職位說明書的撰寫

1、職位說明書的撰寫職位說明書的撰寫陳陳 濤濤 為什么進行工作分析工工作作分分析析人力資源規(guī)劃人力資源規(guī)劃工作目標確定工作目標確定招聘和選拔招聘和選拔績效管理績效管理薪酬管理薪酬管理確定工作職責確定工作職責確定工作任務確定工作任務明確職位權限明確職位權限職位技能要求職位技能要求知識要求知識要求影響影響/決定決定任職資格任職資格職業(yè)生涯管理職業(yè)生涯管理企業(yè)戰(zhàn)略中的工作分析薪酬管理薪酬管理任務任務/ /目標確定目標確定年度發(fā)展計劃年度發(fā)展計劃績效管理績效管理勝任力評估勝任力評估人力資源戰(zhàn)略人力資源戰(zhàn)略崗位評估崗位評估工作分析工作分析組織設計與變革組織設計與變革人力資源發(fā)展人力資源發(fā)展企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略企業(yè)發(fā)

2、展戰(zhàn)略人員培訓和配置人員培訓和配置工作分析為什么產(chǎn)生？泰勒-科學管理福特-流水線大生產(chǎn)美國-勞動保護法規(guī)組織擴大化分工精細化管理復雜化法律約束隨著科學技術的開展和社會的進步,機械化大生產(chǎn)方式的出現(xiàn),直至福特的流水線生產(chǎn)方式的革命,生產(chǎn)效率大幅度提高。流通.于是,人們受到了生產(chǎn)領域的流水線生產(chǎn)方式的啟發(fā),在流通領域應用了機械化大生產(chǎn)的方式,產(chǎn)生了真正的工作分析，提煉出類似流水線的操作流程和崗位操作說明書.職位在組織體系中的位置上下級關系職位編制職位在流程體系中的位置工作使命與職責工作產(chǎn)出與工作標準職位對任職人員的要求知識、技能教育、經(jīng)驗工作分析的主要內容n訪談n小組座談n工作日志n問卷調查n現(xiàn)場

3、觀察與訪問n工作分析的主要方法企業(yè)對工作分析的疑問？工作分析就是撰寫職位說明書嗎？工作分析就是撰寫職位說明書嗎？企業(yè)常常拿著職位說明書，問：如何使用這些厚厚的“紙，除了招聘，還能夠用它干什么？我們的職位設置馬上就要調整了，做這個職位的職位說明書有什么意義？我們怎么才能知道職位設置是否合理？ 有些企業(yè)連招聘都不用它 永煤快速的開展職位變動很大怎么辦企業(yè)為什么困惑？傳統(tǒng)的工作分析的局限性：呈現(xiàn)的是點狀的職位說明書，缺乏整體性、系統(tǒng)性戰(zhàn)略與平衡不能有效表達出重要的觀念：客戶導向、目標導向、以流程為中心等方法論不夠系統(tǒng)，缺少實用性和靈活性怎怎 么么 辦辦 ？總體結構示意圖公司&客戶需 求分工體

4、系任務人員目標與價值職位說明部 門職責與任務需求滿足建立以目標為導向的責權分工體系n這樣的職位說明書才有用根本技術思路1、公司&客戶向部門提出多方面的要求公司KPI與關鍵能力客戶清單及需求2、部門通過一系列的職責，達成公司與客戶要求，實現(xiàn)部門的目標和價值部門職責部門關鍵績效指標3、部門職責是由一系列任務、活動所構成 不同任務具備不同特性、指標、負荷任務、活動分解任務分析4、不同的任務和活動由不同的職位承擔，不同的職位具備不同的任職資格要求分工體系職位說明書從上至下，建立完善的公司的分工、協(xié)同體系職位說明書的撰寫職位說明書的撰寫職位說明書為企業(yè)帶來什么？職位說明書為企業(yè)帶來什么？v為實現(xiàn)

