DB33_T 2471-2022檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)工作規(guī)范(高清-可復(fù)制）

1、ICS 01.140.2033CCS A 14浙江省地方標(biāo)準(zhǔn)DB33/T 24712022 檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)工作規(guī)范 Specification on the work of archives service organization 2022 - 04 - 02 發(fā)布2022 - 05 - 02 實(shí)施浙江省市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā) 布DB33/T 24712022DB33/T 24712022目次 HYPERLINK l _bookmark0 前言II HYPERLINK l _bookmark1 1 范圍1 HYPERLINK l _bookmark2 2 規(guī)范性引用文件1 HYPERLINK l _

2、bookmark3 3 術(shù)語(yǔ)和定義1 HYPERLINK l _bookmark4 4 檔案服務(wù)總體要求2 HYPERLINK l _bookmark5 5 檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)基本要求2 HYPERLINK l _bookmark6 6 檔案服務(wù)的內(nèi)容與計(jì)量2 HYPERLINK l _bookmark7 檔案服務(wù)內(nèi)容3 HYPERLINK l _bookmark8 檔案服務(wù)計(jì)量4 HYPERLINK l _bookmark9 7 項(xiàng)目管理5 HYPERLINK l _bookmark10 一般規(guī)定5 HYPERLINK l _bookmark11 項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制5 HYPERLINK l _boo

3、kmark12 項(xiàng)目范圍管理6 HYPERLINK l _bookmark13 項(xiàng)目進(jìn)度管理6 HYPERLINK l _bookmark14 項(xiàng)目成本管理6 HYPERLINK l _bookmark15 項(xiàng)目質(zhì)量管理6 HYPERLINK l _bookmark16 項(xiàng)目資源管理6 HYPERLINK l _bookmark17 項(xiàng)目溝通管理7 HYPERLINK l _bookmark18 項(xiàng)目安全管理7 HYPERLINK l _bookmark19 8 檔案服務(wù)流程7 HYPERLINK l _bookmark20 8.1 流 程圖7 HYPERLINK l _bookmark21

4、8.2 流程8 HYPERLINK l _bookmark22 9 糾紛解決方式10 HYPERLINK l _bookmark23 10 檔案服務(wù)的監(jiān)督管理11 HYPERLINK l _bookmark24 附錄 A （資料性） 檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系12 HYPERLINK l _bookmark25 參考文獻(xiàn)14 I 前言本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T 1.12020標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則的規(guī)定起草。 請(qǐng)注意本標(biāo)準(zhǔn)的某些內(nèi)容可能涉及專利。本標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別這些專利的責(zé)任。本標(biāo)準(zhǔn)由浙江省檔案局提出、歸口并組織實(shí)施。 本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：杭州遠(yuǎn)大檔案技術(shù)有限公司

5、、浙江省檔案教育培訓(xùn)中心有限責(zé)任公司。 本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：徐林娟、胡廣成、王偉俊、孫芳芳、楊志祥、胡玉琴、毛竹青、鄭陸凱、來(lái)?xiàng)?、王燕妮、宋群、齊茗菲、陶慧、金霞、徐言娥。 II 檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)工作規(guī)范范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案服務(wù)總體要求、檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)基本要求、檔案服務(wù)的內(nèi)容與計(jì)量、項(xiàng)目管理、檔案服務(wù)流程、糾紛解決方式、檔案服務(wù)的監(jiān)督管理等內(nèi)容。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)工作。 規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本標(biāo)準(zhǔn)必不可少的條款。其中，注日期的引用文件， 僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標(biāo)準(zhǔn)。 DA/T 68.1

6、 檔案服務(wù)外包工作規(guī)范 第1部分：總則 術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。 3.1委托人 client具有項(xiàng)目委托主體資格和支付服務(wù)價(jià)款能力的當(dāng)事人。 3.2檔案服務(wù) archives service為委托人提供與檔案事務(wù)相關(guān)服務(wù)的行為。3.3檔案服務(wù)機(jī)構(gòu) archives service organization依法設(shè)立的具備開(kāi)展檔案服務(wù)（3.2）能力和條件的企業(yè)。3.4檔案服務(wù)項(xiàng)目 archives service project在合同約定的時(shí)限內(nèi)，通過(guò)提供檔案服務(wù)（3.2）完成委托目標(biāo)的臨時(shí)性活動(dòng)。 3.5項(xiàng)目管理 project management為達(dá)到項(xiàng)目既定目標(biāo)而進(jìn)行的策劃、

