審核前的培訓(xùn)課件

1、審核前的應(yīng)對(duì)培訓(xùn)P2 管理體系外部審核主要應(yīng)用于確定公司活動(dòng)符合管理體系要求的程度。審核發(fā)現(xiàn)用于評(píng)價(jià)管理體系的有效性和識(shí)別改進(jìn)的機(jī)會(huì)。第三方審核由外部獨(dú)立的審核服務(wù)組織進(jìn)行。這類組織通常是經(jīng)認(rèn)可的，提供符合標(biāo)準(zhǔn)要求的認(rèn)證或注冊(cè)。GB/T19011提供了審核指南。P3第三方審核的作用通過(guò)一個(gè)具有資質(zhì)的第三方來(lái)證實(shí)：向外界展示組織所建立的管理體系是符合標(biāo)準(zhǔn)要求的組織內(nèi)部能有效的實(shí)施、保持和持續(xù)改進(jìn)管理體系組織的管理體系運(yùn)作滿足相關(guān)方的要求P4認(rèn)證審核的范圍確定 一般不超出營(yíng)業(yè)執(zhí)照中的規(guī)定因?yàn)閳?zhí)照是法律法規(guī)的要求，是前提認(rèn)證主要是考慮組織的產(chǎn)品質(zhì)量周邊環(huán)境職業(yè)健康安全要求組織的體系運(yùn)行是否得到有效控

2、制,需提供證據(jù)證明是否滿足法律法規(guī)及客戶的要求,也要求有證據(jù)P5一般情況下認(rèn)證審核員會(huì)提出的問(wèn)題我們?nèi)绾位卮疬@些問(wèn)題其它問(wèn)題P61.管理體系 management system 建立方針和目標(biāo)并實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的體系 質(zhì)量管理體系 quality management system指導(dǎo)和控制組織的關(guān)于質(zhì)量的管理體系 質(zhì)量： 一組固有特性滿足要求的程度P7環(huán)境：組織運(yùn)行活動(dòng)的外部存在，包括空氣、水、土地、自然資源、植物、 動(dòng)物、人，以及它們之間的相互關(guān)系。環(huán)境因素environmental aspect 一個(gè)組織的活動(dòng)、產(chǎn)品或服務(wù)中能與環(huán)境發(fā)生相互作用的要素。 注：重要環(huán)境因素是指具有或能夠產(chǎn)生重大

3、環(huán)境影響的環(huán)境因素職業(yè)健康安全occupational health and safety ： 影響作業(yè)場(chǎng)所內(nèi)員工、臨時(shí)工、合同工、訪問(wèn)者和其他人員的安全 和健康的條件和因素。職業(yè)安全衛(wèi)生管理體系 occupational health safety management system 組織全部管理體系中專門管理與其業(yè)務(wù)相關(guān)的職業(yè)安全衛(wèi)生風(fēng)險(xiǎn)的部分，包括為制定、實(shí)施、實(shí)現(xiàn)、評(píng)審和保持職業(yè)安全衛(wèi)生方針?biāo)璧慕M織機(jī)構(gòu)、規(guī)劃活動(dòng)、職責(zé)、慣例、程序、過(guò)程和資源。P82公司的方針及目標(biāo)的主要內(nèi)容是什么?3.公司的管理者代表,員工代表是誰(shuí)?4.公司貫徹的什么管理體系? 5。什么是ISO？國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織(I

4、nternational Orgnization for Standardization)的縮寫.6.什么叫做ISO9001?ISO9001就是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織于1987年頒布的質(zhì)量管理體系要求標(biāo)準(zhǔn). 2008年ISO組織對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了又一次進(jìn)行了修訂.目前我們執(zhí)行的即為此版本.P97。什么叫做ISO14001：2004? 對(duì)組織的環(huán)境管理體系活動(dòng)要求的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定?？偰康氖侵С汁h(huán)境保護(hù)和污染預(yù)防，協(xié)調(diào)它們與社會(huì)需求和經(jīng)濟(jì)需求的關(guān)系8。什么叫做OHSAS 18001：2007職業(yè)健康安全管理體系 對(duì)職業(yè)健康安全管理體系的要求，使組織能控制其職業(yè)健康安全風(fēng)險(xiǎn)，改進(jìn)其職業(yè)健康安全績(jī)效的規(guī)范9.你對(duì)標(biāo)準(zhǔn)要求

