2014-2015年度辦公室工作計劃

1、2013-2014 學(xué)年信息學(xué)院作計劃會工作為信息學(xué)院會信息交流的中樞、信息共享的，是研會的綜合辦事機構(gòu)，主要負責(zé)學(xué)院會的日常內(nèi)務(wù)，包括通知反饋、文件歸檔、財務(wù)管理、值班協(xié)調(diào)以及其他日常工作。在學(xué)院和老師的親切指導(dǎo)下，本年度將堅持“遵循倡導(dǎo)時代先進文化，全心全意為全院師生服務(wù)”的， 倡導(dǎo)結(jié)構(gòu)化管理模式，繼續(xù)發(fā)揮會的信息交流和協(xié)調(diào)管理的作用，增強團隊凝聚力，創(chuàng)建溫馨和諧的研會大家庭氛圍。為本屆研會“、發(fā)揚”的理念，在繼承九屆研會優(yōu)良傳統(tǒng)的同時，積極發(fā)揚部門的特殊性，為十屆研會的發(fā)展做出自己的貢獻?，F(xiàn)制定2014-2015 學(xué)年工作計劃如下：一、建設(shè)機制1.1 部門定位是協(xié)調(diào)研會內(nèi)各間的事務(wù)、溝通

2、、老師和同學(xué)、保障研會整體工作正常運轉(zhuǎn)的重要樞紐。因此，一個高效的規(guī)范的，對于保障整個研會工作的順利開展，都有積極的推進作用。1.2組成組成安排制度在之前多屆研會中已經(jīng)基本成形，分配制度也很合理，所以今年安排基本按照去年的組成上，然后根據(jù)今年研會工作安排進行微調(diào)，初步計劃如下：a) 財務(wù)組（負責(zé)：2 人）經(jīng)辦學(xué)院會財務(wù)收支，并為各個部門的活動提供財務(wù)報銷。b) 聯(lián)絡(luò)組（負責(zé)：5 人）負責(zé)與學(xué)院會其它部門以及各個班級、聯(lián)系與溝通聯(lián)絡(luò)工作。c)組（負責(zé)：5 人）負責(zé)文件備案與管理工作，在舉辦活動后收集和整理相關(guān)的有保存價值的活動材料。d)值班組（王負責(zé)：2 人）安排協(xié)助教學(xué)工作，緊急事件立即進行協(xié)

3、調(diào)處理，及時收集值班反饋信息，靈活調(diào)度值班到崗。1.3管理a)干事考核制度根據(jù)信息科學(xué)與技術(shù)學(xué)院第十屆會的工作計劃，建立干事考核制度，干事每個月末填寫工作業(yè)績考評表，對于當月表現(xiàn)突出的干事，在部門例會上給予適當?shù)目隙?，充分調(diào)動干事的工作積極性。b)小組分工制為了保證事務(wù)有條不紊的進行，在實行小組分工制，各小組由各自的帶領(lǐng)負責(zé)不同的事務(wù)，同時每組另設(shè)一名小組長，協(xié)助小組。1.4 工作制度1.4.1 財務(wù)管理制度學(xué)院會全部由管理，每次活動的支出和報銷都必須登記入賬，做到賬實相符，帳證相符。負責(zé)財務(wù)報銷的必須有高度的責(zé)任感，工作過程中要細心。每次大型活動結(jié)束或小型活動賬務(wù)累積超過五百銷一次。具體報銷

4、流程和規(guī)范分別參見附件一、二。注意事項：1）平時積累：的士票、車票、超市小票及各種正規(guī)。2）分類整理：按經(jīng)費報銷的類別（科研經(jīng)費、活動經(jīng)費）分開報銷。3）及時：每次的支出和報銷都清楚，文件養(yǎng)成以時間開頭命名的。4）規(guī)范管理：最初即向各部長講明經(jīng)費規(guī)范，確保每次活動經(jīng)費的申請、使用、報銷及備案的順利進行（報銷流程及規(guī)范見附件二）。1.4.2 聯(lián)絡(luò)工作制度制作各種，印制名片及建立其他通訊庫，發(fā)布校院的各項通知并及時反饋各項任務(wù)執(zhí)行情況，對具體的、臨時的工作進行協(xié)調(diào)，保證通知工作的到位。1）建通訊：全院整理、學(xué)生主要工作人整理，再按需建立、飛信群、郵箱分組等各方便通知事情的，并及時更新。同時，與網(wǎng)絡(luò)