7、組織、實(shí)施、監(jiān)測(cè)和控制的協(xié)調(diào)活動(dòng)。 來(lái)源：GB/T 236912009，2.1.4 3.6項(xiàng)目團(tuán)隊(duì) project team為執(zhí)行項(xiàng)目或項(xiàng)目的一部分而組織起來(lái)的人員的集合。 來(lái)源：GB/T 236912009，2.4.9 3.71 項(xiàng)目經(jīng)理 project manager帶領(lǐng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)（3.6），有權(quán)力和責(zé)任通過(guò)項(xiàng)目管理（3.5）執(zhí)行項(xiàng)目并達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)的人。 來(lái)源：GB/T 236912009，2.4.83.8項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制 project manager responsibility system以項(xiàng)目經(jīng)理（3.7）為責(zé)任主體的項(xiàng)目目標(biāo)管理責(zé)任制度。 3.9作 業(yè) operation通過(guò)實(shí)施規(guī)

8、范的流程、執(zhí)行專業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)、采用專門(mén)的技能和設(shè)備實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的過(guò)程。 3.10項(xiàng)目作業(yè)指導(dǎo)書(shū) operation instruction of project項(xiàng)目作業(yè)技術(shù)文本，包括檔案服務(wù)項(xiàng)目（3.4）的作業(yè)流程、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、委托人其他需求的技術(shù)解決方案等內(nèi)容。 3.11項(xiàng)目檢驗(yàn) project test通過(guò)檔案實(shí)體檢查、檔案數(shù)據(jù)檢索驗(yàn)證、檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用測(cè)試、項(xiàng)目實(shí)施記錄查閱等方式對(duì)檔案服務(wù)項(xiàng)目（3.4）進(jìn)行的質(zhì)量評(píng)價(jià)。 3.12項(xiàng)目驗(yàn)收 completion acceptance of project委托人（3.1）或授權(quán)的第三方機(jī)構(gòu)按項(xiàng)目合同約定對(duì)項(xiàng)目成果進(jìn)行最終項(xiàng)目檢驗(yàn)（

9、3.11）的行為。 檔案服務(wù)總體要求維護(hù)檔案安全。檔案服務(wù)應(yīng)遵循安全第一、預(yù)防為主的原則，遵守有關(guān)安全保密規(guī)定，以確保委托人的檔案安全為最基本要求。 實(shí)行項(xiàng)目管理。檔案服務(wù)應(yīng)以項(xiàng)目為對(duì)象實(shí)施管理，項(xiàng)目管理主要包括范圍管理、進(jìn)度管理、成本管理、質(zhì)量管理、資源管理、溝通管理、安全管理等內(nèi)容。 確保服務(wù)質(zhì)量。檔案服務(wù)應(yīng)進(jìn)行全過(guò)程的質(zhì)量管理，嚴(yán)格控制影響檔案服務(wù)質(zhì)量的不良因素，持續(xù)提高服務(wù)質(zhì)量，提升委托人滿意度。 簽訂項(xiàng)目合同。檔案服務(wù)應(yīng)簽訂項(xiàng)目合同，形成正式的委托與被委托的法律關(guān)系，項(xiàng)目合同的簽訂應(yīng)符合 DA/T 68.1 的要求。 檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)基本要求應(yīng)依法辦理注冊(cè)登記，依法承擔(dān)納稅和繳納員工社會(huì)

10、保險(xiǎn)等法定義務(wù)。 應(yīng)具有開(kāi)展服務(wù)所必需的人員、場(chǎng)所及相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)施。 應(yīng)確保檔案安全和保障員工職業(yè)健康。 應(yīng)明確檔案服務(wù)內(nèi)容并明碼標(biāo)價(jià)，服務(wù)范圍符合法律、法規(guī)規(guī)定，維護(hù)良好信用。 檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)從業(yè)人員應(yīng)經(jīng)過(guò)檔案管理崗位培訓(xùn)。 檔案服務(wù)行業(yè)組織可參照附錄 A 適時(shí)開(kāi)展檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)能力評(píng)價(jià)。 檔案服務(wù)的內(nèi)容與計(jì)量2 檔案服務(wù)內(nèi)容檔案咨詢服務(wù)為委托人提供檔案工作體系建設(shè)、檔案管理、檔案信息開(kāi)發(fā)利用、檔案信息化、檔案服務(wù)外包、檔案工作用房建設(shè)、檔案工作評(píng)估、檔案培訓(xùn)、檔案安全保管、檔案查找等方面的咨詢服務(wù)。 傳統(tǒng)載體檔案整理服務(wù)對(duì)委托人的紙質(zhì)、照片、錄音錄像、實(shí)物等傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行分類、組織保管單位

