會(huì)議的意義、作用與種類教學(xué)課件

1、第一講當(dāng)今會(huì)議面面觀會(huì)議的意義會(huì)議的目的會(huì)議的作用會(huì)議的種類會(huì)議的頻率會(huì)議的成本第1頁，共53頁。形成決策集思廣益第2頁，共53頁。會(huì)議的意義會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道會(huì)議顯示不部門的存在會(huì)議是一種群體的溝通方式思考思考第3頁，共53頁。會(huì)議的目的傳達(dá)資訊開展有效的溝通達(dá)成協(xié)義監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾資源共享激勵(lì)員士氣開發(fā)創(chuàng)意鞏固主管地位會(huì)議目的第4頁，共53頁。會(huì)議的作用第5頁，共53頁。會(huì)議種類按人數(shù)分團(tuán)體會(huì)議一對(duì)一會(huì) 議 按層次分第6頁，共53頁。規(guī)模：大會(huì)、中會(huì)、小會(huì)、小組會(huì)、一對(duì)一手段：電話會(huì)、廣播會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)、視頻會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)內(nèi)容：討論會(huì)、專題會(huì)、報(bào)告會(huì)、技術(shù)會(huì)、業(yè)務(wù)會(huì)、對(duì)象：內(nèi)部、外部、國際

2、、層次時(shí)間：例會(huì) 年會(huì)、季度、周會(huì)、晨會(huì)、臨時(shí)會(huì)第7頁，共53頁。會(huì)議的頻率第8頁，共53頁。會(huì)議的頻率第9頁，共53頁。會(huì)議頻率第10頁，共53頁。會(huì)議頻率一對(duì)一會(huì)議第11頁，共53頁。第二講會(huì)議效率不高的原因及解決方案會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理高效會(huì)議的八大特征會(huì)議規(guī)范第12頁，共53頁。效率不高的原因項(xiàng)次原因具體表現(xiàn)（1）時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會(huì)。（2）地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。（3）開會(huì)對(duì)象的選擇必須出席會(huì)議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑

3、，無法達(dá)到會(huì)議意圖。（5）參會(huì)者的技能參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗。（6）會(huì)議的準(zhǔn)備工作開會(huì)前沒有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無成效。（7）開會(huì)的原因、目的和結(jié)果開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無意義、宣告失敗。第13頁，共53頁。高效會(huì)議預(yù)防性管理第14頁，共53頁。高效會(huì)議的特征第15頁，共53頁。如何會(huì)議規(guī)范時(shí)間安排方面的規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范會(huì)議本身要遵守的規(guī)則第16頁，共53頁。會(huì)議流程圖會(huì)務(wù)準(zhǔn)備 會(huì)議實(shí)施 開會(huì)方法內(nèi)容對(duì)象時(shí)間地點(diǎn)費(fèi)用會(huì)務(wù)提出問題應(yīng)急性信息性決策性議程和程序各項(xiàng)會(huì)務(wù)文件內(nèi)容執(zhí)行策略保障控制工具效果歸

4、檔紀(jì)要發(fā)布編制預(yù)算分工落實(shí)后續(xù)工作 策劃方案批準(zhǔn)會(huì)議設(shè)計(jì)和布置設(shè)施 環(huán)境評(píng)估反饋補(bǔ)充會(huì)議 預(yù)算執(zhí)行場(chǎng)所 配套第三方顧問 會(huì)議制度和文化專家咨詢領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)構(gòu)組織保障者結(jié) 算會(huì)議管理機(jī)構(gòu)第17頁，共53頁。會(huì)議本身要遵守的規(guī)則第18頁，共53頁。第三講開會(huì)前的準(zhǔn)備工作是否要開會(huì)準(zhǔn)備工作的作用5W1H準(zhǔn)備工作核對(duì)單主持人的準(zhǔn)備工作第19頁，共53頁。開會(huì)的條件必須把信息同時(shí)傳遞給很多的人聽取部門工作匯報(bào)、并委派任務(wù)樹立典范、發(fā)揮榜樣作用突發(fā)意外事件需要解決的問題共同討論、集思廣益外部環(huán)境要求如果第20頁，共53頁。準(zhǔn)備工作的必要性第21頁，共53頁。會(huì)議準(zhǔn)備的5W1H法Whywherewhatwhow

5、henhow第22頁，共53頁。會(huì)議準(zhǔn)備工作內(nèi)容了解會(huì)議的目的是否一定要開會(huì)確定會(huì)議的形式安排會(huì)議的議程決定會(huì)議的時(shí)間確定會(huì)議的主持人決定會(huì)議的地點(diǎn)研究會(huì)場(chǎng)如何布置確定出度人數(shù)安排出度者座位第23頁，共53頁。會(huì)議準(zhǔn)備工作內(nèi)容是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽是否安排與會(huì)者住宿是否安排交通工具是否發(fā)出了會(huì)議通知確定視聽教材確定輔助教材準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料確定自己人的相關(guān)資料是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并并做好事先通知第24頁，共53頁。25 設(shè)定溝通目標(biāo) 制訂行動(dòng)計(jì)劃 預(yù)備可能的爭(zhēng)執(zhí) 進(jìn)行SWOT分析 主持人的準(zhǔn)備 四個(gè)準(zhǔn)備工作第25頁，共53頁。26SWOT分析優(yōu)勢(shì)strength 劣勢(shì)weakn

