如何開(kāi)好周例會(huì),學(xué)會(huì)管理會(huì)議

1、如何開(kāi)好部門(mén)例會(huì)華孚會(huì)議管理原則課程收益課程收益1.掌握高效會(huì)議的流程2.掌握華孚會(huì)議管理的原則 二、高效會(huì)議的流程 三、華孚會(huì)議管理的原則課程目錄課程目錄一、為什么要開(kāi)會(huì)？解決工作問(wèn)題解決工作問(wèn)題行動(dòng)方案決策行動(dòng)方案決策狀況信息溝通狀況信息溝通討論：為什么要開(kāi)會(huì)？討論：為什么要開(kāi)會(huì)？ 會(huì)議是指兩個(gè)或兩個(gè)以上的人會(huì)議是指兩個(gè)或兩個(gè)以上的人(其中一個(gè)為主持人其中一個(gè)為主持人)，為發(fā)揮特定功能而進(jìn)行的一種面對(duì)面的多向溝通。為發(fā)揮特定功能而進(jìn)行的一種面對(duì)面的多向溝通。其特定功能，即指下列五項(xiàng)功能中的某一項(xiàng)或某其特定功能，即指下列五項(xiàng)功能中的某一項(xiàng)或某幾項(xiàng)：幾項(xiàng)： n提供信息n匯集信息n解決問(wèn)題n宣傳

2、政策n培育訓(xùn)練 會(huì)議會(huì)議這種這種群體溝通的方式，是一個(gè)集思廣益的渠群體溝通的方式，是一個(gè)集思廣益的渠道，通過(guò)開(kāi)會(huì)可以達(dá)到道，通過(guò)開(kāi)會(huì)可以達(dá)到如下目的如下目的： n開(kāi)展有效的溝通n傳達(dá)資訊n監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾n達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題n資源共享n開(kāi)發(fā)創(chuàng)意n激勵(lì)士氣n鞏固經(jīng)理人的地位一、為什么要開(kāi)會(huì)？ 二、高效會(huì)議的流程 三、華孚會(huì)議管理的原則課程目錄課程目錄高效會(huì)議的流程高效會(huì)議的流程Plan會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 策劃會(huì)議議程策劃會(huì)議議程 篩選參會(huì)人員篩選參會(huì)人員 會(huì)議行政安排會(huì)議行政安排 發(fā)送會(huì)議通知發(fā)送會(huì)議通知Do會(huì)中控制會(huì)中控制 宣布會(huì)議規(guī)則宣布會(huì)議規(guī)則 恰當(dāng)扮演角色恰當(dāng)扮演角色 控制議程進(jìn)度控制議

3、程進(jìn)度 推動(dòng)達(dá)成決議推動(dòng)達(dá)成決議Review會(huì)后跟進(jìn)會(huì)后跟進(jìn) 迅速總結(jié)評(píng)估迅速總結(jié)評(píng)估 發(fā)送會(huì)議紀(jì)要發(fā)送會(huì)議紀(jì)要 立即行動(dòng)跟進(jìn)立即行動(dòng)跟進(jìn) 持續(xù)改進(jìn)會(huì)議持續(xù)改進(jìn)會(huì)議Agenda議議 程程目標(biāo)目標(biāo)期望成果期望成果利益關(guān)注點(diǎn)利益關(guān)注點(diǎn)后續(xù)行動(dòng)后續(xù)行動(dòng)回顧期望值回顧期望值目標(biāo)目標(biāo)明確會(huì)議要達(dá)到的目標(biāo)期望期望成果成果讓與會(huì)者可提前了解對(duì)會(huì)議的觀點(diǎn)；鼓勵(lì)與會(huì)者提出他們會(huì)議期望值，必要時(shí)調(diào)整議程利益利益與與關(guān)注關(guān)注了解團(tuán)隊(duì)目前的狀態(tài)形勢(shì)設(shè)法增加有效的工作方法與流程有助于理解溝通或是清除障礙提升傾聽(tīng)與相互理解水平將關(guān)注點(diǎn)轉(zhuǎn)化為實(shí)際的行動(dòng)確保會(huì)議技能的提高后續(xù)后續(xù)行動(dòng)行動(dòng)在會(huì)議開(kāi)始前就考慮行動(dòng)方案確保大家關(guān)注

