財務(wù)表格與人員使用ecel表格

1、也許你差不多在Excel中完成過上百張財務(wù)報表，也許你已利用Excel函數(shù)實(shí)現(xiàn)過上千次的復(fù)雜運(yùn)算，也許你認(rèn)為Excel也只是如此，甚至了無新意。但我們平日里許多次重復(fù)的得心應(yīng)手的使用方法只只是是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Excel中的一些鮮為人知的技巧入手，領(lǐng)會一下關(guān)于Excel的不樣風(fēng)情。一、建立分類下拉列表填充項(xiàng)我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項(xiàng)。1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類不(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”等)分不輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。2.選中A列(“工業(yè)企業(yè)”名稱所在

2、列)，在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進(jìn)行確認(rèn)。仿照上面的操作，將B、C列分不命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類不”的列(如C列)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設(shè)置”標(biāo)簽中，單擊“同意”右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項(xiàng)，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個體企業(yè)”序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如D列)，再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選中“序列”選項(xiàng)后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。4.選中C列任意單元格(如C

3、4)，單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類不”填入單元格中。然后選中該單元格對應(yīng)的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類不的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報表時，假如不需要打印“企業(yè)類不”列，能夠選中該列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項(xiàng)，將該列隱藏起來即可。二、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調(diào)用。1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義”選項(xiàng)，打開“自定義”對話框。在“命令”標(biāo)簽中，選中“類不”下的“新菜單”項(xiàng)，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名

4、”框中輸入一個名稱(如“常用文檔”)。2.再在“類不”下面任選一項(xiàng)(如“插入”選項(xiàng))，在右邊“命令”下面任選一項(xiàng)(如“超鏈接”選項(xiàng))，將它拖到新菜單(常用文檔)中，并仿照上面的操作對它進(jìn)行命名(如“工資表”等)，建立第一個工作簿文檔列表名稱。重復(fù)上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項(xiàng)(如“工資表”等)，右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接打開”選項(xiàng)，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾，并選中該工作簿文檔。重復(fù)上面的操作，將菜單項(xiàng)和與它對應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。4.以后需要打開“

5、常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。提示：盡管我們將“超鏈接”選項(xiàng)拖到了“常用文檔”菜單中，但并不阻礙“插入”菜單中“超鏈接”菜單項(xiàng)和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。三、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，假如想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們能夠如此設(shè)置。1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項(xiàng)，

6、在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件(大于等于1500，字體設(shè)置為“藍(lán)色”；小于1000，字體設(shè)置為“棕色”)。3.設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕?？纯垂べY表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。四、制作“專業(yè)符號”工具欄在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些專門的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們能夠制作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。1.執(zhí)行“工具宏錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名如“fuhao1”并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確

7、定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的專門符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它專門符號的輸入“宏”。2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標(biāo)簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱“專業(yè)符號”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。切換到“命令”標(biāo)簽中，選中“類不”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項(xiàng)拖到“專業(yè)符號”欄上(有多少個專門符號就拖多少個按鈕)。3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點(diǎn)對它們進(jìn)行命名。4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜

8、單中，選“指定宏”選項(xiàng)，打開“指定宏”對話框，選中相應(yīng)的宏(如fuhao1等)，確定退出。重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。5.關(guān)閉“自定義”對話框，以后能夠像使用一般工具欄一樣，使用“專業(yè)符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。五、打印工作表的不同區(qū)域有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面治理器”吧。1.打開需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行(或列)標(biāo)上拖拉，選中它們再右擊鼠標(biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項(xiàng)，將不需要打印的行(或列)隱藏起來。2.執(zhí)行“視圖視面治理器”命令，打開“視面治理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱(如

9、“上報表”)后，單擊“確定”按鈕。3.將隱藏的行(或列)顯示出來，并重復(fù)上述操作，“添加”好其它的打印視面。4.以后需要打印某種表格時，打開“視面治理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。六、讓數(shù)據(jù)按需排序假如你要將職員按其所在的部門進(jìn)行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，如何辦?可采納自定義序列來排序。1.執(zhí)行“格式選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，進(jìn)入“自定義序列”標(biāo)簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機(jī)關(guān),車隊(duì),一車間,二車間,三車間

