有效地將電腦中的文件資料歸類存儲

1、如何有效地將電腦中的文件資料歸類存儲？1管理好電腦文件3如何管理電腦文件5如何整理電腦中的文件7如何將電腦中的文件歸類9如何有條不紊的整理電腦中的資料11如何有條不紊地整理電腦資料？14文件分類的技術(shù)（翻譯的下文）16 節(jié)約時間16 有效管理信息17 高效的文件管理方法17電腦文件整理的招數(shù)（這個是采用軟件管理方式一不推薦?。?8如何有效地將電腦中的文件資料歸類存儲？作者netfairy來源：所以無論是本科生還是研究生養(yǎng)成一個良好的個人文件管理習慣是非常有必要的。這也是一種能力的培養(yǎng)，一種做研究，做學問的素養(yǎng)。簡單的一個建議不要在C盤上存放重要的個人文件。在自己電腦的D或者E等盤上建立一個個人

2、文件夾，比如李四LISI和自己相關(guān)的文件，自己寫的文件都存放在這里。在這個目錄下建立一些子目錄。例如李四畢業(yè)設(shè)計學習資料照片郵件foxmailQQ記錄個人簡歷研究項目競賽項目在這些子目錄下還可以建立子目錄比如學習資料下可以建立英語資料數(shù)字信號處理圖像處理矩陣論等等個人簡歷目錄下簡歷證書等等照片下可以建立2009元旦聚會2009國慶華山游2010畢業(yè)紀念隨著時間的推移，你的個人目錄會越來越大，但始終很有序，你可以很快找到你的文件同時記得，不斷備份李四”這個目錄。其他的文件你可以建立softwaremusicmovie等等目錄，但這些東西都不要存在你自己的個人文件目錄下。永遠記住只有你自己創(chuàng)建的文

3、件，是獨一無二的。網(wǎng)上無法下載回來的。自己做的文件是最珍貴的。重裝系統(tǒng)時，注意備份C盤上的文件，特別是windows桌面上的文件。后面幾個帖子是其他人寫的如何管理個人文件的文章，可以參考一下。來源電子工程社區(qū)管理好電腦文件這一講座講的是怎么樣管理好你電腦里的各類文件，在講的時候，大家可以想想目前自己電腦里的各類文件是處于怎么樣的保存狀態(tài)。我和許多網(wǎng)友見過面，看過他們的電腦，有一些是管理有序的，更多的是隨心所欲地保存各類文件。這是個人的一種習慣，本來這講可以不講，但是對于以后我們要講的下載安裝來說，這又是必講的一個習慣問題，所以還是作為一個題目和大家一起探討一下，怎么樣管理好自己電腦里的文件。我

4、們的電腦硬盤都分了幾個分區(qū)盤，除了C盤是系統(tǒng)盤外，還有其他盤，大多數(shù)的是4分區(qū)設(shè)置，硬盤里保存的文件有軟件安裝文件，文檔文件，圖片文件，視頻文件，教材文件，網(wǎng)頁文件等這幾類文件，這一些文件其實可以分類保存，按不同類型分部保存在不同的硬盤分區(qū)和不同的文件夾，這樣你這尋找某一個文件時候就可以非常迅速地找到打開。硬盤我們把它當一棵樹，分區(qū)就是大的枝梗，分區(qū)里的各個文件夾就像分枝，文件夾里內(nèi)嵌的文件夾就是小枝秘，文件夾里的文件我們比喻是樹葉，同樣可以把它當城市街道一路小區(qū)某一個單元某一個房間，這樣去理解就容易明白一點了，某一個文件所在的地方就是分區(qū)文件夾子文件夾文件名，路徑就是包含了這一些元素，找文件

5、和安裝軟件都離不開這個路徑，這個文件所在地地址就是由分區(qū)，文件夾，子文件夾，文件名組成。管理文件就是先定位硬盤分區(qū)的保存功能，除了C盤默認為是系統(tǒng)盤和我的文檔所在的盤外，其余硬盤分區(qū)是可以自定義它的功能，（我的文檔當然也可以給它自定義到其他盤里去，這就需要你自己設(shè)置，在硬盤空間寬余的情況下就沒有必要再移動它）。C盤我們都知道是系統(tǒng)所在的硬盤分區(qū)，在文件的存放時候盡可能不要把文件保存在C盤里，系統(tǒng)盤是需要有一定的運行空間，當c盤空間少于一定的時候，操作系統(tǒng)會警告你，是不是可以把不必要保存在系統(tǒng)盤里的東西移走或者刪除，并且系統(tǒng)不給你運行。在我的文檔里有圖片收藏和我的音樂這二個特殊文件夾，許多朋友就

6、利用這二個文件夾來保存圖片文件和音樂文件，這倒不是不可以，我們知道圖片文件和音樂文件所占的硬盤空間要比其他文件大許多，沒處理過的照片文件，假如是1280X960象素的話，文件在300-500K,MP3的音樂文件基本是播放時間為1分鐘的就有1.1-1.2M，當你把這一些文件保存在這二個文件夾里的話，日積月累，所占的空間就非?？捎^了，當我的文檔占的硬盤空間加系統(tǒng)占的空間超過一定限度時候，系統(tǒng)將罷工，不為你工作。硬盤既然分了區(qū)，為什么不把每一個分區(qū)充分利用起來？C盤是系統(tǒng)盤，那D盤是不是可以專放你下載的軟件？有一些朋友是下載了軟件的安裝文件，使用以后扔掉了，說是節(jié)省硬盤空間，當叫她查看電腦硬盤還有多

7、少空間時候，硬盤使用掉的空間還不到一半，現(xiàn)在大家的硬盤20G以下的非常少了，沒必要扔掉象軟件安裝文件這樣的有使用價值的文件，假如實在沒空間，扔掉一些圖片，音樂文件。軟件文件下載比較麻煩，版本型號和注冊資料沒了想找需要時間和精力，而且在系統(tǒng)安裝以后需要這一些文件來武裝自己電腦，是不可缺少的基本保存文件。在保存這一些使用軟件的安裝文件時候就有怎么樣管理的講究，軟件有許多種類，是不是可以分類保存，一個文件夾保存同一類型的軟件，一般可以分系統(tǒng)使用軟件，圖形圖象軟件，多媒體軟件，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用軟件。假如我們是這樣分類，每一個類型做一個文件夾來保存，然后在這個主文件夾里為每一個軟件都做一個文件夾，保存每一個文件

