Lotus信息系統(tǒng)建設(shè)策略-辦公系統(tǒng)模塊功能

1、.：.；Lotus企業(yè)信息系統(tǒng)的建立戰(zhàn)略知識(shí)經(jīng)濟(jì)的本質(zhì)特點(diǎn)之一是網(wǎng)絡(luò)化經(jīng)濟(jì)。面向猛烈的市場競爭，企業(yè)采用以網(wǎng)絡(luò)為中心的信息技術(shù)，提供“通訊Communication、協(xié)作collaboration、協(xié)調(diào)Coordination的手段，開發(fā)面向企業(yè)日常關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程的運(yùn)用，滿足企業(yè)內(nèi)部知識(shí)管理的需求，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與客戶、協(xié)作同伴之間的電子商務(wù)，成為企業(yè)信息技術(shù)開展的熱點(diǎn)和必然趨勢。然而，企業(yè)信息系統(tǒng)建立的目的并非可以一蹴(cu)而就。那些勝利企業(yè)的閱歷通知我們，企業(yè)的信息系統(tǒng)建立是不斷改良和提高的過程，而這個(gè)過程必需依賴堅(jiān)實(shí)可信的的信息技術(shù)根底。該根底不僅可以滿足企業(yè)目前的迫切需求，而且具備足夠的順應(yīng)

2、才干和強(qiáng)健性，可以快速地延伸和集成，滿足企業(yè)未來的需求。上述企業(yè)信息系統(tǒng)建立的指點(diǎn)思想可以簡單概括為“簡單起步，迅速開展start simple and grow fast。例如，企業(yè)部署和實(shí)施電子郵件系統(tǒng)后，很快就會(huì)發(fā)現(xiàn)實(shí)施以協(xié)同任務(wù)、任務(wù)流自動(dòng)化為特點(diǎn)的群件運(yùn)用的必要性，而隨著群件運(yùn)用的進(jìn)一步深化運(yùn)用，必然要求與企業(yè)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)如大型關(guān)系數(shù)據(jù)庫或管理信息系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等發(fā)生聯(lián)絡(luò)。又如，企業(yè)建立了對(duì)外發(fā)布信息的Web站點(diǎn)，很快就會(huì)發(fā)現(xiàn)建立更強(qiáng)大的、可以支持企業(yè)與客戶協(xié)作同伴的直接聯(lián)絡(luò)的需求，最終必然導(dǎo)致電子貿(mào)易的需求，此時(shí)企業(yè)外部的用戶在平安性控制之下，直接訪問和利用企業(yè)內(nèi)部的信息資源和各種

3、業(yè)務(wù)運(yùn)用，從而使企業(yè)Intranet系統(tǒng)與Internet相交融，構(gòu)成Extranet。實(shí)際證明，在一個(gè)一致的運(yùn)用開發(fā)與實(shí)施部署的平臺(tái)上模塊化地集成各種業(yè)務(wù)運(yùn)用的途徑是實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息系統(tǒng)目的的最正確選擇。相比之下，假設(shè)采用相互分別的、相互冗余的根底架構(gòu)，各個(gè)運(yùn)用系統(tǒng)的集成難度與費(fèi)用將大大添加。Lotus Domino/Notes滿足企業(yè)信息系統(tǒng)建立目的、指點(diǎn)思想與建立戰(zhàn)略。Lotus Domino/Notes提供單一根底架構(gòu)的、可伸縮的、模塊化的、集成式的軟件平臺(tái)，可以快速高效地開發(fā)和實(shí)施部署滿足業(yè)務(wù)需求的、增值的運(yùn)用系統(tǒng)。相比之下，Microsoft 并不提供可以相提并論的根底架構(gòu)級(jí)處理方案。

