第九章 檔案統(tǒng)計(jì)工作ppt課件

1、第九章 檔案統(tǒng)計(jì)工作1 檔案統(tǒng)計(jì)工作概述2檔案的登記與統(tǒng)計(jì).1檔案統(tǒng)計(jì)工作概述1.1檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容的任務(wù)檔案統(tǒng)計(jì)就是運(yùn)用一系列的統(tǒng)計(jì)技術(shù)和方法，通過表冊(cè)和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢(shì)的工作過程。它是了解、認(rèn)識(shí)和掌握檔案工作總體情況的重要手段。檔案統(tǒng)計(jì)工作，就是以統(tǒng)計(jì)數(shù)字的形式，反映檔案和檔案工作有關(guān)的情況，揭示檔案和檔案工作量變過程的一項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。其內(nèi)容包括檔案的進(jìn)出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況的登記，檔案檢索工具、編研資料、提供利用的登記以及檔案構(gòu)成、利用效果、機(jī)構(gòu)人員等情況的基本統(tǒng)計(jì)和其他專門統(tǒng)計(jì)。總而言之，檔案統(tǒng)計(jì)工作包括檔案的人、財(cái)、物的基本登記和綜合統(tǒng)計(jì)兩部

2、分。.從統(tǒng)計(jì)的對(duì)象來劃分，檔案統(tǒng)計(jì)工作大致可分為兩方面：一是對(duì)檔案實(shí)體及其管理狀況的統(tǒng)計(jì)；一是對(duì)檔案事業(yè)的組織與管理狀況的統(tǒng)計(jì)。目前我國(guó)檔案工作的統(tǒng)計(jì)體系，可分為4個(gè)層次：全國(guó)檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)，專業(yè)系統(tǒng)檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)，地方各級(jí)檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)，檔案館、（室）檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)。檔案統(tǒng)計(jì)工作的基本任務(wù)，是對(duì)檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析、提供統(tǒng)計(jì)資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。.1.2檔案統(tǒng)計(jì)工作的意義和要求檔案統(tǒng)計(jì)是對(duì)檔案工作進(jìn)行定量分析和認(rèn)識(shí)，以指標(biāo)數(shù)量揭示檔案和檔案工作諸現(xiàn)象的發(fā)展過程、現(xiàn)狀及其一般的規(guī)律。其意義有：1.2.1檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案事業(yè)建設(shè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作

3、建立并健全科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作，可以準(zhǔn)確地反映各級(jí)檔案部門工作的真實(shí)情況，可以對(duì)各級(jí)檔案部門的工作進(jìn)行分析和比較，便于對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)管理，便于更好地了解和掌握檔案工作的規(guī)模，水平和發(fā)展趨勢(shì)，便于對(duì)各級(jí)檔案部門的工作進(jìn)行分類指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，從而進(jìn)一步提高檔案工作水平，充分發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。.1.2.2檔案統(tǒng)計(jì)工作可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求：1、要保證統(tǒng)計(jì)資料的準(zhǔn)確性、客觀性和科學(xué)性，這是對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作首要要求。檔案統(tǒng)計(jì)自1984年起已納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃的國(guó)家統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系，因此，檔案統(tǒng)計(jì)必須依據(jù)統(tǒng)計(jì)法規(guī)，如實(shí)地提供統(tǒng)計(jì)檔案資

4、料，不得虛、瞞、拒報(bào)，不得偽造和篡改。2、檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)當(dāng)遵循全國(guó)統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn)代化建設(shè)的要求，逐步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系完整、統(tǒng)計(jì)分類標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作科學(xué)化、統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化、統(tǒng)計(jì)計(jì)算和數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)現(xiàn)代化、統(tǒng)計(jì)服務(wù)優(yōu)質(zhì)化。3、充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)的服務(wù)和監(jiān)督作用。檔案統(tǒng)計(jì)要為多方面研究工作和各級(jí)決策工作提供耳目、參謀、咨詢等作用。檔案統(tǒng)計(jì)工作由統(tǒng)計(jì)調(diào)查，統(tǒng)計(jì)資料的歸納整理和統(tǒng)計(jì)資料的分析報(bào)告三個(gè)基本階段組成。.1.3檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查1.3.1檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查任務(wù)獲取大量的、調(diào)查單位的真實(shí)材料。.1.3.2檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查基本形式1、統(tǒng)計(jì)表報(bào)。它是下級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)和檔案館（室），按照統(tǒng)一的規(guī)定向上級(jí)機(jī)關(guān)以表的