6、ess機(jī)會(huì)opportanitg威脅threat自身環(huán)境第26頁，共53頁。第四章 成功會(huì)議的六種策略如何做開場(chǎng)白如何掌握議事進(jìn)度如何分配發(fā)言時(shí)間如何形成決策如何圓滿結(jié)束會(huì)議如何達(dá)成共識(shí)第27頁，共53頁。如何做開場(chǎng)白定義內(nèi)容開會(huì)目的，時(shí)間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等程序概觀程序、提供資訊、會(huì)議記錄、征求意見3-5分鐘的談話，系統(tǒng)、簡(jiǎn)潔及有明確宗旨第28頁，共53頁。會(huì)議時(shí)間分配主持人的發(fā)言發(fā)言時(shí)間要占到20%暢所欲言第29頁，共53頁。會(huì)議進(jìn)程的控制權(quán)力方式語言方式非語言方式第30頁，共53頁。如何組織達(dá)成共識(shí)邀請(qǐng)議案執(zhí)行的監(jiān)督單位在“論議紛紛”基礎(chǔ)做成的，而不是在“眾口一詞”的基礎(chǔ)上做成的。

7、第31頁，共53頁。會(huì)議決策方法相互交流權(quán)威決策共識(shí)決策少數(shù)服從多數(shù)決策無異議決策 群體決策法頭腦風(fēng)暴法德爾菲法思想轉(zhuǎn)換法易地思考法 團(tuán)隊(duì)決策法第32頁，共53頁。第五章 會(huì)議的有效溝通與反饋技巧會(huì)議中的溝通會(huì)議中的反饋技巧第33頁，共53頁。溝通的定義： 為了實(shí)現(xiàn)一個(gè)目標(biāo)，將信息、思想和情感在個(gè)體或者群體之間相互交流，達(dá)成共識(shí)的過程。會(huì)議中的溝通第34頁，共53頁。執(zhí)行的20%聽懂的40%會(huì)議中的溝通聽到的60%說出了80%理想的100%溝通的漏斗第35頁，共53頁。會(huì)議中的溝通溝通的金三角設(shè)身處地自己對(duì)方第36頁，共53頁。會(huì)議中的溝通溝通的冰山理論第37頁，共53頁。有效溝通努力達(dá)成目標(biāo)

8、有明確的時(shí)間約束有明確的溝通目標(biāo)積極傾聽重視每一個(gè)細(xì)節(jié)會(huì)議中的溝通第38頁，共53頁。找共同點(diǎn)適當(dāng)展示自己的能力和水平坦誠相待 溝通的橋梁不必說出所有的真象適當(dāng)暴露自己脆弱的地方會(huì)議中的溝通如何建立信任第39頁，共53頁。反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋建設(shè)性反饋會(huì)議中的反饋技巧第40頁，共53頁。會(huì)議中的反饋技巧三部曲第41頁，共53頁。第六章 主持人的會(huì)議管理技巧傾聽的技巧實(shí)際的說話技巧第42頁，共53頁。傾聽的技巧傾聽 ： 是暫時(shí)忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容，與他一起去體驗(yàn)，感受整個(gè)過程。這是一種管理技巧，可以通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。第43頁，共53頁。傾聽的技

9、巧第44頁，共53頁。傾聽的技巧第45頁，共53頁。第七章 如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況與“cicada蟬”相遇與“shark鯊魚”相遇與“donkey驢”相遇遭遇“rabbit tracking兔子般追蹤”與“crab螃蟹（跑題者）”相遇第46頁，共53頁。與“cicada蟬”相遇蟬的癥狀：講與主題無關(guān)的故事講得模糊而不具體明確拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn)主持人對(duì)策：采用非語言性暗示探詢、總結(jié)、測(cè)試其理解成度善意提醒關(guān)于程序及時(shí)間限制帶入別人發(fā)言與蟬相遇第47頁，共53頁。與“shark鯊魚”相遇與鯊魚相遇鯊魚的癥狀：有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見主持人對(duì)策：理解對(duì)方的想法或情緒重申會(huì)議中

