文書(shū)的立卷歸檔課件

1、辦公室工作實(shí)務(wù) 會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 辦公室文書(shū)管理 學(xué)習(xí)目標(biāo) 知識(shí)點(diǎn) 1、了解文書(shū)管理的內(nèi)容和要求 2、了解公文的行文制度 3、掌握公文處理的程序與方法 4、掌握文書(shū)的立卷歸檔的方法 能力點(diǎn) 1、具備辦公室文書(shū)處理的能力 2、掌握文書(shū)的立卷歸檔的工作技能 素質(zhì)點(diǎn) 1、培養(yǎng)恪盡職責(zé)、嚴(yán)守機(jī)密的職業(yè)道德素養(yǎng) 2、養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的文書(shū)處理工作習(xí)慣 3、培養(yǎng)求真、務(wù)實(shí)的職業(yè)素養(yǎng)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人Company Logo會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 文書(shū) 立卷歸檔Company Logo 情景案例 某汽車(chē)銷售公司的檔案管理人員小肖在文書(shū)立卷歸檔過(guò)程中發(fā)現(xiàn)上次公司大型車(chē)展活動(dòng)中的文件缺少一些

2、新聞報(bào)道和相關(guān)圖片，邀請(qǐng)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的講話稿也不見(jiàn)了，同時(shí)還有些重要的機(jī)密文件跟一般文件放在一起。幾經(jīng)查找，她將文件收集齊全，并且將機(jī)密文件和一般文件進(jìn)行了分開(kāi)處理。事后她將發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題寫(xiě)了份報(bào)告交給領(lǐng)導(dǎo)，分析文件收集不全以及機(jī)密文件與普通文件的混雜原因，據(jù)她分析文書(shū)歸檔出現(xiàn)遺漏的主要原因有：一是有些承辦人員不愿意將自己認(rèn)為有用的文件歸檔，擔(dān)心用起來(lái)不方便；二是一些文書(shū)人員未按歸檔范圍收集文件；三是公司內(nèi)部未進(jìn)行立卷分工，存在遺漏立卷和重復(fù)立卷的情況。另外在區(qū)分機(jī)密文件與普通文件的問(wèn)題上主要是歸檔人員沒(méi)有注意保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)這些現(xiàn)象她提出了一些合理化的建議，受到了領(lǐng)導(dǎo)的表?yè)P(yáng)。 會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě)

3、會(huì)做事 會(huì)做人Company Logo項(xiàng)目任務(wù) 1、針對(duì)該汽車(chē)銷售公司文件出現(xiàn)的缺失和遺漏情況，你認(rèn)為該怎樣補(bǔ)救？ 2、根據(jù)肖秘書(shū)分析的原因，你以后打算怎樣做好文書(shū)的立卷歸檔工作呢？有何建議？會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人Company Logo 任務(wù)分析 文書(shū)的立卷歸檔是檔案管理工作中一個(gè)十分重要的環(huán)節(jié)，它直接決定了檔案的案卷質(zhì)量，而案卷質(zhì)量的高低又最終決定著檔案的檢索、利用和信息資源的開(kāi)發(fā)。上述案例提到的某汽車(chē)銷售公司之所以會(huì)出現(xiàn)文件缺失和遺漏情況，就是因?yàn)閱挝坏奈臅?shū)立卷歸檔工作沒(méi)有做到位。實(shí)際上，文書(shū)的立卷歸檔就是對(duì)檔案進(jìn)行收集和鑒定，這是檔案工作的基礎(chǔ)。案例中的肖秘書(shū)在整理文書(shū)時(shí)就發(fā)現(xiàn)了公

