試析會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制

1、試析會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制摘要:本文結(jié)合會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的重要性和功能,從組織控制、操作控制、處理控制三個(gè)方面闡述了內(nèi)部控制的措施。關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制措施一、內(nèi)部控制概述建立內(nèi)部控制的目的就是為了保證由數(shù)據(jù)處理功能所產(chǎn)生的信息具有準(zhǔn)確性、完好性、及時(shí)性、有效性以及保證數(shù)據(jù)處理功能本身具有有效性;使會(huì)計(jì)處理符合會(huì)計(jì)制度和會(huì)計(jì)準(zhǔn)那么的要求;防止違法行為的發(fā)生;進(jìn)步信息系統(tǒng)的效率和效益;進(jìn)步企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)才能;促使企業(yè)進(jìn)步管理決策的正確性。二、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的功能1.預(yù)防性控制功能。它是通過防止或阻止錯(cuò)誤、災(zāi)害、事故、舞弊等的發(fā)生來防止各種災(zāi)害。2.檢測(cè)性控制功能。它是通過找出、發(fā)現(xiàn)已經(jīng)發(fā)生

2、的錯(cuò)誤、災(zāi)害、事故以及舞弊現(xiàn)象來防止危害的擴(kuò)大或使危害得到補(bǔ)償。3.糾正性控制功能。它是通過更正和糾正已檢測(cè)出的錯(cuò)誤,處置發(fā)生的舞弊行為,以及處理和補(bǔ)救已發(fā)生的災(zāi)害等來減輕危害,使系統(tǒng)恢復(fù)正常。三、內(nèi)部控制的措施(一)組織控制1.電算化部門與用戶部門問職責(zé)的別離在會(huì)計(jì)電算化的情況下,電算化部門除了對(duì)數(shù)據(jù)采集部門所送來的數(shù)據(jù)按一定程序進(jìn)展處理外,不能負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的批準(zhǔn)和執(zhí)行、也不能保管除計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以外的資產(chǎn)。一般設(shè)置數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)處理、維護(hù)管理等新的崗位。這些崗位將承當(dāng)起內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的作用,到達(dá)保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠,進(jìn)步會(huì)計(jì)工作質(zhì)量的目的。2.電算化部門內(nèi)部的職能別離在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理中,將不相容職能予

3、以別離是非常必要的,但是會(huì)計(jì)電算化卻常常將這些職能集中化。因此,在電算化部門內(nèi)部,應(yīng)該適當(dāng)?shù)剡M(jìn)展職員別離,以補(bǔ)救不相容職能集中化的缺乏。一般來說,電算化部門內(nèi)部應(yīng)做到以下的職能別離。(1)系統(tǒng)分析和應(yīng)用程序設(shè)計(jì)的別離。將系統(tǒng)分析和應(yīng)用程序設(shè)計(jì)別分開來,有利于分別檢查系統(tǒng)的設(shè)計(jì)相應(yīng)用程序的設(shè)計(jì),不過,這兩者不嚴(yán)格別離并不會(huì)嚴(yán)重削弱內(nèi)部控制。(2)系統(tǒng)分析和應(yīng)用程序設(shè)計(jì)與系統(tǒng)程序設(shè)計(jì)的別離。沒有這種別離,系統(tǒng)程序就可能在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下對(duì)應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)文件做出變更。(3)系統(tǒng)分析、應(yīng)用程序設(shè)計(jì)以及系統(tǒng)程序設(shè)計(jì)與操作職能別離。假如讓系統(tǒng)分析員和程序設(shè)計(jì)員運(yùn)行程序,他們就有時(shí)機(jī)對(duì)程序和文件進(jìn)展非法修改

4、。(4)獨(dú)立的檔案保管職能。實(shí)行獨(dú)立的檔案保管職能有助于防止任何未經(jīng)批準(zhǔn)而使用程序、文件和系統(tǒng)資料的行為。(二)操作控制操作控制的目的是通過標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)算機(jī)操作來保證信息處理的高質(zhì)量,減少產(chǎn)生過失和未經(jīng)批準(zhǔn)而使用文件、程序和報(bào)表的時(shí)機(jī)。操作控制是通過制定和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的操作規(guī)程來實(shí)現(xiàn)的。標(biāo)準(zhǔn)的操作規(guī)那么主要有以下幾個(gè)方面:1.操作運(yùn)行規(guī)那么。計(jì)算機(jī)操作員應(yīng)遵循操作指南中的規(guī)定進(jìn)展操作。2.機(jī)器操作規(guī)那么。應(yīng)為計(jì)算機(jī)輸入輸出設(shè)備的運(yùn)行設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)的操作規(guī)那么。3.用機(jī)時(shí)間記錄規(guī)那么。應(yīng)對(duì)每個(gè)上機(jī)操作者所用時(shí)間進(jìn)展記錄,以便考核計(jì)算機(jī)完成的任務(wù)以及每項(xiàng)任務(wù)所用機(jī)時(shí)。4.控制臺(tái)記錄規(guī)那么。操作系統(tǒng)應(yīng)編寫控制臺(tái)記