5、建立管理體系的看法（特別是高層領(lǐng)導(dǎo)）?10.為什么要建立標(biāo)準(zhǔn)管理體系?ISO9001標(biāo)準(zhǔn)的推行是現(xiàn)代企業(yè)管理和產(chǎn)品質(zhì)量保證的需要.目前市場(chǎng)趨勢(shì)的變化已使質(zhì)量成為競(jìng)爭(zhēng)的首要因素.P1011.推行ISO9001有什么好處?ISO9001的推行有以下幾個(gè)好處: a.能提高生產(chǎn)效率、促進(jìn)有效溝通. b.減少錯(cuò)誤重復(fù)，確保制造和故障減少. c.是公司工作不斷改進(jìn)的基礎(chǔ). d.維持生產(chǎn)過(guò)程的穩(wěn)定并使其趨于標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范,有據(jù)可依. e.提供穩(wěn)定的質(zhì)量管理過(guò)程,使其成為全面質(zhì)量管理體系. f.是全球質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)并得到國(guó)際承認(rèn). g.是十分有效的產(chǎn)品及服務(wù)管理工具.P11目的： 建立一個(gè)“持續(xù)改進(jìn)、自我發(fā)展”的組

6、織發(fā)展機(jī)制。 作用： 滿足顧客需求， 增強(qiáng)顧客滿意，并爭(zhēng)取超越顧客期望，從而贏得顧客、贏得市場(chǎng)， 在質(zhì)量競(jìng)爭(zhēng)方面為組織贏得生存空間。方法： 識(shí)別質(zhì)量管理體系所需的過(guò)程及其在組織中的應(yīng)用； 識(shí)別這些過(guò)程的順序和相互作用； 確定為確保這些過(guò)程的有效運(yùn)行和控制所需要的準(zhǔn)則和方法； 確保可以獲得必要的資源和信息，以支持這些過(guò)程的運(yùn)行和對(duì)這些過(guò)程的監(jiān)視； 監(jiān)視、測(cè)量和分析這些過(guò)程； 實(shí)施必要的措施，以實(shí)現(xiàn)對(duì)這些過(guò)程策劃的結(jié)果和對(duì)這些過(guò)程的持續(xù)改進(jìn)； 評(píng)價(jià)： 原則（準(zhǔn)則）： 符合性，適宜性、充分性、有效性（有責(zé)、有序、有效、高效） 方法： 自我評(píng)價(jià)、過(guò)程評(píng)價(jià)、審核（內(nèi)、外）、管理評(píng)審。實(shí)施質(zhì)量管理的目的、

7、作用、方法及評(píng)價(jià)P12 質(zhì)量管理僅僅是現(xiàn)代企業(yè)管理全部?jī)?nèi)涵的一個(gè)層面（顧客關(guān)系層面），但質(zhì)量管理的理念、理論及技術(shù)、手段、方法、工具對(duì)現(xiàn)代企業(yè)管理的其它領(lǐng)域產(chǎn)生了廣泛而深刻的影響。 實(shí)施規(guī)范化管理是實(shí)施有效管理的前提與基礎(chǔ)。 管理的本質(zhì)是管理過(guò)程，管理的目的是追求持續(xù)改進(jìn)，不斷創(chuàng)新。P1312.公司是申請(qǐng)那種管理模式的認(rèn)證? 我公司是申請(qǐng)ISO9001:2008/ISO14001：2004/OHSAS18001：2007質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系13.公司的主要產(chǎn)品有哪些?流程咋樣?14.您負(fù)責(zé)的主要工作是什么,請(qǐng)說(shuō)明一下?15.你部門的目標(biāo)是什么?16. 請(qǐng)問(wèn)你受過(guò)哪些訓(xùn)練?你在本職崗位是

8、否受過(guò)培訓(xùn)?17. 不合格品不符合如何處理?18.對(duì)你本身的工作是什么？在哪里可以看到相關(guān)文件的規(guī)定?P14最高管理者了解公司管理體系的范圍即覆蓋的區(qū)域熟悉公司方針的含義和公司貫標(biāo)的目的或動(dòng)機(jī)清楚在公司管理體系推進(jìn)過(guò)程中的職責(zé)了解公司推進(jìn)管理體系都做了那些具體的策劃工作清楚公司都有那些重大環(huán)境因素清楚公司都制定了那些目標(biāo)指標(biāo)以及環(huán)境管理方案清楚公司管理體系評(píng)審的有關(guān)規(guī)定及其有關(guān)資料清楚適用的環(huán)境法律法規(guī)對(duì)公司的要求確公司已采取那些措施保證相關(guān)方能夠及時(shí)獲取公司的環(huán)境方針清楚告訴環(huán)境管理方案的目前執(zhí)行情況清楚告訴目前在環(huán)境法律法規(guī)的遵守情況P15管理者代表清楚自己在管理體系中的職責(zé)和公司管理體系