4、IIS作為Web效力器，短少電子郵件與日程日歷功能，必需和Exchange相集成。Exchange主要定位是郵件系統(tǒng)，對(duì)任務(wù)流的支持是附加的，在產(chǎn)品架構(gòu)設(shè)計(jì)中并不思索。用戶即使要實(shí)現(xiàn)簡單的任務(wù)流自動(dòng)化運(yùn)用也要做大量的運(yùn)用開發(fā)，并且運(yùn)用復(fù)雜的附加產(chǎn)品或技術(shù)。無論是任務(wù)流運(yùn)用還是Web運(yùn)用所要求的企業(yè)數(shù)據(jù)集成只能經(jīng)過ODBC的方法，而且只能銜接關(guān)系數(shù)據(jù)庫。對(duì)于高價(jià)值的群件運(yùn)用、電子貿(mào)易運(yùn)用，還要求集成BackOffice中的其他產(chǎn)品或第三方產(chǎn)品，如Site Server、北方電訊的Entrust用作平安性管理等才干提供最根本的功能。這樣的產(chǎn)品戰(zhàn)略，將集成的任務(wù)和本錢推向用戶，由用戶承當(dāng)開發(fā)與集成的

5、代價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)。以下圖顯示了典型的企業(yè)信息系統(tǒng)建立步驟。企業(yè)遵照由簡單運(yùn)用到復(fù)雜系統(tǒng)集成的開展方向，逐漸提供更高價(jià)值的信息效力。企業(yè)往往先建立通訊根底設(shè)備，溝通企業(yè)內(nèi)部以及與外部的電子郵件聯(lián)絡(luò)，其中集成式的日程日歷功能也是必要的功能。第二步，企業(yè)建立信息效力體系，不僅效力內(nèi)部用戶，同時(shí)也效力企業(yè)外部的客戶和協(xié)作同伴，其內(nèi)容是動(dòng)態(tài)更新的。此外，企業(yè)還建立論壇或新聞組討論庫，供內(nèi)部用戶以及企業(yè)外部用戶交流信息、激發(fā)創(chuàng)意、效力客戶、反響意見等。第三步，企業(yè)建立業(yè)務(wù)集成系統(tǒng)，如任務(wù)流自動(dòng)化運(yùn)用國內(nèi)企業(yè)機(jī)關(guān)單位常用的綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是典型的任務(wù)流自動(dòng)化運(yùn)用與管理信息系統(tǒng)等。這些業(yè)務(wù)集成系統(tǒng)經(jīng)過Web技術(shù)可

6、以對(duì)企業(yè)外部開放，而且任務(wù)流自動(dòng)化的過程也包括了企業(yè)外部的用戶。業(yè)務(wù)集成系統(tǒng)需求用戶的嚴(yán)密參與協(xié)作，需求與企業(yè)各種數(shù)據(jù)源集成，平安性控制也是首要思索的要素。由于業(yè)務(wù)集成系統(tǒng)與用戶日常任務(wù)親密相關(guān)，所以是高價(jià)值的運(yùn)用。企業(yè)信息系統(tǒng)的下一步建立目的就是電子貿(mào)易Commerce，區(qū)別于意義更廣泛的電子商務(wù)eBusiness，在這一階段，企業(yè)經(jīng)過Internet實(shí)現(xiàn)與客戶、協(xié)作同伴更為親密的協(xié)作，典型的運(yùn)用包括網(wǎng)上買賣、在線效力等。Lotus Domino/Notes比起競爭產(chǎn)品的最大的優(yōu)勢之一就是提供單一的、集成的平臺(tái)或根底設(shè)備，不用引入新的平臺(tái)或根底設(shè)備就可以實(shí)現(xiàn)上述建立步驟?？蛻艨梢詮钠渲械娜魏?/p>

7、一步入手，同時(shí)開展或者向下向上開展。Domino具有完好、豐富的功能，包括電子郵件、動(dòng)態(tài)Web發(fā)布、支持任務(wù)流以及企業(yè)數(shù)據(jù)集成、平安性控制等等，這些功能保證了快速運(yùn)用開發(fā)與實(shí)施部署，從而提高了企業(yè)投資信息技術(shù)的報(bào)答率、降低了總體擁有本錢。Microsoft無法在企業(yè)信息系統(tǒng)建立循序漸進(jìn)的過程中向上或向下開展，所以它無法提供準(zhǔn)確詳細(xì)的企業(yè)信息系統(tǒng)開展戰(zhàn)略，而是運(yùn)用模糊的概念或描畫。為了吸援用戶的視野以及與Lotus的競爭，Microsoft聲稱Exchange可以作為通訊根底設(shè)備，而其他業(yè)務(wù)運(yùn)用可以建立在Exchange之上。實(shí)踐上，由于Exchange的功能根本無法滿足企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)用的需求，Mi

