HR詳細管理手冊

1、文件編號： UD-RG-06-01版本： 1.0手冊執(zhí)行說明生效日期： 2006 年 11 月 1 日頁碼： 1/21、目的為完善公司人力資源管理體系，規(guī)范公司人力資源管理政策，優(yōu)化公司人力資源管理流程，明確公司人力資源管理職責權限，保證人力資源政策的統(tǒng)一，保障公司人力資源安全，從而提升人力資源管理效率，為公司戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)提供強有力的人力資源保障，特制定本手冊。2、范圍本手冊是集團人力資源管理的最高效力法規(guī)，集團所有的人力資源管理活動均須遵守本手冊規(guī)定。3、職責3.1 集團人力資源部是集團人力資源管理的主導部門和第一責任部門，是集團一切人力資源管理活動的主體。3.2 人力資源部負責本手冊的制

2、定、 修改、解釋；負責通過人力資源稽核等監(jiān)督方式監(jiān)督手冊在集團各部門的執(zhí)行； 負責對全集團范圍內(nèi)違反此法規(guī)定的現(xiàn)象、事件及相關責任人給予及時糾正及處罰。3.3各分公司總經(jīng)辦為分公司人力資源管理的第一責任部門, 負責貫徹落實集團人力資手冊規(guī)定， 負責在集團人力資源手冊的框架下制定適合本部門的人力資源管理細則并實施。4、內(nèi)容4.1 基本法內(nèi)容本手冊的內(nèi)容為集團人力資源管理范圍內(nèi)各管理模塊基本政策與管理規(guī)定4.2 政策執(zhí)行此手冊一經(jīng)頒布，在新的法規(guī)未出臺前，無論任何情況必須無條件嚴格執(zhí)行。任何部門不得出臺與基本法相違背或沖突的法規(guī)文件。凡集團原有員工手冊或相關制度文件與本手冊有沖突的均按本手冊規(guī)定執(zhí)

3、行，與本手冊有沖突的文件從此手冊頒布之日起停止執(zhí)行。各分公司可在本手冊的范圍內(nèi)由各分公司總經(jīng)辦組織編寫分公司人力資源管理細則 ，但必須經(jīng)過分公司負責人、集團人力資源部負責人、執(zhí)行總經(jīng)理共同審批生效。審批后的文件必須提報人力資源部備案。文件編號： UD-RG-06-01版本： 1.0手冊說明生效日期：年 11 月 1 日頁碼： 2/24.2.4 為保證人力資源管理的規(guī)范性與統(tǒng)一性，所有與本手冊有關的人力資源管理表單與質(zhì)量記錄，統(tǒng)一由集團人力資源部進行設計格式及編號，通過電子郵件的方式發(fā)送各分公司總經(jīng)辦，由各部下載打印復印使用。新的表單一經(jīng)發(fā)布，原有表單即停止使用，若分公司需要基本表單之外的人資源

4、表單時，必須經(jīng)過人力資源部的審批方可使用。嚴禁各部門繼續(xù)使用原有表單或自行設計表單，違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將予以處罰。4.5 違紀處罰凡違反此手冊規(guī)定的，均按本手冊規(guī)定的處罰標準予以行政處罰，凡手冊中未明確規(guī)定違紀處罰標準的，均視情節(jié)輕重給予相關責任人10-300 元處罰。文件編號： WY-ZG-05-02版本： 1.0組織與人事結構生效日期：年 11 月 1 日頁碼： 1/11、目的明確公司的組織人事架構。2、范圍公司的人力資源組織人事架構的設置均按本組織人事架構執(zhí)行。3、職責3.1 集團人力資源部負公司及各分公司的組織結構設計3.2各分公司總經(jīng)辦負責按規(guī)定的組織結構進行本部門各崗位的設置，當本部門組

5、織結構及崗位有調(diào)整變動需求時，需提報集團人力資源部審批后統(tǒng)一調(diào)整。4、內(nèi)容4.1公司人力資管理系統(tǒng)組織人事架構圖：前臺文兼人事文執(zhí)行總經(jīng)招聘專員績效專員集團人力資源部培訓專員浙上廣XXX江海東分總總總公經(jīng)經(jīng)經(jīng)司辦辦辦總主主主經(jīng)任任任辦前前前前臺臺臺臺文文文文員員員員兼兼兼兼人人人人事事事事文件編號： UD-RG-06-01版本： 1.0組織與人事架構生效日期：年 11 月 1 日頁碼： 1/1優(yōu)迪（全國）組織與人事架構（三）優(yōu)迪分公司組織與人事架構分公司總經(jīng)理（副總）總經(jīng)商品計劃物流財務市場銷售管理客戶服務人力資源組織運作原則文件編號： UD-RG-06-01版本： 1.0生效日期：年11 月

6、 1 日頁碼： 1/11、目的明確人力資源部與各分公司總經(jīng)辦在人力源管理職能組織角色定位，明確集團人力資源組織與分公司人力資源管理組織運作的原則，減少人力資源組織內(nèi)部運作沖突，提高人力資源組織體系整體運作效率。2、范圍集團人力資源管理組織與分公司人力資源管理組織運作均按此原則執(zhí)行。3、職責3.1 人力資源部代表總經(jīng)理行使集團人力資源管理職責及權限，對整個集團人力資源管理負管理責任；3.2 各分公司總經(jīng)理對本部門的人力資源管理工作負領導責任；3.3 各分公司總經(jīng)辦對本部門人力資源工作負責直接管理責任。4、內(nèi)容4.1 集團人力資源部與各分公司總經(jīng)辦組織角色定位人力資源部代表總經(jīng)理行使集團人力資源管

