高校后勤信息化建設(shè)勢在必行

1、高校后勤信息化建設(shè)勢在必行                                提 綱： 一、        大力推動高校后勤管理信息化的必要性二、  

2、;      何謂后勤信息化管理平臺三、        高校后勤信息化建設(shè)的重要意義四、        信息化建設(shè)為我們帶來哪些好處五、        目前全國高校后勤信息化建設(shè)的基本狀況六、        北京高校后勤

3、信息化課題組的探討狀況七、        標(biāo)準(zhǔn)化管理（ISO9001）和信息化建設(shè)的關(guān)系八、        信息化建設(shè)不是高不行攀的九、        信息化建設(shè)的方法和步驟十、        在建設(shè)過程中可能出現(xiàn)的問題和對策高校后勤信息化建設(shè)勢在必行 1、 

4、          大力推動高校后勤管理信息化的必要性目前，我們高校后勤在利用信息化管理的手段上還比較落后。隨著高校逐年擴(kuò)招，學(xué)生人數(shù)越來越多，對吃、住、后勤物業(yè)服務(wù)保障要求也越來越高。同時，校區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施也在不斷增加，管理服務(wù)內(nèi)容和范圍也在不斷擴(kuò)大。校區(qū)分散，部門眾多這就要求我們后勤供應(yīng)服務(wù)保障的管理模式和方法也要適應(yīng)這一新形式的改變。提高后勤隊伍素養(yǎng)建設(shè)和服務(wù)意識，有效地利用網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化管理手段已經(jīng)是大勢所趨，只有這樣才可能更好地保證學(xué)生和教職員工的正常學(xué)習(xí)和生活。教化部2005年數(shù)字顯示高

5、校平均每年新生以24.8%的速度遞增，今后幾年擴(kuò)招速度仍將保持在18%左右；基礎(chǔ)設(shè)施以15%的速度遞增，再加上高校間的合并和校區(qū)的不斷擴(kuò)大，我們后勤在管理的規(guī)模和內(nèi)容上是以積數(shù)形式增長。在進(jìn)入數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)時代后，人們的思想觀念和意識也在不斷更新，尤其是外部的市場環(huán)境，各種配套服務(wù)供應(yīng)的方式在利用網(wǎng)絡(luò)化的手段上日趨完善并呈現(xiàn)出多樣化趨勢。學(xué)生和老師對服務(wù)質(zhì)量的要求也越來越高。作為我們后勤服務(wù)部門來說如何有效提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量以滿足新形式的須要是改革的一個主要問題。建立現(xiàn)代企業(yè)管理制度，充分利用網(wǎng)絡(luò)和信息資源已經(jīng)成為市場化運作的必定。社會環(huán)境、市場環(huán)境的不斷改變，使得高校后勤市場不斷被外界競爭機(jī)

6、制滲透，這就要求我們后勤人要有憂患意識。由原來的不計成本到起先計算成本、由原來的不講效率到現(xiàn)在必需講效益（效率和收益）實現(xiàn)觀念上的轉(zhuǎn)變。那么，在這樣的條件和特定的環(huán)境下，就要求我們后勤在企業(yè)運作上必需實行適應(yīng)這一改變的運行機(jī)制，以保證我們的生存和發(fā)展。即：建立起一套我們后勤自己的信息化管理平臺體系。2、           何謂“后勤管理平臺”后勤管理平臺就是要將分散的、孤立的信息匯總處理形成信息管理鏈。處理分析統(tǒng)計各個中心職能部門的管理數(shù)據(jù)，資金運用狀況、收益狀況、資產(chǎn)狀況，人員狀況

7、、績效考核、監(jiān)督狀況以及全部資源進(jìn)行共享和組合查詢等功能和信息。以達(dá)到降低整體運行成本，有效規(guī)避運營風(fēng)險，使資源得到重組，創(chuàng)建效益最大化，使后勤管理真正成為統(tǒng)一體。后勤管理平臺又是將后勤已經(jīng)運用的部分有效軟件和設(shè)備納入后勤管理的大平臺體系中，如后勤日常辦公管理子系統(tǒng)、餐飲管理子系統(tǒng)、學(xué)生公寓管理子系統(tǒng)、動力管理子系統(tǒng)、物業(yè)管理子系統(tǒng)、車隊管理子系統(tǒng)、校醫(yī)院管理子系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、幼教管理子系統(tǒng)等等，將信息和數(shù)據(jù)上傳到建立的集團(tuán)總服務(wù)數(shù)據(jù)庫中，通過系統(tǒng)分析得到所需的各類報表、圖表曲線和其他重要數(shù)據(jù)，使信息得到充分利用和共享。同時，平臺體系將不受地域限制，在不同校區(qū)、不同