8、。有朋友說太麻煩了，其實做一個文件夾所費的時間精力遠沒混在一起再區(qū)分出來的多。我們下載的軟件往往是一個壓縮文件，象僅僅一個exe安裝執(zhí)行文件的軟件還不太多見。一個壓縮文件當你把它解壓縮以后，可能就是一個說明和一個exe執(zhí)行安裝文件，有的是一大堆的文件，假如不是一個個把它分文件夾保存，你在解壓縮以后就難分清，假如解壓縮多個這樣的文件以后，誰說他有能力把這一些文件分清楚？我不能，恐怕沒人可以分清（一個office2003解壓縮后產(chǎn)生的文件有78個）。下載的軟件是壓縮文件，在解壓縮以后這個壓縮文件已經(jīng)沒用了，保存解壓縮出來的文件，扔掉這個壓縮包，這才是節(jié)省硬盤空間的事情，壓縮文件和解壓縮出來的文件是

9、雙份文件，沒保存雙份文件的必要，假如沒自帶的注冊文件，你自己使用記事本保存注冊碼，序列號，這樣在使用這個文件時候就不要到處找注冊碼了。在電腦里保存的文件除了軟件的安裝文件外，其他文件的種類基本有圖片文件，文檔文件，音樂文件，視頻文件，教材文件等。這一些文件中文檔最小，然后是圖片，再大一點是音樂文件，最大的是視頻文件。我們可以把不同的文件類型分類存放在不同的硬盤分區(qū)，在分區(qū)里還是需要做不同的文件夾來分類保存文件。假如圖片文件可以分旅游照片，網(wǎng)友照片，花卉竹片.。音樂文件可以分流行音樂，民樂，卡拉OK.,教材文件可以按其種類分，如圖形圖象教材，音頻處理教材，基礎(chǔ)使用教材?？傊盐募w類保存，便于尋

10、找。文檔文件的保存的屬性需要告訴大家，文件屬性有只讀.存檔，隱藏3個屬性，存檔的文檔可以改寫它的內(nèi)容，只讀文檔不能改寫內(nèi)容，假如你把存檔的記事本改成只讀，那你就不能改動它的內(nèi)容，這個屬性可以使用為防內(nèi)容改寫。至于隱藏，當你保存以后在電腦分區(qū)，文件夾里是看不到這個文件的，只有當你設(shè)置開始一一控制面板-文件夾選項-查看-隱藏文件和文件夾-選中顯示所以文件文件夾，應(yīng)用，確定，這樣才可以看到被你隱藏的文件夾或者文件。只讀”屬性是為了防止因修改而產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失的一種措施，在必要的時候，它可以挽回因操作失誤而造成的損失。隱藏”屬性可以使文件在文件列表中無法發(fā)現(xiàn)，能夠防止因誤操作而被刪除，還帶有一定保密功能。

11、來源如何管理電腦文件成堆的有用無用的紙、雜亂無章的書籍和辦公用品散落在各處，這就是我們辦公桌上的一般情形。在電腦的內(nèi)部，在電腦的桌面上，在“資源管理器”中，也同樣充斥著無序與混亂。這種虛擬的混亂極大地影響了電腦的性能和我們辦公的效率，當許多人面臨這個問題時，認為硬盤空間又不夠了，電腦性能又不跟不上了，需要再換一臺新的電腦了。事實上，我們真正需要的是坐下來，好好花時間將電腦里的文件真正管理起來，會為自己日后省下更多的時間。文件管理的真諦在于方便保存和迅速提取，所有的文件將通過文件夾分類被很好地組織起來，放在你最能方便找到的地方。解決這個問題目前最理想的方法就是分類管理，從硬盤分區(qū)開始到每一個文件

12、夾的建立，我們都要按照自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個層級的文件夾，建立合理的文件保存架構(gòu)。此外所有的文件、文件夾，都要規(guī)范化地命名，并放入最合適的文件夾中。這樣，當我們需要什么文件時，就知道到哪里去尋找。這種方法，對于相當數(shù)量的人來說，并不是一件輕松的事，因為他們習慣了隨手存放文件和辛苦、茫無頭緒地查找文件。下面，我們將幫你制訂一套分類管理的原則，并敦促您養(yǎng)成好的文件管理習慣。以下是我們總結(jié)出的一些基本技巧，這些技巧并不是教條，可能并不適合你，但無論如何你必須要有自己的規(guī)則，并堅持下來，形成習慣。第一招發(fā)揮我的文檔的作用有很多理由讓我們好好地利用“我的文檔”，它能方便地在桌面上、開始

13、菜單、資源管理器、保存/打開窗口中找到，有利于我們方便而快捷地打開、保存文件。我們可以利用“我的文檔”中已有的目錄，也可以創(chuàng)建自己的目錄，將經(jīng)常需要訪問的文件存儲在這里。至于“我的文檔”存儲在C盤，在重裝系統(tǒng)時可能會誤刪除的問題，可以在非系統(tǒng)盤建立一個目錄，然后右擊桌面上的“我的文檔”，選擇“屬性”。在彈出的“我的文檔屬性”窗口中，單擊目標文件夾下的“移動”按鈕，然后在新的窗口中指定我們剛創(chuàng)建的文件夾。重裝系統(tǒng)后再次執(zhí)行以上操作，再重新指向此文件夾即可，即安全又便捷。小提示：如果你使用Windows2000/XP,則移動“我的文檔”文件夾時，其下的所有文件會自動移過去，但如果你使用Window

14、s9x,則需要手工將C:/MyDocuments下的所有文件手工移到新指定的文件夾中，否則可能會丟失數(shù)據(jù)。第二招建立最適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)文件夾是文件管理系統(tǒng)的骨架，對文件管理來說至關(guān)重要。建立適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)，需要首先對自己接觸到的各種信息、工作和生活內(nèi)容進行歸納分析。每個人的工作和生活有所不同，接受的信息也會有很大差異，因此分析自己的信息類別是建立結(jié)構(gòu)的前提。比如，有相當多的IT自由撰稿人和編輯就是以軟件、硬件的類別建立文件夾；而很多老師，就是以自己的工作內(nèi)容比如教學工作、班主任工作建立文件夾。同類的文件名字可用相同字母前綴的文件來命名，同類的文件最好存儲在同一目錄，如圖片目錄用ima