10、”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。2.選中“部門”列中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項(xiàng)”按鈕，彈出“排序選項(xiàng)”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。七、把數(shù)據(jù)完全隱藏起來工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓掃瞄者查閱，只好將它隱藏起來了。1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格(區(qū)域)，執(zhí)行“格式單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”標(biāo)簽的“分類”下面選中“自定義”選項(xiàng)，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“;”(三個英文狀態(tài)下的分號)。2.再切換到“愛護(hù)”標(biāo)簽下，選中其中的“隱藏”選項(xiàng)，按“確定”

11、按鈕退出。3.執(zhí)行“工具愛護(hù)愛護(hù)工作表”命令，打開“愛護(hù)工作表”對話框，設(shè)置好密碼后，“確定”返回。通過如此的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，確實(shí)是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在“愛護(hù)”標(biāo)簽下，請不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的“”號，如此能夠防止不人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，選中“打

12、開”選項(xiàng)后，“確定”退出。以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法(輸入法列表中的第1個中文輸入法)自動打開，當(dāng)選中其它單元格時，中文輸入法自動關(guān)閉。 九、讓“自動更正”輸入統(tǒng)一的文本你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如“中華會計網(wǎng)?！倍鄲滥?？那就往下看吧。1.執(zhí)行“工具自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也能夠是其他字符，“pcw”用小寫)，在“替換為”下面的方框中輸入“中華會計網(wǎng)?！?，再單擊“添加”和“確定”按鈕。3.以后假如需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw”字符，現(xiàn)在能夠不考慮“pcw”的大小寫，然后確認(rèn)一下就成

13、了。十、在Excel中自定義函數(shù)Excel函數(shù)盡管豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們能夠自定義一個函數(shù)，來完成一些特定的運(yùn)算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數(shù)：1.執(zhí)行“工具宏Visual Basic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵)，打開Visual Basic編輯窗口。2.在窗口中，執(zhí)行“插入模塊”菜單命令，插入一個新的模塊模塊1。3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。以后能夠像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在

14、相應(yīng)的工作簿中使用。十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢？1.執(zhí)行“格式工作表背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉，同時選中這些單元格(區(qū)域)。3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板”中，選中“白色”。通過如此的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒有襯圖片了(事實(shí)上，是圖片被“白色”遮蓋了)。提示：襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。

15、十二、用連字符“&”來合并文本假如我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。1.在D列后面插入兩個空列(E、F列)，然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對應(yīng)的單元格中。3.選中E列，執(zhí)行“復(fù)制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數(shù)值”選項(xiàng)，按下“確定”按鈕，E列的內(nèi)容(不是公式)即被復(fù)制到F列中。4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。提示：完成第

16、1、2步的操作，合并效果差不多實(shí)現(xiàn)，但現(xiàn)在假如刪除B、C、D列，公式會出現(xiàn)錯誤。故須進(jìn)行第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。十三、生成績條常有朋友問“如何打印成績條”如此的問題，有許多人采取錄制宏或VBA的方法來實(shí)現(xiàn)，這關(guān)于初學(xué)者來講有一定難度。出于此種考慮，我在那個地點(diǎn)給出一種用函數(shù)實(shí)現(xiàn)的簡便方法。此處假定學(xué)生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標(biāo)題，第2行為學(xué)科名稱。1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！A，INDEX(sheet1！$A：$G，I

17、NT(ROW()+4)/3)+1)，COLUMN()。2.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到B1至G1單元格中；然后，再同時選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到A2至G185單元格中。至此，成績條差不多成型，下面簡單修飾一下。3.調(diào)整好行高和列寬后，同時選中A1至G2單元格區(qū)域(第1位學(xué)生的成績條區(qū)域)，按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線”選項(xiàng)，為選中的區(qū)域添加邊框(假如不需要邊框，能夠不進(jìn)行此步及下面的操作)。4.同時選中A1至G3單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標(biāo)左鍵，自A4拖拉至G18