8、部門間建立起高效信息互動。3、           高校后勤信息化建設(shè)的重要意義Ø      辦公效率大大提高：分散在不同校區(qū)的各個部門上報和待審批文件均在自己的計算機(jī)上就可以完成，作到了審批流程網(wǎng)絡(luò)化：比如我們目前的審批流程是，各個部門須要審批的文件都要約見自己的主管領(lǐng)導(dǎo)，假如不是一個領(lǐng)導(dǎo)須要審批就要約見多位領(lǐng)導(dǎo)，假如領(lǐng)導(dǎo)不在就要等，既耽擱時間又耽擱工作。在我們實現(xiàn)信息化管理的學(xué)校中逐級等待審批的問題已經(jīng)得到徹底的

9、解決。將須要審批的文件逐級或同時轉(zhuǎn)給多級或多個部門批閱，在網(wǎng)絡(luò)中大大提高效率且無論此人是否在座位上都可以收到，并得到提示。無論是在外地開會還是在家中可以隨時批閱。而且任何一臺計算機(jī)或筆記本電腦都可以，不是你自己的機(jī)器都行，只要有windows操作系統(tǒng)就行。處理急事、要事、突發(fā)事務(wù)就便利多了。領(lǐng)導(dǎo)對工作檢查和分派將不用事必躬親，而是在自己的電腦上就可以看到全部下屬工作完成狀況，并賜予指導(dǎo)。Ø      另外，各部門上報數(shù)據(jù)統(tǒng)計的時間也由原來的周期過長，有時不夠精確不夠標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，手工統(tǒng)計的差錯率和效率較低是問題的關(guān)鍵。有些是由于

10、當(dāng)事人不在而造成的延誤問題。這就導(dǎo)致我們整體工作效率的降低，使我們的決策對問題的推斷反映就會“遲鈍”。那么現(xiàn)在我們通過各點信息采集，系統(tǒng)可以自動完成統(tǒng)計工作，對不同數(shù)據(jù)的分析處理自動生成相關(guān)報表，且標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范統(tǒng)一。對數(shù)據(jù)統(tǒng)計的周期大大縮短。Ø      資源共享：后勤公共資源和各種信息可以通過信息平臺統(tǒng)一展示調(diào)用，如設(shè)備運用狀況、庫房物品狀況、人員具體狀況、財務(wù)狀況、各種須要共享的信息和匯總的報表等等都可以在整體的平臺體系中查到。解決了原來的信息閉塞，溝通不暢的問題。Ø    

11、  經(jīng)費節(jié)支效果明顯：顯性節(jié)支，利用網(wǎng)絡(luò)化辦公后，我們大家都知道文件紙張、打印、復(fù)印和各種相應(yīng)耗材均無須大幅運用。隱性節(jié)支，校區(qū)部門間的檢查監(jiān)督不用來回走動，須要手工操作的一些核算部門人工削減、甚至有些部門都可以精簡合并，相應(yīng)的勞保福利和費用都可以降低，汽車、油耗降低、同時可以節(jié)約大量的時間。據(jù)我們跟蹤調(diào)查辦公經(jīng)費節(jié)約不少于原支出的25%Ø      創(chuàng)收渠道明顯增加：利用成本核算管理后，由原來的不計成本到起先講效益（效率和收益）形成了質(zhì)的飛躍，如餐廳售飯流程細(xì)微環(huán)節(jié)管理、車隊用車成本管理、庫房閑置物品、

12、還有些校醫(yī)院進(jìn)行多種創(chuàng)收服務(wù)等。利用各種方法增加創(chuàng)收手段。Ø      資產(chǎn)管理更加清晰精確，隨著我們后勤設(shè)施不斷增加，各個中心部門的資源也不同程度地擴(kuò)大了規(guī)模。那么，我們要想創(chuàng)收，第一步就是要清晰地了解我們有多少資源可以被利用，盤清才可能盤活資產(chǎn)才可能作到重組，以創(chuàng)建出其最大價值。作到對資產(chǎn)由保值到增值的觀念轉(zhuǎn)變。這就是利用了信息管理工具來完成的。并做到了自動匯總統(tǒng)計相關(guān)數(shù)據(jù)。Ø      建立完善的出入庫管理：管理的三要素就是人、財、物?，F(xiàn)在是四要素又

