標(biāo)準(zhǔn)化文件撰寫

1、標(biāo)準(zhǔn)化文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)化文件撰寫沒有規(guī)矩沒有規(guī)矩 不成方圓！不成方圓！制定：曹如進(jìn)拉馬的炮兵n一位年輕有為的炮兵軍官上任伊始，到下屬部隊(duì)視察其操練情況。他在幾個(gè)部隊(duì)發(fā)現(xiàn)相同的情況：在一個(gè)單位操練中，總有一名士兵自始至終站在大炮的炮管下面，紋絲不動(dòng)。n軍官不解，究其原因，得到的答案是：操練條例就是這樣要求的。軍官回去反得查閱軍團(tuán)事文獻(xiàn)，終于發(fā)現(xiàn)，長期以來，炮兵的操練條例仍因循非機(jī)械化時(shí)代的規(guī)那么。n站在炮管下的士兵任務(wù)是負(fù)責(zé)拉住馬的韁繩在那個(gè)時(shí)代，大炮是馬車運(yùn)載到前線的，以便在大炮發(fā)射后調(diào)整由于后坐力產(chǎn)生的距離偏差，減少再次瞄準(zhǔn)所需要的時(shí)間。n現(xiàn)在大炮的自動(dòng)化和機(jī)械水平很高，已經(jīng)不再需要這樣一個(gè)角色

2、了，但操練的條例倒沒有及時(shí)地調(diào)整，因此才出現(xiàn)了不拉馬的士兵。軍官的發(fā)現(xiàn)使他獲得國防部的嘉獎(jiǎng)。目錄n文件的目的與意義n文件架構(gòu)n文件編寫方法n文件管理n文件實(shí)施與跟進(jìn)一、系統(tǒng)化的管理平臺(tái)理念共振老板意識(shí)管理團(tuán)隊(duì)左膀右臂監(jiān)控機(jī)制適時(shí)控制考評(píng)鼓勵(lì)企業(yè)文化運(yùn)作體系制度、規(guī)矩 標(biāo)準(zhǔn)化文件體系在各種體系建立和運(yùn)行的過程中扮演著相當(dāng)重要的標(biāo)準(zhǔn)化文件體系在各種體系建立和運(yùn)行的過程中扮演著相當(dāng)重要的角色：角色： 1符合標(biāo)準(zhǔn)要求符合標(biāo)準(zhǔn)要求 在在ISO9001和和TS16949及及ISO14001的條文中，均要求組織的條文中，均要求組織 “建立并保持書面的體系，以全面滿足此標(biāo)準(zhǔn)的要求建立并保持書面的體系，以全面滿

3、足此標(biāo)準(zhǔn)的要求。 2工作的依據(jù)工作的依據(jù) 建立文件體系最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持建立文件體系最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持 一致和穩(wěn)定的工作方式，以防止不同的人在操作相同的工作一致和穩(wěn)定的工作方式，以防止不同的人在操作相同的工作 時(shí)出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn)，或者由于口頭交待溝通工時(shí)出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn)，或者由于口頭交待溝通工 作的方式和方法欠明確和清楚。作的方式和方法欠明確和清楚。二文件的重要性二文件的重要性 3 提升管理技術(shù)水平的根底提升管理技術(shù)水平的根底 當(dāng)所有的工作要求都文件化后，公司即可在此根底通過日當(dāng)所有的工作要求都文件化后，公司即可在此根底通過日 常

4、工作，不斷地完善管理和技術(shù)的要求。常工作，不斷地完善管理和技術(shù)的要求。 4 防止經(jīng)驗(yàn)的流失防止經(jīng)驗(yàn)的流失 書面化的運(yùn)行體系亦可防止由于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)的書面化的運(yùn)行體系亦可防止由于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)的 流失，從而造成動(dòng)作上的因難。流失，從而造成動(dòng)作上的因難。5改善人際關(guān)系改善人際關(guān)系 由于工作的依據(jù)全部在書面上有明確的指令，在執(zhí)行上大大減由于工作的依據(jù)全部在書面上有明確的指令，在執(zhí)行上大大減少了口頭式的命令和溝通，同時(shí)降低了同事之間的磨擦的時(shí)機(jī)。少了口頭式的命令和溝通，同時(shí)降低了同事之間的磨擦的時(shí)機(jī)。 6員工的責(zé)任心和榮譽(yù)感員工的責(zé)任心和榮譽(yù)感 執(zhí)行工作人員透過文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)