5、部合作，根據(jù)的需要，推行辦公自動化(通知事情和需要收集電子材料的時候，直接上傳到的地方便匯總)，在提高辦公效率，節(jié)約資源。2）通知重時效：緊急事件盡量通知（可到林老師處打），短、飛信有回復(fù)也可，每個班大概確定兩個聯(lián)系人，可以是班長和團支書，方便在找不到班長的時候可以順利的把事情通知下去。3）反饋要及時：每一次發(fā)出接收方都要進行雙方的信息反饋。既要保證收到被通知人的反饋，又要向通知發(fā)出人反饋。4）當信息樞紐：不僅要傳達老師的任務(wù)、安排研會的活動，同學(xué)學(xué)習(xí)、工作中遇到也要及時向有關(guān)工作部門、老師反映。1.4.3管理制度每次研會組織的活動結(jié)束后，收集有保存價值的活動資料。1、形成規(guī)范。列出每個活動需

6、要整理的資料，形式規(guī)范。放在一個大家都可以的地方（附件 4：研會活動材料匯總規(guī)范）。對于每種需要整理的文檔，制作模板，避免出現(xiàn)不規(guī)范的文檔。由文秘組專人。2、每個部門設(shè)立專人與建立專線聯(lián)絡(luò)。減少各部長工作量，每次活動結(jié)束之后一周至兩周由文秘組直接與該同系，獲取各種資料。3、經(jīng)費允許的話，移動硬盤管理研會材料。每一個月文秘組各成員將材料匯總一次，方便要用材料時候直接取材料。對于材料中的，可以挑選部分經(jīng)典鏡頭保存即可，不必要保存全部，方便整理。4、建立各界委員的。每到畢業(yè)季的時候要收集已委員的，要做到多樣，盡量一年進行更新一次。1.4.4 值班工作制度1.每學(xué)年后，統(tǒng)計部員的空閑時間，安排部員值班

7、，制作值班表，交給院教學(xué)。有特殊情況不能按時值班者，須提前 12小時向請假，由調(diào)班。 加強與教秘的聯(lián)系，適時增加人手，合理分配，盡量保證每個人都值班?？梢赃x擇單雙周形式排班。2.值班于上午 8：45；下午 14：45 按時到學(xué)院行政樓 306 學(xué)院行政辦公室值班。經(jīng)詢問教學(xué)確定當日空閑，可提前完成值班任務(wù)。3.值班必須認真負責(zé)，處理當日事務(wù)，及時傳達老師及研會的各項任務(wù)，臨走時整理電腦桌上物品并填寫值班日志。4.研會后，為加強新研會委員與學(xué)院老師交流溝通，制作研會委員值班表（一般在七月和九月），具體細則同上。5.若輔導(dǎo)員事務(wù)繁忙，及時安排相關(guān)去值班。值班需配合工作。6.在平時工作中應(yīng)注意與輔導(dǎo)

8、員及教學(xué)溝通，了解值班情況。制定值班表的時候必須考慮機動的安排。1.4.5 其他工作事項1.研會例會做好考勤制度、會議等；2.做好表格制作、整理、更新。1.5文化建設(shè)1.團隊培訓(xùn)為干事的綜合辦事能力，在第一次會議中，除根據(jù)成員的意愿進行的安排（盡量使每個小組中覆蓋各個系的同學(xué)），還將的整體情況加以介紹，對各組工作內(nèi)容、工作要求、組活動資料整理規(guī)范、財務(wù)報銷流程和規(guī)范、值班組反饋機制等工作要點和注意事項進行培訓(xùn)。2.活動為部員之間的熟悉度，增強團隊之間的凝聚力，便于各項事務(wù)的順利開展，擬計劃在開展一學(xué)期一到兩次的集體活動。3.與其他部門共建在自己部門交流聯(lián)系之外，還應(yīng)加強與其他部門的聯(lián)系，所以本

9、學(xué)年辦公室應(yīng)該與其他部門共建，多加交流，一起活動。加強的成員與研會其他部門的成員的交流，增加成員對研會的歸屬感和研會的認知程度。二、研會團隊建設(shè)2.1 構(gòu)建團結(jié)研會作為研會的重要組成部門，在研會中扮演著重要的“管家”角色，負責(zé)通知、聯(lián)絡(luò)、溝通、協(xié)調(diào)研會，是研會的中樞部門。因此在加強建設(shè)的同時，要積極發(fā)揮在研會中的橋梁作用，在團的帶領(lǐng)下，積極輔助活動的開展，與其他部門相互扶持，使研會成為一個具有凝聚力的團隊。2.2 構(gòu)建和諧研會是研會的后勤保障機構(gòu)，因此構(gòu)建和諧研會，義不容辭，也有責(zé)任盡一份自己的義務(wù)。為了構(gòu)建和諧的研會大家庭，擬定以下計劃：1.研會成員生日祝福。建立研會成員資料庫，在成員生日當

