檔案管理學第十二章電子

1、第十二章 聲像檔案管理精選ppt 非紙質文件包括哪些形式？ 精選ppt 1、照片檔案 2、錄音檔案 3、錄像檔案 4、機讀檔案 OK！精選ppt一、聲像檔案的概念 聲像檔案是指以攝錄手段記述和反映國家機構、社會組織以及個人在行使職責或從事政治、經濟、科學、技術、文化等活動中形成的對國家和社會具有保存價值的照片、錄音帶、錄像帶、影片等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。又稱音像檔案、視聽檔案。 聲像檔案作為檔案的一種載體形式，是紙質檔案的重要補充，是機關、企事業(yè)單位檔案的重要組成部分，也是黨和國家的寶貴財富。第一節(jié) 聲像檔案概述精選ppt二、聲像檔案的特點（一）形象生動

2、聲像檔案以畫面的可視形象，生動地將檔案內容展現(xiàn)在利用者面前，有的配有聲音，具有較強的形象性和直觀性，能使利用者有“身臨其境”的感覺，其生動性和形象性是其他類型檔案難以達到的。 （二）時空感受 聲像檔案運用先進科學技術，可將一瞬即逝的現(xiàn)場記錄和再現(xiàn)，并可進行超越時空的傳遞，具有較強的時間感和空間感。精選ppt（三）便于復制和轉換 聲像檔案復制簡捷，并可運用多媒體技術在不同載體之間進行互相轉換，利用數(shù)字多媒體技術進行存儲和傳播。 （四）攜帶使用方便 聲像檔案信息存儲量大，體積小，攜帶方便，可多次重復使用。 （五）保管要求高 聲像檔案是由感光材料和磁性材料為檔案載體，這些材料對溫濕度變化、灰塵、有害

3、生物和有害氣體、外界磁場較敏感，保管要求高。精選ppt三、聲像檔案的作用 （一）較強的憑證作用 （二）重要的科研和宣傳素材 （三）便捷的信息交流手段 （四）較高的藝術欣賞價值能 精選ppt 當前，大部分單位都存在著沒有聲像檔案或聲像檔案收集十分不全的現(xiàn)象，應引起各單位足夠重視。第二節(jié) 聲像檔案的收集歸檔精選ppt一、聲像檔案的收集原則（一）以我為主即要以本單位形成的并反能反映本單位職能活動的聲像材料作為收集重點。 （二）突出主題即收集的聲像材料要能反映出重要活動、會議等的主要內容、場景、人物的實況。 （三）質量精良對收集來的聲像材料必須進行精心挑選，把主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁

4、的聲像材料歸檔。 （四）內容齊全歸檔的聲像材料內容要完整。即照片檔案要照片、底片、文字說明（應含事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等諸要素）齊全，照片與底片相符；錄像檔案要錄像片、解說詞、文字說明（含錄像片的片名、制式、語種等）齊全。 精選ppt二、聲像檔案的歸檔制度 按照中華人民共和國檔案法確定的檔案管理原則和機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范的有關規(guī)定，單位、部門或個人在各種重大活動中拍攝的具有保存價值的聲像檔案應及時向檔案部門移交歸檔，任何部門或個人不得以任何借口據(jù)為已有。 精選ppt（一）聲像檔案歸檔范圍1、記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的聲像材料； 2、領導人和著名人物參加與本單位、本

5、地區(qū)有關的重大公務活動的聲像材料； 3、本單位組織或參加的重要外事活動的聲像材料； 4、記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現(xiàn)象的聲像材料； 5、記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民風民俗和著名人物的聲像材料； 6、其他具有保存價值的聲像材料。 精選ppt 應根據(jù)實際情況，采取隨時歸檔與定期歸檔相結合的方式。 隨時歸檔。對具有歸檔價值的聲像材料，其攝影者或承辦單位應及時系統(tǒng)規(guī)范整理后，向檔案室歸檔，一般不應跨年度。 定期歸檔。依檔案法實施辦法之規(guī)定，聲像檔案應隨立檔單位其他載體形態(tài)檔案一并向有關檔案館移交。特殊情況下，經同級檔案行政管理