5、形式定期報(bào)送的文件，也是檔案統(tǒng)計(jì)工作中的一種基本制度。其主要特點(diǎn)是：填報(bào)單位都以原始記錄為依據(jù)，按照規(guī)定的格式，統(tǒng)一的計(jì)算方法和一定的期限填送報(bào)表。如國(guó)家檔案局專門制作的一套檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)。2、專門調(diào)查。它是按專門的目的臨時(shí)組織起來的調(diào)查，是統(tǒng)計(jì)表報(bào)的一種補(bǔ)充形式。其遵循的原則是：以實(shí)事求是的態(tài)度來搜集真實(shí)可靠的資料：對(duì)不同的對(duì)象應(yīng)采取不同的調(diào)查形式和方法，各種形式、方法合理結(jié)合；遵守觀察的同時(shí)性和定期性。對(duì)專題調(diào)查的要求是：必須確定統(tǒng)一的、準(zhǔn)確的調(diào)查目的和任務(wù)、調(diào)查對(duì)象、調(diào)查單位和報(bào)告單位、調(diào)查時(shí)間和地點(diǎn)、調(diào)查方法及綱要，才能使統(tǒng)計(jì)調(diào)查按照最必要的項(xiàng)目和統(tǒng)一的口徑進(jìn)行，從而取得可以

6、綜合的原始資料。.1.4檔案統(tǒng)計(jì)資料的整理1、分組（分類）是整理和分析統(tǒng)計(jì)資料的基礎(chǔ)工作。2、正確地選擇分組標(biāo)準(zhǔn)（也稱分組標(biāo)志）是保證實(shí)現(xiàn)分組任務(wù)的關(guān)鍵一環(huán)。3、檔案統(tǒng)計(jì)分組，根據(jù)分組標(biāo)準(zhǔn)的多少可分為簡(jiǎn)單組和復(fù)合分組兩種。.1.5編制統(tǒng)計(jì)表1、統(tǒng)計(jì)表的種類：有簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì)表、分組統(tǒng)計(jì)表和復(fù)合統(tǒng)計(jì)表三種。2、制表要求：表格緊湊，構(gòu)成體系，標(biāo)題精確，明確計(jì)量單位，應(yīng)注明填報(bào)的單位、時(shí)間及制表人。.1.6統(tǒng)計(jì)指標(biāo)絕對(duì)數(shù)，即總量指標(biāo)；相對(duì)數(shù)，一般以倍數(shù)、百分?jǐn)?shù)、千分?jǐn)?shù)來表示；平均數(shù)，即綜合指標(biāo)。.1.6.1絕對(duì)數(shù)檔案工作具體具體現(xiàn)象量的反應(yīng)，是用以說明檔案工作的某種現(xiàn)象在一定時(shí)間、地點(diǎn)條件下得規(guī)模或水平的

7、統(tǒng)計(jì)數(shù)字，也是計(jì)算統(tǒng)計(jì)中所應(yīng)用的相對(duì)數(shù)和平均數(shù)的基礎(chǔ)。.1.6.2相對(duì)數(shù)兩個(gè)互有聯(lián)系的檔案工作現(xiàn)象數(shù)量的比值和比率，即從兩個(gè)互有聯(lián)系的檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的比中得出的一種指標(biāo)。一般以倍數(shù)、百分?jǐn)?shù)、千分?jǐn)?shù)等形式表示。作用：1、能說明絕對(duì)數(shù)不能說明的問題，更清楚地反映出檔案館（室）開展檔案業(yè)務(wù)工作的情況；2、能將檔案工作現(xiàn)象的絕對(duì)水平抽象化，使原來不能直接相比絕對(duì)數(shù)可以進(jìn)行比較。.1.6.3平均數(shù)按某一標(biāo)志來說明總體典型水平的一種檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)。特點(diǎn)：平均數(shù)在計(jì)算過程中將一些個(gè)別的偶然的因素的影響抽象化、具體一些，用一個(gè)數(shù)值對(duì)檔案工作現(xiàn)象的典型水平做出概括說明。平均數(shù)=總體標(biāo)志總量總體數(shù)量=標(biāo)志總量總體單位