9、覆蓋的過(guò)程及含蓋的認(rèn)證產(chǎn)品范圍外審前一天組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人對(duì)公司進(jìn)行衛(wèi)生大檢查，包括各部門辦公室、生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的物品擺放、文件管理等。策劃審核員的接送、生活安排工作指定審核陪同人員，多少以認(rèn)證公司的審核計(jì)劃分組情況為準(zhǔn)準(zhǔn)備管理手冊(cè)、程序文件及相關(guān)的工作文件，份數(shù)以認(rèn)證公司參加審核的審核員人數(shù)為準(zhǔn)。準(zhǔn)備好審核員辦公的地方和中午休息的地方。確保公司參加審核首末次會(huì)議的人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)，至少應(yīng)提前比審核員到場(chǎng)，并帶好筆和本，嚴(yán)禁有遲到現(xiàn)象。確保公司參加審核首末次會(huì)議的人員要穿戴干凈整齊P16 認(rèn)證審核前兩天建議由管理者代表組織公司各有關(guān)人員召開(kāi)動(dòng)員大會(huì)，一是方便各相關(guān)部門作好充分準(zhǔn)備，二是消除大家的緊張感和

10、壓力 對(duì)認(rèn)證公司的審核計(jì)劃進(jìn)行確認(rèn)和反饋，若對(duì)計(jì)劃有異議或疑義請(qǐng)?zhí)崆芭c認(rèn)證公司溝通協(xié)調(diào) 確保各相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人審核期間都能夠在場(chǎng)，工作正常運(yùn)轉(zhuǎn) 認(rèn)證審核前建議由管理者代表對(duì)各相關(guān)職能部門的文件管理情況組織一次抽樣檢查，以防作廢或無(wú)效文件在現(xiàn)場(chǎng)流通使用。 必要時(shí)組織好審核首末次會(huì)議的拍照存檔工作P17熟悉公司的環(huán)境因素及重大環(huán)境因素熟悉公司的方針目標(biāo)環(huán)境管理方案及執(zhí)行情況了解公司適用的環(huán)境法律法規(guī)對(duì)公司的要求了解公司目前適用環(huán)境法律法規(guī)的遵守情況熟悉作為管理者代表在管理體系中的職責(zé)備注：一般情況下，最高管理者和管理者代表一起審核。P18 組織本部門人員在外審前再次熟悉與本部門工作有關(guān)的文件，尤

11、其方針、目標(biāo) 熟悉本部門在管理體系中的主要職責(zé) 參加審核首末次會(huì)議的人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)、穿戴干凈整齊。 外審前要組織部門人員搞好部門衛(wèi)生包括文件整理，尤其生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)如生產(chǎn)設(shè)備表面、掛放的文件。要干凈掛放端正、物品擺放要整齊、標(biāo)識(shí)正確。 員工熟悉各自崗位的環(huán)境因素/重大環(huán)境因素以及相關(guān)的控制措施規(guī)定 熟悉各自崗位的工作能夠?qū)Νh(huán)境產(chǎn)生的環(huán)境影響 熟悉各自崗位相關(guān)的適用環(huán)境法律法規(guī)要求以及若不遵守將會(huì)產(chǎn)生何環(huán)境影響 檢查部門各控制點(diǎn)是否進(jìn)行標(biāo)識(shí)有無(wú)遺漏各相關(guān)職能部門P19文件整理：從現(xiàn)場(chǎng)撤除無(wú)效文件，以防誤用；對(duì)有效文件進(jìn)行整理、分類標(biāo)識(shí)歸檔，存放與易查找到的地方包括對(duì)記錄的管理。對(duì)保留的有效文件編制一份清

12、單/目錄，以便查找。審核時(shí)各部門最好指定一名熟悉本部門文件管理的人員協(xié)助被審人員查找文件。尋找證據(jù)時(shí)要達(dá)到快、準(zhǔn)之效果。審核過(guò)程中回答問(wèn)題應(yīng)以文件為主，以記錄做證據(jù)，千萬(wàn)不可亂說(shuō)、東拉西扯，若聽(tīng)不懂時(shí)，可以請(qǐng)審核員再重復(fù)一遍，千萬(wàn)不可不懂裝懂，亂回答?；卮饐?wèn)題時(shí)，只說(shuō)自己的工作，最好不要說(shuō)他人的工作。審核過(guò)程中提供證據(jù)時(shí)，審核員要什么提供什么，不可亂提供。對(duì)于沒(méi)有做好的地方，千萬(wàn)不要和審核員爭(zhēng)吵，此時(shí)可以虛心請(qǐng)教或私下向其請(qǐng)教。P20陪同人員：帶領(lǐng)審核員到各部門進(jìn)行審核，向被審部門負(fù)責(zé)人和審核員相互介紹。每一個(gè)部門審核完畢，應(yīng)事先通知下一個(gè)，可以將審核員的審核特點(diǎn)告訴下一個(gè)部門，確保其作好充分