6、部門同意可提前或延遲移交。 （二）聲像檔案歸檔時間精選ppt（三）聲像檔案歸檔要求 聲像檔案的搜集、征集和移交應符合照片檔案管理規(guī)范（GB/T118212002）、磁性載體檔案管理與保護技術規(guī)范（DA/T1595）等有關標準的要求。 對于錄音錄像帶要特別注意保護好，防止被消磁，失去效用。 精選ppt（一）集中收集 即有計劃、有針對性地進行階段性收集，這是聲像檔案收集的重要途徑。 （二）定向收集 即向某項活動的主辦、承辦單位或參與活動的單位和個人進行重點收集。 （三）直接參與收集 即單位檔案機構派員直接參與現(xiàn)場拍攝的收集方法。 （四）隨時收集 即要求檔案人員平常要注意收集有關活動信息，發(fā)現(xiàn)線索及

7、時跟蹤，及時收集。三、聲像檔案的收集方法精選ppt聲像檔案的收集工作要注意“四結合”，即： 1、檔案部門與相關部門相結合，調動相關部門參與收集的積極性，多渠道、多層次地開展搜集工作。有條件的單位，應與崗位職責和財務報銷、年終績效考核、獎懲相結合，以取得更好的實效。實際工作中有的單位就采取檔案移交與年度獎金相掛鉤的辦法，取得很好效果。 2、檔案館（室）收集聲像檔案與清理機關、團體、企事業(yè)單位的積存聲像材料相結合，明確聲像檔案搜集的重點單位。 3、向機關、企事業(yè)單位征集與個人征集相結合，取得單位與個人的有力支持，進一步拓寬搜集渠道。 4、無償收集與有償收集相結合。精選ppt第三節(jié) 聲像檔案的整理一

8、、照片檔案的整理 二、錄音錄像檔案的整理 三、錄音錄像檔案劃分保管期限和價值鑒定精選ppt一、照片檔案的整理 照片檔案的整理應遵循“三個有利于”（即利于保持照片檔案的有機聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用）的原則。歸檔的照片與底片影像應一致；無底片的照片應翻拍底片，無照片的底片應沖洗出照片；照片檔案的底片、照片應分開存放。精選ppt 目前的照片檔案有兩種：一種是用一般相機和普通膠卷，采用可見光使膠片感光的照片；另一種是運用數(shù)字技術與光學技術相結合而形成的照片，即我們通常說的數(shù)碼相片。（一）照片檔案的構成與種類精選ppt（普通）照片檔案由底片、照片及文字說明三部分構成。 （1）底片底片是與被攝景物

9、顏色相反的負影像，以感光膠片為載體。底片是照片檔案的重要組成部份，它可分為原底片和翻版底片（原底片的拷貝或通過原照片的翻拍形成）。對于一些重要的、珍貴的照片，應制作翻版底片，并與原底片同時保存。 （2）照片照片是與被拍攝景物顏色相同的正影像，它是通過底片沖印而成的。 （3）文字說明文字說明是對照片檔案內容的介紹和補充，它與照片相輔、互不可分。文字說明應包含事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等諸要素。1、照片檔案的構成：精選ppt（二）照片的選擇 對收集歸檔的照片檔案，檔案人員應精心挑選，對存有真?zhèn)我闪x的照片應采取必要措施進行鑒定；對反映同一內容的若干張照片，應選擇其主要的、主題鮮明、影像清晰

10、、畫面完整、未加修飾剪裁的照片歸檔，力求完整性、完美性、典型性相統(tǒng)一。 精選ppt 對于照片檔案數(shù)量較少的單位，照片檔案可從屬文書檔案或科技檔案，并統(tǒng)一整理、編號；對于照片檔案數(shù)量較多，且所收集的照片檔案與文書檔案或其他類型檔案相對獨立的單位，應將照片檔案單獨分類、編目，單獨存放。（三）照片檔案的分類、排列及編號精選ppt（1）底片的分類 對于大部分單位來說，底片數(shù)量不多，可不分類，只按底片收集的先后順序編流水號即可。 對于底片數(shù)量和類型較多的單位，可按以下幾種方式分類：第一，按制成材料分類，可分為軟制底片和硬制底片，黑白底片和彩色底片；第二，按形成方式分類，可分為原底片與翻版底片；第三，按底