10、天以研會名義發(fā)送生日電子賀卡，同時在經(jīng)費允許的情況下由部門負責(zé)發(fā)送紙質(zhì)版生日賀卡。2.學(xué)院、老師生日祝福。為了便于研會事務(wù)的順利開展，在重要的節(jié)日以學(xué)院研會名義向?qū)W院和老師以及全體研會成員發(fā)送節(jié)日祝福。3.與外聯(lián)部合作向贊助發(fā)送節(jié)日祝福。建立外聯(lián)贊助資料庫，在重要節(jié)日向贊助發(fā)送祝福，與他們保持友好的聯(lián)系，樹立信息學(xué)院研會的良好形象。4.與宣傳中心合作制作研會紀念相冊。由負責(zé)收集研會成員，宣傳中心負責(zé)集結(jié)成冊，并由各部門部長負責(zé)撰寫成員評價，加深研會成員之間的交流。5.與團合作積極促進部門聯(lián)誼。希望由團牽頭，有意向的部門之間可以進行部門聯(lián)誼，可以加深研會之間的交流。三、部門期望希望通過一年的努力

11、，使信息學(xué)院研會不僅作為研會組織的“管家”得到大家的肯定，更加能成為研會的堅強后盾，協(xié)助其它部門使會成為一個高效有序、融洽友愛的先進團隊。附件一：年度工作計劃表時間項目安排具體內(nèi)容2014 年 6 月收集往屆委員的聯(lián)系方式并進行更新在研會和畢業(yè)生畢業(yè)收集和更新往屆委員的2014 年 7 月研會群建設(shè)及委員訊錄制作根據(jù)新委員們的，建立十屆研會通訊錄，便于研會2014 年 7 月-9 月會工作手冊結(jié)合工作制度和計劃，制作會工作手冊2014 年 9 月迎新對每個迎新地點進行 安排，并設(shè)立臨時 點，為新生解決生活和學(xué)習(xí)等方面的困惑。2014 年 10 月撰寫新一屆研會簡介，安排面試，招納優(yōu)秀部員并確定

12、分工。2014 年 12 月廈門國際賽報名組織安排組織學(xué)院同學(xué)參加比賽的報名工作每個月生日聚會過后第一次大家聚齊的日子作為辦公室的生日，每個月都要有一個 ，并且在生日當天圍繞 一起放松一次（十一屆研會 生日為 10 月 12 日）。每個月日常辦公報銷每個月 28 日左右會收集老師的日常辦公支出的進行報銷。全年財務(wù)老師處關(guān)心時常去財務(wù)老師詢問是否需要幫忙去校財務(wù)帶單，給財務(wù)老師提供便利全年濃情生日，溫馨祝福為研會成員發(fā)送生日及節(jié)日祝福全年湯老師處值班合理安排值班，幫助湯老師教學(xué)工作順利開展全年日常工作確保工及整個研會的工作有條不紊的進行附件二：研會活動經(jīng)費規(guī)范一經(jīng)費申請流程1必須在活動開始前，由

13、項目填寫廈門大學(xué)信息科學(xué)與技術(shù)學(xué)院研究生活動經(jīng)費申請表（關(guān)于填表的注意事項在申請表中有說明）。需要注意的是：一定要在活動開始前將申請表交給老師審核，黃老師在“分管老師審核”上簽字，李書記在“分管意見”上簽字，這樣才算經(jīng)費被批準了。經(jīng)費申請表打印兩份，李書字后一份留在李書記處。2. 經(jīng)費申請好之后，把院活動經(jīng)費申請表交給，填寫申請表的部長要負起責(zé)任，好每項經(jīng)費的支出，對每項經(jīng)費支出，都要收集整理好?；顒咏Y(jié)束后及時把需要報銷的交給。二經(jīng)費說明活動經(jīng)費可用于以下開支：1)與學(xué)生活動相關(guān)的辦公費（筆墨、紙張、顏料、電池等）2)印刷費（復(fù)印、海報、電腦刻字、噴繪、獎狀、請柬等）3)演出費（場地費、膠卷及