15、ge,多媒體目錄用media,文檔用doc等等，簡潔易懂，一目了然，而且方便用一個軟件打開。這樣，當我們想要找到一個文件時，能立刻想到它可能保存的地方。第三招控制文件夾與文件的數(shù)目文件夾里的數(shù)目不應(yīng)當過多，一個文件夾里面有50個以內(nèi)的文件數(shù)是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過100個文件，瀏覽和打開的速度就會變慢且不方便查看了。這種情況下，就得考慮存檔、刪除一些文件，或?qū)⒋宋募A分為幾個文件或建立一些子文件夾。另一方面，如果有文件夾的文件數(shù)目長期只有少得可憐的幾個文件，也建議將此文件夾合并到其他文件夾中。第四招注意結(jié)構(gòu)的級數(shù)分類的細化必然帶來結(jié)構(gòu)級別的增多，級數(shù)越多，檢索和瀏覽的效率就會越低，建議

16、整個結(jié)構(gòu)最好控制在二、三級。另外，級別最好與自己經(jīng)常處理的信息相結(jié)合。越常用的類別，級別就越高，比如負責多媒體欄目的編輯，那多媒體這個文件夾就應(yīng)當是一級文件夾，老師本學期所教授的課程、所管理班級的資料文件夾，也應(yīng)當是一級文件夾。文件夾的數(shù)目，文件夾里文件的數(shù)目以及文件夾的層級，往往不能兩全，我們只能找一個最佳的結(jié)合點。第五招文件和文件夾的命名為文件和文件夾取一個好名字至關(guān)重要，但什么是好名字，卻沒有固定的含義，以最短的詞句描述此文件夾類別和作用，能讓你自己不需要打開就能記起文件的大概內(nèi)容，能就是好的名稱。要為電腦中所有的文件和文件夾使用統(tǒng)一的命名規(guī)則，這些規(guī)則需要我們自己來制訂。最開始使用這些

17、規(guī)則時，肯定不會像往常一樣隨便輸入幾個字那樣輕松，但一旦你體會到了規(guī)則命名方便查看和檢索的好處時，相信你會堅持不懈地執(zhí)行下去。另外，從排序的角度上來說，我們常用的文件夾或文件在起名時，可以加一些特殊的標示符，讓他們排在前面。比如當某一個文件夾或文件相比于同一級別的來說，要訪問次數(shù)多得多時，筆者就會在此名字前加上一個“1”或“”，這可以使這些文件和文件夾排列在同目錄下所有文件的最前面，而相對次要但也經(jīng)常訪問的，就可以加上“2”或，以此類推。此外，文件名要力求簡短，雖然Windows已經(jīng)支持長文件名了，但長文件名也會給我們的識別、瀏覽帶來混亂。第六招注意分開要處理的與已經(jīng)完成的如果一年前的文件還和

18、你現(xiàn)在正要處理的文件擺在一起，如果幾個月前的郵件還和新郵件放在一塊，那你將會很難一眼找到你想要的東西。及時地處理過期的文件，備份該備份的，刪除不需要的，是一個良好的習慣。以老師為例，上學期教授課程的教案與資料，本學期使用的頻率會非常小，所以應(yīng)當專門將到存放后另一個級別較低的文件夾中，甚至于刻錄到光盤中。而并本學期的一些文檔，因為要經(jīng)常訪問，最好放置在“我的文檔”中以方便時時訪問。對于老師來說，一個學期就是一個周期，過一個周期，就相應(yīng)地處理本周期的文件夾。對于其他行業(yè)的人來說，也有不同的周期，我們要根據(jù)自己的實際工作和生活需要對文件夾、文件進行歸檔。小提示：為了數(shù)據(jù)安全，及時備份是必需要的，有關(guān)

19、備份請參見本期把復(fù)雜的備份變簡單，及時備份文件并刪除不需要再使用的文件。第七招發(fā)揮快捷方式的便利如果我們經(jīng)常要快速訪問文件或文件夾，那可以右擊選擇“創(chuàng)建快捷方式”，再將生成的快捷方式放置到你經(jīng)常停留的地方。當然，當文件和文件夾不再需要經(jīng)常訪問時，你需要及時將快捷方式刪除，以免快捷方式塞堵了太多空間或牽扯了你的注意力。第八招現(xiàn)在開始與長期堅持建立完善的結(jié)構(gòu)、規(guī)范化地命名、周期性地歸檔，這就是我們要做的。這并不復(fù)雜的操作卻能大大提高我們的工作效率，節(jié)省我們已經(jīng)很有限的時間。如果你現(xiàn)在就開始，那請首先拿出一張紙，明了你的信息類別，明確準備創(chuàng)建的文件夾個數(shù)與位置，還有為重要的文件夾制訂文件命名規(guī)則及歸

20、檔規(guī)則。然后按此規(guī)則將電腦中已經(jīng)存在的大量信息進行移動、更名、刪除等操作，而且要在以后操作中克服自己的陋習。也許開頭會很難，也許規(guī)則會很繁瑣，但相信過不了多久，你就已經(jīng)習慣于看到井井有條的文件與文件夾，并享受高效管理帶來的快樂了如何整理電腦中的文件原文：HowtoOrganizeYourComputer如果你的電腦里有很多圖片，文檔以及其他的文件，它們可能會非常雜亂，你找的時候很不方便。所以，為了自己使用電腦的方便，最好按照下面的方法合理整理、分組你的文件。下面的介紹是以Windows操作系統(tǒng)為例，不過，這種方法同樣適合其他的操作系統(tǒng):1 .了解容易混亂的幾個地方首先需要了解系統(tǒng)中最容易變得混

21、亂的幾個區(qū)域，這樣你才能開始有針對地整理。在Windows中，通常比較混亂的區(qū)域是：1 .桌面(Desktop)2 .我的文檔(MyDocuments)3 .系統(tǒng)中用戶的文件夾(X:DocumentsandSettings*)4 .個人下載目錄(X:Downloads)2 .找到并刪除你不再需要的文件使用電腦時間長了以后，有很多文件是你不會再去使用的，把你確定不再使用的文件刪除掉。3 .把通用的文件存放在一個大的目錄例如，使用我的文檔”，或者自己新建一個文件夾，把所有同類的文件和文件夾放在這一個大的文件夾內(nèi)。這樣方便備份和查找。4 .創(chuàng)建其他一些目錄分類存放文件根據(jù)自己使用的習慣和要求，創(chuàng)建一