11、、排序、編號(hào)、編目、上架，使之有序化的服務(wù)。 檔案寄存服務(wù)在不改變檔案所有權(quán)和處置權(quán)的前提下，為委托人提供符合要求的檔案保管庫(kù)房、設(shè)施設(shè)備，進(jìn)行日常保管、安全防護(hù)，并按需要提供利用的服務(wù)。 檔案實(shí)體保護(hù)服務(wù)為委托人提供檔案實(shí)體修復(fù)、去酸、加固、蟲(chóng)霉防治、消毒、仿真等服務(wù)。 傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化服務(wù)對(duì)委托人的傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、固態(tài)硬盤(pán)等載體上的數(shù)字圖像、數(shù)字音視頻等數(shù)字文件并與目錄數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)的服務(wù)。 檔案縮微品制作服務(wù)對(duì)委托人的檔案進(jìn)行縮微拍攝或應(yīng)用COM技術(shù)將數(shù)字圖像輸出為縮微影像，制作成縮微膠片的服務(wù)。 電子文件整理服務(wù)對(duì)委托人的電子文件進(jìn)行檢測(cè)、分

12、類、組織保管單位、排序、編號(hào)、編目、存儲(chǔ)，使之有序化的服務(wù)。 檔案數(shù)據(jù)化服務(wù)根據(jù)委托人需求，通過(guò)全文識(shí)別、元數(shù)據(jù)著錄、語(yǔ)義標(biāo)注和組織等方式，將委托人的數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換為可供計(jì)算機(jī)分析和處理的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的服務(wù)。 檔案信息保護(hù)服務(wù)為委托人提供檔案的介質(zhì)安全存儲(chǔ)、系統(tǒng)環(huán)境檢測(cè)、網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)、信息設(shè)備管理、容災(zāi)備份等服務(wù)。 電子檔案管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)服務(wù)為委托人提供電子檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、集成、運(yùn)行測(cè)試等服務(wù)。 檔案文化開(kāi)發(fā)服務(wù)為委托人提供檔案編研、檔案展覽、檔案影視作品制作、檔案文創(chuàng)、檔案網(wǎng)站建設(shè)、檔案APP開(kāi)發(fā)、檔案文化IP開(kāi)發(fā)等服務(wù)。 3 檔案科研服務(wù)為委托人提供檔案科研課題申報(bào)、研發(fā)、推廣、應(yīng)

13、用、成果轉(zhuǎn)讓等服務(wù)。 檔案銷(xiāo)毀服務(wù)協(xié)助委托人對(duì)需銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行處置的服務(wù)。 檔案服務(wù)項(xiàng)目監(jiān)理服務(wù)為委托人提供檔案服務(wù)項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度、計(jì)量支付等的監(jiān)督管理與控制的服務(wù)。 檔案服務(wù)計(jì)量一般規(guī)定檔案服務(wù)計(jì)量一般包括但不限于以下方式： 按檔案保管單位數(shù)量計(jì)量； 按檔案排架長(zhǎng)度計(jì)量； 按圖像頁(yè)數(shù)計(jì)量； 根據(jù)委托內(nèi)容的范圍、深度、級(jí)別等因素，采用因素分析法、導(dǎo)向定價(jià)法計(jì)量。 分項(xiàng)規(guī)定檔案咨詢服務(wù)計(jì)量檔案工作體系建設(shè)、檔案管理、檔案信息開(kāi)發(fā)利用、檔案信息化、檔案服務(wù)外包、檔案工作評(píng)估、檔案安全保管等咨詢服務(wù)按咨詢內(nèi)容、時(shí)間、深度等計(jì)量。 檔案工作用房建設(shè)咨詢服務(wù)按功能需求、建筑面積計(jì)量，或按所屬項(xiàng)目造價(jià)或