5、容，明確了自執(zhí)行工作人員透過文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)容，明確了自己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽(yù)感。己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽(yù)感。 二文件的重要性二文件的重要性 三公司文件的架構(gòu)三公司文件的架構(gòu) 一目前建立的文件體系，一般企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四個(gè)層次，即：一目前建立的文件體系，一般企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四個(gè)層次，即： 一階文件：規(guī)定一階文件：規(guī)定/手冊(cè)手冊(cè) 二階文件：制度二階文件：制度/方法方法/程序程序 三階文件；工作指導(dǎo)書三階文件；工作指導(dǎo)書 四階文件：表單或表格四階文件：表單或表格 但是，并不是每家企業(yè)都必須建立上述架構(gòu)的體系文件，許多但是，并不是每家企業(yè)都必須建立

6、上述架構(gòu)的體系文件，許多 規(guī)模較小制程簡單的公司往往將文件的結(jié)構(gòu)劃分為規(guī)模較小制程簡單的公司往往將文件的結(jié)構(gòu)劃分為3個(gè)層次，即：個(gè)層次，即： 一階文件：手冊(cè)一階文件：手冊(cè) 二階文件：制度二階文件：制度/程序程序/工作指導(dǎo)書工作指導(dǎo)書 三階文件：表單三階文件：表單 文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模、人員的數(shù)量同時(shí)文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模、人員的數(shù)量同時(shí) 亦需考慮公司未來的擴(kuò)充和開展等。亦需考慮公司未來的擴(kuò)充和開展等。目錄n文件的目的與意義n文件架構(gòu)n文件編寫方法n文件日常管理n文件實(shí)施與改進(jìn)一、文件的分類一、文件的分類按管制方式分：受控文件：對(duì)發(fā)行/使用/保管/作廢等需控制的

7、。如：制度、規(guī)定、手冊(cè)/、方法、程序/指導(dǎo)書、工作指引/表單、圖紙、外來文件非受控文件：臨時(shí)性或補(bǔ)充性的。通知，公告、內(nèi)部要求，培訓(xùn)教材按內(nèi)容分：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)圖紙/QC工程表/外協(xié)標(biāo)準(zhǔn)工作標(biāo)準(zhǔn)操作指導(dǎo)書，檢驗(yàn)指導(dǎo)書管理標(biāo)準(zhǔn)制度/方法/程序按來源分：公司文件外來文件國際標(biāo)準(zhǔn)/國家標(biāo)準(zhǔn)/團(tuán)隊(duì)標(biāo)準(zhǔn)/客戶要求我們重點(diǎn)在管理公司內(nèi)部受控文件二、文件結(jié)構(gòu)圖二、文件結(jié)構(gòu)圖一階二階三階四階規(guī)定/手冊(cè)：闡述公司的大政方針, 綱領(lǐng)性策略性文件制度/方法/程序：標(biāo)準(zhǔn)工作順序、職責(zé)與實(shí)施方法，流程性管理文件 工作指引/作業(yè)指導(dǎo)書：標(biāo)準(zhǔn)如何完成作業(yè)的方法 ，指導(dǎo)性文件 表單/記錄/作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：管理活動(dòng)所產(chǎn)生的結(jié)果，驗(yàn)證性文件