22、些有意義的目錄，這些目錄分別存放相應(yīng)分類的文件(夾)。例如，你可以在磁盤根目錄或者某一個總的文件夾內(nèi)，再創(chuàng)建工作“、個人、朋友、家庭”等分類。你也可以按照日期和時間，相關(guān)的人、活動事件，文件類型，地點等等分類。只要讓目錄看起來更容易識別，方便你找到即可。5 .創(chuàng)建子目錄合理存放文件在已經(jīng)分好類的文件夾中，如果文件還是很多的情況下，要盡量根據(jù)文件的屬性，創(chuàng)建一些子目錄，然后把相關(guān)的文件分別存放到子目錄中。創(chuàng)建子目錄要注意的問題是，不要創(chuàng)建層次很深的目錄結(jié)構(gòu)，這樣反而會使查找更困難。6 .對整理的文件進行排序有的時候，你的文件名可能是一些毫無意義的名字，例如，你從網(wǎng)上下載的歌曲名稱，有時候會是一些

23、毫無意義的數(shù)字。通過排序和重命名，重新整理文件夾中的文件，使他們看起來更整潔，一目了然。7 .整理你的快捷方式電腦使用時間長了以后，在桌面”、開始菜單”和快速啟動”欄里會有很多很亂的快捷方式。這些快捷方式你不可能都需要吧？在快速啟動”欄里只需保留你最常用的幾個快捷方式(例如：internet,我的文檔，word,excel)把其他多余的快捷方式從開始”菜單中拖到桌面，然后，在桌面新建一個文件夾，存放桌面上的所有的快捷方式。打開這個文件夾，刪除不需要的快捷方式，只保留常用的。這樣，你的桌面和開始菜單看起來或更清爽，反應(yīng)速度也會更快。8 .最重要的一點在你下載文件或者新建文件時，不要圖方便，都放到

24、了桌面。確保你把它們都放在了有意義的文件夾中，這樣才能避免混亂，保持電腦的整潔有序。技巧: 在你操作完上面的步驟后，你應(yīng)該執(zhí)行一下磁盤碎片整理”，因為你整理文件的過程中，文件的索引會改變，磁盤會產(chǎn)生很多的碎片文件。 使用Ctrl或者Shift鍵，方便選擇多個文件，進行刪除和移動的操作。 如果使用Shift+Delete組合鍵，會徹底刪除文件而不進入回收站。如果回收站滿了的話，再刪除文件就會直接刪除。 如果你的快速啟動”欄沒有在使用，可以右鍵單擊任務(wù)欄，在菜單中選中工具欄”一快速啟動 你可以在開始”菜單中，打開所有程序”，右鍵點擊打開的開始菜單，在彈出的菜單中，點擊按名稱排序”，這樣可以對開始菜

25、單中的快捷方式進行排序。 整理桌面的快捷方式，你可以借助Windows桌面清理，看看哪些快捷方式最少被使用，然后再整理。 在整理完系統(tǒng)后，你也可以借助其他的系統(tǒng)清理軟件，清除系統(tǒng)運行時產(chǎn)生的垃圾文件，這樣可以讓系統(tǒng)更快地運行。鰲生.W口 不要刪除你還會使用的文件 不要刪除其他用戶或?qū)儆谄渌说奈募?不要刪除重要文件（夾），例如C:WINDOWS或者Documentsandsettings目錄 不要刪除注冊表項和系統(tǒng)文件 不要試圖去整理文彳+（夾）名為Temp或者Temporary的文件，因為這些是系統(tǒng)或者應(yīng)用軟件使用過程中存放臨時文件的地方，這里的文件其實并不需要整理。如果你非要去重新排序，按

26、照分類整理，估計會花上你夠長的時間。來源如何將電腦中的文件歸類不知道在你身上是否曾經(jīng)發(fā)生過這樣的情況：你的老板站在你的面前讓你馬上提交文件時，你卻發(fā)現(xiàn)它不見了，坐在那里絕望的尋找；或者是為了找到現(xiàn)狀報告不得不讓客戶在電話另一端的客戶等上好幾分鐘。如果你有過這樣的經(jīng)歷的話，你就會體會到，盡管你平日里工作有條不紊，深受老板和客戶的贊許，但就因為這個關(guān)鍵時刻的遭遇，他們會感到很失望。倘若你的工作是幫助別人的話，要是你需要的信息總是找不到，會浪費別人多少時間啊。想象一下，當別人問起某事時，你微笑著，從容地打開一個非常有條理的文件編排系統(tǒng)，徑直取出文件，快速給出答案。這真的令人映像深刻！你必須把它歸功于

27、高效的文件編排歸檔方法，不管這聽起來有多么枯燥無趣。節(jié)約時間在一個典型的工作日里，我們往往要處理很多文件、報告、圖表、還有一些其他文件。有洪水一般的數(shù)據(jù)從各個方向涌來等著我們處理，通常我們還要將這些數(shù)據(jù)保存起來稍后再提取出來。我們希望在需要的時候就能立即拿到這些數(shù)據(jù)能夠，以便于作進一步分析或者是寫總結(jié)報告或者是做演講稿。然而，實際情況往往是我們浪費自己的時間（很多時候也是別人的時間）四處尋找數(shù)據(jù)，而那個數(shù)據(jù)其實就在我們正用著的電腦里。這樣的情況給我們帶來了壓力。使用數(shù)據(jù)變得麻煩得多。所以如果想要及時完成工作，我們必須找到更有效更系統(tǒng)的文件管理方法。有效管理信息當你從你的同事、賣方、顧客發(fā)來電子