5、企業(yè)編制定員提供了科學依據(jù)為實現(xiàn)企業(yè)編制定員提供了科學依據(jù)v為企業(yè)聘用和考核職工提供了客觀標準為企業(yè)聘用和考核職工提供了客觀標準v為確定員工的工資待遇和進行培訓提供為確定員工的工資待遇和進行培訓提供了客觀根底了客觀根底v有利于員工明確努力方向，改善企業(yè)內有利于員工明確努力方向，改善企業(yè)內部人際關系部人際關系為日常工作躲避誤區(qū)，指明方向職、責、權、利清晰，對工作更好的把控(程度)反映工作價值，從而獲得相應的薪酬有針對性的進行培訓和再教育，拓展職業(yè)空間突出個人專長，有利于個人與企業(yè)達成雙贏n為我們帶來什么？工作中常常出現(xiàn)的問題職責不清，職責不清， 協(xié)調工作困難協(xié)調工作困難部門人員多部門人員多, 因

6、人設崗因人設崗忽略重要職能或流忽略重要職能或流程煩瑣程煩瑣效率低效率低員工缺乏積極性員工缺乏積極性組織目標無法實現(xiàn)組織目標無法實現(xiàn)缺乏客觀的業(yè)缺乏客觀的業(yè)績評價標準績評價標準過多突發(fā)事件過多突發(fā)事件職責重疊職責重疊/分散分散1、根本信息的撰寫樣例職位名稱職位名稱所屬部門所屬部門直接主管直接主管直接下屬直接下屬編寫日期編寫日期編寫部門編寫部門n職位名稱必須要以公司下達的正規(guī)文件為職位名稱必須要以公司下達的正規(guī)文件為依據(jù)來填寫。依據(jù)來填寫。n直接主管是你直接向其匯報工作的主管直接主管是你直接向其匯報工作的主管n直接下屬是直接向你匯報工作的下屬直接下屬是直接向你匯報工作的下屬根本信息的撰寫根本信息的

7、撰寫說明說明職位名稱職位名稱所屬部門所屬部門直接主管直接主管直接下屬直接下屬編寫日期編寫日期編寫部門編寫部門應與最近一次定編時應與最近一次定編時的名稱保持一致以的名稱保持一致以公司的正式文件為準公司的正式文件為準工作內容必須一人或工作內容必須一人或一人以上時才能設崗一人以上時才能設崗指崗位按照公司機構指崗位按照公司機構和崗位編制規(guī)定在行和崗位編制規(guī)定在行政上所隸屬的部門。政上所隸屬的部門。2004年年03月月 依據(jù)實際情況依據(jù)實際情況如實填寫如實填寫直接上級主管，即直接上級主管，即直接向其匯報工作直接向其匯報工作的人所在的崗位的人所在的崗位下屬的崗下屬的崗位名稱，位名稱，即直接向即直接向你匯報

8、工你匯報工作的人所作的人所在的崗位在的崗位根本信息撰寫的本卷須知n一個職位有一種以上稱呼的，要選擇公司認可的職務名稱n直接下屬或上級工程的書寫，要標明具體的崗位名稱而不是“部門 所有的、全部的模塊成員等工作目的工作目的： 2、工作目的的撰寫、工作目的的撰寫-說明說明1、用一句話，簡要概括該崗位的工作的目標、限制條、用一句話，簡要概括該崗位的工作的目標、限制條件和存在價值；件和存在價值；2、標準格式為：為了、標準格式為：為了，在，在下，做下，做為了為了在在做什么做什么例：例：營銷總監(jiān)工作目的營銷總監(jiān)工作目的工作目的工作目的為實現(xiàn)公司發(fā)展戰(zhàn)略的最優(yōu)化，提升人力資源管理水平，在公司經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營方針