8、crosoft同時(shí)要求用戶集成其它平臺(tái)產(chǎn)品或技術(shù)能夠是第三方的，或者要求用戶本人開發(fā)所需求的功能。這樣的處理方案由于所運(yùn)用技術(shù)或所運(yùn)用平臺(tái)軟件部件之間缺乏集成性，使得用戶最終只能降低需求，或者破費(fèi)更大的集成代價(jià)。從任何角度衡量，Microsoft處理方案比較Lotus的處理方案都本錢更高、耗費(fèi)時(shí)間更長、更復(fù)雜。獨(dú)立調(diào)查機(jī)構(gòu)Business Research GroupBRG的關(guān)于Intranet的調(diào)查結(jié)果也證明了這一點(diǎn)。BRG調(diào)查了超越100家主要公司的Intranet處理方案包括文檔發(fā)布、電子郵件、數(shù)據(jù)庫訪問、討論庫、任務(wù)流以及事務(wù)處置等功能，運(yùn)用Lotus的處理方案總本錢低于Microso

9、ft或Netscape方案40%；在最初構(gòu)造Intranet時(shí)Lotus方案的初始本錢低于其他方案58%。辦公系統(tǒng) 模塊列表一、辦公管理1 公文管理 由電子行文方式替代手工行文方式，實(shí)現(xiàn)公文處置的自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)公文處置單自動(dòng)打印，實(shí)現(xiàn)公文電子存儲(chǔ)，提高公文的可利用性。 2 收發(fā)文登記 對(duì)收文和發(fā)文進(jìn)展登記和維護(hù)，并提供查詢，可以進(jìn)展歸檔操作。 3 簽報(bào)管理 實(shí)現(xiàn)內(nèi)部簽報(bào)電子化，使系統(tǒng)內(nèi)部簽報(bào)的起草、處置、存檔均可經(jīng)過內(nèi)部簽報(bào)流程實(shí)現(xiàn)，減少公文處置過程所需時(shí)間，加快公文流轉(zhuǎn)速度。 4 會(huì)議管理 會(huì)議資源一致管理、網(wǎng)絡(luò)預(yù)定；會(huì)議通知自動(dòng)化；管理電子化經(jīng)過會(huì)議管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理自動(dòng)化。 5 小型

10、會(huì)議管理 實(shí)現(xiàn)安排會(huì)議、發(fā)出會(huì)議通知、查詢會(huì)議情況、生成會(huì)議紀(jì)要。 6 檔案管理 檔案管理實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)構(gòu)或系統(tǒng)的各種檔案和資料進(jìn)展分類管理、歸檔保管，完成檔案的組卷、拆卷、移卷、封卷、注銷、借閱、全文檢索、統(tǒng)計(jì)等管理功能，可以大大減輕檔案室、檔案館的任務(wù)量。 7 電子文件柜 系統(tǒng)提供公共文檔庫和個(gè)人文檔庫，用戶可以將屬于本人的各種文檔分類存放。 8 處室信息 用戶可以利用“處室信息，新建、公布、察看、搜索處室信息。 9 人事管理 管理和維護(hù)單位的人事信息，并對(duì)后備人力資源進(jìn)展管理。 10 考勤管理 實(shí)現(xiàn)考勤管理，可進(jìn)展考勤信息的記錄、匯總，可定義每月任務(wù)時(shí)間和任務(wù)日；可進(jìn)展考勤匯總和隨機(jī)匯總，可查