14、彩擴、磁帶或 VCD 片、礦泉水和少量點心費、演出服裝費、演出用化妝品、工作費等）4)比賽費用（場地費、礦泉水和少量食品費、比賽服裝費、活動評選名次的獎金獎品費、工作費、競賽評委或裁判員的勞務(wù)費等）5)交通費（車船票、租車船費、市內(nèi)交通費等）6)少量報刊雜志及資料費7)重病學(xué)生慰問發(fā)生的支出等。8)活動經(jīng)費支出內(nèi)容不能只籠統(tǒng)填辦公用品、禮品、日用品（絕對不要出現(xiàn)）等，用于下列開支：無正式，大筆餐費（超過每人次 10 元）。三規(guī)范為保證活動能順利報銷，需注意以下事項：1)各部長請重視財務(wù)工作，活動支出應(yīng)開具并保管相關(guān)，活動結(jié)束后憑等額及到報銷活動實際經(jīng)費，否則不予報銷。2)若一些項目無法開具正式

15、，可去公寓超市買東西，然后把小票開成收據(jù)，抬頭寫廈大信息科學(xué)與技術(shù)學(xué)院，內(nèi)容可參照以上經(jīng)費項目寫（盡量項目寫“水”），數(shù)額不超過 100 為宜，超過 100 的可分多次開。3)工作餐費每人次 10 元上限，憑餐費報銷，背面注明用餐人數(shù)及原因。4)報銷要有明細品名，不要籠統(tǒng)開辦公用品。里的項目中，買的東西填寫時不要出現(xiàn)“等”字，如筆記本等均。一欄不好寫的話換行寫。若為第二聯(lián)的，內(nèi)容需為墊著復(fù)寫紙寫過的才有效。5)除比賽獎委裁判勞務(wù)費等可以用領(lǐng)款簽名領(lǐng)?。ǜ将@獎及金額、評委會或裁判員及勞務(wù)費金額）外，其余報銷必須以正式為據(jù)。6)內(nèi)容不要有涂改（實在要涂改的地方，需加蓋商家），數(shù)量、金額等不合格，自

16、行負責(zé)。7)經(jīng)費使用時盡量控制在自己做的內(nèi)，可酌情超過一點，若有余錢，退還。四友情提醒1. 在活動開始前盡早做財務(wù)，以防在活動開始前無法完成經(jīng)費工作。2. 在活動的過程中，可以酌情考慮一些不可預(yù)知，以防在活動結(jié)束之后超出。3. 在活動過程中以及平時多注意收集以及公寓超市、本部鷺銀海超市小票、車票等，防止需要報銷的時候陷入狀態(tài)。4. 各部活動前需要宣傳部做海報的，請?zhí)崆奥?lián)系宣傳部部長，做海報大概的錢，一并寫到經(jīng)費內(nèi)，沒寫的不予報海報的。5. 在下學(xué)期開學(xué)的時候研會可以預(yù)支 2000 元，到時候額度多的活動可預(yù)支經(jīng)費。個別部門若活動支出不多，可以先自己墊些錢，活動結(jié)束后把、申請表交給報銷。請注意，

17、預(yù)支之后也需在活動結(jié)束之后上交相應(yīng)額度的，用于沖賬。6有不清楚的支出項目、等相關(guān)問題時，盡量提前詢問下（王曉然：），以免花的錢不好報銷，自己墊錢。附件三：研會經(jīng)費報銷流程一申請經(jīng)費流程1.在活動開展之前,活動進入研會主頁中心，點擊“:8002/class.aspx?cla=24活動經(jīng)費申請表”填寫并發(fā)送到表格上指定郵箱：或者發(fā)給負責(zé)人的郵箱2. 打印兩份，由老師、書記簽字后，一份留在華書記處，一份交到處，額度多的可預(yù)先領(lǐng)取經(jīng)費。二經(jīng)費報銷流程:1. 活動結(jié)束后，核查活動填寫的項目經(jīng)費備案表及收據(jù),填寫學(xué)生活動經(jīng)費報銷備案表、經(jīng)費報銷單、經(jīng)費開支表,粘貼好。2.持學(xué)生活動經(jīng)費報銷備案表交給書字并