9、的指導下，制定科學合理的公司長、短期發(fā)展戰(zhàn)略，建立完善的現(xiàn)代人力資源管理體系，為公司發(fā)展提供制度與人力資源保證。 行政總監(jiān)行政總監(jiān)工作目的 工作職責的撰寫工作職責的撰寫 -職責怎么寫？職責怎么寫？n步驟一、澄清職位主要責任步驟一、澄清職位主要責任n步驟二、溝通職位的工作重點分幾方面步驟二、溝通職位的工作重點分幾方面n步驟三、設定職位重點工程的工作標準步驟三、設定職位重點工程的工作標準n步驟四、用簡明的語言，對該職位所承擔的職步驟四、用簡明的語言，對該職位所承擔的職能和主要工作工程進行全面分解、描述、羅列能和主要工作工程進行全面分解、描述、羅列n步驟五、篩選組合，主要職責控制在步驟五、篩選組合，

10、主要職責控制在4-8項項n步驟六、與主管領導達成一致步驟六、與主管領導達成一致v職位任職者：起草或提供工作信息職位任職者：起草或提供工作信息v直接上級：修訂、反響直接上級：修訂、反響v人力資源部：組織、指導、備案人力資源部：組織、指導、備案工作職責的撰寫- 職責書寫的程序須高層領導本人參與工作職責工作職責績效指標績效指標職責一、職責一、任務一：任務一：任務二：任務二：承擔責任：承擔責任：工作時間百分比：工作時間百分比：職責二、職責二、任務一：任務一：任務二：任務二：承擔責任：承擔責任：工作時間百分比：工作時間百分比：工作職責的撰寫-說明為實現(xiàn)公司及部門的宗旨，該為實現(xiàn)公司及部門的宗旨，該崗位應

11、當承擔的工作責任和工崗位應當承擔的工作責任和工作工程作工程評價評價/衡量衡量各項任務各項任務完成情況完成情況的標準的標準通常分為三種：全部、局部和協(xié)助通常分為三種：全部、局部和協(xié)助在后兩種情況下，會存在其他崗位在后兩種情況下，會存在其他崗位也承擔此項工作職責也承擔此項工作職責完成該工作量的時間占崗位完成該工作量的時間占崗位任職者有效工作時間的比例任職者有效工作時間的比例1、職責：為了實現(xiàn)工作目的而必須承擔、職責：為了實現(xiàn)工作目的而必須承擔哪幾方面的工作責任，職責之間應獨立。哪幾方面的工作責任，職責之間應獨立。2、任務：為了履行該職責的而從事的一、任務：為了履行該職責的而從事的一系列活動；系列活

12、動；n不能是做平安管理工作.n做質量管理工作職責、任務與動作的區(qū)分職責為了實現(xiàn)目標，需要進行了工作，是一系列任務的集合。任務為保證職責的順利開展，必須進行的具體動作的集合?；顒訉τ诓僮餍缘墓ぷ魅蝿眨唧w的任務可以進一步分解成為更為簡單的動作。如何區(qū)分職責和任務？同一客戶時間順序同一對象同樣性質針對圍繞承擔責任：分為全部、局部和協(xié)助，依據(jù)具體情況承擔責任：分為全部、局部和協(xié)助，依據(jù)具體情況填寫。填寫。審核任務全部任務部分任務主要協(xié)助績效指標績效指標：評價或衡量此項工作完成情況的標準。如：員工滿意度、內部客戶滿意度、完成工作的及時性、產(chǎn)品的質量合格率、數(shù)據(jù)的準確率等方面去衡量時間 限期 到市場時間

13、 .數(shù)量 利潤 產(chǎn)量 收入 . 質量 準確性 可靠性 .本錢單元的本錢與預算的比照.滿意度投訴稱贊反響.n績效指標行政總監(jiān)工作職責：職責一：負責績效管理考核體系的規(guī)劃、推行職責一：負責績效管理考核體系的規(guī)劃、推行職責二：負責薪酬體系的規(guī)劃、推行職責二：負責薪酬體系的規(guī)劃、推行職責三：制定公司人力資源規(guī)劃，負責人力資源工作的職責三：制定公司人力資源規(guī)劃，負責人力資源工作的全面展開全面展開職責四：制定公司戰(zhàn)略開展規(guī)劃及相關制度，并負責在職責四：制定公司戰(zhàn)略開展規(guī)劃及相關制度，并負責在企業(yè)內部落實、推行。企業(yè)內部落實、推行。職責五：督導職責五：督導ISO9001質量管理體系正常運行質量管理體系正常運

