QP0401文件與資料控制程序-HR

1、.：.；家具HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件文件與資料控制程序文件編號(hào) ： 版本/次 ： 生效日期 ： 編制部門 ： 審 核 ： 管理者代表 ： 批 準(zhǔn) ： QP-0401A/12021.04.15_ 文控中心 李強(qiáng) 張?jiān)娬?家具HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁(yè) 次1/8一、目的1.1 確保質(zhì)量體系所運(yùn)用之文件及資料處置迅速、 正確發(fā)行及控制,確保各相關(guān)部門能及時(shí)得到有效之最新版本文件。二、適用范圍2.1 凡本公司與質(zhì)量管理體系有關(guān)的相關(guān)文件資料包括文字和軟件資料、外來(lái)文件均屬之。三、職責(zé)3.1 總經(jīng)

2、理：擔(dān)任質(zhì)量手冊(cè)及程序文件之同意。3.2 管理者代表：擔(dān)任組織文件編寫小組編制質(zhì)量手冊(cè)，擔(dān)任程序文件之審核。3.3 分管指點(diǎn)：相關(guān)作業(yè)方法、作業(yè)規(guī)范、檢驗(yàn)規(guī)范、圖面文件、管理制度之同意。3.4 各部門經(jīng)理/車間主任：擔(dān)任第二階文件和三階文件的編制及表單表格的制定。3.5 文控中心：擔(dān)任公司受控文件與資料除研發(fā)部的技術(shù)資料、圖紙、BOM等的分發(fā)、回收、標(biāo)示管理任務(wù)，修正、銷毀、作廢的執(zhí)行任務(wù)。3.6 研發(fā)部：擔(dān)任技術(shù)文件、產(chǎn)品圖紙、物料清單的編制、分發(fā)、管理、改換、作廢銷毀等任務(wù)。四、參考文件4.1 GBT190012021idtISO90012021要求之4.2.3文件控制五、定義5.1 第一

3、階文件：質(zhì)量手冊(cè)，按照ISO90012021版規(guī)范條文4.2.2質(zhì)量系統(tǒng)之要求所制定之文件。 第二階文件：質(zhì)量程序文件，系為涵蓋ISO90012021規(guī)定之規(guī)范要求內(nèi)容，所推展制定之文件。第三階文件：作業(yè)方法、作業(yè)指點(diǎn)書、檢驗(yàn)規(guī)范、操作指引類文件、圖面文件、管理制度等，系為協(xié)助第二階文件之達(dá)成，所制定之書面執(zhí)行文件。第四階文件：相關(guān)表單、記錄，系為證明系統(tǒng)執(zhí)行有效之記錄所用的表單。外來(lái)文件： 相關(guān)國(guó)際家規(guī)范、法律法規(guī)、客戶資料、供應(yīng)商資料、外購(gòu)相關(guān)技術(shù)書籍資料等，均屬第三階文件范疇。六、流程圖見(jiàn)8/8頁(yè)七、流程闡明7.1 質(zhì)量文件架構(gòu)：本公司質(zhì)量管理系統(tǒng)之文件構(gòu)造規(guī)劃為四階層，依次為質(zhì)量手冊(cè)；

4、程序文件；作業(yè)方法、作業(yè)指點(diǎn)書、檢驗(yàn)規(guī)范、操作指引類文件、圖面文件與外來(lái)文件等；相關(guān)表單、記錄。家具HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁(yè) 次2/8質(zhì)量手冊(cè) 第一階：QM程 序 文 件 第二階：QP 第三階：WI作業(yè)文件、外來(lái)文件等相關(guān)表單、記錄 第四階：FM圖表7-17.2 文件之制定、修正及廢止；7.2.1各部門按任務(wù)性質(zhì)，制定各類質(zhì)量作業(yè)文件規(guī)范。7.2.2文件制定由部門經(jīng)理/主任執(zhí)行制定，一階文件質(zhì)量手冊(cè)由管理者代表?yè)?dān)任制定、總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)施；二階文件程序文件由各部門經(jīng)理制定審核、管理者代表確認(rèn)、總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)施；第三階文件作業(yè)