11、片呈像分類，可分為負片和反轉片；第四，按尺寸大小分類，可分為2寸、4寸和特大號等；第五，按年度分類，即按不同歷史時期、不同年度產生的底片來分類；第六，按內容分類，即按底片反映的問題、項目、產品等來分類。各單位可根據(jù)實際情況采用切合本單位實際的分類法。 注意：一個全宗的底片要單獨整理，不同全宗的底片不可混雜。 1、底片的分類、排列、編號精選ppt 底片排列是按收集時間順序進行。 底片號編制格式：全宗號保管期限代碼張?zhí)枴?全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。 保管期限代碼：分別用“1、2、3”或“Y、C、D”對應代表永、長期、短期。 張?zhí)枺涸谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌鹊灼瑥摹?”開始順編流水號。例：4

12、4Y6，即代表溫州市檔案局永久卷中的第6張底片。 底片號登錄順序應與照片號登錄順序保持一致。（2）底片的排列與編號精選ppt 底片應放入底片袋內保管，一張一袋，并在底片袋右上方標明底片號。翻拍底片應在底片袋左上方標明“F”字樣；拷貝底片標明“K”字樣。對大幅底片，應墊襯柔軟的中性偏堿性紙張后放入專用檔案袋檔案盒。 底片裝袋插冊后應填寫冊內備考表、冊脊。 （3）底片裝袋插冊精選ppt（1）照片的分類 應在全宗內按保管期限年度問題進行分類。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限問題年度進行分類。不同全宗照片不可混雜。分類方案應前后一致，不應隨意變動。 2、照片檔案的分類、排列及編號精選ppt社會活動

13、照片:鹽城師范學院商學院“奧運使者”社會實踐小分隊走進社區(qū) 精選ppt新聞照片:二零零八年鹽城師范學院輔導員、班主任工作培訓精選ppt 科技照片 :北京廣播電臺發(fā)射塔全景精選ppt歷史照片:北京天安門前長街精選ppt歷史照片:私塾學生拜見老師精選ppt歷史照片:八國聯(lián)軍在紫禁城前精選ppt歷史照片:圣母皇太后葉赫那拉 氏精選ppt歷史照片:圓明園大水法及西洋樓原貌精選ppt藝術照片 北京某處風景區(qū)全景 藝術照片（不屬于立卷范圍） 精選ppt（2）照片的排列 應在分類方案的最低一級類目內，按問題結合時間、重要程度、保密等級等進行排列。 （3）照片檔案的編號精選ppt照片號的編制有兩種格式：格式一

14、：全宗號保管期限代碼冊號張?zhí)?格式二：全宗號保管期限代碼張?zhí)?其中全宗號、保管期限代碼與底片號中的全宗號、保管期限代碼是一致的。 冊號：是指在某一全宗某一保管期限內照片冊的排列從“1”開始編流水號。 張?zhí)枺焊袷揭恢械膹執(zhí)柺侵刚掌趦詢鹊呐帕袕摹?”開始的順序編號；格式二中的張?zhí)柺侵冈谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌日掌呐帕袕摹?”開始的順序編號。 精選ppt例一：鹽城市檔案局（館）的照片檔案分類大綱與編號方法： 分類大綱：黨群類、行政類、業(yè)務類、領導視察類四類。 編號方法：采用全宗號保管期限冊號序號編號方法。 如：44C13代表鹽城市檔案局長期保管的照片檔案中的第1冊（黨群類）的第3張照片。精選ppt

15、例二：全市重大活動照片檔案分類大綱及編號方法： 對外交流及僑務活動（全宗號384）、“文明城市創(chuàng)建”活動（385）、鹽城文化建設重大活動（386）、鹽城城市建設重大活動（387）等等。 如：385Y11即代表文明城市創(chuàng)建活動永久保管的第11張照片。精選ppt注意：照片檔案的編號應做到不重號、不空號、不漏號。 照片檔案經分類、排列、編號后，即可按編號順序將其固定在照片冊的芯頁上。對于大幅照片，可將其放入專用的檔案盒（袋）中。 照片編號裝冊后應填寫冊內備考表、冊脊及本冊情況說明。 精選ppt 文字說明是照片檔案不可或缺的重要組成部分（說明其意義）。 1、內容包括六要素：事由（照片所反映的事情或事物

