會議制度管理制度

1、會議制度管理制度第一章總則第一條目的為使公司的會議管理規(guī)范化和有序化，提高會議的質(zhì)量和效率，降低會議成本，切實跟蹤落實會議提出的各項工作任務與工作要求的完成情況，從而保證會議的有效性，特制定本制度。第二條適用范圍制度適用于公司（各分公司、業(yè)務部門、辦事處）各項會議管理。第三條會議形式一、公司的會議形式包括：定期的常規(guī)性會議和臨時性會議。其中，定期的常規(guī)性會議主要包括以下5種形式：（一）公司周年慶典表彰大會；（二）公司高管工作例會；（三）公司年終工作述職工作總結(jié)會議；（四）公司年中工作述職工作總結(jié)會議；（五）各分公司、業(yè)務部門、辦事處周例會/月度會議。二、臨時性會議的主持部門以事件主導部門為主召

2、開，具體會議參加人、會議時間及會議內(nèi)容應提前一個工作日以通知形式告知相關(guān)參會人員。第二章會議流程第四條會議安排的原則一、堅持局部服從整體的原則，會議優(yōu)先于部門會議，緊急會議優(yōu)先于一般會議。二、各類會議優(yōu)先順序為：例會、臨時性行政/業(yè)務會議、部門內(nèi)部會議三、因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。第五條會議通知一、常規(guī)性會議除時間臨時調(diào)整外，不再另行通知，由主持部門直接通知參會人。二、臨時性會議按“誰提擬，誰通知”的原則進行會議通知。三、會議通知期：須于開會前一個工作日內(nèi)通知參會人及會務服務提供部門。四、會議通知的渠道：（一）公司內(nèi)部QQ群、微信群、企業(yè)郵箱：適用于常規(guī)性會議通知（含常規(guī)性會議臨

3、時調(diào)整時間的）、臨時性會議通知；（二）公告欄：適用于臨時性會議通知；（三）電話通知：適用于臨時性會議公告后，由主持部門電話通知參會人；（四）OA系統(tǒng)中行政辦公之“公告通知”模塊發(fā)布：適用所有會議類型，用于會議通知存檔，備查五、會議通知的內(nèi)容：（一）會議時間；（三）會議主持部門;（五）會議主題；（七）參會注意事項;第六條會議準備（二）會議地點；（四）參會人員；（六）會議須準備的資料明細;（八）其他。一、會議主持部門的助理或部門指定執(zhí)行人應提前做好會議準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材等會議所需的各種設施、用品等。二、對于需要給參會人員發(fā)放會議資料的，會議主持部門應根據(jù)參會人數(shù)提前

4、印制會議資料。三、會議主持部門應提前打印會議簽到表，并由會議記錄員監(jiān)督參會人員簽到情況，會議簽到表須在會議結(jié)束后由會議主持人簽字確認。四、為了合理分配會議室資源，有效貫徹會議室安排原則的規(guī)定，會議主持部門須提前至少一個工作日在OA系統(tǒng)中“綜合辦公”欄目中填寫會議申請流程表單；因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限，但會議組織部門或個人必須提前電話與公司行政前臺備案。第七條會議組織一、會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。二、會議主持人必須遵守以下規(guī)定：（一）主持人應不遲于會前15分鐘到達會場，檢查會務落實情況,做好會前準備。（二）主持人一般應于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達成目

5、標、議程推進中應注意的問題等進行必要的說明，并說明各項議程大概的會議時間限制，以提高會議的效率。（三）會議進行中，主持人應根據(jù)會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進及會議效率。（四）對于討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議做出結(jié)論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交參會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。（五）主持人應將會議決議事項付諸實施的程序、實施人（部門）、達成標準和時間等會后跟進安排向參會人明確，并落實具體的會議跟蹤負責人。三、參會人必須遵守以下規(guī)定：（一）應于會前10

6、分鐘到達會場，并在會議簽到表上簽到。（二）會議發(fā)言應言簡意賅，緊扣議題。（三）遵循會議主持人對議程控制的要求。（四）對于工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言。（五）遵守會議紀律，與會期間應將手機調(diào)至靜音或?qū)⑹謾C呼叫轉(zhuǎn)移至本部門另一名未參會人員處，原則上會議期間不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場。（六）原則上參會人員不得請假；如確需請假的，須向會議主持部門負責人及分管副總、必要情況下還要向總經(jīng)理說明情況并征得同意后，方可請假。（七）無故未按時參加會議的，將給予當事人100元/次的處罰,并備案。（八）參會人員應做好本人的會議記錄。四、會議主持人為會議考勤的核準人，考勤記錄由會議記錄員

