財(cái)務(wù)管理手冊(cè)-(6)

1、24。查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理員必須現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督四、檔案移交25.會(huì)計(jì)檔案管理員工作變動(dòng)時(shí)，要辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù).26。移交時(shí)，由原管理員編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明會(huì)計(jì)檔案所屬會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、己保管期限等內(nèi)容.27.交接雙方應(yīng)就移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)清查無(wú)誤后辦理交接，并由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)交。28。交接完畢,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上鑒名或蓋章。29.檔案管理人員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開(kāi)工作崗位.五、檔案銷(xiāo)毀30。會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)由檔案管理人提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),并編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。31.會(huì)計(jì)檔案要銷(xiāo)毀時(shí)，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。

2、32.銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案，由公司共同派員監(jiān)銷(xiāo)。33.監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，要按會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案。34.銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本公司負(fù)責(zé)人。35.保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其它未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。第十二部分 財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)設(shè)備管理維護(hù)職責(zé)制度一、網(wǎng)絡(luò)中心對(duì)財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)（服務(wù)器）管理維護(hù)職責(zé)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)管理要求和有利于網(wǎng)絡(luò)路由管理、維護(hù)，財(cái)務(wù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)（服務(wù)器)由信息部負(fù)責(zé)管理與維護(hù),其管理維

3、護(hù)職責(zé):1、負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。根據(jù)財(cái)務(wù)管理總體目標(biāo)，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)本著科學(xué)合理、安全可靠、經(jīng)濟(jì)實(shí)用的原則，網(wǎng)絡(luò)一次建設(shè),軟件逐步升級(jí)，功能完善。在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中，充分考慮未來(lái)財(cái)務(wù)管理的需要，留有足夠的功能開(kāi)發(fā)和發(fā)展空間。2、負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)系統(tǒng)設(shè)置。財(cái)務(wù)專(zhuān)用主服務(wù)器采用方正DELL服務(wù)器，128m內(nèi)存，熱插拔硬盤(pán)，提供數(shù)據(jù)熱備份，配置財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)交換機(jī)，將所有分公司、店面、超市終端計(jì)算機(jī)并入統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)之中，直接接入中心交換機(jī)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)互聯(lián)、跨網(wǎng)段、跨平臺(tái)管理。在網(wǎng)絡(luò)拓樸結(jié)構(gòu)上既自成體系。財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的防火墻實(shí)現(xiàn)抵御外來(lái)非法入侵，確保財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)實(shí)時(shí)互聯(lián)、實(shí)時(shí)結(jié)算、實(shí)時(shí)

4、查詢(xún)，真正做到安全可靠、正常運(yùn)行.3、指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)管理.網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)管理是確保網(wǎng)絡(luò)安全可靠運(yùn)行的基本保障，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備(服務(wù)器)及網(wǎng)絡(luò)干線的安全、可靠暢通的日常維護(hù)管理由信息部負(fù)責(zé)，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4、負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)務(wù)中心網(wǎng)管人員提供培訓(xùn)和技術(shù)支持。財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的開(kāi)機(jī)及使用密碼，由財(cái)務(wù)中心指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)設(shè)定、變更。信息部在技術(shù)上提供安全防范措施，確保財(cái)務(wù)專(zhuān)用服務(wù)器未經(jīng)財(cái)務(wù)中心主管允許，任何人無(wú)法進(jìn)行有關(guān)維 護(hù)、操作。5、如有違反上述制度規(guī)定、占用服務(wù)器資源等等現(xiàn)象，造成財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不能正常運(yùn)行、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)丟失、泄密的，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。二、財(cái)務(wù)中心對(duì)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)軟

5、、硬件設(shè)備管理維護(hù)職責(zé)1、負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)用戶(hù)身份的建立、登錄、確認(rèn)，實(shí)行兩級(jí)管理，即：網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)身份管理和財(cái)務(wù)軟件用戶(hù)身份管理.2、財(cái)務(wù)總監(jiān)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)專(zhuān)人負(fù)責(zé)用戶(hù)身份的管理、維護(hù)，并對(duì)用戶(hù)身份有關(guān)的安全管理負(fù)責(zé)。由財(cái)務(wù)總監(jiān)授權(quán)的專(zhuān)門(mén)管理人員,經(jīng)信息部培訓(xùn)后，進(jìn)行財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)用戶(hù)身份管理及有關(guān)財(cái)務(wù)軟件的維護(hù)、管理，未經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，任何人員不得進(jìn)入信息部機(jī)房，不得在財(cái)務(wù)主服務(wù)器上進(jìn)行任何操作。3、負(fù)責(zé)對(duì)各終端操作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)及終端設(shè)備的管理維護(hù)，各終端通過(guò)已建立的通道和各自權(quán)限修改及查詢(xún)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，客戶(hù)終端IP地址配置、計(jì)算機(jī)編號(hào)、使用人員以及財(cái)務(wù)分工權(quán)限的設(shè)置由財(cái)務(wù)總監(jiān)確定，變更必須經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批