10、無論什么意見都可以提但正面的建議會(huì)更受歡迎采用非語言性方式打斷第48頁，共53頁。與“donkey驢”相遇與驢相遇驢的癥狀：過于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面“墻”不能站在別人的立場(chǎng)看問題主持人對(duì)策：突出他的貢獻(xiàn)重復(fù)問題短暫沉默第49頁，共53頁。遭遇“rabbit tracking兔子般追蹤”與兔子相遇兔子的癥狀：質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議主持人對(duì)策：突出他的貢獻(xiàn)重申可以先試用現(xiàn)在的程序，如不奏效，則馬上按他的方法實(shí)施第50頁，共53頁。與“crab螃蟹（跑題者）”相遇與螃蟹相遇螃蟹的癥狀：開會(huì)時(shí)還在做別的工作私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時(shí)常接電話打瞌睡，走神主持人對(duì)策：對(duì)開小會(huì)者，主持人停

11、止說話或者示意發(fā)言者暫停，使會(huì)議短暫沉默問他們是不是覺得應(yīng)該先分組討論，然后集中討論對(duì)打瞌睡者，可中間休息5分鐘，并加快會(huì)議議程第51頁，共53頁。第八章 主持人與參會(huì)者守則與責(zé)任第52頁，共53頁。1、不是井里沒有水，而是你挖的不夠深。不是成功來得慢，而是你努力的不夠多。2、孤單一人的時(shí)間使自己變得優(yōu)秀，給來的人一個(gè)驚喜，也給自己一個(gè)好的交代。3、命運(yùn)給你一個(gè)比別人低的起點(diǎn)是想告訴你，讓你用你的一生去奮斗出一個(gè)絕地反擊的故事，所以有什么理由不努力!4、心中沒有過分的貪求，自然苦就少。口里不說多余的話，自然禍就少。腹內(nèi)的食物能減少，自然病就少。思緒中沒有過分欲，自然憂就少。大悲是無淚的，同樣大

12、悟無言。緣來盡量要惜，緣盡就放。人生本來就空，對(duì)人家笑笑，對(duì)自己笑笑，笑著看天下，看日出日落，花謝花開，豈不自在，哪里來的塵埃!5、心情就像衣服，臟了就拿去洗洗，曬曬，陽光自然就會(huì)蔓延開來。陽光那么好，何必自尋煩惱，過好每一個(gè)當(dāng)下，一萬個(gè)美麗的未來抵不過一個(gè)溫暖的現(xiàn)在。6、無論你正遭遇著什么，你都要從落魄中站起來重振旗鼓，要繼續(xù)保持熱忱，要繼續(xù)保持微笑，就像從未受傷過一樣。7、生命的美麗，永遠(yuǎn)展現(xiàn)在她的進(jìn)取之中;就像大樹的美麗，是展現(xiàn)在它負(fù)勢(shì)向上高聳入云的蓬勃生機(jī)中;像雄鷹的美麗，是展現(xiàn)在它搏風(fēng)擊雨如蒼天之魂的翱翔中;像江河的美麗，是展現(xiàn)在它波濤洶涌一瀉千里的奔流中。8、有些事，不可避免地發(fā)生

13、，陰晴圓缺皆有規(guī)律，我們只能坦然地接受;有些事，只要你愿意努力，矢志不渝地付出，就能慢慢改變它的軌跡。9、與其埋怨世界，不如改變自己。管好自己的心，做好自己的事，比什么都強(qiáng)。人生無完美，曲折亦風(fēng)景。別把失去看得過重，放棄是另一種擁有;不要經(jīng)常艷羨他人，人做到了，心悟到了，相信屬于你的風(fēng)景就在下一個(gè)拐彎處。10、有些事想開了，你就會(huì)明白，在世上，你就是你，你痛痛你自己，你累累你自己，就算有人同情你，那又怎樣，最后收拾殘局的還是要靠你自己。11、人生的某些障礙，你是逃不掉的。與其費(fèi)盡周折繞過去，不如勇敢地攀登，或許這會(huì)鑄就你人生的高點(diǎn)。12、有些壓力總是得自己扛過去，說出來就成了充滿負(fù)能量的抱怨。尋求安慰也無濟(jì)于事，還徒增了別人的煩惱。13、認(rèn)識(shí)到我們的所見所聞都是假象，認(rèn)識(shí)到此生都是虛幻，我們才能真正認(rèn)識(shí)到佛法的真相。錢多了會(huì)壓死你，你承受得了嗎?帶，帶不走，放，放不下。時(shí)時(shí)刻刻發(fā)悲心，饒益眾生為他人。14、夢(mèng)想總是跑在我的前面。努力追尋它們，為了那一瞬間的同步，這就是動(dòng)人的生命奇跡。15、懶惰不會(huì)讓你一下子跌倒，但會(huì)在不知不覺中減少你的收獲;勤奮也不會(huì)讓你一夜成功，但會(huì)在不知不覺中積累你的成果。人生需要挑戰(zhàn)，更需要堅(jiān)持和勤奮!16、人生在世：可以缺錢，但不能缺德;可以失言，但不能失信;可以倒下，但不能