辦公室實(shí)務(wù)第二講

1、辦公室管理名言 如果你熱愛(ài)工作，你每天就會(huì)盡自己所能力求完美，而不久你周?chē)拿恳粋€(gè)人也會(huì)從你這里感染這種熱情。 山姆沃爾頓 (沃爾瑪公司創(chuàng)始人）第三章電話(huà)、電子通訊【知識(shí)與能力考核點(diǎn)】1電話(huà)的類(lèi)型2打電話(huà)的方法、接聽(tīng)電話(huà)的方法二、基本掌握:打電話(huà)的方法、注意事項(xiàng)接聽(tīng)電話(huà)的方法、注意要點(diǎn)電話(huà)接打原則：正確、有效、禮貌電話(huà)、電話(huà)機(jī)的類(lèi)型一、電話(huà)類(lèi)型市長(zhǎng)（省長(zhǎng)、縣長(zhǎng)等）電話(huà)舉報(bào)電話(huà)監(jiān)督電話(huà)投訴電話(huà)二、電話(huà)機(jī)類(lèi)型免提式無(wú)繩式錄音式多功能式投幣式插卡式可提式移動(dòng)式 電話(huà)通信一、電話(huà)通信的優(yōu)點(diǎn)傳達(dá)迅速反饋直接操作簡(jiǎn)便表達(dá)方便開(kāi)支較省二、電話(huà)通信的缺點(diǎn)缺乏禮儀機(jī)密性差易出差錯(cuò)證據(jù)不足不易引起重視電話(huà)通信的基

2、本要求打出電話(huà)，接答電話(huà)是展現(xiàn)公司、經(jīng)理、秘書(shū)形象的過(guò)程，要給人留下良好的形象?；疽螅鹤鹬貙?duì)方態(tài)度友好熱情禮貌辨清是誰(shuí)注意細(xì)節(jié)注意要點(diǎn)：、談話(huà)內(nèi)容用筆記錄下來(lái)，電話(huà)接通后自報(bào)家門(mén)、職務(wù)、姓名，步入正題后要簡(jiǎn)明扼要，重點(diǎn)部分重復(fù)一遍，禮貌結(jié)束。、如對(duì)方不在（）過(guò)段時(shí)間再打；（）請(qǐng)接電話(huà)人留言打出電話(huà)打出電話(huà)前的考慮和準(zhǔn)備電話(huà)接通后的自我介紹說(shuō)明來(lái)電目的為上司打電話(huà)撥號(hào)一、打出電話(huà)前的考慮和準(zhǔn)備1、這個(gè)電話(huà)是否一定要打2、考慮打電話(huà)的時(shí)間，對(duì)方是否方便；（時(shí)差、機(jī)密）3、查清、確認(rèn)對(duì)方的電話(huà)號(hào)碼4、拿起話(huà)筒前寫(xiě)通話(huà)提綱，重要細(xì)節(jié)（人名、地名、數(shù)字要準(zhǔn)確無(wú)誤。5、要用到的有關(guān)文件放在電話(huà)機(jī)旁，翻

3、到需要的那一頁(yè)6、要告知的事可能引起不悅，要準(zhǔn)備好應(yīng)答方案二、電話(huà)接通后的自我介紹1、打的是內(nèi)線(xiàn)電話(huà)還是外線(xiàn)電話(huà)；外線(xiàn)，秘書(shū)在不認(rèn)識(shí)對(duì)方的情況下，作好詳細(xì)的自我介紹。（姓名、職務(wù)）2、能否聽(tīng)出接答電話(huà)的人是誰(shuí)在不熟悉的情況下，應(yīng)加上自己的職務(wù)熟悉的情況下，直接說(shuō)明來(lái)電目的，不要做“猜謎游戲”三、說(shuō)明來(lái)電目的1、簡(jiǎn)明扼要2、在接聽(tīng)電話(huà)的人傳呼時(shí)要有禮貌。3、如果估計(jì)到通話(huà)時(shí)間較長(zhǎng)，應(yīng)詢(xún)問(wèn)對(duì)方是否方便。4、機(jī)密內(nèi)容詢(xún)問(wèn)是否方便。打外線(xiàn)電話(huà)的流程 接聽(tīng)外線(xiàn)電話(huà)的流程 四、為上司打電話(huà)撥號(hào)1、在撥號(hào)前確信上司在電話(huà)機(jī)旁，并準(zhǔn)備通話(huà)。2、在電話(huà)撥通后，不能讓職務(wù)較高的人等候職位較低的人。總經(jīng)理秘書(shū)如何撥