28、郵件里接收到一個文件時，很容易就想把它暫時放起來；心里還想：嗯，看起來蠻有意思的，等我有了時間我再來細細看?；蛘呤歉愀獾模苯影燕]件留在收件箱里。過了一會兒，這種郵件越積越多，越來越亂。你根本不可能之后抽出時間來返回去重新整理它們，更不用說當你工作計劃繁忙，有很多其他有壓力的事情的時候了。你可能會花費很多寶貴的時間去找那些你已經(jīng)歸檔的資料，因為你忘了文件的名字，甚至首先連它在你電腦里你都不知道。那么怎么能簡化你的工作呢？改進一下文件管理方法吧。高效的文件管理方法管理你電腦里的文件跟你管理紙質(zhì)文件的方式差不多。它的要點是：把文件裝進分類的文件夾里，并且盡量以一種自己能明白的順序。下面提供幾個關(guān)

29、于處理文件的小技巧：* 不要保存不必要的文件。不要養(yǎng)成保存收件箱里所有東西的壞習慣?；ㄒ稽c時間瀏覽一下內(nèi)容，只有了解到它跟你的工作有關(guān)時再保存。電腦里保存太多零碎文件將來找的時候會很不方便；而且它們還會影響電腦的運行速度。-所以保存文件之前先篩選一下。* 給你的文件和文件夾統(tǒng)一命名。例如：可以將文件夾分成顧客“、賣方”和同事”三個子文件夾。在前面標上簡寫的名字用于區(qū)別它們隸屬于不同的文件夾。還有，我們可以為不同的文件夾設(shè)置不同的外觀使他們變得更容易區(qū)分。* 把有關(guān)的文件存在一起，而不去管他們的格式。舉個例子：把與同一個項目有關(guān)的word文檔、ppt、spreadsheet和圖表放在一個文件夾里

30、。而不是一個文件夾裝所有的ppt,另一個裝所有的spreadsheet等等。這樣，找某個特定項目的各種附件將更加快捷。* 把在做的項目和已經(jīng)完成的項目分開來。有些人偏向于把當前未完成的項目保存在桌面上。等項目做完了，再移到合適的地方去分類存放，然后再定期的（例如每周或者每兩周）把那些不再需要的文件也按類別放到已完成文件夾里。* 不要讓文件夾里裝得太滿。如果一個文件夾里裝太多文件或者子文件夾，多到整個屏幕都顯示不下，還要滾動鼠標滾輪才能看完全部條目-這時就應(yīng)該把這個滿滿的文件夾分成幾個小一點的子文件夾，列一個按修改時間順序或者字母表順序的清單，這樣便于今后提取。比如：你可以把一個叫“busine

31、ssplan”的文件夾分成“BP2006、“BP2006”和BP2007等子文件夾。同樣假設(shè)你的一個客戶叫DeltaTraders，你就可以按照客戶的姓名分成DeltaTraderssalespresentations和DeltaTraderscontracts.這樣的方式使子文件夾顯得有條理，而不是一堆文件清單堆在一起。說到這里，還有一個需要注意的小要點，如果子文件夾的文件少于五個的話，那你去點開層層的文件夾找到所需的文件可能節(jié)省不了多少時間。* 記得備份你的文件歸檔系統(tǒng)。再強調(diào)一遍：這個聽起來有點枯燥，但是很重要。所有壞過硬盤的人都可以證明！首先保證給計算機定期做備份，再給文檔信息包括聯(lián)系

32、人都做備份。（ps：我備份數(shù)據(jù)的那個40G硬盤壞了。血淚史一一烏龍）按行動先后次序整理利用這些更深入的方法定制你的文件歸檔系統(tǒng)。這有助于你分清工作優(yōu)先級，提高效率。*按日期整理文件。把文件夾按日期命名。這樣可以幫你在不點開文件夾的情況下確定那個文件是最近的，例如：一個文件夾命名為“Guidelines12Oct07表明這個指導(dǎo)文件是2007年10月12號的。（如果你做跨國工作的，這個日期有時候?qū)懽?21007,容易混淆!）* 很多人用版本號來區(qū)分不同改編過的文件。例如：DeltaTraderscontractv1和DeltaTraderscontractv2.這樣也可以幫助我們跟快的找出有用文

33、件。tips:如果你的文件是幾個人共同管理的，你必須特別注意一下版本問題：如果把別人的版本弄混了或者弄丟了會很煩人把版本號放在文件名一起的同時，還要把版本列表放在文件中表明版本號、版本日期、修改者，還有，如果有的話，修改類型也要標注。* 使用”記事本文件。記事本文件，也就是所謂的”43文件夾方案，是很多人用的一種獨特的文件整理方式。建立12個文件夾（每個月一個）另加31個子文件夾（一天一個）。把每天要完成的工作放在相應(yīng)的文件夾里。這樣在每天開始的時候，打開那天所對應(yīng)的文件夾，把文件全部放到桌面上或者放到“today”文件夾中。然后把空的文件夾移到下個月對應(yīng)的位置。如果你又是一天不能完成當天的工

34、作，那就把它放到明天對應(yīng)的文件夾中。這個系統(tǒng)可以幫助你整理記錄每天的任務(wù)，也可以作日記本用。對于任何一個高效方便的文件歸檔系統(tǒng)來說，適合你是最重要的。在某種程度上它取決于你工作的性質(zhì)。所以，沒有一個萬能的方法去做歸檔，你也可以根據(jù)這些小建議定制出一套適合自己的系統(tǒng)。要點:你是否經(jīng)常因為在成堆的零碎文件里找資料而浪費很多時間？當面對壓力時，你能不能很快找到你要的信息？花費寶貴的時間找東西實在是讓工作變得很無趣，也會給你帶來很多壓力。這些簡單的關(guān)于文件歸檔整理的技巧可以教會你如何整理信息并保存它們。把它變成你生活的一部分：我們知道這個很枯燥，但是你知道你必須這樣做！下周抽出一個小時時間，建立起一套

35、適合你的文件歸檔系統(tǒng)吧！原文作者：MindTools原文鏈接：TheArtofFiling譯者：DeanLee來源如何有條不紊的整理電腦中的資料不知道在你身上是否曾經(jīng)發(fā)生過這樣的情況：你的老板站在你的面前讓你馬上提交文件時，你卻發(fā)現(xiàn)它不見了，坐在那里絕望的尋找；或者是為了找到現(xiàn)狀報告不得不讓客戶在電話另一端的客戶等上好幾分鐘。如果你有過這樣的經(jīng)歷的話，你就會體會到，盡管你平日里工作有條不紊，深受老板和客戶的贊許，但就因為這個關(guān)鍵時刻的遭遇，他們會感到很失望。倘若你的工作是幫助別人的話，要是你需要的信息總是找不到，會浪費別人多少時間啊。想象一下，當別人問起某事時，你微笑著，從容地打開一個非常有條