8、外來文件也是需要管制的，但因?yàn)槠涮厥饧安豢深A(yù)測(cè)性，故放在第四階文件中標(biāo)準(zhǔn)二文件體系的架構(gòu)二文件體系的架構(gòu) 二文件架構(gòu)的說明 1規(guī)定/手冊(cè) 對(duì)于一個(gè)國家來說，憲法是根本大法，任何法律的制訂都必 須依憲法的要求來擬制，而對(duì)于一間公司來說，規(guī)定/手冊(cè)即是 公司在管理制度上的根本大法，它會(huì)表達(dá)公司在體系運(yùn)行上的 大綱要求，簡言之，手冊(cè)即要求我們應(yīng)該要做哪些工作。 2方法/程序 程序即是明確規(guī)定工作進(jìn)行的途徑，亦就是說，針對(duì)手冊(cè)要 求的工作和要求程序需詳細(xì)描述。文件化的程序通常包括活 動(dòng)的目的和范圍；做什么事情和由誰來做；何時(shí)、何地和由 誰來做；應(yīng)使用什么材料、設(shè)備和文件，如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控 制和記錄等。

9、二文件體系的架構(gòu)二文件體系的架構(gòu) 3工作指引/工作指導(dǎo)書 工作指導(dǎo)書是工作的明確指示，它詳細(xì)表達(dá)某一具體的工 作如何來執(zhí)行和操作. 4表單 格式化的記錄清晰明了，易于保管，所以在編撰文件時(shí)，就 應(yīng)適當(dāng)?shù)脑O(shè)計(jì)用以做記錄的表格，值得注意的是大量的或設(shè) 計(jì)復(fù)雜的表格會(huì)令工作復(fù)雜化，降低效率，所以設(shè)計(jì)表格應(yīng) 力求共享，在表達(dá)明白的前提下，精簡填寫工程和內(nèi)容。其他文件：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與管理標(biāo)準(zhǔn)：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(圖紙、品質(zhì)方案、QC工程表、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、 操作標(biāo)準(zhǔn)、保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)等) 、管理標(biāo)準(zhǔn)(培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)等) 通知/公告：臨時(shí)性或針對(duì)某一具體事務(wù)的要求，經(jīng)使用總結(jié)后要逐步補(bǔ) 充入管制的一二三階文件中。外來文件：國際法

10、規(guī)，行業(yè)要求，客戶標(biāo)準(zhǔn)等二文件體系的架構(gòu)二文件體系的架構(gòu) 一般來說，一項(xiàng)工作涉及到多個(gè)部門那么我們寫文件時(shí)編制成程序，例如：采購程序、糾正和預(yù)防措施程序等，而工作只和自己部門有關(guān)的作業(yè)在編制文件時(shí)做成指導(dǎo)書的格式，例如：設(shè)備使用指導(dǎo)書、指導(dǎo)書產(chǎn)品檢驗(yàn)指導(dǎo)書等。 一般對(duì)于圖紙、設(shè)備說明書、國內(nèi)、國際的標(biāo)準(zhǔn)亦可歸納為工作指導(dǎo)書類文件，但我們規(guī)劃在四階文件內(nèi)。三、文件的編號(hào)方式流水號(hào)00001部門代碼文件類別代碼1一階文件、2二階文件以此類推 一二三階文件編號(hào)方式一二三階文件編號(hào)方式表單編號(hào)方式表單編號(hào)方式表單流水號(hào)00001 部門代碼假設(shè)因組織調(diào)整,不影響已發(fā)放的文件編碼方式,待重新?lián)Q版時(shí)再行更新

11、.技術(shù)文件均由制訂單位按照相關(guān)編碼規(guī)那么進(jìn)行編號(hào) 各公司代碼HLTG代表泓淋集團(tuán)各公司代碼HLTG代表泓淋集團(tuán)表單性質(zhì)代碼Q/E/ERP/CMS表單版本A,B,C 目錄n文件的目的與意義n文件架構(gòu)n文件編寫方法n文件管理n文件實(shí)施與跟進(jìn)一、哪種情況下需要制定文件制度一、哪種情況下需要制定文件制度如有下述狀況之一:新設(shè)組織時(shí)管理可以系統(tǒng)化時(shí)反復(fù)情形次數(shù)比較多時(shí)相同的作業(yè)方式、步驟由多數(shù)人同時(shí)(或重復(fù))執(zhí)行缺點(diǎn)、不良或投訴抱怨等狀況發(fā)生頻繁需求量大(多)客戶或外部政策要求工作需要經(jīng)常溝通與協(xié)調(diào)時(shí)二、文件的編寫結(jié)構(gòu)二、文件的編寫結(jié)構(gòu) 一、一份文件的結(jié)構(gòu)往往視乎文件內(nèi)容的需要，一份文件一般完整 結(jié)構(gòu)有