4、打部門(mén)經(jīng)理的電話(huà)；總經(jīng)理秘書(shū)如何撥打董事長(zhǎng)的電話(huà)；（要注意自己的秘書(shū)身份，不可盛氣凌人）。3、接通后知趣地離開(kāi)。接答電話(huà)1、鈴響后三件事（態(tài)度、記錄、應(yīng)答）2、迅速辨別出對(duì)方的身份。（準(zhǔn)備好迎接詞）（1）辨識(shí)出對(duì)方與本公司和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。（2）弄清對(duì)方來(lái)電目的。3、對(duì)于上司不想接的電話(huà)，藝術(shù)地?fù)躐{。4、聰明地接轉(zhuǎn)電話(huà)把來(lái)電轉(zhuǎn)接過(guò)能處理此事的人。5、禮貌地拒絕推銷(xiāo)等電話(huà)。6、以友善的態(tài)度處理投訴電話(huà)。7、不要妄攀交情。同時(shí)有二個(gè)以上電話(huà)要接優(yōu)先接答第一個(gè)電話(huà)；優(yōu)先接答長(zhǎng)途電話(huà)；優(yōu)先接答重要電話(huà)。如第一個(gè)來(lái)電是本地電話(huà)而第二個(gè)電話(huà)愿意等候，盡快結(jié)束第一個(gè)電話(huà)。如果第二個(gè)電話(huà)讓打回電，問(wèn)清姓名、回電號(hào)

5、碼，盡快回電，第二個(gè)電話(huà)是長(zhǎng)途電話(huà)，第一個(gè)是本地電話(huà)，對(duì)第二個(gè)說(shuō)迎接詞后征求第一個(gè)意見(jiàn)可否等候，等會(huì)再回電；第一個(gè)是長(zhǎng)途，應(yīng)向第二個(gè)電話(huà)說(shuō)明情況，請(qǐng)對(duì)方稍等，或等會(huì)兒再來(lái)電。審查來(lái)電審查來(lái)電的基本要求1、必須事先征得經(jīng)理、同事的授權(quán)。征求有關(guān)問(wèn)題的意見(jiàn)。2、要有禮貌。說(shuō)話(huà)靈活，留有余地。3、藝術(shù)地、得體地?fù)躐{上司不要接的電話(huà)。4、投訴電話(huà)，要用友善的態(tài)度表示歉意，表示要盡快處理，溫和禮貌地接待。案例分析： 且看林秘書(shū)如何打電話(huà) 剛畢業(yè)的小林在跨國(guó)化妝品企業(yè)華潤(rùn)公司實(shí)習(xí)。電話(huà)鈴響了，小林拿起電話(huà)，聲音圓潤(rùn)地說(shuō)：“你好，華潤(rùn)公司，請(qǐng)講”?！叭A潤(rùn)嗎？你們王總在嗎？我有事找他?！睂?duì)方焦急地說(shuō)。小林一看

