高峰論壇會(huì)議全案執(zhí)行材料

1、*高峰論壇會(huì)議執(zhí)行手冊(cè)主題：時(shí)間：年月日地點(diǎn)：2活動(dòng)執(zhí)行框架策劃方案撰會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議視覺、會(huì)議行程及內(nèi)容、會(huì)議物料、會(huì)議場(chǎng)地、人員分工、費(fèi)籌備期策劃方案確認(rèn)會(huì)前籌備會(huì)議傳播物料的設(shè)計(jì)及制作、車輛、機(jī)場(chǎng)接待、新聞發(fā)布會(huì)、聯(lián)盟會(huì)議、晚宴、文藝節(jié)目、會(huì)后休閑活動(dòng)會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議視覺、會(huì)議行程及內(nèi)容、會(huì)議物料、會(huì)議場(chǎng)地、人員分工、費(fèi)用執(zhí)行前溝通會(huì)前期傳播、車輛、新發(fā)會(huì)、聯(lián)盟會(huì)、晚宴及文藝表演、會(huì)后休閑活動(dòng)、其他物料、操作細(xì)節(jié)、月分日工月日月日月日月日月日月日月日會(huì)前執(zhí)行事務(wù)會(huì)議期間執(zhí)行事務(wù)月日月日月日月日前期傳播、會(huì)場(chǎng)布置及調(diào)試、機(jī)場(chǎng)迎接、酒店接待、新聞發(fā)布會(huì)、聯(lián)盟會(huì)議、晚宴及文藝表

2、演、會(huì)后及休閑活動(dòng)會(huì)后事務(wù)歡送嘉賓、撤展、感情溝通、會(huì)議總結(jié)、會(huì)后報(bào)銷執(zhí)彳亍期活動(dòng)執(zhí)行細(xì)案口方案的撰寫與確認(rèn)時(shí)間工作項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間時(shí)長(zhǎng)會(huì)議視覺會(huì)議行程及內(nèi)容：新聞發(fā)布會(huì)、會(huì)議、晚宴及文藝表演會(huì)議物料清單會(huì)議場(chǎng)地效果人員分工方案的撰寫與確認(rèn)費(fèi)用明細(xì)表備責(zé)任詳細(xì)流程見下頁會(huì)議行程及內(nèi)會(huì)議行程及內(nèi)容會(huì)議前一天時(shí)間：會(huì)議前一天-19:00之后內(nèi)容：休閑活動(dòng)活動(dòng)亮點(diǎn)：設(shè)置專場(chǎng)（或?qū)^(qū)I專用通道、或在節(jié)目中提到南北戰(zhàn)略聯(lián)盟標(biāo)志揭幕儀式新聞發(fā)布會(huì)攜手共進(jìn)健康中國(guó)晚宴及貴賓時(shí)間：會(huì)議日-15:30地點(diǎn)：新聞發(fā)布廳時(shí)間：會(huì)議日-16:00文藝表演會(huì)后休閑活動(dòng)地點(diǎn)：會(huì)議廳時(shí)間：會(huì)議日-18：0019:3

3、0地點(diǎn)：晚宴廳菜單：暫略餐桌亮點(diǎn)：每桌設(shè)置冰雕花節(jié)目單：詳見附件部分時(shí)間：會(huì)議日-19:5022:00方案A某游樂中心方案A亮點(diǎn)：觀賞冰雪、冰天雪地吃冷飲方案8莫斯科大劇院方案B亮點(diǎn)：設(shè)置專場(chǎng)（或?qū)^(qū)）、專用通道、或在節(jié)目中提到貴賓方案C卡拉OK方案C亮點(diǎn):設(shè)置專場(chǎng)（或?qū)^(qū)）、專用通道、專職的服務(wù)人穿插抽獎(jiǎng)活動(dòng)如：雪糕、糖葫蘆哈市知名的KTV,如：阿薩蒂員陪同娛樂KTV等5會(huì)前籌備時(shí)間工作項(xiàng)目會(huì)議傳播、物料的制作內(nèi)容備注責(zé)任人（主要環(huán)節(jié)以外的其他細(xì)項(xiàng)）物料詳見物料清單前期傳播內(nèi)容、媒體、排期表可參考新發(fā)會(huì)的邀請(qǐng)媒體詳見附件車輛為高管人員設(shè)置高級(jí)轎車數(shù)量待定為其他與會(huì)人員設(shè)置斯柯達(dá)數(shù)量待定通過前