7、理職責及權限，是集團人力資源管理的最高權力部門。在人力資源管理各業(yè)務板塊，公司下屬各分公司總經(jīng)辦必須服從集團人力資源部的統(tǒng)一管理。人力資源部按照集團矩陣式組織結構管理要求，對各分公司人力資源管理進行業(yè)務指導與監(jiān)督， 指導公司下屬各分公司的人力資源管理體系的建立與完善，對各分公司貫徹集團人力資源政策情況進行監(jiān)督，對各分公司人力資源管理職能履行情況進行評估。人力資源部經(jīng)理對各分公司總經(jīng)辦主任有業(yè)務考核權及人事建議權。各分部負責人對各分公司總經(jīng)辦主任行使日常人事管理權。人力資源部經(jīng)理通過對各分公司總經(jīng)辦主任的人力資源管理業(yè)務考核評估結果， 向各分部負責人行使對他們的處罰、人事異動的建議權。當人力資源

8、部經(jīng)理與分公司總經(jīng)理未能達成共識時，直接提請總經(jīng)理仲裁。文件編號： UD-RG-06-01版本： 1.0人力資源管理職責生效日期：年 11 月 1 日頁碼： 1/21、目的明確集團各級部門人力資源管理職責。2、范圍集團各部門人力資源管理職能及人力資源崗位職責均以此為準。3、職責人力資源部負責集團人力資源組織系統(tǒng)各部門職能的制定，負責下部門直屬各崗位的職責制定，各分部副總辦或總經(jīng)辦負責本部門各崗位職責的制定。4、內(nèi)容4.1 人力資源部職能1) 根據(jù)集團發(fā)展戰(zhàn)略要求， 制定集團人力資源整體戰(zhàn)略與計劃并組織實施。2) 圍繞人力資源發(fā)展規(guī)劃， 建立和完善集團人力資源管理各職能模塊的基本政策及管理體系。

9、3) 統(tǒng)籌集團企業(yè)文化、 招聘、編制、 培訓、人才儲備、 績效管理、薪資福利、勞資關系、人力源基礎管理的日常宏觀管理工作；4）指導各分部人力資源管理體系的建立與完善，監(jiān)督各分部人力資源管理運作狀況。5) 根據(jù)集團經(jīng)營管理決策，制定與策劃人力資源管理各業(yè)務板塊的具體策略、方案與計劃并組織推行。6) 建立健全集團人力資源管理組織的溝通、考核與培訓機制，優(yōu)化與提升人力資源組織的整體素質(zhì)與工作績效。4.2 分公司總經(jīng)辦人力資源管理職能1) 根據(jù)分部及集團人力資源規(guī)劃, 制定本部門人力資源工作計劃并組織實施.2) 在集團人力資源基本法的框架下建立和完善本部門人力資源管理制度與體系并組織實施 .3) 負責

10、本部企業(yè)文化、招聘、編制、培訓、考核、薪資福利、勞動關系及各項人力資源基礎事務性工作的日常管理與實施。4）負責本部門行政后勤管理體系制度的建立及日常行政后勤事務的統(tǒng)籌。5）負責副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室的日常事務或上級交辦的事務處理。6）負責接受集團人力資源部的業(yè)務指導與監(jiān)督，建立與集團人力資源部的工文件編號： UD-RG-06-01版本： 1.0生效日期：年11 月 1 日人力資源管理職責頁碼： 2/2作溝通機制，積極配合人力資源部的工作安排，嚴格遵守集團人力資源政策與規(guī)定。4.3 分部各負責人人力資源管理職責1) 各分公司總經(jīng)理責貫徹集團人力資源策政與規(guī)定并督導本部副總辦主任或總經(jīng)辦主任根據(jù)集

11、團人力資源政策法規(guī)建立和完善本部門的人力資源管理體系；2）負責督導集團人力資源政策法規(guī)及本部門人力資源管理制度的執(zhí)行；3）負責就本部門人力資源管理工作建立正常的溝通機制。4.4 各分公司下屬各部門負責人人力資源管理職責1) 嚴格遵守集團及所在分公司的人力資源政策、規(guī)定及流程；2）積極配合所在分公司總經(jīng)辦組織的人力資源工作方案或管理計劃。3）在分公司總經(jīng)辦的指導下積極開展所負責部門的人力資源管理工作。文件編號： UD-RG-06-01版本： 1.0工作溝通管理程序生效日期：年 11 月 1 日頁碼： 1/31、目的為加強集團各部門之間的溝通與合作，規(guī)范各項工作程序，提高各部門工作時效和解決問題的