4、司的文書(shū)在收集方面出了問(wèn)題，但是她能及時(shí)進(jìn)行收集補(bǔ)充，找全了資料，避免了檔案不全的錯(cuò)誤，這也提醒辦公室秘書(shū)人員以后對(duì)于所有需要?dú)w檔的文件應(yīng)該在第一時(shí)間歸檔，以免出現(xiàn)遺漏遺失。在歸檔的時(shí)候注意要按照公司相應(yīng)的文書(shū)歸檔分類方法進(jìn)行，雖然文書(shū)歸檔有通用的方法和原則，但是鑒于每個(gè)單位的不同實(shí)際情況，需要?dú)w檔文書(shū)的范圍、內(nèi)容、分類方法、保管期限也隨之不同，這就需要文秘人員在文書(shū)立卷歸檔時(shí)首先要熟悉公司有關(guān)工作流程，掌握文書(shū)立卷歸檔的分類方法，列出準(zhǔn)確的文書(shū)檢索條目，為文書(shū)的檢索利用提供及時(shí)的信息。 會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人Company Logo文書(shū)立卷歸檔的概念會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 什么是“卷

5、” 立卷的“卷” ，即案卷，也稱“卷宗”，指有關(guān)某一問(wèn)題或某一工作活動(dòng)的系統(tǒng)的、具有密切聯(lián)系的文件材料的組合體Company Logo文書(shū)立卷歸檔的概念會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 什么是“立卷歸檔”是對(duì)已經(jīng)辦理完畢的文書(shū)材料，挑選其有保存價(jià)值的，按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。Company Logo文書(shū)立卷歸檔的概念會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 文書(shū)管理內(nèi)容文書(shū)立卷歸檔文件的管理(檔案管理)文書(shū)的利用(檔案管理)發(fā)文處理收文處理包括對(duì)應(yīng)立卷文件材料的收集、立卷和歸檔等諸環(huán)節(jié)包括對(duì)所有即將發(fā)出公文的擬稿、核稿、簽發(fā)和發(fā)放等諸環(huán)節(jié)包括對(duì)所有收到公文的登記、擬辦、承辦和催辦等諸環(huán)節(jié)

6、立卷是文書(shū)辦理過(guò)程的最后環(huán)節(jié)也是現(xiàn)行文件轉(zhuǎn)化為檔案的必經(jīng)步驟Company Logo文書(shū)立卷歸檔的作用會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 有利于今后的查找利用有利于文件的完整安全為檔案管理奠定基礎(chǔ) 對(duì)文件進(jìn)行系統(tǒng)的收集整理，有規(guī)律地排列與組合，并且編制詳細(xì)的檢索目錄，這就為今后的查考和利用提供了方便 立卷過(guò)程中，在收集齊全的基礎(chǔ)上，按一定的方法，將一份份文件組成案卷，加上封皮裝訂成冊(cè)，這就保證了文件的完整性，使之不易在查考利用中磨損和丟失，也維護(hù)了文件的安全 高質(zhì)量的文書(shū)立卷，能為檔案管理打下基礎(chǔ)，使檔案充分發(fā)揮歷史憑證作用，為將來(lái)的工作提供服務(wù)Company Logo需要進(jìn)行立卷的文書(shū)材料 會(huì)說(shuō) 會(huì)

7、寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人公司企業(yè)任何文件材料都要立卷嗎? 確定立卷范圍之必要性要了解哪些文件材料該立卷，哪些不要,劃定文書(shū)材料立卷的范圍目的是保證確有查考價(jià)值的文件能齊全完整地立卷保存，把沒(méi)有查考價(jià)值的文件剔除出去既避免遺漏主要文件，又不使案卷重復(fù)和龐雜臃腫工作中形成的文件材料很多，需要立卷歸檔的只是其中的精華，并非有文必立卷Company Logo需要進(jìn)行立卷的文書(shū)材料 會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 需要立卷的文書(shū)材料本單位的文書(shū)材料為開(kāi)展工作而發(fā)出的請(qǐng)示、報(bào)告、通知、決定、條例和規(guī)定等有關(guān)文書(shū)材料的原稿、正件、附件和重要修改稿等；為開(kāi)展工作而形成的只供單位或者部門(mén)內(nèi)部執(zhí)行和參考的各種計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)