14、標(biāo)的額比例計(jì)量。 檔案培訓(xùn)服務(wù)按培訓(xùn)項(xiàng)目、時(shí)間、師資水平、參訓(xùn)人數(shù)等計(jì)量，訂單式培養(yǎng)按人或團(tuán)體數(shù)量計(jì)量。檔案查找服務(wù)按檔案保管單位數(shù)量、檔案價(jià)值、查找難易程度計(jì)量。 傳統(tǒng)載體檔案整理服務(wù)計(jì)量按檔案保管單位數(shù)量，或排架長(zhǎng)度，或全宗（單位）數(shù)量計(jì)量。以人為對(duì)象的檔案整理服務(wù)按人的數(shù)量計(jì)量。 以工程為對(duì)象的檔案整理服務(wù)按所屬項(xiàng)目造價(jià)或標(biāo)的額比例，或建筑面積，或建筑里程，或建設(shè)周期計(jì)量。 檔案寄存服務(wù)計(jì)量寄存檔案保管服務(wù)按排架長(zhǎng)度，或存放空間計(jì)量。 寄存檔案利用服務(wù)按保管單位數(shù)量、利用次數(shù)、利用方式計(jì)量。 檔案實(shí)體保護(hù)服務(wù)計(jì)量按檔案保管單位數(shù)量、搶救保護(hù)對(duì)象的價(jià)值、檔案受損程度等計(jì)量。 傳統(tǒng)載體檔案數(shù)

15、字化服務(wù)計(jì)量檔案信息著錄服務(wù)按條目數(shù)計(jì)量。 紙質(zhì)檔案掃描服務(wù)按折算成A4幅面的圖像頁(yè)數(shù)計(jì)量。 4 照片檔案掃描服務(wù)按圖像頁(yè)數(shù)計(jì)量。 錄音錄像檔案采集服務(wù)按檔案件數(shù)或內(nèi)容時(shí)長(zhǎng)計(jì)量。實(shí)物檔案掃描、拍照、攝像服務(wù)按檔案件數(shù)計(jì)量。 縮微膠片掃描服務(wù)按膠片盤(pán)數(shù)或圖像頁(yè)數(shù)計(jì)量。 檔案縮微品制作服務(wù)計(jì)量按縮微膠片盤(pán)數(shù)或圖像頁(yè)數(shù)計(jì)量。 電子文件整理服務(wù)計(jì)量按電子文件件數(shù)計(jì)量。 檔案數(shù)據(jù)化服務(wù)計(jì)量按檔案數(shù)據(jù)量、數(shù)據(jù)化深度等計(jì)量。 檔案信息保護(hù)服務(wù)計(jì)量按檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)量、端口數(shù)、信息安全防護(hù)等級(jí)等計(jì)量。 電子檔案管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)服務(wù)計(jì)量按電子檔案管理信息系統(tǒng)的功能需求、接口需求、性能需求、質(zhì)量屬性等計(jì)量。 檔

16、案文化開(kāi)發(fā)服務(wù)計(jì)量按檔案文化開(kāi)發(fā)產(chǎn)品或服務(wù)的范圍、開(kāi)發(fā)需求等計(jì)量。 檔案科研服務(wù)計(jì)量按科研項(xiàng)目的范圍、級(jí)別、難度等計(jì)量。 檔案銷(xiāo)毀服務(wù)計(jì)量按檔案排架長(zhǎng)度計(jì)量。 檔案服務(wù)項(xiàng)目監(jiān)理服務(wù)計(jì)量按檔案服務(wù)項(xiàng)目造價(jià)或標(biāo)的額比例計(jì)量。 7 項(xiàng)目管理一般規(guī)定項(xiàng)目應(yīng)以檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)為承接主體，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)從業(yè)人員不應(yīng)以個(gè)人名義接受委托。檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)不應(yīng)對(duì)項(xiàng)目私自進(jìn)行轉(zhuǎn)包、二次分包，不應(yīng)進(jìn)行資質(zhì)掛靠。 項(xiàng)目宜實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制。 項(xiàng)目應(yīng)建立科學(xué)有效的項(xiàng)目管理體系。 檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)明確部門(mén)或管理人員，負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目的監(jiān)管、評(píng)估。 7.2 項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制5 檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)下達(dá)項(xiàng)目任務(wù)書(shū)，任命項(xiàng)目經(jīng)理。 項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目的直接負(fù)

