采購管理系統(tǒng)培訓講義(ppt 86頁)

1、部門：講師：采購系統(tǒng)培訓(PUR) 1. 前言 2.系統(tǒng)架構 3.基礎信息創(chuàng)建及信息字段說明 4.日常交易作業(yè)程序及報表管理 5.批處理 6.異常管理報表 7.期初上線及信息搜集 8測驗及問卷 課程大綱一、教育訓練課程的目的二、系統(tǒng)功能及效益前言了解系統(tǒng)的效益及功能。了解信息搜集及整理重點。熟悉系統(tǒng)的操作方式。了解系統(tǒng)例行作業(yè)程序。了解系統(tǒng)上線的步驟及導入程序。一.教育訓練課程的目的供應廠商價格管理。提供料件的請購、采購、進退貨管理。提供四種采購預計進貨報表。供應廠商進貨評核。二.系統(tǒng)功能及效益介紹二.系統(tǒng)功能及效益介紹提高料件采購流程的效率與正確性。降低生產(chǎn)停工待料的異常發(fā)生。加強供應廠商的

2、評核管理提升采購質(zhì)量。采購異常管理有助于降低成本。(二)、系統(tǒng)效益 1. 前言 2.系統(tǒng)架構 3.基礎信息創(chuàng)建及信息字段說明 4.日常交易作業(yè)程序及報表管理 5.批處理 6.異常管理報表 7.期初上線及信息搜集 8測驗及問卷 課程大綱一、系統(tǒng)主畫面二、系統(tǒng)功能圖三、系統(tǒng)主作業(yè)程序概述四、采購系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關聯(lián)系統(tǒng)架構(一)、系統(tǒng)主畫面采購管理子系統(tǒng) 基本信息錄入 采購人員.供應商創(chuàng)建與列表.采購單據(jù)性質(zhì) 廠商料件管理 品號廠商信息及交易信息錄入 價格交易管理 錄入核價單 日常交易處理 錄入采購單.采購變更.進貨及退貨作業(yè) 采購進度管理 預計進貨表.采購明細表 收料驗退管理 進貨明細表.進貨統(tǒng)

3、計表.料件歷史進貨記錄表.驗退件退回 細表 交易管理 采購價格調(diào)幅表.供應商供貨明細表 廠商評核 供應商交貨/質(zhì)量評等.供應商ABC分析表 批處理 重新計算采購已交量.更新供應商月統(tǒng)計信息。結束采購單。 廠商信息查詢 應付帳款.應付票據(jù).采購明細.進退貨明細.商品計價.進貨統(tǒng)計.每月統(tǒng)計 (二)、系統(tǒng)功能圖基本信息規(guī)劃日常交易登錄應付票據(jù)管理信息創(chuàng)建與核對期初余額導入應付帳款管理采購人員、廠商、單據(jù)性質(zhì)未結案采購單.品號廠商信息輸入基本信息列表錄入請購單錄入采購單進貨.驗收單退回驗退件錄入退貨單請購單憑證采購單憑證進貨單憑證驗退單憑證退貨單憑證(三)、系 統(tǒng) 主 作 業(yè) 程 序采購系統(tǒng)存貨管理

4、系統(tǒng)物料需求計劃工單管理系統(tǒng)應付賬款系統(tǒng)自動分錄系統(tǒng)批次需求計劃產(chǎn)品結構系統(tǒng)基本信息系統(tǒng)進口管理系統(tǒng)（四）與其他系統(tǒng)的關聯(lián)性 1. 前言 2.系統(tǒng)架構 3.基礎信息創(chuàng)建及信息字段說明 4.日常交易作業(yè)程序及報表管理 5.批處理 6.異常管理報表 7.期初上線及信息搜集 8測驗及問卷 課程大綱1、前序作業(yè)2、采購管理系統(tǒng)基礎信息創(chuàng)建 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明錄入工廠信息錄入倉庫信息錄入部門信息錄入幣種匯率設置編碼原則錄入職務類別錄入交易對象分類錄入頁腳/簽核錄入程序頁腳/簽核 前序作業(yè)基本信息管理信息系統(tǒng)1、前序作業(yè)2、采購管理系統(tǒng)基礎信息創(chuàng)建 基礎信息創(chuàng)建及信息字段說明一、供應廠商信息字段說