5、錄,即記錄操作系統(tǒng)的所有活動(dòng)、設(shè)備的使用情況和操作員的行動(dòng)。5.嚴(yán)密的監(jiān)管規(guī)那么。標(biāo)準(zhǔn)的操作規(guī)那么還應(yīng)要求對(duì)操作活動(dòng)進(jìn)展嚴(yán)密的監(jiān)察和檢查,包括定期地對(duì)控制臺(tái)記錄、操作記錄和用機(jī)時(shí)間記錄,加以審查和比擬。6.機(jī)房守那么。這涉及到設(shè)備的使用、程序的存放、文件的處置等方面,目的是為了使機(jī)房保持良好的秩序,以減少程序和數(shù)據(jù)損失和破壞的風(fēng)險(xiǎn),保證保密的輸出信息不落入未經(jīng)允許使用的人之手。(三)處理控制1.數(shù)據(jù)有效性檢驗(yàn)?？煽康暮瓦m宜的數(shù)據(jù)處理要求應(yīng)用程序所處理的數(shù)據(jù)是正確的,而處理正確的數(shù)據(jù)意味著要讀入正確的文件和文件中的記錄,而且所處理的業(yè)務(wù)與主文件所包含的業(yè)務(wù)相配。有效性檢驗(yàn)是為了發(fā)現(xiàn)用錯(cuò)文件、記錄

6、和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的情形,其措施包括:(1)文件標(biāo)簽檢驗(yàn)。翻開文件時(shí),應(yīng)檢查文件的內(nèi)部標(biāo)簽,以便確認(rèn)使用的文件是所需的文件以及所需的版本。(2)記錄標(biāo)識(shí)檢測(cè)。在處理順序文件時(shí),應(yīng)用程序是依次讀文件中的記錄的。為保證要讀的下一記錄在邏輯順序上是正確的(即確是下一記錄),應(yīng)用程序應(yīng)在處理該記錄前檢測(cè)一下記錄的標(biāo)識(shí)(關(guān)鍵字)。(3)業(yè)務(wù)代碼檢測(cè)。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件通常包括不同類列的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),每類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)需要得到不同的處理。業(yè)務(wù)類型可以出業(yè)務(wù)代碼來區(qū)分。每類業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)代碼均被應(yīng)用程序讀入,以便決定由哪一段應(yīng)用程序來進(jìn)展處理。(4)順序測(cè)試。秩序混亂的文件會(huì)導(dǎo)致在處理順序文件的過程中遺漏記錄,導(dǎo)致文件的誤用,導(dǎo)致文件

7、排序或合并操作的失敗。因此,應(yīng)用程序應(yīng)通過比擬前后兩次讀入的記錄的關(guān)鍵字來檢查記錄的順序。2.余額檢查。費(fèi)用和收入類賬戶在期末般沒有余額。因此,可以在程序中設(shè)置余額檢查指令。在借貸記賬法下,大部分負(fù)債和所有者權(quán)益類賬戶的期末余額應(yīng)在貸方,而資產(chǎn)類賬戶的期末余額應(yīng)在借方。因此,可將此作為余額合理性標(biāo)準(zhǔn)編人程序。當(dāng)程序運(yùn)行時(shí),就可對(duì)賬戶余額進(jìn)展合理性檢查。3.試算平衡。程序根據(jù)記賬方法中的試算平衡法對(duì)全部賬戶的期末余額進(jìn)展檢驗(yàn)。假如不平衡,說明處理有錯(cuò),需進(jìn)展查找和更正。4.總賬和明細(xì)賬余額核對(duì)法。將某賬戶所有明細(xì)賬的余額相加的結(jié)果應(yīng)與總賬余額相符。四、結(jié)語總之,開展會(huì)計(jì)電算化,是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作現(xiàn)代化,促進(jìn)會(huì)計(jì)改革的重要保證。而加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制工作,那么將有助于企業(yè)更好地利用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)組織會(huì)計(jì)工作,為企業(yè)決策提供準(zhǔn)確、及時(shí)的會(huì)計(jì)信息,從而促進(jìn)企業(yè)的開展,進(jìn)步企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。參考文獻(xiàn):1