36、理的文件編排系統(tǒng)，徑直取出文件，快速給出答案。這真的令人映像深刻！你必須把它歸功于高效的文件編排歸檔方法，不管這聽起來有多么枯燥無趣。節(jié)約時間在一個典型的工作日里，我們往往要處理很多文件、報告、圖表、還有一些其他文件。有洪水一般的數(shù)據(jù)從各個方向涌來等著我們處理，通常我們還要將這些數(shù)據(jù)保存起來稍后再提取出來。我們希望在需要的時候就能立即拿到這些數(shù)據(jù)能夠，以便于作進一步分析或者是寫總結(jié)報告或者是做演講稿。然而，實際情況往往是我們浪費自己的時間（很多時候也是另I人的時間）四處尋找數(shù)據(jù)，而那個數(shù)據(jù)其實就在我們正用著的電腦里。這樣的情況給我們帶來了壓力。使用數(shù)據(jù)變得麻煩得多。所以如果想要及時完成工作，我

37、們必須找到更有效更系統(tǒng)的文件管理方法。有效管理信息當你從你的同事、賣方、顧客發(fā)來電子郵件里接收到一個文件時，很容易就想把它暫時放起來；心里還想：嗯，看起來蠻有意思的，等我有了時間我再來細細看?；蛘呤歉愀獾?，直接把郵件留在收件箱里。過了一會兒，這種郵件越積越多，越來越亂。你根本不可能之后抽出時間來返回去重新整理它們，更不用說當你工作計劃繁忙，有很多其他有壓力的事情的時候了。你可能會花費很多寶貴的時間去找那些你已經(jīng)歸檔的資料，因為你忘了文件的名字，甚至首先連它在你電腦里你都不知道。那么怎么能簡化你的工作呢？改進一下文件管理方法吧。高效的文件管理方法管理你電腦里的文件跟你管理紙質(zhì)文件的方式差不多。

38、它的要點是：把文件裝進分類的文件夾里，并且盡量以一種自己能明白的順序。下面提供幾個關(guān)于處理文件的小技巧：* 不要保存不必要的文件。不要養(yǎng)成保存收件箱里所有東西的壞習慣?；ㄒ稽c時間瀏覽一下內(nèi)容，只有了解到它跟你的工作有關(guān)時再保存。電腦里保存太多零碎文件將來找的時候會很不方便；而且它們還會影響電腦的運行速度。-所以保存文件之前先篩選一下。* 給你的文件和文件夾統(tǒng)一命名。例如：可以將文件夾分成顧客”、賣方“和同事”三個子文件夾。在前面標上簡寫的名字用于區(qū)別它們隸屬于不同的文件夾。還有，我們可以為不同的文件夾設(shè)置不同的外觀使他們變得更容易區(qū)分。* 把有關(guān)的文件存在一起，而不去管他們的格式。舉個例子：把

39、與同一個項目有關(guān)的word文檔、ppt、spreadsheet和圖表放在一個文件夾里。而不是一個文件夾裝所有的ppt,另一個裝所有的spreadsheet等等。這樣，找某個特定項目的各種附件將更加快捷。* 把在做的項目和已經(jīng)完成的項目分開來。有些人偏向于把當前未完成的項目保存在桌面上。等項目做完了，再移到合適的地方去分類存放，然后再定期的（例如每周或者每兩周）把那些不再需要的文件也按類別放到已完成文件夾里。* 不要讓文件夾里裝得太滿。如果一個文件夾里裝太多文件或者子文件夾，多到整個屏幕都顯示不下，還要滾動鼠標滾輪才能看完全部條目-這時就應(yīng)該把這個滿滿的文件夾分成幾個小一點的子文件夾，列一個按修

40、改時間順序或者字母表順序的清單，這樣便于今后提取。比如：你可以把一個叫abusinessplan的文件夾分成“BP2005”、“BP2006和“BP2007”等子文件夾。同樣假設(shè)你的一個客戶叫DeltaTraders,你就可以按照客戶的姓名分成DeltaTraderssalespresentations和DeltaTraderscontracts.這樣的方式使子文件夾顯得有條理，而不是一堆文件清單堆在一起。說到這里，還有一個需要注意的小要點，如果子文件夾的文件少于五個的話，那你去點開層層的文件夾找到所需的文件可能節(jié)省不了多少時間。* 記得備份你的文件歸檔系統(tǒng)。再強調(diào)一遍：這個聽起來有點枯燥，但

41、是很重要。所有壞過硬盤的人都可以證明！首先保證給計算機定期做備份，再給文檔信息包括聯(lián)系人都做備份。（ps:我備份數(shù)據(jù)的那個40G硬盤壞了。血淚史一一烏龍）按行動先后次序整理利用這些更深入的方法定制你的文件歸檔系統(tǒng)。這有助于你分清工作優(yōu)先級，提高效率。* 按日期整理文件。把文件夾按日期命名。這樣可以幫你在不點開文件夾的情況下確定那個文件是最近的，例如：一個文件夾命名為“Guidelines12Oct07表明這個指導(dǎo)文件是2007年10月12號的。（如果你做跨國工作的，這個日期有時候?qū)懽?21007,容易混淆!）* 很多人用版本號來區(qū)分不同改編過的文件。例如：DeltaTraderscontrac

42、tv1和DeltaTraderscontractv2,這樣也可以幫助我們跟快的找出有用文件。tips:如果你的文件是幾個人共同管理的，你必須特別注意一下版本問題：如果把別人的版本弄混了或者弄丟了會很煩人把版本號放在文件名一起的同時，還要把版本列表放在文件中表明版本號、版本日期、修改者，還有，如果有的話，修改類型也要標注。* 使用”記事本文件。記事本文件，也就是所謂的”43文件夾方案，是很多人用的一種獨特的文件整理方式。建立12個文件夾（每個月一個）另加31個子文件夾（一天一個）。把每天要完成的工作放在相應(yīng)的文件夾里。這樣在每天開始的時候，打開那天所對應(yīng)的文件夾，把文件全部放到桌面上或者放到“t