5、明二、品號廠商的價格管理三、設置采購單據(jù)性質(zhì)建議及信息字段說明 采購管理系統(tǒng)基礎信息創(chuàng)建 一、供應廠商信息字段說明.采購廠商、托工廠商、生產(chǎn)線的編 碼原則應分開設定。.有類別廠商評核需求者，同類廠商 編號應歸納同區(qū)間。.廠商有加工亦有采購供貨者，為區(qū) 分應付帳款科目的管理應區(qū)別編號。(一)、廠商編號注意事項 X X XX1.供應商2.國外廠商3.托外廠商1.五金2.電子3.包材4.印刷9.其他序號：01-99 廠商編號范例參考(10碼)核準狀況:已核準.尚待核準.不準交易允許分批交貨:如“Y”,一張采購單可分多筆進貨單進貨隨貨附發(fā)票：如“Y”,進貨單輸入時，發(fā)票號碼不可空白最近交易日期:由最近

6、一次進貨單回寫單價管制:可設置“單價超限率”,以控管采購之單價 (二)、供應廠商信息字段說明ABC等級可通過供應商ABC分析表更新交貨評等可通過供應商評級作業(yè)更新質(zhì)量評等可通過供應商評級作業(yè)更新 以上三字段亦可由人工自行輸入與維護4.加工費用:加工費用的明細科目(自動分錄系統(tǒng)使用)5.應付帳款:應付帳款的明細科目(自動分錄系統(tǒng)使用)6.應付票據(jù)應付票據(jù)的明細科目(自動分錄系統(tǒng)使用)7.付款條件:可開窗選擇在基本信息管理 系統(tǒng)中建立的付款條件8.結帳日:驗收后 1 個月逢 30 日以上兩個字段均為票據(jù)管理系統(tǒng)的資金預估及應付系統(tǒng) 所需求的信息例如:驗收日期為2001/07/05,則結帳日期為20

7、01/08/30結帳應付憑單進貨單退貨單結帳作業(yè)的概念整批結帳進貨單退貨單應付憑單一對一進貨單應付憑單應付憑單結帳作業(yè)的概念直接結帳品號廠商信息甲廠商=A 品號 100 元B 品號 200 元采購單進貨單12(一)、單價默認來源二、品號廠商的價格管理品號廠商信息采購單進貨單更新核價Y當單據(jù)核準時，該單據(jù)之新單價將保存于品號廠商檔中(二)、更新商品計價(現(xiàn)行單價制)優(yōu)點：保留變更記錄統(tǒng)一議價單價權限Y優(yōu)點：采購權限彈性化將來可追加比較差異分析表品號廠商檔采購單進貨單輸入及更改權限管制核價單(三)、標準單價制報價日期/生效日期失效日期核價日期 4/1 4/25 6/10 生效日期 4/1 5/1

8、7/1 失效日期 6/30 5/31 單價 元 100 99 105采購日期 采購單價 4/105/208/10100 元 99 元105 元 分量計價數(shù)量 PC 單價0-100 5 元101-500PCS 4.8 元501-以上 4.5 元單頭信息單身信息 101 以上單身信息 501 以上 1.由“錄入供應商料件價格”中直接輸入及維護2.由更新核價的核價單更新 ：廠別區(qū)分：系統(tǒng)性質(zhì)代碼(2碼)：序號: 三、單據(jù)性質(zhì)的設置建議及信息字段說明單別代號： 不可重復，請以數(shù)字組合編碼。 2.單據(jù)性質(zhì) : 請購單 進貨單 核價單 退貨單 采購單3.編碼方式： 碼號共有11碼,年碼數(shù)及流水數(shù)的位 數(shù)可

9、自行設置 (1).日 編:YYMMDD99999 (2).月 編:YYMM9999999 (3).流水號:99999999999 (4).手動編號:在異動作業(yè)中自行輸入編號 4.自動確認： 單據(jù)憑證輸入完成后，是否馬上進行庫存帳 務之更新(庫存的增減)或者承認單據(jù)生效性. 單據(jù)如果輸入完成還須第二人審查核準后， 才可更新庫存者，應設為【N】確認 =憑證核準 交易異動時點5.自動打?。?憑證每輸完一張是否馬上打印出來。多人或多機共用打印機時應設置為批次打印。 6.更新核價： 針對料件廠商交易單據(jù)，如采購單、收 料單及料件廠商交易單的性質(zhì)單別才有 效用。7.核對采購： 針對收料單是否一定要輸入采購

10、單才可 辦理收料，目的乃避免無采單的收料發(fā) 生。3101 核價單 N N N Y N3201 請購單 N N N N N 3301 采購單 N N N N N3302 服務性采購 N N N N N 3401 進貨單(采) N N Y N N 3402 緊急進貨單 N Y N N N 3403 服務進貨單 N N N N N 3405 贈品進貨單 N N N N N 3501 退貨單 N N N N N 單別 單據(jù)名稱 自動 自動 核對 更新 直接 確認 打印 采單 核價 結帳單別示范為配合信息的管理請將采購單的編碼方式設為自動編號緊急進貨單：為緊急采購的需求，尚未有正式采購單，但已有非正式的