14、行 職責六：負責公司企業(yè)文化體系的規(guī)劃與建立，保證企職責六：負責公司企業(yè)文化體系的規(guī)劃與建立，保證企業(yè)文化工作開展的實際效果業(yè)文化工作開展的實際效果行政總監(jiān)工作職責職責一：負責績效管理考核體系的規(guī)劃、職責一：負責績效管理考核體系的規(guī)劃、推行推行 任務一：根據(jù)當前公司管理現(xiàn)狀及現(xiàn)代企業(yè)管理方式的發(fā)展趨向，負責績效管理考核體系的規(guī)劃。 任務二：指導績效管理體系的建立、推行；督促推進績效管理體系在公司的全面運行。 績效管理考核體系的可行性、合理性 承擔責任： 全部 工作時間百分比：20% 行政總監(jiān)工作職責職責四：制定公司戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃及相關制職責四：制定公司戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃及相關制度，并負責在企業(yè)內部落實

15、、推行。度，并負責在企業(yè)內部落實、推行。任務一：掌握公司所處行業(yè)信息、關注發(fā)展態(tài)勢、為短期、中期發(fā)展規(guī)劃提供建議。任務二：組織完成對戰(zhàn)略規(guī)劃的論證、確定；監(jiān)督戰(zhàn)略規(guī)劃逐項推行，結合實際修正項目的方向、目標。 完成戰(zhàn)略規(guī)劃項目制定戰(zhàn)略實施計劃 承擔責任： 全部 工作時間百分比：20% 行政總監(jiān)工作職責職責三：制定公司人力資源規(guī)劃，負責人職責三：制定公司人力資源規(guī)劃，負責人力資源工作的全面展開力資源工作的全面展開任務一： 根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略，對現(xiàn)有人力資源情況進行分析，為人力資源規(guī)劃提供依據(jù)。任務二：根據(jù)規(guī)劃，指導人力資源部對人才的招聘、培訓工作。任務三:： 監(jiān)督人力資源部各模塊的運行并加以指導。

16、人力資源規(guī)劃的可行性，人員配置的有效性（用人部門的滿意度） 承擔責任： 全部 工作時間百分比：40% 描述職責的動詞針對制度、方案、方案等文件：編制、制訂、擬定、針對制度、方案、方案等文件：編制、制訂、擬定、起草、審定、審核、審查、轉呈、轉交、提交、呈報、起草、審定、審核、審查、轉呈、轉交、提交、呈報、下達、備案、存檔、提出意見下達、備案、存檔、提出意見針對信息、資料：調查、研究、整理、分析、歸納、針對信息、資料：調查、研究、整理、分析、歸納、總結、提供、匯報、反響、轉達、通知、發(fā)布、維護總結、提供、匯報、反響、轉達、通知、發(fā)布、維護管理管理關于某項工作上級：主持、組織、指導、安排、關于某項工

17、作上級：主持、組織、指導、安排、協(xié)調、指示、監(jiān)督、管理、分配、控制、牽頭負責、協(xié)調、指示、監(jiān)督、管理、分配、控制、牽頭負責、審批、審定、簽發(fā)、批準、評估審批、審定、簽發(fā)、批準、評估描述職責的動詞思考行為：研究、分析、評估、開展、建議、建議、參與、思考行為：研究、分析、評估、開展、建議、建議、參與、 推薦、方案推薦、方案直接行動：組織、實行、執(zhí)行、指導、帶著、控制、監(jiān)管、直接行動：組織、實行、執(zhí)行、指導、帶著、控制、監(jiān)管、采用、生產(chǎn)、采用、生產(chǎn)、 參加、說明、解釋、提供、協(xié)助參加、說明、解釋、提供、協(xié)助上級行為：許可、批準、定義、確定、指導、確立、規(guī)劃、上級行為：許可、批準、定義、確定、指導、確