8、查報(bào)告、制度、守則、統(tǒng)計(jì)表和情況反映等文書(shū)材料的原稿、正件、重要的修改稿；會(huì)議中的工作報(bào)告、講話、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄等各種文書(shū)材料的原稿、正件、附件和重要的修改稿；上級(jí)來(lái)文上級(jí)單位發(fā)來(lái)的通知、決定、批復(fù)、計(jì)劃、規(guī)定、命令等指令性和指導(dǎo)性的文書(shū)材料，一般需要正件；從上級(jí)開(kāi)會(huì)帶回的需要單位貫徹執(zhí)行的有關(guān)文書(shū)材料；下級(jí)呈文下級(jí)單位的報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等重要文書(shū)材料；同級(jí)函件與同級(jí)或者其他單位為聯(lián)系工作或共同工作所形成的函件、合同、協(xié)議書(shū)等文書(shū)材料的原稿和正件；其它其他如反映單位歷史沿革、重要活動(dòng)的大事記、剪報(bào)、照片、錄音帶、電報(bào)等。Company Logo不需要收集和歸檔的材料 會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做

9、人 需要立卷的材料范圍不好 記憶，不需要收集和立 卷的材料范圍很好掌握！ 不需收集立卷的材料1、重份文件（特別重要的文件保留兩份，其他只需一份）。2、無(wú)參考價(jià)值的臨時(shí)事務(wù)性文件，如一般的會(huì)議臨時(shí)通知、洽談工作的介紹信、節(jié)假日放假通知、值班安排等。3、未經(jīng)簽發(fā)的文書(shū)草稿，一般文件的歷次修改稿。4、無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，一般性的詢問(wèn)、表態(tài)的群眾來(lái)信。Company Logo文書(shū)立卷歸檔的要求會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 1、 2、 。 3、。 1.嚴(yán)格管理制度對(duì)于各類收集來(lái)的文件材料實(shí)行收發(fā)登記制度和立卷歸檔制度，認(rèn)真做好文件材料的登記、核實(shí)、檢查工作，對(duì)不需要?dú)w檔或不符合要求的文件及時(shí)進(jìn)行清退。2

10、.注意文書(shū)資料完整收集文件材料時(shí)，要留心收集散落在個(gè)人或部門(mén)手中的零散文件，盡量保存原件，以保持歸檔材料的的完整性3.保證立卷文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，便于保管和利用 Company Logo文書(shū)立卷歸檔的工作程序編制案卷目錄立卷的準(zhǔn)備集中文件組卷調(diào)整類別案卷排列會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人裝盒 歸檔 1、編制立卷類目2、平時(shí)的歸卷Company Logo立卷歸檔的內(nèi)容會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 立卷的準(zhǔn)備 立卷類目 也稱立卷計(jì)劃、立卷方案! 編制立卷類目 是一年的實(shí)際文件沒(méi)有形成以前，單位各個(gè)部門(mén)在每年初根據(jù)本部門(mén)工作活動(dòng)的規(guī)律，預(yù)計(jì)該年度可能形成文件的類別和數(shù)量，主要依據(jù)各部門(mén)文件材

11、料的歸檔范圍，事先擬制出來(lái)的歸卷?xiàng)l目，作為平時(shí)文件材料立卷的指南。01立卷類目主要由類名和條款兩部分組成Company Logo立卷歸檔的內(nèi)容會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 類名。即類別，是綜合概括歸卷文件的類屬名稱，如組織類、宣傳類、工交類、城建類、財(cái)貿(mào)類、文教類、綜合類等。 條款。即條目，是類名之下按照立卷要求和方法概括出來(lái)的一組文件的總標(biāo)題。 條款順序排定以后，依次編上順序號(hào)。如第一類第一條為“11”、第二類第二條為“22”等等。 如：宣傳類 “11” 長(zhǎng)沙民政學(xué)院歷年校園文化節(jié)文件 “12” 長(zhǎng)沙民政學(xué)院歷年職工文化活動(dòng)文件 立卷類目的類別和條款的排列呈表格式，是平時(shí)文件歸卷的“索引表”，