6、王總正在辦公室看文件，立即說(shuō)“王總在，稍等”。放下話(huà)筒，走到了王總身邊，“王總，你的電話(huà)”。 誰(shuí)打的電話(huà)“王總問(wèn)?！辈恢?，對(duì)方好象挺著急的“。王總一皺眉，拿起了話(huà)筒，不一會(huì)小林聽(tīng)到王總在電話(huà)里和對(duì)方吵了起來(lái)。王總掛了電話(huà)，生氣地對(duì)小林說(shuō)，以后有找我的電話(huà)先問(wèn)問(wèn)清楚，小林臉紅了。電話(huà)又響了，小林拿起電話(huà)，沒(méi)精打采地說(shuō)：“你好，華潤(rùn)公司，請(qǐng)講”?！罢?qǐng)問(wèn)劉助理在嗎？“對(duì)方輕聲問(wèn)道。小林汲取剛才的教訓(xùn)“請(qǐng)問(wèn)你是那位”“我是她的男朋友”。“哦，那請(qǐng)你稍等”，小林看到劉助理正在對(duì)面的辦公室復(fù)印資料，大聲喊到“劉助理，你男朋友的電話(huà)，快來(lái)接”。只見(jiàn)劉助理一臉不高興地匆匆趕來(lái)，“輕點(diǎn)、輕點(diǎn)，別大聲嚷嚷”這時(shí)

7、桌上的兩部電話(huà)同時(shí)響了起來(lái)，小林拿起了一部，沒(méi)好氣地說(shuō)：“你好，華潤(rùn)公司，請(qǐng)講”。“我是周洲，請(qǐng)轉(zhuǎn)告劉助理，我明天上午9點(diǎn)下飛機(jī)，叫她派車(chē)來(lái)接，同時(shí)帶上編號(hào)TG5126R 那份合同，我有急用，千萬(wàn)別忘了”。電話(huà)聲音有些含糊不清，顯然是用手機(jī)從遠(yuǎn)距離打來(lái)的。另一部電話(huà)仍在響，小林拿起電話(huà)：“喂？”“化工公司嗎？我找李主任”。“什么化工公司？”“你們是生產(chǎn)肥料的嘉華化工公司嗎？我找銷(xiāo)售部李主任?！薄斑@里是華潤(rùn)公司，你打錯(cuò)了”，說(shuō)完小林把電話(huà)重重一掛。沒(méi)想到接電話(huà)這么煩，小林剛想喘口氣，劉助理走過(guò)來(lái)問(wèn)“小林，周副總有沒(méi)有來(lái)過(guò)電話(huà)？”“是叫周洲嗎？，剛才來(lái)過(guò)”，小林想起來(lái)了要通知?jiǎng)⒅淼哪莻€(gè)電話(huà)?！八?/p>

8、說(shuō)了些什么？”“他說(shuō)要你接機(jī)，好象還要帶份文件。”“那個(gè)航班？幾點(diǎn)？那份文件?！薄斑@個(gè)我記不清了”，小林紅著臉低下了頭。問(wèn)題：小林在接打電話(huà)中存在哪些問(wèn)題？正確的處理方法是怎樣的？二、因特網(wǎng)的使用 1、 因特網(wǎng)服務(wù) 2、因特網(wǎng)上網(wǎng)方式 三、新型電子媒體及電子工具的運(yùn)用1、國(guó)際IP電話(huà)2、個(gè)人通訊器3、數(shù)字電視4、新的媒體終端5、“800”業(yè)務(wù)6、電視會(huì)議 電視會(huì)議：是一項(xiàng)新興的圖象通信業(yè)務(wù)。它利用先進(jìn)的技術(shù)將不同地點(diǎn)的圖象信息（包括文件、照片和實(shí)物等）和聲音信息互相傳遞。雖然雙方遠(yuǎn)在天邊，卻可以面對(duì)面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料。7、交互式電話(huà)會(huì)議：電話(huà)會(huì)議是一種方便、省時(shí)、高效的會(huì)議