17、責(zé)人，對(duì)項(xiàng)目的質(zhì)量、安全、進(jìn)度和成本等各方面全面負(fù)責(zé)。 項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行綜合管理，包括項(xiàng)目啟動(dòng)、項(xiàng)目實(shí)施方案制定與組織實(shí)施、變更控制、項(xiàng)目收尾。 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)宜由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組建。項(xiàng)目經(jīng)理編制項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建方案，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)方案進(jìn)行能力評(píng)估，評(píng)估通過(guò)后，批準(zhǔn)其正式組建。 項(xiàng)目范圍管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)項(xiàng)目合同要求、委托人的需求定義項(xiàng)目范圍，創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。項(xiàng)目范圍應(yīng)獲得委托人的認(rèn)可。 根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際、利害相關(guān)方的要求，各方協(xié)商一致后，可變更項(xiàng)目范圍。范圍變更宜以變更聯(lián)系單形式明確，必要時(shí)對(duì)原項(xiàng)目合同進(jìn)行修訂或簽訂補(bǔ)充協(xié)議。 項(xiàng)目進(jìn)度管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)項(xiàng)目涉及的所有活動(dòng)環(huán)節(jié)進(jìn)行定義、排序，估算每項(xiàng)

18、活動(dòng)環(huán)節(jié)的持續(xù)時(shí)間，制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃實(shí)施進(jìn)度控制，定期對(duì)實(shí)際進(jìn)度及其偏差進(jìn)行測(cè)量、分析，必要時(shí)采取糾正措施或變更進(jìn)度計(jì)劃，確保項(xiàng)目在合同約定的時(shí)間內(nèi)完成。 項(xiàng)目成本管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)擬投入項(xiàng)目資源情況進(jìn)行成本估算。 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)成本估算、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、工作分解結(jié)構(gòu)進(jìn)行成本預(yù)算，提交檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)審核。 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)項(xiàng)目成本預(yù)算進(jìn)行成本控制，對(duì)實(shí)際費(fèi)用及其偏差進(jìn)行測(cè)量、分析，必要時(shí)采取糾正措施或進(jìn)行成本變更，把項(xiàng)目成本控制在可接受的范圍內(nèi)。 項(xiàng)目質(zhì)量管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際明確項(xiàng)目的質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量控制方法、質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。 檔案服務(wù)項(xiàng)目的質(zhì)量控制，可采用項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自查、檔案

19、服務(wù)機(jī)構(gòu)檢查、檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)組織綜合自驗(yàn)等方式以及計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)、人工檢驗(yàn)等手段進(jìn)行。 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)編制項(xiàng)目質(zhì)量管理計(jì)劃，按計(jì)劃進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，建立質(zhì)量檢驗(yàn)記錄。 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)結(jié)合質(zhì)量目標(biāo)和實(shí)際質(zhì)量控制結(jié)果，對(duì)質(zhì)量控制方法進(jìn)行分析、改進(jìn)，必要時(shí)采取糾正措施，不斷提升質(zhì)量控制成效。 項(xiàng)目資源管理在項(xiàng)目經(jīng)理之外，可根據(jù)項(xiàng)目需求獨(dú)立或合并設(shè)立但不限于以下崗位：業(yè)務(wù)管理人員、技術(shù)管理人員、質(zhì)量管理人員、安全管理人員、作業(yè)人員，合并設(shè)立時(shí)應(yīng)保證相應(yīng)的崗位職責(zé)得到落實(shí)。 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作能力和員工數(shù)量應(yīng)能勝任項(xiàng)目要求，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)保證項(xiàng)目經(jīng)理和其他項(xiàng)目人員具有一定的穩(wěn)定性。 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)配備檔案服務(wù)所需的各種軟件、硬件

20、，進(jìn)行有效管理、定期維護(hù)，并根據(jù)使用效果和項(xiàng)目需求不斷更新、改進(jìn)。 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目質(zhì)量管理等實(shí)際情況，及時(shí)調(diào)配新的資源，以滿足項(xiàng)目需求。 6 項(xiàng)目溝通管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)與相關(guān)方協(xié)商制定項(xiàng)目溝通計(jì)劃，明確溝通的形式、周期、參與人員等。 項(xiàng)目溝通過(guò)程中的信息傳遞和溝通結(jié)果應(yīng)以文件形式進(jìn)行固定，包括聯(lián)系單、函件、備忘錄、項(xiàng)目報(bào)告、項(xiàng)目演示介紹、會(huì)議紀(jì)要等。 項(xiàng)目安全管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)配備必要的檔案安全保護(hù)設(shè)備，建立安全保密制度，對(duì)項(xiàng)目中的作業(yè)人員、服務(wù)場(chǎng)所、作業(yè)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、數(shù)據(jù)載體、檔案實(shí)體等安全因素進(jìn)行全面控制。 項(xiàng)目人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，經(jīng)安全保密培訓(xùn)后才能上崗。開(kāi)展涉密檔案服務(wù)