13、加了一個信息。對物品的信息化管理和多庫房的資源共享不僅可以降低我們流淌資金的占壓，保證我們物品、食品或商品的最優(yōu)化。同時也是健全管理漏洞防治腐敗的關(guān)鍵。另外，庫房的信息共享后也就不須要那么多人工成本了。也可以規(guī)范了出入庫管理。Ø      監(jiān)督考核以數(shù)字說話：對員工和部門的績效考評由原來的模糊管理，人情管理到現(xiàn)在用評估數(shù)字說話，形成了一切用量化指標(biāo)的管理。更科學(xué)合理也更公允了。管理是既簡潔又能服人。如報修用成本法和滿足度打分法、環(huán)境衛(wèi)生用分值、食堂收益量化指標(biāo)管理等。舉個例子：修理中，從接到報修電話起先就有記錄，何人、何事、

14、何時，到修理過程的成本，用戶的滿足度，都有記錄，修理后不久又出現(xiàn)同一問題，那么他的獎金就要受到影響，都有相應(yīng)的分值，同時技能就要進(jìn)行培訓(xùn)等；校內(nèi)環(huán)境、保潔個別班組工作很被動，不督不干的現(xiàn)象時有發(fā)生，那么現(xiàn)在也用分值法和個人利益掛鉤，同時進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)公示，他的主動性自然就得到提升。崗位責(zé)、權(quán)、利不夠明確監(jiān)督方法沒有落實是問題的關(guān)鍵。目前我們后勤許多監(jiān)督機(jī)制和目標(biāo)管理中的嘉獎核算機(jī)制有待完善。這須要建立一套可以公示的措施，創(chuàng)建動身揮輿論和評議效果的平臺來。最終達(dá)到自覺主動完成目標(biāo)的效果，除責(zé)任感教化外還要利用經(jīng)濟(jì)杠桿，使后勤人真正成為自己的主子。Ø   

15、0;  風(fēng)險規(guī)避：定量分析選購成本改變、收益率：以圖表法定量分析選購周期物價的波動，以做好選購風(fēng)險規(guī)避和選購調(diào)整，從而降低選購成本。舉個例子：如我們食堂的凍肉選購，每年隨季節(jié)的改變?nèi)忸惖膬r格波動很大，用圖表法定量分析創(chuàng)收部門的收益改變狀況和走勢，以便預(yù)料下一個周期增長率數(shù)值，在前一個低價位購入，當(dāng)然不光是肉類了，還有其他可以這樣操作的物品，這樣就可以節(jié)約出許多資金。Ø      人員聘用素養(yǎng)明顯提高：通過兩年的運用，聘用人員上崗條件之一就是要會操作計算機(jī)，同時，各個部門傳遞文件和溝通溝通都通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，利

16、用計算機(jī)普及程度大大提高。人員素養(yǎng)明顯提高。4、           后勤信息化給我們帶來了哪些好處多所高校在通過平臺管理系統(tǒng)實施的幾年中，各項管理成本逐年下降，其中管理成本節(jié)約22%36%（包括優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)），通過引入信息管理、資源重組等增加收益最高至25%40%（包括過剩資源的創(chuàng)收），對庫房的科學(xué)化管理后，流淌資金占壓削減最大至18%23%，節(jié)約下來的成本就可以建設(shè)起信息化平臺系統(tǒng)了，所以，高校建設(shè)的主動性都很高。5、     &#

17、160;     目前全國高校后勤信息化的基本狀況全國高校后勤的信息化建設(shè)整體狀況還是特別薄弱，在近兩年多的電話記錄資料整理中發(fā)覺，03年和04年電話詢問有關(guān)高校后勤信息化建設(shè)相關(guān)內(nèi)容的不足160通，05年全年接到全國各類高校詢問電話235通，增加了46%，06年截止到暑假放假前已經(jīng)接到詢問電話210通，根據(jù)這個比例估算今年將突破400通，預(yù)料比去年將多增加110%，這說明白什么，說明白我們后勤對內(nèi)部管理有了新的相識和要求。需求是迫切的。我們在一些省內(nèi)的高校調(diào)查發(fā)覺，他們對如何有效利用信息手段進(jìn)行有效的管理也在不同程度地進(jìn)行著探究，這是特別有益

18、的常識，并且也在想方法部分實現(xiàn)信息管理，也嘗到了一些甜頭。但是如何使后勤在一個整體的框架下進(jìn)行信息化建設(shè)閱歷還不足。據(jù)不完全統(tǒng)計，各個省在實現(xiàn)信息手段管理上綜合狀況是，上海有11%左右的高校部分實現(xiàn)了局部軟件管理，浙江8%、山東6%、陜西4%、河北4%，目前北京高校后勤信息化管理實現(xiàn)28%，到06年底北京將達(dá)到45%左右的運用程度。6、           北京信息化課題組的探討狀況北京高校后勤信息化的推廣工作是在兩個層面上體現(xiàn)出來的，一是建立課題探討，二是樣板推廣，1) &