13、準(zhǔn)備。審核員參觀現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，向?qū)徍藛T介紹廠里情況。負(fù)責(zé)審核員和受審部門之間有爭(zhēng)議時(shí)的協(xié)調(diào)工作熟悉公司的業(yè)務(wù)運(yùn)作熟悉公司的管理體系運(yùn)作情況了解各相關(guān)職能部門在管理體系中的主要職責(zé) P21 公司的方針目標(biāo)應(yīng)熟悉、了解、最好能背誦下來(lái)。 任何修改或涂改要有簽名或蓋章。 各種記錄均應(yīng)加以簽名確認(rèn)。包括電腦打印的記錄。 表單記錄內(nèi)容的空白處要?jiǎng)澯洝?”或蓋“空白”章。 文件或記錄，禁用鉛筆書(shū)寫。 不能剪貼，最好不要用涂改液涂改。 確保表單記錄的完整性，尤其是需要做持續(xù)追蹤的記錄。 先確定了解問(wèn)題后再回答。做到有問(wèn)必答，答其所問(wèn)。 回答要有根據(jù)，審核員認(rèn)可所答的問(wèn)題后，不需要延伸，發(fā)展該問(wèn)題。P22證據(jù)多比少

14、好，但證據(jù)需為有效證據(jù)。對(duì)審核員可能會(huì)問(wèn)到的問(wèn)題，資料應(yīng)事先準(zhǔn)備好，或隨身攜帶。確保各部門的需審核文件和資料可隨時(shí)按要求找到。 對(duì)自己本職工作的要求應(yīng)熟悉并描述重要的參數(shù)、數(shù)據(jù)。認(rèn)證審核當(dāng)天，每一位審核員，需安排一位陪審員。 對(duì)審核中的每一項(xiàng)目，需有一個(gè)人主答。 現(xiàn)場(chǎng)操作人員的篩選，要安排班、組長(zhǎng)或熟悉流程的和在場(chǎng)。不熟練的人員可安排調(diào)班。 審核員所提及之缺點(diǎn)建議事項(xiàng),陪審人員要隨時(shí)記下來(lái)（記清楚），盡量在審核后會(huì)議（總結(jié)會(huì)）之前完成文件方面的糾正措施。P23 生產(chǎn)工作計(jì)劃適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，使生產(chǎn)順暢，生產(chǎn)完整產(chǎn)品。審核員食宿之安排及審核員辦公室的準(zhǔn)備。法律許可的情況下的禮貌、友情饋贈(zèng)。 環(huán)境的整理

15、，5S的加強(qiáng)，死角的清理。 文明禮貌、制服、工牌的著裝要求，體現(xiàn)公司的精神面貌。 審核工作的配合,（如到下班時(shí),審核未結(jié)束應(yīng)予配合）。 應(yīng)切忌與審核員的沖突,避免強(qiáng)辯,明顯的錯(cuò)誤應(yīng)謙虛接受。 審核時(shí)盡可能提供之前一個(gè)月的記錄,并準(zhǔn)備三個(gè)月內(nèi)的記錄,以便審核時(shí)追蹤。 各部門的不合格品、廢品應(yīng)于認(rèn)證前一天全部清理,留在現(xiàn)場(chǎng)的只能是當(dāng)時(shí)的,不合格品的處理應(yīng)有記錄,可追溯形成閉環(huán)。 涂改過(guò)多的記錄（多于三處以上）的應(yīng)予撤換，重寫。P24多做不一定是好事，多做部分應(yīng)予說(shuō)明、規(guī)定。欠缺部分應(yīng)以作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的方式規(guī)定，臨時(shí)補(bǔ)充。P25 在審核中,需要做的三不一看： 不隨意回答，不輕易說(shuō)不知道，審核員問(wèn)什么答什