18、立、規(guī)劃、監(jiān)督、決定監(jiān)督、決定管理行為：到達、評估、控制、協(xié)調、確保、鑒定、保持、管理行為：到達、評估、控制、協(xié)調、確保、鑒定、保持、監(jiān)督監(jiān)督專家行為：分析、協(xié)助、促使、聯(lián)絡、建議、推薦、支持、專家行為：分析、協(xié)助、促使、聯(lián)絡、建議、推薦、支持、評估、評價評估、評價下級行為：檢查、核對、收集、獲得、提交、制作下級行為：檢查、核對、收集、獲得、提交、制作描述職責的動詞其它：維持、保持、建立、開發(fā)、準備、處理、執(zhí)行、接其它：維持、保持、建立、開發(fā)、準備、處理、執(zhí)行、接待、安排、監(jiān)控、匯報、方案、經(jīng)營、確認、概念化、合待、安排、監(jiān)控、匯報、方案、經(jīng)營、確認、概念化、合作、協(xié)作、主持、獲得、核對、檢查

19、、聯(lián)絡、設計、帶著、作、協(xié)作、主持、獲得、核對、檢查、聯(lián)絡、設計、帶著、指導、評價、評估、測試、建造、修改、執(zhí)筆、起草、擬指導、評價、評估、測試、建造、修改、執(zhí)筆、起草、擬定、收集、引導、傳遞、翻譯、組織、控制、操作、保證、定、收集、引導、傳遞、翻譯、組織、控制、操作、保證、預防、解決、推薦、介紹、支付、計算、修訂、承擔、支預防、解決、推薦、介紹、支付、計算、修訂、承擔、支持、談判、商議、面談、拒絕、否決、監(jiān)視、預測、比較、持、談判、商議、面談、拒絕、否決、監(jiān)視、預測、比較、刪除、運用刪除、運用工作職責撰寫本卷須知n每一項工作職責用完整一句話來表達n崗位職責中不應包含模糊不確定的內容n依據(jù)崗位

20、的要求來寫，是針對具體的崗位而不是崗位的任職者n各崗位職責的匯總構成模塊主管的職責；各模塊主管的職責提煉構成部門的職責；各部門的職責提煉成分管總經(jīng)理的職責n依據(jù)各級員工的職責，檢查崗位職責是否全面，崗位間的職責是否有重復工作權限工作權限工作權限的撰寫-說明本職工作的順利開展所需要的根本權限，本職工作的順利開展所需要的根本權限，視具體工作崗位的不同而有所區(qū)別視具體工作崗位的不同而有所區(qū)別包括：包括：1、部門管理費用使用的審批、決定權；、部門管理費用使用的審批、決定權；部門主管及以上人員部門主管及以上人員2、與本職工作相關的其它財務權限；、與本職工作相關的其它財務權限；為了充分達成崗位職責，為了充

21、分達成崗位職責，崗位所應享有的權限范圍崗位所應享有的權限范圍要求與職責逐條對照檢查，要求與職責逐條對照檢查，不出現(xiàn)權責不對等的情況。不出現(xiàn)權責不對等的情況。 包括：包括：1、人員的任用，績效考核及薪資分配的權利；、人員的任用，績效考核及薪資分配的權利；2、假務的批準決定權；、假務的批準決定權；通常以上兩項只針對部門主管及以上人員通常以上兩項只針對部門主管及以上人員工作權限撰寫本卷須知工作權限撰寫本卷須知v工作權限是有一定范圍的，即在什么范圍內享有該權利工作權限是有一定范圍的，即在什么范圍內享有該權利v要求與職責逐條對照檢查，不出現(xiàn)權責不對等的情況。要求與職責逐條對照檢查，不出現(xiàn)權責不對等的情況