9、形式。單位或個(gè)人可在任意一部話(huà)機(jī)上組織多方的國(guó)際、國(guó)內(nèi)或本市的電話(huà)會(huì)議，聲音清晰宛如一室。每個(gè)會(huì)議參加者無(wú)論身在何處，只需撥打一個(gè)事先約定的會(huì)議電話(huà)號(hào)碼及密碼，即能參加會(huì)議，也可以同時(shí)發(fā)言、自由交談。付費(fèi)方式有會(huì)議主辦方付會(huì)議租用費(fèi)、通話(huà)費(fèi)和會(huì)議主辦方付會(huì)議租用費(fèi)、會(huì)議成員自付通話(huà)費(fèi)兩種。辦公室管理名言 我強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)的重要性。如果你想經(jīng)營(yíng)出色，就必須使每一項(xiàng)最基本的工作都盡善盡美。 克洛克（麥當(dāng)勞創(chuàng)始人）第四章郵件收發(fā)【知識(shí)與能力考核點(diǎn)】1郵件的收取2郵件的分揀3郵件的拆封4郵件的處理5上司不在時(shí)郵件的處理6郵件的寄發(fā)【考核要求】一、 一般了解：1郵件的收取2郵件的分揀3郵件的寄發(fā)二、基本掌握:

10、 1郵件的拆封2郵件的處理3上司不在時(shí)郵件的處理一、郵件的收取郵件收取的四種方式 收領(lǐng)郵件（當(dāng)面點(diǎn)清，填寫(xiě)收領(lǐng)單，有損壞要說(shuō)明） 取回郵件（專(zhuān)事專(zhuān)辦，不要帶著郵件到處跑） 特快專(zhuān)遞（認(rèn)真檢查、簽收、分發(fā)） 電子郵件（作好登記造冊(cè)，收領(lǐng)要簽名）二、郵件的分揀按收件人的姓名分類(lèi)（適合人數(shù)少的單位）按收件部門(mén)名稱(chēng)分類(lèi)（熟悉部門(mén)設(shè)置）按郵件的重要性分類(lèi)根據(jù)郵件上的特殊標(biāo)記分類(lèi)三、郵件的拆封（機(jī)要郵件和私人郵件不能拆；絕密和親啟的不能拆） 用手撕（不合適） 用剪刀剪（信封磕到一邊后再剪） 用拆信器拆 *拆信后的信紙、信封的處理（不能扔、不能損壞）三、拆閱后的檢查拆封后的檢查（查地址、姓名、附件、日期）收

11、到誤投的郵件怎么辦（寫(xiě)明情況退回）誤拆郵件的處理 1、停止閱讀 2、收好信紙 3、書(shū)面致歉（在粘貼紙上寫(xiě)“對(duì)不起，誤拆了”簽上自己姓名交給收件人。平時(shí)注意（上司經(jīng)常來(lái)信的私人朋友，私人郵件的特點(diǎn)）吃不準(zhǔn)的郵件不要拆四、郵包和印刷品的處理寄件人主動(dòng)寄來(lái)的（樣品、廣告） 收集信息（有關(guān)公司利益，上司感興趣的） 送交上司的資料標(biāo)示重點(diǎn)，作出有關(guān)說(shuō)明）寄件人被動(dòng)寄來(lái)的 找出訂購(gòu)信（副本）逐一核對(duì) 移交前打印清單（標(biāo)明日期、要求接收人員簽字） 保存清單，以備查閱。標(biāo)注日期和郵件登記（填寫(xiě)郵件登記表，對(duì)預(yù)期會(huì)收到的郵件也要登記，提醒文秘人員及時(shí)查詢(xún)）五、分發(fā)郵件呈送郵件 再次閱讀 附參考資料 標(biāo)出重點(diǎn) 作