12、指導(dǎo)文件“對(duì)號(hào)入座”。 每一條款準(zhǔn)備一個(gè)卷盒（或卷夾），將立卷類目中的條款和順序號(hào)打印在紙條上，貼在準(zhǔn)備好的卷盒背上。卷盒按條款的順序排放，平時(shí)文件處理完畢后，秘書(shū)人員即可將文件“對(duì)號(hào)入座”歸入相應(yīng)的卷盒內(nèi)，并在收（發(fā)）登記簿上注明文件存入的卷號(hào)，以備查找。 Company Logo立卷歸檔的內(nèi)容會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 立卷的準(zhǔn)備平時(shí)歸卷工作 指單位的秘書(shū)依據(jù)已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的有關(guān)條款歸入卷內(nèi)。 注意做好文件材料的收集工作； 對(duì)已經(jīng)歸卷的文件材料，要進(jìn)行定期檢查和調(diào)整； 事先預(yù)編的立卷類目，要注意調(diào)整修改； 可以確定組卷的，也可以提前進(jìn)行編目裝訂； 一

13、些文件不便歸卷，可單獨(dú)設(shè)立一個(gè)卷夾，注明“待歸文件”02Company Logo立卷歸檔的內(nèi)容會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 03集中文件 文書(shū)立卷的第一個(gè)程序就是在年終或第二年上半年，將單位組織在本年度或上一年度所形成和運(yùn)轉(zhuǎn)的文書(shū)材料中需要立卷歸檔的部分全部擺放在一起，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)遺漏或者不齊全的部分，一旦發(fā)現(xiàn)，則要立刻收集補(bǔ)充，確保立卷文書(shū)材料的齊全完整。在平時(shí)公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料交本部門(mén)文秘人員整理、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文Company Logo立卷歸檔的內(nèi)容會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 04調(diào)整類別 在平時(shí)歸卷的基礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每一條款中所積累的文件材

14、料，進(jìn)行適當(dāng)?shù)卣{(diào)整，并且最后確定組合案卷的一項(xiàng)工作 具體而言，調(diào)整類別就是按照文書(shū)的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間和形成的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系。其原則就是要把立卷文書(shū)分門(mén)別類，更加具體更加細(xì)致化。按時(shí)間分類按組織機(jī)構(gòu)分類按問(wèn)題分類分類的方法Company Logo立卷歸檔的內(nèi)容會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 年度歸類法就是把文件資料按照時(shí)間來(lái)區(qū)分，每年的1月1日至12月31日為一年，所有這一年內(nèi)形成的各類文件都?xì)w為一類。但是由于各類文件在形成和處理的具體過(guò)程中的差異，造成同一文件存在兩個(gè)日期的現(xiàn)象，有的日期還可能不屬于同一年度，針對(duì)這種情況，一般采取如下辦法：一般文件以制發(fā)日期（落款日期）為準(zhǔn)

15、，法律法規(guī)性文件以批準(zhǔn)、通過(guò)或生效日期為準(zhǔn)歸類。 某公司文件2003年2004年2005年2006年年度分類法Company Logo立卷歸檔的內(nèi)容會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 按組織機(jī)構(gòu)分類最主要的是確定制發(fā)文件的單位或部門(mén)，誰(shuí)制發(fā)了該文件，就歸入哪個(gè)機(jī)構(gòu)當(dāng)中。具體方法是： 對(duì)于一般文件，以文件上的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)歸類。 對(duì)于幾個(gè)部門(mén)共同承辦的文件，則歸入牽頭機(jī)構(gòu)或最后經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的類別中。 以單位名義召開(kāi)的綜合性會(huì)議文件，歸入辦公室；以單位名義召開(kāi)的專業(yè)性會(huì)議文件，歸入對(duì)口業(yè)務(wù)部門(mén)。 單位領(lǐng)導(dǎo)外出開(kāi)會(huì)學(xué)習(xí)帶回的文件資料，歸入辦公室。 某公司文件辦公室生產(chǎn)部公關(guān)部財(cái)務(wù)室銷售部組織機(jī)構(gòu)分類法Compan

