公文管理制度修稿(共12頁)

1、公文(gngwn)管理制度 目的(md)為了規(guī)范公司(n s)公文管理，保證公文高效、安全、流暢運(yùn)行，特制定本制度。行政人力部是公司公文和外來公文的歸口管理部門，負(fù)責(zé)收、發(fā)文處理和文檔管理工作。2. 適用范圍本制度適用于公司所屬各部門。 公文的種類3.1 決定、決議類 對重要事項(xiàng)或重大活動作出安排，用“決定”。 對會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。 通知、通報類 適用于批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)公文、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求下屬單位辦理和通知有關(guān)單位了解或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知”。 表揚(yáng)批評、處分獎勵、傳達(dá)重要情況，用“通報”。 報告、請示類凡上行文均使用呈批呈閱件。其中，向上級主管和部門匯報工作

2、、反映情況、提出建議，用“報告”；向上級主管和部門請求批示、批準(zhǔn)，用“請示”。 公函類對外商洽工作、詢問(xnwn)和答復(fù)，用“函”。 會議紀(jì)要記錄和傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精神(jngshn)，以便在一定范圍內(nèi)貫徹與執(zhí)行，用“會議紀(jì)要”。公文(gngwn)的格式要求由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、主題詞、密級、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時間、抄送機(jī)關(guān)、附注、發(fā)送范圍等部分組成。公文內(nèi)容要素分為版頭、主體、版記三部分。版頭指公文首頁分隔線以上的部分；主體是指公文首頁分隔線（不含）以下，公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分；版記則是指公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分記。 公文

3、標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并應(yīng)標(biāo)明發(fā)文部門和公文種類。如：公司部關(guān)于的通知。 發(fā)文字號4.2.1 包括公司、部門字號、年號、順序號。4.2.2 集團(tuán)公司級文件1、使用“上發(fā)”字的，僅限于由總經(jīng)理起草和總經(jīng)理辦公會議確定的文件。2、使用“上（*）發(fā)”字的，特指由行政人力部主辦的、涉及公司全局的或需要多個部門配合的文件。（辦）發(fā)部門2005年號2號序號集團(tuán)公司上4.2.3部門文件不使用公司字號，直接由部門字號、年號、順序號組成。部門文件主要用于部門內(nèi)部(nib)管理事務(wù)，以下情況不得以部門文件下發(fā)：涉及規(guī)章制度類文件；涉及公司財務(wù)(ciw)制度或財務(wù)規(guī)定的制定、修改的文件，并以公司級文

4、件(wnjin)形式由總經(jīng)理本人直接簽發(fā)；涉及獎懲的文件;涉及其他部門的文件。4.2.4 主題詞是公文標(biāo)題的簡縮詞。如關(guān)于春節(jié)放假的通知主題詞簡寫為“春節(jié) 放假 通知。4.2.5 公文一律加蓋印章，并應(yīng)注明簽發(fā)人；加蓋印章的頁面如無正文時，應(yīng)在頁面左上方括弧說明（此頁無正文）。4.2.6 公文應(yīng)注明發(fā)送范圍和印數(shù)。上行文用“報送、并報、抄報”字樣，下行文用“發(fā)送”；平行文用“主送、抄送”字樣。輪流傳看一份文件，應(yīng)注明“傳閱”字樣。上行文一般只標(biāo)識一個報送領(lǐng)導(dǎo)，如需同時報送幾個上級機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)，可以用并報、抄報形式。有時為了使領(lǐng)導(dǎo)之間、部門之間相互了解各自對某一文件的看法、意見、態(tài)度可采用傳閱方式

5、。4.2.7 密級公文(gngwn)應(yīng)分別標(biāo)明“秘密”字樣，是否屬于秘密應(yīng)由發(fā)文主管單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。緊急公文應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急”。 文件頁面標(biāo)準(zhǔn)(biozhn)格式（附件1-1、1-2、1-3）。5. 行文(xngwn)規(guī)則5.1 公司各部門之間未對有關(guān)問題協(xié)商一致時，一律不得各自向下行文。5.2 公司各部門可以聯(lián)合行文。5.3 請示的公文一般應(yīng)一文一事。6起草公文6.1 起草必須使用行政人力辦公室統(tǒng)一的文件格式。6.2 公文簽發(fā)涉及公司全局性重要文件由總經(jīng)理簽批，辦公室下發(fā)。涉及某一方面工作的部門文件由主管副總簽發(fā)。6.3 各部門發(fā)出的公文由部門經(jīng)理起草，主管副總審核，行政辦