18、6單元格區(qū)域，為所有的成績條添加邊框。按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。十四、Excel幫你選函數(shù)在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時，常常不明白使用什么函數(shù)比較合適。Excel的“搜索函數(shù)”功能能夠幫你縮小范圍，選擇出合適的函數(shù)。執(zhí)行“插入函數(shù)”命令，打開“插入函數(shù)”對話框，在“搜索函數(shù)”下面的方框中輸入要求(如“計數(shù)”)，然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計數(shù)”有關(guān)的函數(shù)選擇出來，并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的關(guān)心文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。十五、同時查看不同工作表中多個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)有時，我們編輯某個工作表(Sheet1)時，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3

19、)某個單元格的內(nèi)容，能夠利用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實(shí)現(xiàn)。執(zhí)行“視圖工具欄監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點(diǎn)”對話框，用鼠標(biāo)選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它“監(jiān)視點(diǎn)”。以后，不管在哪個工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)視點(diǎn)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。十六、為單元格快速畫邊框在Excel 2002往常的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較苦惱，Excel 2002對此功能進(jìn)行了全新的拓展。單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項(xiàng)，或者執(zhí)行“視圖工具欄邊框

20、”命令，展開“邊框”工具欄。單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。提示：假如畫錯了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就能夠清除掉錯誤的邊框。假如需要畫出不同顏色的邊框，能夠先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。這一功能還能夠在單元格中畫上對角的斜線。十七、操縱特定單元格輸入文本的長度你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候，Excel就能自動推斷、即時分析并彈出警告

21、，那該多好啊!要實(shí)現(xiàn)這一功能，對Excel來講，也并不難。例如我們將光標(biāo)定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數(shù)來表示。因此，我們能夠單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項(xiàng)。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的“同意”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于”，且“長度”為“4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的出錯警告”設(shè)為“停止”，并在“標(biāo)題”和“錯誤信息”欄中分不填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數(shù)年份?！弊謽?。專門顯然，當(dāng)假如有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時，Excel就會彈出示的警告對話

22、框，告訴你出錯緣故，并直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后方可接著錄入。奇妙吧?事實(shí)上，在Excel的“數(shù)據(jù)有效性”推斷中，還有許多專門類型的數(shù)據(jù)格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時刻遠(yuǎn)近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計一種檢測標(biāo)準(zhǔn)，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們明白每次打開Excel，軟件總是默認(rèn)打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，因此首先就需要同步輸入。因此，在專門多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。那么如何對表格

23、進(jìn)行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標(biāo)簽名“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽名“Sheet3”(假如我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，能夠按住Ctrl鍵進(jìn)行點(diǎn)選)?，F(xiàn)在，我們看到Excel的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組”字樣，我們就能夠進(jìn)行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點(diǎn)什么，我們發(fā)覺，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。然而，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該如何辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項(xiàng)，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表

24、”。這時，Excel會彈出“填充成組工作表”的對話框，在那個地點(diǎn)我們選擇“格式”一項(xiàng)，點(diǎn)“確定”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫，而是函數(shù)。不要以為Excel中的函數(shù)只是針對數(shù)字，事實(shí)上只要是寫進(jìn)表格中的內(nèi)容，Excel都有對它編輯的專門函數(shù)。例如改變文本的大小寫。在Excel 2002中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分不是：“=UPPER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫；“=LOWER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫；“=PROPER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本轉(zhuǎn)換成

25、“適當(dāng)”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel”，然后在目標(biāo)單元格中輸入“=UPPER(A1)”，回車后得到的結(jié)果將會是“EXCEL”。同樣，假如我們在A3單元格中輸入“mr.weiwei”，然后我們在目標(biāo)單元格中輸入“=PROPER(A3)”，那么我們得到的結(jié)果就將是“Mr.Weiwei”了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特不是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如職員名單、籍貫等信息。假如我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數(shù)據(jù)

26、格，提取的字符數(shù))”函數(shù)，它表示“從A4單元格最右側(cè)的字符開始提取2個字符”輸入到此位置。因此，假如你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個字時，就只須在目標(biāo)單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就能夠了。意思是：在A5單元格中提取第4個字符后的兩個字符，也確實(shí)是第4和第5兩個字。 二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個比較復(fù)雜的問題。因?yàn)樗鼪]有一個十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞差不多上使用的“th”后綴，但大凡是以“