12、效率，特制訂本程序。2、范圍本程序所指集團內(nèi)部工作溝通方式包括會議、工作計劃與總結、工作日志、工作報表、工作聯(lián)絡函、投訴函。3、內(nèi)容3.1 會議會議種類集團會議按行政效力分為集團級會議、分公司級會議、部門級會議。(1) 集團級會議指集團總經(jīng)辦例會、 執(zhí)行總經(jīng)理主持的專題工作會議及集團職能中心與各分公司的工作溝通會議。(2) 各分公司會議指分公司總經(jīng)理主持的分公司內(nèi)部專題會議。(3) 部門級會議指各部門組織召開的工作例會或溝通專題會議.集團各級內(nèi)部會議必須按統(tǒng)一格式形成規(guī)范的會議記錄，集團級會議記錄由執(zhí)行總經(jīng)理秘書記錄，分公司會議記錄由總經(jīng)辦主任記錄，部門級會議由各部門負責指定專人負責。為提高會

13、議效率及質(zhì)量, 凡集團級會議及分公司級會議，會議主持人須將會議議題提前一天以電子郵件形式發(fā)送給與會人員，與會人員收到后應做好相應的應會準備。各會議記錄人在會議結束后，將記錄整理好的會議記錄由會議主持人簽名后以文本的形式發(fā)送給與會各人員，并要求與會人員在會議記錄原件上簽名，會議記錄原件由記會議主持人保存。文件編號： UD-RG-06-01版本： 1.0工作溝通管理程序生效日期：年 11 月 1 日頁碼： 2/3凡集團級、分公司級內(nèi)部會議形成的會議記錄屬具有法定效力的公司文件，對會議記錄里形成決議或規(guī)定應予積極執(zhí)行, 凡不執(zhí)行或拖延執(zhí)行的, 會議主持人有權處罰相關責任人員。3.2 工作計劃與總結集

14、團各層級部門每月須按行政層級關系, 按集團統(tǒng)一格式上報月度或周工作計劃與總結。月工作計劃須在每3 日前上報 , 上月工作總結須在每月5 日前上報。周工作計劃與總結在每周一10 點前按層級上報。分公司各職能部門工作計劃與總結除上報分公司總經(jīng)理外, 還須提報給對應的集團職能管理部門。 各上級部門對下級部門提報的工作計劃與總結進行審核調(diào)整與評估， 集團各職能中心對下屬各業(yè)務歸口管理部門的工計劃與總結有調(diào)整權和評估權。各部門每月、每周必須準時上報工作計劃與總結 , 凡超出規(guī)定時間的給予關責任人 10 元 / 天或 10 元 / 小時的標準處罰。3.3 工作日志為加強人員日常工作管理, 提高管理效率，公

15、司各正式員工必須按層級關系以提交工作日志的方式向直接或間接上級匯報當日工作情況。工作日志以電子郵件或文本格式提報，凡缺少的按5 元 / 天標準處罰。3.4 工作報表凡規(guī)定需向上級提交工作數(shù)據(jù)報表的部門或個人須準確及時按規(guī)定的格式提報 , 凡延遲上報的按條處罰標準處罰。3.5 聯(lián)絡函與投訴函須以聯(lián)絡函解決問題的含定義:本部門內(nèi)部無法解決，需請示上級領導解決或需與相關部門協(xié)調(diào)解決的突發(fā)性、臨時性事項，或通過正常的工作程序未獲得解決的事項。問題處理程序公司各部門在工作過程中如發(fā)現(xiàn)問題，必須立即予以解決。對于能在本部門解決的問題，必須首先在本部門內(nèi)部解決。本部門解決不了的問題，應及時與相關職能部門協(xié)調(diào)

16、解決。各部門在日常工作中發(fā)現(xiàn)的本部門處理不了的問題，需提請跨分公司文件編號： UD-RG-06-01版本： 1.0工作溝通管理程序生效日期： 2006 年 11 月 1 日頁碼： 3/3或集團相關職能部門解決時， 應先請示本分公司總經(jīng)理或集團職能部門負責人同意后，以聯(lián)絡函的形式提請相關部門協(xié)助解決。需提請分公司內(nèi)部相關部門解決的，則直接以聯(lián)絡函的形式提請協(xié)助解決。各部門收到聯(lián)絡函后應在提請部門持有的聯(lián)絡函上簽名確認，并在三天內(nèi)未解決，對于不能在三天內(nèi)解決的應給予明確的解決期限，不能解決的應給予充分的解釋。 否則，提請部門可向被提請部門投訴。對于分公司內(nèi)部的，可寫 問題處理投訴單直接向分公司負責

17、人提報。對于跨部門的可提交問題處理投訴單到執(zhí)行總經(jīng)理秘書處，由秘書轉發(fā)至被投訴的集團職能部門負責人或其它分公司負責人。各相關負責人收到問題處理投訴單后須在上在簽署意見并及時責令屬下相關部門立即解決并予以跟蹤。執(zhí)行總經(jīng)理秘書必要時應將問題處理投訴單及投訴處理結果向執(zhí)行總經(jīng)理匯報。同時應將問題處理投訴單妥善歸檔保管理。凡部門收到問題處理投訴成立, 各相關責任人給予50 元 / 次的處罰。凡下屬部門被投訴后，各分公司或集團職能部門對投訴處理跟進不及時或漠然處之的，給予予 200 元 / 次的標準罰。3.6 工作溝通記錄保存各分公司對工作溝通中產(chǎn)生的會議記錄、工作計劃總結、工作日志、工作報表、工作聯(lián)絡

