201412泉州索菲亞文件檔案管理制度

1、定制家索菲亞 文件檔案管理制度第一章 發(fā)文管理規(guī)定為了提高發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)公司現(xiàn)階段的實(shí)際情況，特規(guī)定如下：發(fā)文部門撰寫文件行文力求情況準(zhǔn)確、觀點(diǎn)明確、條理清楚、標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確、篇幅簡短。所有的規(guī)定（發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，采取重大的強(qiáng)制性行政措施）、決定（對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排）、決議（經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項(xiàng)）、通知（要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng)）、通報（表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要信息）、會議紀(jì)要（傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精神，要求員工共同遵守的）必須通過發(fā)文流程下發(fā)文件。擬稿人將初稿報送部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)文件的質(zhì)量責(zé)任，經(jīng)審核后，在

2、“部門核稿”上簽字。部門負(fù)責(zé)人審核后報送給分管領(lǐng)導(dǎo)及運(yùn)營總監(jiān)審核簽發(fā)，需要兩位領(lǐng)導(dǎo)以上簽署意見的采用紙制形式領(lǐng)導(dǎo)會簽。第二章 文件檔案管理?xiàng)l例文件范圍 1、各類公司證照復(fù)印件等2、各類合同書等 3、公司章程、規(guī)章制度等 4、產(chǎn)品知識技術(shù)資料等5、員工檔案文件6、各部門業(yè)務(wù)中具有保存價值或參考價值的文件材料等等。權(quán)責(zé) 1、公司各部將部門內(nèi)有保存價值的文件由相關(guān)人員專職建檔保管，負(fù)責(zé)文件的登記、調(diào)閱、交接、銷 毀、整理等工作。 2、公司的營業(yè)執(zhí)照、租賃合同等重要文件復(fù)印件由行政部存檔。說明（一）證照管理 1、行政人事部將重要證照復(fù)印件留存。 2、證照保管人員變動做好交接單簽字留存。 3、照領(lǐng)用使用

3、登記表的規(guī)范，證照保管人監(jiān)督領(lǐng)用登記情況。 （二）文件檔案管理 1、行政人事部做好部門歸檔文件檔案資料的名目登記表。2、歸檔文件檔案資料的名目登記，保管人簽字匯總留存。3、部門重要?dú)w檔文件資料需復(fù)印備份到行政部留存。4、備份的重要?dú)w檔文件資料，行政部做好名目登記表。管理內(nèi)容文件的登記歸檔及保管1、文件整理按年度、類型分類為原則。2、保管人員對文檔造冊、匯編及登記，檔案標(biāo)題要表明清楚，名稱確切，填寫端正。3、保管人員每月對部門內(nèi)的文件及時清理、校對，做到與文件登記臺帳相符。4、保管人員對所管理的檔案保密，并做好檔案柜的防盜、防火、防潮、防塵等確保檔案的安全性。5、保管人員對過期和報廢檔案進(jìn)行銷毀

4、時必須有領(lǐng)導(dǎo)的批示和他人的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，以防失密。6、保管人員保持檔案柜內(nèi)外的整潔干凈，做到整齊化，排列分類有條有理。7、調(diào)動人員必須辦理好文件交接手續(xù)，不得擅自帶走或銷毀。（二）文件的調(diào)用 1、公司人員借閱檔案（包括文件、資料、證書及證明材料）時必須在檔案管理人員處進(jìn)行登記，如 實(shí)填寫所需資料內(nèi)容方可領(lǐng)??；重要文件、資料（保密性高的文件，應(yīng)持有主管領(lǐng)導(dǎo)的批示后借閱） 。 2、公司檔案及資料只允許限本公司內(nèi)部查閱，不可攜帶外處，以防丟失或泄密；如需借拿走資料， 須持有行政經(jīng)理及主管領(lǐng)導(dǎo)的批示方可。 3、借閱資料人員持有資料或文件時間不得超過借閱時登記的期限，到借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面 與檔案管理人員移交清楚，如發(fā)現(xiàn)丟失或損失，殘缺等問題，應(yīng)立即報告主管領(lǐng)導(dǎo)，做相應(yīng)處理。 4、借閱人員必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、復(fù)印、攝拍，不得轉(zhuǎn) 借或損壞。否則按損壞公物追究、情節(jié)嚴(yán)重的應(yīng)追究當(dāng)事人法律責(zé)任。