27、1”、“2”、“3”結(jié)尾的數(shù)字卻分不是以“st”、“nd”和“rd”結(jié)尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3個數(shù)字又不一樣，它們卻仍然是以“th”結(jié)尾的。因此，實(shí)現(xiàn)起來大概專門復(fù)雜。事實(shí)上，只要我們理清思路，找準(zhǔn)函數(shù)，只須編寫一個公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，請看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2)=11,12,13),th,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2)=1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2),st,nd,rd),th)”。該公式盡管一長串，只是含義卻專門明確：假如數(shù)字是以“11”、“12”、“13”結(jié)尾的，則加上“th”后綴；假如第1原則無效，則

28、檢查最后一個數(shù)字，以“1”結(jié)尾使用“st”、以“2”結(jié)尾使用“nd”、以“3”結(jié)尾使用“rd”；假如第1、2原則都無效，那么就用“th”。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)得如此輕松和快捷。二十二、用專門符號補(bǔ)齊位數(shù)和財務(wù)打過交道的人都明白，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”，那確實(shí)是將金額中的空位補(bǔ)齊，或者在款項(xiàng)數(shù)據(jù)的前面加上“$”之類的符號。事實(shí)上，在Excel中也有類似的輸入方法，那確實(shí)是“REPT”函數(shù)。它的差不多格式是“=REPT(“專門符號”，填充位數(shù))”。比如，我們要在中A2單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“#”號填充至16位，就只須將公式改為“=(A2&REPT(#,16-LEN(A

29、2)”即可；假如我們要將A3單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT(#,16-LEN(A3)&A3”；另外，假如我們想用“#”號將A4中的數(shù)值從兩側(cè)填充，則需要改為“=REPT(#,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(#)8-LEN(A4)/2)”；假如你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在A5單元格數(shù)字的頂頭加上“$”符號的話，那就改為：“=(TEXT(A5,$#,#0.00(&REPT(#,16-LEN(TEXT(A5,$#,#0.00)”，一定能滿足你的要求。二十三、創(chuàng)建文本直方圖除了重復(fù)輸入之外，“REPT”函數(shù)另一項(xiàng)衍生應(yīng)用確實(shí)是能夠直接在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方

30、圖。它的原理也專門簡單，確實(shí)是利用專門符號的智能重復(fù)，按照指定單元格中的計算結(jié)果表現(xiàn)出長短不一的比較效果。比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列”作為直方圖中“預(yù)算內(nèi)”月份的顯示區(qū)，將“G列”則作為直方圖中“超預(yù)算”的顯示區(qū)。然后依照表中已有結(jié)果“D列”的數(shù)值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現(xiàn)出來。具體步驟如下：在E3單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT(n,ROUND(D3*100,0),)”，也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡單明了。二十四、計算單元格中的總字?jǐn)?shù)有時候，我們可能對某個單元格中字符的

31、數(shù)量感興趣，需要計算單元格中的總字?jǐn)?shù)。要解決那個問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數(shù)的虛擬計算外，還要動用“TRIM”函數(shù)來刪除空格。比如現(xiàn)在A1單元格中輸入有“how many words?”字樣，那么我們就能夠用如下的表達(dá)式來幫忙：“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1)-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),)+1)”該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數(shù)創(chuàng)建一個新字符串，同時利用“TRIM”函數(shù)刪除其中字符間的空格，然后計算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出“空格”的數(shù)量，最后將空格數(shù)+1，就得出單元格中字符的數(shù)量了。二十五、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換這

32、是Excel 2002中的新工具。假如你在安裝Excel 2002時選擇的是默認(rèn)方式，那么專門可能不能在“工具”菜單中找到它。只是，我們能夠先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項(xiàng)，“確定”后Excel 2002就會自行安裝了。完成后我們再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉(zhuǎn)換”，一個獨(dú)立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉(zhuǎn)換的窗口就出現(xiàn)了。與Excel的其他函數(shù)窗口一樣，我們能夠通過鼠標(biāo)設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換的“源區(qū)域”和“目標(biāo)區(qū)域”，然后再選擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可。所示的確實(shí)是“100歐元”分不轉(zhuǎn)換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。因此，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還能夠點(diǎn)