18、函、 投訴函等記錄表單均須按文件管理程序 進行妥善保管理。文件編號： UD-RG-06-01版本： 1.0人力資源系統(tǒng)內(nèi)部溝通程序生效日期： 2006 年 11 月 1 日頁碼： 1/21、目的建立集團人力資源管理組織系統(tǒng)的溝通渠道與機制，提高人力資源組織內(nèi)部的溝通效率，提升工作效率與質(zhì)量。2、范圍分公司人力資源組織與集團人力資原部的內(nèi)部溝通與交流均按此程序執(zhí)行。3、職責1 ）各分公司總經(jīng)辦負責通過各種溝通方式定期向集團人力資源部匯報本部人力資源工作，提請集團人力資源部的業(yè)務指導與支持需求。2 ）集團人力資源部負責通過各種溝通方式下達集團人力資源政策與規(guī)定，了解與指導分部的人力資源工作的開展，

19、負責溝通方式的與規(guī)定的制定。4、內(nèi)容4.1 溝通方式人力資源組織內(nèi)部的溝通方式為文件、 聯(lián)絡涵、工作計劃與總結、 人事報表、SKYPE工具、電子郵件。人力資源文件1）對于集團人力資源部下發(fā)的文件, 各分公司總經(jīng)辦必須嚴格執(zhí)行，并組織分部員工進行文件的學習，確保讓分部每位員工知曉文件精神，學習完文件后員工必須在文件背面簽名確認，以示員工已學習與知曉文件精神。集團人力資源部下發(fā)的文件屬集團受控文件，各分公司總經(jīng)辦須將其文本版及電子版歸檔保存。2 ）各分公司發(fā)布本部門人力資源管理文件時必須提請集團人力資源部審核通過后報分公司總經(jīng)理審批頒布執(zhí)行。工作計劃總結每月 3 日前，各分部副辦或總經(jīng)辦須按集團統(tǒng)

20、一格式提報當月工作計劃與總結給人集團力資源經(jīng)理審核備案。每周一10 點前須提報本周工作計劃及上周工作總結。人事報表各分公司總經(jīng)辦須在規(guī)定的時間內(nèi)向集團人力資源部前臺文員提交以下月或周人事報表。文件編號： UD-RG-06-01版本： 1.0文件管理程序生效日期： 2006 年 11 月 1 日頁碼： 2/2報表類型報表內(nèi)容提交時間周報表部門人員編制表每周一 10 點前人員檔案表月報表部門人員編制表 、員工入離職每月 3日前報表4.1.4 聯(lián)絡涵當集團人力資源部須鄭重的下達業(yè)務管理要求或分公司總經(jīng)辦有需鄭重向集團人力資源部請示、申請或批復的事項時，按集團統(tǒng)一的聯(lián)絡函方式進行溝通。工具、電子郵件用

21、于日常的工作交流與溝通，當需要召開遠程會議時用 SKYPE工具，其會議要求按集團會議管理規(guī)定執(zhí)行。集團下發(fā)的文件不能使用電子郵件的形式，必須采用文本形式。文件編號： UD-RG-06-01版本： 1.0文件管理程序生效日期： 2006 年 11 月 1 日頁碼： 1/51. 目的為規(guī)范對集團產(chǎn)品、經(jīng)營、質(zhì)量體系有關的文件和資料進行管理，使集團各類事務管理規(guī)范化、制度化和標準化，切實維護公司利益，特制定本程序。2. 范圍適用于公司所有有關產(chǎn)品、經(jīng)營和質(zhì)量體系有關的發(fā)文文件和收文文件的控制。3、文件分類3.1 公司文件按類別分為程序文件和公文3.1.1文件的種類管理手冊、管理規(guī)程、管理工作細則、工

22、作表單記錄，此類文件按ISO程序文件的格式規(guī)范進行編寫。3.1.2公文的分類3.1.2.1按發(fā)行對象分1）上行文，指對上級部門的發(fā)文；2）下行文，指對有直接隸屬關系的下級部門的發(fā)文；3）平行文，指對平行關系的部門進行的發(fā)文。3.1.2.2按發(fā)文格式分為請示、報告、命令、通告、決定、通知、通報、函3.1.4按文件的效力分為 : 集團級文件及分公司級文件集團級文件為集團總部各職能部門發(fā)放, 在全集團范圍內(nèi)產(chǎn)生效力的文件,分公司級文件指由分公司發(fā)放在本公司內(nèi)部產(chǎn)生效力的文件.3.1.3文件按保密級別分為秘密文件、機密文件和絕密文件(1) 秘密文件是指公司一般秘密，泄露會使公司的權益受到損害的文件。文

23、件內(nèi)容涉及公司人事檔案、各類合同、協(xié)議、員工資收入、尚未進入的市場、編訂成冊的質(zhì)量手冊、管理手冊、公司尚未對外公開的各類信息資料。(2) 機密文件是指包含公司重要秘密，泄露會使公司的權益受到非常嚴重損害的文件；文件內(nèi)容涉及公司尚未付諸實施的經(jīng)營項目和經(jīng)營決策、財務報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況、供應商資料、客戶資料等。(3) 絕密級文件是指涉及公司董事會、股東會的重大決策、公司已經(jīng)確定但尚未正式實施的公司發(fā)展戰(zhàn)略、長期規(guī)劃和經(jīng)營方向等的信息資料。文件按是受控類別分為受控文件與非受控文件。集團內(nèi)部使用的均為“受控文件” ，發(fā)往外部的文件為“非受控文件” 。4、發(fā)文管理流程4.1 發(fā)文