12、： 1目的 2范圍 3權(quán)責(zé) 4定義 5作業(yè)內(nèi)容/作業(yè)程序 6相關(guān)文件 7. 附件 現(xiàn)將文件結(jié)構(gòu)應(yīng)表達(dá)的內(nèi)容做一詳細(xì)表達(dá)： 1目的 應(yīng)表達(dá)編制此文件的作用和目的，即“做這件事是為了什么？二、文件的編寫結(jié)構(gòu)二、文件的編寫結(jié)構(gòu) 2范圍 規(guī)定此文件應(yīng)用的場合和時(shí)機(jī)，范圍的界定直接決定文件的功能 范圍，所以編寫時(shí)應(yīng)注意它的涵蓋性。例如某公司有手動(dòng)和自動(dòng) 的繞線機(jī)，如果文件的內(nèi)容只針對(duì)手動(dòng)的繞線機(jī)，卻將文件的范 圍寫成“適用于公司所有繞線機(jī)的使用，即是明顯的錯(cuò)誤。 3權(quán)責(zé) 即在文件運(yùn)行中相關(guān)單位及人員所擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé)，一般時(shí)常會(huì)就相 關(guān)人員擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé)做簡單表達(dá)，但是亦有公司只表達(dá)和此文件有 關(guān)的主導(dǎo)部門和相關(guān)

13、部門的權(quán)責(zé)。 4定義 亦即名詞解釋，針對(duì)文件中用到的專業(yè)術(shù)語、英文縮寫做明確說 明，會(huì)令文件內(nèi)容更清楚明白。三、文件的編寫結(jié)構(gòu)三、文件的編寫結(jié)構(gòu) 5程序/作業(yè)內(nèi)容 即工作執(zhí)行的方法、過程和要求，一般將作業(yè)內(nèi)容的編寫分為兩 個(gè)部份。 1流程圖：以流程圖的形式描述工作進(jìn)行和程序，會(huì)更容易了解文件內(nèi)容，但是并非每份文件都需流程圖，完全視乎文件類型。 2文件內(nèi)容：在編寫文件內(nèi)容時(shí)，一定需注意5W1HWHO，WHEN，WHERE，WHAT，WHY，HOW結(jié)合，即由誰WHO，在何時(shí)WHEN，在何地WHERE，做何事WHAT，為什么做WHY，怎樣做HOW，缺少任何一個(gè)W或 H，都有可能使文件的內(nèi)容不易理解。

14、三、文件的編寫結(jié)構(gòu)三、文件的編寫結(jié)構(gòu) 6參考文件資料 用以索引文件中所提到或引用的文件資料，在索引文件時(shí)，最 好將文件的編號(hào)同時(shí)附在文件名之后，以及便查找，但是不可 將文件版本附上。 7附件 一般用以對(duì)應(yīng)文件內(nèi)容中所提及的記錄所使用的表單，公司所 有的表單都應(yīng)從此而來，最好將表單的編號(hào)附在名稱后，但是 也不可以附版本。 8以上是一份文件的完整結(jié)構(gòu)，為了整齊可統(tǒng)一文件結(jié)構(gòu)。但 是并非所有的文件都應(yīng)依循此固定的結(jié)構(gòu)，鑒于文件的內(nèi)容的 需要，可適當(dāng)?shù)娜コ恍┎贿m用的工程。四、文件的格式n格式表達(dá)一種文化n格式是一種權(quán)威的表達(dá)n格式便于溝通n有格式的文件便于閱讀與思維一二階文件格式n首頁樣式n內(nèi)文樣式