8、數(shù).2 檔案的登記與統(tǒng)計(jì)2.1檔案的登記檔案登記就是以薄、冊(cè)、表、單等形式記載檔案的收進(jìn)、移出以及整理、鑒定、保管和提供利用等情況，以揭示其過程、現(xiàn)狀和變化的檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查方法。通過檔案登記獲得的數(shù)字、數(shù)據(jù)和資料室檔案統(tǒng)計(jì)的原始材料，所以檔案登記既是維護(hù)檔案完整與安全的必要手段之一，也是檔案統(tǒng)計(jì)工作的基礎(chǔ)。.2.1.1檔案數(shù)量和現(xiàn)狀的登記1、卷內(nèi)目錄和案卷目錄卷內(nèi)目錄是對(duì)卷內(nèi)單份文件進(jìn)行的登記。既是檔案整理工作的一種編目，同時(shí)又能對(duì)卷內(nèi)檔案文件起到統(tǒng)計(jì)數(shù)量的作用。案卷目錄是登記每個(gè)案卷題名和其他基本狀況的簿冊(cè)，它既是整理編目的一直形式，也是已編目檔案的最可靠基礎(chǔ)登記材料。.2、案卷目錄登記簿案卷

9、目錄登記簿是登記案卷目錄并控制其數(shù)量的一種登記材料。它主要項(xiàng)目有全宗號(hào)、目錄號(hào)、目錄名稱、目錄所屬年度、目錄內(nèi)案卷數(shù)量、目錄頁數(shù)和份數(shù)、移交說明等項(xiàng)。.3、全宗名冊(cè)全宗名冊(cè)是登記檔案館所保存的每個(gè)全總的名冊(cè)。它是檔案館登記全宗和固定全宗排列順序及其號(hào)數(shù)所用的一種工具。其主要項(xiàng)目有全宗號(hào)、全宗初次入館日期、全總名稱、全宗移出說明等項(xiàng)。.4、全宗單全宗單是檔案館的一種比較重要的綜合性檔案登記文件，具體地反映了每個(gè)全宗檔案的全面情況。它是檔案統(tǒng)計(jì)全宗情況的最基本的原始材料。全宗單以全宗為單位分別登記，其基本內(nèi)容由全宗的歷史材料、已整理編目檔案和未編目檔案三個(gè)部分組成。.5、全宗卡片全宗卡片是檔案行政

10、管理部門掌握檔案館保存的全宗狀況和全宗分布情況的一種檔案登記形式。其主要項(xiàng)目有：卡片名稱；全宗名稱及其變化情況；立檔單位的情況及主要職能；全宗初次入館日期、檔案數(shù)量及統(tǒng)計(jì)日期等。.6、檔案成分和數(shù)量變化情況報(bào)道表它是檔案館向檔案行政管理部門報(bào)送的有關(guān)檔案成分和數(shù)量變化情況的檔案登記形式。其主要項(xiàng)目有全宗號(hào)、全宗名稱、新收進(jìn)和移出、年終全宗內(nèi)檔案總數(shù)等。檔案行政管理部門根據(jù)報(bào)道表在有關(guān)全宗上補(bǔ)充登記。.7、收進(jìn)登記簿收進(jìn)登記簿是檔案館為了記載檔案增長(zhǎng)情況所使用的檔案登記形式。它的登記是以收進(jìn)檔案的次數(shù)為單位編號(hào)登記的，每次收進(jìn)檔案無論多少都只站一個(gè)順序號(hào)，每個(gè)號(hào)下以全宗為單位進(jìn)行登記。收進(jìn)登記簿