16、的緣由）、時間（拍攝時間）、地點、人物（照片中主要人物的姓名、身份） 、背景、作者（拍攝人或單位）。 （四）照片檔案的說明精選ppt編寫要求 （1）文字簡潔、語言流 暢。 （2）位于照片的下方或左 側、右側書寫，寬度 不少于50毫米。 （3）一張照片編一個說明。 精選ppt例1:2008年11月10日下午，中共鹽城師范學院委員會一屆二次會議在新長校區(qū)行政中心樓召開，黨委常委成長春、薛家寶、張建祥、曹健、張勤、溫潘亞，全體黨委委員參加了會議，副院長陳昌遠以及紀委委員、各部門、二級學院主要負責人列席了會議。 精選ppt文字說明:事由:中共鹽城師范學院委員會一屆二次會議召開時間: 2008年11月1

17、0日下午地點:新長校區(qū)行政中心樓人物:黨委常委成長春、薛家寶、張建祥、曹健、張勤、溫潘亞，全體黨委委員背景:部署了我校貫徹落實十七屆三中全會和省十一屆五次全會的意見 ,改善民生、促進和諧、切實保證校園穩(wěn)定 作者:游本良精選ppt例2:2008年11月7日上午，學院黨委書記成長春施工單位、監(jiān)理單位負責人的陪同下視察新校區(qū)逸夫實驗樓施工現(xiàn)場。 精選ppt文字說明:事由:學院黨委書記成長春視察新校區(qū)逸夫實驗樓施工現(xiàn)場時間: 2008年11月7日上午地點:新長校區(qū)逸夫實驗樓人物:學院黨委書記成長春(左二)、施工單位負責人(左一)背景:檢查新校區(qū)建設的質量和安全，推進新校區(qū)建設進度作者:卞咸杰精選ppt

18、2、格式：單張說明或組合說明。 (1)單張照片說明 題名：簡明準確概括基本內容、人物、時間、地點、事由。 照片號：照片在照片冊中的順序號。 底片號：底片在底片冊中的順序號。 參見號：與本張照片有聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。 如：2003年鹽城市檔案局（館）長會議照片（參見號441881）表示與鹽城市檔案局文書檔案永久目錄88案卷號第1頁對應。 拍攝時間：以8位阿拉伯數(shù)字表示，如：20030208。 拍攝者：拍攝人或單位 文字說明：事由、人物、時間、地點、背景、拍攝者等。精選ppt （2）組合照片的說明（如一組“文明城市創(chuàng)建”活動或木偶節(jié)活動照片） 組合照片說明應概括揭示該組照片所反映的全部信息內

19、容及其他需要說明的事項，并標明所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量；組合照片應在每一組照片的左上角或右上角以“”、“”、“”等組聯(lián)符號表示。組聯(lián)符號不宜跨冊。 采用組合照片說明的照片，其單張照片說明可以從簡。但其說明編寫應符合客觀準確、編寫及時的要求。 精選ppt 照片經分類、排列、編號后，即可按照片編號順序裝入照片冊的芯頁上。特殊規(guī)格照片應與其他照片一并組卷，另外存放，并在冊內目錄中注明。 照片檔案組卷后，應按照片檔案管理規(guī)范（GB/T118212002）標準編制檔案目錄。照片檔案目錄種類包括基本目錄、冊內目錄、分類目錄、主題目錄、攝影者目錄等。 （五）照片檔案的組卷及目錄編制精選ppt1、照片檔案的鑒

20、定 （1）鑒定的內容。包括鑒定照片形成的年代、反映的內容及載體材料等。 （2）鑒定的方法。 有通過史料考證鑒定；調查詢問有關人員考證鑒定；實地考察鑒定；內容對照比較考證鑒定；請有關專家進行技術鑒定等。 2、照片檔案保管期限的確定 根據(jù)照片檔案的價值確定其保管期限，分永久、長期、短期三種?？蓞⒄张c之相對應的文書檔案的保管期限確定其保管期限。（六）照片檔案的鑒定精選ppt（一）種類 錄音、錄像檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的，具有保存價值的，以機械、光學、電磁等記錄方式記錄聲音、影像，以特殊材料為載體的歷史記錄。 1、錄音檔案 主要有唱片和錄音帶兩種。錄音帶有盤式和盒式兩種，其