7、負責。第八條會議記錄一、各類會議均應以專用記錄本進行會議記錄。二、會議進行期間，重要會議須用錄音筆進行錄音，并于會議結(jié)束后兩個工作日內(nèi)由會議記錄員將會議錄音提交至公司存檔。三、各類會議原則上應確定專人負責記錄。會議記錄員的確定應遵守以下規(guī)定：（一）各部門應常設一名會議記錄員（一般為本部門的助理或行政文員），會議記錄員名單須報行政部備案；如需調(diào)整會議記錄員的，調(diào)整部門須及時通知行政部。（二）公司根據(jù)名單配發(fā)會議記錄本。會議記錄本用完后由記錄員憑舊本至行政部換領(lǐng)新本，舊本同時本部門存檔。會議記錄本的領(lǐng)取登記按低值易耗品的領(lǐng)取程序辦理。（三）會議記錄員負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。

8、（四）會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，會議主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務的需要，臨時指定會議記錄員。（五）公司管理層主持的例會、臨時行政會議原則上由總經(jīng)理助理/秘書負責會議記錄工作，公司管理層另有指定的，從公司管理層指定。（六）會議記錄員應遵守以下規(guī)定：1、以會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，并于會議結(jié)束后半個工作日內(nèi)整理好會議紀要，由會議主持人審批通過后下發(fā)至參會人員。2、會議記錄應盡量采用實錄風格，確保記錄的原始性。會議主持人須在每次會議記錄上簽字確認。3、對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“議決”字樣。4、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作。

9、三、會議記錄的備檔按以下規(guī)定：（一）本部門負責組織的各類會議的會議記錄，由本部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應作為機要檔案及時轉(zhuǎn)公司統(tǒng)一歸檔備查。（二）本部門會議記錄由本部門常設會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查，部門內(nèi)其他人員需查閱會議記錄的，須經(jīng)部門負責人同意后，放可進行查閱，并在查閱內(nèi)容所在頁的頁眉處簽字。（三）部門其他人員查閱會議記錄時，會議記錄員須在場；除經(jīng)部門負責人及分管副總同意外，會議記錄本不得外借給其他部門或部門內(nèi)其他人員。對于會議記錄的外借情況，記錄員應如實在會議記錄中寫明外借時間、外借原因及外借人，并由外借人簽字確認。（四）會議記錄為的機要檔案，保管人員不得擅自外

10、泄。第九條會議紀要一、下列情況，會議記錄員須將會議記錄整理為會議紀要：（一）除部分部門“站會”外，的常規(guī)性會議；（二）各類臨時行政/業(yè)務類會議；（三）各類緊急性會議；（四）與經(jīng)營管理相關(guān)的會議；（五）須會后對會議內(nèi)容貫徹落實進行跟進的會議；（六）其他會議主持人要求整理會議紀要的會議。二、所有會議均需做會議紀要，以方便相關(guān)信息的查詢和后續(xù)工作的追蹤、落實；會議紀要需如實記錄，對內(nèi)容進行概括、總結(jié)，分類別或分項目記錄。三、會議紀要中包含（但不僅限于）如下內(nèi)容：會議的主要內(nèi)容及議題；會議討論或決定的重大事項；會議決定的行動計劃或改進措施。（具體格式詳見附件）四、會議紀要整理和發(fā)送應在1個工作日內(nèi)完成

11、，下發(fā)或傳閱范圍由會議主持人確定，通過0砌、同發(fā)送給所有會議相關(guān)人員，及對接人事專員。五、會議須有落地執(zhí)行計劃輸出，具體如下：（一）宣貫類會議：宣貫后的改進落實計劃（二）專題類會議：針對問題如何解決列出相關(guān)人員的工作安排和計劃（三）工作匯報類會議：針對部門問題或個人工作問題的進展安排、改善提升列出相應的計劃安排六、會議紀要輸出的工作計劃須進行跟進落實情況，跟蹤記錄匯總實行一會一表制。第三章會議紀要的跟蹤落實第十條落實計劃跟蹤各部門對接人事專員對會議紀要輸出的落地計劃，按照計劃時間節(jié)點進行跟進，并于每月底輸出該部門的會議落地執(zhí)行情況的進展匯報，并將結(jié)果上交到分管副總處。第十一條落地結(jié)果考核會議的

12、落地計劃的執(zhí)行進展情況會進行相應考核，以每月為一個考核節(jié)點。（一）按時間節(jié)點完成工作安排和進展，相關(guān)人員績效成績加5分；（二）工作事項均能按期完成，部門年度考核中予以特殊情況加分；（三）一項工作延期完成，相關(guān)人員績效成績扣5分；（四）工作在延期一個月后仍未完成，部門負責人績效成績扣10分；（五）部門會議紀要工作超過3項在延期一個月后仍未完成，部門年度考核中取消評優(yōu)資格。第十二條獎懲辦法（一）懲罰方面1 、會議未整理會議紀要一次，會議發(fā)起組織人予以警告；未整理會議紀要兩次及以上，處以發(fā)起人所屬部門負責人予以警告；2 、會議發(fā)起人超過一個工作日內(nèi)將會議紀要發(fā)放給相關(guān)人員，予以警告處分；3 、會議紀