15、一二階文件的內(nèi)容必須包含以下內(nèi)容n1.0目的n2.0適用范圍n3.0職責(zé)n4.0定義n5.0工作程序n6.0相關(guān)文件n7.0附件其他文件的制作其它文件的格式不拘，但同一類別的文件格式需標(biāo)準(zhǔn)化，且可明確識(shí)別以下工程：1)文件名稱2)文件編號(hào)3)文件版次4)頁次5)生效日期6)制定、審核、批準(zhǔn)的簽認(rèn)其他的書寫習(xí)慣n三級(jí)制審批制： 制定 審核 批準(zhǔn)n審批自下至上，自右至左n文件字體習(xí)慣n標(biāo)題一般用16號(hào)三號(hào)字體，加粗宋體n內(nèi)文一般用12號(hào)小四字體，標(biāo)準(zhǔn)宋體n小題目如“目的可用14號(hào)四號(hào)加粗宋體n序號(hào)標(biāo)識(shí)習(xí)慣n1.0n 1.1n A.n a).五、文件編寫的幾點(diǎn)小技巧n自下至上的編寫讓一線人員編寫,主

16、管審核n目標(biāo)指向制度必須面對(duì)目標(biāo)n先列出流程圖與職責(zé)n防止抽象如：上緊螺絲時(shí)要小心詞語模糊n列出所有控制點(diǎn),盡量數(shù)據(jù)化(如微笑,露出八顆牙)n表單記錄要細(xì)化n讓新人看看,是否可會(huì)操作五、文件編寫的幾點(diǎn)小技巧一、忌簡單草率，未將所有的工作要求都納入體系。二、忌過于彈性化，失去可操作性。三、忌理想主義化，導(dǎo)致無法實(shí)施。四、忌部門主義化，導(dǎo)致其它部門無法配合。五、忌咬文嚼字，理解困難。編寫文件的五忌編寫文件的五忌六、文件編寫的詳細(xì)程度n取決于人員的能力；n取決于組織規(guī)模大小，產(chǎn)品復(fù)雜程度；n過程復(fù)雜程度； 七流程圖繪制七流程圖繪制 在編制文件的過程中，適當(dāng)?shù)刂谱饕恍┝鞒虉D，會(huì)更容易理解文件內(nèi)容和加深

17、印象，流程的制作不拘形式，最主要的是能做到清楚明了即可。 1 流程圖常用的符號(hào)七流程圖繪制七流程圖繪制 表示開始表示條件判斷、檢驗(yàn)及查核表示執(zhí)行處理某一單項(xiàng)作業(yè) 表示作業(yè)路徑線(流程線)表示所用表格(一個(gè)或多個(gè))或文件(人工表格或文件)表示連接點(diǎn),在流程圖繪制時(shí)因空間關(guān)系或換頁時(shí) 使用“”. 內(nèi)以英文代號(hào)區(qū)別 指各類流程的結(jié)束時(shí)所使用的符號(hào) A七流程圖繪制七流程圖繪制 此范例是一個(gè)最簡單的流程圖，您可以任意發(fā)揮。 例二：生產(chǎn)流程 執(zhí)行工程 負(fù)責(zé)人 記錄 備 料 備料員 材料日用表 加溫烘干 烤箱操作員 材料溫度控制表 投 料 備料員 無 設(shè)定技術(shù)參數(shù) 技術(shù)員 成型參數(shù)記錄表 正常生產(chǎn) 技術(shù)員