4、行動(dòng)與產(chǎn)出而不是問(wèn)題強(qiáng)調(diào)個(gè)人行動(dòng)的責(zé)任增強(qiáng)改善的意愿設(shè)定行動(dòng)節(jié)奏重復(fù)上述步驟，堅(jiān)持重復(fù)上述步驟，堅(jiān)持Plan-Do-ReviewPlan-Do-Review流程流程重復(fù)重復(fù)PDRPDR會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備策劃議程的幾點(diǎn)建議策劃議程的幾點(diǎn)建議高效會(huì)議的流程高效會(huì)議的流程Plan會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 策劃會(huì)議議程策劃會(huì)議議程 篩選參會(huì)人員篩選參會(huì)人員 會(huì)議行政安排會(huì)議行政安排 發(fā)送會(huì)議通知發(fā)送會(huì)議通知Do會(huì)中控制會(huì)中控制 宣布會(huì)議規(guī)則宣布會(huì)議規(guī)則 恰當(dāng)扮演角色恰當(dāng)扮演角色 控制議程進(jìn)度控制議程進(jìn)度 推動(dòng)達(dá)成決議推動(dòng)達(dá)成決議Review會(huì)后跟進(jìn)會(huì)后跟進(jìn) 迅速總結(jié)評(píng)估迅速總結(jié)評(píng)估 發(fā)送會(huì)議紀(jì)要發(fā)送會(huì)議紀(jì)要 立

5、即行動(dòng)跟進(jìn)立即行動(dòng)跟進(jìn) 持續(xù)改進(jìn)會(huì)議持續(xù)改進(jìn)會(huì)議會(huì)中控制會(huì)中控制高效會(huì)議的行為規(guī)則高效會(huì)議的行為規(guī)則應(yīng)應(yīng) 當(dāng)當(dāng)不應(yīng)當(dāng)不應(yīng)當(dāng) 關(guān)閉或不攜帶手機(jī)，至少應(yīng)放置在靜音狀態(tài) 按時(shí)開(kāi)始結(jié)束，尤其是在中間短暫休息以后 事先聲明約束性條件 就如何處理爭(zhēng)議達(dá)成共識(shí) 尊重相互之間發(fā)表觀點(diǎn)的權(quán)利 突出重點(diǎn)，如果較復(fù)雜就先解釋再總結(jié) 聚焦議程內(nèi)的問(wèn)題，非議程內(nèi)的記錄下來(lái)，不討論 開(kāi)小會(huì) 同時(shí)1個(gè)以上的討論對(duì)話(huà) 長(zhǎng)時(shí)間的1對(duì)1討論 扔“手榴彈”，比如與會(huì)議無(wú)關(guān)的個(gè)人觀點(diǎn) 討論臨時(shí)想到的話(huà)題，除非對(duì)會(huì)議原目標(biāo)有直接產(chǎn)出 直接評(píng)論特別是批評(píng)別人提出的觀點(diǎn) 沒(méi)有人對(duì)每個(gè)內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)并確定行動(dòng)方案恰當(dāng)扮演自己的角色領(lǐng)導(dǎo)者恰當(dāng)扮

6、演自己的角色領(lǐng)導(dǎo)者參與者參與者推動(dòng)者推動(dòng)者領(lǐng)導(dǎo)者領(lǐng)導(dǎo)者負(fù)責(zé)整個(gè)會(huì)議，設(shè)定會(huì)議內(nèi)容與產(chǎn)出負(fù)責(zé)整個(gè)會(huì)議，設(shè)定會(huì)議內(nèi)容與產(chǎn)出確認(rèn)與會(huì)者名單；確認(rèn)與會(huì)者名單；提供支持、信息和資源；提供支持、信息和資源；營(yíng)造氛圍；營(yíng)造氛圍；鼓勵(lì)創(chuàng)意；鼓勵(lì)創(chuàng)意；作出決定；作出決定；需要認(rèn)真充分的準(zhǔn)備、參與并影響會(huì)議；需要認(rèn)真充分的準(zhǔn)備、參與并影響會(huì)議；為會(huì)議設(shè)定合理的較高期望值；為會(huì)議設(shè)定合理的較高期望值；在會(huì)議中多使用在會(huì)議中多使用“我們我們”而非而非“我我”；提醒團(tuán)隊(duì)任務(wù)的重要性。提醒團(tuán)隊(duì)任務(wù)的重要性。恰當(dāng)扮演自己的角色推動(dòng)者恰當(dāng)扮演自己的角色推動(dòng)者參與者參與者領(lǐng)導(dǎo)者領(lǐng)導(dǎo)者推動(dòng)者推動(dòng)者負(fù)責(zé)控制會(huì)議的程序與進(jìn)度負(fù)責(zé)控制