6、準(zhǔn)。4、各終端使用人員初次登錄時(shí)可在授權(quán)范圍內(nèi)自行修改自己的登錄密碼及口令，做好登錄口令的保密。當(dāng)修改自己的密碼時(shí)，切忌用電話號(hào)碼、出生日期、姓名等易被他人破譯的數(shù)字符號(hào)作密碼,以防他人盜用，確保系統(tǒng)安全.5、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)硬、軟件設(shè)備站點(diǎn)由各分公司統(tǒng)一管理使用，各站點(diǎn)終端設(shè)備專(zhuān)門(mén)用于結(jié)算制單、帳務(wù)處理、報(bào)表處理，任何人員不得進(jìn)行游戲和處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)以外的事務(wù)，凡不按規(guī)定使用造成財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)不能正常運(yùn)行的,要追究有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。6、嚴(yán)格設(shè)備管理，責(zé)任到人。為確保系統(tǒng)軟、硬件設(shè)備不受病毒干擾，所用軟盤(pán)必須在進(jìn)行病毒檢測(cè)、消除病毒后方可進(jìn)行操作.下班時(shí)，各站點(diǎn)應(yīng)關(guān)閉設(shè)備電源,檢查關(guān)閉各項(xiàng)電源開(kāi)關(guān)。三

7、、嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)權(quán)限設(shè)置，調(diào)整完善電算崗位職責(zé)1、各分公司財(cái)務(wù)結(jié)算、制單、審核崗位必須嚴(yán)格按照制單、審核、查詢(xún)、系統(tǒng)維護(hù)崗位權(quán)限設(shè)置進(jìn)行操作，各崗位操作人員不得擅自更改系統(tǒng)設(shè)置。如因工作需要，需涉及他人權(quán)限設(shè)置范圍的，須經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。杜絕以竊取他人口令的方式進(jìn)入他人權(quán)限系統(tǒng)操作.各崗位要做到當(dāng)天的業(yè)務(wù)當(dāng)天處理完畢，日清月結(jié)。制單憑證摘要規(guī)范、憑證審核無(wú)誤方可入賬。結(jié)算制單崗位要嚴(yán)格按預(yù)算掌握各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)結(jié)算報(bào)銷(xiāo)，防止赤字.2、每天除在服務(wù)器硬盤(pán)備份外，每月結(jié)賬后，都必須將當(dāng)月數(shù)據(jù)用移動(dòng)硬盤(pán)雙備份,分類(lèi)妥善保管。月末，根據(jù)需要，打印出各類(lèi)總賬、明細(xì)賬、日記賬。3、出納收銀崗位要充分利用金蝶軟件的出納

8、管理功能，強(qiáng)化對(duì)貨幣資金的控制.完成現(xiàn)金、銀行日記賬的登記和查詢(xún)，出納崗位每天下班前要打印出現(xiàn)金日?qǐng)?bào)表，并與庫(kù)存現(xiàn)金核對(duì)一致，現(xiàn)金與帳不符時(shí)，必須查清方可下班.進(jìn)行銀行自動(dòng)和手工兩種方法對(duì)帳,對(duì)未達(dá)賬款跟蹤檢查。4.工資核算站點(diǎn)結(jié)合自己工作，要按上述各站點(diǎn)要求進(jìn)行帳務(wù)處理，并密切同其他部門(mén)的聯(lián)系。5、完成經(jīng)費(fèi)計(jì)提、分?jǐn)?、成本結(jié)轉(zhuǎn)、往來(lái)結(jié)算的站點(diǎn)(崗位）要及時(shí)完成當(dāng)月的業(yè)務(wù)處理.6、各崗位上機(jī)要嚴(yán)格按操作程序進(jìn)行,業(yè)務(wù)操作結(jié)束后,應(yīng)通過(guò)“注銷(xiāo)命令”退出網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以防他人冒用.7、各崗位要根據(jù)財(cái)政部對(duì)會(huì)計(jì)電算化管理的規(guī)定和要求，進(jìn)一步建立完善會(huì)計(jì)工作電算操作管理、維護(hù)管理、帳務(wù)處理、檔案管理等制度