16、y Logo立卷歸檔的內(nèi)容會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 問(wèn)題歸類法是相對(duì)比較復(fù)雜的一種，由于各單位性質(zhì)的不同，文件的內(nèi)容也不一致，因此在文件的歸類中可能會(huì)出現(xiàn)文件資料不易查找的現(xiàn)象，因此我們?cè)诰唧w的立卷歸檔中，要根據(jù)情況的需要，更進(jìn)一步細(xì)分案卷。某公司文件銷售業(yè)績(jī)計(jì)劃總結(jié)工資業(yè)務(wù)培訓(xùn)問(wèn)題分類法Company Logo立卷歸檔的內(nèi)容會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 掌握六個(gè)特征 組卷法! 組卷 對(duì)應(yīng)立卷的文書(shū)材料進(jìn)行組卷，是立卷工作中的一個(gè)關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，又是一個(gè)復(fù)雜的環(huán)節(jié)，需要考慮文書(shū)的不同特征和固有價(jià)值。文書(shū)的組卷過(guò)程是一個(gè)比較靈活的過(guò)程，不能夠只單純按照一個(gè)特征來(lái)組卷，有時(shí)候需要靈活的結(jié)合運(yùn)用二到三個(gè)

17、特征來(lái)組立一個(gè)案卷。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的工作經(jīng)驗(yàn)積累，出現(xiàn)了許多有效的組卷方法，這里主要介紹最常用的一種方法，即六個(gè)特征組卷法。05Company Logo立卷歸檔的內(nèi)容會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 所謂六特征組卷法指的是把文件分為作者、問(wèn)題、時(shí)間、文種（名稱）、地區(qū)、通訊者六個(gè)方面的特征，文件之間如果在某些特征上有相同點(diǎn)，則表明它們之間存在一定的聯(lián)系，在歸檔時(shí)就把這些文件歸為一類。這些相同點(diǎn)可以是一個(gè)或多個(gè)特征，可以根據(jù)工作的需要靈活的組織搭配。其中最常用的是作者、問(wèn)題兩個(gè)特征，通常會(huì)將這兩個(gè)特征與其他特征結(jié)合進(jìn)行組卷，以方便查找文件。 Company Logo立卷歸檔的內(nèi)容會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人

18、如：公司2005年各部門(mén)工作計(jì)劃 作者 時(shí)間 問(wèn)題 總公司關(guān)于員工業(yè)務(wù)培訓(xùn)的方案、總結(jié) 作者 問(wèn)題 文種（名稱） 2005-2007年文秘教研室會(huì)議記錄 時(shí)間 作者 文種 Company Logo立卷歸檔的內(nèi)容會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 按通訊者特征立卷實(shí)例 （1）化工大學(xué)關(guān)于王蘭工作調(diào)動(dòng)的函 （2）工業(yè)大學(xué)關(guān)于王蘭工作調(diào)動(dòng)的復(fù)函 （3）化工大學(xué)關(guān)于劉海工作調(diào)動(dòng)的函 （4）工業(yè)大學(xué)關(guān)于劉海工作調(diào)動(dòng)的復(fù)函 以上案例是按照文件的通訊者相同來(lái)立卷的，案卷的標(biāo)題為：化工大學(xué)與工業(yè)大學(xué)關(guān)于王蘭、劉海工作調(diào)動(dòng)問(wèn)題的來(lái)往文書(shū) Company Logo立卷歸檔的內(nèi)容會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 案卷排列 案卷在

19、存放的時(shí)候，需要考慮確定案卷的前后次序，以便更好理解案卷之間的邏輯聯(lián)系，方便查考。06 案卷排列法（1）按照案卷所反映的工作上的聯(lián)系排列。（2）按照案卷內(nèi)容所反映的一定問(wèn)題排列。 （3）按照案卷所屬的起止時(shí)間進(jìn)行排列。 （4）按文件的作者、收發(fā)單位或部門(mén)以及內(nèi)容所涉及的地區(qū)進(jìn)行排列。 （5）按姓氏、漢語(yǔ)拼音字母等順序排列。 Company Logo小知識(shí)會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 按照文件的保管期限立卷：案卷的保管期限分為永久，長(zhǎng)期，短期三種 凡是記載和反映本機(jī)關(guān)或者部門(mén)的主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌等的文件，有長(zhǎng)遠(yuǎn)的查考利用價(jià)值的文件，屬于永久保管類； 在相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間里開(kāi)展工作，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)需要