11、詢恣意部門或人員恣意時(shí)間段的考勤情況。 11 網(wǎng)上培訓(xùn) 經(jīng)過網(wǎng)上培訓(xùn)，可以實(shí)現(xiàn)：將培訓(xùn)資料放到資料庫中，員工經(jīng)過系統(tǒng)進(jìn)展網(wǎng)上培訓(xùn)。管理員可以發(fā)起培訓(xùn)，提交、查看各種關(guān)于培訓(xùn)方面的信息，教師可以利用此系統(tǒng)出題考核、批卷閱分，員工可進(jìn)展自學(xué)、討論、考核等功能。 12 任務(wù)管理 任務(wù)管理系統(tǒng)是用戶對(duì)各種義務(wù)執(zhí)行進(jìn)展全過程進(jìn)展監(jiān)控和管理的輔助工具。 13 艱苦事件跟蹤 對(duì)任務(wù)執(zhí)行過程中所閱歷的艱苦、重要事件進(jìn)展跟蹤、控制和管理。 14 資源管理 通用資源借用、調(diào)度管理系統(tǒng)。資源管理系統(tǒng)具有很大的靈敏性和順應(yīng)才干，可經(jīng)過資源類別的選擇自動(dòng)調(diào)整資源特征。可實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部如：辦公設(shè)備、辦公用品、器材、車輛、房

12、產(chǎn)、公用資料等的根本信息管理和借用、占用及調(diào)度管理，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)簡單的資源運(yùn)用費(fèi)用核算功能。 15 圖書管理 對(duì)通用圖書資源進(jìn)展管理的系統(tǒng)。圖書資料的根本信息管理和借閱管理。 16 車輛管理 對(duì)車輛資源的借用、調(diào)度進(jìn)展管理的。可實(shí)現(xiàn)車輛借用、占用及調(diào)度的一致安排。同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)簡單的車輛資源運(yùn)用費(fèi)用核算功能。 17 設(shè)備管理 對(duì)通用公用設(shè)備的借用、調(diào)度進(jìn)展管理?？蓪?shí)現(xiàn)企業(yè)公用設(shè)備根本信息管理和借用、占用及調(diào)度管理，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)簡單的費(fèi)用核算功能。 18 耗費(fèi)品管理 對(duì)耗費(fèi)品進(jìn)展一致管理，并可對(duì)各耗費(fèi)品領(lǐng)用單位進(jìn)展費(fèi)用核算。 19 固定資產(chǎn)管理 主要對(duì)各種固定資產(chǎn)進(jìn)展管理，將相關(guān)信息放入固定

13、資產(chǎn)庫中，客戶經(jīng)過該系統(tǒng)全面了解本單位固定資產(chǎn)的各種情況。 20 信訪管理 在信訪管理中，將登記信訪內(nèi)容，保管信訪檔案，并自動(dòng)構(gòu)成轉(zhuǎn)辦單?？梢詫?duì)信訪情況進(jìn)展簡要的統(tǒng)計(jì)分析，為編寫預(yù)備內(nèi)容。也要進(jìn)展存儲(chǔ)，并在網(wǎng)上發(fā)送到各有關(guān)部門傳閱。 21 客戶管理 客戶管理系統(tǒng)與工程管理系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，可以查詢業(yè)務(wù)地域劃分，任命或撤銷地域主管或地域調(diào)查人，客戶信息維護(hù)和查詢，人員調(diào)度記錄查詢，調(diào)查任務(wù)跟蹤記錄查詢，調(diào)查報(bào)告查詢 22 工程管理 協(xié)助用戶管理本人的工程。工程管理系統(tǒng)可以登記工程的詳細(xì)信息，從不同的角度對(duì)工程進(jìn)展統(tǒng)計(jì)，監(jiān)控工程的進(jìn)度，對(duì)工程進(jìn)展維護(hù)，安排工程的人員調(diào)度。 23 值班管理 經(jīng)過值班人員對(duì)