9、。第十三部分 經(jīng)濟(jì)合同管理辦法一、總則1。凡以公司名義對(duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的，應(yīng)當(dāng)簽訂經(jīng)濟(jì)合同。2.訂立經(jīng)濟(jì)合同，必須遵守國(guó)家的法律法規(guī)，貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償?shù)脑瓌t。3.本辦法所包括的合同有設(shè)計(jì)、銷(xiāo)售、采購(gòu)、借款、維修、保險(xiǎn)等方面的合同，不包括勞動(dòng)合同.4.除即時(shí)清結(jié)者外,合同均應(yīng)采用書(shū)面形式，有關(guān)修改合同的文書(shū)、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。5.原則使用公司制定的標(biāo)準(zhǔn)合同文本簽訂經(jīng)濟(jì)合同.6。由公司法律顧問(wèn)根據(jù)總經(jīng)理的授權(quán)，負(fù)責(zé)合同管理工作，指導(dǎo)，財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)監(jiān)督合同的履行、合同文本保管與結(jié)算工作。二、合同的訂立7。與外界達(dá)成經(jīng)濟(jì)往來(lái)意向,經(jīng)協(xié)商一致，應(yīng)訂立經(jīng)濟(jì)合同。8.訂立合同

10、前，必須了解、掌握對(duì)方的經(jīng)營(yíng)資格、資信等情況,無(wú)經(jīng)營(yíng)資格或資信的單位不得與之訂立經(jīng)濟(jì)合同。9。除公司法定代表人外，其他任何人必須取得法定代表人的書(shū)面授權(quán)委托方能對(duì)外訂立書(shū)面經(jīng)濟(jì)合同。10。對(duì)外訂立經(jīng)濟(jì)合同的授權(quán)委托分固定期限委托和業(yè)務(wù)委托兩種授權(quán)方式，法定代表人特別指定的重要人員采用固定期限委托的授權(quán)方式，其他一般人員均采用業(yè)務(wù)委托的授權(quán)方式。11.授權(quán)委托事宜由公司法律顧問(wèn)專(zhuān)門(mén)管理,需授權(quán)人員在辦理登記手續(xù)，領(lǐng)取、填寫(xiě)授權(quán)委托書(shū),經(jīng)公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權(quán)生效.12.符合以下情況之一的,應(yīng)當(dāng)以書(shū)面形式訂立經(jīng)濟(jì)合同：（1） 單筆業(yè)務(wù)金額達(dá)一萬(wàn)元的;（2） 有保證、抵押或定金等擔(dān)保的;

11、(3) 我方先予以履行合同的；(4) 有封樣要求的;(5） 合同對(duì)方為外地單位的;13。經(jīng)濟(jì)合同必須具備標(biāo)的（指貨物、勞務(wù)、工程項(xiàng)目等）、數(shù)量和質(zhì)量、價(jià)款或者酬金、履行的期限、地點(diǎn)、和方式、違約責(zé)任等主要條款方可加蓋公章或合同章.經(jīng)濟(jì)合同可訂立定金、抵押等擔(dān)保條款。14.對(duì)于合同標(biāo)的沒(méi)有國(guó)家通行標(biāo)準(zhǔn)又難以用書(shū)面確切描述的，應(yīng)當(dāng)封存樣品，有合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別保管.15。合同標(biāo)的額不滿(mǎn)一萬(wàn)元，按本辦法第十三條規(guī)定應(yīng)當(dāng)訂立而不能訂立書(shū)面合同的,必須事先填寫(xiě)非書(shū)面合同代用單,注明本辦法所規(guī)定的合同主要條款，注明不能訂立書(shū)面合同的理由，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意,否則該業(yè)務(wù)不能成立，并追究