20、查考的文件，屬于長(zhǎng)期保管類，時(shí)間大概在16年到50年； 其他一些只在短期內(nèi)需要查考的文件，則為短期保管類，一般時(shí)間在15年以下。 Company Logo立卷歸檔的內(nèi)容 2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人07編制案卷目錄 在案卷的開(kāi)始，都需要有一個(gè)卷內(nèi)文書(shū)材料目錄（卷內(nèi)目錄），主要用以介紹卷內(nèi)的文書(shū)材料內(nèi)容，方便以后查找。一般卷內(nèi)目錄需要包括：順序號(hào)，作者，文書(shū)材料標(biāo)題，文號(hào)，文書(shū)材料日期，頁(yè)號(hào)以及備注。Company Logo立卷歸檔的內(nèi)容 卷內(nèi)目錄 會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 順序號(hào) 作者 標(biāo)題文號(hào)（日期） 頁(yè)號(hào) 備注 1人事部關(guān)于調(diào)整工資結(jié)構(gòu)的通知

21、*20053號(hào) 1-2 2 人事部 關(guān)于改革分配制度的通知 *200515號(hào) 3-4 3人事部 關(guān)于修訂*發(fā)放條例的通知 *200530號(hào) 5-8 4人事部 關(guān)于補(bǔ)辦醫(yī)保手續(xù)的通知 *200539號(hào) 9-12Company Logo立卷歸檔的內(nèi)容會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 裝盒 裝盒就是將已經(jīng)整理好的文件按順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。 檔案盒封面應(yīng)注明全宗名稱。檔案盒還應(yīng)根據(jù)擺放位置不同，在盒脊上寫(xiě)明全宗號(hào)、年度、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，還可設(shè)置機(jī)構(gòu)等選擇項(xiàng)。 08Company Logo立卷歸檔的內(nèi)容會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 歸檔文件目錄封面 全宗名稱_ 年 度_保管期限

22、 機(jī) 構(gòu) 件 號(hào) Company Logo立卷歸檔的內(nèi)容會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人文件側(cè)脊標(biāo)簽?zāi)０澹?位置編碼部門(mén)名稱 小類名稱1-K-1人事處考 核Company Logo文檔的管理及查閱會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 1、文檔中的文件應(yīng)每年清理一次。 2、新增的文件需要?dú)w檔時(shí)，應(yīng)依據(jù)其內(nèi)容、文種等，將其歸入相應(yīng)的文件夾，并及時(shí)在該類文件的首頁(yè)目錄中添加相關(guān)內(nèi)容。 3、需查閱文檔時(shí)，可依據(jù)目錄指引找到該份文件。查閱完畢后，應(yīng)依據(jù)文件的卷內(nèi)編號(hào)，將其整齊地?cái)[放至原位。Company Logo相關(guān)鏈接會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 什么是檔案立卷類目 立卷類目也稱立卷計(jì)劃、立卷方案，是各個(gè)部門(mén)在每年初根

23、據(jù)本部門(mén)工作活動(dòng)的規(guī)律，預(yù)計(jì)該年度可能形成文件的類別和數(shù)量，主要依據(jù)各部門(mén)文件材料的歸檔范圍，擬制出來(lái)的歸卷?xiàng)l目，作為平時(shí)文件材料立卷的指南。 立卷類目主要由類和條款組成，每一條款準(zhǔn)備一個(gè)卷盒（或卷夾），將立卷類目中的條款和順序號(hào)打印在紙條上，貼在準(zhǔn)備好的卷盒背上。卷盒按條款的順序排放，文件處理完畢后，秘書(shū)人員即可將文件“對(duì)號(hào)入座”歸入相應(yīng)的卷盒內(nèi)，并在收（發(fā)）文登記簿上注明文件存入的卷號(hào)，以備查找。 Company Logo相關(guān)鏈接會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 以下是院系2004年檔案立卷類目的范例，院內(nèi)各部門(mén)可根據(jù)本部門(mén)形成的文件材料的實(shí)際情況和歸檔范圍，制定自己的立卷類目 綜合檔案室 系（