14、值班期間所發(fā)生的事情的記錄，給辦公室的查詢、統(tǒng)計(jì)提供了極大的方便。 24 任務(wù)人員動(dòng)態(tài) 任務(wù)人員動(dòng)態(tài)可以用于查看任務(wù)人員的日程安排，可以安排任務(wù)義務(wù)和查看相關(guān)人員的日程。 二、個(gè)人工具 1 電子郵件 電子郵件是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中最根本的功能， 經(jīng)過該功能可實(shí)現(xiàn)各類信息信件、文檔、報(bào)表等在系統(tǒng)內(nèi)各分支機(jī)構(gòu)、各部門及員工之間快速、高效的傳送。 可以實(shí)現(xiàn)與外界NOTES及非NOTES郵件系統(tǒng)進(jìn)展通訊。 可以支持部門成員協(xié)同任務(wù)。 2 電子 以“無紙方式透明地發(fā)送和接納，從而將郵件群件系統(tǒng)的運(yùn)用延伸到尚未互連的單位和部門。 3 名片簿 實(shí)現(xiàn)了名片管理的電子化。操作包括添加、修正、刪除、查詢、打印輸出、簡

15、單分類和統(tǒng)計(jì)。 4 日程管理 日程管理可以用于個(gè)人時(shí)間管理?？梢赃M(jìn)展約會(huì)、會(huì)議安排、任務(wù)委托。可以經(jīng)過臺(tái)歷式的圖形界面，輕松地查看安排好的各種約會(huì)。 5 綜合查詢 綜合查詢系統(tǒng)可對(duì)信息系統(tǒng)中一切信息進(jìn)展信息導(dǎo)航和全文檢索。 三、公共信息1 公告板 公告板系統(tǒng)為用戶建立一個(gè)電子公告欄。運(yùn)用戶可以經(jīng)過公告板發(fā)布通知、通告和音訊；一切用戶都可隨時(shí)閱讀公告板，并可將感興趣的內(nèi)容下載到個(gè)人文檔庫中；公告版內(nèi)容可定期存檔。 2 熱點(diǎn)話題 熱點(diǎn)話題系統(tǒng)為用戶提供了一個(gè)相互交流和學(xué)習(xí)的場所。每一名員工可以利用熱點(diǎn)話題，提出本人的問題或發(fā)表本人的意見。參與者不用在同一時(shí)間同一地點(diǎn)來共享信息。 3 問題與建議 問

16、題與建議系統(tǒng)為指點(diǎn)和群眾提供了一個(gè)相互交流的紐帶。一切用戶可在此向相關(guān)指點(diǎn)、部門或人員提出合理化建議和個(gè)人意見。相關(guān)人員可針對(duì)這些建議和意見進(jìn)展回答。 4 辦事指南 辦事指南系統(tǒng)為員工提供一個(gè)日常辦公導(dǎo)游，員工可方便地閱讀或經(jīng)過全文檢索得到有效的協(xié)助 。管理的辦事指南信息包括法律法規(guī)、規(guī)章制度、各種辦事手續(xù)闡明，甚至公用表格等公共信息。 5 組織機(jī)構(gòu) 組織機(jī)構(gòu)將以樹狀的機(jī)構(gòu)宏觀上將組織的機(jī)構(gòu)管理起來，使您可以輕松查詢組織的機(jī)構(gòu)圖以及機(jī)構(gòu)內(nèi)部的根本人員信息，將組織信息一目了然地顯示在您的面前。 6 大事記 用戶可以利用此系統(tǒng)對(duì)本單位所發(fā)生的大事進(jìn)展記錄和維護(hù)。操作包括添加、修正、刪除、查詢、打印

17、輸出、簡單分類和統(tǒng)計(jì)。 7 電子刊物 經(jīng)過電子刊物，可以整理企業(yè)內(nèi)部人員的新聞、報(bào)告文學(xué)、動(dòng)態(tài)、詩歌文章等，定期在網(wǎng)上發(fā)布，供員工閱讀。 8 政務(wù)信息 經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)、電子數(shù)據(jù)交換等手段采集、處置和發(fā)布有關(guān)政務(wù)信息。處置指對(duì)采集的信息進(jìn)展整理、分類，并編寫刊物、報(bào)告，為指點(diǎn)提出決策建議等。支持掃描儀將文件掃入計(jì)算機(jī)構(gòu)成圖形和文字稿件。 9 時(shí)辰表 以多種方式文字、地圖等對(duì)各類時(shí)辰表進(jìn)展管理，并提供Internet上各類時(shí)辰表的網(wǎng)址。 10 郵政編碼 以多種方式文字、地圖等對(duì)郵政編碼進(jìn)展管理，并提供Internet上郵政編碼的網(wǎng)址。 11 天氣預(yù)告 利用時(shí)辰表，可以查詢當(dāng)天的天氣預(yù)告信息。 12 政策