13、要工作計劃安排人員一次未按照會議結(jié)果執(zhí)行落地，處以相關(guān)人員警告處分；兩次及以上未執(zhí)行，則相關(guān)人員及部門負責人處以通報批評及罰款的處分。（二）獎勵方面1 、會議紀要每月按時整理、發(fā)放，對會議發(fā)起人及其負責人進行通報表揚；2 、會議落地執(zhí)行連續(xù)三次均能按照時間節(jié)點完成，對于參與工作計劃落實的相關(guān)人員予以通報表揚以及所屬部門獎勵獎金500元。（三）人力資源部每月對會議紀要以上的獎懲情況予以OA公告的形式予以公示。第十一條會議紀要的匯總統(tǒng)計一、工作任務完成情況的統(tǒng)計：如工作完成時長、工作完成結(jié)果程度、是否有后續(xù)待完成的工作內(nèi)容等，爭取以柱狀圖、餅圖等形式體現(xiàn)。二、工作時間的統(tǒng)計：根據(jù)各崗位不同的工作內(nèi)

14、容，計算各工作內(nèi)容的完成工作日。三、工作任務計劃合理性的統(tǒng)計：將計劃內(nèi)工作與計劃外工作進行橫向比對分析。確認各崗位計劃內(nèi)與計劃外工作的比例，從而確定各崗位的靈活機動性。四、每周工作量的統(tǒng)計：根據(jù)工作量完成天數(shù)確定每周工作量的完成情況，以工作完成天數(shù)的多少為標準來確定每周工作量大小排名，并根據(jù)各周工作量大小的綜合排名，確定每月實際的工作重點與計劃的重點是否一致等情況。五、每月工作重點的統(tǒng)計：根據(jù)每周工作量完成的多少來確定每月的工作完成重點，并根據(jù)此統(tǒng)計確認比較每月工作重點與工作量之間是否存在必然聯(lián)系。第十二條會議紀要跟蹤落實的審核程序一、由會議主持人填寫部門會議紀要工作任務跟蹤落實情況并報部門主

15、管、分管副總或總經(jīng)理審核。二、于下次會議前一個工作日內(nèi)就會議紀要工作任務跟蹤落實情況進行匯總統(tǒng)計。三、對于未落實的會議工作內(nèi)容在與執(zhí)行人溝通后，要明確未完成的原因分析，該原因分析和為跟蹤落實情況表提交部門主管、分管副總或總經(jīng)理審批。四、如會議主持人未如期完成落實跟蹤的，第一次將口頭批評,并了解未完成的原因，根據(jù)會議主持人提出的問題進行針對性培訓；對于第二次未如期完成落實跟蹤的，將其不允許擔當會議主此人工作；對于超過三次（含）未如期完成落實跟蹤的，將保留與會議主此人解除勞動合同的權(quán)利。第四章會議室管理規(guī)定第十三條會議室由行政部部統(tǒng)一管理，目前的會議室主要為：公司行政樓：201會議室、202會議室

16、、會議室301、會議室302、會議室303、行政二樓貴賓接待室、行政四樓綜合會議室。研發(fā)樓：101會議室、201會議室、202會議室、301會議室、研發(fā)中心綜合培訓室。第十四條會議室使用時間原則上只要使用部門在OA系統(tǒng)填寫會議室申請流程。行政前臺審批后，均可在約定時間內(nèi)進行使用，如有變動，可在第一時間向行政部備案調(diào)整。第十五條會議室申請與登記：（一）除臨時短暫性會議/面談不用申請與登記外，其他會議都須填寫OA系統(tǒng)會議室申請流程流程，并注明是否需要使用會議設備、是否需要連接電話會議、視頻會議。?會議設備：投影儀、八爪魚擴音器，視頻設備；?電話會議：一般在沒有網(wǎng)絡或則網(wǎng)絡連接狀態(tài)不好的時候，建議開

17、電話會議，并要嚴格控制電話會議時間；?視頻會議：會議雙方都有網(wǎng)絡的情況下，建議開視頻會議；（二）會議主持部門須提前一個工作日在OA系統(tǒng)中填寫會議室管理申請流程。（三）行政前臺須根據(jù)會議室安排原則，在申請人填寫會議室管理申請表時幫助申請人合理安排會議室；如申請人對會議室安排有異議且行政前臺無法解決的，提交行政部主管協(xié)調(diào)解決。（四）對于未提前對會議室進行申請的，行政部將無法為其安排臨時會議地點。由此造成的后果，由會議主持部門自行承擔。（五）對于臨時召開的緊急會議需要使用會議室的，會議主持部門必須提前與行政前臺進行溝通確認，待確認會議室沒有被預約后方可按“特情特辦”的原則由行政部統(tǒng)一安排，但申請部門不得對會議室的地點提出異議。第十六條布置會場及會議期間參會人員須愛護會議室內(nèi)財物，如有損毀將由當事人照價賠償；對于無法確定當事人的，將由參會全體人員照價均攤賠償。第十七條參會人員須提前15分鐘進入會場進行簽到并等候，工作時間禁止參會人員在辦公及休閑區(qū)域內(nèi)等候，以免影響正常辦公秩序。第十八條會議室使用部門，須維持會議室的整潔，使用完畢后須將移動的桌椅及時放回原位，以方便其他部門使用。第十九條會議室使用部門及參會人員須確認座