淺談檔案信息化管理的探討與研究

1、淺談檔案信息化管理的討論與研究論文關(guān)鍵詞：檔案管理信息化問(wèn)題原那么策略論文摘要：檔案管理是一門完善的、體系嚴(yán)密的科學(xué)。檔案管理信息化新時(shí)代檔案管理的目的，是數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)等現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)的有機(jī)整合，進(jìn)而形成檔案信息遠(yuǎn)程傳輸和社會(huì)共享的完好效勞體系。檔案信息化管理面臨諸多困難和挑戰(zhàn)，任重而道遠(yuǎn)。一、當(dāng)前檔案信息化管理面臨的問(wèn)題電子信息化技術(shù)的飛越開展給檔案信息化管理帶來(lái)新的機(jī)遇，但我們必須清醒地看到，新一代檔案學(xué)尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化仍然存在大量未解決的難題。一面臨創(chuàng)新與平安的挑戰(zhàn)。原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應(yīng)用，二是為了確保檔案平安。檔案管理系統(tǒng)向深層應(yīng)用開

2、展時(shí)，會(huì)出現(xiàn)與其它應(yīng)用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對(duì)于這類整合，必須用創(chuàng)新思維來(lái)處理好各方面的矛盾。同時(shí)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)本身存在平安缺陷，不僅硬件資源易受自然災(zāi)害和人為的破壞，且軟件資源和數(shù)據(jù)信息也易受到病毒的侵?jǐn)_和毀壞。加之沒有相應(yīng)的內(nèi)部措施加以管理、平安意識(shí)薄弱等因素，可能給網(wǎng)絡(luò)犯罪分子可乘之機(jī)。二面臨標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的挑戰(zhàn)。由于檔案自身的復(fù)雜性，我國(guó)政府的檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的困難。檔案的立法也相比照擬缺乏，甚至對(duì)超過(guò)五十年的歷史檔案必須密都沒有明確的法律根據(jù)，造成大量檔案因密級(jí)問(wèn)題無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值。三技術(shù)支持

3、不全面。一是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，假設(shè)不能很好加以解決，可能會(huì)適得其反。二是在檔案信息化建立初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過(guò)掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案，目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價(jià)格廉價(jià)，但速度慢，無(wú)法適應(yīng)將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。四人員裝備不合理。就目前的檔案工作人員來(lái)說(shuō)，既掌握信息技術(shù)、又懂檔案專業(yè)的人才很少，現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識(shí)單一，普通操作型人才居多。從年齡構(gòu)造看，三十歲以下的年輕人極少，四十歲以上的人員占絕大多數(shù)，帶來(lái)的問(wèn)題是知識(shí)和觀念老化等問(wèn)題。二、檔案信息化應(yīng)遵循的原那么一標(biāo)準(zhǔn)性原那么：制定和施行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)，是檔案

4、工作現(xiàn)代化的需要，是進(jìn)步工作質(zhì)量和效率的需要。通過(guò)館藏檔案數(shù)字化接收電子文件，應(yīng)該堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)性原那么，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化，防止出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建立等現(xiàn)象發(fā)生。二平安性原那么：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建立的不斷深化，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平安技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的平安策略，充分保證檔案信息的平安性。三效益性原那么：檔案信息數(shù)字化建立是一項(xiàng)宏大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪?、?cái)力，因此必須遵守效益性原那么，講究信息化工作的效益。

5、要根據(jù)自身的才能、館藏根底，分析用戶需求，考慮館藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典，主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)展數(shù)字化，可以帶來(lái)宏大的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益；利用率不高的檔案那么無(wú)需數(shù)字化，否那么浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。從某種意義上說(shuō)，特色就是優(yōu)勢(shì)，特色館藏信息和特色效勞往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價(jià)值的關(guān)鍵。三、推進(jìn)檔案信息化的策略一建立標(biāo)準(zhǔn)體系。檔案信息化的前提是根底工作的標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)根底差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)那么相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案信息化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)專業(yè)，無(wú)法全面施行、推廣統(tǒng)一標(biāo)

6、準(zhǔn)。同時(shí)，檔案信息化使越來(lái)越多的歸檔“文件資料是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。所以制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)體系，實(shí)在推動(dòng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。二完善平安制度。檔案信息化建立最終落實(shí)都要靠人來(lái)執(zhí)行，所以人是檔案信息化平安的第一道保護(hù)屏障。為此，要進(jìn)步檔案人員的警覺性，從根本上鏟除黑客對(duì)信息系統(tǒng)的威脅。采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等平安防護(hù)措施。三進(jìn)步技術(shù)支撐。技術(shù)是檔案信息化建立的生命，沒有過(guò)硬的技術(shù)支撐，檔案信息化形同空話。首先，要裝備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。其次，要設(shè)計(jì)開發(fā)出

7、通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建立與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)交融貫穿。其三，要采取有效措施保證軟、硬件平安運(yùn)行。四加強(qiáng)人才建立。檔案信息化建立就是運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為社會(huì)和公眾效勞。作為信息化社會(huì)的檔案工作者必須具備一定的計(jì)算機(jī)和電子文件管理知識(shí)。這就要求我們檔案人員不斷更新觀念，學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新技能，樹立為社會(huì)和公眾效勞的意識(shí)。述上所述，檔案信息化管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而詳細(xì)的工作，需要所有檔案人員的積極參與與配合。檔案隊(duì)伍素質(zhì)對(duì)檔案工作信息化管理的質(zhì)量起著關(guān)鍵作用，因此，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的進(jìn)步是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。信息化是當(dāng)今世界開展的大趨勢(shì)，檔案館只有抑制困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步開展，才