24、需求的審核文件編號： UD-RG-06-01版本： 1.0文件管理程序生效日期： 2006 年 11 月 1 日頁碼： 2/5集團各級部門因工作的開展產(chǎn)生文件發(fā)行需求時，由需求部門提報發(fā)文需求, 經(jīng)總經(jīng)辦文控室審核發(fā)文是否必要。如無不必要 , 則不發(fā)文；如必要，則由發(fā)文需求部門進行擬稿。4.2 發(fā)文審核簽發(fā)發(fā)文審核簽發(fā)流程發(fā)文需求部門擬定文件的初稿，交由部門負責人審核；審核無誤后，提報電子文檔給集團總部對口職能部門負責人審核；審核確認后，回復給發(fā)文需求部門負責人；最后由總經(jīng)辦文控室，按照文件規(guī)范進行審核，審核無誤后報總經(jīng)理或總經(jīng)理授權代理人審批簽發(fā)?？偨?jīng)辦文控室對文件發(fā)行審核事項(1) 是否有

25、規(guī)定權限人員審核簽字 , 是否有規(guī)定權限人員審批簽字 .(2) 格式是否符合要求，對不同發(fā)文對象的發(fā)文種類是否正確。(3) 是否符合保密規(guī)定，秘級文件是否有標注秘密級別。(4) 是否與公司現(xiàn)行制度有沖突，如有沖突，有無經(jīng)審批的文件修改申請書。(5) 是否符合國家法律法規(guī)的要求。(6) 是否知會相對應職能中心負責人并征求其意見。4.3文件發(fā)行4.3.1公司所有文件均需總經(jīng)理或總經(jīng)理授權代理人簽發(fā)；4.3.2公司所有文件均需總經(jīng)辦文控室審核后蓋“準予發(fā)行”章后方可發(fā)行生效，無發(fā)行章的一律無效；受控文件需加蓋“受控文件”印章；公司密級文件、須加蓋“秘密、機密、絕密”章；所有已簽批并準予發(fā)行的文件的原

26、件均須保留于總經(jīng)辦文控室，由總經(jīng)辦文秘管理員統(tǒng)一分類保管。4.4文件編號程序文件的編號參照ISO 程序文件的編號進行管理；公文的編號所有文件由總經(jīng)辦文控室負責統(tǒng)一編號, 其它任何部門不得自行編號。公司文件統(tǒng)一編號為：XX公司字（ 2006） XX號4.5 發(fā)文登記總經(jīng)辦文控室必須對已發(fā)放各類文件進行分類詳細登記， 并及時對各部門文件發(fā)放匯總表進行及時更新，確保文件匯總表所列文件清單為公司目前最新文件。4.7 文件的補發(fā)當文件使用者的文件破損嚴重，影響使用時，必須到總經(jīng)辦文控室辦理更換手文件編號： UD-RG-06-01版本： 1.0生效日期： 2006 年 11 月 1 日文件管理程序頁碼：

27、3/5續(xù)，交回破損文件，補發(fā)新文件。當文件使用人將文件丟失時，必須書面總經(jīng)辦報告，非密級文件由總經(jīng)辦核定處罰措施后補發(fā)新文件。密級文件，必須報請總經(jīng)理核定處罰措施，并經(jīng)總經(jīng)理書面同意后方可補發(fā)新文件。4.8 公司文件的有效性。所有文件必須具備以下條件，否則收文部門可以拒絕執(zhí)行，并須向公司文控室投訴反映。文件的形式：（ 1） 須總經(jīng)理簽字并蓋有發(fā)文部門公章；（ 2） 要有總經(jīng)辦文秘管理人員簽字核對；（ 3） 要蓋有“準予發(fā)文”章；（ 4） 需保密的文件，需蓋有密級章；（ 5） 受控文件須蓋“受控文件”章。文件的內(nèi)容：（1）部門發(fā)文內(nèi)容不能與公司發(fā)文相抵觸；（2）有公司簽發(fā)的文件內(nèi)容不能與集團總部

28、文件文件內(nèi)容相抵觸。4.9 文件修訂公司的所有經(jīng)營管理活動，凡有文件規(guī)定的都要按文件規(guī)定執(zhí)行，任何人都不能以口頭通知改變，要改變都只能以文件形式改變。文件的修訂，須知會原簽發(fā)人審核同意。文件需要更改時，應由文件更改提出人或文件更改部門的負責人提出書面文件更改申請報告 ，說明更改原因，對重要的更改還須附有充分證據(jù)。程序文件的更改分為換版和換頁兩種。1)2). 文件更改量較少且沒有太大的原則性變更時，采用換頁。其標識是初始修改碼為 0，換頁后修改碼依次為 等數(shù)字，每更換一次變?yōu)橐晃粩?shù)字，換頁 5 次，則應重新?lián)Q版。3) 文件的更改以“版次”和“修改碼”作為標識和識別依據(jù)。發(fā)放更改的新文件時，應同進