4、期邀請(qǐng)環(huán)節(jié)確定后再行設(shè)置接送計(jì)劃定奪后備計(jì)劃的確定機(jī)場(chǎng)迎接南北戰(zhàn)略聯(lián)盟標(biāo)志揭幕站內(nèi)迎接的貴賓車行通道洽談?wù)就庥拥馁F賓人行通道洽談邀請(qǐng)媒體建議邀請(qǐng)媒體明細(xì)表見部分選擇新發(fā)會(huì)結(jié)束后贈(zèng)送的禮品暫定為奇星藥業(yè)的產(chǎn)品場(chǎng)內(nèi)設(shè)計(jì)詳見物料清單儀式場(chǎng)外設(shè)計(jì)詳見物料清單新聞發(fā)布會(huì)攜手共進(jìn)健康中國(guó)聯(lián)盟會(huì)議發(fā)布會(huì)所需音視頻文件及設(shè)備的形象包裝需帶有會(huì)議主視覺發(fā)言稿等詳見物料清單嘉賓、記者進(jìn)入聯(lián)盟會(huì)的路線及秩序設(shè)計(jì)人員邀請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)制作精美的邀請(qǐng)函書面邀請(qǐng)與會(huì)人員，邀請(qǐng)函邀請(qǐng)函形式設(shè)計(jì)需突出本次會(huì)議主題、會(huì)議風(fēng)格、會(huì)議基調(diào)邀請(qǐng)函附介紹文字，概述會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)和內(nèi)容與流程各企業(yè)設(shè)置專職人員，以專業(yè)的、禮儀的、規(guī)范的行為直接邀

5、請(qǐng)與會(huì)人員會(huì)議主題、logo、邀請(qǐng)信文字注意與會(huì)人員的細(xì)節(jié)要求飲食葷素禁忌、抵哈時(shí)間及方式6會(huì)議廳場(chǎng)內(nèi)布置設(shè)計(jì)場(chǎng)外布置設(shè)計(jì)詳細(xì)布置及要求參見物料清單詳細(xì)布置及要求參見物料清單會(huì)議燈光方案設(shè)計(jì)燈光顏色強(qiáng)弱，配合節(jié)點(diǎn)會(huì)議音響方案設(shè)計(jì)音樂曲目、長(zhǎng)短、強(qiáng)弱宴會(huì)廳場(chǎng)內(nèi)布置設(shè)計(jì)場(chǎng)外布置設(shè)計(jì)詳細(xì)布置及要求參見物料清單詳細(xì)布置及要求參見物料清單會(huì)議燈光方案設(shè)計(jì)燈光顏色強(qiáng)弱，配合節(jié)點(diǎn)會(huì)議音響方案設(shè)計(jì)音樂曲目、長(zhǎng)短、強(qiáng)弱另外會(huì)議廳與宴會(huì)廳之間空間的視覺設(shè)計(jì)晚宴換場(chǎng)順序、秩序設(shè)計(jì)詳見執(zhí)行職責(zé)描述由廣藥方擬定菜單要求酒店制定菜單靠近前臺(tái)的數(shù)桌為領(lǐng)導(dǎo)區(qū)、后排為其他與會(huì)嘉賓區(qū)領(lǐng)導(dǎo)區(qū)按照重要程度、飲食要求再次劃分為數(shù)個(gè)區(qū)域

6、待客戶數(shù)據(jù)上報(bào)后再行定奪他嘉賓區(qū)按照區(qū)域、性別、特殊要求砸此劃分為數(shù)個(gè)區(qū)域與演出服務(wù)商溝通洽談，設(shè)計(jì)節(jié)目單文藝表演會(huì)后休閑活動(dòng)演出氣氛營(yíng)造方案設(shè)計(jì)燈光時(shí)點(diǎn)、時(shí)長(zhǎng)音響時(shí)點(diǎn)、時(shí)長(zhǎng)抽獎(jiǎng)環(huán)節(jié)獎(jiǎng)品為禮金活動(dòng)設(shè)計(jì)活動(dòng)場(chǎng)地包裝設(shè)計(jì)節(jié)目、路線、區(qū)域活動(dòng)服務(wù)人員設(shè)計(jì)、安排活動(dòng)所需物料設(shè)計(jì)、采購(gòu)、運(yùn)輸導(dǎo)游、專職服務(wù)人員活動(dòng)所需費(fèi)用執(zhí)行前溝通時(shí)間工作項(xiàng)目前期傳播內(nèi)容及操作車輛接送南北戰(zhàn)略聯(lián)盟標(biāo)志揭幕儀式新聞發(fā)布會(huì)攜手共進(jìn)健康中國(guó)聯(lián)盟會(huì)議內(nèi)容內(nèi)容及媒體電視、報(bào)紙、廣播、網(wǎng)絡(luò)迎接方式邀請(qǐng)媒體活動(dòng)內(nèi)容與形式活動(dòng)所需物料各級(jí)別與會(huì)人員的數(shù)量、特殊要求活動(dòng)內(nèi)容及形式活動(dòng)所需物料配套方案燈光音響菜單內(nèi)容及數(shù)量上菜順序劃分區(qū)域的