12、相關(guān)人員責(zé)任。16.每一合同文本上或留我方的合同文本上必須注明合同對(duì)方的單位名稱(chēng)、地址、聯(lián)系人、電話、銀行賬號(hào),如不能一一注明，須經(jīng)公司總經(jīng)在我方所留的合同上簽字同意。17.合同文本擬定完畢，憑合同流轉(zhuǎn)單據(jù)按規(guī)定的流程經(jīng)各業(yè)務(wù)部門(mén)、法律顧問(wèn)、財(cái)務(wù)中心等職能部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司總經(jīng)理審核通過(guò)后加蓋公章或合同專(zhuān)用章方能生效。18。總經(jīng)理對(duì)合同的訂立具有最終決定權(quán)。19。流程中各審核意見(jiàn)簽署于合同流轉(zhuǎn)單據(jù)及一份合同正本上，合同流轉(zhuǎn)單據(jù)作為合同審核過(guò)程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章后留存并及時(shí)歸檔。20。對(duì)外訂立的經(jīng)濟(jì)合同，嚴(yán)禁在空白文本上蓋章，并且原則上先由對(duì)方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴(yán)禁我

13、方簽字后以傳真、信函的形式交對(duì)方簽字蓋章;如有例外需要,須總經(jīng)理特批。21。單份合同文本達(dá)二頁(yè)以上的須加蓋騎縫章。22。合同蓋章生效后，應(yīng)交由合同管理員按公司確定的規(guī)范對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)并登記。23.合同文本原則上我方應(yīng)持單份，合同文本及復(fù)印件由法律顧問(wèn)、具體業(yè)務(wù)部門(mén)等各部門(mén)分存，原件由財(cái)務(wù)中心留存。24.非書(shū)面合同代用單也視作書(shū)面合同,統(tǒng)一予以編號(hào)。三、合同的履行25。合同依法訂立后，即具有法律效力,應(yīng)當(dāng)實(shí)際、全面地履行，26。業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)中心應(yīng)根據(jù)合同編號(hào)各立合同臺(tái)帳，每一合同設(shè)一臺(tái)帳,分別按業(yè)務(wù)進(jìn)展情況和收付款情況一事一記。27.有關(guān)部門(mén)在合同履行中遇履約困難或違約等情況應(yīng)及時(shí)向公司總經(jīng)理

14、匯報(bào)并通知法律顧問(wèn)。28.財(cái)務(wù)中心依據(jù)合同履行收付款工作，對(duì)具有下列情形的業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)拒絕付款：(1)應(yīng)當(dāng)訂立書(shū)面合同而未訂立書(shū)面合同，且未采用非書(shū)面合同代用單的;(2) 收款單位與合同對(duì)方當(dāng)事人名稱(chēng)不一致的。29。付款單位與合同對(duì)方當(dāng)事人名稱(chēng)不一致的，財(cái)務(wù)中心應(yīng)當(dāng)督促付款單位出具代付款證明。30.在合同履行過(guò)程中，合同對(duì)方所開(kāi)具的發(fā)票必須先由具體經(jīng)辦人員審核簽字認(rèn)可,經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后，再轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)審核付款。31。合同履行過(guò)程中有關(guān)人員應(yīng)妥善管理合同資料，對(duì)工程合同的有關(guān)技術(shù)資料、圖表等重要原始資料應(yīng)建立出借、領(lǐng)用制度，以保證合同的完整性。四、合同的變更和解除32.變更或解除合同必須依照合同的訂立

15、流程經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)中心、法律顧問(wèn)等相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司總經(jīng)理審核通過(guò)方可.33.我方變更或解除和同地通知或雙方的協(xié)議應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式，并按規(guī)定經(jīng)審核后加蓋公章或合同專(zhuān)用章。34。有關(guān)部門(mén)收到對(duì)方要求變更或解除合同的通知必須在當(dāng)天向公司總經(jīng)理匯報(bào)并通知法律顧問(wèn)。35.變更或解除合同的通知和回復(fù)應(yīng)符合公文收發(fā)的要求，掛號(hào)寄發(fā)或由對(duì)方簽收,掛號(hào)或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。36。變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力,納入本辦法規(guī)定的管理范圍。37.合同變更后，合同編號(hào)不予改變。五、其他38.合同作為公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密。39。業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)中心應(yīng)當(dāng)根據(jù)所立合同臺(tái)帳，按公司的要求，定期或不定期匯總各自的工作范圍內(nèi)的合同訂立或履行情況,由財(cái)務(wù)中心據(jù)此統(tǒng)計(jì)合同訂立和履行的情況,并向總經(jīng)理