18、產(chǎn)品生產(chǎn)日?qǐng)?bào) 七流程圖繪制七流程圖繪制 例二：流程圖將執(zhí)行工程、負(fù)責(zé)人及使用的記錄分開注明，易看易懂，也是制作流程圖的常用方法之一。 總之，使用流程圖的目的就是清晰、一目了然，如果有些工作太過繁雜和繁瑣，當(dāng)制成流程圖時(shí)或許不容易看明白，所以應(yīng)注意流程圖使用的時(shí)機(jī)。目錄n文件的目的與意義n文件架構(gòu)n文件編寫方法n文件管理n文件實(shí)施與跟進(jìn)一、文件的審查、批準(zhǔn)一、文件的審查、批準(zhǔn) 一般規(guī)模較小的公司，文件制作完成后交回其部門主管或總經(jīng)理審核后即可公布使用，但是對(duì)于規(guī)模較大的公司，這種做法欠妥當(dāng)，因?yàn)椴块T專業(yè)化的一些文件由本部門自行審批可能沒有問題，但是非部門專業(yè)化涉及諸多部門工作內(nèi)容的由制作部門核準(zhǔn)

19、使用，掩蓋了其它部門的要求的意見，在使用中難免會(huì)對(duì)其它部門造成困撓，甚至引起磨擦，所以對(duì)于文件的審查和核準(zhǔn)，許多公司規(guī)定了不同審查和核準(zhǔn)方式，例： 一、文件的審查、批準(zhǔn)一、文件的審查、批準(zhǔn) X企業(yè)公司文件審查、核準(zhǔn)文件類別 審 查 核 準(zhǔn)規(guī)定/手冊(cè) 各部門主管 董事長 程序 各部門主管 總經(jīng)理 工作指導(dǎo)書 部門主管 經(jīng)理 圖紙 工程部主管 一般來說結(jié)合相關(guān)部門主管審查文件最主要的作用是提出適合于其部門的意見，并加以修訂補(bǔ)充，以使文件的內(nèi)容更完善和具操作性。 二、文件審批文文 件件 類類 別別擬擬 制制會(huì)會(huì) 審審 機(jī)機(jī) 構(gòu)構(gòu)審審 核核批批 準(zhǔn)準(zhǔn)備注備注手冊(cè)類手冊(cè)類體系擔(dān)當(dāng)體系擔(dān)當(dāng)各部門主管各部門

20、主管管代管代總經(jīng)理總經(jīng)理辦法類辦法類/ /程序文程序文件件部門主管部門主管各部門主管各部門主管廠務(wù)經(jīng)理廠務(wù)經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理/ /管代管代管理指引管理指引/ /標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)部門主管部門主管/ /一般人員一般人員各部門主管各部門主管部門經(jīng)理部門經(jīng)理管代管代表單記錄表單記錄依文件批準(zhǔn)層級(jí)依文件批準(zhǔn)層級(jí)公共性管理指引，由制定單位召開相關(guān)主管進(jìn)行說明。公共性管理指引，由制定單位召開相關(guān)主管進(jìn)行說明。二、我們的文件審批n其它文件最少需部門經(jīng)理審批n需要會(huì)審的文件經(jīng)由相關(guān)部門會(huì)審后，由文件制定單位記錄于?文件會(huì)審記錄表?n圖紙等技術(shù)文件另外規(guī)定簽核流程 n公告含通知、公告、通告等需副總級(jí)別以上人員批準(zhǔn)n內(nèi)部聯(lián)絡(luò)

21、單由各部門經(jīng)理或副總簽批，但要注意其他部門的意見回復(fù)。三、文件發(fā)布n文控中心標(biāo)準(zhǔn)化后，再依權(quán)限呈簽n由制訂單位確定分發(fā)范圍和數(shù)量n原件交由文控中心歸檔，作成?體系文件總覽表? n發(fā)放一定要作好發(fā)放記錄?文件簽收記錄表? n文件接受時(shí)注意每頁有受控章n非受控文件也可以直接在原稿反面簽名，以示收到n文件補(bǔ)發(fā)：文件假設(shè)因損壞或遺失或有增加使用份數(shù)的必要，由使用單位填寫?文件增補(bǔ)申請(qǐng)表?四、文件修訂在以下的情況下要修訂相關(guān)文件：在以下的情況下要修訂相關(guān)文件：例外事件越來越多時(shí)例外事件越來越多時(shí)任務(wù)內(nèi)容難或執(zhí)行難時(shí)任務(wù)內(nèi)容難或執(zhí)行難時(shí)當(dāng)產(chǎn)品的質(zhì)量水平已經(jīng)改變時(shí)當(dāng)產(chǎn)品的質(zhì)量水平已經(jīng)改變時(shí)當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題及改變步