7、位置及形態(tài)晚宴及桌子的擺放形態(tài)與數(shù)量活動(dòng)所需物料文藝表演配套方案如：服務(wù)、氣氛方案燈光音響抽獎(jiǎng)節(jié)目單某游樂中心、莫斯科大劇院、劉老根大舞臺(tái)、觀看專場(chǎng)電影、會(huì)后休閑活動(dòng)其他會(huì)議物料會(huì)務(wù)管理操作細(xì)節(jié)分工職責(zé)其他臨時(shí)提及卡拉OK物料詳見物料清單會(huì)前執(zhí)行事務(wù)時(shí)間工作項(xiàng)目?jī)?nèi)容備注負(fù)責(zé)人電視一企業(yè)形象專題片前期傳播報(bào)紙一一企業(yè)品牌故事廣播一一企業(yè)品牌傳播網(wǎng)絡(luò)一一綜合或篩選上述部分內(nèi)容新發(fā)會(huì)會(huì)場(chǎng)搭建布置、監(jiān)控按確定設(shè)計(jì)稿布置鋪設(shè)并調(diào)試音視頻設(shè)備驗(yàn)收設(shè)計(jì)效果會(huì)議廳會(huì)場(chǎng)布置及調(diào)試會(huì)場(chǎng)布置及調(diào)試會(huì)場(chǎng)舞臺(tái)搭建布置、監(jiān)控按確定設(shè)計(jì)稿布置會(huì)場(chǎng)桌椅形象造型布置課桌式驗(yàn)收設(shè)計(jì)效果及安全性鋪設(shè)并調(diào)試音視頻設(shè)備鋪設(shè)并調(diào)試燈光宴

8、會(huì)廳會(huì)場(chǎng)舞臺(tái)搭建布置、監(jiān)控宴會(huì)桌椅形象造型布置按確定設(shè)計(jì)稿布置圓桌式驗(yàn)收設(shè)計(jì)效果及安全性鋪設(shè)并調(diào)試音視頻設(shè)備鋪設(shè)并調(diào)試燈光等文藝節(jié)目所需的物料另外會(huì)議廳與宴會(huì)廳之間空間的視覺布置會(huì)議期間執(zhí)行事務(wù)時(shí)間工作項(xiàng)目?jī)?nèi)容備注負(fù)責(zé)人站內(nèi)迎接提前在場(chǎng)內(nèi)鋪設(shè)紅地毯、設(shè)置禮儀接待人員貴賓專用行車道提前將會(huì)議專車停放在停機(jī)地點(diǎn)附近嘉賓下班機(jī)后直接上車開往酒店根據(jù)嘉賓等級(jí)設(shè)置專車機(jī)場(chǎng)迎接酒店接待嘉賓在車上時(shí)提供飲料等細(xì)節(jié)服務(wù)會(huì)議前一天活動(dòng)安排站外迎接提前在場(chǎng)外設(shè)置接待牌、禮儀接待人員貴賓出站道提前將會(huì)議專車停放在出口附近嘉賓上車開往酒店根據(jù)嘉賓等級(jí)設(shè)置專車嘉賓在車上時(shí)提供飲料等細(xì)節(jié)服務(wù)禮儀服務(wù)人員在服務(wù)臺(tái)等候來賓簽