5、方法、作業(yè)規(guī)范、檢驗(yàn)規(guī)范、圖面文件與外來(lái)文件等由部門制定，各分管指點(diǎn)審批后實(shí)施，如外來(lái)文件作為相關(guān)參考根據(jù)，需經(jīng)分管指點(diǎn)以上人員確認(rèn)后實(shí)施、第四階文件表單、記錄呈部門經(jīng)理或分管指點(diǎn)核準(zhǔn)后實(shí)施。7.2.3文件之修訂、作廢由原制定部門為之，修訂、作廢及審核、同意實(shí)施等程序與原制定之程序一樣。7.2.4文件修訂/作廢時(shí)由原制定部門填寫FM-0401-001A，經(jīng)管理者代表審核后，懇求部門將FM-0401-001A交至文控中心，對(duì)于修訂的文件，相應(yīng)修訂頁(yè)次版本/次及頁(yè)面版本/次進(jìn)展修正，不得以涂改或標(biāo)示摘記于原文件的方式執(zhí)行。7.2.5文控中心將修訂之后的文件再送至管理者代表審核、同意。正本文件除技術(shù)

6、資料、圖紙、BOM等由文控中心一致保管。7.2.6對(duì)于作廢文件除技術(shù)資料、圖紙、BOM等由研發(fā)部執(zhí)行外，文控中心依簽核后的FM-0401-001A，通知相關(guān)部門將作廢文件送至文控中心一致戳蓋紅色“作廢印章后作廢四階文件自行作廢,可作單面紙?jiān)俅芜\(yùn)用。如文控中心保管有參考價(jià)值的作廢文件時(shí)，應(yīng)加蓋紅色“作廢留用印章，并在文控中心分隔存放。7.2.7公司的文件資料更新主要是在公司內(nèi)部質(zhì)量的審核、管理評(píng)審、外部審核、產(chǎn)品構(gòu)造發(fā)生變化時(shí)、組織架構(gòu)發(fā)生變動(dòng)、發(fā)生艱苦平安事故以及其它需求更新的情況下完成，文件的評(píng)審要求同7.2.2要求執(zhí)行。7.3 文件之編號(hào)：7.3.1類別代號(hào)：7.3.1.1“QM：質(zhì)量手冊(cè)

7、 7.3.1.2“QP：質(zhì)量管理程序文件 7.3.1.3“WI：作業(yè)方法、作業(yè)規(guī)范、檢驗(yàn)規(guī)范、管理制度7.3.1.4“FM：質(zhì)量體系表單、記錄 7.3.2第一階文件編碼方式： QM-01Quality Manual質(zhì)量手冊(cè)7.3.3第二階文件編碼方式： 質(zhì)量管理程序文件：QP- (Quality procedure) 流水號(hào) 對(duì)應(yīng)ISO9001章節(jié) 7.3.4第三階文件編碼方式：WI- - Work Instruction 流水號(hào)部門編號(hào)家具HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁(yè) 次4/8產(chǎn)品圖紙與資料編碼規(guī)那么按照研發(fā)部的執(zhí)行。7.3

8、.5第四階文件編碼方式：表單FM- - FORM 流水號(hào) 版本 對(duì)應(yīng)ISO9000程序文件編號(hào)7.3.6第一、二、三階文件版本以“版本/次方式表示：A/0、A/1A/5、B/0、B/17.3.7第四階表單：編號(hào)及版本一概標(biāo)識(shí)于表單右下方。如版本需求變化以A、B、C。7.3.8.外來(lái)文件由文控中心編號(hào)并一致管理。7.3.9文件內(nèi)文架構(gòu)：7.3.9.1質(zhì)量手冊(cè)撰寫：質(zhì)量手冊(cè)的內(nèi)容，根據(jù)ISO90012021規(guī)范要求，結(jié)合公司的運(yùn)作需求展開闡明。7.3.9.2第二階文件質(zhì)量程序文件內(nèi)文架構(gòu)應(yīng)依下述架構(gòu)撰寫：目的 二、適用范圍三、職責(zé)四、參考文件五、定義六、流程圖七、流程闡明程序闡明八、質(zhì)量記錄7.3

9、.9.4第三階文件作業(yè)指點(diǎn)書、作業(yè)規(guī)范、檢驗(yàn)規(guī)范規(guī)定外框、表頭，內(nèi)文及格式架構(gòu)不限制家具HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁(yè) 次5/87.3.9.5部門編號(hào)如下：部門代碼部門代碼部門代碼消費(fèi)部PD研發(fā)部RD銷管部MD人力資源部AD財(cái)務(wù)部FD采購(gòu)部PC品管部QM總務(wù)部ZW市場(chǎng)部SC7.4 文件之分發(fā)：7.4.1文件之分發(fā)7.4.1.1 受控文件：在公司環(huán)保、質(zhì)量管理體系運(yùn)轉(zhuǎn)中要執(zhí)行的文件，受控性文件接受更改和換版。7.4.1.2 非受控文件：本公司環(huán)保、質(zhì)量管理體系運(yùn)轉(zhuǎn)中不執(zhí)行的文件，非受控性文件，不接受更改和換版。7.4.2 受控文件