18、法規(guī) 利用此系統(tǒng)可以對(duì)各類法規(guī)進(jìn)展各種方式的查詢和搜索。 四、綜合信息效力 1 輔助決策 “輔助決策利用辦公信息系統(tǒng)和其它業(yè)務(wù)運(yùn)用系統(tǒng)，為滿足用戶提出的統(tǒng)計(jì)分析和決策支持的要求，利用圖形、表格等方式為用戶提供高層的信息效力。 2 信息發(fā)布 單位或企業(yè)對(duì)內(nèi)和對(duì)外可以發(fā)布一些面向社會(huì)公眾的信息 3 系統(tǒng)擴(kuò)展運(yùn)用 4 電視會(huì)議系統(tǒng) 利用高速的網(wǎng)絡(luò)通訊手段，網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、多媒體技術(shù)與會(huì)議管理系統(tǒng)掛接，實(shí)現(xiàn)無場地遠(yuǎn)程會(huì)議功能。可共享各種多媒體信息進(jìn)展討論，會(huì)議錄音及會(huì)議紀(jì)要匯總，參會(huì)人員簽署意見并歸檔。 5 自動(dòng)回復(fù)系統(tǒng) 擴(kuò)展電子系統(tǒng)功能，使之與現(xiàn)行回復(fù)系統(tǒng)產(chǎn)品銜接，成為企業(yè)查詢企業(yè)信息的自動(dòng)回復(fù)系統(tǒng)。

19、 6 輔助辦公工具 將目前的各種輸入產(chǎn)品與辦公系統(tǒng)良好地結(jié)合，如手寫體輸入設(shè)備、印刷體掃描識(shí)別、語音輸入設(shè)備等。 7 指點(diǎn)效力 是提供應(yīng)指點(diǎn)的辦公平臺(tái)，包括指點(diǎn)日程、指點(diǎn)查詢。在指點(diǎn)日程模塊中，指點(diǎn)可對(duì)辦公日程進(jìn)展安排；在指點(diǎn)查詢模塊中，指點(diǎn)可對(duì)單位各類信息進(jìn)展查詢。 8 指點(diǎn)日程 對(duì)個(gè)人的日程進(jìn)展安排或進(jìn)展周期性的日程管理。 9 指點(diǎn)查詢 可方便指點(diǎn)對(duì)PSKY-OAS中一切信息進(jìn)展查詢和全文檢索。 10 協(xié)助 系統(tǒng)FREE 長天辦公系統(tǒng)提供了一個(gè)體恤的協(xié)助 系統(tǒng)，經(jīng)過協(xié)助 系統(tǒng)，用戶可以獲得問題與解答、操作指南以及技術(shù)支持信息。 長天辦公系統(tǒng) OA+概述辦公工具公共信息網(wǎng)上交流技術(shù)特點(diǎn)系統(tǒng)要

20、求長天辦公系統(tǒng)面向各企事業(yè)單位的辦公管理，以“溝通、協(xié)調(diào)、控制為中心思想，將現(xiàn)代化辦公思想和先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段結(jié)合在一同，為您提供辦公管理的新環(huán)境、新助手，以到達(dá)提高任務(wù)效率、提高管理程度、加強(qiáng)交流與協(xié)作的目的。PSKY-OA+包含在長天辦公系統(tǒng)(PSKY-OAS 2.0)中，是PSKY-OAS 2.0的一個(gè)根本產(chǎn)品包。利用PSKY-OA+中的根本模塊，可以構(gòu)造一個(gè)單位最根本的計(jì)算機(jī)辦公管理環(huán)境，并在此根底上選用PSKY-OAS 2.0中的高端模塊，從而可以按照總體規(guī)劃有步驟、有控制地完成現(xiàn)代化辦公管理環(huán)境的建立。PSKY-OA+的功能主要包括“辦公工具、“公共信息、“網(wǎng)上交流三個(gè)方面的運(yùn)用。