22、驟時(shí)當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題及改變步驟時(shí)當(dāng)部件或材料已經(jīng)改變時(shí)當(dāng)部件或材料已經(jīng)改變時(shí)當(dāng)機(jī)器工具或儀器已經(jīng)改變時(shí)當(dāng)機(jī)器工具或儀器已經(jīng)改變時(shí)當(dāng)工作程序已經(jīng)改變時(shí)當(dāng)工作程序已經(jīng)改變時(shí)當(dāng)方法、工具或機(jī)器已經(jīng)改變時(shí)當(dāng)方法、工具或機(jī)器已經(jīng)改變時(shí)當(dāng)要適應(yīng)外部因素改變?nèi)绛h(huán)境的問題時(shí)當(dāng)要適應(yīng)外部因素改變?nèi)绛h(huán)境的問題時(shí)當(dāng)法律和規(guī)章產(chǎn)品賠償責(zé)任法律已經(jīng)改變時(shí)當(dāng)法律和規(guī)章產(chǎn)品賠償責(zé)任法律已經(jīng)改變時(shí)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)ISOISO等已經(jīng)改變等已經(jīng)改變非受控文件如公告、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單實(shí)施一段時(shí)間后，有效果時(shí)非受控文件如公告、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單實(shí)施一段時(shí)間后，有效果時(shí)文件修訂要及時(shí)，但忌太過于頻繁版次變更n大幅度變更變更的內(nèi)容達(dá)30以上，或小變更已超過9次，改

23、版n小幅度變更文件只做局部上修訂，只需換頁即首頁與變更頁。改版次n變更標(biāo)識(shí)：“文件版次是有2位阿拉伯?dāng)?shù)字，個(gè)位數(shù)字表示“版別從1開始，小數(shù)點(diǎn)后的數(shù)字表示“小變更次數(shù)從0開始n每次變要在首頁記錄，并在文件變更一覽表中登錄，收回原稿，發(fā)放新稿。n誰提出：本單位可直接修改，其他單位需提出?文件申請(qǐng)表? 經(jīng)原審批流程批準(zhǔn)前方可變更 五、文件保管n文控中心必須妥善保管好文件n文件接受單位是保管單位n找不到文件就是最大的問題n保管的幾點(diǎn)要求n1.任何情況下都不得對(duì)文件進(jìn)行標(biāo)記,涂改或作記號(hào)n2.受控文件不得復(fù)印,如確有需要,可申請(qǐng)?jiān)霭l(fā)n3.文件應(yīng)置放于明顯、易于取得、使用者明確的位置。n4.各部門也要一份

24、文件清單n5.各部門的經(jīng)常使用的表單應(yīng)有一份電腦檔與書面檔n6沒有“受控章標(biāo)記的文件不是最終文件六、文件的報(bào)廢與回收n文件修訂或廢止后要及時(shí)回收舊檔，再發(fā)新檔，如舊檔有喪失，要書面呈報(bào)原因n回收文檔要印“作廢章或在正面打“Xn回收檔如不涉及機(jī)密的可作回收紙或參考文檔使用，但一定要注意有“作廢章或 “X的記號(hào)。n文控中心最好保存一份舊檔但也要作好標(biāo)記n?文件變更一覽表? 目錄n文件的目的與意義n文件架構(gòu)n文件編寫方法n文件管理n文件實(shí)施與跟進(jìn)一、文件實(shí)施的心態(tài)n全員要有制度化管理的心態(tài)n先執(zhí)行，后修正n條條大路通羅馬，我們要走的就是這一條n總會(huì)有更好的方法n個(gè)人利益必須在集體利益的前提下實(shí)現(xiàn)n堅(jiān)

