檔案管理系統(tǒng)白皮書

1、白皮書WD3.0檔案信息管理系統(tǒng)白皮書第 頁二OO三年WD-3.0檔案信息管理系統(tǒng)前言61背景介紹62應(yīng)用現(xiàn)狀及存在的問題63要求及目標(biāo)74規(guī)范及參照標(biāo)準(zhǔn)84.1法律法規(guī)84.2規(guī)章制度84.3業(yè)務(wù)規(guī)范8二文檔信息管理系統(tǒng)101系統(tǒng)圖示101.1設(shè)備連接圖101.2檔案業(yè)務(wù)流程圖112系統(tǒng)功能框圖（略圖）133系統(tǒng)功能簡介143.1文件管理143.2整理編目143.3鑒定銷毀153.4檔案保管163.5檔案統(tǒng)計(jì)173.6查詢183.7檔案編研193.8檔案利用193.9移交進(jìn)館193.10檔案信息維護(hù)203.11權(quán)限管理204設(shè)計(jì)原則21三系統(tǒng)特點(diǎn)221專業(yè)化222文檔一體化223多媒體文檔統(tǒng)

2、一管理224界面友好、操作簡易225標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化226檢索靈活多樣237統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能豐富強(qiáng)大238安全、保密23四系統(tǒng)實(shí)施內(nèi)容241庫房設(shè)施建設(shè)242安裝的軟硬件設(shè)備24TOC o 1-5 h z HYPERLINK l bookmark70 o Current Document 3檔案整理立卷24 HYPERLINK l bookmark72 o Current Document 4檔案信息數(shù)字化25 HYPERLINK l bookmark74 o Current Document 五、版本劃分25 HYPERLINK l bookmark76 o Current Document 單機(jī)

3、版25 HYPERLINK l bookmark78 o Current Document 網(wǎng)絡(luò)版26WD-3.0檔案信息管理系統(tǒng)21世紀(jì)，是數(shù)字化的信息世紀(jì)，千變?nèi)f化的數(shù)字演繹著世界的斗轉(zhuǎn)星移！計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新與突破，創(chuàng)造著人類的日新月異！應(yīng)運(yùn)而生的WD3.0檔案信息管理系統(tǒng)是合理運(yùn)用數(shù)據(jù)庫、圖像處理、信息處理、INTERNET技術(shù)的新一代多媒體檔案系統(tǒng)。背景介紹各企事業(yè)單位每年產(chǎn)生大量的各類檔案和資料信息，但由于歷史的原因，檔案分布在各部門，并且未經(jīng)整理。這些檔案、資料對日常業(yè)務(wù)管理和決策存在很高的利用價(jià)值。另外，檔案綜合管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，也是IS09000標(biāo)準(zhǔn)中的一個(gè)要素。應(yīng)

4、用現(xiàn)狀及存在的問題在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案查詢需要搬動(dòng)原始介質(zhì)，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，維護(hù)成本也很高。如何經(jīng)濟(jì)有效的儲(chǔ)存管理各種類型的檔案資料，如何利用信息信息技術(shù)高效管理保存檔案資料、充分地向內(nèi)部各部門提供檔案利用服務(wù)，成為一個(gè)越來越緊迫的問題。建設(shè)數(shù)字化檔案是檔案管理現(xiàn)代化的必然選擇，它可以在目錄管理的基礎(chǔ)上，逐步實(shí)現(xiàn)檔案全面數(shù)字化管理，包括紙張、錄像帶、錄音帶等各種介質(zhì)存放的檔案資料；通過internet/intranet提供檔案信息服務(wù)，利用者通過瀏覽器可以進(jìn)行主題詞、責(zé)任者、全文檢索多種途徑的檔案查詢；在查詢目錄的同時(shí)，可以直接查閱數(shù)字化的檔案資料；檔案查詢通過計(jì)算機(jī)廣域網(wǎng)局域網(wǎng)在個(gè)部門、下屬

5、機(jī)構(gòu)進(jìn)行，便于充分利用檔案。要求及目標(biāo)-建立健全檔案工作。-完成歷史檔案收集、分類、整理、裝訂，組成案卷，然后到編目。-將會(huì)計(jì)檔案整理作為當(dāng)前的重要工作內(nèi)容。-建立數(shù)字化檔案室（館）。-建立檔案目錄中心。-在完善現(xiàn)有檔案工作基礎(chǔ)上，建立“多媒體數(shù)字化檔案室（館）”。-通過INTERNET/INTRANET技術(shù)，能在一定范圍內(nèi)進(jìn)行檔案信息的收集、交換、處理和查詢，在確保安全的情況下提供網(wǎng)上服務(wù)，利用者通過測覽器可以在網(wǎng)上進(jìn)行主題詞、責(zé)任者、全文檢索多種途徑的檔案查詢。實(shí)現(xiàn)在任何地點(diǎn)，任何時(shí)間，都能自由、及時(shí)、準(zhǔn)確的查詢到檔案信息，杜絕由于物理分割而造成的資源利用上的不便，實(shí)現(xiàn)信息高效運(yùn)轉(zhuǎn)和及時(shí)利