43、oday”文件夾中。然后把空的文件夾移到下個月對應(yīng)的位置。如果你又是一天不能完成當天的工作，那就把它放到明天對應(yīng)的文件夾中。這個系統(tǒng)可以幫助你整理記錄每天的任務(wù)，也可以作日記本用。對于任何一個高效方便的文件歸檔系統(tǒng)來說，適合你是最重要的。在某種程度上它取決于你工作的性質(zhì)。所以，沒有一個萬能的方法去做歸檔，你也可以根據(jù)這些小建議定制出一套適合自己的系統(tǒng)。要點：你是否經(jīng)常因為在成堆的零碎文件里找資料而浪費很多時間？當面對壓力時，你能不能很快找到你要的信息？花費寶貴的時間找東西實在是讓工作變得很無趣，也會給你帶來很多壓力。這些簡單的關(guān)于文件歸檔整理的技巧可以教會你如何整理信息并保存它們。把它變成你生

44、活的一部分：我們知道這個很枯燥，但是你知道你必須這樣做！下周抽出一個小時時間，建立起一套適合你的文件歸檔系統(tǒng)吧！原文作者：MindTools原文鏈接：TheArtofFiling譯者：DeanLee來源如何有條不紊地整理電腦資料?電腦的存儲空間，就像個房間，東西多了，如果擺設(shè)不當，一眼看上去就有點亂麻麻的感覺，給人一種不修邊幅的印象！這兩者存在一定的關(guān)聯(lián)，如果是自己的房間，平時擺設(shè)東西不咋樣，勢必有這種可能，那就是，電腦里面的文件資料也是亂糟糟的！不過俺例外，俺的房間，物品擺放實在是真正的“男子漢”型的，書擺到碗上面，煙灰彈到盆里面，垃圾從門外進，衣柜傾斜45度！親戚來了，告誡一聲“好好整理整

45、理”；朋友來訪，時常提示“別具一格”哦！但是俺告訴你，我的生活雖然不堪入目，但是我的電腦資料整理得非常有序，不敢說科學合理，但是也敢開口講，井然有序！哈哈，下面我們就一起來學習一下如何整理電腦的資料吧，僅以個人的切身體會，給您提供點建議！首先，我們來認識一下存儲設(shè)備！電腦存儲設(shè)備分為內(nèi)存儲器和外存儲器，一般，我們要保存的資料，都是存儲在外存儲器里面的，如電腦硬盤、移動硬盤、U盤、光盤、磁帶、軟盤(不太常用拉，這個)”等等！以上諸多存儲設(shè)備，我們經(jīng)常使用到的就是硬盤和U盤拉！直接儲存到電腦里面的資料，是存放到硬盤的！下面以硬盤為例子，詳解如何科學的整理電腦資料！如下圖：這是常見的通用的標準的電腦

46、硬盤盤符！力/大R計！1*1字刃國JVJDVD驅(qū)動器(G:)本地磁盤)本地磁盤0)輝地磁盤正嚼可移動磁盤一般情況下，常見的計算機，只有一個硬盤，為了存儲的方便，在安裝系統(tǒng)的時候，就會將一整個硬盤劃分為多個存儲區(qū)域，如上圖的C、D、E、F”等以此類推，即，化整為散，或稱，化面為點；從結(jié)構(gòu)上來講，點構(gòu)成面；散者，合為整也！我們用來用去，都是在使用同一個硬盤而已；但是，通過分區(qū)，化出不同的區(qū)域，大大的有利于文件的存儲和符合人的邏輯思維！除此之外，我們極有可能還看到其他盤符，如光驅(qū)，上圖顯示的為“DVD驅(qū)動器(H:)”如果您插入了U盤或MP3之類的存儲設(shè)備，就可以看到“可移動磁盤，”等信息！如果您的計

47、算機還帶個軟器，那么，還可以看到“A:”這樣的盤符，但是目前已少見了，因為U盤已逐漸或完全取代了軟盤！針對諸多的盤符，我們該如何利用呢？總的原則只有一個，那就是分門別類；同類的文件放到一個地方，同類的文件又根據(jù)存儲時間、用途、使用頻率等，存放到更小的一個地方！整個過程我們可以打這樣的一個比方：不同的文件類型我們使用不同的樹種來表示，同種樹生長在同一個地方，同種樹之間又存在大樹、小樹、不大不小樹等區(qū)別；樹種代表文件類型，同種樹之間的差異代表同種文件的歸類，每一棵樹就是一個歸類；大中小樹構(gòu)成了樹種，每種樹種就是一片林子；琳瑯滿目的林子，就構(gòu)成了森林，這森林就是我們的硬盤洛！看似有點復(fù)雜，貌似亂得有

48、點暈，其實不然，下面給您介紹一下，您的思維就淺析了！一般，系統(tǒng)文件是安裝在C盤的，程序文件安裝在D盤，其他的非程序或系統(tǒng)文件的資料，就存儲到其他的盤符！如下圖,D盤里面，僅安裝程序；可以先在D盤根目錄建立一個總的文件夾,如Software;中文意思是軟件之意；Software國帆1計字為冏腦檔居電文鄰勺勺n-I文件夾任務(wù)之后,又在其內(nèi)部建立各種欲安裝軟件的文件夾，如下圖!文件夾任務(wù)隔盤0)墳檔寸電腦;鄰居月口款街機游戲?集合！砧為加密工具而口奇虎安全衛(wèi)士CreateWebCreateWebMenuCuteFTP3MP3轉(zhuǎn)OfficeMyGarnePdfkeader每種安裝文件對應(yīng)一個文件夾，分

49、別獨立安裝到對應(yīng)的目錄里面而言，就起到事半功倍拉！至于平時常用的資料，我們可以存放到其他盤符，下面俺再介紹個!，如此一來，對于管理俺的音樂文件,是放到F盤里面的，取個總的文件夾，名稱是“Popular-Music，流行音樂哦！之后，在其內(nèi)部建立多個文件夾，分別存放不同歌星或歌手的音樂！1文件夾任務(wù)w1置會也瞰盤（F:）向文檔力電腦上鄰居：E-MusicIQQ鈴聲言日歌手f依林歌手一陳冠蒲歌手一黃品源歌手T工濤歌手一老狼歌手一李圣杰如上圖，哪個毛歌星的音樂，就存放到他（她）的目錄里面，這樣，不至于造成查找上的不便！原理是這樣的，先建立一個根、總目錄，即文件夾的意思，之后又在其內(nèi)容建立多個子目錄，