10、分發(fā)前由文控中心制造FM-0401-002A經(jīng)管理者代表核準(zhǔn)后，通知相關(guān)部門領(lǐng)取文件；技術(shù)文件及資料由研發(fā)部實(shí)施管理。7.4.3分發(fā)受控文件時(shí)，文控中心或研發(fā)部應(yīng)將紅色“受控文件章戳蓋于文件明顯之位置，未戳蓋紅色“受控文件印章之文件或戳蓋“受控文件章后再行復(fù)印的文件，一概無(wú)效。7.4.4受控文件一經(jīng)修正，文控中心分發(fā)新文件時(shí)，應(yīng)同時(shí)收回舊版文件，并戳蓋“作廢章后作廢四階文件各運(yùn)用部門自行銷毀,可作單面紙?jiān)俅芜\(yùn)用；非受控性文件修正后分發(fā)，那么由運(yùn)用單位自行銷毀舊文件。保管在文控中心的“受控文件之正本文件予以明確的標(biāo)示。7.4.5相關(guān)文件分發(fā)部門規(guī)定：一階文件和二階文件分發(fā)總經(jīng)理、分管指點(diǎn)、各部門

11、經(jīng)理各一份，消費(fèi)部各車間主任領(lǐng)取與任務(wù)直接相關(guān)的程序文件；三、四階文件分發(fā)各相關(guān)運(yùn)用部門。其他需領(lǐng)用文件資料的單位及個(gè)人須填寫FM-0401-004A，經(jīng)同意后方可領(lǐng)用。7.5 外來(lái)文件之管理：7.5.1各部門擔(dān)任搜集相關(guān)國(guó)家、國(guó)際規(guī)范的最新版本，由文控中心編號(hào)并一致管理，以電子文檔的格式在SERVER中共享，便于相關(guān)部門或人員查閱。外來(lái)文件由文控中心編入FM-0401-003A存檔備案，相關(guān)部門領(lǐng)用規(guī)范時(shí)需填寫FM-0401-004A經(jīng)文控中心同意后加蓋紅色“外來(lái)文件章后進(jìn)展發(fā)放，并作好簽收記錄。7.5.2外來(lái)文件和資料直接援用作為采購(gòu)、消費(fèi)、檢驗(yàn)、校驗(yàn)等的根據(jù)時(shí)，需經(jīng)分管指點(diǎn)以上人員同意，

12、由文控中心列入FM-0401-003A，分發(fā)管理同7.5.17.6 文件之運(yùn)用：7.6.1各部門運(yùn)用之文件副本，需與文控中心之正本同一版本技術(shù)文件同設(shè)計(jì)研發(fā)部，文控中心隨時(shí)更新文件資料的有效版本文件技術(shù)文件除外，并于公司SERVER中隨時(shí)更新便于查索，經(jīng)相關(guān)部門核對(duì)版本，以確保文件運(yùn)用之有效性。如有不符，應(yīng)及時(shí)反響文控中心研發(fā)部作更新。7.6.2文件應(yīng)堅(jiān)持整潔并防止受潮，假設(shè)不慎污損、喪失或需增發(fā)之情形發(fā)生，文件致不易閱讀，應(yīng)開立FM-0401-004A經(jīng)管理者代表審核后向文控中心懇求補(bǔ)發(fā)。7.6.3受控性文件之保管人或運(yùn)用人離任時(shí)，應(yīng)將文件列入移交，由移交人和接受人到文控中心研發(fā)部辦理移交手

13、續(xù)簽字確認(rèn)。7.7文件之保管：7.7.1運(yùn)用中或已廢止之正本文件一致由文控中心技術(shù)資料由研發(fā)部收存。7.7.2文控中心研發(fā)部收存之正本文件及各相關(guān)承辦單位收存之受控性文件，皆應(yīng)指派專人管理。7.7.3文控中心應(yīng)按文件之類別代號(hào)，分別將文件搜集成冊(cè)，建立中心檔案，妥善保管。7.7.4正本文件之收發(fā)及銷毀，文控中心皆應(yīng)列冊(cè)管理并接受查詢。7.7.5一切與質(zhì)量管理系統(tǒng)有關(guān)之第一、二、三階運(yùn)用文件，皆應(yīng)永久保管，已廢止之文件根據(jù)需求確定保管期限。質(zhì)量記錄由各部門保管，保管期限根據(jù)記錄性質(zhì)確定。八、質(zhì)量記錄8.1 FM-0401-001A家具HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁(yè) 次7/88.2 FM-0401-002A8.3 FM-0401-003A8.4 FM-0401-004A8.5 FM-0401-005A8.6 FM