9、到、領(lǐng)取會(huì)議流程、會(huì)議贈(zèng)品簽到時(shí)再次確認(rèn)其餐飲要求注明離哈的時(shí)間與方式協(xié)調(diào)酒店服務(wù)人員，使之引導(dǎo)與會(huì)人員入住，并安排好隨后的事宜設(shè)置當(dāng)天晚上的接風(fēng)宴、次日早晨、中午的自助餐時(shí)間：接風(fēng)宴結(jié)束后30分鐘接風(fēng)宴由會(huì)議管理員告知活動(dòng)內(nèi)容會(huì)議管理員引導(dǎo)嘉賓上車前往活動(dòng)地點(diǎn)活動(dòng)地點(diǎn)設(shè)置服務(wù)人員提前等候活動(dòng)地點(diǎn)設(shè)置禮儀人員引導(dǎo)嘉賓活動(dòng)場(chǎng)地安排茶點(diǎn)南北戰(zhàn)略聯(lián)盟標(biāo)志揭幕儀式新聞發(fā)布會(huì)14:50會(huì)務(wù)管理人員入場(chǎng)、管理15:00禮儀人員在場(chǎng)內(nèi)外接待來賓、提供引導(dǎo)服務(wù)15:10參與某會(huì)的人員入會(huì)場(chǎng)落座預(yù)留出第四五排的座位給記10者15:20媒體記者全部到場(chǎng)15:25領(lǐng)導(dǎo)全部到場(chǎng)，由禮儀人員引導(dǎo)嘉賓入座記者到場(chǎng)簽到時(shí)發(fā)

10、放新聞稿提前30分鐘發(fā)給其講話稿15:30主持人介紹發(fā)布會(huì)背景15:32嘉賓講話15:35禮儀人員將聯(lián)盟標(biāo)志物展示到會(huì)議臺(tái)前臺(tái)從指定的路線送到會(huì)議前臺(tái)15:35禮儀人員引導(dǎo)嘉賓走到揭幕區(qū)15:38會(huì)議嘉賓揭幕，新聞拍照15:45答記者問15:50結(jié)束、媒體記者憑邀請(qǐng)函獲得禮品15:50主持人及嘉賓邀請(qǐng)媒體記者共同參加聯(lián)盟會(huì)、觀賞晚會(huì)節(jié)目禮儀人員協(xié)同引導(dǎo)15:30開始播放背景音樂或相關(guān)宣傳片正式開場(chǎng)時(shí)結(jié)束15:30禮儀人員開始引導(dǎo)參會(huì)人員簽到、告知流程、安排休息場(chǎng)內(nèi)服務(wù)人員安排普通嘉賓入座新發(fā)會(huì)嘉賓入場(chǎng)時(shí)放歡迎音15:45會(huì)議廳前設(shè)置迎賓禮儀人員歡迎嘉賓15:55禮儀人員引導(dǎo)重要嘉賓入座前臺(tái)主席

11、臺(tái)樂15:56主席臺(tái)禮儀人員發(fā)放講話稿攜手共進(jìn)健康中國(guó)聯(lián)盟會(huì)議16:00主持人開場(chǎng)16:05迎賓禮儀全部從工作通道進(jìn)入主席臺(tái)兩側(cè)及后方協(xié)助燈光、音響配合其他事宜16:05場(chǎng)內(nèi)服務(wù)人員按照每人負(fù)責(zé)24桌服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)，停留于指定的位置企業(yè)介紹、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言（甲方詳16:0317:40會(huì)議主要內(nèi)容定）17:41主持人邀請(qǐng)雙方主要嘉賓走到臺(tái)前，準(zhǔn)備啟動(dòng)會(huì)場(chǎng)燈光逐漸暗淡17:43主持人倒數(shù)，雙方嘉賓共同啟動(dòng)會(huì)議慶祝儀音響配合，慶祝儀式詳式見執(zhí)行11晚宴及文藝表演方案17:45主持人串詞祝賀，會(huì)議結(jié)束，營(yíng)造晚宴及文藝表演所禮儀人員協(xié)助與會(huì)嘉賓入宴需的氣氛會(huì)場(chǎng)17:40禮儀人員就位，結(jié)束時(shí)引導(dǎo)嘉賓退離會(huì)議廳，進(jìn)入宴席廳會(huì)中服務(wù)及管理細(xì)節(jié)會(huì)議間歇由酒店服務(wù)員遞送茶點(diǎn)時(shí)刻留意現(xiàn)場(chǎng)情況，隨時(shí)準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)突發(fā)情況溫度、衛(wèi)生、現(xiàn)場(chǎng)秩序嘉賓入場(chǎng)前為每桌設(shè)置冰雕花（設(shè)置托盤防止冰體融化）部分禮儀人員引導(dǎo)重要嘉賓、媒體記者入座貴賓區(qū)部分禮儀人員引導(dǎo)普通嘉賓入座普賓區(qū)會(huì)務(wù)管理人員時(shí)刻留意現(xiàn)場(chǎng)情況，協(xié)調(diào)