24、院）2004年檔案立卷類目 黨群類（DQ） DQ11 黨務(wù)工作方面的文件材料（包括本系（院）黨總支、支部工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、黨建工作和黨員獎(jiǎng)懲材料） DQ14 學(xué)生思想政治工作方面的文件材料（包括本系（院）有關(guān)學(xué)生思想政治工作的計(jì)劃、報(bào)告、典型調(diào)查材料、學(xué)生政工人員名單） DQ17 共青團(tuán)工作方面的文件材料（包括本系（院）團(tuán)委、團(tuán)總支的工作計(jì)劃、總結(jié)和開(kāi)展重大活動(dòng)的材料、團(tuán)員名冊(cè)、聲像材料） Company Logo相關(guān)鏈接會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 教學(xué)類（JX） JX11-1 有關(guān)行政管理、教學(xué)管理的文件（包括本系（院）的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度和統(tǒng)計(jì)材料） JX11-2 有關(guān)教學(xué)改革

25、方面的文件材料 JX11-3 有關(guān)學(xué)生管理工作的文件材料 JX12-1 有關(guān)學(xué)科、專業(yè)設(shè)置和實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的文件材料 JX14-1 有關(guān)學(xué)生獎(jiǎng)懲材料 JX15-1 有關(guān)教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐的文件材料（包括教學(xué)計(jì)劃、大綱、考試管理、實(shí)習(xí)、見(jiàn)習(xí)材料） JX15-2 有關(guān)教研室活動(dòng)的材料 JX15-3 重點(diǎn)課程的試題庫(kù) JX15-4 典型教案、課件 JX16-1 本科學(xué)生學(xué)位論文目錄及優(yōu)秀畢業(yè)論文 JX17-1 有關(guān)畢業(yè)生工作文件材料 JX17-2 畢業(yè)生合影照片 JX18-1 院（系）各專業(yè)使用的教材目錄和自編教材Company Logo相關(guān)鏈接會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 聲像檔案類（SX） SX12 院系

26、重大活動(dòng)形成的照片及底片 SX13 院系重大活動(dòng)形成的錄像帶 SX19 院系重大活動(dòng)形成的刻錄光盤(pán) 實(shí)物檔案類（SW） SW12 院系集體或個(gè)人獲獎(jiǎng)的證書(shū)、錦旗、獎(jiǎng)狀和獎(jiǎng)杯 電子檔案類（DZ） DZ12 院系重要文件、重大活動(dòng)刻錄的光盤(pán) DZ13 院系重要文件、管理制度的磁盤(pán)Company Logo實(shí)踐訓(xùn)練 課堂討論 1、什么是文書(shū)的立卷歸檔？ 2、文件歸檔的方法有哪些？ 3、文書(shū)立卷歸檔的程序是什么？ 4、文書(shū)分類的方法有哪幾種？ 5、什么是六特征組卷法？會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人Company Logo實(shí)踐訓(xùn)練 案例分析 漢陽(yáng)紙品印刷有限公司羊城分公司在年底清理文件時(shí)，發(fā)現(xiàn)了這樣一些文件：

27、 漢陽(yáng)紙品印刷有限公司員工考核制度 漢陽(yáng)紙品印刷有限公司羊城分公司2006年生產(chǎn)計(jì)劃 漢陽(yáng)紙品印刷有限公司羊城分公司關(guān)于加強(qiáng)安全生產(chǎn)的通知 漢陽(yáng)紙品印刷有限公司關(guān)于元旦放假的通知 漢陽(yáng)紙品印刷有限公司關(guān)于召開(kāi)2005年終總結(jié)大會(huì)的通知 漢陽(yáng)紙品印刷有限公司羊城分公司關(guān)于擴(kuò)大2號(hào)生產(chǎn)線的請(qǐng)示 漢陽(yáng)紙品印刷有限公司關(guān)于任命公司副總經(jīng)理的通知 漢陽(yáng)紙品印刷有限公司關(guān)于上半年生產(chǎn)銷售情況的通報(bào) 漢陽(yáng)市紙品印刷有限公司羊城分公司關(guān)于組織參加總公司職工文藝會(huì)演的通知會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人Company Logo實(shí)踐訓(xùn)練會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人分析與討論 請(qǐng)將上述材料調(diào)整類別，按相應(yīng)的方法分類，并說(shuō)明