7、會(huì)議的程序與進(jìn)度堅(jiān)持實(shí)施會(huì)議的議程；堅(jiān)持實(shí)施會(huì)議的議程；適當(dāng)適當(dāng)“管理管理”與會(huì)者的行為與會(huì)者的行為確保與會(huì)者處在確保與會(huì)者處在“安全安全”狀態(tài)；狀態(tài)；記錄團(tuán)隊(duì)的建議與決議；記錄團(tuán)隊(duì)的建議與決議；時(shí)間控制；時(shí)間控制；必要時(shí)把大家?guī)Щ卣}；必要時(shí)把大家?guī)Щ卣}；協(xié)助歸納和澄清觀點(diǎn)；協(xié)助歸納和澄清觀點(diǎn)；協(xié)助達(dá)成會(huì)議成效；協(xié)助達(dá)成會(huì)議成效；提供反饋。提供反饋。恰當(dāng)扮演自己的角色參與者恰當(dāng)扮演自己的角色參與者推動(dòng)者推動(dòng)者領(lǐng)導(dǎo)者領(lǐng)導(dǎo)者參與者參與者負(fù)責(zé)積極的為會(huì)議貢獻(xiàn)負(fù)責(zé)積極的為會(huì)議貢獻(xiàn)“輸入輸入”事先了解會(huì)議議程與目標(biāo)；事先了解會(huì)議議程與目標(biāo)；了解會(huì)議背景，搜集有用的信息；了解會(huì)議背景，搜集有用的信息；

8、積極傾聽(tīng)；積極傾聽(tīng)；積極提供觀點(diǎn)與建議；積極提供觀點(diǎn)與建議；遵守會(huì)議議程與規(guī)則；遵守會(huì)議議程與規(guī)則；恰當(dāng)?shù)呐c會(huì)恰當(dāng)?shù)呐c會(huì)“行為行為”；承諾并履行安排的任務(wù)。承諾并履行安排的任務(wù)。會(huì)中控制會(huì)中控制控制議程進(jìn)度控制議程進(jìn)度嚴(yán)格按議程嚴(yán)格按議程控制進(jìn)程控制進(jìn)程TIPSTIPS：用好會(huì)議白板：用好會(huì)議白板 幫助團(tuán)隊(duì)討論聚焦幫助團(tuán)隊(duì)討論聚焦 即時(shí)記錄會(huì)議內(nèi)容與要點(diǎn)即時(shí)記錄會(huì)議內(nèi)容與要點(diǎn) 鼓勵(lì)參與鼓勵(lì)參與 “共有共有”觀點(diǎn)觀點(diǎn) 增進(jìn)成就感增進(jìn)成就感會(huì)中控制會(huì)中控制會(huì)議主持人規(guī)則會(huì)議主持人規(guī)則 高效的會(huì)議離不開(kāi)優(yōu)秀的會(huì)議主持人的會(huì)中控制，會(huì)議主持人高效的會(huì)議離不開(kāi)優(yōu)秀的會(huì)議主持人的會(huì)中控制，會(huì)議主持人的的1

9、0大規(guī)則如下：大規(guī)則如下：1.準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)，按時(shí)開(kāi)始。2.正確開(kāi)場(chǎng)并引入日程表。3.制定規(guī)則。4.確保發(fā)言全面。5.保持討論不離題。6.看表，提醒人們注意時(shí)間。7.通常要時(shí)不時(shí)地進(jìn)行清楚簡(jiǎn)要的總結(jié)。8.確保決定正確地做出，并得到同意。9.應(yīng)付擾亂、感情激動(dòng)性事件。10. 總結(jié)并確定后續(xù)行動(dòng)。開(kāi)場(chǎng)開(kāi)場(chǎng)白白澄清澄清觀點(diǎn)觀點(diǎn)展開(kāi)展開(kāi)討論討論推動(dòng)推動(dòng)決策決策總結(jié)總結(jié)行動(dòng)行動(dòng)會(huì)中控制會(huì)中控制會(huì)議主持人控場(chǎng)技巧會(huì)議主持人控場(chǎng)技巧高效會(huì)議的流程高效會(huì)議的流程Plan會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 策劃會(huì)議議程策劃會(huì)議議程 篩選參會(huì)人員篩選參會(huì)人員 會(huì)議行政安排會(huì)議行政安排 發(fā)送會(huì)議通知發(fā)送會(huì)議通知Do會(huì)中控制會(huì)中控制 宣布會(huì)