6、公室備案存檔。6.4 公文用印應(yīng)填寫用印登記，經(jīng)主管副總簽批后，行政人力辦公室方可辦理。部門自行用印，應(yīng)建立登記制度，辦公室將隨時不定期進(jìn)行檢查。6.5 傳遞秘密公文時，必須采取相應(yīng)的保密措施，確保文件安全。7. 收文(shuwn)處理程序由行政(xngzhng)人力部專員收取(shuq)公文并作登記，經(jīng)部門經(jīng)理審核轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理審閱，下發(fā)各部主管副總，下發(fā)各部門執(zhí)行。7.1 公文的收發(fā)、傳閱登記制度由行政人力部統(tǒng)一制定，并隨時抽查各部門執(zhí)行情況（收文登記、文件編號、記錄等）。7.2 對需要催辦的文件，要建立嚴(yán)格的登記制度。承辦部門必須在規(guī)定的時間內(nèi)將承辦處理情況，填妥收文處理箋向發(fā)文部門復(fù)命。7

7、.3 公文辦理完畢，主辦部門應(yīng)將公文處理情況和結(jié)果書面向主管副總回復(fù)。8. 公文立卷、銷毀8.1 與公司經(jīng)營活動有關(guān)的上級來文，重要會議文件資料，經(jīng)濟(jì)活動中的合同、協(xié)議、公司文件、部門文件等一切重要文件均應(yīng)歸檔。8.2 公司各相關(guān)單位應(yīng)在當(dāng)年三月三十日前，將上年度應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料收集整理后，向辦公室集中移交。8.3 辦公室收到各單位交來的歸檔文件、資料后，采取年度組織機(jī)構(gòu)檔案內(nèi)容的分類編目方法，進(jìn)行整理立卷。8.4 沒有(mi yu)存檔價值和存查必要的公文，應(yīng)由辦公室列出清單，征求業(yè)務(wù)部門意見后，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)即可銷毀。對于批準(zhǔn)銷毀的文件，要指定專人（兩人以上）監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀文件清

8、冊上簽名。9具體(jt)附件：公司(n s)文件格式如下：附件1-1：集團(tuán)公司級文件格式附件1-2：部門主辦的公司級文件格式附件1-3：部門文件格式附件1-4會議紀(jì)要文件格式附件1-1：集團(tuán)公司級文件格式秘密等級緊急程度#有限公司文件上發(fā)年份(ninfn)號 簽發(fā)人：標(biāo)題(biot)字號：二號黑體字，黑色。發(fā)文字(wnz)號：小三號仿宋GB2312字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識：年份應(yīng)標(biāo)全稱，序號不編虛位（即1不編為001）不加“第”字。分割線黑色，規(guī)格1.5磅,長度據(jù)頁邊距左、右各1.5cm。如果是某部門主辦的公司級文件，在上和發(fā)之間加入帶括號的部門簡稱?？找恍嘘P(guān)于的決定公文標(biāo)題：

9、用3號仿宋GB2312體加深，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。標(biāo)題中除引號“ ”和書名號 外，一般不使用其它標(biāo)點(diǎn)符號?？找恍小ⅲ褐魉蜋C(jī)關(guān)：標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格用4號仿宋GB2312體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。（空一行）附件：1.2.（空一行）年月日時間：領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期，用大寫數(shù)字將年、月、日標(biāo)全 （加蓋公章）公文正文：為4號仿宋GB2312字體，每自然段左空2字，回行頂格，數(shù)字、年份不能回行，行間距為23磅。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。頁碼：阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3，居中

10、。公文如有附件，在正文下空一行，左空2個字符，用小4號防宋字體標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識要一致。如無附件(fjin)，在正文(zhngwn)下空一行(yxng)，右下方標(biāo)注日期，空一行對應(yīng)下方標(biāo)注公司名稱，公司名稱正上方加蓋公章。用印必須清晰、端正。（此外，頁面邊距為上下各1.5cm,左右各2.5cm） 年月日印發(fā)#有限公司空一行分隔線，粗細(xì)0.75磅，長度距離頁邊距左右各2.5cm，下面以此類推主報，分隔線，主送，分隔線等等，空行對齊主送，印發(fā)，同行右側(cè)共

11、印份數(shù)。主 報： 小4號仿宋GB2312字，詞目間兩空格 主 送： 小4號仿宋GB2312字，詞目間兩空格 印發(fā) 小4號仿宋GB2312字，數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字小寫 共印份附件1-2：部門主辦的公司級文件格式秘密等級緊急程度#有限公司文件上（*）發(fā)年份號 簽發(fā)人：標(biāo)題字號：二號黑體字，黑色。發(fā)文字號：小三號仿宋GB2312字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識：年份應(yīng)標(biāo)全稱，序號不編虛位（即1不編為001）不加“第”字。分割線黑色，規(guī)格1.5磅,長度據(jù)頁邊距左、右各1.5cm。如果是某部門主辦的公司級文件，在上和發(fā)之間加入帶括號的部門簡稱?？找恍嘘P(guān)于的決定公文標(biāo)題：用3號仿宋GB2312體加深，