29、收回作廢的原文件，當更改的文件若有保存價值時，由總經(jīng)辦文控室加蓋“作廢”章后保存，若無保存價值則應銷毀處理，并記錄于作廢文件處理清單 。5、收文管理流程5.1 總經(jīng)辦文秘管理人員須建立收文登記簿，公司各部門也須建立部門的收文文件編號： UD-RG-06-01版本： 1.0文件管理程序生效日期： 2006 年 11 月 1 日頁碼： 4/5登記簿；5.2 凡公司收到的文件, 統(tǒng)一由總經(jīng)辦文秘管理人員簽收登記，并及時提報總經(jīng)理審閱簽批，根據(jù)簽批意見，轉發(fā)至公司各相關部門；5.3公司各部門須建立本部門收文登記匯總表, 并保證匯總表與總經(jīng)辦文控室的文件發(fā)放匯總表保致一致。5.4 公司各部門收到總經(jīng)辦轉

30、發(fā)的文件后, 須由專人負責簽收登記； 秘級文件由部門負責人簽收并專門保管。5.4 部門收文后 , 文件管理人員須及時提報部門負責人, 部門負責人必須組織屬下員工認真學習并貫徹實施。公司各級管理人員、員工在學習完文件后，必須在文件上簽名?？偨?jīng)辦將不定期對公司各級員工學習貫徹文件的情況進行檢查，對未簽名的員工均視為未學習，罰款10 元/ 次。6 文件的保管6.1各部門都必須有專人負責文件的保管工作，并建立嚴格的文件管理制度，并做好相關人員的保密紀律教育。6.2 公司各部門文件保管的實行部門負責人制。6.3 各部門文件保管人必須將來文分門別類，依文號存放整齊，并保證文件的完整性；密級文件，各保管責任

31、人須用獨立的文件夾裝訂，并妥善收藏。6.4 公司任何文件嚴禁帶離公司，且不得復印、摘抄和外傳。特殊情況需復印、摘抄和外傳文件，須由公司副總級以上人員批準；密級文件復印、摘抄和外傳，須由總經(jīng)理批準。6.5 公司所有文件簽發(fā)時都必須清楚注明保存期限“××個月”，各發(fā)文部門門在起草文件時 , 務必注明該文件保存期限?？偨?jīng)辦文控室在登記已發(fā)放文件清單必須注明各文件的保存期限。 文控室每隔二個月對各部門超期文件定期清理一次。各部門在收到總經(jīng)辦文控室文件收回通知后 , 應在三天內(nèi)將過期文件發(fā)回給總經(jīng)辦文控室，由文控室統(tǒng)一對過期文件進行處理。其它各部門無權對過期文件進行處理。凡部門逾期不

32、發(fā)回的，每拖延一天給予文件保管責任人20 元處罰。凡發(fā)回文件有缺失的按文件缺失處罰規(guī)定處理。6.6 當文件保管責任人員異動時，由各部門通知總經(jīng)辦文控室列出異動人員保管理文件清單發(fā)給工作交接雙方。雙方跟據(jù)提供的文件進行核對交接。發(fā)生文件缺失的，按文件管理處罰規(guī)定予以處罰，并將文件缺失情況及處罰結果及時報總經(jīng)辦文控室備案。否則將視為文件承接人責任。6.7 各部門在工作中形成的各類記錄，包括會議記錄、決議、方案、照片、圖表、錄像帶、各尖表單等有保存價值的資料，部門文件管理人應收集齊全，分類歸檔保文件編號： UD-RG-06-01版本： 1.0生效日期： 2006 年 11 月 1 日文件管理程序頁碼

33、： 5/5存，每三個月清理一次。公司行政類各種記錄表單統(tǒng)一由總經(jīng)辦編制，其它各類類表單由各部門擬制, 報總經(jīng)辦審核。7、違紀處理7.1非保密文件如在保存期內(nèi)發(fā)現(xiàn)遺失現(xiàn)象，每缺少一份文件將處以責任人20 元之罰款。7.2隨處亂放保密文件者，經(jīng)查實將給予每次30-50 元罰款；連續(xù)三次違反者將給予降職處理或除名處理；如因保管不善，或?qū)o關人員宣揚，發(fā)生泄密給公司帶來損害者，輕者除名，重者將視情節(jié)追究法律責任。7.3 保密文件如在保存期內(nèi)檢查發(fā)現(xiàn)缺少頁數(shù)的現(xiàn)象，每缺少1 頁處50 元罰款；缺少5 頁以上者，公司將依泄露公司機密處罰。7.4越權發(fā)文和未按公司規(guī)定發(fā)文，可對相關責任人處以50-100元

34、/次罰違反本程序條款規(guī)定，未明確處罰規(guī)定的， 情節(jié)較輕的， 給予20-50元 /次罰款；情節(jié)嚴重的，帶來損失的，給予除名處理，并追究經(jīng)濟和法律責任。文件編號： UD-RG-06-01版本： 1.0電腦與網(wǎng)絡管理程序生效日期： 2006 年 11 月 1 日頁碼： 4/41、目的為規(guī)范各分公司電腦網(wǎng)絡管理，保證各分公司電腦網(wǎng)絡信息安全，特制定本程序。2、范圍此程序管理包括電腦上網(wǎng)權限的管理、電子郵件的管理、電腦數(shù)據(jù)端口管理、電腦系統(tǒng)權限管理、電腦數(shù)據(jù)資料管理。3、職責3.1 各分公司總經(jīng)辦負責此程的具體操作與執(zhí)行。3.2分公司各級人員須尊守此規(guī)定。4、內(nèi)容4.1 電腦上網(wǎng)權限與管理除各分公司總經(jīng)