22、。v人事權限和財務權限強調行政職責；而業(yè)務權限強調為人事權限和財務權限強調行政職責；而業(yè)務權限強調為完本錢崗位工作必須具備的。完本錢崗位工作必須具備的。v例：例：v 建議權：不是泛指建議，而是指保證崗位完成必須提建議權：不是泛指建議，而是指保證崗位完成必須提出的，有關部門必須研究和考慮的一種建議。出的，有關部門必須研究和考慮的一種建議。v 調查權：了解一定范圍，一定業(yè)務內容的權利調查權：了解一定范圍，一定業(yè)務內容的權利v 知情權知情權: 完成工作業(yè)務內容，必須了解的信息完成工作業(yè)務內容，必須了解的信息v 決策權：對崗位職責范圍的工作最終審批、裁決的權決策權：對崗位職責范圍的工作最終審批、裁決的

23、權利。利。v 重要工作聯(lián)系的撰寫包括：上級部門的指導、包括：上級部門的指導、內部客戶工作上的需求內部客戶工作上的需求包括：包括：1、工作產(chǎn)出：該崗、工作產(chǎn)出：該崗位工作產(chǎn)出的結果，一般與位工作產(chǎn)出的結果，一般與內部客戶需求相對應；內部客戶需求相對應；2、反響：對上級部門的指、反響：對上級部門的指導、工作要求的反響導、工作要求的反響組織內部組織內部組織外部組織外部信息信息信息信息 重要工作聯(lián)系重要工作聯(lián)系 組織內部組織內部組織外部組織外部信息信息信息信息 包括：政府機構，上包括：政府機構，上級主管機關以及有業(yè)級主管機關以及有業(yè)務往來的企事業(yè)單位務往來的企事業(yè)單位直接主管直接主管匯報關系匯報關系直

24、接下屬直接下屬指導關系指導關系組織內部上級主管部門、組織內部上級主管部門、有業(yè)務往來的相關部門、有業(yè)務往來的相關部門、在流程上屬于上下道工序、協(xié)在流程上屬于上下道工序、協(xié)同工作的部門同工作的部門例如：例如：鐵運處經(jīng)營副處長重要工作聯(lián)系鐵運處經(jīng)營副處長重要工作聯(lián)系倉儲公司經(jīng)理的重要工作聯(lián)系倉儲公司經(jīng)理的重要工作聯(lián)系工作標準的撰寫工作標準的撰寫-說明說明任職者素質要求任職者素質要求1、知識技能、知識技能2、教育背景、教育背景3、專業(yè)證書、專業(yè)證書4、工作經(jīng)驗及相關培訓、工作經(jīng)驗及相關培訓5、身體素質、身體素質指為正確完本錢崗位職責所應必須具備的專業(yè)知指為正確完本錢崗位職責所應必須具備的專業(yè)知識或者

25、技能，從兩個方面描述：識或者技能，從兩個方面描述：1、知識技能的范圍，即需要什么樣的知識技能；、知識技能的范圍，即需要什么樣的知識技能；2、知識技能要有等級或者水平的描述。、知識技能要有等級或者水平的描述。崗位任職者至少應受過何等層次崗位任職者至少應受過何等層次的教育，包括所學專業(yè)及學歷的教育，包括所學專業(yè)及學歷指任職者因工作的需要必須擁指任職者因工作的需要必須擁有的相關證書，包括不同職位有的相關證書，包括不同職位的上崗證和各種資格證書的上崗證和各種資格證書工作經(jīng)驗：擔任此職務工作所必須的相工作經(jīng)驗：擔任此職務工作所必須的相關工作經(jīng)驗。關工作經(jīng)驗。相關培訓：任職者因工作的需要必須受相關培訓：任職者因工作的需要必須受過的訓練課程的類別和名稱。過的訓練課程的類別和名稱。通常為通常為“無特殊要求無特殊要求特殊崗位需要詳細注明特殊崗位需要詳細注明素質要求的撰寫本卷須知n是對任職者從事此項工作所需素質標準的根本要求而不是績優(yōu)限n要明確、適當，不是越多越好職責職責目標目標內容內容應該做什么應該做什么今年、本季做什么今年、本季做什么作用作用崗位功能崗位功能設置的標桿設置的標桿時間時間固定的