6、用。同時(shí)，在計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中，體現(xiàn)以信息資源為基礎(chǔ)的管理思想，并將其應(yīng)用到具體的實(shí)踐中。規(guī)范及參照標(biāo)準(zhǔn)法律法規(guī)中華人民共和國檔案法中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法深圳市檔案寄存中心檔案寄存辦法會(huì)計(jì)檔案管理辦法深圳市檔案室（館）關(guān)于利用館藏檔案、資料的暫行規(guī)定國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法規(guī)章制度深圳市檔案室（館）檔案鑒定制度深圳市檔案室（館）檔案整理工作制度深圳市市屬機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案移交進(jìn)館辦法深圳市檔案局（館）安全保衛(wèi)保密制度深圳市檔案室（館）崗位責(zé)任制深圳市檔案室（館）利用檔案收費(fèi)規(guī)定深圳市檔案寄存中心檔案寄存辦法業(yè)務(wù)規(guī)范檔案鑒定工作程序檔案庫房“十防”措施檔案庫房管理規(guī)定計(jì)

7、算機(jī)室管理規(guī)定庫房防蟲防霉工作制度目錄室管理規(guī)定縮微工作管理辦法紙質(zhì)檔案修復(fù)程序真空充氮?dú)缇O(shè)備操作規(guī)程庫房空氣凈化與溫濕度自動(dòng)測控系統(tǒng)操作規(guī)程深圳市檔案室（館）檔案接收工作程序檔案信息管理系統(tǒng)1系統(tǒng)設(shè)備連接白皮書第 頁1.2檔案業(yè)務(wù)流程圖文件匯編基礎(chǔ)數(shù)字匯編移交清冊全宗歷史情況立檔單位進(jìn)館歷史情況立檔單位歷史情況檔案館（室）業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)功能框圖（略圖）黨群工作磁盤光盤檔案實(shí)物檔案科學(xué)研究錄音錄像帶檔案照片檔案會(huì)計(jì)檔案設(shè)備儀器行政管理系統(tǒng)功能簡介文件管理包括來文登記、內(nèi)部文件登記、發(fā)文登記、文件處理、文件分發(fā)、文件傳閱、催辦登記、來文登記目錄、發(fā)文登記目錄、內(nèi)部文件登記目錄、來文機(jī)關(guān)信息維護(hù)

8、、可閱讀用戶信息等功能。本系統(tǒng)的文件管理功能主要是配合檔案管理功能使用的，對于較大規(guī)模的用戶，這部分功能需要結(jié)合實(shí)際情況做二次開發(fā)。典型功能界面如下：整理編目包括黨群工作檔案、行政管理檔案、基本建設(shè)檔案、會(huì)計(jì)檔案、設(shè)備管理檔案、科學(xué)研究檔案、聲像檔案（照片檔案、錄音錄像帶檔案、磁盤光盤檔案）、實(shí)物檔案、業(yè)務(wù)檔案、產(chǎn)品與生產(chǎn)技術(shù)檔案等的整理編目。以基本建設(shè)檔案為例，又包含文件級(jí)著錄、案卷級(jí)著錄、卷內(nèi)目錄、分類目錄、總目錄五個(gè)功能。整理編目是本系統(tǒng)核心部分，日常工作主要使用這部分功能。為了能夠綜合管理不同類型的檔案，系統(tǒng)將不同類別的檔案按一級(jí)類目設(shè)置成十三個(gè)不同的子模塊，單獨(dú)進(jìn)行著錄和生成報(bào)表，并

9、獨(dú)立進(jìn)行查詢；同時(shí)，本系統(tǒng)為支持傳統(tǒng)的組卷方法和簡化的組卷方法，提供了兩種不同的著錄格式：文件級(jí)著錄和案卷級(jí)著錄，用戶可以根據(jù)自己的需要選擇不同的著錄方式并生成相應(yīng)的報(bào)表（檔案目錄和案卷目錄）。典型功能界面如下：鑒定銷毀檔案鑒定工作的內(nèi)容主要包括兩個(gè)方面：立卷歸檔前的文件價(jià)值鑒定及對保管期滿的檔案的鑒定，這里主要體現(xiàn)在后者。檔案鑒定工作的基本方法：直接鑒定法，在具體鑒定每一份或每一組文件時(shí)，應(yīng)從幾個(gè)方面綜合分析和判斷：分析文件的來源；分析文件與立檔單位的關(guān)系；分析文件的內(nèi)容；分析文件的完整程度；分析文件的形成時(shí)間；分析文件的文本；分析文件的外形特征。典型功能界面如下：檔案保管檔案保管是對全宗卷