19、#160;    建立課題探討首先是在教委后勤處領(lǐng)導(dǎo)下成立了“高校后勤信息化建設(shè)課題”組，                    i.              從全局動身，整體考慮后勤體系結(jié)構(gòu)而不是孤立分散的個別軟件，

20、它是一個體系平臺。它包括了10個子系統(tǒng)涵蓋了后勤下屬全部職能部門，不僅在業(yè)務(wù)管理上還在數(shù)據(jù)分析和匯總統(tǒng)計上供應(yīng)了后勤方方面面的信息對把握整體供應(yīng)了決策依據(jù)，同時可以形成全市統(tǒng)一上報數(shù)據(jù)給教化管理部門。                ii.              要可以實現(xiàn)分步實施建設(shè)的操作，先從

21、后勤辦公允臺起先修主管道，隨著主要部門和中層干部的熟識，可以逐步從有條件的中心或部門起先實現(xiàn)系統(tǒng)管理，一部分一部分建設(shè)，搭建一部分運用一部分。直至最終全部建設(shè)完成，因為系統(tǒng)是在整體框架下開發(fā)的，全部數(shù)據(jù)和接口都已作好，就象搭積木一樣，全部搭起來后自然就形成了平臺體系。            iii.              還要遵循相關(guān)

22、的標(biāo)準(zhǔn)，在我們探討的過程中，平臺體系遵循了高校后勤社會化工作規(guī)范ISO9001國際質(zhì)量管理體系兩個標(biāo)準(zhǔn)化評估驗收體系衛(wèi)生部食品量化分級管理HACCP食品平安檢測體系等體系。                iv.              避開各自為政，自己搞自己的，將來統(tǒng)一后還要重復(fù)投資，所以在各高

23、校信息化需求劇烈是進(jìn)行規(guī)范和引導(dǎo)是特別必要和重要的。這些內(nèi)容都是課題探討的重點。目前，已經(jīng)取得一些成果，框架體系已經(jīng)搭建完成，細(xì)化工作還在進(jìn)行中。2)      樹立樣板推廣這是北京信息化推廣的其次個層面，也是讓理論探討和實踐應(yīng)用相結(jié)合的工作重點，剛才北京市教委李處已經(jīng)說過，北京06年全市后勤工作的一個重點落在建立健全后勤信息化管理的體系工程上，在部署和推廣中以樹立多種樣板帶動整體推動的步驟，目前看效果是比較明顯的。如以北京航空航天高校、北京理工高校帶動理工類院校、以人民高校帶動文科類院校、以中心民族高校帶動綜合類院校等，以中國公安高

24、校帶動公安和軍隊院校等，形成了不同類型院校都有榜樣的效果，做到上有政策要求，下有參照學(xué)習(xí)的環(huán)境。目前北京已經(jīng)有15所院校實現(xiàn)或部分實現(xiàn)后勤信息化建設(shè)的框架體系。7、           標(biāo)準(zhǔn)化和信息化的關(guān)系標(biāo)準(zhǔn)化和信息化首先是遞進(jìn)的關(guān)系。有了制度和規(guī)定我們還要讓他運用起來，許多學(xué)校就是做了ISO9001以后并沒有真正發(fā)揮他的作用，我們后勤許多學(xué)校都已經(jīng)作過ISO9001認(rèn)證，但認(rèn)證后實行狀況，普遍沒有達(dá)到預(yù)期的效果，不是大家不想用，緣由在哪。經(jīng)過探討分析，歸納起來有三點：首先，是增加了

25、基層工作量。認(rèn)證后的具體操作層面流程手續(xù)繁瑣了，工作量有增無減；其次，是匯總統(tǒng)計工作仍無法實現(xiàn)自動，還停留在紙面和手工匯總上；另外，就是管理的閉環(huán)回路沒有形成，對一件事的發(fā)生、發(fā)展、結(jié)果、考核到監(jiān)督和修正沒有形成封閉式的回到起點的有效管理。那么，這些問題又如何得以解決呢？通過大量的實踐證明，最終的解決方法就是利用信息化管理的手段加以落實和貫徹。所以，制度標(biāo)準(zhǔn)的實現(xiàn)和貫徹我們也要有手段和方法，使人們在操作中更簡便快捷、更輕松，最好還能找到樂趣，這才是我們追求的目標(biāo)。8、           信息化建設(shè)不是高不行攀的信息化離我們很近，它就在我們身邊。首先從硬件環(huán)境上說，系統(tǒng)平臺可以依托我們校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和現(xiàn)有計算機(jī)設(shè)備，在硬件上基本投入很少，只是須要購置一臺專用服務(wù)器，因為要建立數(shù)據(jù)中心。機(jī)器不夠