33、擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，如此所有轉(zhuǎn)換后的貨幣數(shù)值差不多上歐元的樣式了。二十六、給表格做個超級搜索引擎我們明白，Excel表格和Word中的表格最大的不同確實(shí)是Excel是將填入表格中的所有內(nèi)容(包括靜態(tài)文本)都納入了數(shù)據(jù)庫的范疇之內(nèi)。我們能夠利用“函數(shù)查詢”，對目標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行精確定位，就像網(wǎng)頁中的搜索引擎一樣。比如在所示的表格中，從A1到F7的單元格中輸入了多名同學(xué)的各科成績。而在A8到A13的單元格中我們則建立了一個“函數(shù)查詢”區(qū)域。我們的設(shè)想是，當(dāng)我們在“輸入學(xué)生姓名”右邊的單元格，也確實(shí)是C8格中輸入任何一個同學(xué)的名字后，其下方的單元格中就會自動顯示出該學(xué)生的各科成績。具體實(shí)現(xiàn)

34、的方法如下：將光標(biāo)定位到C9單元格中，然后單擊“插入”之“函數(shù)”選項(xiàng)。在如圖18彈出的窗口中，選擇“VLOOKUP”函數(shù)，點(diǎn)“確定”。在隨即彈出的“函數(shù)參數(shù)”窗口中我們設(shè)置“Lookup_value”(指需要在數(shù)據(jù)表首列中搜索的值)為“C8”(即搜索我們在C8單元格中填入的人名)；“Table_array”(指數(shù)據(jù)搜索的范圍)為“A2B6”(即在所有學(xué)生的“語文”成績中搜索)；“Col_vindex_num”(指要搜索的數(shù)值在表格中的序列號)為“2”(即數(shù)值在第2列)；“Range_lookup”(指是否需要精確匹配)為“FALSE”(表明不是。假如是，就為“TURE”)。設(shè)定完畢按“確定”。

35、現(xiàn)在回到表格，單擊C9單元格，我們看到“fx”區(qū)域中顯示的命令行為“=VLOOKUP(C8，A2B6，2，F(xiàn)ALSE)”。復(fù)制該命令行，在C10、C11、C12、C13單元格中分不輸入：“=VLOOKUP(C8，A2C6，3，F(xiàn)ALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2D6，4，F(xiàn)ALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2E6，5，F(xiàn)ALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2F6，6，F(xiàn)ALSE)”(其參數(shù)意義同C9中一樣，不再贅述)。接下來，我們就來檢驗(yàn)“VLOOKUP”函數(shù)的功效。試著在“C8”單元格中輸入某個學(xué)生名，比如“趙耀”，回車之下我們會發(fā)覺，其下方每一科目的單元格中就自動顯

36、示出該生的入學(xué)成績了。二十七、Excel工作表大綱的建立和Word的大綱視圖一樣，Excel那個功能要緊用于處理特不大的工作表時，難以將關(guān)鍵條目顯示在同一屏上的問題。假如在一張表格上名目繁多，但數(shù)據(jù)類型卻又有一定的可比性，那么我們完全能夠先用鼠標(biāo)選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，然后點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯總”選項(xiàng)。并在彈出菜單的“選定匯總項(xiàng)”區(qū)域選擇你要匯總數(shù)據(jù)的類不。最后，如圖19所示，現(xiàn)在的表格不是就小了許多嗎?因此，假如你還想查看明細(xì)的話，單擊表格左側(cè)的“+”按鈕即可。 二十九、熟悉Excel的“從文本到語音”盡管目前差不多有許多軟件都致力于文本的機(jī)器朗讀，但微軟的Office不論從語音的柔和度和語氣的

