費用報銷管理制度

1、費用報銷管理制度總則為加強公司費用管理，控制不合理開支，規(guī)范員工報銷行為，提高公司財務管理水平，提高公司經濟效益，特制定本制度。本制度所指的費用報銷管理包括：費用借支、費用報銷、費用審批。本制度所指的費用報銷包括在日常經營活動中所發(fā)生的差旅費用、住宿費、交通費、業(yè)務招待費、辦公費用、低值易耗品購置費、廣告費用、小區(qū)開發(fā)、名單、活動費用、房屋租賃費、物業(yè)、水電、衛(wèi)生費用、維修費、工資發(fā)放、員工獎勵、福利費用、固定資產購置、材料物資采購、贈品物資采購以及其他與經營活動有關的費用等。管理原則先審批后支付原則：凡符合財務規(guī)定的支出項目均需事先申請經批準后才可支出；沒有申請或未經批準的費用一律不得支出。

2、誰審批誰負責原則：審核人、批準人要對經辦項目認真審核，按規(guī)批準并對此負責。即時結清原則：除有特殊理由并經總經理批準外，凡借用公款者，必須及時結清；前帳不清、后款不借。手續(xù)完整原則：票據要合格、手續(xù)須完整，否則財務不予受理。部門職責及審批權限管理費用報銷部門職責財務部：負責制定有關費用報銷流程及制度，并根據經批準的各部門費用的范圍、額度，對費用申請單、報銷憑證進行審核，辦理現金預借、報銷及付款。各部門：包括門店、各業(yè)務部門及各職能部門。負責對本部門的各項費用申請及報銷進行初審后按相關審批流程履行審批手續(xù)，部門負責人對各項費用發(fā)生的真實性、合理性負責。其中涉及行政辦公費用、福利費用、汽車費用的（具

3、體明細見2.1.3），由行政部復審后交財務部審核報銷。行政部：負責行政辦公費用、福利費用、汽車費用的復審及制定相關管理辦法。行政辦公費用包括辦公室的通訊費、網絡費、辦公用品、招聘費、水電雜費、裝修費、維修費、房租費、物管費、衛(wèi)生費、低耗品購置費、書籍購買（包括公司及各部門員工需要的管理學習類書籍、資料費）、固定資產等；福利費用包括培訓費、員工獎勵、員工活動經費（拓展費、旅游費）等；汽車費用包括油費、過橋過路費、停車費等。費用報銷費用報銷標準及管理要求差旅費報銷標準及管理出差人員到達目的地所需乘坐交通工具等級標準如下：公司所有人員出差可乘坐火車、動車、高鐵（均為二等席車）以及其他的交通工具等，但

4、夜間（指從晚上8時至次日凌晨7時，下同）乘坐火車在車上過夜6小時以上或連續(xù)乘車超過12小時的，可乘坐硬席臥鋪。原則上除公司人員出差不得乘坐飛機，有特殊情況的須經總經理批準后方可乘坐飛機。出差人員乘坐本規(guī)定所規(guī)定的交通工具可憑有效單證，按實報銷交通費，超規(guī)定乘坐交通工具或未經批準乘坐飛機的，其交通費超規(guī)定部分自理。出差人員所到城市的市內交通費一律憑票據實報銷，出租車票不予報銷。出差人員由接待單位提供交通工具的，不得報銷市內交通費。所有出差費用的報銷必須后附經審批后的出差申請單（詳細注明出差時間、地點、目的、交通工具等項目）。在每次出差返回公司后及時填寫差旅費報銷單交財務報賬或及時核銷借支款（一般

5、應于出差返回后3個工作日內辦理報銷手續(xù)，最遲不得跨月。）。不鼓勵員工駕車前往目的地。因個人意愿自行駕車出差的，公司只按正常出行車票同等金額報銷費用。自行駕車出行交通安全自負，公司不承擔任何責任，因交通安全所產生的修車費、保養(yǎng)費等費用個人自理。交通工具所發(fā)生的交通或治安、刑事事故，也與公司無關。出差期間發(fā)生的共同費用報銷，報銷單需有同行人員簽名確認；出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。住宿費報銷標準及管理住宿費按出差地區(qū)和出差人員職級分別設定標準，在報銷限額內實報實銷，超支自負。出差地區(qū)按其行政區(qū)劃和消費水平高低分為以下幾個等級：一級地區(qū)：包括北京、上海、杭州、廣州