21、項(xiàng)目時(shí)，項(xiàng)目人員的保密管理要求按涉密人員相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)定期進(jìn)行安全保密檢查，處理安全保密風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)在服務(wù)場(chǎng)所內(nèi)配置必要的設(shè)備，保障項(xiàng)目人員的作業(yè)安全和健康。 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)建立突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，適時(shí)進(jìn)行演練，以提高發(fā)生緊急情況時(shí)的應(yīng)對(duì)能力。 檔案服務(wù)流程流程圖一個(gè)檔案服務(wù)項(xiàng)目的通用服務(wù)流程如圖1所示。 7 圖1 檔案服務(wù)流程圖流程項(xiàng)目合同簽訂檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)以市場(chǎng)主體身份與委托人簽訂項(xiàng)目合同，建立項(xiàng)目承接關(guān)系。 8 8.2.1.2 項(xiàng)目合同應(yīng)包含服務(wù)內(nèi)容、項(xiàng)目目標(biāo)、服務(wù)場(chǎng)所、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、合同雙方的義務(wù)和權(quán)利、計(jì)量方式、付款方式、項(xiàng)目成果交付方式和期限、售后服務(wù)、違約責(zé)任

22、、爭(zhēng)議解決方式、保密條款（或簽訂專門(mén)的保密協(xié)議）等內(nèi)容。 項(xiàng)目任務(wù)書(shū)下達(dá)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)根據(jù)項(xiàng)目合同的要求下達(dá)項(xiàng)目任務(wù)書(shū)。項(xiàng)目任務(wù)書(shū)的內(nèi)容通常包括項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目經(jīng)理、服務(wù)內(nèi)容、項(xiàng)目目標(biāo)、實(shí)施地點(diǎn)、項(xiàng)目周期、密級(jí)、獎(jiǎng)懲等。 項(xiàng)目實(shí)施方案編制項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目要求制定項(xiàng)目實(shí)施方案，明確項(xiàng)目范圍、實(shí)施組織形式、進(jìn)度安排、技術(shù)要求、安全保密管理要求等。 項(xiàng)目實(shí)施方案經(jīng)委托人審核同意后方可執(zhí)行。 項(xiàng)目資源配置檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)根據(jù)項(xiàng)目需求及時(shí)配置項(xiàng)目人員、軟硬件、各類物資。 各類軟硬件應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、委托人的要求。 項(xiàng)目作業(yè)指導(dǎo)書(shū)編制項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)調(diào)研編制項(xiàng)目作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。作業(yè)指導(dǎo)書(shū)應(yīng)科學(xué)、務(wù)實(shí)

23、。 項(xiàng)目作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編制依據(jù)包括：項(xiàng)目招投標(biāo)文件，項(xiàng)目合同，項(xiàng)目實(shí)施方案，檔案和相關(guān)專業(yè)的法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，委托人制定的有關(guān)制度、規(guī)定、辦法、規(guī)范、規(guī)程、指南、體系文件、權(quán)責(zé)文件和其他參考資料。 項(xiàng)目作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的內(nèi)容通常包括：項(xiàng)目應(yīng)執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、項(xiàng)目的作業(yè)流程、項(xiàng)目質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、委托人其他需求的技術(shù)解決方案等。 項(xiàng)目實(shí)施交底由項(xiàng)目相關(guān)方就項(xiàng)目實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、作業(yè)流程、進(jìn)度安排、各方人員組成、溝通配合等進(jìn)行交底。交底的成果形成會(huì)議紀(jì)要，作為項(xiàng)目執(zhí)行的依據(jù)。 項(xiàng)目作業(yè)項(xiàng)目作業(yè)實(shí)施項(xiàng)目經(jīng)理向委托人提交開(kāi)工報(bào)告，經(jīng)委托人批準(zhǔn)后正式開(kāi)始項(xiàng)目作業(yè)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)場(chǎng)后，項(xiàng)目經(jīng)理組織落實(shí)項(xiàng)目管理體系。 項(xiàng)目