37、抑揚(yáng)頓挫差不多上其它同類軟件不可比擬的。按照Office的默認(rèn)安裝，你可能還不能在Excel的菜單中找到它，在我們確認(rèn)安裝了“從文本到語音”的選項(xiàng)后，就能夠在Excel的“工具”菜單中看到“語音”項(xiàng)目了。如圖21所示，打開一個表格，隨便選擇其中的內(nèi)容，然后單擊“從文本到語音”工具欄上的“朗讀單元格”按鈕，現(xiàn)在一個帶有磁性的聲音就開始一字一句地朗讀了。值得一提的是，當(dāng)碰到標(biāo)點(diǎn)符號時，Excel的朗讀會自動停頓一會兒，然后再接著朗讀，這一點(diǎn)和其他軟件完全不同，筆者認(rèn)為如此的處理更加自然。還有一點(diǎn)需要講明的是，假如你想調(diào)整Excel 2002中語音朗讀的速度，能夠在“操縱面板”中雙擊“語音”圖標(biāo)，然

38、后在“文字到語音”卡片上調(diào)整即可三十、Excel中“攝影”功能的妙用那個功能比較另類，大概和計算、統(tǒng)計、排序等等“正統(tǒng)”功能格格不入，因?yàn)樗淖饔秒y道是“抓屏”!而且還不是像“PrintScreen”按鈕那樣“一把亂抓”，而是同意讓你通過鼠標(biāo)進(jìn)行選擇，“指哪抓哪”。要找到那個功能還不太容易，我們點(diǎn)擊Excel“工具”菜單的“自定義”選項(xiàng)。在“命令”卡片的“類不”中點(diǎn)“工具”，再在命令欄中找到“攝影”按鈕，并將它拖到工具欄的任意位置。假如我們想要對表格中的某一部分“照相”，只須先選擇它們(圖23)，然后按下“攝影”按鈕，這時該選定區(qū)域就被“拍”了下來。然后將鼠標(biāo)移動到需要顯示“照片”的地點(diǎn)(因此

39、，也能夠是另一張表格)，再次按下“攝影”按鈕，如此剛才被“拍攝”的“照片”就立即粘貼過來了。因此，和“照片”一同出現(xiàn)的還有“圖片”工具欄。專門顯然，Excel是將它作為一幅圖片來對待了，我們可隨意將它進(jìn)行旋轉(zhuǎn)、縮放處理。只是，請各位一定要注意：這可不是一般的照片!你能夠試著改動原來被我們“拍攝”下來的表格數(shù)據(jù)看看刷新一下“照片”，結(jié)果“照片”中的數(shù)據(jù)難道也被同步更新了！三十一、在多張表格間實(shí)現(xiàn)公用數(shù)據(jù)的鏈接和引用也許我們會驚奇，什么緣故每次打開Excel，軟件總是打開了一個由3張空白表格組成的文件組呢？假如你是專業(yè)的會計師、統(tǒng)計師或者諳熟于此的表格高手，就一定會明白，由于計算項(xiàng)目的名目繁多、數(shù)

40、據(jù)信息的頭緒復(fù)雜，單*一張表格往往解決不了所有的問題，多表格數(shù)據(jù)鏈接、多文件數(shù)據(jù)互動才是以一當(dāng)十的制勝法寶。比如我們首先制作“Sheet1”為“一班學(xué)生成績表”，“Sheet2”為“二班學(xué)生成績表”，然后來到“Sheet3”，想進(jìn)行“一班”和“二班”各科成績的比較以及“年級平均分”的計算?，F(xiàn)在我們就能夠?qū)⒐鈽?biāo)定位到目標(biāo)位置，選擇好相關(guān)函數(shù)。然后在Excel彈出的函數(shù)對話框中，利用數(shù)據(jù)列表右側(cè)的“”按鈕點(diǎn)擊一下其他表格中想引用的單元格就行了。你看，如圖24所示，這時函數(shù)窗口中就會出現(xiàn)“班學(xué)生成績表!單元格”的字樣了。此后，不管我們在源單元格中進(jìn)行如何樣的修改，在“Sheet3”的目標(biāo)位置都會適時進(jìn)行重新計算。 三十二、“馴服”剪貼板窗口每次當(dāng)你連續(xù)使用兩次“復(fù)制”或“剪切”命令時，剪貼板就會彈出來，和你爭奪有限的文檔顯示空間，讓人討厭。好在，“馴服”剪貼板的方法特不簡單。筆者建議，假如你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來，只須點(diǎn)擊剪貼板菜單底部的“選項(xiàng)”