6、、深圳、珠海、汕頭、重慶、廈門、海口、三亞經濟特區(qū)。二級地區(qū)：包括除上述城市外的其他省、自治區(qū)的省會城市、直轄市及沿海城市。三級地區(qū)：除一、二級地區(qū)以外的其它城市。住宿費報銷標準：崗 位一級地區(qū)二級地區(qū)三級地區(qū)實報實銷260200160上述住宿費報銷標準為每人每天最高限額，若員工多人出行，同性均以兩人一個標間，其他合住人員不再報銷住宿費。參加各類會議及培訓班人員，須在其組織者指定的住宿處住宿，住宿費按會議及培訓班規(guī)定的標準報銷，否則自理，特殊情況須預先報知總經理批準，方可報銷。住宿費憑真實、合法、有效的住宿費發(fā)票在報銷限額內實報實銷，無發(fā)票不予報銷，除住宿費用外，酒店的其他消費一律不予報銷。出

7、差人員已由接待單位免費接待或住親友家無住宿發(fā)票的，一律不予報銷住宿費。交通費報銷標準及管理為公司業(yè)務發(fā)生交通費按月實報實銷，原則上報銷公交車票，除時間緊、任務緊迫外，一般不得乘坐出租車，如確需乘坐出租車，需經部門負責人批準。因公發(fā)生的市內交通費用應保存相應車票票據，票據與實際費用發(fā)生時間必須相符，對應車費票據列明費用發(fā)生時間、地點、工作內容等編制費用明細清單作為附件，明細清單上需有部門負責人簽字確認。原則上不允許私車公用，因個人意愿自行駕車外出辦事的，公司只按正常出行車票同等金額報銷費用。自行駕車出行交通安全自負，公司不承擔任何責任，因交通安全所產生的修車費、保養(yǎng)費等費用個人自理。交通工具所發(fā)

8、生的交通或治安、刑事事故，也與公司無關。業(yè)務招待費報銷標準及管理業(yè)務招待費包括：招待來訪客人的茶葉、水果、飲料等費用；宴請客人（包括工作餐）的用餐、食品、酒水等費用；贈送客人、客戶的紀念品等費用。所有公司層面發(fā)生的業(yè)務招待費均由行政部統(tǒng)一管理，負責公司客人的宴請招待、禮品贈送及住宿安排，若公司組織召開各類會議，由行政部牽頭組成會務組，安排會議事宜。應嚴格控制對外宴請，未經總經理批準，不得對外請客送禮。公司用于接待來訪客人的茶葉、煙、酒、水果、飲料等統(tǒng)一由行政部負責購買、保管、發(fā)放及費用控制。公司名義制作的紀念品，禮品，統(tǒng)一由行政部負責訂做和管理，業(yè)務部門需領用時，按有關規(guī)定辦理領用手續(xù)。業(yè)務接

9、待客戶、公司年末舉行聯誼活動、公司各類會議、日常聚餐等，都統(tǒng)一到人事行政部簽約的酒店消費，行政部每月與簽約酒店結算，并開具會議費發(fā)票到財務報銷，財務根據結算明細分攤各部門/單元費用；所有業(yè)務招待費用報銷要附注明細表，列明時間、地點、就餐人數，由相關陪同員工簽字證明，并由部門負責人簽字確認。辦公費、低值易耗品的報銷標準及管理辦公費用：包含行政物資采購費用、招聘費、通訊費、網絡費、郵寄費等日常辦公用費用；為了合理控制費用支出，各部門辦公用品及維修耗材支出由公司行政部統(tǒng)一管理，集中購置并指定專人負責并設置臺賬登記領用情況；非常用辦公用品采購，使用部門應先向行政部申報采購申請，按程序審批后交行政部統(tǒng)一

10、采購，辦理報帳手續(xù)時需附采購清單；各部門未經申請，自行購買辦公用品等費用不予報銷。公司各部門發(fā)生的辦公室座機通訊費、網絡費、郵寄費等由行政部統(tǒng)一匯總歸集，報財務部統(tǒng)一報銷。廣告費用的報銷標準及管理廣告費用包括：媒體廣告費用、物料制做費用、廣告促銷活動費用、電視片專題制做播放等；年度廣告費、業(yè)務宣傳費和集團品牌營銷支出應根據年度業(yè)務計劃制定預算，在預算內開支；廣告費用的預付款須填寫好付款申請單同時附批準的合同辦理付帳手續(xù)，報銷時提供正式發(fā)票、合同、送貨單、驗收單等單據。廣告費用報銷時應提供的附件：物料制作費用應提供發(fā)票、已批示的合同、已批準的付款申請單、各門店或總部物料管理部門的驗收單、樣稿或反