12、可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。標(biāo)題中除引號“ ”和書名號 外，一般不使用其它標(biāo)點(diǎn)符號?？找恍?、：主送機(jī)關(guān)：標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格用4號仿宋GB2312體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。（空一行(yxng)）附件(fjin)：1.2.（空一行(yxng)）年月日時間：領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期，用大寫數(shù)字將年、月、日標(biāo)全 （加蓋公章）公文正文：為4號仿宋GB2312字體，每自然段左空2字，回行頂格，數(shù)字、年份不能回行，行間距為23磅。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。頁碼：阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3

13、，居中。公文如有附件，在正文下空一行，左空2個字符，用小4號防宋字體標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識要一致。如無附件，在正文下空一行，右下方標(biāo)注日期，空一行對應(yīng)下方標(biāo)注公司名稱，公司名稱正上方加蓋公章。用印必須清晰、端正。（此外，頁面邊距為上下各1.5cm,左右各2.5cm） 年月日印發(fā)#有限公司空一行分隔線，粗細(xì)0.75磅，長度距離頁邊距左右各2.5cm，下面以此類推主報，分隔線，主送，分隔線等等，空行對齊主送，印發(fā)，同行右側(cè)共印份數(shù)。主 報： 小4號仿宋GB2

14、312字，詞目間兩空格 主 送： 小4號仿宋GB2312字，詞目間兩空格 印發(fā) 小4號仿宋GB2312字，數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字小寫 共印份附件1-3：部門文件格式 秘密等級緊急程度#有限公司文件上（*）發(fā)年份號 簽發(fā)人：標(biāo)題(biot)字號：二號黑體字，黑色。發(fā)文字(wnz)號：小三號仿宋(fn sn)GB2312字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識：年份應(yīng)標(biāo)全稱，序號不編虛位（即1不編為001）不加“第”字。分割線黑色，規(guī)格1.5磅,長度據(jù)頁邊距左、右各1.5cm。如果是某部門主辦的公司級文件，在上和發(fā)之間加入帶括號的部門簡稱?？找恍嘘P(guān)于的決定公文標(biāo)題：用3號仿宋GB2312體加深，可分一行

15、或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。標(biāo)題中除引號“ ”和書名號 外，一般不使用其它標(biāo)點(diǎn)符號。空一行、：主送機(jī)關(guān)：標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格用4號仿宋GB2312體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。（空一行）附件：1.2.（空一行）年月日時間：領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期，用大寫數(shù)字將年、月、日標(biāo)全 （加蓋公章）公文正文：為4號仿宋GB2312字體，每自然段左空2字，回行頂格，數(shù)字、年份不能回行，行間距為23磅。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。頁碼：阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3，居中。公文如有附件，在正文下空一行，左空2

16、個字符，用小4號防宋字體標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識要一致。如無附件，在正文下空一行，右下方標(biāo)注日期，空一行對應(yīng)下方標(biāo)注公司名稱，公司名稱正上方加蓋公章。用印必須清晰、端正。（此外，頁面邊距為上下各1.5cm,左右各2.5cm） 年月日印發(fā)#有限公司(yu xin n s)空一行(yxng)分隔線，粗細(xì)(cx)0.75磅，長度距離頁邊距左右各2.5cm，下面以此類推主報，分隔線，主送，分隔線等等，空行對齊主送，印發(fā)，同行右側(cè)共印份數(shù)。主 報： 小4號仿宋GB2

17、312字，詞目間兩空格 主 送： 小4號仿宋GB2312字，詞目間兩空格 印發(fā) 小4號仿宋GB2312字，數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字小寫 共印份附件1-4：會議紀(jì)要文件格式秘密等級緊急程度#有限公司文件上發(fā)年份號 簽發(fā)人：標(biāo)題字號：二號黑體字，黑色。發(fā)文字號：小三號仿宋GB2312字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識：年份應(yīng)標(biāo)全稱，序號不編虛位（即1不編為001）不加“第”字。分割線黑色，規(guī)格1.5磅,長度據(jù)頁邊距左、右各1.5cm。如果是某部門主辦的公司級文件，在上和發(fā)之間加入帶括號的部門簡稱。空一行萬馬仕的會議紀(jì)要公文標(biāo)題：用3號仿宋GB2312體加深，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。標(biāo)題中除引號“ ”和書名號 外，一般不使用其它標(biāo)點(diǎn)符號?？找恍袝r間：#年#月#日星期# 地點(diǎn)：#辦公室/會議室會議主持：# 參會人員：# # # 會議記錄人：#會議(huy)內(nèi)容：時間、地點(diǎn)、會議主持(zhch)、參會人員、會議記錄人、會議內(nèi)容均左側(cè)(zu c)頂格用4號仿宋GB2312體字，并加粗體。后內(nèi)容均為4號仿宋GB2312體字。會議紀(jì)要正文使用4號仿宋GB2312體字，正文完畢（空一行）在正文下空一行，右下方