怎樣推行檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

1、怎樣推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化【摘要】本文以文件生命周期理論為線索對(duì)文檔一體化和文件中心進(jìn)展分析，指出了在我國進(jìn)展文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時(shí)用文件生命周期理論對(duì)二者進(jìn)展比擬，進(jìn)而指出文件中心是文檔一體化之下當(dāng)文件運(yùn)動(dòng)到暫時(shí)保存階段時(shí)研究其保管方式、存放地址時(shí)的一種有益補(bǔ)充。它不能也決不是實(shí)現(xiàn)文檔一體化的一種詳細(xì)形式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應(yīng)在文檔一體化的思路指導(dǎo)下建立。【關(guān)鍵詞】文件生命周期文檔一體化公文制發(fā)以我為主一、文檔一體化與文件中心的理論根據(jù)及其必要性所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對(duì)分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)展

2、管理，而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機(jī)構(gòu)。國內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為它們的理論根據(jù)是文件生命周期理論。文件生命周期理論告訴我們，文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完好的生命過程。這一過程可分為假設(shè)干階段由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)，各階段文件存在著與之相對(duì)應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。根據(jù)文件生命周期理論文件運(yùn)動(dòng)的不同階段需要不同的管理方式、保管場(chǎng)所。其中暫時(shí)保存階段文件尤為特殊，這一階段的文件要經(jīng)受時(shí)間的考驗(yàn)，有的可能沒有價(jià)值可以銷毀，有的一段時(shí)間內(nèi)有價(jià)值然后再銷毀，有的具有永久保存價(jià)值將來還需要進(jìn)館保存。因此，需要一個(gè)過渡性的中間機(jī)構(gòu)來專門對(duì)其進(jìn)展

3、整理、保管和利用。于是文件中心這一機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生了。國內(nèi)外學(xué)者對(duì)文件中心的理論范圍各說不一但其管理的對(duì)象、內(nèi)容是一致的。文檔一體化和建立文件中心具有理論根據(jù)，在理論上是成立的。在理論中是否實(shí)在可行是否確有必要呢？答復(fù)是肯定的。文檔別離帶來大量的弊端，造成大量失控的、具有重要價(jià)值的賬外文件。檔案部門由此館藏質(zhì)量降低，進(jìn)而導(dǎo)致不能很好的發(fā)揮參考效勞作用，導(dǎo)致檔案部門信息效勞功能降低，也導(dǎo)致了檔案部門地位的降低。隨著我國高新技術(shù)的開展，文件檔案的計(jì)算機(jī)管理提上了議事日程。文件檔案的計(jì)算機(jī)管理克制了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強(qiáng)文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而

4、充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提早介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡送這種思想主要來源于為解決文檔別離使電子時(shí)代檔案工作從根本上動(dòng)搖而提出的也是解決現(xiàn)實(shí)文檔別離的根本方法。我國檔案工作在集中統(tǒng)一管理原那么指導(dǎo)下，在全國范圍建立了各級(jí)各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)，構(gòu)成一個(gè)嚴(yán)密完好的組織體系文件，也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機(jī)關(guān)檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運(yùn)動(dòng)過程，也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現(xiàn)行文件的機(jī)關(guān)檔案室。然而筆者認(rèn)為，這并不排擠文件中心在我國建立推廣，只要注意文件中心的適用范圍后詳述它可以成為我國檔案管理機(jī)構(gòu)的有益補(bǔ)充。從目前試點(diǎn)的形式來

5、看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機(jī)關(guān)檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建立的同時(shí)，做好文書處理工作那么是實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要根底工作。日益豐富的工作理論說明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中嚴(yán)密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立文書處理工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書處理工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化的根底工作

6、。二、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化的根底性前提公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必需要注意解決好標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以進(jìn)步檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作施行標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下結(jié)實(shí)的工作基矗首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要結(jié)實(shí)明晰。

7、不管是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、明晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要標(biāo)準(zhǔn)，行文不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不標(biāo)準(zhǔn)的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的施行應(yīng)用。三、施行“以我為主的立卷歸檔原那么是推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目的就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完好化、檢索利用便捷化。而“以我為主的立卷歸檔工作那么是解決問題、實(shí)現(xiàn)目的的關(guān)鍵性工作。“以我為主的立卷歸檔原那么

8、，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原那么，不僅是在我國文書立卷歸檔工作理論中形成并堅(jiān)持下來的一條原那么，而且還是推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原那么。它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳?不歸檔文件銷毀方法?的根底上，要注意解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，那么不能立卷或歸檔，否那么，將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)展合理的立卷分工。要在“以我為主原那么指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多

9、相似之處的文件資料之別，詳細(xì)問題詳細(xì)分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，進(jìn)步檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主歸檔原那么的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完好性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)絡(luò)的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完好性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在進(jìn)步檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完好，又不龐雜，為檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基矗四、進(jìn)步案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證不斷深化的工作理論證明，案卷材料搜集的是否完好是決定和影響檔案價(jià)值的因