11、映全貌的照片。促銷活動應提供已批示的促銷活動方案、發(fā)票、活動費用的清單。房租、水電、衛(wèi)生、物業(yè)費用報銷標準及管理房租費用應簽訂憑租賃合同，在首次付款時，應向財務部提交合同原件一份，并由財務部登記并留存，行政部負責統(tǒng)一辦理付款申請手續(xù)。水電、衛(wèi)生、物業(yè)費用報銷應提供相關發(fā)票或收據，由行政部統(tǒng)一報銷。維修費用：維修事務統(tǒng)一報行政部辦理，電腦信息設備維修須有維修清單，辦公家具、電器等零星維修須有維修明細表，驗收單等相關單據。固定資產購置報銷標準及管理固定資產預算及購置計劃既要從實際需要出發(fā)又要注意節(jié)約，要根據各類資產的配置，充分利用現有固定資產，防止積壓浪費。固定資產歸口行政部實行統(tǒng)一采購、統(tǒng)一管理

12、；固定資產的采購必須按照公司規(guī)定的行政采購資金申請、審批、報銷等流程進行。固定資產購置報銷應提供相關發(fā)票、送貨單、入庫單、出庫領用單作為報銷依據，經相關領導簽字審批后方可報銷。行政部門必須不斷地完善固定資產帳、卡、領用、處置、清查盤點等日常管理制度。贈品物資采購報銷管理贈品物資采購由行政部負責統(tǒng)一采購，相關部門應根據經營活動需要，報送贈品采購需求計劃及預算，經相關領導批準后，由行政部統(tǒng)一辦理。贈品到貨后應當辦理驗收入庫手續(xù)，填寫驗收入庫單，并由各自管理部門建立贈品進銷存臺賬及贈品發(fā)放（領用）登記表，落實保管責任人；貴重贈品（如金器等）不得存放在無防盜措施的地方，要設專柜保管。贈品的發(fā)放領用應當

13、按照事先制定好的活動方案執(zhí)行，貴重贈品的發(fā)放還需部門負責人簽字確認，客戶領取贈品應當在領用登記表上簽名并留下聯系電話。贈品費用報銷應提供相關發(fā)票、送貨單、入庫單、活動方案、贈品發(fā)放（領用）登記表作為報銷依據，經相關領導簽字審批后方可報銷。費用報銷票據管理為了強化公司的財務紀律，規(guī)避財務風險，公司一切事項報銷的單據均必須取得合理合規(guī)的憑證。公司員工任何不符合報銷規(guī)定的單據財務部門有權拒絕，各級確認、審核、審批人員也不應予簽字。公司費用報銷必須真實合法，一般應主動索取正規(guī)發(fā)票作為報銷憑證，一些特殊情況無法取得正規(guī)發(fā)票的可以用符合規(guī)定的相關原始憑證辦理報銷，但必須經財務部認可，一些特殊情況需要使用復

14、印件或替代憑證的，也必須由財務部認可。另外替代憑證要求做到時間合理、摘要明確、金額確定，不能真假混雜。嚴禁使用報銷人自行開具的白條或其他不合規(guī)的憑證。符合規(guī)定的相關原始憑證包括：合同、對方開出的收據、送貨清單、出入庫單、符合報銷規(guī)定的白條（指特殊情況下由服務單位或個人開出的單據，要求單據內容真實、要素完整、有服務單位或個人蓋章簽字及聯系電話）等，但不包括報銷人自行填制的白條。沒有原始單據或對方所提供的收據，一律不允許報銷。原始憑證嚴禁利用拍照、截圖、掃描、聊天記錄、傳真等影印件作為原始憑證進行報銷入賬，但是可以作為報銷附件粘貼在后面。利用復印件報銷時，應按本規(guī)定其他相關內容執(zhí)行。財務部門在審核