21、辦公工具包括辦公過程中常用的工具，包括電子郵件、日程管理、名片簿、電子文件柜、收發(fā)文登記和會(huì)議管理。公共信息提供了辦公、生活中的常用信息，如組織機(jī)構(gòu)、辦事指南、大事記、電子刊物、郵政編碼、交通時(shí)辰表、政策法規(guī)等網(wǎng)上交流為日常辦公中提供上下級(jí)、同事間的雙向交流手段，如公告板、熱點(diǎn)話題、問題與建議等。下面我們將各類運(yùn)用的加以概要闡明：辦公工具：電子郵件使您快速建立與外界的通訊，全中文環(huán)境，一目了然。電子郵件是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中最根本的功能，經(jīng)過電子郵件系統(tǒng)可以方便地起草、發(fā)送郵件、閱讀接納到的郵件并歸類存檔，可以實(shí)現(xiàn)各類信息如信件、文檔、報(bào)表、多媒體等多種格式文件在系統(tǒng)中各分支機(jī)構(gòu)、部門及個(gè)人之間快

22、速、高效的傳送。此外還可以銜接其他常用的電子郵件系統(tǒng)以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外部電子郵件的全球化通訊。日程管理 日程管理與查詢，全面面向個(gè)人、部門與單位對(duì)個(gè)人的日程進(jìn)展安排或進(jìn)展周期性的日程安排，并可根據(jù)訪問級(jí)別向外公布日程安排。用戶可以制定未來的任務(wù)方案，也可以更改未來的任務(wù)方案。名片簿 名片總管，方便快捷以名片簿的方式記錄公共和個(gè)人的通訊錄，包括一個(gè)名片中的根本信息：姓名、職位、單位稱號(hào)、單位地址、郵政編碼等?？梢园凑崭鞣N方式查詢名片簿中的信息。電子文件柜 公共文檔、個(gè)人文檔，信息共享管理電子文件柜系統(tǒng)是用戶對(duì)各種文檔進(jìn)展管理的工具，針對(duì)個(gè)人文檔庫和公用文檔庫，提供對(duì)文檔的建立、修正、刪除、轉(zhuǎn)貼及歸類

23、存儲(chǔ)等管理功能，可以運(yùn)用多種文件格式，并可設(shè)置查閱者與修正者的權(quán)限來共享。經(jīng)過電子文件柜系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)公共文檔信息的管理與共享，并在此根底上可以建立個(gè)人文檔庫。例如：用戶可將與本人有關(guān)的公文、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、文件、個(gè)人數(shù)據(jù)、照片等文件存放在個(gè)人文檔庫中分類存放管理，并可隨時(shí)進(jìn)展快速查詢、閱讀和全文檢索。在本系統(tǒng)中，用戶可以利用文字、表格、圖形處置工具套件，如MS OFFICE或Lotus SMARTSUITE集成在Notes中處置文件，而且文件也不局限于類型，可以是文字、表格、圖形、甚至聲音和圖象等等。可將已處置的文件放入Notes進(jìn)展傳送，也可加工從網(wǎng)絡(luò)或Internet上獲取的數(shù)據(jù)。收發(fā)文登記 登記