25、決不做三沒主管：沒問題沒關(guān)系沒方法n同樣的錯(cuò)誤不能出現(xiàn)三次：不知道-沒注意-成心的二、文件實(shí)施的步驟n呈簽前先內(nèi)部人員開會(huì)，讓相關(guān)人員了解并提出意見n批準(zhǔn)發(fā)布后要第一時(shí)間培訓(xùn)或宣導(dǎo)n實(shí)施前一個(gè)月要跟進(jìn)，要有堅(jiān)決的態(tài)度n定期不定期的審核，找到問題點(diǎn)n文件是最好的教材新進(jìn)人員入職培訓(xùn)，老員工技能培訓(xùn)n文件就是解決工作的最好方法三、沒有制度時(shí)的應(yīng)急措施n設(shè)法請(qǐng)示你的上司；n上司不在與同事會(huì)商；n根據(jù)判斷“先斬后奏；n事后評(píng)估“是非功過；n最后建議進(jìn)入“文件體系。n關(guān)鍵詞：n允許員工犯錯(cuò)、但同樣錯(cuò)誤不能犯2次！案例n有一家企業(yè)把洗手流程“清水洗手液清水哄干貼在墻上，外表看有流程，但如果你安排幾個(gè)人分別

26、按照這個(gè)流程去洗手時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)不同人之間的差異性。n麥當(dāng)勞的洗手規(guī)定：n1、每小時(shí)用殺菌洗手液洗手；n2、洗至手腕以上，至少20秒。 案例下面是某企業(yè)的?空氣壓縮機(jī)操作規(guī)程?： 1開機(jī)前應(yīng)檢查油位、油位計(jì)。 2檢查設(shè)定值，將壓縮機(jī)運(yùn)行幾分鐘，檢查是否正常工作。 3定期檢查顯示屏上的讀數(shù)和信息。 4檢查加載過程中冷凝液的排放情況，檢查空氣過濾器，保養(yǎng)指示器，停機(jī)后排放冷凝液。 5當(dāng)壓力低于或高于主要參數(shù)表中限定值時(shí)，機(jī)組不能運(yùn)行。 n9、靜夜四無鄰，荒居舊業(yè)貧。4月-224月-22Thursday, April 21, 2022n10、雨中黃葉樹，燈下白頭人。14:57:1814:57:1814:

27、574/21/2022 2:57:18 PMn11、以我獨(dú)沈久，愧君相見頻。4月-2214:57:1814:57Apr-2221-Apr-22n12、故人江海別，幾度隔山川。14:57:1814:57:1814:57Thursday, April 21, 2022n13、乍見翻疑夢(mèng)，相悲各問年。4月-224月-2214:57:1814:57:18April 21, 2022n14、他鄉(xiāng)生白發(fā)，舊國見青山。21 四月 20222:57:18 下午14:57:184月-22n15、比不了得就不比，得不到的就不要。四月 222:57 下午4月-2214:57April 21, 2022n16、行動(dòng)出

28、成果，工作出財(cái)富。2022/4/21 14:57:1814:57:1821 April 2022n17、做前，能夠環(huán)視四周；做時(shí)，你只能或者最好沿著以腳為起點(diǎn)的射線向前。2:57:18 下午2:57 下午14:57:184月-22n9、沒有失敗，只有暫時(shí)停止成功！。4月-224月-22Thursday, April 21, 2022n10、很多事情努力了未必有結(jié)果，但是不努力卻什么改變也沒有。14:57:1814:57:1814:574/21/2022 2:57:18 PMn11、成功就是日復(fù)一日那一點(diǎn)點(diǎn)小小努力的積累。4月-2214:57:1814:57Apr-2221-Apr-22n12、世間成事，不求其絕對(duì)圓滿，留一份缺乏，可得無限完美。14:57:1814:57:1814:57Thursday, April 21, 2022n13、不知香積寺，數(shù)里入云峰。4月-224月-2214:57:1814:57:18April 21, 2022