15、時根據相關財務制度規(guī)定有權去除不符合要求的票據（如不符合要求的發(fā)票、白條等）可以核小報銷金額；審核金額超過原報銷金額時，應退回經辦人重填或按申報金額報銷。報銷票據丟失如同現金丟失，原則上不允許報銷。發(fā)票的基本要求發(fā)票必須合法、真實、有效。發(fā)票內容真實，填寫完整，數字明晰，蓋章清楚，數量、單價的乘積要與金額相符，大小寫金額相符。發(fā)票不得涂改、挖補，篡改，字跡清楚。如發(fā)現發(fā)票有誤，應當退回重開或更正，更正處應加蓋單位公章。發(fā)票用膠水分類、整齊地粘貼在報銷粘貼單上，防止原始憑證在傳遞過程中丟失。發(fā)票抬頭與公司名稱應一致，并具有規(guī)定印章（公章或財務專用章或發(fā)票專用章等）。其他要求參見會計基礎工作規(guī)范制

16、度和國家相關法律、法規(guī)。如下費用支出必須憑正規(guī)發(fā)票報銷：交通費、餐費、住宿費、油費、新購電腦、電器等高價值固定資產（二手除外）、咨詢費、培訓費、廣告費、大宗物資采購等。符合規(guī)定的相關原始憑證要求原始單據必須是出自外部服務單位或外部服務個人。從外單位取得的原始憑證，必須有填制單位公章（業(yè)務公章、財務專用章、發(fā)票專用章、結算專用章等）。從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或蓋章以及聯系人地址與電話。購買實物的原始憑證，必須有驗收證明（需入庫的實物，必須填寫入庫驗收單，由實物保管員驗收后在入庫單上如實填寫實收數額，并簽名蓋章；不需入庫的實物，除經辦人員在憑證上簽章外，也須讓實物保管人員或使用人

17、員在憑證上簽名或蓋章）。支付款項的原始憑證，必須有收款單位或收款人的收款證明，不能僅以支付款項的有關憑證或銀行匯款憑證等代替，以防止舞弊行為的發(fā)生。原始單據必須真實、清晰、完整（須填有日期、收款內容、數量、單價、金額、收款人蓋章簽字、聯系人地址與電話），凡因涂改或損壞引起原始單據模糊不清的財務部門有權拒絕報銷。對于手續(xù)不全，不完整的要求更正、完善和補充。原始單據必須有經手人和證明人簽字。報銷單據復印件的管理以下非正式發(fā)票類的票據不得利用復印件報銷，以防止重復報銷：非資產設備類的采購票據，如辦公用品。差旅費相關票據。交通費（含加油、停車、過路橋費等）票據、餐費票據。其他日常小金額費用報銷票據。確

18、需要復印件報銷時，報銷人員應一起附上原始票據（原始票據不需要粘貼），財務人員審核后，應在所附上的原始票據右上角注明“已報銷”或“已付訖”字樣，并簽名，寫上日期，字樣標識不應覆蓋原始票據主要內容，發(fā)防止重復報銷。原始發(fā)票需要財務保管的，由財務會計或財務負責人妥善保管，需要其他部門保管的，財務人員填寫發(fā)票交接明細表，雙方簽字認可。所報銷的票據復印件，上面也應注明“原票據已交某某部門保管”字樣，并有保管人員簽字。其他報銷附件要求除上述票據外，其他附件報表必須合法、合規(guī)，有相關責任人的簽字審批，業(yè)務招待費的報銷應附業(yè)務招待清單。差旅費報銷除當天往返等特殊情況外應附出差審批單。簽有合同的費用報銷（如房租

19、、廣告費、咨詢費、培訓費等）附件必須符合合同付款流程管理規(guī)定。同一張報銷單上報銷多種費用的，應附明細列表，并按列表先后順序粘貼票據。辦公用品及行政物資采購報銷需附明細清單，物資采購報銷需附送貨單、出入庫單等附件。票據填寫及整理要求報銷人在報銷前必須事先整理好各類單據，首先對單據的類別、時間、批次、項目等進行分類，然后按照一定的標準清晰準確的粘帖在報銷單據的后面，并在附件中寫明所附單據的張數。單據數量比較煩雜的要寫出報銷明細清單附在后面。單據分列不清晰，粘帖不規(guī)范的財務部門可要求對方改正，不改正的有權予以拒絕受理。報銷單填寫要求：必須按費用報銷單要求填寫相關內容。報銷單據一律用黑色鋼筆或簽字筆填