21、中以盒式為常見。盒式錄音帶分60、90、120分鐘三種；按其制成材料，有氧化鐵磁帶、鉻磁帶、鐵鉻磁帶、摻鈷磁帶及金屬磁帶等，氧化磁帶又分為低噪聲帶、低噪聲高輸出帶及高保真帶等。 2、錄像檔案 錄像帶同樣分盤式和盒式兩種，同樣以盒式為常見。其寬度有：2英寸、1英寸、3/4英寸、1/2英寸及1/4英寸等，制成材料有鉻帶、摻鈷氧化鐵帶等。二、錄音錄像檔案的整理 精選ppt（二）錄音錄像帶的驗收 為保證歸檔的錄音錄像檔案的質量及完整、準確，需要在整理前進行驗收。主要是把握： 1、質量關。包括錄音帶有無變調失真或噪音干擾，錄像帶內容是否完整、畫面是否清晰、聲音是否清楚等。 2、完整關。包括與錄音錄像帶相

22、應的文字說明是否完整齊全等。精選ppt（三）錄音錄像檔案的分類與編號 1、分類 必須將錄音檔案和錄像檔案分開。音像制品多的單位，如電視臺、廣播電臺等，還可在錄音檔案或錄像檔案內按內容等劃分屬類。 2、編號 錄音錄像檔案是以盤或盒為保管單位進行編號的。編號可按歸檔的時間順序結合內容編制流水號。格式：類別代號順序號。如：像05，表示錄像檔案第5盒（盤）。 編號中必須注意兩個一致：一是錄音錄像盒上的編號與外包裝盒上的編號一致；二是錄音錄像盒上的編號與其相應的文字說明一致。精選ppt（四）編寫文字說明 錄音錄像檔案的文字說明必須詳細準確。錄音帶要寫明：講話內容、講話人姓名、身份、錄音時間、錄音帶播放時

23、長、錄音帶型號規(guī)格、設備的型號規(guī)格。錄像帶要寫明：所攝內容、主要人物、拍攝時間、錄像帶型號規(guī)格、設備的型號規(guī)格。 二、錄音錄像檔案的整理精選ppt（五）填寫標簽 標簽內容包括：編號、參見號、片名、播放時間、攝制單位、攝制時間、規(guī)格、制式、密級、主要人物的姓名、身份等。 （六）錄音錄像檔案的編目 錄音錄像檔案整理后，要分開編目。（其目錄格式見教材P185頁）。 著錄時需注意：第一，要以一盒（盤）錄音（錄像）帶為一個保管單位著錄一條；第二，如一盒（盤）錄音（錄像）帶錄制多人講話或多個節(jié)目，應在題名欄中逐一注明；第三，如一個活動錄制多盒（盤）錄音（錄像）帶，則應在題名欄后注明錄音（錄像）帶的順序號。

24、 二、錄音錄像檔案的整理 精選ppt（一）錄音錄像檔案保管期限的劃分 可參照文書檔案的保管期限確定。 （二）錄音錄像檔案價值的鑒定 三、錄音錄像檔案劃分保管期限和價值鑒定精選ppt一、聲像檔案的保管 聲像檔案保管的主要任務是通過科學、規(guī)范、合理的管理，采取必要的措施，維護聲像檔案的完整和安全，最大限度的延長其壽命。 第四節(jié) 聲像檔案的保管與利用 精選ppt1、照片檔案的包裝物與裝具 照片檔案的包裝物與裝具應符合照片檔案管理規(guī)范的規(guī)格和要求。 底片袋應選擇表面略粗糙和無光澤的中性偏堿性紙質材料和中性膠粘劑制作；照片冊、底片冊的封面、封底、芯頁應采用PH值為中性偏堿性紙質材料制作。 裝具應選用耐腐蝕、不釋放有害氣體、表面光潔平整的金屬或低塑性塑料材料，避免使用木制材料。 （一）照片檔案的保管精選ppt2、照片檔案的存放 一般的照片、底片冊應立放，以免照片、底片受壓后發(fā)生粘連；對于大幅照片，可采用平放方式，但疊放高度不宜超過5cm；對于珍貴的、重要的、使用頻繁的照片，應進行復制、拷貝，以拷貝照片提供