24、團(tuán)隊(duì)按照項(xiàng)目作業(yè)指導(dǎo)書(shū)開(kāi)展規(guī)范作業(yè)，并形成覆蓋整個(gè)作業(yè)過(guò)程的記錄文件。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)定期向檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)、委托人報(bào)告項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量情況。 項(xiàng)目檢驗(yàn)質(zhì)量管理人員根據(jù)項(xiàng)目質(zhì)量管理計(jì)劃組織作業(yè)成果檢驗(yàn)，作業(yè)人員對(duì)檢驗(yàn)不合格的工作內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行整改。 委托人可引入檔案服務(wù)項(xiàng)目監(jiān)理服務(wù)，委托第三方對(duì)作業(yè)成果進(jìn)行檢驗(yàn)。 項(xiàng)目評(píng)估和檢查9 項(xiàng)目實(shí)施期間，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)組織人員對(duì)項(xiàng)目的質(zhì)量和進(jìn)度進(jìn)行評(píng)估、檢查，如與項(xiàng)目作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、質(zhì)量目標(biāo)、進(jìn)度目標(biāo)有偏差，則及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。 項(xiàng)目驗(yàn)收項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)完成項(xiàng)目合同約定的所有工作內(nèi)容后，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)組織人員對(duì)項(xiàng)目成果進(jìn)行綜合自驗(yàn)，自驗(yàn)合格后提請(qǐng)委托人進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收。 項(xiàng)目經(jīng)理

25、組織編制項(xiàng)目驗(yàn)收工作報(bào)告，經(jīng)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后提交給委托人。項(xiàng)目驗(yàn)收工作報(bào)告的內(nèi)容通常包括項(xiàng)目基本情況、變更情況（如有）、質(zhì)量與安全保障措施、項(xiàng)目成果統(tǒng)計(jì)、自我評(píng)價(jià)等。 項(xiàng)目驗(yàn)收由委托人組織，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)、委托人、第三方監(jiān)理機(jī)構(gòu)（如有）、專家組（如有）參加驗(yàn)收。 驗(yàn)收人員按照相關(guān)法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和合同要求，采用聽(tīng)取匯報(bào)、質(zhì)詢、查看作業(yè)記錄、抽查項(xiàng)目成果、觀看成果運(yùn)行演示等方式進(jìn)行驗(yàn)收。 驗(yàn)收合格后，委托人出具驗(yàn)收意見(jiàn)；驗(yàn)收不合格的，由驗(yàn)收人員提出整改意見(jiàn)，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)組織整改，整改完成后再向委托人提請(qǐng)項(xiàng)目驗(yàn)收。 項(xiàng)目成果交付項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)向委托人移交項(xiàng)目成果，履行書(shū)面交接手續(xù)。

26、項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的工作登記、檢驗(yàn)記錄、監(jiān)控視頻等記錄文件，應(yīng)與項(xiàng)目成果一同向委托人移交。 檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)根據(jù)項(xiàng)目交付結(jié)果出具結(jié)算報(bào)告，委托人根據(jù)項(xiàng)目合同、結(jié)算報(bào)告、驗(yàn)收意見(jiàn)、發(fā)票支付服務(wù)費(fèi)用。 項(xiàng)目撤場(chǎng)項(xiàng)目成果交付完畢后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在委托人的監(jiān)督下，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的設(shè)備、軟件中的相關(guān)信息進(jìn)行徹底清理，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的設(shè)備、材料進(jìn)行清點(diǎn)處置，辦理撤場(chǎng)手續(xù)。 評(píng)價(jià)與改進(jìn)委托人可對(duì)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的成果質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)，出具評(píng)價(jià)意見(jiàn)。 檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)及時(shí)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程、質(zhì)量、效率、效益等進(jìn)行評(píng)估，重視委托人的評(píng)價(jià)意見(jiàn)， 總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)服務(wù)能力。 項(xiàng)目文件歸檔項(xiàng)目完工后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)將項(xiàng)目實(shí)施中形成的所

27、有項(xiàng)目文件（包括電子文件）向檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)歸檔， 檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)按項(xiàng)目建立檔案。 售后服務(wù)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)明確負(fù)責(zé)項(xiàng)目質(zhì)保期內(nèi)的售后服務(wù)的責(zé)任部門(mén)或人員，明確相關(guān)職責(zé)和服務(wù)流程， 建立售后服務(wù)體系。相關(guān)責(zé)任部門(mén)或人員的信息應(yīng)向委托人提交。 糾紛解決方式10 除訴訟、仲裁外，可搭建其他低成本的糾紛快速解決通道，采用行政調(diào)解機(jī)制、人民調(diào)解等矛盾糾紛化解方式，客觀、公平地解決項(xiàng)目中的爭(zhēng)議。 檔案服務(wù)的監(jiān)督管理檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)開(kāi)展檔案服務(wù)應(yīng)接受項(xiàng)目所在地檔案主管部門(mén)等的監(jiān)督檢查。檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案服務(wù)管理制度，落實(shí)內(nèi)控措施，加強(qiáng)對(duì)檔案服務(wù)項(xiàng)目的質(zhì)量、安全等方面的監(jiān)督管理。 委托人、第三方監(jiān)理機(jī)構(gòu)（如有）應(yīng)對(duì)