12、出旁注 分類(lèi)轉(zhuǎn)送郵件 復(fù)印 填郵件轉(zhuǎn)送單（參閱課本） 打印郵件傳閱單報(bào)紙、雜志、廣告處理呈送郵件給上司時(shí)應(yīng)注意的三個(gè)問(wèn)題1、會(huì)晤結(jié)束后再送，2、上司辦公室是開(kāi)放的，看到上司不在時(shí)不送；3、郵件放在固定位置六、上司不在時(shí)郵件的處理把需上司親自處理的郵件保存好，告訴對(duì)方何時(shí)能答復(fù)交給上司指定的人員處理，并填寫(xiě)簽收單上司授權(quán)處理，要慎重辦理，并保留好辦理的有關(guān)文件郵件很多時(shí)，制作郵件摘要表，注明處理情況通過(guò)電話(huà)向上司請(qǐng)示處理意見(jiàn)。急需處理的用傳真、快件，電子郵件等發(fā)給上司定奪把寄給上司的郵包連續(xù)編號(hào)，了解郵包收到與否對(duì)于不急于處理的郵件和信件，分門(mén)別類(lèi)等待上司回來(lái)處理。七、發(fā)出郵件的處理把要發(fā)的郵件

13、交上司簽字，并復(fù)印存檔）信封的打?。ㄗ⒁庵?、英文的區(qū)別）最后的檢查（檢查簽名，檢查地址，檢查郵寄標(biāo)記，檢查附件，檢查抄送標(biāo)記）信紙的處理郵件的寄發(fā)（考慮時(shí)間、經(jīng)濟(jì)、便利等因素）其他方式 電子郵件的發(fā)送 傳真、電傳的發(fā)送郵件轉(zhuǎn)送單 郵件摘要表 傳閱順序提示條 八、電子郵件處理實(shí)務(wù)1、電子郵件的制作：要注意11個(gè)方面的問(wèn)題2、電子郵件的發(fā)送：發(fā)送前的檢查十分重要。3、電子郵件的接收：注意四點(diǎn)。4、電子郵件的管理：注意九個(gè)方面的問(wèn)題選擇題（一） 1.文員在收取郵件時(shí)，不正確的做法是( ) A郵件有污損當(dāng)面指出，并在郵件上注明：“郵件收到即如此” B文員每天的開(kāi)箱次數(shù)應(yīng)和郵局投遞次數(shù)一致，盡可能與送達(dá)

14、時(shí)間相合拍 C. 文員到達(dá)辦公室的第一件事是檢查電子郵箱里的郵件 D. 為提高辦事效率，應(yīng)帶著郵件去辦理其他事情 2、以下哪種接打電話(huà)的行為是不正確的( ) A. 受到通話(huà)對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針?shù)h相對(duì)回?fù)?B給上司的留言正面朝下放在他的辦公桌 C. 做記錄時(shí)可以在便箋下墊一張復(fù)寫(xiě)紙，以防遺失后備用 D中途因有事需放下電話(huà)請(qǐng)對(duì)方等待時(shí)，應(yīng)把話(huà)筒朝下放置 3郵件的寄發(fā)不要考慮以下( )因素。 A時(shí)間 B便利 C. 經(jīng)濟(jì) D愛(ài)好選擇題（二） 4、以下接打電話(huà)的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的( A電話(huà)機(jī)旁隨時(shí)放著電話(huà)記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記錄 B文員離開(kāi)辦公室時(shí)，要安排別人替你接電話(huà) C. 應(yīng)隨時(shí)

15、使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系 D：如果已經(jīng)回電，但沒(méi)打通，切記要再聯(lián)系 5、文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是( ) A國(guó)名、地址、部門(mén)、姓名 B姓名、地址、部門(mén)、同名 C. 姓名，部門(mén)、地址、國(guó)名 D. 姓名、同名、部門(mén)、地址 6、文員在為上司篩選電話(huà)時(shí)，以下做法不正確的是( ) A文員在說(shuō)了迎接詞，對(duì)方發(fā)出聲音之后，就能迅速辨昕出對(duì)方 B了解單位每個(gè)人的工作和職務(wù)，提醒正要接聽(tīng)轉(zhuǎn)接電話(huà)的人，說(shuō)明情況及轉(zhuǎn)接理由 C有時(shí)需要文員編織一些“美麗的謊言”以應(yīng)付那些上司不想接待的人 D 來(lái)電者尋找你的上司，應(yīng)弄清對(duì)方的身份再通報(bào)上司。 新加坡利達(dá)公司銷(xiāo)售部文員劉小姐