11、通知收料者。服務進貨單:費用類的進貨(請款時記錄)若服務性商品必須要采購行為，可另辟服務采購單.若進貨商品贈品部份不計費，另外倉庫管理數(shù)量，則可設贈品進貨單，或從庫存系統(tǒng)做其他入庫。說明： 1. 前言 2.系統(tǒng)架構 3.基礎信息創(chuàng)建及信息字段說明 4.日常交易作業(yè)程序及報表管理 5.批處理 6.異常管理報表 7.期初上線及信息搜集 8測驗及問卷 課程大綱一、采購核價作業(yè)程序二、請購作業(yè)程序及信息字段說明三、采購作業(yè)程序及信息字段說明四、采購變更作業(yè)程序及信息字段說明五、進貨驗收作業(yè)程序及信息字段說明六、驗退件退回作業(yè)程序及信息字段說明七、退貨單作業(yè)程序及信息字段說明日常異動作業(yè)程序及報表管理書

12、面核準或計算機核準一、采購核價作業(yè)程序品號廠商異動核價單核價單確認更新供應商料件信息核準錄入核價單作業(yè)1.單據(jù)若為更新核價者將更新供應商料件信息。2.若采購商品有分量計價的需求，則直接 由核價單來更新供應商料件。1.內(nèi)部需求的憑證2.審查內(nèi)容為 .品號、數(shù)量及需求日期的合理性 .需求來源正確性 (MRP,LRP,再補貨建議表,BOM自動請購,其他)二、請購作業(yè)程序及信息字段說明(一)、請購作業(yè)的目的 1.計劃采購時所遺漏的需求。2.超耗用料的額外零星需求。3.非正常需求的其它需求，如客戶的額外 訂單或代購品。 (二)、一般請購作業(yè)的時機錄入請購單主管核準請購單請購單采購詢價確認請購單生成采購錄

13、入采購單書面核準或計算機確認1.請購明細表2.請購狀況表3.料件已請未購明細表4.供應商已請未購列表(三)、請購作業(yè)程序需求部門：于基本信息管理系統(tǒng)進行錄入需求日期：系統(tǒng)默認，由錄入品號信息的前置天數(shù)推算而得采購單別單號：由請購更新后生成Q:想一想！ 前置時間在哪個系統(tǒng)設定呢?(四)、錄入請購單的字段說明采購人員:由品號信息中設置供應廠商:即主要供應廠商采購單價:即品號供應商單價采購碼:該請購已生成采購單則系統(tǒng)自動更新 (五)、錄入請購信息字段說明5.鎖定碼的意義:當采購人員收到請購信息時，必須針對此請購信息進行審查，選擇廠商、確定單價、數(shù)量及交期，當信息確定后表示即將要發(fā)出采購單，如此步驟完

14、成采購人員必須將鎖定碼鎖定。 將完成的請購信息依供應商分別產(chǎn)生采購單，更新后請: 1.查詢錄入采購單作業(yè)，您將可看到采購單據(jù) 的完整信息。 2.請查詢錄入請購單作業(yè)將會看到采購單號。 (六)、從請購單生成采購單1.請購明細表2.請購狀況表3.品號供應商已請購未采購明細表4.廠商別已請未購列表(七)、請購管理報表說明錄入采購單采購單進度追蹤采購單采購單確認需求確認核準供應商預計進貨表料件預計進貨表工單預計進貨表采購預計進貨表供應商料件交貨排程表采購需求書面或計算機1.現(xiàn)有庫存可用量2.品號庫存狀況表 三、采購作業(yè)程序參考單別.參考單號.參考序號.來源單號:輸入時可為訂單、工單單號或其他備注之有意

15、義單號。已交數(shù)量：由進貨單及退貨單所更新，無須輸入。 采購單價：1.供應商料件價格2.最近進價3.標準進價。(一)、錄入采購單的字段說明4.結束采購單作業(yè)：應定期運行本作業(yè)對于過期未交的采購件采購人員應定期檢視交貨的需求性，過期未交者確定要交貨時，應以變更交期方式更改采購單據(jù)，如果確定不交貨時，應要指定結案，避免收料單位又進行收料作業(yè)，您可透過采購預計進料表協(xié)助進行指定結束作業(yè)。Q: 想一想這些作業(yè)在哪些系統(tǒng)?(二)、采購單信息來源采購計劃發(fā)放從請購單生成采購單MRP采購發(fā)放錄入采購單從訂單自動轉(zhuǎn)成采購單四、采購變更作業(yè)程序錄入采購變更單采單進度追蹤采購變更單采購變更確認變更CFM變更核準采購