10、、庫房溫濕度、檔案存放位置進(jìn)行管理。檔案保管包括：全宗卷（統(tǒng)一保存全宗卷文件）、庫房檔案溫濕度登記（在每天的指定時(shí)間對檔案庫房進(jìn)行溫濕度測量并登記）、檔案存放位置著錄（對檔案存放位置進(jìn)行登記，方便用戶調(diào)卷）、檔案存放位置報(bào)表。典型功能界面如下：檔案統(tǒng)計(jì)是統(tǒng)計(jì)每年檔案各方面的使用情況，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果以各種報(bào)表的形式打印出來。檔案統(tǒng)計(jì)包括：檔案室基本情況年報(bào)、檔案工作人員情況一覽表、庫存檔案統(tǒng)計(jì)表、檔案目錄統(tǒng)計(jì)表、庫存資料統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳、檔案用房及設(shè)備情況一覽表、檔案庫房溫濕度情況一覽表、檔案庫房溫濕度記錄匯總表、檔案交接數(shù)據(jù)、檔案移交清冊表、歷年檔案利用情況一覽表。典型功能界面如下：查詢檔案查詢提供了簡

11、潔、方便的模糊查詢功能，在次功能中用戶只能查看，不能修改數(shù)據(jù)。它主要包括以下一些模塊：黨群工作檔案查詢、行政管理檔案查詢、基本建設(shè)檔案查詢、設(shè)備儀器檔案查詢、會(huì)計(jì)檔案查詢、聲像檔案查詢、科學(xué)研究檔案查詢、產(chǎn)品生產(chǎn)與技術(shù)開發(fā)檔案查詢、保育工作檔案查詢、實(shí)物查詢、磁盤、光盤檔案查詢等。典型功能界面如下：檔案編研檔案編研包括：大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、組織沿革、會(huì)議簡介、產(chǎn)品介紹基建工程簡介、全宗指南、專題文件匯編、發(fā)文匯編等編研工作的相關(guān)指導(dǎo).檔案利用檔案利用是管理檔案借閱、檔案借出、檔案利用等工作，可以打印相應(yīng)的報(bào)表。檔案利用包括：檔案借閱登記表、檔案借出登記表、檔案利用信息表。移交進(jìn)館檔案移交是指

12、管理立檔單位向檔案館移交檔案的情況，可以將歷次移交檔案的情況以報(bào)表的形式打印出來。檔案移交包括：檔案到期清冊、立檔單位進(jìn)館檔案基本情況調(diào)查表、立檔單位歷史情況簡介表、全宗歷史情況簡介表。檔案信息維護(hù)檔案信息維護(hù)是對整個(gè)系統(tǒng)的信息進(jìn)行管理。檔案信息維護(hù)包括：檔案基本信息維護(hù)、檔號(hào)格式定義、實(shí)體分類方案定義、系統(tǒng)功能管理。為促進(jìn)檔案標(biāo)引的規(guī)范化，系統(tǒng)提供了國家標(biāo)準(zhǔn)主題詞庫和信息分類方案。文件級(jí)著錄的主題詞標(biāo)引、信息分類標(biāo)引可以采用系統(tǒng)提供的向?qū)?。系統(tǒng)提供默認(rèn)的實(shí)體分類方案并給檔案賦予不同的檔號(hào)格式，用戶可以在系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置的基礎(chǔ)上根據(jù)自己的需要作相應(yīng)的修改。典型功能界面如下：權(quán)限管理權(quán)限管理是對系統(tǒng)