11、的主要項(xiàng)目有收到日期、移交機(jī)關(guān)、移交文據(jù)、全宗（或一部分）名稱、檔案所屬年度、檔案數(shù)量、檔案狀況、全宗號(hào)等。.8、總登記簿總登記簿主要是機(jī)關(guān)檔案室進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查所使用的原始臺(tái)賬，它是逐年登記新收到和移出案卷的流水登記簿。其登記的數(shù)量包括案卷收入、移出的變動(dòng)和總結(jié)部分。.2.1.2檔案提供利用登記1、利用者登記卡片是檔案館掌握服務(wù)對(duì)象情況的一種檔案登記形式。其登記內(nèi)容包括利用者的姓名、性別、年齡、所在單位、職務(wù)等基本情況。.2、閱覽室入室登記簿是檔案準(zhǔn)予利用者入室閱覽的一種檔案登記形式。主要內(nèi)容包括利用者姓名、所在機(jī)關(guān)名稱、閱覽室時(shí)間等項(xiàng)。它對(duì)檔案閱覽室利用檔案人數(shù)、人次進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的重要依據(jù)。.

12、3、借閱單是利用者在檔案閱覽室借閱檔案的申請(qǐng)書，也是利用檔案者向閱覽室工作人員借閱和歸還檔案時(shí)的一種憑證。主要包括：借閱日期；所在機(jī)關(guān)及姓名；借閱目的，借閱案卷所屬全宗、全宗號(hào)數(shù)和數(shù)量；借還手續(xù)等。.4、檔案借出登記簿是將檔案館、室內(nèi)檔案借出館、室外利用時(shí)的一種檔案登記形式。主要內(nèi)容包括借出日期借閱單位及個(gè)人；利用目的；借出案卷所屬全宗、目錄、案卷號(hào)及數(shù)量；接還手續(xù)等。.5、檔案利用效果登記單是由檔案利用者對(duì)利用檔案所獲得經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益等客觀效果所進(jìn)行的一種登記形式。登記內(nèi)容有利用者、被利用檔案的檔號(hào)、利用于何種工作及其作用的概述、對(duì)利用檔案效果的估計(jì)等項(xiàng)。.6、借閱情況登記簿是為了積累統(tǒng)

13、計(jì)資料而對(duì)利用者在檔案館、室內(nèi)利用檔案的情況而進(jìn)行的一種檔案登記形式。其主要內(nèi)容有借閱日期、利用者所在單位、姓名、職務(wù)、利用目的借閱案卷數(shù)量等。.2 檔案的基本統(tǒng)計(jì)根據(jù)檔案事業(yè)基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)所列，檔案的基本統(tǒng)計(jì)包括：2.1檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)、人員基本情況表該表反映檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置、人員編制和現(xiàn)有專職人員基本情況的一種統(tǒng)計(jì)表。主要內(nèi)容包括省、地、縣3級(jí)檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)數(shù)量、定編人數(shù)和現(xiàn)有人員數(shù)量、年齡、文化程度、檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)的構(gòu)成等。.2.2機(jī)關(guān)檔案工作基本情況表該表是反映機(jī)關(guān)檔案工作全面情況的統(tǒng)計(jì)表。主要內(nèi)容包括：機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu)、人員（包括兼職人員）的基本情況；檔案、資料及其管理的情況，如各類檔案的數(shù)量、資料的數(shù)量、微縮數(shù)量，本年立卷歸檔、編研資料、借閱利用以及設(shè)備等情況。.2.3檔案館基本情況表該表是反映檔案館全面情況的統(tǒng)計(jì)表。其主要內(nèi)容包括：中央和地方各級(jí)各類檔案館數(shù)量、定編人員數(shù)量及現(xiàn)職人員基本情況；館藏檔案數(shù)量和各類檔案整理情況；檔案、資料利用情況；本年