16、單供應商預計進貨表料件預計進貨表工單預計進貨表采購預計進貨表供應商供貨統(tǒng)計表直接更改采購單。通過錄入采購變更單處理。將原采購單指定結案,另開一張新的采購單。 (一)、采單變更處理的方式1.采購變更單的單據(jù)特性同原采購單別。2.未確認的采單直接從采單更改，無須新 增采購變更單。3.已確定的采購單且已經(jīng)發(fā)出采購者，應 保留變更信息且藉由采購變更通知單通 知相關單位處理變更事宜。 (二)、采購單變更處理的特性五、進貨作業(yè)程序錄入進貨單進貨記錄進貨單進貨單確認到貨檢驗進料檢驗貨供應商供貨統(tǒng)計表料件歷史進貨記錄供應商進貨明細表供應商進貨匯總表采購單取回驗退驗退件未退明細表發(fā)票與送貨文件NYNY(1).到

17、貨登記(2).質(zhì)量檢驗(3).貨款輸入資材收料 IQC采購或會計單位權責(一)、錄入進貨單字段說明(1). 到貨日期預交日 過期碼=Y(2). 運行驗退件退回 驗退碼=Y(3). 結帳單確認 結帳碼=Y(一)、錄入進貨單字段說明(1).將納入存貨價值(2).不納入廠商之應付帳款 (3).如:運費.扣款金額(1).不納入存貨價值(2).將納入廠商之應付帳款 (3).如:損壞扣款. 此收料單的應付帳款將無限期凍結依供應廠商基礎信息設置可以管制是否分批交貨?？稍O置料件的允超收率，超額數(shù)量禁止到貨?？稍O置收料單是否一定要有采購信息。提供提前交貨之預警。依供應廠商基礎信息設置可以管制是否隨貨附發(fā)票。(二

18、)、錄入進貨單主要功能(三)、進貨單確認后對信息有何影響?進貨記錄采購單進貨單庫存數(shù)量批號信息已交數(shù)量?供應商供貨統(tǒng)計表供應商供貨明細表料件歷史進貨記錄表料件歷史進貨匯總表進料記錄管理報表名詞定義： 驗退：驗收前退貨 退貨：驗收后退貨退貨單信息字段說明驗退件退回明細表. 驗退件未退明細表六、退回驗退件作業(yè)七、退貨單作業(yè)程序錄入退貨單采購進度追蹤退貨單退貨單確認核準不良檢驗退貨單供應商采購進貨表料件歷史進貨記錄供應商進貨明細表供應商進貨匯總表1.決定是否沖銷已交貨2.是否要指定結案Y(一)、銷貨單錄入字段說明進貨單如進行核對采購管理者，采購單號務必輸入。若該品號進行批號管理者，批號欄位務必輸入。

19、退貨單為應付帳款的減項。一般退貨品應輸入原采購單號。如果該采購單已經(jīng)結案，退貨品已經(jīng)確定不再進貨者，采購單應指定結案。如無采購單者，退貨單價來自品號供應商信息。進行批號管理者，批號一定要輸入。(二)、退貨作業(yè)的注意事項 1. 前言 2.系統(tǒng)架構 3.基礎信息創(chuàng)建及信息字段說明 4.日常交易作業(yè)程序及報表管理 5.批處理 6.異常管理報表 7.期初上線及信息搜集 8測驗及問卷 課程大綱一.重新計算采購已交量二.更新供應商月統(tǒng)計信息三.供應商評級四.供應商ABC分析表批次作業(yè)1.此為信息維護的程序，無須定期運行。當您通過廠商采購交貨狀況表發(fā)現(xiàn)您采購單的已交數(shù)量異常，而進貨作業(yè)及退貨憑證信息均正常且

20、正確時，可運行本作業(yè)。造成異常的原因為:機器不正常DOWN 機或關機造成數(shù)據(jù)庫更新不正常所導致。 (一)、重新計算采購已交量更新的時機：當該月份應付帳款已經(jīng)結算完成后信息更新后您可于廠商信息查詢作業(yè)中查看統(tǒng)計結果 (二)、更新供應商月統(tǒng)計信息本作業(yè)應先行運行后才可運行ABC分析，因為ABC 分析表將會將此兩種評等顯示于報表中，以便參考。信息統(tǒng)計完成將更新供應商基本信息 之交貨評等及質(zhì)量評等字段。(三)、供應商評級0%-75%-90%-100%A E F D O P H F G C L I累計進貨百分比廠商進貨金額% A 級 B 級 C級100%(四)、供應商ABC 分析表 1. 前言 2.系統(tǒng)架構 3.基礎信息創(chuàng)建及信息字段說明 4.日常交易作業(yè)程序及報表管理 5.批處理 6.異常管理報表 7.期