10、議規(guī)則宣布會(huì)議規(guī)則 恰當(dāng)扮演角色恰當(dāng)扮演角色 控制議程進(jìn)度控制議程進(jìn)度 推動(dòng)達(dá)成決議推動(dòng)達(dá)成決議Review會(huì)后跟進(jìn)會(huì)后跟進(jìn) 迅速總結(jié)評(píng)估迅速總結(jié)評(píng)估 發(fā)送會(huì)議紀(jì)要發(fā)送會(huì)議紀(jì)要 立即行動(dòng)跟進(jìn)立即行動(dòng)跟進(jìn) 持續(xù)改進(jìn)會(huì)議持續(xù)改進(jìn)會(huì)議會(huì)后跟進(jìn)會(huì)后跟進(jìn)會(huì)議紀(jì)要的書(shū)寫(xiě)規(guī)范會(huì)議紀(jì)要的書(shū)寫(xiě)規(guī)范n會(huì)議紀(jì)要格式：要求使用公司統(tǒng)一格式。會(huì)議紀(jì)要格式：要求使用公司統(tǒng)一格式。（詳見(jiàn)：華孚會(huì)詳見(jiàn)：華孚會(huì)議管理程序議管理程序）n會(huì)議紀(jì)要正文：會(huì)議紀(jì)要正文： 要求對(duì)會(huì)議整體情況作簡(jiǎn)明扼要的描述，會(huì)議過(guò)程只能簡(jiǎn)單描述，與會(huì)人員發(fā)言、討論過(guò)程不必一一羅列； 對(duì)會(huì)議作出的決定決議、布置工作要進(jìn)行正確描述，明確干什么、什么時(shí)間干、

11、誰(shuí)去干、誰(shuí)配合、資源配套、注意事項(xiàng)等； 會(huì)議紀(jì)要語(yǔ)言要通俗易懂、簡(jiǎn)明扼要，用詞要準(zhǔn)確規(guī)范、符合行業(yè)約定俗稱(chēng)的要求。會(huì)后跟進(jìn)會(huì)后跟進(jìn)持續(xù)改進(jìn)會(huì)議持續(xù)改進(jìn)會(huì)議成功會(huì)議不是偶然的，必須具備成功會(huì)議不是偶然的，必須具備4大關(guān)鍵因素：大關(guān)鍵因素：n嚴(yán)格執(zhí)行紀(jì)律嚴(yán)格執(zhí)行紀(jì)律 鼓勵(lì)積極與符合準(zhǔn)則的會(huì)議行為n有效履行角色有效履行角色 有會(huì)議主持，并且所有與會(huì)成員均有清晰的角色與職責(zé)n充分醞釀議程充分醞釀議程明確的內(nèi)容、確切的時(shí)間長(zhǎng)度以及負(fù)責(zé)人n持續(xù)優(yōu)化循環(huán)持續(xù)優(yōu)化循環(huán) 會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中控制、會(huì)后跟進(jìn)討論：討論：會(huì)議效率不高的原因？會(huì)議效率不高的原因？總結(jié)：總結(jié)：會(huì)議效率不高的原因會(huì)議效率不高的原因 會(huì)議效率不高

12、通常由以下7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會(huì)議的“致命傷”，需要格外警惕。這3種原因是：主主持人的技能、會(huì)議的地點(diǎn)以及會(huì)議的準(zhǔn)備工作持人的技能、會(huì)議的地點(diǎn)以及會(huì)議的準(zhǔn)備工作。附表：附表： 會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)一、為什么要開(kāi)會(huì)？ 二、高效會(huì)議的流程 三、華孚會(huì)議管理的原則課程目錄課程目錄華孚會(huì)議管理的原則華孚會(huì)議管理的原則 對(duì)很多人來(lái)說(shuō)，管理就是開(kāi)會(huì)，但開(kāi)會(huì)不一定就是管理。級(jí)別越高，會(huì)議越對(duì)很多人來(lái)說(shuō)，管理就是開(kāi)會(huì)，但開(kāi)會(huì)不一定就是管理。級(jí)別越高，會(huì)議越多。只有掌握并堅(jiān)持一些基本原則，才能充分利用開(kāi)會(huì)實(shí)現(xiàn)有效管理。多。只有掌握并堅(jiān)持一些基本原則，才能充分利用開(kāi)會(huì)實(shí)現(xiàn)有效管理。 n 不開(kāi)沒(méi)有主持人的會(huì)議不開(kāi)沒(méi)有主持人的會(huì)議。會(huì)議一定要設(shè)主持人，主持人一定要管理會(huì)議，主持人不能隨便讓別人代替，也不能形同虛設(shè)；n 不開(kāi)沒(méi)有議題的會(huì)議不開(kāi)沒(méi)有議題的會(huì)議。主持人會(huì)前要準(zhǔn)備好議題