35、理外，凡崗位工作必需且經(jīng)常上網(wǎng)的，經(jīng)須經(jīng)過相關審批流程后方可開通上網(wǎng)功能。審批流程為：本人提出書面審請總經(jīng)辦主任審核分公司總經(jīng)理審批總經(jīng)辦開通權限當已開通上網(wǎng)權的員工因工作發(fā)生變化或發(fā)生人事異動時, 應由總經(jīng)辦及時撤銷其上網(wǎng)權限。凡不及時的給予總經(jīng)辦負責人30 元/ 次罰款。凡已開通上網(wǎng)權限的員工只能進行與工作業(yè)務有關的上網(wǎng)活動，如進行與工作無關的上網(wǎng)活動（網(wǎng)上聊天、玩游戲、瀏覽與工作無關的網(wǎng)站），一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，給予罰款 100 元 / 次。各總經(jīng)辦應經(jīng)常對公司各部門員工電腦使用情況進行嚴格監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違紀現(xiàn)象立即進行評教育并予以處罰。凡因未加強監(jiān)督管理而致電腦上網(wǎng)管理混亂的，將追究總經(jīng)辦主任的管理

36、責任，并視情況給予50-100 元的處罰。4.2 電子郵件管理凡新入職人員需開通電子郵件時，需由員工本提出申請，報所在分公司總文件編號： UD-RG-06-01版本： 1.0電腦與網(wǎng)絡管理程序生效日期： 2006 年 11 月 1 日頁碼： 4/4經(jīng)辦審批后提交人事文員處開通。當員工離職時 , 應及時刪除離職員工的電子郵件地址。電子郵件的群發(fā)規(guī)定電子郵件群發(fā)指郵件接收人為5 人以上 .電子郵件發(fā)件人因工作需要須群發(fā)郵件時均由公司指定部門統(tǒng)一轉發(fā)。凡群發(fā)范圍全分公司范圍內(nèi)的分公司總經(jīng)辦統(tǒng)一轉發(fā).下列情形郵件不得群發(fā):(1) 郵件發(fā)放內(nèi)容屬公司秘密的；(2) 員工的離職信息；(3) 郵件內(nèi)容有不當

37、言論的或與企業(yè)文化相沖突的；(4) 其它內(nèi)容會引起不良反應或后果的郵件?？偨?jīng)辦4.3 電腦系統(tǒng)權限管理凡因工作需要須開通電腦管理系統(tǒng)(EOL、SAP)使用權限的，均需經(jīng)過相關審批流程后方可開通。本人提出申請總經(jīng)理總經(jīng)開通權限凡系統(tǒng)使用人員須妥善保存好系統(tǒng)權限密碼，凡發(fā)生密碼泄露或丟失的將追究使用人的責任并處予10-50 元處罰。4.4 電腦數(shù)據(jù)端口管理除分公司負責人、電腦管理人員外，其它所有員工的電腦均須由電腦部封閉數(shù)據(jù)端口（ USB接口），電腦聯(lián)接了打印機的，應在主機打印端口接口處貼上由電腦部制作的封條，除電腦部人員外，任何員工無權拆除封條。凡員工因工作需文件編號： UD-RG-06-01版

38、本： 1.0電腦與網(wǎng)絡管理程序生效日期： 2006 年 11 月 1 日頁碼： 4/4要須使用電腦數(shù)據(jù)端口拷貝資料的，需由使用人提出書面申請報總經(jīng)辦主任審核后在總經(jīng)辦的監(jiān)督下拷取資料。凡屬從數(shù)據(jù)存儲器拷入電腦的，則無需相關人員審批即可由電腦部監(jiān)督操作。4.5 電腦數(shù)據(jù)資料管理公司所有電腦使用責任人需對電腦內(nèi)存儲的各類資料，分門別進行妥善保存。屬于公司秘級資料的應設置打密碼并進行必要備份，嚴禁將秘密資料放置于電桌面。凡違反上述規(guī)定的，給予相關責任人50-10 元 / 次罰款。違反公司保密規(guī)定的按公司保密制度規(guī)定處理。當使用電腦的關鍵性、敏感性員工離職或被辭退時，各相關行政部門應立即通知電腦部人員

39、對其電腦進行封閉。4.6 違紀處罰凡違反上述程序規(guī)定而無相關處罰標準的均按10-100 元的標準處罰。文件編號： UD-RG-06-01版本： 1.0企業(yè)文化管理程序生效日期： 2006 年 11 月 1 日頁碼： 1/21、目的為保證集團文化的統(tǒng)一，充分發(fā)揮企業(yè)文化管理的作用，促進各分公司企業(yè)文化的建立，營造分公司良好的文化氛圍，促進集團戰(zhàn)略目標的達成。2、范圍各分公司的企業(yè)文化建設與管理均依本規(guī)定執(zhí)行。3、職責3.1人力資源部負責集團企業(yè)文化建設整體推行與歸口管理；3.2分公司總經(jīng)辦負責本集團企業(yè)文化在本部門的宣傳與推行；3.3分公司各部門及各級人員積極參與集團企業(yè)文化的推行;3.4分公司

