責(zé)任處理。第八條檔案的立卷、整理和歸檔，具體見附件二，“檔案資料立卷歸檔規(guī)章”。第三章聲像檔案管理第九條聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、光盤和文字說明兩部分組成。第十條聲像檔案資料的收集一、收集范圍反映公司主要職能活動(dòng)，業(yè)務(wù)、工程等工作成果和存在問題的聲像資料；各級領(lǐng)導(dǎo)人參加的與公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料；公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議、會(huì)見以及

6、外事活動(dòng)的聲像資料；其它單位形成的與公司有關(guān)的重要聲像資料；其它具有保存價(jià)值的聲像資料。二、收集方法及要求事先確認(rèn)制作、使用錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(合底片)的部門和人員，在借用聲像器材時(shí)，經(jīng)辦人認(rèn)真填寫聲像器材借用申請表，具體說明本次制作所要形成的聲像檔案所制作的內(nèi)容，數(shù)量和質(zhì)量要求，完成時(shí)間。（見附表八、聲像器材借用申請表）嚴(yán)格審核經(jīng)辦人經(jīng)部門經(jīng)理審核后，交辦公室主任審批后，辦公室即轉(zhuǎn)交聲像器材借用申請表至辦公室秘書，辦公室秘書登記后借出器材；積極催收、嚴(yán)格檢查、驗(yàn)收對到期未準(zhǔn)時(shí)交還器材并同時(shí)上交所制作的聲像檔案的，辦公室秘書積極催收。辦公室原則上只接收原版、原件。經(jīng)辦人按規(guī)定上

7、交的歸還器材時(shí)，必需同時(shí)上交制作的聲像檔案資料及其它載體形態(tài)的檔案，凡涉及公司重大事件的，相關(guān)部門和人員應(yīng)向辦公室報(bào)送目錄和必要的文字說明。辦公室秘書嚴(yán)格按規(guī)定檢查經(jīng)辦人員上交的聲像資料，聲像資料要齊全，文字說明內(nèi)容要真實(shí)；底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。假如因特別原因未能按規(guī)定提交聲像資料，除非經(jīng)部門經(jīng)理、辦公室主任審核，總經(jīng)理審批，否則視為私用公司財(cái)物，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷，在考核結(jié)果中對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理。第十一條聲像檔案的整理和保管（見附件三、聲像檔案整理、保管規(guī)章）第四章檔案查借閱管理制度第十二條公司員工可以依據(jù)公司確定的查閱權(quán)限，查閱有關(guān)文件。第十三條由辦公室秘書按相應(yīng)的查閱權(quán)限原則

8、上執(zhí)行，如需越權(quán)查閱，需上一級主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。序號職位查閱權(quán)限（A級絕密，B級機(jī)密，C級隱秘，D級公開）1董事長、總經(jīng)理A、B、C、D級文件資料2公司高層管理人員B級（含）以下文件資料3部門經(jīng)理C級（含）以下文件資料4一般員工D級文件資料A級文件(絕密)：指最重要的公司隱秘，一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到重大損害的文件資料，包括：財(cái)務(wù)分析報(bào)告、工程決算材料；合同、協(xié)議文本；對高層管理者的考核報(bào)告、評議等；對工資安排方案及所屬文件；涉及項(xiàng)目成本、利潤的報(bào)告或論證材料；如投資計(jì)劃與分析、項(xiàng)目可研報(bào)告等；公司尚未實(shí)施或正在實(shí)施的經(jīng)營戰(zhàn)略決策、公司項(xiàng)目技術(shù)的核心資料；公司其它認(rèn)為應(yīng)列入絕密范疇內(nèi)的文件資料及聲

9、像材料。B級文件(機(jī)密)：指重要的公司文件，一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到損害的文件資料，包括：公司注冊及相關(guān)文件；技術(shù)資料、工程建設(shè)的重要圖紙；立項(xiàng)報(bào)告、業(yè)務(wù)進(jìn)度分析報(bào)告；各種末正式批復(fù)或?qū)嵭械挠?jì)劃、方案；涉及公司尚未公開或不宜公開情報(bào)的來往文書，政府部門對公司的懲罰打算等；公司其它認(rèn)為應(yīng)列入機(jī)密范疇內(nèi)的文件材料及聲像材料。如經(jīng)濟(jì)糾紛、工程招投標(biāo)文件等。C級文件(隱秘)，包括：各種證明材料；工程方面的洽商等；公司其它應(yīng)列為隱秘的文件資料及聲像材料，如給領(lǐng)導(dǎo)的函件、竣工圖、竣工資料等。D級文件(平凡)：指一般性的，可以供應(yīng)給全部的員工查考利用的文件資料，包括：平常各種工作條例、規(guī)章制度；一般業(yè)務(wù)工作

10、來往文件(不涉及絕密、機(jī)密的文件)；各類一般性的請示、通知、會(huì)議紀(jì)要，簡報(bào)、狀況反映等；行政管理工作的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；一般性的月、季工作計(jì)劃與總結(jié)報(bào)告；有關(guān)干部任免、調(diào)配、定級等的文件；財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等各類行政交接手續(xù)憑證，其它。查(借)閱檔案（包括資料、文件、光盤）必需在檔案查（借）閱登記簿登記后方可查（借）閱；密級檔案在辦公室查閱，不能帶出，必需帶出辦公室查閱的，需辦公室主任審核報(bào)總經(jīng)理簽字才可。第十四條檔案原件一般不外借，如必需借閱，一般檔案時(shí)間不超過十天，密級檔案不超過一星期。并且必需得到辦公室主任審批并辦理相關(guān)手續(xù)（見附表二）。第十五條借閱檔案的人必需疼惜檔案，要保護(hù)檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、裁減、抽取、拆散、摘抄、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。第十六條借檔人確因工作原因需要打印、復(fù)印、摘抄文件，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)并辦理相關(guān)手續(xù)。（見附表四）并由辦公室秘書負(fù)責(zé)打印、復(fù)印。但須進(jìn)行技術(shù)處理，保證復(fù)印件與原件有明顯的區(qū)分，并且只復(fù)印文件上相關(guān)的部分，其他與其查閱無關(guān)的內(nèi)容在復(fù)印時(shí)必需進(jìn)行遮蓋處理；第十七條借用的檔案，當(dāng)事人必需在規(guī)定時(shí)間歸還辦公室；如確需延期，當(dāng)事人必需提前一個(gè)工作日辦理續(xù)借手續(xù)（見附表三）。否則視為無故不準(zhǔn)時(shí)歸還，在考核