公司接待服務(wù)管理辦法

1、接待服務(wù)管理辦法總則為進(jìn)一步規(guī)范公司各類業(yè)務(wù)接待行為，樹立公司良好形象，有效控制接待費(fèi)用，特制定本辦法。接待服務(wù)工作具體包括前期溝通、車輛接送、會(huì)場布置、會(huì)務(wù)服務(wù)、食宿安排、禮品贈(zèng)送及票務(wù)服務(wù)等。接待服務(wù)實(shí)行“對口接待，統(tǒng)一安排”的原則，綜合管理部是公司日常接待事務(wù)的歸口管理和服務(wù)部門，對口接待部門配合綜合管理部做好接待服務(wù)工作。公司領(lǐng)導(dǎo)的重要客人、公司的重要客戶、外賓及政府機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等接待標(biāo)準(zhǔn)為貴賓接待；普通客戶、政府機(jī)關(guān)一般工作人員等接待標(biāo)準(zhǔn)為業(yè)務(wù)接待；其他供應(yīng)外協(xié)單位、中間商及客戶派到公司學(xué)習(xí)、工作的一般人員接待標(biāo)準(zhǔn)為普通接待。本辦法適用于北京神霧電力科技有限公司（以下簡稱“公司”）。接待

2、服務(wù)管理接待服務(wù)準(zhǔn)備、實(shí)施 接收任務(wù)。公司有關(guān)部門接到接待任務(wù)后，應(yīng)在第一時(shí)間通知綜合管理部，由綜合管理部統(tǒng)一擬定接待方案，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核確認(rèn)，接待方案發(fā)送所有與會(huì)人員。 確認(rèn)來賓信息。綜合管理部要提前與來賓取得聯(lián)系，確認(rèn)來賓的人數(shù)、姓名、職務(wù)、出行方式、抵達(dá)時(shí)間等信息，并做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。 車輛安排。根據(jù)接待的需要，由對口接待部門或綜合管理部（公司領(lǐng)導(dǎo)客人）提前半天向綜合管理部車輛負(fù)責(zé)人員申請用車。接待外賓或重要客人，須安排相關(guān)人員一同前往接機(jī)（站）；如客人自駕車，聯(lián)系人應(yīng)及時(shí)告知行車路線。 會(huì)場布置。綜合管理部按照接待要求，提前布置好會(huì)場，調(diào)試好會(huì)議設(shè)備、安排座次、準(zhǔn)備會(huì)務(wù)材料等，并

3、通知公司接待人員提前進(jìn)入會(huì)場。 會(huì)務(wù)服務(wù)。綜合管理部會(huì)務(wù)接待專員應(yīng)提前站立于會(huì)議室門前迎候客人，指引客人進(jìn)入會(huì)場落座，準(zhǔn)備茶水、果盤、毛巾等；重要會(huì)議進(jìn)行時(shí)，會(huì)務(wù)接待專員應(yīng)站立于會(huì)議室門外，以解決會(huì)議期間發(fā)生的突發(fā)問題。 參觀講解。按照來賓的級別和重要程度，安排公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)技術(shù)人員赴集團(tuán)公司現(xiàn)場講解。 食宿安排。接待用餐和住宿實(shí)行“分級限標(biāo)”的原則，由承辦部門根據(jù)客人的級別和接待的輕重緩急統(tǒng)一安排在簽約酒店就餐、住宿，具體如下：一般情況下赴集團(tuán)公司參觀的可安排在集團(tuán)公司用餐，需提前填寫集團(tuán)公司食宿申請單并逐級審批，報(bào)送小食堂管理人員；也可安排在公司外用餐。住宿由承辦部門提前聯(lián)系綜合管理部統(tǒng)一

4、安排在簽約酒店，以降低接待費(fèi)用。一般情況下由對口接待部門負(fù)責(zé)人與相關(guān)人員陪同用餐，確因工作需要接待重要客人，可請分管領(lǐng)導(dǎo)出席，陪同人數(shù)最多不超過來賓的1.5倍。用餐費(fèi)用由承辦部門自行結(jié)算，開取憑證到財(cái)務(wù)進(jìn)行報(bào)銷；普通接待中午可安排在園區(qū)地下食堂自助餐，提前填寫客餐審批單，到綜合管理部領(lǐng)取就餐卡；中午一律不準(zhǔn)飲酒；貴賓接待、業(yè)務(wù)接待按照客人的級別和重要程度選擇用餐標(biāo)準(zhǔn)。審批權(quán)限。公司外接待單次預(yù)算在1000元以下（含）由部門主任審批，公司外接待單次預(yù)算在3000元以下（含）由分管副總經(jīng)理審批，3000元以上由總經(jīng)理審批。審批流程在公司外酒店用餐、住宿的，由對口接待部門或綜合管理部（總經(jīng)理客人）填