40、總經(jīng)理負責分公司企業(yè)文化的建設的管理.4、內(nèi)容4.1 企業(yè)文化的功能企業(yè)文化的功能包括導向功能、規(guī)范企業(yè)形象功能、約束功能、提高經(jīng)濟效益功能、凝聚功能、改善人際關系功能、教育功能、激勵功能、促進有效管理功能、輻射功能。4. 2 企業(yè)文化的基本結構1) 價值理念系統(tǒng)，包括核心價值觀、企業(yè)精神、企業(yè)目標、經(jīng)營宗旨、管理方針、企業(yè)作風等；2）行為規(guī)范系統(tǒng)，包括企業(yè)制度行為、企業(yè)管理行為、企業(yè)道德行為、企業(yè)經(jīng)宮行為。3）形象識別系統(tǒng)，包括企業(yè)領導形象、企業(yè)環(huán)境形象、企業(yè)員工形象、企業(yè)產(chǎn)品形象。4.3 企業(yè)文化管理要求培訓要求1) 各分公司總經(jīng)辦須采取各種形式定期開展集團企業(yè)文化的培訓，對于新入職員工須

41、發(fā)放集團企業(yè)文化手冊并在入職上崗前進行培訓，確保每位員工均能理解集團企業(yè)文化的內(nèi)容。文件編號： UD-RG-06-01版本： 1.0企業(yè)文化管理程序生效日期： 2006 年 11 月 1 日頁碼： 2/2制度與行為要求1）各分公司所有的制度、員工的行為、管理行為、經(jīng)營行為均須符合集團企業(yè)文化手冊的內(nèi)容，須體現(xiàn)集團的價值理念。2) 各分公司必須加強各項制度的執(zhí)行力，嚴格規(guī)范員工的行為，規(guī)范管理者的管理行為，從而使員工行成良好的行為習慣。外部識覺形象要求公司的 VI 形象識別系統(tǒng)須與集團保持統(tǒng)一。公司LOGO、公司網(wǎng)站、員工工衣、工牌、管理表單記錄、公司內(nèi)部企業(yè)文化形象宣傳、對外宣傳、員工精神面貌

42、、團隊工作氛圍等公司形象均須符合集團企業(yè)文化的要求，與集團保持高度統(tǒng)一。4.4 企業(yè)文化宣傳分公司總經(jīng)辦須通過培訓、會議、專題研討、文化活動開展、員工溝通會、典型事例宣傳等形式加強對集團企文化的宣傳與落實，強化員工的企業(yè)文化意識。4.5 企業(yè)文化監(jiān)測與改進1）各分公司總經(jīng)辦須根據(jù)集團企業(yè)文化內(nèi)容及企業(yè)文化的三個層面隨時監(jiān)測分公司整體的企業(yè)文化氛， 若偵測到與企業(yè)文化不符的現(xiàn)象或整體的企業(yè)文化氛圍出現(xiàn)偏離或不良趨勢時，應積采取有效措施予以預防或糾正，從而隨時營造分公司積極、健康、安全、創(chuàng)新、活躍的企業(yè)文化氛圍。2）各分公司每季度須向人力資源部提報本部門企業(yè)文化建設總結報告。3）人力資源部每半年、

43、每年通過人力資源稽核或調(diào)研活動對各分公司企業(yè)文化現(xiàn)狀進行監(jiān)測或調(diào)研。經(jīng)過檢查或調(diào)研，發(fā)現(xiàn)企業(yè)文化工作中存在的問題，并制定改進措施。文件編號： UD-RG-06-01版本： 1.0人力資源稽核與調(diào)研管理程序生效日期： 2006 年 11 月 1 日頁碼： 1/31、目的對集團各分公司人力資源管理體系進行全面的稽核，對各分公司人力資源管理存在的問題進行調(diào)研診斷，制定相對的改進措施，不斷促進和改善集團及各分公司人力資源管理水平2、范圍本程序適用于集團人力資源稽核與調(diào)研活動的開展。3、職責3.1 人力資源部負責對各分公司的人力資源政策與制度的執(zhí)行情況，負責分公司人力資源管理體系的診斷與調(diào)研。 負責各分

44、公司人力資源稽核與調(diào)研診報告的撰寫與上報。3.2 各分公司總經(jīng)辦負責本部各部門人力資源稽核，對各部門執(zhí)行公司人力資源制度與政策進行稽核， 負責配合集團人力資源部的人力資源稽核與調(diào)研診斷工作，負責本部人力資源稽核與調(diào)研診報告的撰寫與上報。3.3 執(zhí)行總經(jīng)理及分公司總經(jīng)理負責審批人力資源稽核與調(diào)研診斷報告。4、內(nèi)容4.1人力資源稽核人力資源稽核內(nèi)容本手冊各項管理制度的執(zhí)行與落實情況。4.1.2人力資源稽核方式1) 日常稽核人力資源部通過工作計劃總結、人力資源報表、電子郵件、聯(lián)絡涵、電話或聊天工具等溝通方式了解各分公司日常人力資源工作及制度的執(zhí)行情況。2 ）定期稽核每半年、每年集團人力資源部對各分公司的人力資源制度執(zhí)行及人力資源管理體系運作情況進實地稽核與指導?；诉^程的實施1)人力資源部在開展日?；嘶蚨ㄆ诨藭r, 各分公司必須予以高度配合, 如實向人力資源部反各種情況，凡拒絕或推拖稽核或提供虛假情況的將追究分公司負責及總經(jīng)辦主任的責任。文件編號： UD-RG-06-01版本： 1.0人力資源稽核與調(diào)研管理程序生效日期： 2006 年 1