16、要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請(qǐng)自己最好的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的作，時(shí)間為一個(gè)月。陳小姐大專(zhuān)剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵(lì)她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來(lái)后推薦陳小姐頂替自己。某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話(huà)鈴響了，陳小姐與來(lái)電者的對(duì)話(huà)如下: 來(lái)電者:“是利達(dá)公司嗎?” 陳小姐:“是?！?來(lái)電者:“你們經(jīng)理在嗎?” 陳小姐:“不在?！?來(lái)電者:“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎?” 陳小姐:“是。” 來(lái)電者:“你們的塑膠手套多少錢(qián)一打?” 陳小姐:”1, 8美元?！?來(lái)電者:1. 6美元一打行不行?” 陳小姐:“對(duì)不起，不行的?！?說(shuō)完，“啪”掛上了電話(huà)。案例

17、分析： 上司回來(lái)后，陳小姐也沒(méi)有把來(lái)電的事告知上司。過(guò)了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以1. 4美元一打賣(mài)出了行不行，我知道你的定價(jià)是1100萬(wàn)打。陳小姐突口而出:“啊呀，上星期有人問(wèn)1. 6美元一打，我說(shuō)不行的?！鄙纤井?dāng)即臉色一變說(shuō):“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說(shuō):“為什么?”上司說(shuō):“你犯了五個(gè)錯(cuò)?！?陳小姐被解雇是因?yàn)樯纤菊f(shuō)她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么?她在電話(huà)禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)?案例分析： 答：（）該問(wèn)的沒(méi)有問(wèn)（指對(duì)方情況，手套的需要量）； （）該記的沒(méi)有記錄（對(duì)方的姓名、公司、電話(huà)號(hào)碼）； （）該說(shuō)的沒(méi)有說(shuō)（沒(méi)有及時(shí)向上司匯報(bào)）； （）不該說(shuō)的卻說(shuō)了（價(jià)格上的自作主張，不向上司

18、請(qǐng)示）； （）不懂得保護(hù)自己（即使自己自作主張拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò) 誤，也沒(méi)必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地）； （）電話(huà)禮儀方面，鈴響了沒(méi)有自報(bào)家門(mén)；（分） （）不等對(duì)方說(shuō)完，就“啪”掛上電話(huà)；（分） 某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來(lái)。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類(lèi)郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過(guò)讓銷(xiāo)售科科長(zhǎng)處理。正好銷(xiāo)售科的小李走過(guò)辦公室，小王說(shuō)：“小李，把這封信交給你們科長(zhǎng)”，小李把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里

19、，又拆開(kāi)總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會(huì)，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會(huì)，12日他正好回來(lái)，一定會(huì)參加的。于是小王打印了接受邀請(qǐng)的回信，明確告知對(duì)方總經(jīng)理將參加會(huì)議，并替總經(jīng)理簽了名。案例分析題：拆開(kāi)第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說(shuō)明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小王拆開(kāi)郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購(gòu)的新型材料，一共有五個(gè)品種，小王憑印象覺(jué)得訂購(gòu)的是三種，多了兩種。心想，是供應(yīng)商主動(dòng)送來(lái)的，不拿白不拿，于是她打電話(huà)讓研發(fā)中心的人取走了。小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？案例分析題分析：(1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷(xiāo)售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時(shí)間； (2)把上司親啟信件先保存下來(lái)，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)； (3)12日回來(lái)就參加會(huì)議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來(lái)的當(dāng)天安排活動(dòng)； (4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(chēng)(某某人的文秘人員)，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過(guò)目； (5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫(xiě)上缺少的附件的名稱(chēng)和數(shù)量，接著應(yīng)及時(shí)打電話(huà)或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系； (6)沒(méi)有訂購(gòu)的東西不能簽收； (7)在移交郵包里的物品時(shí)，要先打印一份清單，注明收到的日期，請(qǐng)接受人員在上面