24、收發(fā)文，輕松的歸檔、查詢和管理登記收文信息和來文分發(fā)記錄，以及來文經(jīng)過那些人閱覽與指示，目前在誰的手上。發(fā)文信息登記；收發(fā)文登記簿打??；收發(fā)文歸檔會(huì)議管理 方案、安排、通知、會(huì)議紀(jì)要明晰明了登記和維護(hù)會(huì)議方案、會(huì)議安排、會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要。TOP 公共信息：組織機(jī)構(gòu) 單位、部門、員工信息、機(jī)構(gòu)概略一覽無余將企業(yè)的單位、部門、員工信息、機(jī)構(gòu)概略、任務(wù)職責(zé)等分類登記整理，使您對(duì)企業(yè)了如指掌。辦事指南 總覽規(guī)章制度，全面辦事指南，提供辦公導(dǎo)游辦事指南系統(tǒng)為用戶提供一個(gè)日常辦公導(dǎo)游，用戶可方便地閱讀或經(jīng)過全文檢索得到有效的協(xié)助 。用戶可以將法律法規(guī)、規(guī)章制度、各種辦事手續(xù)闡明，甚至公用表格等公共信息分

25、類管理、發(fā)布，使系統(tǒng)成為用戶辦事的指點(diǎn)。大事記 真實(shí)記錄企業(yè)生長的每一個(gè)腳印記錄企業(yè)發(fā)生的大事，如周年慶賀、機(jī)構(gòu)改革、信息化建立、艱苦案件等。大事記普通作為內(nèi)部公共信息，為單位的一切員工提供一個(gè)窗口，來了解單位的變化；同時(shí)，一些大事信息也可以作為對(duì)外的信息窗口，使外部公眾了解企業(yè)。電子刊物 企業(yè)文化的重要組成部分內(nèi)外信息的采編、發(fā)布、利用和共享，創(chuàng)建企業(yè)文化。時(shí)辰表 體恤周到的列車航班時(shí)辰表提供準(zhǔn)確的列車、航班的時(shí)辰表和直觀有效的查詢方式。自帶信息郵政編碼 快速獲得一切郵政編碼提供一切郵政編碼和直觀有效的查詢方式自帶信息政策法規(guī) 閱讀、查詢各種政策法規(guī)提供常用的各種政策法規(guī)信息和直觀有效的查詢

26、方式自帶信息TOP 網(wǎng)上交流:公告板 公告、通知、音訊一網(wǎng)打盡公告板系統(tǒng)為用戶建立一個(gè)電子公告欄，運(yùn)用戶可以發(fā)布通知、通告和音訊，并可方便地閱讀公告板。公告的發(fā)布可設(shè)定審批人，由審批人審批經(jīng)過后才干發(fā)布；公告的發(fā)布可設(shè)定發(fā)布范圍，不在發(fā)布范圍內(nèi)的用戶將看不到此公告信息；發(fā)布公告還可設(shè)定發(fā)布時(shí)間范圍，超越時(shí)間范圍的公告將自動(dòng)從公告板吊銷。公告板的內(nèi)容可定期存檔。熱點(diǎn)話題 暢所欲言的討論園地?zé)狳c(diǎn)話題系統(tǒng)為用戶提供了一個(gè)相互交流和學(xué)習(xí)的場所。用戶可隨時(shí)隨地地進(jìn)入熱點(diǎn)話題系統(tǒng)進(jìn)展討論和信息交流。可以設(shè)定討論范圍，實(shí)現(xiàn)討論組功能，還可以匿名參與討論。每一名員工都可以利用熱點(diǎn)話題，提出本人的問題或發(fā)表本人的意見。熱點(diǎn)話題對(duì)一切的用戶開放，并且參與者不用在同一時(shí)間同一地點(diǎn)來共享信息，真正做到了異地、異步的信息交流而不受時(shí)間和空間的限制。問題與建議 員工之間的溝通紐帶問題與建議系統(tǒng)為指點(diǎn)和群眾提供了一個(gè)相互交流的紐帶。一切用戶可在此向上級(jí)提出合理化建議和個(gè)人意見，問題與建議的提出可以用署名和匿名兩種方式，指點(diǎn)可針對(duì)這些建議和意見進(jìn)展回答，并將好的建議公布出來，讓全體員工閱讀。協(xié)助 體恤的助手只需體恤的協(xié)助 系統(tǒng)才干引導(dǎo)您正確的運(yùn)用TOP 技術(shù)特點(diǎn)：全面支持閱讀器運(yùn)用 長天辦公系統(tǒng)的客戶端全面支持閱讀器運(yùn)用