18、存檔；報銷單據(jù)找書字后放至財務(wù)處蘇老師處交予院長簽字。3.等蘇老師通知后到財務(wù)室領(lǐng)取報銷金。三各種表、單據(jù)填寫規(guī)范1.報銷單填寫1）經(jīng)費：（由本人填，下同）主管：院長經(jīng)辦人：填表人報銷人：填表人學(xué)院分管老師：學(xué)院分管：2）廈大經(jīng)費報銷單：信息科學(xué)與技術(shù)學(xué)院，經(jīng)費項目：活動經(jīng)費院開支表：名稱：信息學(xué)院，經(jīng)費名稱：活動經(jīng)費；3）數(shù)字用大寫：壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾金額最開始位前面用零補齊；4）粘貼單寫上合計的總額；5）報銷單據(jù)的填寫用黑色簽字筆,支出摘要按項目填寫而非按內(nèi)容填寫,大小與金額相符,金額不得涂改；6)的粘貼盡量按照版面的大小從下到上排好。2.一些報銷單注意事項1）需要單獨

19、做一張單據(jù)；2）每張單據(jù)總額最好在以 1000 以下；3）一次活動最好為一張單據(jù)；4）廈大報銷單與單據(jù)粘貼單粘在一起，即報銷單擺放順序為（自上而下）：院開支表-校報銷單-單據(jù)粘帖單；5）一般都是報銷研會的經(jīng)費：遇到不知道的情況，先空著問清楚了再填；6）對票數(shù)額較大的（總金額10 元），要另外填寫領(lǐng)款收據(jù)單，粘貼在單據(jù)粘帖單上。票不用粘貼上去，只需弄成一疊交給蘇老師即可。四規(guī)范說明能用于報銷的主要有以下幾種:1.交通費:票、的士票(注意不能是連號：相差 20 位以上) 、船票、長途汽車或者火車票(注意必須往返齊全)；2.正式(指的要素齊全,必須是有國家有關(guān)部分批準的合法票據(jù),即經(jīng)營性的稅務(wù)部分,

20、非經(jīng)營性的省級財政部門收據(jù),社會團體的門收據(jù)等)；3.后勤的收據(jù)。五注意事項1.注意平時的收集2.正式需有明細品名,不能籠統(tǒng)開辦公用品3.大額要有經(jīng)辦人、驗收人簽名4.學(xué)生活動經(jīng)費購置設(shè)備 200 元以上 800 元以下的,要到資產(chǎn)處填寫低值設(shè)備表,800 元以上的辦理固定資產(chǎn)入帳手續(xù),購置服裝應(yīng)填寫材料進庫單5.工作餐費按每人次 10 元為標準且限于工作餐,憑報銷,需要注明用餐人數(shù)及原因6.報銷需準備工行卡用于轉(zhuǎn)帳7.盡量早上去財務(wù)室，周三財務(wù)不報賬8.報銷工作中有很多細節(jié)的東西,尤其是的審核部分,在工作中要多注意，如一定要有章并要與開支項目相對應(yīng)，車票按順序粘貼以避免連號等9.活動開始前向

21、活動收經(jīng)費申請表，活動結(jié)束后及時找活動要和備案表10.院財務(wù)室：2580016蘇老師：2580015附件四：研會活動材料匯總規(guī)范一、概述活動材料的化指對每個活動從策劃、舉辦到后期總結(jié)等一系列相關(guān)信息的。作為一種資料的形式存在，在進行學(xué)期工作總結(jié)、年度工作總結(jié)的時候?qū)蟠蠊ぷ鞯男省Ｍ瑫r，化的材料也為干訓(xùn)班年度總結(jié) DV 的制作提供原材料，作為下一屆研會的參考資料，具有非常重要的意義。團委在年度結(jié)尾的時候也會需要由研會提供的具有代表性的活動材料，已經(jīng)形成的資料將為這個工作提供很大的便利，也使得提供的活動材料有的可以參與評比。所要收集的材料包括策劃書、活動經(jīng)費備案、活動、活動海報、活動現(xiàn)場及活動總結(jié)。二、策劃書此環(huán)節(jié)需保存所有最終版的策劃書及項目立項書。要求：1.針對各個不同商家的策劃書最終版（作為參考）2.不包含贊助商信息的策劃書最終版（此策劃在有贊助和沒有贊助下都應(yīng)該有）3.項目立項書，活動正式開始的立項書三、活動經(jīng)費備案此環(huán)節(jié)需保存經(jīng)費、經(jīng)費申請表、經(jīng)費使用明細及相關(guān)