28、理由。Company Logo實(shí)踐訓(xùn)練會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人參考答案 請(qǐng)將上述材料運(yùn)用相應(yīng)的特征進(jìn)行立卷歸檔。參考答案： 第一組：（2）（3）（6）（9） 第二組（1）（4）（5）（7）（8） 寫(xiě)出分類的方法，并說(shuō)明理由參考答案： 上述材料主要包括倆個(gè)公司文件，一個(gè)是總公司，一個(gè)是分公司，所以第一層采用作者特征分類法區(qū)分，然后在相同作者情況下按照文種進(jìn)行二次分類 Company Logo實(shí)踐訓(xùn)練 楊睛是一名即將畢業(yè)的文秘專業(yè)的學(xué)生，為了更好的提高自己的實(shí)踐能力，她申請(qǐng)去系部檔案室?guī)兔φ頇n案。第一天去檔案室，打開(kāi)文件柜一看，發(fā)現(xiàn)里面塞滿了檔案盒，檔案盒外面還有很多散亂的文件，她隨手把這些散

29、亂的文件抽出來(lái)看了下，發(fā)現(xiàn)有以下幾份文件： *大學(xué)關(guān)于人事分配制度改革的方案（草案） *大學(xué)關(guān)于調(diào)整學(xué)位評(píng)定評(píng)委會(huì)組成人員的通知 *大學(xué)*學(xué)院關(guān)于增加實(shí)訓(xùn)室的請(qǐng)示 *大學(xué)關(guān)于“十一”放假的通知 *大學(xué)*學(xué)院關(guān)于期末寒假及開(kāi)學(xué)安排的通知 *大學(xué)關(guān)于做好2005級(jí)畢業(yè)論文指導(dǎo)工作的通知 *大學(xué)關(guān)于成立2006年招生工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通知 *大學(xué)*學(xué)院關(guān)于組織開(kāi)展學(xué)生技能大賽的通知 *大學(xué)*學(xué)院關(guān)于開(kāi)展學(xué)生技能大賽的方案 *大學(xué)*學(xué)院關(guān)于開(kāi)展學(xué)生技能大賽的總結(jié) *大學(xué)關(guān)于實(shí)施崗位聘用方案修訂意見(jiàn)通知 *大學(xué)迎接省評(píng)估專家組來(lái)校指導(dǎo)工作的活動(dòng)安排 *大學(xué)*學(xué)院2005年工作總結(jié) *大學(xué)*學(xué)院2005年工作

30、計(jì)劃會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人Company Logo實(shí)踐訓(xùn)練會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人分析與討論 1、哪些文件屬于歸檔范圍？哪些文件可以剔除？ 2、 根據(jù)六個(gè)特征立卷法，哪些文件可以組成案卷？ 3、所組成的案卷如何擬制案卷名？Company Logo實(shí)踐訓(xùn)練會(huì)說(shuō) 會(huì)寫(xiě) 會(huì)做事 會(huì)做人 哪些文件屬于歸檔范圍？哪些文件可以剔除？ （1）（也可以歸檔）（4）不須歸檔，其他都要?dú)w檔 根據(jù)六個(gè)特征立卷法，哪些文件可以組成案卷？ 第一層采用作者特征分類法區(qū)分：第一組（1）（2）（6）（7）（11）（12）第二組（3）（5）（8）（9）（10）（13）（14） 第二層在相同作者情況下按照問(wèn)題特征進(jìn)行二次分類，因?yàn)榉治龈鹘M文件之間的特征，只有問(wèn)題特征使這些