西北農林科技大學案卷檔案整理規(guī)范

1、西北農林科技大學案卷檔案整理規(guī)范第一章 概念第一條 案卷是指由若干份互有聯(lián)系的文件組合放入卷皮的檔案保管單位。包括案卷封面、卷內文件目錄、卷內文件和卷內備考表等。第二條 部門立卷歸檔時，應按問題、時間、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律，分類組卷，便于查找利用為原則。第二章 整理的一般要求第三條 專（兼）職檔案員將按照要求，將同一問題的文件材料收集齊全后組成案卷，并對卷內文件進行調整檢查。1.檢查文件份數(shù)。檢查文件是否收集齊全完整，有無不需要歸檔的文件材料。2.檢查文件的聯(lián)系。依照案卷內容，檢查文件是否存在相互混淆、重復或拆散文件聯(lián)系的現(xiàn)象。3.檢查文件保存價值。4.檢查文件數(shù)量。一般A4紙不超

2、過200頁，A3紙不超過100頁。對同一問題文件數(shù)量多的，適當分卷。問題單一、文件數(shù)量少者可組薄卷。第四條 立卷分類1.按年度分開。將文件材料按其形成或針對的年度分開。一般文件歸入文件形成年度；跨年度的請示與批復，歸入批復年度；跨年度規(guī)劃、計劃，可歸入文件內容針對的第一個年度；跨年度的總結、報告，歸入文件內容針對的最后一個年度；統(tǒng)計報表、預決算歸入針對年度；跨年度的會議文件，一般可歸入會議開幕的年度；按學年處理的文件歸入專門年度。2.按問題分開。將文件材料按其所反映的問題分開。3.按保管期限分開。按永久、長期和短期分開。第五條 立卷組合一般應以問題為主。卷內文件材料按重要程度或時間順序排列：批

3、復、批示在前，請示報告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后；其它文件材料按時間順序排列。第六條 填寫卷內文件目錄1.順序號：以卷內每件文件材料的先后順序填寫的序號。一般每份文件材料單獨計算為一件，正件與附件，按一件計算。2.文號：文件制發(fā)機關的發(fā)文字號。件字號中的“字”、“第”、“號”字、文件編號中的“0”，如“07號”等，應如實錄入。3.責任者：形成該文件材料的單位或對該文件材料的署名者。一般是指文件材料的落款蓋章單位或負責人。聯(lián)合行文的責任者寫前兩個單位加等字。無責任者的文件材料，根據(jù)內容自擬責任者，外加“ ”號。4.題名：即文件材料標題，一般應照實抄錄。

4、沒有標題或標題不能說明內容的文件材料，可自擬標題，外加“”號。5.日期：文件的形成時間。6.頁號：卷內文件起止頁的編號。起止號中間用“”連接。第七條 編寫頁號和加蓋檔號章1.成卷裝訂的卷內文件編頁號，按件裝訂的卷內文件編件號。2.卷內文件無論單面或雙面只要有書寫文字，均應一面編寫一個頁號。頁號的位置在每頁材料非裝訂線一側的下角，用打號機逐頁打號。一般從1開始編號。3.卷內文件應逐件加蓋檔號章，并填寫檔號章的各個項目，編制件號。檔號章位置加蓋在每件文件首頁右上角。卷內文件的件數(shù)，一般每份文件單獨計算為一件。第八條 擬寫案卷標題一般應概括卷內文件材料主要責任者、內容、名稱(文種)等。第九條 裝訂案

5、卷1.裝訂時，拆除文件材料上的金屬物。裝訂位置在距左側邊沿1厘米，距上下邊沿9厘米處裝訂；2.表格材料要求表頭位置向里或向上。較大的表格，要適當?shù)卣郫B（A4）。3.對裝訂線以外有字跡的文件材料，或破損的文件材料以及與本卷文件材料不可分割的照片、小字條等，要加邊、修補和裱糊。第十條 填寫卷內備考表1.本卷情況說明：填寫卷內文件材料缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。2.立卷人：組成本卷的責任者簽名。3.檢查人：對案卷質量進行審核的責任者簽名。4.立卷時間：歸檔整理完成時間。第十一條 錄入案卷目錄 參見西北農林科技大學南大之星檔案管理系統(tǒng)應用指南。第三章 歸檔第十二條 打印移交目錄。目錄空白處單位分管領導、歸檔整理人簽字，并加蓋公章。第十三條 歸檔材料按照移交目錄先后順序放置。第十四條 與檔案館聯(lián)系移交檔案。經管理人員檢查驗收合格后，雙方履行簽字手續(xù)，辦理正式移交。第十五條 凡