5、寫接待申請審批單（見附件2），經(jīng)部門主任、分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審核，由綜合管理部主任核定標(biāo)準(zhǔn)，綜合管理部預(yù)定食宿酒店，用餐完畢后由承辦部門經(jīng)辦人自行結(jié)算，開取憑證并攜接待申請審批單到財(cái)務(wù)走報(bào)銷程序。如相關(guān)審核人員不在公司，可在電話中經(jīng)請示批準(zhǔn)后，按以上流程補(bǔ)辦食宿安排審批手續(xù)。因在公司外接待客人需要領(lǐng)用酒水的，需填寫酒水領(lǐng)用審批單（見附件3），由部門主任審核、分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理（如需要）審批后到綜合管理部領(lǐng)取。票務(wù)服務(wù)。承辦部門需提前聯(lián)系綜合管理部，為來賓代訂機(jī)（車）票，安排車輛、協(xié)調(diào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或?qū)诓块T送機(jī)（站）。接待服務(wù)后續(xù)工作 接待活動(dòng)結(jié)束后，承辦部門應(yīng)根據(jù)客戶的重要程度及時(shí)撰寫新聞稿件，經(jīng)

6、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核后，及時(shí)上傳公司網(wǎng)站，并將有關(guān)文字、圖片等資料歸檔保存。 每次接待結(jié)束后，綜合管理部應(yīng)對接待過程中發(fā)現(xiàn)的問題和存在的不足進(jìn)行總結(jié)，研究改進(jìn)措施。 綜合管理部每月底統(tǒng)計(jì)匯總接待費(fèi)用發(fā)生額，報(bào)分管副總經(jīng)理審閱后，轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部將費(fèi)用計(jì)入相應(yīng)的部門。接待服務(wù)要求接待工作要加強(qiáng)前期策劃，統(tǒng)籌安排好各個(gè)環(huán)節(jié)，確保接待活動(dòng)有序進(jìn)行，樹立公司良好形象。會(huì)務(wù)接待人員上班期間須穿工作服，佩帶工作牌，會(huì)務(wù)服務(wù)時(shí)做到走路輕、說話慢、操作穩(wěn)。參觀時(shí)走在客人及公司陪同人員之前作引導(dǎo)，回答客人提問時(shí)講普通話，使用文明禮貌用語。承擔(dān)接待任務(wù)的部門和參與接待的人員，必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定，加強(qiáng)接待文件和會(huì)議資料的管理

7、，切實(shí)做好接待保密工作。各部門要嚴(yán)格執(zhí)行接待有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)接待費(fèi)用管理，不得超預(yù)算支出。申請人領(lǐng)取酒水后因故未送出或未使用完，應(yīng)及時(shí)退回綜合管理部，由綜合管理部庫管員返還酒水審批單并重新登記。附件1 食宿申請表 編號：申請單位： 申請日期：申請人申請部門人員信息(單位、職務(wù)、姓名)用餐地點(diǎn)職工食堂 / 公司外酒店用餐時(shí)間、人數(shù)用餐標(biāo)準(zhǔn)350元 480元 600元 800元 1200元 1800元 2500元 3200元其他：住宿地點(diǎn)、時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)量地點(diǎn)： 時(shí)間：標(biāo)準(zhǔn)間 間 單人間 間 套間 間 審批欄經(jīng)辦人：經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人 ： 綜合管理部主任：經(jīng)辦部門分管領(lǐng)導(dǎo)：總經(jīng)理：附件2 接待申請

8、表 編號：申請單位： 申請日期： 接待部門接待負(fù)責(zé)人聯(lián)系電話接待日期來訪事由來賓信息姓名單位職務(wù)接待安排用餐地點(diǎn)煙、酒、茶午餐地點(diǎn)： 時(shí)間： 人數(shù)：晚餐地點(diǎn)： 時(shí)間： 人數(shù)： 住宿安排地點(diǎn)： 時(shí)間： 標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)量： 標(biāo)準(zhǔn)間 間 單間 間 套間 間會(huì)議時(shí)間會(huì)議室名稱參會(huì)人數(shù)會(huì)議主持人參加領(lǐng)導(dǎo)及陪同人員集團(tuán)董總、姜總會(huì)議室準(zhǔn)備會(huì)議準(zhǔn)備水果 咖啡 茶水 煙 投影 攝像 參觀實(shí)驗(yàn)室禮品等其他要求審批欄接待經(jīng)辦人：接待部門負(fù)責(zé)人 ：集團(tuán)接待部門分管副總：（子分公司總經(jīng)理）集團(tuán)分管辦公副總：集團(tuán)常務(wù)副總：集團(tuán)董事長集團(tuán)辦公室： 集團(tuán)行政部：附件3 編號： 酒水領(lǐng)用審批單申請人申請部門申請日期期望到位日期名稱（標(biāo)準(zhǔn)）和數(shù)量申請事由：部門經(jīng)理審核：分管