16、么,. 審核員要看什么就提供什么,審核員無(wú)要求者就不要提供.與審核有關(guān)之資料要分類歸檔 不被審核的資料.文件要收拾好,不要隨便放置. 提供資料前最好先看一下有無(wú)問(wèn)題,不要太匆忙,以免造成錯(cuò)誤. 回答問(wèn)題時(shí)不必緊張,要有禮貌,如發(fā)生誤解時(shí),要婉轉(zhuǎn)解釋清楚.P26審核時(shí)一切按照正常作業(yè),不要好奇圍觀,也不要回避問(wèn)題.審核時(shí)若已到下班時(shí)間,但審核員仍在進(jìn)行審核時(shí),要延長(zhǎng)下班時(shí)間配合審核進(jìn)行.審核期間所有作業(yè)一定要按規(guī)定進(jìn)行,如自主檢查、制程檢驗(yàn)、作業(yè)方法、日常保養(yǎng)等.P271.三個(gè)原則 a.不問(wèn)到不回答 b.不相關(guān)不回答 c.不清楚不回答2.一個(gè)要訣 簡(jiǎn)單扼要3.三個(gè)不要 a.不要說(shuō)假話 b.不要強(qiáng)

17、辯 c.不要推卸責(zé)任P28審核員審核主要采取的三種方式1）問(wèn)：詢問(wèn)有關(guān)的人員 2）查：查記錄看證據(jù) 3）看：看現(xiàn)場(chǎng)是否與按有關(guān)的要求在做P29 審核中，現(xiàn)場(chǎng)人員的分工1）陪同人員：負(fù)責(zé)審核過(guò)程中路線的確定，必要時(shí)提醒 各主答人員；(三個(gè)作用：引導(dǎo)，記錄，見(jiàn)證）2）主答人員：各部門主管擔(dān)當(dāng)，主要回答審核員提出的各種問(wèn)題；3）副答人員：各部門經(jīng)理?yè)?dān)當(dāng)，當(dāng)主答人員回答有誤或有偏離主題現(xiàn)象，作為重新澄清問(wèn)題的人員；4）觀摩人員：由下一被審部門的主答人員擔(dān)當(dāng)，了解審核員審核內(nèi)容及方法，及時(shí)彌補(bǔ)本部門相關(guān)記錄；5）指揮人員：統(tǒng)籌協(xié)調(diào)審核過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)加以解決。P30 回答審核員提問(wèn)時(shí)的依據(jù)公司現(xiàn)行

18、有效的管理體系文件（包括手冊(cè)、程序文件、工作指導(dǎo)等）；標(biāo)準(zhǔn)；審核時(shí)，如果你發(fā)現(xiàn)體系文件與你們部門的實(shí)際運(yùn)作不符合時(shí)怎么辦？首先應(yīng)按照文件回答，并及時(shí)把發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題傳遞給相關(guān)人員，將審核員的思維引向另一主題，盡可能提供完善的表格記錄，同時(shí)，在傳遞記錄時(shí)只需傳遞審核員需要的記錄，不可把整本文件/記錄全部給審核員。P31審核時(shí)審核員提出的問(wèn)題在體系文件中沒(méi)有描述時(shí)怎么辦？首先不要一口就回答說(shuō)沒(méi)有。應(yīng)該說(shuō)我們公司的文件中已有描述審核員提出的問(wèn)題，并請(qǐng)審核員先審核下一個(gè)問(wèn)題，已派人去找相關(guān)文件了，同時(shí)及時(shí)把審核員提出的問(wèn)題反饋到指揮中心。P32如果審核員發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)，你首先應(yīng)確認(rèn)什么？首先確認(rèn)審核員發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)的證據(jù)，如果審核員已避開(kāi)此問(wèn)題開(kāi)始審核另外一個(gè)問(wèn)題時(shí)，要及時(shí)抓住轉(zhuǎn)換問(wèn)題的瞬間解釋；如果審核員繼續(xù)審核此問(wèn)題，則須加緊利用這機(jī)會(huì)向?qū)徍藛T澄清。必須把不合格項(xiàng)只停留在本部門，不可再推到其它部門，同時(shí)及時(shí)把不合格項(xiàng)反饋到其它部門及指揮中心。P33 不符合類型嚴(yán)重不符合 完全未按照標(biāo)準(zhǔn)的要求加以控制 一個(gè)要素在多個(gè)部門失控一般不符合 有做，但未做到或未能完全做到觀察項(xiàng) 可能是不合格，但證據(jù)不足。如不重視有可能形成不合格P34糾正措施： 為消除已發(fā)現(xiàn)的不合格或其它不期望情況的原因所采取 的措施。糾正： 為消除已發(fā)現(xiàn)的不合格所采取的措施。預(yù)防措施： 為消除潛在不合格或其它潛