20、寫，不得使用鉛筆、圓珠筆、紅色墨水筆填寫。報銷單據填寫應力求整潔美觀，不得隨意涂改，報銷人簽名需正楷可辯認。報銷單要逐項填寫、字跡清晰、工整并規(guī)范填寫報銷項目和摘要及大小寫合計金額。同一報銷項目的例如剪刀、訂書機、U盤都屬于辦公用品請統(tǒng)計金額填在報銷單的同一行上，不同報銷項目的分行填寫。報銷金額大小寫必須一致，小寫合計前加符號:，中文大寫注意前面的空位加符號：；中文數字大寫：壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元(圓)、角、分、零、整。報銷事項的內容、用途說明必須清晰準確，并注明費用歸屬（屬于哪個項目或部門，便于分類核算），必要時附清單詳細說明。凡是費用需要在項目或部門之間

21、分攤的，報銷人應該根據原始憑證抬頭與費用歸屬部門（項目）關系，分別歸集后，調協(xié)相應的報銷憑證，確實不能歸集的應按適當分配比例分配。有實物的報銷單據須由行政部或相關人員驗收人驗收后在票據背面簽名確認。費用報銷票據粘貼要求：報銷人應將發(fā)票及相關附件分類逐張整齊地粘貼在粘貼單正面框內，票據一律用膠棒粘貼，正面朝上，不能使用訂書機，粘貼單上應注明單據張數；票據多時粘貼方向有兩種：從右到左先小后大橫向粘貼；從右上角往下至左豎向粘貼?？傮w要求：報銷單盡量平整。報銷單與粘貼單必須大小一致，各票據不得突出于報銷單和粘貼單之外（票據過大時應按封面大小折疊好），各票據應均勻貼在粘貼單上，整份報銷單各部分厚度應盡量

22、保持一致。若報銷票據面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼。報銷單據金額、類型相同的（如車票等），應盡量張貼在一塊，并按金額大小排列。報銷票據在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額。費用報銷單分差旅費報銷單和費用報銷單，差旅費報銷填寫差旅費報銷單，其他所有費用填寫費用報銷單。費用報銷單據使用說明：單據名稱使用說明借支單借支款預支差旅費報銷單差旅費報銷（車、船、飛機票、住宿費）費用報銷單交通費、通訊費報銷；員工墊支的辦公費等各項的報銷付款申請單購置物資及其他需付給第三方的費用、往來款項等業(yè)務招待費清單列明日期、招待人員、人數，并由陪同人員簽字證明，負責人批準等。費用報銷時效要

23、求常規(guī)費用每周報銷一次，統(tǒng)一每周五為財務報銷付款時間，周五當天報銷大額費用應提前向財務報備資金。當月費用一般應在當月報銷處理完畢，部分費用如電話費等可以延至下月。當年費用一般在當年12月31日前報銷處理完畢，部分費用的發(fā)票如當年無法取得，只能在次年1月取得的，應在1月取得時立即辦理報銷；財務部門如果財務處理允許，應記入當年費用。申請先由公司預付費用的，經辦人應在5個工作日內拿回相應票據按報銷流程辦理預支核銷手續(xù)，否則視同個人借款按相關規(guī)定處理。費用審批：費用審批執(zhí)行逐級審核制度，所有費用報銷時必須注明費用歸屬部門，經部門負責人審核、財務部審核、總經理批準，方可報銷或支出。預算內報銷審批付款流程

24、經辦人分類填寫各類報銷單、付款申請單、請購單等；發(fā)生的共同費用的需證明人簽字確認，有跨部門費用的需費用承擔部門負責人簽字；經辦人所在的部門負責人審核簽字；本制度2.1.3所列示的需由行政部門確認的費用，需有行政部相關責任人的簽字確認；交財務部財務負責人審核；總經理審批；到財務部報賬或沖賬。流程圖：財務審核總經理 批 準會計記賬出納付款經手人填 單部門負責人審核預算外報銷審批付款流程經辦人分類填寫各類報銷單、付款申請單、請購單等；發(fā)生的共同費用的需證明人簽字確認，有跨部門費用的需費用承擔部門負責人簽字；經辦人所在的部門負責人審核簽字；本制度2.1.3所列示的需由行政部門確認的費用，需有行政部相關責任人的簽字確認；交財務部財務負責人審核；總經理審批；到財務部報賬或沖賬。流程圖：會計記賬出納付款財務審核部門負責人審核經手人填 單報銷人及簽字審批人權責經辦人：根據公司實際業(yè)務需要，在費用事項發(fā)生后，按照報銷流程管理