28、檔案服務(wù)進(jìn)行全程跟蹤和全面監(jiān)控，監(jiān)督檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)履行合同的質(zhì)量、進(jìn)度等要求，督促檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)落實(shí)安全保密義務(wù)。發(fā)生（可能導(dǎo)致）重大檔案受損或泄密事件時(shí)，應(yīng)主動(dòng)向上級(jí)主管部門(mén)、檔案主管部門(mén)和保密主管部門(mén)報(bào)告。 11 表 A.2 檔案服務(wù)能力評(píng)價(jià)指標(biāo)12 附 錄 A（資料性）檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)能力評(píng)價(jià)劃分為組織運(yùn)作能力、檔案服務(wù)能力、技術(shù)創(chuàng)新能力三個(gè)模塊，各模塊的評(píng)價(jià)指標(biāo)分別見(jiàn)表A.1、表A.2、表A.3所示。表中的各項(xiàng)指標(biāo)均與“檔案服務(wù)”相關(guān)，為方便表述，部分指標(biāo)內(nèi)容省略了相應(yīng)文字。 表 A.1 組織運(yùn)作能力評(píng)價(jià)指標(biāo)序號(hào) 指標(biāo)名稱 指標(biāo)內(nèi)容 1 組織架構(gòu) 機(jī)構(gòu)設(shè)置和職責(zé)分工

29、情況，包括但不限于行政管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、市場(chǎng)開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目（業(yè)務(wù)）管理、信息技術(shù)管理、品質(zhì)管理、技術(shù)研發(fā)等職能 2 崗位設(shè)置 員工崗位職責(zé)設(shè)置情況 3 隊(duì)伍建設(shè) 員工上崗、在崗管理情況，員工能力建設(shè)情況 4 制度管理 制度制定情況，包括但不限于行政管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、項(xiàng)目（業(yè)務(wù)）管理、資產(chǎn)管理等制度內(nèi)容 5 體系建設(shè) 包括但不限于 GB/T 19001、GB/T 22080、GB/T 27922、GB/T 45001、ISO/IEC 200001 等體系建設(shè)、認(rèn)證情況 6 運(yùn)行管控 制度、體系執(zhí)行情況，各部門(mén)人員履職情況，各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的執(zhí)行、跟蹤、審查、控制和反饋的機(jī)制運(yùn)行情況

30、7 治理改進(jìn) 內(nèi)部評(píng)估檢查、管理評(píng)審、糾錯(cuò)改進(jìn)機(jī)制的建立和執(zhí)行情況 8 項(xiàng)目建檔 檔案服務(wù)項(xiàng)目檔案建立情況 9 資信評(píng)級(jí) 包括但不限于市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)、稅務(wù)部門(mén)、征信部門(mén)、檔案主管部門(mén)、檔案服務(wù)行業(yè)組織、銀行等部門(mén)授予的良好資信評(píng)級(jí)情況 序號(hào) 指標(biāo)名稱 指標(biāo)內(nèi)容 1 營(yíng)業(yè)收入 檔案服務(wù)營(yíng)業(yè)收入及收入增長(zhǎng)率、利潤(rùn)率 2 服務(wù)年限 機(jī)構(gòu)從事檔案服務(wù)的年限 3 服務(wù)范圍 已開(kāi)展的服務(wù)內(nèi)容 4 服務(wù)人員 在職服務(wù)人員數(shù)量、學(xué)歷，獲得相關(guān)專業(yè)技術(shù)資格、職業(yè)資格的情況，技能競(jìng)賽獲獎(jiǎng)、先進(jìn)表彰情況，服務(wù)人員教育培訓(xùn)情況 5 設(shè)施設(shè)備 屬于本單位的檔案服務(wù)相關(guān)的設(shè)施設(shè)備的種類、數(shù)量、先進(jìn)性 6 技術(shù)管理 包括但不限于檔案服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、操作規(guī)程、工作指南、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)