13、的用戶組及用戶進(jìn)行一系列的管理，能夠?qū)τ脩舾鞣N操作，甚至對每一界面的顯示、查詢、修改、刪除、打印、授權(quán)各種功能的權(quán)限加以控制。權(quán)限管理包括：操作員管理、級(jí)別管理、授權(quán)、密碼更改。典型功能界面如下：|費(fèi)探圳市若案局文若信息管理系編（NO）系統(tǒng)（總窗口（也幫助（出退出（Q腳授權(quán)TU2d昂統(tǒng)功能fl深圳市檔案局由P文件管理鞠整理編目I審9黨群工作:由9行政管理:囪9基本建設(shè)回9設(shè)備儀器田B觀饌藹旺莎實(shí)物檔案田9科學(xué)研究-I由莎產(chǎn)品生產(chǎn)與技術(shù)開發(fā)田金檔案鑒定凹“夠檔套保管檔棗統(tǒng)計(jì)ElI敗檔案查詢E）克檔案利用檔案編研指南國忌檔案移交田箱備份田婦檔案信息維護(hù)哥直智能密集架控制畐翩權(quán)隈管理權(quán)限分配一用戶組

14、|ADMINISTRATORS三|功能伶計(jì)檔案0查詢0添加0修改0刪除0打印0授權(quán)授權(quán)者阿1授權(quán)日期|2003/06/20劊會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案著錄會(huì)計(jì)檔案呂錄實(shí)物檔案實(shí)物檔案著錄實(shí)物檔案目錄科學(xué)研究文件級(jí)著錄案卷級(jí)著錄卷內(nèi)目錄9許許許許許許許許許許A-t-x-A-t-t-A-t-x-9許許許許許許許許許許t14-jt七11七11?TX?7X?TX?7X77XZTX?7Xa許許許許許許許許許許允允t-fc-允允允允允允9許許許許許許許許許許允允允允允允允允允允Isg許許許許許許許許許許允t-x-t-t-t-允t-t-x-JAAaajaaaaa轟團(tuán)標(biāo)總列表電幫助退出深圳市深檔數(shù)碣技術(shù)有限公司研制Re

15、adyJII-|17頁1節(jié)口何|位置：2.5厘米1行1列W|W|F慝減寫中文中町4設(shè)計(jì)原則1）操作簡便實(shí)用。2）結(jié)構(gòu)堅(jiān)固易擴(kuò)展。3）嚴(yán)格遵守各項(xiàng)專業(yè)規(guī)范。4）安全可靠，權(quán)限控制嚴(yán)格。5）網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)合理，系統(tǒng)性能優(yōu)良。6）系統(tǒng)管理、維護(hù)和升級(jí)工作簡易。系統(tǒng)特點(diǎn)本檔案管理系統(tǒng)具有許多獨(dú)有的特色，使其具有強(qiáng)大的功能。專業(yè)化嚴(yán)格遵循各項(xiàng)檔案相關(guān)法律法規(guī)，合理分類，將文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、聲像檔案管理的功能模塊劃分成獨(dú)立部分，因此具有和強(qiáng)的專業(yè)性。文檔一體化實(shí)現(xiàn)了文件管理的自動(dòng)歸檔，極大的方便了用戶。多媒體文檔統(tǒng)一管理實(shí)現(xiàn)了文書、圖片、聲像檔案的統(tǒng)一管理，使用戶可以在同一系統(tǒng)里

16、面實(shí)現(xiàn)各種煤體介質(zhì)檔案的管理。界面友好、操作簡易采用WINDOWS風(fēng)格界面，同時(shí)針對檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入量大的特點(diǎn)進(jìn)行了專門開發(fā)，極大的提高了手工輸入速度，具有很強(qiáng)的實(shí)用性。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化軟件開發(fā)嚴(yán)格按照軟件工程的規(guī)范進(jìn)行，質(zhì)量控制嚴(yán)格，保證了產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。檢索靈活多樣系統(tǒng)的每個(gè)模塊都配有檢索功能，同時(shí)又提供了專門的查詢檢索模塊，以滿足用戶的各種需求。統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能豐富強(qiáng)大系統(tǒng)的報(bào)表生成模塊可以生成檔案局要求的各種報(bào)表，同時(shí)用戶也可以根據(jù)需要定制各種報(bào)表。安全、保密系統(tǒng)具備強(qiáng)大的權(quán)限管理功能，各用戶只能使用系統(tǒng)管理員賦予的權(quán)限。系統(tǒng)實(shí)施內(nèi)容庫房設(shè)施建設(shè)1）庫房平面圖2）庫房設(shè)施安裝示意圖4）需配置有規(guī)范、統(tǒng)一、充足的檔案箱柜。5）安裝空調(diào)、除濕機(jī)、庫房溫濕度記錄儀、滅火器及防蟲、防火、防潮、防塵防霉、防光、防高溫、防盜網(wǎng)及遮光窗布；門需加防盜門；燈應(yīng)采用白幟燈。6）配置聲像防磁柜。7）工程技術(shù)與質(zhì)量保證安裝的軟硬件設(shè)備安裝檔案管理所需硬件，包括：局域網(wǎng)、服