50、再往里面放資料，足矣！這有點像一顆樹，先從主干開始，再到分枝，文件越多，分枝當然就越多了！以上純屬個人的習慣，至于如何整理您的資料，這個完全由您來決定，您可以將一個毛片和一個教育片放到一起，也不足為奇，沒人會笑話您的！建立根目錄，建立子目錄，一切的一切，完全自行搞定，旁人只可看不可多言！不過，掌握點科學方法，有百利而無一害?。ü?，回頭一看，想不到俺的廢話還毛多毛多的）文件分類的技術(shù)（翻譯的下文）不知道在你身上是否曾經(jīng)發(fā)生過這樣的情況：你的老板站在你的面前讓你馬上提交文件時，你卻發(fā)現(xiàn)它不見了；或者是為了找到需要的報告不得不讓在電話另一端的客戶等上好幾分鐘。如果你有過這樣的經(jīng)歷的話，你就會體會到

51、，盡管你平日里工作有條不紊，深受老板和客戶的贊許，可就因為這個關(guān)鍵時刻的遭遇，而讓他們倍感失望。倘若你的工作是幫助別人的話，要是你需要的信息總是找不到，該會浪費別人多少時間啊。想象一下，當別人問起某事時，你微笑著，從容地打開一個非常有條理的文件編排系統(tǒng)，徑直取出文件，快速給出答案。這真的令人映像深刻！你必須把它歸功于高效的文件編排歸檔方法，不管這聽起來有多么枯燥無趣。 節(jié)約時間在一個典型的工作日里，我們往往要處理很多文件、報告、圖表、還有一些其他文件。有洪水一般的數(shù)據(jù)從各個方向涌來等著我們處理，通常我們還要將這些數(shù)據(jù)保存起來稍后再提取出來。我們希望在需要的時候就能立即拿到這些數(shù)據(jù)能夠，以便于作

52、進一步分析或者是寫總結(jié)報告或者是做演講稿。然而，實際情況往往是我們浪費自己的時間（很多時候也是別人的時間）四處尋找數(shù)據(jù)，而那個數(shù)據(jù)其實就在我們正用著的電腦里。這樣的情況給我們帶來了壓力。使用數(shù)據(jù)變得麻煩得多。所以如果想要及時完成工作，我們必須找到更有效更系統(tǒng)的文件管理方法。 有效管理信息當你從你的同事、賣方、顧客發(fā)來電子郵件里接收到一個文件時，很容易就想把它暫時放起來；心里還想：嗯，看起來蠻有意思的，等我有了時間我再來細細看?；蛘呤歉愀獾?，直接把郵件留在收件箱里。過了一會兒，這種郵件越積越多，越來越亂。你根本不可能之后抽出時間來返回去重新整理它們，更不用說當你工作計劃繁忙，有很多其他有壓力的

53、事情的時候了。你可能會花費很多寶貴的時間去找那些你已經(jīng)歸檔的資料，因為你忘了文件的名字，甚至首先連它在你電腦里你都不知道。那么怎么能簡化你的工作呢？改進一下文件管理方法吧。 高效的文件管理方法管理你電腦里的文件跟你管理紙質(zhì)文件的方式差不多。它的要點是：把文件裝進分類的文件夾里，并且盡量以一種自己能明白的順序。下面提供幾個關(guān)于處理文件的小技巧： 不要保存不必要的文件。不要養(yǎng)成保存收件箱里所有東西的壞習慣?；ㄒ稽c時間瀏覽一下內(nèi)容，只有了解到它跟你的工作有關(guān)時再保存。電腦里保存太多零碎文件將來找的時候會很不方便；而且它們還會影響電腦的運行速度。所以保存文件之前先篩選一下。 給你的文件和文件夾統(tǒng)一命名

54、。例如：可以將文件夾分成顧客、賣方”和同事”三個子文件夾。在前面標上簡寫的名字用于區(qū)別它們隸屬于不同的文件夾。還有，我們可以為不同的文件夾設(shè)置不同的外觀使他們變得更容易區(qū)分。 把有關(guān)的文件存在一起，而不去管他們的格式。舉個例子：把與同一個項目有關(guān)的Word文檔、PPT、Spreadsheet和圖表放在一個文件夾里。而不是一個文件夾裝所有的PPT,另一個裝所有的Spreadsheet等等。這樣，找某個特定項目的各種附件將更加快捷。 把在做的項目和已經(jīng)完成的項目分開來。有些人偏向于把當前未完成的項目保存在桌面上。等項目做完了，再移到合適的地方去分類存放，然后再定期的（例如每周或者每兩周）把那些不再

55、需要的文件也按類別放到已完成文件夾里。 不要讓文件夾里裝得太滿。如果一個文件夾里裝太多文件或者子文件夾，多到整個屏幕都顯示不下，還要滾動鼠標滾輪才能看完全部條目時一一就應(yīng)該把這個滿滿的文件夾分成幾個小一點的子文件夾，列一個按修改時間順序或者字母表順序的清單，這樣便于今后提取。比如：你可以把一個叫businessplan”的文件夾分成“BP2005、“BP2006”和BP2007等子文件夾。同樣假設(shè)你的一個客戶叫DeltaTraders，你就可以按照客戶的姓名分成DeltaTraderssalespresentations和DeltaTraderscontracts.”這樣的方式使子文件夾顯得有條理，而不是一堆文件清單堆在一起。說到這里，還有一個需要注意的小要點，如果子文件夾的文件少于五個的話，那你去點開層層的文件夾找到所需的文件可能節(jié)省不了多少時間。 在你的計算機上安裝GoogleDesktop。如果可以的話（有時信息部門不容許這樣），在你的計算機上安裝googledesktop。這個簡潔的小軟件建立一個桌面搜索引擎把你所有的文件和電子郵件都編進引索，這樣你就能方便快速的找到它們了。當你需要找一些不容易被發(fā)現(xiàn)的文件時,尤其方便。 記得備份你的文件歸檔系統(tǒng)。再強調(diào)一