西北農(nóng)林科技大學(xué)案卷檔案整理規(guī)范

1、西北農(nóng)林科技大學(xué)案卷檔案整理規(guī)范第一章 概念第一條 案卷是指由若干份互有聯(lián)系的文件組合放入卷皮的檔案保管單位。包括案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件和卷內(nèi)備考表等。第二條 部門立卷歸檔時(shí)，應(yīng)按問(wèn)題、時(shí)間、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律，分類組卷，便于查找利用為原則。第二章 整理的一般要求第三條 專（兼）職檔案員將按照要求，將同一問(wèn)題的文件材料收集齊全后組成案卷，并對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行調(diào)整檢查。1.檢查文件份數(shù)。檢查文件是否收集齊全完整，有無(wú)不需要?dú)w檔的文件材料。2.檢查文件的聯(lián)系。依照案卷內(nèi)容，檢查文件是否存在相互混淆、重復(fù)或拆散文件聯(lián)系的現(xiàn)象。3.檢查文件保存價(jià)值。4.檢查文件數(shù)量。一般A4紙不超

2、過(guò)200頁(yè)，A3紙不超過(guò)100頁(yè)。對(duì)同一問(wèn)題文件數(shù)量多的，適當(dāng)分卷。問(wèn)題單一、文件數(shù)量少者可組薄卷。第四條 立卷分類1.按年度分開(kāi)。將文件材料按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi)。一般文件歸入文件形成年度；跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度；跨年度規(guī)劃、計(jì)劃，可歸入文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度；跨年度的總結(jié)、報(bào)告，歸入文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度；統(tǒng)計(jì)報(bào)表、預(yù)決算歸入針對(duì)年度；跨年度的會(huì)議文件，一般可歸入會(huì)議開(kāi)幕的年度；按學(xué)年處理的文件歸入專門年度。2.按問(wèn)題分開(kāi)。將文件材料按其所反映的問(wèn)題分開(kāi)。3.按保管期限分開(kāi)。按永久、長(zhǎng)期和短期分開(kāi)。第五條 立卷組合一般應(yīng)以問(wèn)題為主。卷內(nèi)文件材料按重要程度或時(shí)間順序排列：批

3、復(fù)、批示在前，請(qǐng)示報(bào)告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；其它文件材料按時(shí)間順序排列。第六條 填寫卷內(nèi)文件目錄1.順序號(hào)：以卷內(nèi)每件文件材料的先后順序填寫的序號(hào)。一般每份文件材料單獨(dú)計(jì)算為一件，正件與附件，按一件計(jì)算。2.文號(hào)：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。件字號(hào)中的“字”、“第”、“號(hào)”字、文件編號(hào)中的“0”，如“07號(hào)”等，應(yīng)如實(shí)錄入。3.責(zé)任者：形成該文件材料的單位或?qū)υ撐募牧系氖鹈摺Ｒ话闶侵肝募牧系穆淇钌w章單位或負(fù)責(zé)人。聯(lián)合行文的責(zé)任者寫前兩個(gè)單位加等字。無(wú)責(zé)任者的文件材料，根據(jù)內(nèi)容自擬責(zé)任者，外加“ ”號(hào)。4.題名：即文件材料標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。

4、沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明內(nèi)容的文件材料，可自擬標(biāo)題，外加“”號(hào)。5.日期：文件的形成時(shí)間。6.頁(yè)號(hào)：卷內(nèi)文件起止頁(yè)的編號(hào)。起止號(hào)中間用“”連接。第七條 編寫頁(yè)號(hào)和加蓋檔號(hào)章1.成卷裝訂的卷內(nèi)文件編頁(yè)號(hào)，按件裝訂的卷內(nèi)文件編件號(hào)。2.卷內(nèi)文件無(wú)論單面或雙面只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個(gè)頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)的位置在每頁(yè)材料非裝訂線一側(cè)的下角，用打號(hào)機(jī)逐頁(yè)打號(hào)。一般從1開(kāi)始編號(hào)。3.卷內(nèi)文件應(yīng)逐件加蓋檔號(hào)章，并填寫檔號(hào)章的各個(gè)項(xiàng)目，編制件號(hào)。檔號(hào)章位置加蓋在每件文件首頁(yè)右上角。卷內(nèi)文件的件數(shù)，一般每份文件單獨(dú)計(jì)算為一件。第八條 擬寫案卷標(biāo)題一般應(yīng)概括卷內(nèi)文件材料主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱(文種)等。第九條 裝訂案

5、卷1.裝訂時(shí)，拆除文件材料上的金屬物。裝訂位置在距左側(cè)邊沿1厘米，距上下邊沿9厘米處裝訂；2.表格材料要求表頭位置向里或向上。較大的表格，要適當(dāng)?shù)卣郫B（A4）。3.對(duì)裝訂線以外有字跡的文件材料，或破損的文件材料以及與本卷文件材料不可分割的照片、小字條等，要加邊、修補(bǔ)和裱糊。第十條 填寫卷內(nèi)備考表1.本卷情況說(shuō)明：填寫卷內(nèi)文件材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。2.立卷人：組成本卷的責(zé)任者簽名。3.檢查人：對(duì)案卷質(zhì)量進(jìn)行審核的責(zé)任者簽名。4.立卷時(shí)間：歸檔整理完成時(shí)間。第十一條 錄入案卷目錄 參見(jiàn)西北農(nóng)林科技大學(xué)南大之星檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用指南。第三章 歸檔第十二條 打印移交目錄。目錄空白處單位分管領(lǐng)導(dǎo)、歸檔整理人簽字，并加蓋公章。第十三條 歸檔材料按照移交目錄先后順序放置。第十四條 與檔案館聯(lián)系移交檔案。經(jīng)管理人員檢查驗(yàn)收合格后，雙方履行簽字手續(xù)，辦理正式移交。第十五條 凡